Prosjektorganisering

Report
Prosjektorganisering, prosjektledelse og
prosjektstyring
NESOs Formannskole 18
2013 - 2014
1.4
1
Mål med forelesningen
• Gi et innblikk og forståelse av begrepene
prosjektledelse, prosjektstyring og
prosjektorganisering
• Lære hva som ligger i begrepene og hva
begrepene betyr for ledelse av en byggeplass
• Lære og forstå styringssløyfen
2
Organisering av prosjekter
Det eneste som utvikler seg selv i en
organisasjon er rot, friksjon og dårlige
relasjoner
Peter Drucker
3
Det er to forhold å ta stilling til:
• Forholdet mellom prosjektet og
basisorganisasjonen
• Prosjektets interne organisering
4
Organisering av byggeprosjekt
Et byggeprosjekt organiseres internt ut fra
 entrepriseform
 omfang (beløp, tid, antall aktører)
Et prosjekt må internt ha
 prosjektleder
 byggeplassleder/arbeidsleder
 støttefunksjoner
5
Ansvarsfordeling mellom linje og prosjekt
Prosjektleders ansvar:
• Gjennomføre prosjektet i henhold til planer og
mål
• Foreta prioriteringer og disponeringer i prosjektet
• Disponere prosjektmedarbeidere og økonomiske
ressurser innenfor prosjektbudsjettets rammer
6
Regler for samspill mellom prosjekt og
basis
• Prosjektmedarbeiderne kan ikke trekkes ut av
prosjektet – for eksempel ved at medarbeidere på
kort varsel blir pålagt nye, uforutsette oppgaver i
basis – uten etter avtale med prosjektleder,
styringsgruppe eller arbeidsgiver i god tid på
forhånd.
• Også ved fravær av medarbeidere (langvarig
sykdom, permisjon osv.) må ressurssituasjonen
tas opp og avklares på nytt mellom linjeleder og
prosjektets styrende organer.
7
Organisasjonsplan for AS Entreprenør
(Basisorganisasjon)
Styret
Daglig leder
Kontorleder
Driftsleder
Formann
Lager og verkst.
Arbeidere
8
Byggeplassleder
Anleggsleder
Byggeplassleder
Anleggsleder
Formann
Grunnarbeid
Formann
Betong
Formann
Tømring
Maskinkjørere
Håndverkere
Håndverkere
Intern organisasjonsplan for et byggeprosjekt med hovedentreprise
(Prosjektorganisasjon)
Prosjektleder
Økonomi
Byggeplassleder/
anleggsleder
Verksted/
lager
Formann
BAS
Grunn/betong
BAS
Tømring
Underentreprenør
Koordinering
9
Organisasjonsplan for Storlia Boligfelt
Storlia Boligbyggelag
Byggeleder
Byggeteknisk
konsulent
Arkitekt
AS Entreprenør
Prosjektleder
Verksted/
Lagerleder
Kontorleder
Anleggsleder
Byggeplassleder
10
Formann
Formann
Maskinkjørere/
Håndverker
betong
Maskinkjørere/
Håndverker
tømmer
Underentr.:
-Grunnarb.
-Taktekking
-VVS
-El
-Maling
-Belegg
Prosjektledelse
”Den gode leder:
Den beste er den som får sine medarbeidere til å vokse.
Nest best er den som blir elsket og beundret.
Dernest kommer den som blir fryktet.
Dårligst er den som skaper usikkerhet og forvirring, og
som taler med flere tunger.”
Kinesisk ordtak
11
Prosjektledelse
• Ingen ”fasit” eller entydig oppfatning av hva god
ledelse er, men vi sier at:
”Prosjektledelse er en funksjon som går ut på å få
mennesker til å samarbeide effektivt om en felles,
målrettet oppgave.”
12
Prosjektledelse må tilpasses:
•
•
•
•
•
•
13
Prosjektet
Bedriften
Medarbeiderne
Kunden
Situasjonen
Prosjektlederen!
Prosjektledelse
Se utover!
Se oppover!
Hold kontakt med alle
prosjektets interessenter.
Tilfredsstiller dere kravene
og forventningene hos
dem som skal leve
med resultatet?
Hold kontakten med
oppdragsgiver/
styringsgruppe
Sørg for klar "kontrakt"
Se tilbake!
Følg opp fremdriften
med hensiktsmessige
kontrollverktøy. Sørg for
at prosjektet når mål og
milepæler, og at dere lærer
av de feil dere gjør.
Se på deg selv!
Vurder din egen innsats!
Er ditt lederskap et positivt
bidrag til prosjektet?
Finn
tid til refleksjon.
14
Administrasjon
Prosjektleder
Se forover!
Planlegg slik at dere setter
dere høye, men realistiske
mål. Sørg for tilstrekkelige
ressurser til å nå disse målene!
Utførelse
Se nedover!
Led dine folk slik at
dere yter deres beste
- hver dag! Både hver
enkelt og samlet.
Bry deg om!
Typiske ”fakta” om prosjektledelse
• En prosjektleder er gjerne leder for flere prosjekter,
og han kan i tillegg være linjeleder og medarbeider i
andre prosjekter. Variasjon er bra, men for mange
hatter kan bli for mye å holde styr på…
• En prosjektleder er sjef for en begrenset tid. Han eller
hun sitter på oppsigelse. En del status følger med
stillingen, og forsvinner med den!
• Det er ofte uklare ansvars- og myndighetsforhold
mellom prosjekt og linjeorganisasjon. Når det skjer
har prosjektlederen lett for å havne mellom ”barken
og veden”.
15
De vanligste årsakene til problemene i
prosjekter:
• Ansvarsforholdene er uklare.
• Oppfølgingen svikter. Det finnes ikke et klart bilde av
hvor langt man er kommet, eller hvor mye som står
igjen.
• Prosjektarbeidet kommer på toppen av en allerede
presset arbeidssituasjon og må stadig vike plassen
for daglige gjøremål.
• Kommunikasjon og informasjon prioriteres lavt, og
konflikter oppstår.
16
De vanligste årsakene til problemene i
prosjekter:
• Medarbeiderne trekkes for seint inn i planleggingen,
og føler for liten forpliktelse til mål og planer.
• Spør vi prosjektdeltakerne om hva prosjektets mål er,
får vi ulike og uklare svar.
• Ambisjonsnivået er for høyt, og planene urealistiske.
Tids- og kostnadsrammene sprekker.
17
Prosjektstyring
Å styre er kort sagt:
”å beslutte hvor man ønsker å komme og se til at
man kommer dit.”
Styring er altså å sette mål, planlegge hvordan
målene skal nås, og følge opp utførelsen.
18
Styringssløyfen
Målformulering
Mål
Korreksjoner
Korreksjoner
Planlegging
Oppfølging
Korreksjoner
Plan
Innsatsfaktor
19
Registrert forløp
Utførelse
Resultat
Styringssløyfen viser de ulike styringsfunksjoner og hvordan de henger sammen
• Målformulering
– Prosjektbeskrivelse, kvalitet, tid, økonomi
• Planlegging
– Bryte målene ned i delmål og oppgaver og samordning
av aktiviteter og ressurser
• Oppfølging
– Registrering av utførelse, justere utførelse, korrigere plan
og korrigere mål
20
Styringsparametre
Kvalitet
Tid
21
Penger

similar documents