Salinan Dari Bengkel 7 Alat Kawalan Kualiti oleh MPC

Report
1. PENGENALAN
1.1 – Logo UniMAP
- Struktur Organisasi UniMAP
- Core activity
1.2 - Kumpulan
- Logo/Moto/Visi/Misi/Objektif
- Struktur Kumpulan
- Peranan ahli dalam organisasi.
1.3 - Tatacara Pengendalian Kumpulan
- Matrik tugas ahli Kumpulan
- Carta Perbatuan
- Kitaran PDCA
- Carta Pie Kehadiran
- Penilaian awalan kumpulan
Peringatan !!!
Terdapat beberapa
kesalahan ejaan yang
belum dibetulkan .
P. 2 Pemilihan Tema
- Key Factor Analysis
P.3 Pemilihan Masalah
- Afinity Diagram / Brainstorming
- Matrik pemilihan masalah
- Pareto fenomena
P.4 Definisi masalah
- L/belakang masalah
- 5 W 1 H/2H COPQ (cost of poor quality)/PONC (price of non
conformance)
- Carta alir masalah
- Trend masalah
- Kesan masalah terhadap UniMAP
P.5 Analisa Punca Masalah
- Ishikawa
- Gambarajah hubung kait
- Verifikasi punca
P.6 Analisa Cadangan Penyelesaian
- Kaedah Pro & Kontra
- Kaedah Swot
- Gambarajah pokok
- Spesifikasi cadangan
- Carta perbatuan
D7. Pelaksanaan cadangan
- Carta kawalan
C8. Tindakan Pembetulan
- uji cuba 1 & uji cuba 2
- 5W 1H
- Spesifikasi baru
A9. Kawal selia/ monitoring projek
- carta kawalan
A10. Pencapaian & pembelajaran
- Faedah ketara & tidak ketara
- Analisa kos kaedah
- Carta Radar
Matrik Tugas Ahli
Nama /
Aktiviti
Luqman
Auar
Halim
Shahrul
Siti
Ketua
Pembantu
Ahli
Data
Komputer
Tugas Analisa
Khas
Persembahan
Carta Perbatuan
I
Tarikh/Aktiviti
1
Pemilihan Tema
Pemilihan
masalah
Definisi
masalah
Analisa- Punca
Cadangan
Pengukur
Pelaksanan
cadangan
Analisa
cadangan
Persembahan
Rancang
Sebenar
II
2 34
5 6
III
IV
V
VI
Kitaran PDCA
A
C
Kehadiran /
Nama
P P
D
D
1/3
7/3
21/3
1/4
Ali




Ahmad


X

Abu
X


Kemol




Nothon
X



Alon




C
C
D
21 X 100
24

87.5
%
Penilaian Awalan
Kriteria/ Nama
Alatan
Sblm
Public Speling
Teamwork
Feel good factor
Creative thinking
Slps
ALI
1
4
1
4
2
4
2
4
1
4
ABU
1
4
1
4
2
4
2
4
1
4
RAJA
1
4
2
4
2
4
2
4
1
4
REMY
1
4
1
4
2
4
2
4
1
4
1
4
1.2
4
2
4
2
4
1
4
Skala 1 --- 5
1 = lemah
5= cemerlang
2. Pemilihan Tema
Strategi
Utama
Meningkatkan tempoh
bayaran kepada 7 hari
Key Focus Area
KFA 1
2
KFA2
2
3
KFA3
2
2
KFA4
2
3
2
18
Memastikan projek
siap mengikuty Jadual
12
Mengurangkan aduan
pelanggan
16
Meningkatkan mutu
perkhidmatan
10
KFA1
Melahirkan modal insann kamil
KFA2
Menjadi universiti bidang
saingan
KFA3
Ilmu pencangih kecemerlangan
Skala : Berkaitan dengan tugas
3 : Berkait rapat
2 : Adakaitan
1 : Tiada kaitan
Skala : Force Ronking Ahli
KFA4
Pemikiran inovatif
2 : majoriti 4 setuju
1 : majoriti 4 x setuju
3. Pemilihan Masalah
- Afinity Diagram
- Force Ranking
Masalah
Penting
1. Sistem IUS gagal berfungsi dengan baik

2.Sistem sever slow

Kurang penting

3. Kakitanga di Jabatan Bendahari tidak
mencukupi.
4. Pegawai atasan kerap tiada untuk
meluluskan pembayaran

5. Surat lewat terima di Jabatan Bendahari

6. Invois dihantar tidak lengkap

7. GRN tidak dibuat

8. Terlalu banyak prosedur

9. Tiada maklumbalas dari pembekal

10. Terlalu banyak Birokrasi

11. Pekerja tidak efisyen

Matrik Pemilihan Masalah
Kriteria
/Masalah
1. Sistem IUS gagal berfungsi
2x5
Imej
(4)
10 3x4 12
2. Sistem sever slow
1x5
5
3. Pegawai atasan kerap
tiada untuk meluluskan
pembayaran
4. Surat/dokumen lewat
diterima di jabatan bendahari
Kos
(5)
1x5
2x4
5
1x5
3x4
Skala : 1 = kurang penting
2 = penting
3 = amat penting
9
1x2
3
24
2
22
2
1x2
35
2
1x2
3
1x3
20
21
5
20
1x5
15
3x5
3x3
12
6. GRN tidak dibuat
7. Pekerja tidak efisyen
9
1x3
3x4
1x5
3x3
Kemampuan
(2)
4
2x2
12
5
5. Invois tidak lengkap
8
Masa
(3)
12
3x4
35
22
Pareto Fenomena
1. Borang Soal selidik
Masalah
YA
Tidak
1
7
Jadual Kekerapan
Masalah
YA
Tidak
1
IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII
40
2
=
30
3
=
20
4
=
10
5
=
15
6
=
20
7
=
35
Jadual Kekerapan Kumulutif
Masalah
Kekerapan
%
Kekerapan Kumulutif
% Kumulutif
1
40
24
40
24
7
35
21
75
45
2
30
18
105
63
3
20
12
125
75
6
20
12
145
87
5
15
9
160
96
4
10
4
170
100
170
100
Kekerapan
Rajah Pareto
80
70
60
50
40
30
20
10
0
1
7
2
3
6
Masalah yang di pilih
“Sistem IUS gagal berfungsi”
5
4
Definisi Masalah
What :
Apakah Sistem IUS
Intergrated University System
What :
Apakah IUS
Satu sistem yg digunakan untuk
memproses data kewangan
What :
Apakah ia sistem IUS yg gagal berfungsi
Sistem yg gagal disebabkan Bandwidth dan???
Who : -Semua Staf di Jabatan Bendahari
- PTJ
Where : Unit Pembayaran / Pembantu Tadbir Kewangan disetiap PTJ/
Penolong pendaftar.
When : 1. Kemasukan Pelajar .2. Setiap hujung bulan
Why : 1. Menolong pencapaian UniMAP bagi memberi pebayaran dalam tempoh
7 hari
1.
Tidak dapat memenuhi janji Jabatan yang tertera di Piagam Pelanggan iaitu di
buat dalam masa 7 hari.
How Many : - 4 kes sebulan
- melibat 10 org staf pembayaran
- 8 jam bagi 1 kes
How Much : 1 kes
= 10 staf @1 staf = $42
= 8 jam
1 kes $ 42 x10 = $420 8 jam x4
420 x4 =$ 1680 x 12 = 32 jam
12 bulan = $20,160 = 384 jam
Cost of poor Quality // Price of Noh comformance
COPQ = $ 20,160.00
Carta alir Masalah
PO
GRN
MASALAH BERLAKU DISINI
Daftar
Aset
Register
Invois
Vhoucer
Cek
Pos
6
Trend
Kekerapan
5
4
3
2
1
0
BUlan
1
2
3
4
5
KESAN Masalah
_ Kaitkan misi /visi Jab
- Kaitkan Piagam pelanggan
- Kenyataan ketua jabatan
- Kaitkan dengan kenyataan kpd KSN
-koNTRAK
6
7
8
9
10
Analisis Punca Masalah
Gambarajah Ishikawa 1
User ramai
Method
Enr
Kapasiti Unimap
Gangguan
Sistem
Man
Tidak faham S.O.P
Kurang mahir
Tidak seriius
Sistem
IUS
gagal
berfun
gsi
suka tangguh
Sever tiada
selenggara
Komputer lama
Sever down
M /C
Spec pc rendah
MH
Pendawaian lama
tiada pelupusan
ancaman virus
Gambarajah Hubungkait
X
selengg
-ara 4
Pekerja
tidak mahir
5
Sever
lama 6
Network
down 7
Ict jauh 3
Rangkaian
capaian x
memuaskan 8
Online
games etc
9
Sever
down 2
Bekalan
elektrik terputus
1
PC hand 10
SISTEM IUS GAGAL
BERFUNGSI
Speks PC rendah (
rm 128) 19
12. Kapasiti
pengkalan tidak
mencukupi
11. Kurang
pemantauan
berterusan
13.. PC
ROSAK
14. Virus
16.
Gangguan
rankaian
15. PC
LAMA
- Kurang
pemantauan
terlepas
pandang ( x dak
follow up)
Maintance in
process 20
Staf lalai (
lupa
paswood)(
18
Nertwork
slow 22
Sistem penghawa
digin untk bilik
sever x sejuk 21
Pegawai
kerap
tiada 24
X aduan
kerosakan
lepwat 23
Vandalisme
25
Verifikasi Punca
Punca
Pemerhatian
Keputusan
Tiada selenggara
-Memuaskan dulu selenggara pada 27/4/10 di unit ICT di dapati rekod
selenggara terakhir adalah sept 2008.
-Interview En. Zairi kontrak penyelenggaraan telah tamat semenjak okt
2008 . Ini menyukarkan ICT.
Network Down
- Merujuk kpd borang kawal sedia di dapati network dow dijabatan
bendahari krn kabel fibur optik putus.

Gangguan Rangkaian
- Peg network monitor di Blue ( vot ramai salah guna sistem spt game
/0/lood /up/lo)

Kurang Pemantauan
Keadaan sama spt tiada selenggaraan
X
Spec rendah
- Merujuk kpd En. ZAIRI didapti sistem sedia ada mampu menampong
kapasiti tugas
X
Network slow
Sama dengan gangguan
X

Pareto Punca
35
30
-jadual kekerapan
-Jaduial kekerapan Kumultif
-Rajah Pareto
25
20
50
%
15
10
5
0
Network
down
Tiada
selenggara
Sasaran projek 50%
Alasan – kemampuan ohh
- B/mark UMP= E.
Directori
gangguan
rangkaian
6. Analisa Cadangan Penyelesaian
Punca
Cadangan
Pro
Network Down
Kedudukan PC yang terbuka
1.
2.
3.
Kontra
Mudah memantau
Menyeluruh dari salah
guna
Kaedah bagi
mengurangkan sistem
down
1.
2.
Maklumat terdedah
Hilang Driracy
Network Down
Selenggara berkala
1.
2.
Mengurangkan kerosakan
Dapat kesan masalah juri
awal
ICT x cukup orang
Network Down
Bloked web yang tiada kaitan
1.
2.
3.
Mengawal disiplin
Prestasi meningkat
Produktiviti kurang
-
Tiada Selenggara
Selenggara berkala
Mengurang kerosakan
- Kesan juri dari awal
Gangguan Rangkaian
Bloked web yang tiada kaitan
Mengawal disiplin
-
Analisa Swot
Kedudukan PC yang terbuka
Strengh :
- pemantauabn berkesan
Weakness :
- Kos untuk setting
Opportunity :
- Integriti warga UniMAP
Threat :
- silent protes
- setting tempat /meja kumpulan/ ruang pejabat
Gambarajah Pokok
Punca masalah
Sebab-sebab
Cadangan Penyelesaian
PC hilang
salah guna
Fiber optik rosak
Network Oown
Kedududukan PC terbuka
- selenggara berkala
Blocked Wed
kurang k /tangan
Sistem IUS
Gagal berfungsi
kurang pemantauan
Tiada Senggaraan
Tiada Jadual
Selenggara berkala
Kurang mahir
bergantung pada ict
salahguna kemudahan
waktu pendek
musim pendaftaran
Gangguan Rangkaian
diserang Virus
Bloked wed
Spesifikasi cadangan
Sistem Penjadualan selenggara “ E –selenggara”
Ciri2 E- Selenggara
1. Sistem Pop-up Blocker/ Reminder
2. Penjadualan berkala 1 pc setiap bulan
3. Pop-up bloked penyelenggaraan yang
dilakukan
4. S.M.S kepada user & ict
KOS : $10,000
- Software –Net Bienan
- fire wall
Carta Perbatuan cadangan ESelenggaraan
Hari
I
Aktiviti
Keperluan
Sistem
Vendor
Sebutharga
Kelulusan
Pemasang
sistem
Uji cuba
Analisi uji
(cuba)
Pelaksanaan
Cadangan
Sebenar
II
III
IV
7. Pelaksanaan
Tarikh
Pemerhatian
Jumlah
1/5
-
-
7/5
I
I
13/5
-
-
24/5
-
-
1/6
-
7/6
I
I
14/6
-
-
24/6
I
I
Kekerapan
4
3
2
1
Kekerapan
6
5
4
3
2
1
------------------------------------------------------------------------------------------ Sasaran 50%
-
1/5
7/6
13/5
24/5
1/6
7/9
14/6
Tarikh
24/6
JADUAL PEMANTAUAN
TARIKH
PEMANTAUAN
1/5
2
7/5
2
14/5
1
24/5
1
1/6
3
7/6
1
14/6
2
24/6
3
JUMLAH
6
5
4
3
2
1
------------------------------------------------------------------------------------------------
1/5
7/6
13/5
Analisa Keggalan
24/5
1/6
7/9
14/6
24/6
Analisa Kegagalan
• 5W1H
What
When
Where
Who
Why
:
:
:
:
:
How
:
Sistem E-Selenggara gagl berfungsi dengan baik
Ujikaji – Staff ICT tidak dapat memenuhi jadual selenggara
Dikomputer staff unit pembayaran
Staff ICT & Kerani pembayaran
1.Sistem Pop-up tak comporetable sistem
2.Lupa nak off Pop-up block
3.Sistem sms tak comporetable dengan H/S
1.Staff ICT selenggara computer tak boleh update dalam sistem
2.Pop-up tidak diendah oleh staff dan ICT
3.Sistem Pop-up tidak stabil
Analisa Peluang Penambahbainkan Kedua
“Sistem E-Selenggara kurang berkesan”
Why
: Pop-up tidak dapat linkad dengan user dan ICT
Why : Terdapat gangguan sisitem semasa proses restart seever
Why : Pop-up berhubung langsung dengan restart server
Why : Pop-up perlu kepada independent
Perlu kepada back-up Disk
( Auto - Back –up)
Kekerapan
5 4 3 2 -
--- - - - - - - - - - - - - --- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --
1 Tarikh
1/7
1/3
Keputusan berjaya
Analisa Pencapaian “ Ketara”
Produktiviti : 200 x100 =20%
10
Quality
: 4 kerosakan / bulan
Delivery
: 14 hari
Saving
Moral
1/bln
$ 5,040.00
: $ 20,160
7 hari
:
$15,120.00
Cost Benefit Analysis
$ 10,000.00
elakkan bekerja sebagai
$ 20,160.00
300 x 100 = 30% = 10%
10
$1=
2.012
Carta radar
Kreatif
Alat QC
Feel Good factor
Public Speaking
Teamwork

similar documents