PADU - Universiti Malaysia Pahang

Report
PERPUSTAKAAN, UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG,
LEBUHRAYA TUN RAZAK, 26300 GAMBANG KUANTAN PAHANG
ABSTRAK PROJEK
TAJUK PROJEK: BOOKDROP YANG GAGAL PROSES PEMULANGAN BUKU RINGAN
PENJIMATAN KOS: RM25,000.00
Perpustakaan UMP mula menggunakan
sistem RFID pada bulan Februari 2009.
Pada Jun 2009 sistem bookdrop
diperkenalkan untuk pemulangan buku 24
jam. Bookdrop diletakkan di luar
perpustakaan dan beroperasi bersama
dengan sistem RFID. Setelah diaplikasikan
penggunaan bookdrop didapati ia tidak
dapat memproses semua jenis buku
terutamanya buku ringan. Ini
mengakibatkan pengguna didenda akibat
kelewatan pemulangan buku di bookdrop.
Permukaan papan gelongsor pada
bookdrop yang licin dan kurang sesuai
menyebabkan sensor tidak dapat
mengesan tag RFID pada buku-buku
ringan. Buku-buku ringan melalui
papan gelongsor lebih laju berbanding
buku-buku berat.
Menggunakan karpet pada permukaan
papan gelongsor untuk mengurangkan
kelajuan.
2
PENGENALAN
LOKASI UMP
3
PENGENALAN
LATAR BELAKANG UMP
Universiti Malaysia Pahang
(UMP) merupakan IPTA ke-16
di Malaysia.Dahulunya dikenali
sebagai Kolej Universiti
Kejuruteraan & Teknologi
Malaysia (KUKTEM)
Misi
Visi
• Kami menyediakan pendidikan
teknikal bekualiti tinggi
melangkaui kehendak pihak
berkepentingan dengan
menawarkan program
akademik yang cemerlang
melalui persekitaran kondusif
bagi menggalakkan kreativiti
dan inovasi
• Menjadi universiti teknikal
berteraskan kompetensi bertaraf
dunia
SEJARAH
1999 – Universiti Teknologi Malaysia Kampus
Cawangan Pahang (UTM-KCP)
2002 – Kolej Universiti Kejuruteraan dan
Teknologi
Malaysia (KUKTEM)
2007 – Universiti Malaysia Pahang (UMP)
Fakulti & Pusat Kecemerlangan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Fakulti Kejuruteraan Elektrik & Elektronik
Fakulti Sistem Komputer & Kejuruteraan Perisian
Fakulti Kejuruteraan Mekanikal
Fakulti Kejuruteraan Awam & Sumber Alam
Fakulti Kejuruteraan Kimia & Sumber Asli
Fakulti Kejuruteraan Pembuatan & Pengurusan
Teknologi
Fakulti Sains & Teknologi Industri
Pusat Pengajian Bhasa Moden & Sains Kemanusiaan
Pusat Pengurusan Teknologi
34
PENGENALAN
CARTA ORGANISASI UMP
CANSELOR
LPU
SENAT
NAIB
CANSELOR
PEJ. NB. CANSELOR
-UNIT PERUNDANGAN
- UNIT AUDIT DALAM
TNC [A&A]
BENDAHARI
DEKAN
[JHEPA]
TNC [P&I]
PENDAFTAR
- JABATAN HEP
- PUSAT
KOKURIKULUM
PEJABAT TNC
PPJKA
-PEJABAT TNC
-UIC
-CENFED
-P. PENYELIDIKAN
-COE
JAB.
BENDAHARI
DEKAN
FAKULTI
KETUA
PUSTAKAWAN
JAB. PERPUSTAKAAN
- BHG. SUMBER
MANUSIA
- PENGURUSAN
AKADEMIK
-BHG. KESELAMATAN
- FKKSA
- FKASA
- FSKKP
-FSTI
- FKPPT
- FKM
- PBMSK
- PPS
PENG. PUSAT
PERKHIDMATAN
SOKONGAN
- JPPH
- PTMK
- PPKPK
- PUSAT
SUKAN
- PEJ. ANTARABANGSA
- PIPI
-P. KESIHATAN PELAJAR
5
PENGENALAN
CARTA ORGANISASI PERPUSTAKAAN
KETUA PUSTAKAWAN S54
SETIAUSAHA
TIMBALAN
KETUA PUSTAKAWAN S48
BAHAGIAN
PERKHIDMATAN
MAKLUMAT
UNIT SIRKULASI
UNIT RUJUKAN
UNIT MULTIMEDIA
UNIT AUTOMASI
TIMBALAN
KETUA PUSTAKAWAN S48
BAHAGIAN
PENGURUSAN
MAKLUMAT
UNIT PEROLEHAN
UNIT PROSES
TEKNIK
BAHAGIAN
PENTADBIRAN
SUMBER MANUSIA
UNIT PENTADBIRAN
UNIT KEWANGAN
BAHAGIAN
PENGURUSAN
ILMU
UNIT
KM PROGRAMS
UNIT KM
INFRA / TOOLS
UNIT BERSIRI &
DOKUMEN
UNIT
KOLEKSI KHAS
PERPUSTAKAAN
UMP
PEKAN
6
PENGENALAN
VISI & MISI JABATAN
“Menjadi
sebuah perpustakaan
universiti teknikal bertaraf
dunia berkonsepkan
pengurusan ilmu”.
“Mewujudkan budaya perkongsian ilmu
melalui aplikasi teknologi terkini secara
kreatif dan inovatif dalam menyokong
program pendidikan, pengajaran dan
pembelajaran, penyelidikan dan
perundingan ke arah organisasi
pembelajaran.”
67
PENGENALAN
DASAR PIAGAM PELANGGAN
Piagam Pelanggan
Kami bertekad dan beriltizam akan menumpukan seluruh tenaga
dan usaha untuk memberikan perkhidmatan yang berkualiti
kepada semua pelanggan kami. Kami berikrar akan melaksanakan
perkara-perkara seperti berikut :
Menyediakan kemudahan perkhidmatan, koleksi yang terkini,
peralatan yang lengkap dan suasana yang kondusif;
Mengamalkan perkhidmatan mesra pelanggan; dan
Mengadakan program pengurusan ilmu dan pendidikan
pengguna secara berterusan.
8
PENGENALAN
CARTA ALIR KERJA DI PERPUSTAKAAN
1
3
MULA
2
5
4
PROSES
PEMULANGAN DI
KAUNTER @ BOOKDROP
PROSES
PENYUSUNAN BUKU DI
RAK
PROSES KATALOG
BUKU UNIT
PENGKATALOGAN
PROSES PEMBELIAN
BUKU OLEH UNIT
PEROLEHAN
4
PROSES
PEMINJAMAN DI SELF
CHECK KIOSK
PROSES
PEMINJAMAN BUKU DI
KAUNTER
9
PENGENALAN
Nama kumpulan
Tarikh ditubuhkan
Tarikh pemilihan nama
Jumlah ahli
Alamat
Bilangan projek
Penyertaan dalam KIK
Pencapaian
BIODATA eLIB
: eLIB
: 25 Mei 2009
: 3 Julai 2009
: 6 orang
: Perpustakaan,
Universiti Malaysia Pahang
Lebuhraya Tun Razak,
26300 Gambang,
Kuantan, Pahang Darul Makmur
: Satu(1)
: Kali pertama (2009)
: 1. Johan KIK Peringkat UMP 2009;
2. Persembahan Terbaik (Kategori Teknikal)
Konvensyen KIK Peringkat IPTA (18-20 Februari 2010);
3. Anugerah Emas & Anugerah The Most Promising Innovative And
Creative Circle, Mini Konvensyen ICC Wilayah Timur 2010
C 2010
10
PENGENALAN KUMPULAN
PENGENALAN
CARTA ORGANISASI eLIB
FASILITATOR
Dzull Zabarrod Ahmad
KETUA KUMPULAN
Siti Aishah Ghani
SETIAUSAHA
Mohd. Fauzi Mohamed
AHLI
Norsaini Abdul Samat
AHLI
Muhd. Firdaus b. Jaini
AHLI
Azian Abdul Rahman
AHLI
Shamsor Masra
11
PENGENALAN
AHLI KUMPULAN & KRITERIA PEMILIHAN
Jawatan
Unit
Tarikh
berkhidmat
di UMP
Pencapaian
akademik
Kepakaran/Kekuatan
Timb. Ketua Pustakawan
(S48)
Pengurusan
ilmu
1 April 2004
Sarjana Sains
Pengurusan
Maklumat
Fasilator KIK
Perpustakaan, Cetusan
idea
Pustakawan Kanan (S44)
Sirkulasi
16 Ogos 2004
Sarjana Sains
Perpustakaan
& Maklumat
Ketua Kumpulan,
Analisis data,
Persembahan
Pengkatalogan
03 September
2007
STPM
Fauzi
Pembantu Perpustakaan
(S17)
S/U, MS Powerpoint,
Word
Rujukan
2 April 2001
Azian
Timb. Ketua Pustakawan
(S48)
Sarjana Sains
Pengurusan
Maklumat
Cetusan idea, Analisis
Data
Sirkulasi
11 Julai 2005
SPM
Saini
Pembantu Perpustakaan
(S17)
MS Powerpoint, Word,
Pengumpulan data
Sirkulasi
01 Ogos 2007
SPMV
Firdaus
Pembantu Perpustakaan
(S17)
Pengetahuan teknikal,
Pengumpulan data
Sirkulasi
05 September
2007
SPM
Sham
Pembantu Perpustakaan
(S17)
Pengumpulan
maklumat,
Persembahan
Dzull
Aishah
12
PENGENALAN
RASIONAL LOGO
Putih: Simbol usaha murni dan iltizam kumpulan
dalam menyelesaikan masalah
Biru: Kerjasama dan perpaduan ahli eLIB untuk
mencapai kejayaan dalam menjayakan inovasi
dan usaha bagi menyelesaikan masalah secara
paling efisyen
Hijau: Ketenangan suasana di perpustakaan
yang merupakan wadah ilmu bagi warga UMP
khususnya
Pemilihan nama eLIB sebagai nama kumpulan
secara umumnya memberi gambaran :
e
LIB
electronic
LIBrary
Apabila bergabung menunjukkan kumpulan eLIB
mendokong perpustakaan ke arah menjadi
organisasi yang memberi perkhidmatan yang
cekap dan efisyen kepada pelanggan berlandaskan
sistem elektronik.
e
L
I
B
• Excellent
• Leadership
• Intelligent
• Brainstorming
13
TATACARA
1. PENGENALAN
PENGENDALIAN KUMPULAN
SURAT KELULUSAN MESYUARAT
eLIB memohon kebenaran daripada Ketua
Jabatan agar perbincangan selama 2 jam
setiap hari Jumaat pada waktu pejabat.
Panggilan mesyuarat/perjumpaan dibuat
secara atas talian (appointment di
ecommunity UMP)
14
TATACARA PENGENDALIAN KUMPULAN
JADUAL MESYUARAT & PERJUMPAAN eLIB 2009
Bulan
/Nama
Mei
Jun
Jul
Ogos
Sept
Okt
Nov
Dis
Jumlah
Aishah
1
0
2
2
3
4
2
2
16
Fauzi
1
1
2
2
3
3
2
2
16
Azian
1
1
2
2
3
3
2
2
16
Firdaus
1
1
2
2
3
4
2
2
17
Saini
1
1
2
2
3
3
2
2
16
Sham
1
1
2
1
3
4
2
2
16
Jumlah
6
5
12
11
18
21
12
12
97
4.9%
Jumlah kehadiran penuh : 17 minggu x 6 orang
= 102
Jumlah kehadiran sebenar : 97
Peratus kehadiran
95.1%
= 97
102
Hadir
100% = 95.1%
Tidak Hadir
15
TATACARA
1. PENGENALAN
PENGENDALIAN KUMPULAN
Sebab Ahli eLIB tidak hadir mesyuarat
Shif petang
20%
40%
20%
20%
Bertugas diluar
UMP
Bercuti
Bertugas di
kampus Pekan
Sebarang pemakluman &
tindakan segera mesyuarat
ditulis di ruang kerja eLIB
yang ditempatkan di Unit
Sirkulasi.
Edaran minit
mesyuarat
kepada ahli
16
TATACARA PENGENDALIAN KUMPULAN
MATRIK AGIHAN TUGAS
Ahli Kumpulan
Bil.
Aktiviti
1
Kenalpasti masalah
2
Memilih masalah
3
Kumpul & analisa data
4
P
Analisa Punca
PETUNJUK :
5
Sasaran/ Matlamat
6
Cadangan Penyelesaian
7
Persembahan penyelesaian
8
Pelaksanaan Cadangan
9
10
D
C
Analisa Data
Menilai pencapaian
12
Penyeragaman
14
A
terlibat
secara
langsung
= Terlibat
Kumpul Data Pelaksanaan
11
13
= Tidak
Analisa faedah
Pemantauan
17
PERANCANGAN
KITARAN PDCA
DR. EDWARDS DEMING
PEMANTAUAN KEPUTUSAN
PENYERAGAMAN
ANALISA FAEDAH
ACTION
CHECK
ANALISA DATA
PENGAWALAN KEPUTUSAN
PEMILIHAN MASALAH
DEFINASI MASALAH
ANALISA PUNCA MASALAH
PLAN
CADANGAN PEYELESAIAN
DO
PELAKSANAAN CADANGAN
18
PERANCANGAN
CARTA PERBATUAN PROJEK
JULAI-DISEMBER 2009
BULAN & MINGGU
JULAI 2009
AKTIVITI
OGOS
2009
SEPT.
2009
OKT.
2009
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4
NOV
2009
DIS
2009
1 2 3 4 1 2 3 4 5
PLAN
MENGENALPASTI MASALAH
MEMILIH MASALAH & DEFINISI MASALAH
KUMPUL DAN ANALISA DATA AWAL
CADANGAN PENYELESAIAN
DO
KELULUSAN PIHAK PENGURUSAN
PELAKSANAAN CADANGAN
CHECK
MENGUMPUL DATA PELAKSANAAN
ANALISA DATA PELAKSANAAN
PENGAWALAN KEPUTUSAN
Kejayaan projek
dalam tempoh 3
bulan (Sept-Nov)
ACTION
PERSEMBAHAN KEPADA PENGURUSAN
PEMANTAUAN
PENYERAGAMAN
ANALISA FAEDAH
PERANCANGAN
PELAKSANAAN
19
PEMILIHAN MASALAH
Bil.
1.
MASALAH
Rekod pembayaran buku
dalam sistem tidak sekata
SENARAI MASALAH
JUSTIFIKASI
- Sistem yang berbeza yang digunakan oleh Perpustakaan (sistem
Virtua) dan Bendahari (sistem IMS) menyebabkan pihak
perpustakaan tidak dapat melihat status pembayaran invois
tersebut secara automatik apabila vendor bertanyakan status
pembayaran invois mereka.
- Integrasi hanya melibatkan pangkalan data Virtua dan IMS, tetapi
tidak melibatkan antaramuka sistem aplikasi.
PENCADANG
Rekod proses teknik bahan
-Rekod ditulis di buku log penggunaan tenaga dan masa.
dibuat secara manual.
2.
-Perlu buku log yang banyak
-Ruang untuk simpanan buku log
3.
Duplikasi pesanan buku di
Perolehan
Pengguna tidak dapat
4. membuat peminjaman di
“Self check kiosk’
-Sistem integrasi VIRTUA yang tidak accurate disamping staf yang
kurang mahir menggunakan sistem baru menyebabkan pesanan
buku dilakukan dua kali.
-Smart card pengguna tidak diaktifkan
- Pengguna tidak tahu cara yang betul menggunakan kios
peminjaman buku
20
PEMILIHAN MASALAH
Bil.
MASALAH
SENARAI MASALAH
JUSTIFIKASI
5.
- Terdapat buku yang gagal proses pemulangan di bookdrop.
- Kegagalan proses pemulangan akan meningkat apabila network
Book drop yang gagal yang perlahan pada masa-masa tertentu.
proses pemulangan - Pengguna terpaksa merujuk kepada kaunter apabila buku gagal
diproses & ini menyebabkan lebih banyak masa dihabiskan oleh
buku ringan
staf untuk menyemak serta memberi penerangan kepada
pengguna.
6.
Satu tag terdapat dua rekod bahan menyebabkan kegagalan
Duplikasi rekod pada
membuat peminjaman oleh pengguna & staf di Unit Katalog perlu
tag RFID
rewrite.
- Pembaziran masa
7.
- Lokasi perpustakaan yang jauh dari kediaman pelajar serta
Kurangnya bilangan
kurangnya fasiliti sokongan seperti kantin selepas waktu pejabat.
pengguna ke
-Kurang penyampaian maklumat kepada pengguna
perpustakaan
8.
PENCADANG
Sudah ada penyelesaian tetapi akan menyebabkan proses kerja
Kesukaran menyemak
staf bertambah iaitu dengan mewujudkan bib rekod.
bahan e-book
21
PEMILIHAN MASALAH
NO
SENARAI MASALAH
Rekod pembayaran buku
dalam sistem tidak sekata
Rekod proses teknik bahan
2.
dibuat secara manual.
Duplikasi pesanan buku di
3.
Perolehan
Pengguna tidak dapat
4. membuat peminjaman di “Self
check kiosk’
1.
SENARAI PENDEK KAEDAH UNDIAN
TAHAP
KRITIKA
L
TAHAP
KEUPAYAA
N
JUMLA
H
9
4
13
8
3
11
4
2
6
8
8
16
9
6.
8
9
17
4
6
10
7
2
9
7. Kurangnya bilangan pengguna
ke perpustakaan
Kesukaran menyemak bahan e8. book
9-
6
8-
5. Book drop yang gagal proses
pemulangan buku ringan
Duplikasi rekod pada tag RFID
5
10-
10
19
4
7-
7 6| | | | |
0 1 2 3 4
| | | | |
5 6 7 8 9
41
32
3 2-
|
10
8
1SKALA
MARKAH
1-3
4-6
KURANG
PENTIN
G
PENTIN
G
7-10
SANGAT
PENTIN
G
022
PEMILIHAN MASALAH
Berdasarkan PLOT GRAF, 3 senarai pendek seperti di bawah:
NO.
MASALAH
4.
Pengguna tidak dapat membuat
peminjaman di “Self check kiosk’
5.
Book drop yang gagal proses
pemulangan buku ringan
6.
PENCADANG
Duplikasi rekod pada tag RFID
23
PEMILIHAN MASALAH
SENARAI PENDEK & PENERANGAN MASALAH
Masalah 4
Pengguna tidak dapat membuat
peminjaman buku di “Self check kiosk’
Definisi Masalah
Kios peminjaman buku diwujudkan agar
mengurangkan pengguna beratur di
kaunter. Disebabkan beberapa faktor
seperti masalah rekod pengguna, smart
card pengguna tidak diaktifkan dan
pengguna tidak tahu cara yang betul
menggunakan kios peminjaman
buku menyebabkan mereka gagal
membuat peminjaman.
Kekerapan
Purata 10 sehari
Sumber Data
Pemerhatian dan survey
Implikasi
Masalah
Berlarutan
-Keyakinan pengguna akan menurun
terhadap sistem yang baru digunakan.
-Aduan daripada pengguna.
-Petugas kaunter tidak dapat memfokuskan
kepada tugasan mereka apabila banyak
aduan.
Survey ke atas penggunaan Self
Check Kiosk mengikut kategori
43 %
57 %
Staf
Pelajar
N=30
Faktor penggunatidakmenggunakan Self Check Kiosk
27 %
30%
25%
17 %
20%
15%
10%
7%
10 %
5%
0%
Tidak tahu (tiada
manual penggunaan)
Smar Card' tidak Masalah dengan status Tidak tahu kewujudan
berfungsi
peminjaman
Self Check Kiosk N=30
24
PEMILIHAN MASALAH
Masalah 5
Definisi Masalah
SENARAI PENDEK & PENERANGAN MASALAH
Bookdrop yang gagal proses
pemulangan buku ringan
-Buku-buku ringan yang dipulangkan di
Bookdrop gagal dikesan oleh sistem
check-in.
-Akibatnya, buku tersebut masih berstatus
sedang dipinjam dan denda dikenakan
sekiranya
tempoh peminjamannya telah berlalu.
Jumlah Buku Gagal Check in di Bookdrop
140
131
122
120
97
100
80
60
Kekerapan
116 buah buku seminggu
40
Sumber Data
Rekod pemulangan bahan di Bookdrop
(sistem RFID)
20
Implikasi
Masalah
Berlarutan
Keyakinan pengguna terhadap sistem RFID
akan menurun, sekaligus menggagalkan
budaya pemulangan buku melalui
Bookdrop yang cuba diterapkan oleh
perpustakaan. Peminjam pula tidak dapat
memulangkan buku 24 jam sehari tanpa
menggunakan Bookdrop.
0
Minggu 1 (8-14
Jun)
Minggu 2 (15-21 Minggu 3 (22-28
Jun)
Jun)
Sumber: Unit Sirkulasi
25
PEMILIHAN MASALAH
SENARAI PENDEK & PENERANGAN MASALAH
Masalah 6
Duplikasi rekod pada tag RFID
Definisi
Masalah
Terdapat 2 rekod bahan pada satu tag
menyebabkan:
-Kegagalan peminjaman bahan apabila di
kaunter
-Jika peminjaman pada ‘shelf check kiosk’
berjaya tetapi security gate akan berbunyi
kerana transaksi untuk 1 rekod sahaja.
-Pengguna terpaksa menunggu staf di Unit
Katalog ‘rewrite’ bahan untuk
peminjaman.
Kekerapan
Purata - 42 tag seminggu
Jumlah Duplikasi Rekod Pada Tag RFID
60
Sumber Data
Statistik RFID Maintenance di Unit Katalog
50
50
43
40
Implikasi
Masalah
Berlarutan
-Pembaziran staf kerana seorang staf
dikhususkan untuk ‘rewrite’ tag yang
bermasalah.
-Aduan pengguna akan meningkat.
32
30
20
10
0
Minggu 1 (11-15
Mei)
Minggu 2 (18-22
Mei)
Minggu 3 (25-29
Mei)
26
PEMILIHAN MASALAH
Masalah
Berkaitan
dengan
Pengguna
MATRIK DIAGRAM
Peningkatan
Kos
Imej
Jabatan
Matlamat
kumpulan
Jumlah
Pengguna tidak dapat
membuat peminjaman
buku di Self Check Kiosk
22
Bookdrop yang gagal
proses pemulangan
buku ringan
36
Duplikasi rekod pada tag
RFID
8
Ranking
2
3
Strong = 9
Medium=3
Weak=1
27
PEMILIHAN MASALAH
TAJUK MASALAH YANG DIPILIH
28
PEMILIHAN MASALAH
RASIONAL PEMILIHAN PROJEK
1. Aduan daripada pengguna mereka telah memulangkan
buku di Bookdrop tetapi status di iportal masih dalam peminjaman.
29
PEMILIHAN MASALAH
RASIONAL PEMILIHAN PROJEK
2. Pengguna tidak boleh renew (memperbaharui) bahan
dan tidak boleh request bahan lain jika ada overdue
Proses renew online
Sebab-sebab pengguna tidak
boleh renew atau
melanjutkan tempoh
peminjaman.
Sekiranya pengguna mempunyai
overdue bahan atau denda check
box tidak akan terpapar untuk
renew
30
PEMILIHAN MASALAH
RASIONAL PEMILIHAN PROJEK
3. Memastikan kepuasan pengguna dan staf
meningkat ke atas fasiliti serta sistem RFID
yang baru sahaja digunakan.
Selari dengan Pekeliling Perkhidmatan Bil 5
Tahun 2007 agar memastikan jaminan
kualiti perkhidmatan atau produk yang
dijanjikan dipatuhi setiap masa.
31
PEMILIHAN MASALAH
RASIONAL PEMILIHAN PROJEK
4. Membudayakan penggunaan Bookdrop di kalangan
pengguna
Bookdrop digunakan pada Jun 2009.
Jumlah pemulangan di Bookdrop hanya
25.3% dari jumlah pemulangan 2030
naskhah .
Sekiranya jumlah pemulangan meningkat
di bookdrop, petugas di kaunter dapat
memberi tumpuan pada perkhidmatan
lain.
Perkhidmatan di kaunter:
i.Peminjaman & pemulangan
ii. Tempahan makmal komputer
iii. Prabayar mesin mencetak dan
fotokopi.
iv.Tempahan bilik diskusi
v.Urusan denda
vi.Aduan pengguna
vii. Loker berkunci
32
PEMILIHAN MASALAH
RASIONAL PEMILIHAN PROJEK
5. Hubungkait Masalah dengan Misi Jabatan
PENAMBAHBAIKAN
Pengubahsuaian ke
atas Bookdrop bagi
mengurangkan
kegagalan buku check
in….
MISI JABATAN
Mewujudkan budaya
perkongsian ilmu melalui
aplikasi teknologi terkini
secara kreatif dan inovatif
dalam menyokong
program pendidikan,
pengajaran dan
pembelajaran,
penyelidikan dan
perundingan ke arah
organisasi pembelajaran
PERMASALAHAN
Kegagalan buku check
in menggunakan
Bookdrop
PIAGAM PELANGGAN
Menyediakan
kemudahanperkhidmatan
, koleksi yang terkini,
peralatan yang lengkap
dan suasana kondusif;
Mengamalkan
perkhidmatan mesra
pelanggan
BIDANG TUGAS UNIT
SIRKULASI
Mempertingkatkan
mutu kemudahan yang
sedia ada untuk
keperluan dan
kepuasan
33
PERANCANGAN
OBJEKTIF PROJEK
Memastikan
Bookdrop dapat
berfungsi dengan baik
bagi menjadikan
perkhidmatan
perpustakaan lebih
canggih dan efisyen,
setanding
perpustakaan
universiti lain
Membudayakan
pemulangan buku
melalui bookdrop di
perpustakaan UMP
Meningkatkan imej
jabatan
34
PERANCANGAN
SURAT KELULUSAN TAJUK PROJEK
SURAT PERMOHONAN
eLIB memohon surat kepada Ketua
Pustakawan untuk kelulusan
35
PERANCANGAN
•Check out
•Check in
•Renew
•Overdue
•Request
• iportal
•RFID
ISTILAH DIGUNAKAN
=
=
=
=
Peminjaman buku
Pemulangan buku
Pembaharuan pinjaman
Buku yang melebihi tempoh
peminjaman
= Tempahan bahan melalui iportal bagi
bahan yang dalam peminjaman
pengguna lain
= Sistem pencarian serta rekod
pengguna atas talian
= Radio Frequency Identification
Istilah-istilah di atas digunakan untuk
projek ini dan juga digunakan dalam
perkhidmatan kepada pengguna
perpustakaan UMP
36
PERANCANGAN
DEFINISI 5W 1H
BOOK DROP
Kiosk pemulangan buku yang komponennya
terdiri dari ruang memasukkan buku, papan
gelongsor, sensor RFID di hujung sebelah
bawah papan gelongsor, bin atau bekas
buku yang mempunyai spring di tengah dan
berbentuk segi empat tepat.
WHAT ?
Bin atau bekas buku
Pandangan hadapan
Book Drop
Papan gelongsor
Sensor di bahagian
bawah papan
gelongsor
37
PERANCANGAN
DEFINISI 5W 1H
RFID TAG
WHAT ?
Tag yang diletakkan pada setiap buku
yang mengandungi data buku dan ia
akan dikesan oleh sensor RFID apabila
proses pemulangan.
SENSOR
Sensor di bawah papan gelongsor untuk
mengesan RFID tag pada buku-buku yang
dipulangkan melalui bookdrop.
KEGAGALAN MEMPROSES
BUKU RINGAN
Sensor pada Bookdrop tidak
dapat mengesan data pada
buku ringan yang beratnya
kurang atau sama dengan
236.87gm
Sensor pada papan gelongsor
Contoh buku ringan
38
PERANCANGAN
DEFINISI 5W 1H
BOOKDROP
WHERE ?
Kiosk pemulangan buku di luar
bangunan perpustakaan
39
PERANCANGAN
DEFINISI 5W 1H
WHEN ?
Semasa berlaku
proses pemulangan
buku di Bookdrop
oleh pengguna
perpustakaan
WHO ?
Pengguna perpustakaan
(pelajar, pensyarah, staf
pentadbiran)
40
PERANCANGAN
DEFINISI 5W 1H
WHY ?
HOW ?
Pergerakan buku ringan
terlalu laju sehingga
sensor tidak dapat
mengesan data pada
RFID Tag.
Buku ketika menuruni
papan gelongsor
Berat serta saiz buku
berbeza
Kadar kelajuan buku
ketika melalui papan
gelongsor lebih laju
bagi buku ringan dan
tidak dapat dikesan
oleh sensor RFID
41
PERANCANGAN
LATAR BELAKANG PROJEK
Perpustakaan UMP mula menggunakan sistem
RFID pada bulan Februari 2009
RFID SYSTEM WORK FLOW
Pada Jun 2009 sistem Bookdrop diperkenalkan
untuk pemulangan buku 24 jam.
BOOK DROP
(Proses Pemulangan)
•Buku –buku diambil oleh staf Unit Sirkulasi
setiap pagi, petang dan sebelum
perpustakaan ditutup untuk disusun di rak.
•Bookdrop di perpustakaan UMP
berfungsi bersama sistem RFID. Dimana
buku yang dipulangkan akan terus
dikemaskini rekod pengguna di dalam
sisteM VIRTUA. Pengguna boleh
menyemak rekod peminjaman/status
dalam iportal.
Rekod pengguna
di iportal (status
peminjaman).
SECURITY PANEL
SELFCHECK
(Proses Peminjaman)
STAFF STATION 1
( Kaunter Perkhidmatan)
STAFF STATION 2
( Kaunter Perkhidmatan)
SPB SERVER
INVENTORY WAND
CONNECTED VIA BLUETOOTH
(Pengurusan Rak)
LEGEND
SENDING DATA
RECEIVING DATA
SPB : Sistem Perpustakaan Bersepadu
Rekod pengguna
di iportal (tiada
peminjaman).
STAFF STATION
1 UNIT @
CATALOGGING
42
PROSES PEMULANGAN BUKU
MULA
PERANCANGAN
2. Masukkan buku
satu persatu
3. Pemulangan
buku pada papan
gelongsor di
sebelah dalam
TAMAT
1.Pilih bahasa pada
skrin. Arahan untuk
sentuhkan smart card
pada reader terpapar
6. Buku disusun di
rak
5. Staf Unit Sirkulasi
akan mengambil
buku di book drop
untuk semakan.
4. Buku yang berjaya akan
terpapar pada skrin.Tekan
butang setelah selesai.
Resit pemulangan senarai
bahan yang berjaya
sahaja
43
PERANCANGAN
KATEGORI BUKU DAN KELAYAKAN
PEMINJAMAN
Bil. Buku Mengikut Kategori Hingga Jun 2009
Kategori
Bil.
Status
Open shelf
27,968
Boleh dipinjam
Red Spot
163
Pinjaman 2jam
Fiksyen
315
Boleh dipinjam
Green Spot
239
Boleh dipinjam
Reference
3010
Tidak boleh
dipinjam
KATEGORI
AHLI
JUMLAH
PINJAMAN BAHAN
(NASKHAH)
TEMPOH MASA
PINJAMAN
(HARI)
Staf Akademik
Staf Bukan
Akademik
Pelajar Ijazah
Sarjana
Pelajar
Sarjana Muda &
Diploma
15 naskhah
30 hari
10 naskhah
14 hari
15 naskhah
30 hari
10 naskhah
14 hari
Ahli Publik
(Peminjaman)
3 naskhah
21 hari
Pengguna boleh memperbaharui pinjaman (renew)
jika:
i.
Tiada denda
ii.
Buku tidak overdue (melebihi tempoh
pemulangan)
Renew boleh dilakukan oleh pengguna melalui
iportal (atas talian) iaitu
http://iportal.ump.edu.my
Denda bagi lewat pemulangan adalah RM0.20
sehari bagi setiap naskhah. Pengguna boleh
menyemak denda melalui iportal.
Contoh paparan rekod pengguna untuk
menyemak denda dan juga bahan overdue
44
KUTIPAN DENDA BERDASARKAN AKIBAT
KEGAGALAN PEMULANGAN DI BOOKDROP
PERANCANGAN
Jumlah Kutipan Denda Bulan Jun 2009
1600
Tempat
Pemulangan
Bil.
Buku
Gagal
Kaunter
1517
-
Denda
1517
1400
1200
RM211.20
1000
Pemulangan Buku
800
Bookdrop
513
220
(43%)
RM312.20
513
600
400
211.20
Denda (RM)
312.20
200
Sumber: Unit Sirkulasi
0
Kaunter
5 NASKHAH
10 NASKHAH
2 HARI
0.20 X 2 HARI X
5 =RM2.00
0.20 X 2 HARI X 10
=RM4.00
3 HARI
0.20 X 3 HARI X
5 =RM3.00
0.20 X 2 HARI X 10
=RM6.00
Bookdrop
DENDA LEWAT PULANG BUKU ADALAH
RM0.20 sehari
Contoh:
Pengguna memulangkan bahan pada Jumaat
jam 9:00 malam, Bookdrop gagal memproses
& petugas Unit Sirkulasi akan semak pada hari
Isnin. Denda yang dikenakan pada setiap
bahan adalah RM0.40. Jika 5 naskhah bahan
pengguna akan dikenakan denda sebanyak
45
RM2.00.
PERANCANGAN
UJIAN MENDAPATKAN DATA AWAL
Bagi mendapatkan data peratus kegagalan,
ujian dijalankan pada 4 Ogos 2009.
Geraf keputusan ujian ke atas buku berat
dan buku ringan
100%
90%
Kaedah
Sampel Rawak
Bil Sampel
Tanggungjawab
87%
80%
70%
70%
150 (48% dari
jumlah buku
ringan iaitu
315)
60%
50%
Jenis Buku
Buku Berat
Ringan
Berjaya
Gagal
Jumlah
130
(87%)
20
(13%)
150
105
(70%)
45
(30%)
150
40%
30%
30%
20%
13%
10%
0%
buku berat
berjaya
buku ringan
gagal
3
46
PERANCANGAN
PENETAPAN SASARAN
Mesyuarat Staf Perpustakaan Bil 5/2009 pada
21/7/2009.Edaran minit dalam bentuk
elektronik
Universiti
Maklumat
Staf
dihubungi
•Bookdrop jemana
TAGXIS
•Peratus gagal kurang
dari 1% sebulan.
Mohd
Salbihan b.
Salman
067986246
•Bookdrop jenama
3M
•16% gagal sebulan
Fatimah
Salim
096684416
USIM
UMT
Tarikh
15/7/2009
15/7/2009
Benchmarking tidak dapat dilakukan kerana
jenama bookdrop berbeza.Tambahan pula
kedua-dua menggunakan conveyor di Bookdrop
mereka.
5%-10% kegagalan sehari merujuk kepada
Mesyuarat Perpustakaan. Namun ahli eLIB
menetapkan untuk mencapai 5%.
47
3
PERANCANGAN
PENETAPAN SASARAN
30%
1.
2.
WHAT
HOW MUCH
Buku ringan
gagal proses
pemulangan
Gagal 5% sahaja
dari 30%
30%
25%
20%
Sebelum
15%
3.
WHEN TO ACHIEVE November 2009
Selepas
5%
10%
5%
0%
Sebelum
Selepas
Mengurangkan peratus buku ringan
yang gagal proses pemulangan melalui
Book Drop daripada 30% kepada 5%
dalam tempoh 3 bulan.
48
PERANCANGAN
RAJAH SEBAB DAN AKIBAT
MESIN/ALAT
Pergerakan
terlalu laju
Tiada manual
disediakan
MANUSIA
Papan gelongsor
cerun
Kurang
pengetahuan
Pengguna kurang
prihatin
Baru
didedahkan
Mencampak buku
Masukkan dua
buku serentak
Sensor gagal
mengesan
buku
Akibat
Kedudukan
Bookdrop tidak
sesuai
Bookdrop
panas
Permukaan
papan gelongsor
yang licin.
Bahan/material
kayu yang kurang
sesuai
Menghadap
matahari
PERSEKITARAN
Kertas kurang
berkualiti
Buku ringan
Bookdrop yang
gagal proses
pemulangan
buku ringan
Jenis kertas tidak
dinyatakan semasa
pemesanan
BAHAN
49
PERANCANGAN
VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH
FAKTOR MANUSIA
Punca
Sumber
Penemuan
Pengguna
baru
didedahkan
•Papan
pemakluman di
eCOMMUNITY
•Papan notis
perpustakaan
-Tiada sebarang
pemakluman di
ecommunity
*Tiada sebarang manual
atau pemakluman di papan
notis perpustakaan
bersebelahan berdekatan
Bookdrop.
Siapa
Keputusan
Tiada sebarang pemakluman
di pemakluman atas talian di
ecommunity.
Tiada sebarang pemakluman
di papan notis perpustakaan
di Bilik 24 Jam (bersebelahan
Bookdrop)
Papan notis
Paparan pemakluman di
eCOMMUNITY
50
PERANCANGAN
VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH
FAKTOR MANUSIA
Punca
Sumber
Penemuan
Tiada manual
disediakan
-Bookdrop
-Tiada cara-cara menggunakan Bookdrop
dipaparkan.
-PPKPK
(prosedur ISO
UMP)
-Perpustakaan tidak tersenarai untuk
Pensijilan ISO. UMP hanya mensijilkan MS
ISO 9001:2008 untuk Pengajaran &
Pembelajaran serta Skop Perkhidmatan
Latihan Luaran.
Siapa
Keputusan
Disebabkan tiada
prosedur ISO
menyebabkan proses
kerja yang berkaitan
dengan Bookdrop
tidak dinyatakan
dengan jelas dan
tiada manual
disediakan.
51
PERANCANGAN
VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH
FAKTOR MESIN/ALAT
Punca
Sumber
Penemuan
Siapa
Purata Laju Berdasarkan Berat Buku
Sebelum Inovasi
Keputusan
Masa (saat)
Pergerakan
terlalu
laju
-Ujian ke
atas
Bookdrop
-Ujian dilakukan
dengan mencatatkan
masa. Hasilnya berat
buku kurang dari
236.87gm akan
melalui papan
gelongsor pada kadar
kurang dari 1.0 saat.
Purata laju diperolehi dengan ujian sebanyak 3 kali
bagi senaskhah buku.
1.80
1.67
1.63
1.60
1.50
1.40
1.40
1.30
1.20
1.20
1.13
1.23
1.03
0.98 0.99
0.98
0.97
0.92 0.90
1.00
1.30
1.23
1.17 1.17
1.10
1.07
1.07
0.80
Dari data tersebut didapati buku ringan akan
melalui papan gelongsor lebih laju berbanding
buku berat. Namun, tiada hubungan secara
langsung antara berat buku dan juga
kelajuan.
0.60
0.40
0.20
Purata Laju
0.00
0
100
200
300
400
500
Berat (gm)
600
52
PERANCANGAN
VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH
FAKTOR MESIN/ALAT
Punca
Sumber
Penemuan
Siapa
Kedudukan papan
gelongsor cerun
-pemerhatian dan
ukuran sudut yang
dilakukan oleh staf
-Didapati kecerunan
papan gelongsor adalah
60 darjah .
-Kecerunan menyebabkan
pergerakan lebih laju bagi
buku ringan
Keputusan
Lukisan kecerunan papan gelongsor
pada pandangan sisi
53
PERANCANGAN
VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH
FAKTOR BAHAN
Punca
Sumber
Penemuan
Jenis kertas tidak
dinyatakan
semasa
pemesanan
Katalog Penerbit
di
Unit Perolehan
Dalam katalog penerbit
tidak dinyatakan jenis
bahan atau jenis kertas
pada buku
Siapa
Keputusan
CINTA SI KUCING PARSI
Penulis: Marwilis Haji Yusof
Halaman: 512
Harga: RM19.90
ISBN: 978-983-124-501-9
Tiada sebarang penyataan
tentang kualiti atau jenis
kertas
CINTA SI KUCING PARSI
Penulis: Marwilis Haji Yusof
Halaman: 512
Harga: RM19.90
ISBN: 978-983-124-501-9
54
PERANCANGAN
VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH
FAKTOR BAHAN
Punca
Sumber
Penemuan
Bahan/material
yang kurang
sesuai
Pemerhatian
ahli
-Permukaan
papan
gelongsor
diperbuat dari
maica.
-Material yang
digunakan
untuk papan
gelongsor
terlalu licin.
Siapa
Keputusan
Permukaan papan gelongsor yang diperbuat
daripada maica
55
PERANCANGAN
VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH
FAKTOR PERSEKITARAN
Punca
Sumber
Penemuan
Kedudukan
Bookdrop
mengadap
matahari
(panas)
Manual /dokumen
dari vendor
Tiada kaitan sensor
(reader) Bookdrop
dengan perubahan
cuaca. Spesifikasi
tender dari pembekal
Siapa
Keputusan
Spesifikasi tender
dari pembekal
56
PERANCANGAN
PUNCA
MASALAH
PENGGUNA
BARU
DIDEDAHKAN
TIADA
MANUAL
DISEDIAKAN
CADANGAN PENYELESAIAN
CADANGAN
PENYELESAIAN
MENGADAKAN DEMO
PENGGUNAAN
BOOKDROP
KEBAIKAN
1.MENINGKATKAN
TAHAP
PENGETAHUAN
PENGGUNA
MENCETAK DAN
MENGEDARKAN
MANUAL
MEMBERI PANDUAN
TERPERINCI KEPADA
PENGGUNA
MENYEDIAKAN
MANUAL
PENGGUNAAN
BOOKDROP
1.MEMUDAHKAN
PENGGUNA
UNTUK
MERUJUK
KEBURUKAN
PENCADANG
1.BEBAN KERJA
BERTAMBAH
MELIBATKAN KOS
YANG BANYAK
(6000 PENGGUNA)
1.TIDAK SEMUA
PENGGUNA
MEMBACA
MANUAL
KEPUTUSAN



57
PERANCANGAN
PUNCA
MASALAH
CADANGAN PENYELESAIAN
CADANGAN
PENYELESAIAN
MEMASANG ROLLER
PADA PAPAN
GELONGSOR
PERGERAKAN
TERLALU
LAJU
MEMASANG
CONVEYOR
KEBAIKAN
KEBURUKAN
PERGERAKAN BUKU
TERKAWAL
PERGERAKAN BUKU
TERKAWAL TANPA
BERGANTUNG PADA
BERAT ATAU
MATERIAL BUKU.
PENCADANG
ROLLER DIPERBUAT
DARI BESI AKIBATKAN
GANGGUAN PADA
SENSOR
KOS TINGGI
RM25,000.
KEPUTUSAN


Sumber:
http://www.hytrol.com/brandinfo/hcctraining/abc.html
Contoh conveyor
Lakaran roller
oleh Shamsor
58
PERANCANGAN
PUNCA
MASALAH
JENIS KERTAS
TIDAK
DINYATAKAN
SEMASA
PEMESANAN
CADANGAN PENYELESAIAN
CADANGAN
PENYELESAIAN
KEBAIKAN
RUJUK LAMAN
WEB PENERBIT
MUDAH DAN CEPAT
UNTUK DIAKSES
RUJUK
KATALOG
PENERBIT
MUDAH DIDAPATI
DARI PENERBIT/
PEMBEKAL
HUBUNGI
SYARIKAT
PENERBIT
DAPAT MAKLUMAT
LEBIH JELAS
KEBURUKAN
PENCADANG
KEPUTUSAN
TIDAK SEMUA
KATALOG
MENYATAKAN JENIS
BAHAN/KERTAS


1.KOS TINGGI UNTUK
BIL TELEFON
2.MELAMBATKAN
PROSES
PEMESANAN

KESUKARAN BILA
RANGKAIAN
TIDAK BERFUNGSI
(NETWORK DOWN)
59
PERANCANGAN CADANGAN PENYELESAIAN
PUNCA
MASALAH
BAHAN/
MATERIAL
YANG
KURANG
SESUAI
CADANGAN
PENYELESAIAN
KEBAIKAN
MENGGUNAKAN
KARPET
1.MENGURANGKAN
KELAJUAN
PERGERAKAN BUKU
2.DALAM KEPAKARAN
AHLI
3.KOS SEDIKIT
MENAMPAL STATIC
MAT PADA PAPAN
GELONGSOR
1.MUDAH DIPEROLEHI,
MURAH.
2. SESUAI UNTUK BUKU
RINGAN DAN KULIT
BUKU YANG LICIN.
Contoh static mat
di pasaran
KEBURUKAN
PENCADANG
BELUM TERBUKTI
1.TIDAK SESUAI PADA
KULIT BUKU KESAT.
2. TIDAK TAHAN LAMA.
KEPUTUSAN


60
PELAKSANAAN
PLAN BERTINDAK CADANGAN PENYELESAIAN
MENYEDIAKAN MANUAL PENGGUNAAN BOOKDROP
WHAT
Menyediakan manual ringkas untuk rujukan pengguna
WHO
Ahli Kumpulan eLIB
WHEN
Pada 03 September 2009
WHERE
Di Bookdrop perpustakaan
WHY
Sebagai rujukan kepada pengguna
HOW
Menampal pada Bookdrop perpustakaan
61
PELAKSANAAN
PLAN BERTINDAK CADANGAN
PENYELESAIAN MENAMPAL MANUAL
62
PELAKSANAAN
PLAN BERTINDAK CADANGAN PENYELESAIAN
MEMASANG KARPET PADA PAPAN GELONGSOR
WHAT
Memasang karpet pada permukaan papan gelongsor
WHO
Ahli Kumpulan eLIB
WHEN
Bermula 08 HINGGA 11 September 2009
WHERE
Pada papan gelongsor Bookdrop
WHY
Mengurangkan kelajuan buku ringan
HOW
Berdasarkan jadual perancangan eLIB
63
PEMASANGAN KARPET
PELAKSANAAN
PROSES
Rekabentuk permukaan papan
untuk pemasangan karpet
Menelefon pembekal untuk
dapatkan pelbagai jenis karpet.
Pembekal memberi percuma 3
jenis karpet kerana saiz
diperlukan amat kecil.
(4-6 Sept.)
Mendapatkan karpet dari pembekal
mengikut saiz papan gelongsor
(30”x12”).
(8-10 Sept.)
Tampal karpet pada papan.
Siapkan rekabentuk
(10-11 Sept.)
Ujian ke atas inovasi papan gelongsor
Book Drop bagi mengenal pasti material
karpet paling sesuai
(13 Sept-17 Okt.)
Uji sahaja. Analisa
data dilakukan oleh
Lakaran rekabentuk permukaan dari
papan sebelum ditampal karpet.
64
PERLAKSANAAN
PEMASANGAN KARPET
Karpet yang siap ditampal pada papan
sebelum dipasang di Bookdrop
Model: Dorga
Ciri-ciri:
•Lebih halus , nipis
•Jalur melintang
Model: Cut Pile
Ciri-ciri
•Lebih kasar & tebal
Model: Needle Punch
Ciri-ciri
•Lebih halus & nipis
65
PELAKSANAAN
UJIAN KE ATAS MODEL DORGA
Proses pemasangan
100%
KEPUTUSAN KE ATAS
UJIAN 50 NASKHAH
BUKU BERAT & 50
NASKHAH BUKU RINGAN
14%
18%
80%
60%
86%
40%
Gagal
82%
Berjaya
20%
0%
Buku Berat
Buku Ringan
66
PELAKSANAAN
UJIAN KE ATAS MODEL CUT PILE
Proses pemasangan
8%
100%
26%
KEPUTUSAN KE ATAS
UJIAN 50 NASKHAH
BUKU BERAT & 50
NASKHAH BUKU RINGAN
80%
Gagal
60%
92%
40%
74%
Berjaya
20%
0%
Buku Berat
Buku Ringan
67
PELAKSANAAN
UJIAN KE ATAS NEEDLE PUNCH
Proses pemasangan
Eh, mudahnya
nak pasang
100%
KEPUTUSAN KE ATAS
UJIAN 50 NASKHAH
BUKU BERAT & 50
NASKHAH BUKU RINGAN
4%
98%
96%
10%
94%
Gagal
92%
96%
90%
88%
Berjaya
90%
86%
84%
Buku Berat
Buku Ringan
68
UJI SEMULA
PELAKSANAAN
Bandingkan peratus kegagalan
mengikut model
Peringkat 2: Bandingkan peratus
kegagalan sebelum dan selepas
(model dipilih adalah Needle Punch)
Graf peratus kegagalan buku berat dan
buku ringan
30%
30%
26%
25%
25%
20%
Buku Berat
18%
20%
15%
30%
15%
14%
8%
10%
13%
10%
Buku Ringan 10%
10%
4%
5%
4%
5%
0%
Sebelum inovasi
0%
Dorga
Cut Pile
Selepas inovasi
Needle
Punch
Buku Berat
Buku Ringan
Keputusan:
Ahli eLIB memilih Needle Punch
kerana hasil yang terbaik.
Ahli bersetuju memilih model Needle Punch
kerana kadar kejayaan bagi buku ringan
mengalami penurunan.
Selain itu kegagalan bagi buku berat juga
mengalami penurunan.
69
3
PEMERIKSAAN
PERBANDINGAN
Ujian (selepas pemasangan karpet)
Ujian (sebelum pemasangan karpet)
150
100
50
105
(70%)
45
0
N=150
Berjaya
Gagal
(30%)
160
140
120
100
80
60
40
20
0
143
(95%)
7
Berjaya
Gagal
(5%)
N=150
Peratus kegagalan pemulangan di
bookdrop menurun sebanyak 25%
iaitu dari 30% ke 5% bagi buku
ringan.
70
PERBANDINGAN SEBELUM & SELEPAS TARGET
SETTING
PEMERIKSAAN
Selepas Inovasi
Jenis
Buku
Ringan
Sebelum
inovasi
(%gagal)
Selepas
inovasi
(% gagal)
Kadar
penurunan
30%
5%
25%
Graf Peratus Gagal Check in Sebelum dan
Selepas Menggunakan Needle Punch
35%
30%
Target Setting
25%
30%
20%
30%
30%
25
%
15%
25%
10%
20%
Sebelum
15%
5%
10%
Selepas
5%
Buku Ringan
5%
0%
5%
0%
Sebelum
Selepas
Selepas ujikaji perbandingan: Ahli eLIB telah memilih untuk
menggunakan Needle Punch bagi menyelesaikan “Bookdrop
yang gagal proses pemulangan buku ringan”
MENCAPAI
SASARAN!!!
371
PEMERIKSAAN
PERBANDINGAN PURATA MASA SEBELUM DAN
SELEPAS
Purata laju dikira
dengan 3 kali proses
pemulangan bagi setiap
buku.
Masa (saat)
1.80
1.60
1.40
1.20
1.00
Garis gagal
0.80
Purata Laju (sebelum)
0.60
Purata Laju (selepas)
Apabila buku ringan
melalui sensor pada
kadar kelajuan
melebihi 1 saat, sensor
dapat mengesan tag
dan proses
pemulangan berjaya.
0.40
0.20
Berat buku
(gram)
0.00
0
50
100
150
200
250
300
350
Berjaya mengurangkan kadar
kelajuan buku pada
bookdrop!!!
MENCAPAI
SASARAN!!!
Pemerhatian: Kelajuan
buku bukan sahaja
bergantung pada berat
buku tetapi
dipengaruhi oleh
permukaan kulit buku.
72
PEMANTAUAN &
PENYERAGAMAN
Bil.
CADANGAN JADUAL PEMANTAUAN
Perkara
Kekerapan
Tindakan
Minggu1
1.
Memantau keadaan karpet
agar keadaan baik
1x seminggu
(Isnin)
2.
Mengambil data buku ringan
yang gagal proses
pemulangan
Setiap hari
(9:00am)
3.
Pastikan sensor berfungsi
(server tidak down)
Setiap hari
(9:00am)
4.
Pastikan skrin Bookdrop
berfungsi (tidak padam atau
disconnect dengan sistem)
Setiap hari
(9:00am)
Minggu2
Minggu3
Pemantauan pada November 2009, daripada cadangan
pemantauan plot geraf peratus kegagalan Bookdrop memproses
pemulangan buku ringan seperti slide berikutnya.
73
PEMANTAUAN &
PENYERAGAMAN
PERATUS KEGAGALAN BOOKDROP MEMPROSES
PEMULANGAN BUKU RINGAN
Peratus (%)
20
18
Server down
menyebabkan kadar
kegagalan meningkat
17.3
16
Geraf keputusan
pemantauan
bagi melihat
prestasi karpet
pada papan
gelongsor
14
12
10
8
6
4
2
0
4.8
4.7
3.8
2
2.1
1.9 2
4.7 4.5
5
3.9
4.3
4.7
4.5
2.9
2.3
0
0
Tarikh
2.5
Tarikh
374
PENYERAGAMAN
PERMOHONAN AGAR DIWUJUDKAN PROSES
KERJA DALAM FAIL MEJA PEMBANTU UNIT
SIRKULASI
Ketua eLIB merangkap Ketua Unit
Sirkulasi memohon agar diwujudkan
proses kerja berkaitan Bookdrop.
75
ANALISA FAEDAH FAEDAH HASIL PROJEK
Graf Peratus Gagal Check in Sebelum dan
Selepas Menggunakan Needle Punch
35%
30%
30%
25%
20%
15%
10%
5%
0%
5%
Sebelum inovasi (% gagal)
Selepas inovasi (% gagal)
76
ANALISA FAEDAH FAEDAH HASIL PROJEK
Purata kelajuan buku berdasarkan berat
buku
Selepas
pemasangan karpet
pada permukaan
papan gelongsor,
kadar kelajuan buku
dapat dikurangkan.
Masa yang dapat
dikurangkan tiada
ukuran standard
kerana kelajuan
buku bukan
bergantung kepada
berat sahaja tetapi
jenis kulit buku yang
licin atau kesat
mempengaruhi
kelajuan buku.
Masa (saat)
1.80
1.60
1.40
1.20
Purata Laju
(sebelum)
1.00
Purata Laju (selepas)
0.80
0.60
0.40
0.20
0.00
0
200
400
Berat buku
(gram)
77
ANALISA FAEDAH FAEDAH HASIL PROJEK
Bil.Buku
3500
3224
3000
Apabila Bookdrop dapat proses
pemulangan buku dengan lebih efisien
dan pengguna tidak dikenakan denda
akibat kegagalan Bookdrop.
2500
Pemulangan
Kaunter
2000
1517
1500
1356
1000
500
Berdasarkan rekod pemulangan dan
denda di Unit Sirkulasi melalui sistem
virtua.
Pemulangan
Bookdrop
513
0
Jun(sebelum)
November (selepas)
RM
BULAN
JUM.PEMULANGAN BUKU
Kaunter
JUN
NOVEMBER
1517
1356
Bookdrop
Kaunter
Jumlah
Gagal
513
220
(42.9%)
3224
JUM.DENDA
(RM)
143
(4.43%)
Bookdrop
350
300
262.30
312.20
32.40
262.3
250
200
211.20
312.2
211.2
Denda Kaunter
(RM)
150
Denda Bookdrop
(RM)
100
50
32.4
0
Jun (Sebelum)
November
(Selepas)
78
ANALISA FAEDAH FAEDAH HASIL PROJEK
Perkara
Mendapatkan
anggaran kos bagi
memasang book
conveyor dari
bookdrop sedia ada
Tanggungjawab
Pegawai dihubungi
En. Azhar Mustafa
(03-77810782)
Sebutharga yang diberikan oleh Syarikat yang
membekalkan Bookdrop di UMP.
79
ANALISA FAEDAH FAEDAH HASIL PROJEK
Adakah manual membantu keyakinan
pengguna untuk menggunakan Bookdrop
8%
10%
Perbandingan jumlah pemulangan buku
di Bookdrop
100.00%
25.3%
Bookdrop
80.00%
82%
N=50
Sangat Membantu
Membantu
Kurang Membantu
Survey yang dilakukan pada 28
September (3 minggu selepas
menampal manual di Bookdrop)
Kaunter
70.3%
60.00%
40.00%
74.70%
20.00%
29.7%
0.00%
Jun
November
Jumlah pemulangan
Jun=2030
November= 4580
Sumber: Sistem Virtua, Unit Sirkulasi
80
ANALISA FAEDAH
ANALISA KOS FAEDAH
Kos Pentadbiran
Mesyuarat (makan/minum) RM2.50 x 6 x 16
Dokumen
(kertas A4 120gsm
(Kertas A4 70gsm
Peralatan alat tulis
Lain-lain
JUMLAH
Kos Ciptaan
Gam kayu
Papan lapis
Karpet
Skru
Upah
JUMLAH
RM10.00 x 1
3 jenis
RM 2.50 x 3 set
JUMLAH KESELURUHAN
RM240.00
RM9.60 x 5 rim
RM8.50 x 3 rim
RM10.00
RM
0
RM
0
RM 7.50
RM
0
}
RM48.00
RM25.50
RM50.00
RM15.00
RM378.50
Bahan dibekalkan
secara percuma oleh
pembekal
Dipasang oleh
ahli sendiri
RM17.50
RM396.00
NISBAH KOS FAEDAH
Jumlah perbelanjaan projek
RM396.00
1
PENJIMATAN KOS
SEBENAR
SEBANYAK
RM24,604.00
:Jumlah penjimatan kos Jabatan bagi
menukar kepada conveyor
:RM25,000.00
: 63
PERATUS
PENJIMATAN KOS
SEBENAR SEBANYAK
98.4%
81
ANALISA FAEDAH FAEDAH HASIL PROJEK
1. Kitar semula
karpet terbuang.
Papan gelongsor
inovasi ahli eLIB
menggunakan karpet
lebihan yang akan
dibuang oleh
pembekal. Saiznya
yang kecil 30inci x12
inci sahaja.
2. Kitar semula. Papan
plywood yang
digunakan untuk
menampal karpet
adalah barangan kitar
semula kerana ahli
eLIB (Shamsor)
menggunakan papan
dan plywood yang
tidak lagi digunakan
Dengan kitar semula
barangan yang tidak
digunakan akan
memberi impak
kepada persekitaran
serta mengurangkan
lambakan sampah di
tempat pembuangan
sampah.
82
ANALISA FAEDAH FAEDAH HASIL PROJEK
Sebagai kumpulan KIK yang
perpustakaan yang pertama, ini
memberi semangat dan
dorongan kepada staf lain untuk
turut memberi kerjasama dan
sokongan moral dalam
menjayakan projek.
Memberi bantuan statistik dan
rekod berkaitan.
Membantu mengambil gambar
untuk digunakan sepanjang
projek
83
FAEDAH KEPADA AHLI eLIB
ANALISA FAEDAH
Ahli
Keyakinan
Kefahaman
KIK
Kreatif
Kemahiran
Komputer
Kerjasama
SBLM
SLPS
SBLM
SLPS
SBLM
SLPS
SBLM
SLPS
SBLM
SLPS
Aishah
4
7
4
10
4
7
6
9
4
9
Fauzi
3
6
2
9
3
6
4
8
4
9
Azian
4
7
2
9
2
5
3
8
4
9
Firdaus
4
6
1
9
3
5
3
7
4
9
Saini
5
8
2
9
4
7
4
9
4
9
Shamsor
4
8
1
8
2
6
4
7
4
9
Jumlah
24
42
12
54
18
36
24
48
24
54
SKOR
Untuk mendapatkan skor, borang
penilaian diberikan kepada semua ahli
selepas selesai projek KIK.
1-3
4-6
7-10
LEMAH
SEDERHANA
BAIK
84
ANALISA FAEDAH
FAEDAH KEPADA AHLI eLIB
KEYAKINAN
10
7
8
•Yakin pada diri
• Yakin pada idea
6 4
4
9
KERJASAMA
9
KEFAHAMAN
KIK
2
4
•Tolong
menolong bagi
pelaksanaan
projek
2
0
4
•Faham konsep dan tools
• Faham tentang
pelaksanaan projek
3
6
KEMAHIRAN8
KOMPUTER
•Cekap menggunakan
Excel & Powerpoint.
KREATIF
•Kreatif mencari
penyelesaian
•Kreatif dalam tugasan
Sebelum
Selepas
85
PERANCANGAN eLIB PADA MASA DEPAN
Bil.
Perkara
1.
Menghadiri kursus/kelas
kemahiran Microsoft Excell,
Microsoft Powerpoint
2.
Menghadiri kursus kemahiran
pembentang projek /kemahiran
komunikasi
3.
Bengkel/Kursus KIK bagi
meningkatkan lagi pemahaman
KIK.
4.
Memulakan projek baru pada
Oktober 2010
Ahli Terlibat
86
PENGHARGAAN
87

similar documents