الوحدة الثالثة التخطيط للحوكمة الالكترونية الجزء الثامن

Report
‫‪1‬‬
‫الحوكمة االلكترونية‬
‫برنامج تدريب المدربين‬
‫‪e-Governance‬‬
‫‪Training of Trainers‬‬
‫الوحدة الثالثة‬
‫خطة الحوكمة االلكترونية‬
‫الجزء التاسع‬
‫‪Module III‬‬
‫‪e-Planning‬‬
‫‪Part IX‬‬
E-PLANNING
‫التخطيط االلكتروني‬
e-PLANNING Module Objectives
‫اهداف الوحدة‬
 Get acquainted with different
SDLC
 Being introduced to IT Project
Management - PMBOK
 Learn about Procurement &
Contract Management
 Basic facts about:
o Risk Management
o Quality Management
o Communication
Management
‫ التعرف على دورة حياة تطوير‬
‫البرمجيات‬
‫ تقديم نموذج ادارة مشاريع تكنولوجيا‬
PMBOK - ‫المعلومات‬
‫ التعلم عن ادارة المشتريات والعقود‬
‫ التعرف على الحقائق االساسية عن‬
‫ ادارة المخاطر‬o
‫ ادارة الجودة‬o
‫ ادارة التواصل‬o
E-PLANNING
‫التخطيط االلكتروني‬
AGENDA MODULE NINE
‫محتويات الجزء التاسع‬
Quality Management
Communication
Management
Discussion:
‫ ادارة الجودة‬
‫ ادارة التواصل‬
‫ مناقشة‬
‫ ماهي خبرتك التجريبية‬o
o What is your experience?
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
 Project quality management includes the process required to ensure that
the project satisfies the needs for which it is undertaken.
 PQM includes all the activities of the overall management function that
determine the quality policy, objectives, and responsibilities and
implement them within the quality system.
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫• تشمل إدارة الجودة في المشروع ‪ ،‬أيجاد العمليات الالزمة‬
‫للتأكد من أن المشروع يلبي االحتياجات المطلوبة ‪..‬‬
‫•‬
‫إدارة الجودة في المشروع تشمل جميع األنشطة ووظائف‬
‫اإلدارة العامة التي تحدد نوعية السياسات واألهداف‬
‫والمسؤوليات و طرق تنفيذها داخل نظام الجودة‪.‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
 QUALITY PLANING
 QUALITY ASSURANCE
 QUALITY CONTROL
 These processes interact with each other as well as with the processes of
other knowledge areas
 Each process involves an effort of one or more individual or group of
individuals based on the need of the project.
 Each process occurs at least once in every project phase during the project
life cycle.
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫‪ ‬تخطيط الجودة‬
‫‪ ‬ضمان الجودة‬
‫‪ ‬مراقبة الجودة‬
‫‪‬‬
‫تتفاعل هذه العمليات مع بعضها البعض‪ ،‬وكذلك مع العمليات األخرى التي تتضمنها مجاالت‬
‫المعرفة‪.‬‬
‫‪‬‬
‫تشمل هذه العملية جهد فرد واحد أو أكثر أو مجموعة من األفراد على أساس الحاجة للمشروع‪.‬‬
‫‪‬‬
‫كل عملية تحدث مرة واحدة على األقل في كل مرحلة من مراحل المشروع خالل دورة حياة‬
‫المشروع‪.‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Definitions
 Quality Planning is identifying which quality standards are relevant to the
project and determining how to satisfy them
 Quality assurance is evaluating the overall project performance on a
regular basis to provide a confidence that the project will satisfy the
relevant quality standards
 Quality Control is the monitoring of specific project results to determine if
they comply with the relevant quality standards and identifying ways to
eliminate causes of unsatisfactory performance
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫التعريفات ‪:‬‬
‫‪‬‬
‫تخطيط الجودة هو تحديد معايير الجودة ذات الصلة بالمشروع وتحديد كيفية تلبيتها‪.‬‬
‫‪‬‬
‫ضمان الجودة هو تقييم أداء المشروع عموما على أساس منتظم للتأكد أن المشروع سوف يفي‬
‫بمعايير الجودة ذات الصلة‪.‬‬
‫‪‬‬
‫مراقبة الجودة هو رصد نتائج مشروع معين لتحديد مدى توافقها مع معايير الجودة ذات الصلة‬
‫وتحديد السبل الكفيلة لتجاوز أسباب األداء غير المرضى‪.‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
 Project quality management must address both the management of the
project and the product of the project.
 Failure to meet quality requirements in either dimension can have serious
and negative consequences for any or all of the project stakeholders
 Quality management should complement modern project management as
they both recognize the importance of :
1- Customer satisfaction
2- Prevention over inspection
3- Management responsibility
4- Processes within phases
(plan – do –check – act cycle)
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫‪.1‬‬
‫‪.2‬‬
‫‪.3‬‬
‫‪.4‬‬
‫‪.5‬‬
‫يجب معالجة إدارة الجودة في المشروع تعنى بمراقبة كل من إدارة المشروع ومنتجات المشروع‪.‬‬
‫عدم األلتزام بمتطلبات الجودة يفضي على المدى البعيد الى عواقب خطيرة وسلبية على المشروع‬
‫والمساهمين به ‪.‬‬
‫أدارة الجودة بالمشاريع الحديثة عليها أن تركز إهتمامها على ‪:‬‬
‫رضا العمالء ‪.‬‬
‫األجراءات الوقائية ‪.‬‬
‫المسؤوليات األدارية ‪.‬‬
‫العمليات التي تجري في كل مرحلة ‪.‬‬
‫القوانين ‪ /‬الخطط ‪ /‬الدورات ‪ /‬التفتيشات ‪.‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Quality Planning
 Quality Planning involves identifying with quality standards
 It is a key facilitating process during the Project planning Process
 In modern quality management quality is planned in and not inspected in
 Prior to the development of ISO 9000 series, quality planning concepts
were widely discussed as part of quality assurance
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫تخطيط الجودة ‪:‬‬
‫• تخطيط الجودة يجب أن ينطوي على تحديد معايير الجودة‪.‬‬
‫•‬
‫يجب أن يكون تخطيط الجودة مفتاحا لتيسير عملية التطبيق ‪.‬‬
‫•‬
‫مفاهيم الجودة الحديثة تطبق دون الحاجة الى إعادة التفتيش عليها ‪.‬‬
‫•‬
‫تمت مناقشة مفاهيم الجودة كجزء من متطلبات التطوير النوعي‬
‫لسلسلة عمليات اآليزو ‪.9000‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Quality Planning/Inputs
Quality policy
• the over all intentions and direction of an organization with regard to
quality, as formally expressed by the top management
• In the case of a joint venture, a quality policy for the individual project
should be developed
• The management team is responsible for dissipating the quality policy to
all project stakeholders through appropriate information distribution
channels
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫تخطيط الجودة ‪ /‬مدخل‬
‫سياسة الجودة‬
‫• هي جميع القوانين واألنظمة المتعلقة بأدارة الجودة التي يتم توضيحها‬
‫ألدارات المشروع ‪.‬‬
‫• بالنسبة لمشروع مشترك‪ ،‬يتم تطبيق سياسة جودة للمشاريع الفردية‪.‬‬
‫• األدارات مسؤولة عن نشر سياسة الجودة لجميع أصحاب المصلحة‬
‫في المشروع من خالل قنوات التوزيع الخاصة بتوصيل المعلومات‬
‫الالزمة ‪.‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Quality Planning/Inputs
Scope Statement
• The scope statement is a key input to quality planning because it
documents major project deliverables as well as project objectives which
serve to define important stakeholder requirements
Product description
• Although the elements of the product description may be embodied in the
scope statement, the product description often contains details of
technical issues and other concerns that may affect quality planning
Standards and Regulations
• The project management team any application-area-specific standards or
regulations that may affect the project
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫تخطيط الجودة ‪/‬مدخل ‪:‬‬
‫• بيان نطاق العمل‬
‫بيان النطاق هو مفتاح اإلدخال األساسي لتخطيط الجودة ألن الوثائق الخاصة به تبين أهداف المشروع‬
‫الرئيسية‪ ،‬فضال عن أهداف المشروع التي تعمل على تحديد األهداف الرئيسية للشركاء ‪.‬‬
‫‪ ‬وصف المنتج‬
‫على الرغم من أن قد وصف المنتج قد يتم تجسيده في بيان النطاق‪ ،‬فأن وصف المنتج غالبا ً ما‬
‫يحتوي على تفاصيل عن المسائل التقنية وغيرها من المسائل التي قد تؤثر على نوعية التخطيط‬
‫‪‬‬
‫المعايير واللوائح‬
‫فريق إدارة المشروع وأية معايير يجب تطبيقها او أية أنظمة أخرى قد تؤثر على المشروع ‪.‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Quality Planning/Tools and Techniques
Benefit / cost analysis
• The planning process must consider benefit/cost tradeoffs
• The Primary Benefit: Is less work, higher productivity, lower costs, and
increased stakeholder satisfaction
• The Primary Cost: Is the expanses associated with PQM activities
Benchmarking
• Benchmarking involves comparing actual or planned project practices to
those of other projects to generate ideas to:
1- Generate ideas for improvement
2- provide a standard for measurement of performance
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫تخطيط الجودة ‪ /‬األدوات واألساليب ‪:‬‬
‫الفوائد ‪ /‬تحليل التكاليف ‪.‬‬
‫• يجب النظر في عملية التخطيط ميزاتها وعيوبها ‪ ،‬األرباح والتكاليف ‪.‬‬
‫• الفائدة األساسية‪ :‬هو األنتاجية العالية مقابل العمل القليل ‪ ،‬وتخفيض التكاليف‪ ،‬وزيادة رضا‬
‫الشركاء ‪.‬‬
‫• التكلفة األولية‪ :‬هي مساحات األنشطة المرتبطة بإدارة الجودة في المشروع ‪.‬‬
‫المقياس‬
‫• ويشمل قياس مقارنة ممارسات المشروع الفعلي أو المخطط لها بالممارسات العامة او تلك المطبقة‬
‫في مشاريع أخرى ‪:‬‬
‫‪-1‬طرح افكار جديدة للتحسين ‪.‬‬
‫‪-2‬توفر معياراً لقياس األداء‪.‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Quality Planning/Tools and Techniques
Flow charting
• The flowcharting techniques in quality management generally include
o cause and effect diagram
o System or process flow charts
• Flowcharting can help in anticipating probable quality problems and thus
helps to develop approaches for dealing with them
Design of Experiments
• This is an analytical technique which aims to define variables that have
most influence on the overall outcome
• This technique is commonly applicable to the product of the project
issues.
• However this technique can also be used in project management issues
such as cost and schedule tradeoffs to allow for optima solutions
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫تخطيط الجودة ‪ /‬األدوات واألساليب‬
‫تدفق إعداد الرسوم البيانية‬
‫وتشمل تقنيات تعتمد في إدارة الجودة عموما من خالل ‪:‬‬
‫• الرسم التخطيطي لألسباب والمؤثرات ‪.‬‬
‫• مخططات انسيابية النظام أو العمليات ‪.‬‬
‫• إعداد الرسوم البيانية يمكن أن يساعد في استباق المشاكل المتعلقة بأنواعها المحتملة ‪ ،‬ومما يساعد على‬
‫وضع نهج للتعامل معها‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫تصميم التجارب‬
‫وهو أسلوب تحليلي يهدف إلى تحديد المتغيرات التي لها تأثير كبير على النتائج العامة‪.‬‬
‫هذا األسلوب ينطبق عموما على التفاصيل المتعلقة بمنتجات المشروع ‪.‬‬
‫ولكن استخدام هذا األسلوب يمكن أيضا أن يطبق في المسائل المتعلقة بإدارة المشروع مثل ميزات وعيوب‬
‫التكلفة والجدول الزمني للوصول الى الحلول المناسبة ‪.‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Quality Planning/Outputs
Quality Management Plan
• The quality management plan should describe how a project management
team will implement its quality policy
• Also called Quality System, (in ISO terminology), the plan should define :
o The organizational structure
o Roles and responsibilities
o Resources needed for implementation of quality management
• The Quality Plan should address:
o Quality Control of the project
o Quality Assurance
o Quality Improvement of the project
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫تخطيط الجودة ‪ /‬الخالصة ‪:‬‬
‫تخطيط إدارة الجودة ‪:‬‬
‫‪ ‬خطة إدارة الجودة ينبغي أن تصف كيف سينفذ فريق إدارة المشروع سياسات الجودة‪.‬‬
‫‪ ‬الهيكل التنظيمي ‪:‬كما طالب "نظام الجودة"‪( ،‬في مصطلحات اآليزو ) الى أن تحدد الخطة ‪:‬الخطة‪:‬‬
‫• األدوار والمسؤوليات‬
‫• الموارد الالزمة لتنفيذ إدارة الجودة‬
‫‪‬‬
‫وينبغي أن تتناول ”الخطة النوعية"‪:‬‬
‫• مراقبة الجودة للمشروع‬
‫• ضمان الجودة‬
‫• تحسين الجودة للمشروع‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Quality Planning/Outputs
Operational Definitions
• An operational definition describes what something is and how it is
measured by the quality control process. For example:
o the project management team must indicate the start and end of every
activity in a detailed schedule
o Weather the whole activity or certain deliverables are to be measured
Checklists
• A checklist is a structured tool used to verify that a set of required steps or
requirements have been performed.
• Many organizations have standard checklists to ensure consistency of
frequently performed activities
Inputs To Other Processes
• The quality planning process may identify need for further activity in
another area
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫تخطيط الجودة ‪ /‬الخالصة ‪:‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫التعريفات التشغيلية‬
‫تعريف عملي يصف شيئا ما وكيف يقاس بعملية مراقبة الجودة‪ .‬على سبيل المثال‪:‬‬
‫فريق إدارة المشروع يجب أن تشير إلى بداية ونهاية كل نشاط في توقيت زمني مفصل‪.‬‬
‫متابعة إن كانت بعض األهداف او جميعها غير خاضعة للمراقبة ‪.‬‬
‫القوائم مرجعية‪:‬‬
‫القائمة المرجعية أداة منظمة تستخدم للتحقق من إجراء مجموعة من الخطوات المطلوبة أو‬
‫الشروط‪.‬‬
‫العديد من المنظمات تضع قوائم مرجعية موحدة لضمان اتساق كثير مما يقومون به من أنشطة‪.‬‬
‫المدخالت إلى عمليات أخرى‬
‫عملية تخطيط الجودة ربما تحتاج الى القيام بنشاطات أخرى في مناطق مختلفة ‪.‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
QUALITY ASSURANCE
 Quality assurance encompasses all the planned and systematic activity
implemented in a quality system to provide confidence that the project
will satisfy the relevant quality standards
 Quality assurance is provided by a Quality Assurance dept.
 Quality assurance can be INERNAL ( from the project management team
to the performing organization)
 Quality assurance can be EXTERNAL (provided to the customer and other
parties actively involved in the work of the project
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫ضمان الجودة‬
‫• ضمان الجودة ‪:‬يشمل جميع األنشطة المخطط لها ومنهجية تنفيذها في نظام جودة يوفر‬
‫الثقة بأن‬
‫المشروع سوف يفي بمعايير الجودة المطلوبة ‪.‬‬
‫•‬
‫ويتولى ضمان الجودة قسم "ضمان الجودة"‬
‫•‬
‫ويمكن أن يتكون فريق ضمان الجودة داخليا (من فريق إدارة المشروع للمنظمة المنفذة)‬
‫•‬
‫ويمكن ضمان الجودة الخارجية ( الخدمات المقدمة للعمالء واألطراف األخرى المعنية بنشاط في‬
‫أعمال المشروع) ‪.‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Quality Assurance/Inputs
 Quality management plan as previously described
 Results of quality control measurements which are records of quality
control testing and measurement in a format of comparison or analysis
 Operational definitions as previously described in the output of the
Quality Planning
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫ضمان الجودة ‪ /‬مدخل ‪:‬‬
‫• خطة إدارة الجودة ‪ :‬كما تم تعريفها سابقا ‪.‬‬
‫• نتائج قياسات الجودة التي هي السجالت التي تمكن من‬
‫اختبار مراقبة الجودة والقياس في أشكال من المقارنة أو‬
‫التحليل‪.‬‬
‫•‬
‫التعريفات التنفيذية كما تم تعريفها سابقا في "تخطيط الجودة”‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Quality Assurance
Tools and Techniques
• Quality Planning tools and techniques , which can be used for quality
assurance as well
• Quality Audits which are a structured review of other quality management
activities:
o they may be timely or carried out randomly
o They may be carried out by properly trained Internal-auditors or by third
parties such as quality systems registration agencies
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫ضمان الجودة‬
‫األدوات واألساليب ‪:‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫نوعية أدوات التخطيط والتقنيات التي يمكن استخدامها لضمان‬
‫الجودة‪.‬‬
‫نوعية عمليات المراجعة التي يتم خاللها استعراض منظم ألنشطة‬
‫إدارة الجودة األخرى‪:‬‬
‫قد تكون في وقت محدد أو تنفذ بشكل عشوائي‬
‫قد يقوم بها مدققون داخليون مدربون تدريبا سليما أو أطراف ثالثة‬
‫مثل مؤسسات مسجلة تعنى بضمان الجودة ‪.‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Quality Assurance/Outputs
Quality Improvement
 Quality improvement includes taking action to increase the effectiveness
and efficiency of the project to be provide added benefits to the
stakeholders of that project .
 In many cases the implementation of quality improvements will require
preparation of change requests or taking corrective actions and will be
handled according to procedure for overall change control
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫ضمان الجودة ‪ /‬الخالصة ‪:‬‬
‫تحسين الجودة‬
‫•‬
‫ويشمل تحسين نوعية األجراءات المتخذة لزيادة فعالية وكفاءة‬
‫المشروع من أجل توفير الفوائد األضافية للشركاء في هذا المشروع‪.‬‬
‫•‬
‫في كثير من الحاالت سيتطلب إعداد طلبات تغيير أو اتخاذ إجراءات‬
‫تصحيحية لغرض تنفيذ تحسينات نوعية تجري معالجتها وفقا‬
‫إلجراءات مراقبة التغيير الشامل‪.‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
QUALITY CONTROL
 Quality control involves monitoring specific project results to determine if
they comply with relevant standards and identifying ways to eliminate
causes of unsatisfactory results.
 Project results mentioned include both PRODUCT results such as
deliverables and MANAGEMENT results such as cost and schedule
performance
 Quality control is often performed by a quality control department
 The project management team should have a working knowledge of
statistical quality control especially sampling and probability to help
evaluate and control outputs
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫ضبط الجودة‬
‫•‬
‫مراقبة الجودة ينطوي على رصد نتائج مشروع معين لتحديد مدى إمتثالها للمعايير ذات الصلة‬
‫وتحديد السبل الكفيلة بالقضاء على أسباب النتائج غير المرضية‪.‬‬
‫•‬
‫نتائج المشاريع المذكورة تشمل كال من نتائج المنتج مثل األهداف العامة وإدارة النتائج مثل أداء‬
‫التكاليف والجدول الزمني‪.‬‬
‫•‬
‫غالبا ً ما تتم مراقبة الجودة بإدارة مراقبة الجودة‬
‫•‬
‫فريق إدارة المشروع ينبغي أن يكون على علم كامل وفعال لمراقبة الجودة اإلحصائية ‪ ،‬من خالل‬
‫اخذ العينات للمساعدة في تقييم ومراقبة النتائج ‪.‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Quality Control
The project management should be aware of the following among other
subjects:
• prevention ( keeping errors out of the process)
• Inspection (keeping errors out of the customers hand
• Attribute sampling (for conformity of results)
• Variable sampling (where the results are rated on a continuous scale that
measures the degree of conformity or non conformity
• Special cause ( unusual events)
• Random causes ( normal process variations)
• Tolerances ( where results should fall with in a defined tolerance range
• Control limits ( the process is in control if it falls within these defined
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫ضبط الجودة‬
‫إدارة المشروع ينبغي أن تدرك ما يلي من بين مواضيع أخرى‪:‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫الوقاية ‪ :‬منع األخطاء ‪.‬‬
‫التفتيش ‪ :‬تجنب وصول األخطاء الى العمالء ‪.‬‬
‫توزيع النتائج ( للتأكد من تطابق النتائج ) ‪.‬‬
‫أخذ العينات ا لمختلفة ( ألن نتائج العينات تمنح تصورا مستمرا عن درجة التطابق مع شروط الجودة ) ‪.‬‬
‫أسباب خاصة ( حوادث غير متوقعة ) ‪.‬‬
‫أسباب عشوائية (تباين في طبيعة العمليات )‬
‫التقبل (حيث يجب أن تحظى النتائج بالقبول الالزم )‬
‫لمراقبة الحدود (لمعرفة ان كانت العمليات ضمن الحدود المعقولة لما هو متعارف عليه ) ‪.‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Quality Control/Inputs
 Work results : including both product results and process results
 The quality management plan
 Operational definitions
 Checklists
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫ضبط الجودة‬
‫مدخل ‪/‬‬
‫• نتائج العمل‪ :‬بما في ذلك نتائج المنتج ونتائج العمليات‪.‬‬
‫•‬
‫خطة إدارة الجودة‬
‫•‬
‫التعريفات التشغيلية‬
‫•‬
‫قوائم التدقيق والتحري‪.‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Quality Control/Tools and Techniques
Inspection
• Inspection includes activities such as measuring, examining and testing
undertaken to determine whether results conform to requirements
• Inspection can be carried out on the level of a single activity or a final
product
• Inspections can be called reviews, product reviews, audits, and walkthroughs
Control Charts
• These charts are graphical representations that display the result of a
process over time and are used to determine if the process is “in control”
• When in control the process should not be adjusted , however it may be
changed in order to provide improvements
• Control charts may beused ot monitor any type of output variable
• Control charts are most often used to monitor repetitive activity in
production but can also be used to monitor cost and schedule variances
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫ضبط الجودة‬
‫األدوات واألساليب‬
‫التفتيش‬
‫• التفتيش يشمل أنشطة متعددة مثل قياس وفحص واختبار الشروط التي تعهدت بها المؤسسة بها لتحديد ما إذا كانت‬
‫النتائج مطابقة للمتطلبات‪.‬‬
‫• يمكن إجراء تفتيش على مستوى نشاط واحد أو منتج نهائي‬
‫• عمليات التفتيش يمكن أن يسمى المراجعات‪ ،‬ومراجعات المنتجات‪ ،‬ومراجعة الحسابات‪.‬‬
‫مخططات المراقبة‬
‫• المخططات البيانية وسيلة لعرض نتائج العمليات على مر الزمن‪ ،‬وتستخدم لتحديد ما إذا كانت العملية "في عنصر‬
‫التحكم”‪.‬‬
‫• عند مراقبة العمليات يجب عدم إصدار األحكام ‪ ،‬ومع ذلك فإنه يجب أجراء الحسينات من أجل التغيير ‪.‬‬
‫• يمكن للمخططات البيانية استعمال مخطط ‪ot‬أوي وسائل أخرى لبيان عدم التطابق ‪.‬‬
‫• مراقبة المخططات البيانية وتستخدم غالبا ً لمراقبة العمليات المتكررة في األنتاج ولكن يمكن استخدامها أيضا لرصد تكلفة‬
‫وجدولة الفروق‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Quality Control/Tools and Techniques
Pareto Diagram
• A Pareto diagram is a histogram ordered by frequency of occurrence which
shows how many results were generated by what category or identified
cause
• The project management team should take action to fix the problems that
are causing the greatest number of defects first
• Typically the Pareto diagram reflects that a relatively small number of
causes are responsible for the majority of the problems or defects
Statistical Sampling
• Statistical sampling involves choosing a part of a population of interest for
inspection
• Appropriate sampling can effectively reduce the cost of quality control
• There is a vast body of knowledge related to statistical sampling and
therefore the management must be aware of the various sampling
techniques
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫ضبط الجودة‬
‫األدوات واألساليب‬
‫مخطط باريتو‬
‫• مخطط باريتو هو مدرج تكراري يعتمد التواتر الذي يبين طبيعة العديد من النتائج التي تم الوصول اليها من‬
‫قبل فئة معينة وتحديد أسبابها ‪.‬‬
‫• فريق إدارة المشروع ينبغي اتخاذ إجراءات إلصالح المشاكل التي تتسبب في أكبر عدد من العيوب األساسية‬
‫• عادة ما يعكس مخطط باريتو أن عددا صغيراً نسبيا من األسباب المسؤولة عن معظم المشاكل أو العيوب‬
‫• أخذ العينات اإلحصائية‬
‫• أخذ العينات اإلحصائية ويشمل اختيار عينات من الناس للتفتيش‪.‬‬
‫• أخذ العينات المناسبة يمكن أن تقلل فعالية تكاليف مراقبة الجودة ‪.‬‬
‫• وهناك مجموعة واسعة من المعارف المتعلقة بأخذ العينات اإلحصائية ولذلك يجب أن تكون اإلدارة قائمة‬
‫على علم اساسه تقنيات أخذ العينات المختلفة‪.‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Quality Control/Tools and Techniques
Flowcharting
• Flowcharting is used in quality control to help analyze how a problem
occurs
Trend Analysis
• The trend analysis involves the use of mathematical techniques to forecast
future outcomes based on historical results it is often used to monitor:
o Technical performance – how many defects have been identified and how
many remain uncorrected
o Cost and schedule performance – how many activities in a certain period were
completed with significant variances
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫ضبط الجودة‬
‫األدوات واألساليب‬
‫المخططات البيانية ‪:‬‬
‫• يتم استخدام المخططات البيانية في مراقبة الجودة للمساعدة في تحليل كيفية حدوث مشكلة‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫تحليل االتجاه‬
‫تحليل االتجاه ينطوي على استخدام تقنيات رياضية على التنبؤ بالنتائج المستقبلية استناداً إلى‬
‫النتائج التاريخية وهو كثيرا ما يستخدم لمراقبة‪:‬‬
‫األداء التقني‪ -‬حيث يتم تحديد العيوب وبيان كم بقي منها وكم منها تم تصحيحه ‪.‬‬
‫أداء التكاليف والجدول الزمني‪ -‬لمعرفة كم من األنشطة تم إنجازه خالل فترة زمنية محددة مع‬
‫بيان األختالفات ‪.‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Quality Control/Outputs
• Quality improvement ( previously described)
• Acceptance decisions, where the inspected items will either be accepted
or rejected and those rejected may be reworked
• Rework, which is an action taken to bring defects or nonconforming items
into compliance with requirements and specifications. Rework is a
frequent cause of project over-runs and the project management team
must make an effort to minimize it .
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫ضبط الجودة‬
‫الخالصات‬
‫• تحسين الجودة (تم تعريفه سابقا )‬
‫• لمعرفة مدى قبول أو رفض القرارات المتعلقة بالبنود موضع التفتيش ألعادة‬
‫صياغتها ‪.‬‬
‫•‬
‫تكرار العمل‪ ،‬هو إجراء يتخذ ألصالح العيوب أو العناصر غير المطابقة ‪،‬‬
‫وجعلها مطابقة للشروط والمواصفات‪ .‬تكرار العمل سبب دائم لتجاوزات‬
‫المشروع وفريق إدارة المشروع يجب عليه أن يبذل جهدا لتقليله إلى أدنى حد‪.‬‬
PROJECT QUALITY MANAGEMENT
Quality Control/Outputs
• Completed Checklists, which become a part of a project record when they
are used
• Process Adjustments, which involves immediate corrective or preventive
action as a result of quality control measurements. In some cases the
adjustment may need to be handled according to procedures for overall
change control
‫إدارة الجودة في المشروع‬
‫ضبط الجودة‬
‫الخالصات‬
‫• إكمال قوائم التدقيق المرجعية‪ ،‬التي أصبحت جزءا من‬
‫سجل المشروع عند استعمالها ‪.‬‬
‫•‬
‫تصحيح العملية‪ ،‬تنطوي على اتخاذ إألجراءات التصحيحية‬
‫أوالوقائية الفورية كنتيجة لقياسات مراقبة الجودة‪ .‬وفي بعض‬
‫الحاالت قد يلزم التعديل معالجتها وفقا إلجراءات مراقبة‬
‫التغيير الشامل‪.‬‬
PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT
Main Elements of the PCM Process:
 Communications planning: determining the information and
communications needs of the stakeholders
 Information distribution: making needed information available to project
stakeholders in a timely manner
 Performance reporting: collecting and disseminating performance
information, including status reports, progress measurement, and
forecasting
 Managing stakeholders: managing communications to satisfy the needs
and expectations of project stakeholders and to resolve issues
‫إدارة التواصل في المشروع‬
‫العناصر الرئيسية ألدارة التواصل في المشروع‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫تخطيط التواصل ‪:‬تحديد الحاجات األساسية من المعلومات والتواصل للشركاء ‪.‬‬
‫توزيع المعلومات‪ :‬توفير المعلومات الالزمة للشركاء في المشروع في الوقت‬
‫المناسب‪.‬‬
‫اإلبالغ عن األداء‪ :‬جمع ونشر المعلومات المتعلقة باألداء‪ ،‬بما في ذلك تقارير‬
‫الحالة وقياس التقدم المحرز‪ ،‬والتنبؤات ‪.‬‬
‫إدارة الشركاء ‪ :‬إدارة التواصل تعني تلبية احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة‬
‫في المشروع‪ ،‬والحلول ‪.‬‬
PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT
Communications Management Plan Contents
 Stakeholder communications requirements
 Information to be communicated, including format, content, and level of
detail
 The people who will receive the information and who will produce it
 Suggested methods or technologies for conveying the information
‫إدارة التواصل في المشروع‬
‫محتويات خطة إدارة التواصل ‪:‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫متطلبات التواصل مع الشركاء ‪.‬‬
‫المعلومات المرسلة ‪ ،‬بما في ذلك شكل ومحتوى ومستوى‬
‫التفاصيل‪.‬‬
‫الطرف الذي يتلقى المعلومات والطرف القائم باألرسال ‪.‬‬
‫أساليب مقترحة أو تكنولوجيات إليصال المعلومات‪.‬‬
PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT
Communications Management Plan Contents
 Stakeholder communications requirements
 Information to be communicated, including format, content, and level of
detail
 The people who will receive the information and who will produce it
 Suggested methods or technologies for conveying the information
 Frequency of communication
 Escalation procedures for resolving issues
 Revision procedures for updating the communications management plan
‫إدارة التواصل في المشروع‬
‫محتويات خطة إدارة التواصل ‪:‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫متطلبات التواصل مع الشركاء ‪.‬‬
‫المعلومات التي يتم إرسالها ‪ ،‬بما في ذلك شكل ومحتوى ومستوى‬
‫التفاصيل‪.‬‬
‫المرسل والمستقبل للمعلومات ‪.‬‬
‫أساليب مقترحة أو تكنولوجيات إليصال المعلومات‬
‫تواتر االتصاالت‬
‫تصعيد اإلجراءات لحل القضايا‬
‫مراجعة إجراءات تحديث خطة إدارة االتصاالت‬
PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT
Information Distribution
 Getting the right information to the right people at the right time and in a
useful format is just as important as developing the information in the first
place
 Important considerations include:
• Using technology to enhance information distribution
• Formal and informal methods for distributing information
‫إدارة التواصل في المشروع‬
‫نشر المعلومات‬
‫‪‬توصيل المعلومات الصحيحة إلى األشخاص المناسبين في‬
‫الوقت المناسب وفي أشكال نافعة وعلى قدر من األهمية ‪،‬‬
‫توازي وضع المعلومات في الترتيب األول ‪.‬‬
‫‪‬يجب أن نضع في نظر األعتبار ‪:‬‬
‫• استخدام التكنولوجيا لتحسين توزيع المعلومات‬
‫• الطرق الرسمية وغير الرسمية لتوزيع المعلومات‬
PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT
Information Distribution
 Don’t bury crucial information
 Don’t be afraid to report bad information
 Oral communication via meetings and informal talks helps bring important
information—good and bad—out into the open
 Face to face communications



Research says that in a face-to-face interaction:
 58 percent of communication is through body language
 35 percent of communication is through how the words are said
 7 percent of communication is through the content or words that are spoken
Pay attention to more than just the actual words someone is saying
A person’s tone of voice and body language say a lot about how he or she really feels
‫إدارة التواصل في المشروع‬
‫نشر المعلومات‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫ال تقم بأخفاء المعلومات الحاسمة ‪.‬‬
‫ال تخاف من األبالغ عن المعلومات السيئة ‪.‬‬
‫االتصال الشفوي عن طريق عقد اجتماعات ومحادثات غير رسمية يساعد على جلب معلومات هامة –‬
‫ويبرز ماهو جيد وماهو غير جيد الى العلن ‪.‬‬
‫التواصل وجها لوجه ‪:‬‬
‫ويقول البحث أن في تفاعل وجها لوجه‪:‬‬
‫‪ 58‬في المئة االتصاالت من خالل لغة الجسم‬
‫‪ 35‬في المئة االتصاالت من خالل كيفية توصيل الكالم المحكي ‪.‬‬
‫‪ 7‬بالمئة االتصاالت من خالل محتوى الكالم المحكي ‪.‬‬
‫أظهر أهتماما لما هو أكثر من الكالم الذي يقال ‪.‬‬
‫لهجة الشخص و صوته ولغة الجسم تفصح كثيرا عن مشاعره ‪.‬‬
PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT
Information Distribution
Communications Considerations
 Rarely does the receiver interpret a message exactly as the sender
intended
 Geographic location and cultural background affect the complexity of
project communications
• Different working hours
• Language barriers
• Different cultural norms
‫إدارة التواصل في المشروع‬
‫نشر المعلومات ‪:‬‬
‫العوامل التي تؤثر على األتصاالت‬
‫‪‬عدم الدقة من قبل المتلقي في فهم مايرسل اليه ‪.‬‬
‫‪‬الموقع الجغرافي والخلفية الثقافية تفضي الى تعقيد التواصل‬
‫في المشروع ‪:‬‬
‫• ساعات العمل المختلفة‬
‫• الحواجز اللغوية‬
‫• إختالف الثقافات ‪.‬‬
PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT
Performance Reporting
Performance reporting keeps stakeholders informed about how resources
are being used to achieve project objectives
 Status reports describe where the project stands at a specific point
in time
 Progress reports describe what the project team has accomplished
during a certain period of time
 Forecasts predict future project status and progress based on past
information and trends
‫إدارة التواصل في المشروع‬
‫تقارير األداء‬
‫• تقارير األداءتبقي ألشركاء على علم بكيفية استخدام الموارد لتحقيق‬
‫أهداف المشروع ‪.‬‬
‫• تصف تقارير األداء حالة المشروع والنقطة التي يقف عندها من‬
‫الوقت المخصص له ‪.‬‬
‫• وتصف التقارير التقدم الذي أحرزه فريق المشروع خالل فترة معينة‬
‫من الزمن‪.‬‬
‫• تقوم بالتنبؤ بحالة المشروع مستقبال والتقدم الذي سيحرزه استناداً إلى‬
‫المعلومات السابقة والدالئل ‪.‬‬
PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT
Managing Stakeholders
 Project managers must understand and work with various stakeholders
 Need to devise a way to identify and resolve issues
 Two important tools include:
• Expectations management matrix
• Issue log
‫إدارة التواصل في المشروع‬
‫إدارة الشركاء‬
‫‪‬مديروالمشاريع يجب أن يتفهموا العمل مع مختلف الشركاء‬
‫‪‬يحتاجون الى النصح المستمر حول كيفية حل القضايا العالقة‬
‫‪‬وتشمل وسيلتين ‪:‬‬
‫• معرفة أرضية التوقعات ‪.‬‬
‫• سجل القضايا ‪.‬‬
PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT
Improving Communications
 Manage conflicts effectively
 Develop better communication skills
 Run effective meetings
 Use e-mail and other technologies effectively
 Use templates for project communications
‫إدارة التواصل في المشروع‬
‫تحسين التواصل ‪:‬‬
‫• إدارة الصراعات بشكل فعال‪.‬‬
‫• تطوير مهارات االتصال نحو األفضل‪.‬‬
‫• عقد االجتماعات الفعالة‪.‬‬
‫• استخدام البريد اإللكتروني وغيرها من التكنولوجيات بشكل‬
‫فعال‪.‬‬
‫• استخدام القوالب في إتصاالت المشروع ‪.‬‬
PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT
Conflict Handling Modes
1.
Confrontation: directly face a conflict using a problem-solving approach
2.
Compromise: use a give-and-take approach
3.
Smoothing: de-emphasize areas of difference and emphasize areas of
agreement
4.
Forcing: the win-lose approach
5.
Withdrawal: retreat or withdraw from an actual or potential
disagreement
‫إدارة التواصل في المشروع‬
‫أساليب معالجة الصراع‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫المواجهة‪ :‬المواجهة المباشرة و استخدام منهج معين في حل المشاكل‬
‫الحل الوسط‪ :‬استخدام منهج تبادل المنفعة ‪.‬‬
‫التجانس ‪ :‬التقليل من شأن مجاالت االختالف والتشديد على مجاالت‬
‫االتفاق‬
‫إجبار‪ :‬استعمال منهج الربح والخسارة في حل الصراع ‪.‬‬
‫االنسحاب‪ :‬التراجع أو االنسحاب عند الخوف من تفاقم الصراع ‪.‬‬
PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT
Conflict can be positive!
 Conflict often produces important results, such as new ideas, better
alternatives, and motivation to work harder and more collaboratively
 Groupthink: conformance to the values or ethical standards of a group;
groupthink can develop if there are no conflicting viewpoints
 Research suggests that task-related conflict often improves team
performance, but emotional conflict often depresses team performance
‫أدارة األتصاالت في المشروع‬
‫الصراع يمكن أن يكون إيجابيا ‪:‬‬
‫• الصراع كثيرا ما ينتج نتائج هامة‪ ،‬مثل أفكار جديدة وبدائل‬
‫أفضل‪ ،‬والدافع للعمل بجد أكبر وتعاون أكبر ‪.‬‬
‫• التفكير الجماعي ‪ :‬التطابق مع القيم أو المعايير األخالقية‬
‫‪.‬لمجموعة؛ يمكن وضع التفكير الجماعي عندما التكون‬
‫هناك وجهات نظر متعارضة ‪.‬‬
‫• وتشير البحوث إلى أن النزاعات المتعلقة بمهام معينة غالبا ً‬
‫ما تحسن أداء الفريق‪ ،‬ولكن الصراع العاطفي غالبا ً ما‬
‫يسبب تراجع أداء الفريق‬
PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT
Developing better communication skills
 Companies and formal degree programs for IT professionals often neglect
the importance of speaking, writing, and listening skills
 As organizations become more global, they realize they must invest in
ways to improve communication with people from different countries and
cultures
 It takes leadership to improve communication
‫أدارة األتصاالت في المشروع‬
‫تحسين مهارات األتصال الفعال‬
‫• الشركات والبرامج الرسمية لمتخصصي تكنولوجيا‬
‫المعلومات غالبا ً ما تهمل أهمية مهارات التحدث‪ ،‬والكتابة‪،‬‬
‫واالستماع ‪.‬‬
‫• كما أصبحت المنظمات العالمية أكثرأدراكا ألهمية التواصل ‪،‬‬
‫• مع الناس من مختلف البلدان والثقافات لتحسين التواصل‬
‫معهم ‪.‬‬
‫• يقود القيادات الى تواصل أفضل ‪.‬‬
PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT
Use e-Tools effectively
 Make sure that e-mail, instant messaging, or collaborative tools are an
appropriate medium for what you want to communicate
 Be sure to send information to the right people
 Use meaningful subject lines and limit the content of emails to one main
subject, and be as clear and concise as possible
 Be sure to authorize the right people to share and edit your collaborative
documents
‫أدارة األتصاالت في المشروع‬
‫استعمال الوسائل بفعالية‬
‫• تأكد من أن البريد اإللكتروني أو الرسائل الفورية‪ ،‬أو األدوات التعاونية وسيلة مناسبة لما تريد‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫توصيله ‪.‬‬
‫تأكد من إرسال المعلومات إلى األشخاص المناسبين‬
‫استخدام خطوط موضوع هادف والحد من محتوى رسائل البريد اإللكتروني إلى أحد المواضيع‬
‫الرئيسية‪ ،‬وتكون واضحة وموجزة قدر اإلمكان‪.‬‬
‫تأكد من أن الشخص الذي تخوله هو الشخص الصحيح الذي يمكنه المشاركة في تحرير المستندات‬
‫القانونية ‪.‬‬

similar documents