项目管理 - CiYUAN

Report
BSR-SAP公益组织信息化
需求分析报告分享会
17 January 2013
议程
时间
主题
13:30 – 14:00 现场签到
14:00 – 14:10 欢迎致辞, BSR与SAP项目介绍
14:10 – 14:20 参与者自我介绍
14:20 – 15:00 SAP分享NGO信息管理调查的发现和建议,以
及问答
15:00 – 15:15 联劝分享项目感受和经验,以及问答
15:15 – 15:30 茶歇
15:30 - 16:15 小组讨论以及分享
16:15 – 16:30 NGO信息化试点项目后的下一步计划
16:30 – 16:45 问答与反馈
16:45 – 17:00 总结
2
BSR与SAP项目介绍
慈源的公益组织信息化需求试点项目简介
• 中国的公益组织所面临的一个重大挑战就是“能力
建设”。IT可以有效地帮助中国的公益组织解决其
中一些挑战。特别是,公益组织可以通过利用组织
和信息管理工具有效的提高其工作效率。
• 今年3月份, BSR与SAP举办了一个交流会分享了
我们的调查,关于NGO目前使用管理软件的情况以
及NGO对管理软件的需求情况。
• 在交流会与初步调查的基础上, 6月份,BSR与
SAP开发了一个试点项目,目标是更深的了解不同
类型的公益组织的信息化需求以及提出一个解决方
案。
• 这个试点将属于慈源的其中一个企业-NGO试点项
目。
4
项目流程
• 基于3月份的调查结果,BSR与SAP邀请了4家公益
组织参与试点项目成为项目的合作伙伴。
• SAP的专家志愿者在3个月的时间内通过直接去公
益组织了解情况、对公益组织内的员工做个人及小
组访谈等形式向4家公益组织了解他们对信息管理
软件的需求。
组织名字
机构类型
项目调查集中点
小小鸟
草根NGO
项目管理
上海公益事业发展基金会 公募基金会
(联劝)
捐赠管理
海真爱梦想公益基金会
项目管理与招投标管理
非公募基金会
上海新途社区健康促进社 草根NGO
项目管理
5
项目流程
• SAP的专家志愿者起草了一个专门针对公益组织的
信息化报告,其中包括SAP专家如何界定公益组织
的信息管理需求;按照不同需求设计一个信息管理
系统方案来支持某几类公益组织的运作模式。
• BSR将协助SAP与上海、北京及其他城市的公益组
织分享这个报告,并验证其是否符合大部分同类公
益组织的信息管理需求。
6
项目流程
第一阶段:组织项目团队
• SAP与BSR建立组织项目团队、项目设计以及评估
(5-6月份)
第二阶段:公益组织筛选&
试点前期准备
• 公益组织申请参与项目,接受电话采访;
• 参与BSR组织的培训并填写项目预期调研问卷
(6月份)
第三阶段:试点项目实施
(7-10月份)
第四阶段:公益组织IT解决
方案验证
(11-2013年1月份)
• SAP与公益组织参与信息虎需求调查了解他们IT现状信息和
其他的需求;
• BSR与公益组织与SAP保持紧密沟通
• 对公益组织分享和讨论项目主要发现以及得到反
馈 (北京、上海)
• 终稿发布
• 跟企业分享项目主要发现以及探索第二阶段
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NGO信息管理调查的发现和建议分享
以信息化手段提升公益组织的竞争力
张国锋
迎接公益事业大发展的历史性机遇
经济建设突飞猛进,社会管理又怎能长期滞后?
“一手抓经济建设,一手抓社会管理”,成为各级党委、政府工作的一条主线。
十八大报告中八大理论创新之一“创新社会管理”
社会存在决定公益组织大有可为
公民社会初步形成是我国公益事业发展的良好社会环境
公民社会的形成,人们公益理念日趋成熟
经济人——社会人——全人发展(公民意识的唤醒)
不缺钱,自我价值如何实现?
o 缺少渠道、缺乏组织
o 公益事业良好的发展机遇
后郭美美时代
不同性质、不同规模的公益组织重新洗牌的机会
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10
什么是公益组织信息化
公益组织信息化
以信息的观点,利用现代信息技术对公益组织的管理体制、运营模式、业务流程
、公益产品重新思考并再设计的过程。
信息的观点
不能以工业化的思维指导信息化建设
Rethink
& ReDesign
信息化不是自动化
信息化是打破原有管理体制建立新模式的管理创新活动,技术应用只是手段
信息化是管理上的革命,必须加强领导(第一把手原则)
过程
业务模式自动化——整合——业务模式创新
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信息化是促进公益组织能力建设的根本手段
公益组织发展
中遇到的问题
募捐能力
社会资源的组
织动员能力
原因分析
对策建议
信息化手段
公益组织
公信力缺
乏
1. 组织运作
负有责信
(规范治理)
1. 通过信息技术加强
内部合规性建设
2. 信息公开(公开资金、
项目的来龙去脉,
公开一切外部联系)
3. 降低组织运营成本:
协同办公、资源整
合、信息共享,提
高效率
4. 社会组织与动员
5. 公益模式的创新
2. 人们知道
组织是这
样运作的
(公开透明)
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公益组织发展中面临的问题与挑战
缺乏资金投入
实现理想必须有必要的物质基础
缺乏信息化专业人员
IT人员成为公益组织的奢侈消费
对信息化认识不到位
夸大与贬低信息化作用同时存在
重硬轻软
重技术轻管理
重开发轻维护
缺乏整体规划
缺乏整体规划和标准,各系统之间缺乏有效整合。
信息化缺乏制度保障,尚不能对新途的竞争战略提供有效的支持。
信息化仍停留在信息技术的应用阶段
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云计算——公益组织信息化之路
降低信息化成本
实现由买船到租船的转变
不用再自建机房、购置设备和软件,引进IT专业人员
有效配置社会资源
专业人员、志愿者
信息化知识、技能
信息资源
专注业务发展
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有了良好的方法,即便没有多大才能的
人也能作出一些成就来。——巴甫洛夫
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创新——公益组织发展之路
信息化阶段论
 技术应用阶段:业务过程的自动化,提高效率、降低成本
 整合阶段:系统集成、技术与业务整合,从追求局部效率——追求整体效率,业务模式转变
 创新阶段:业务模式创新、公益产品创新
公益模式的创新
 重新思考原有业务模式、再设计
 发现更好的流程
公益产品的创新
 微公益
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公益组织信息化的策略
定制还是采用标准化软件包
 企业信息化的经验
 整体规划
信息化的组织
 坚持第一把手原则
 三分技术+七分管理
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信息化的作用及局限性
信息化有助于提升公益组织的竞争力,但不是万能的
 “锦上添花”而非“雪中送炭”
 增强公益组织竞争优势的必要条件,而非充分条件
信息化的基础是公益组织科学合理的内部治理结构和管理制度
 传统的思想观念和制度是信息化的最大障碍
 实现从步行—驾驶汽车—驾驶飞机,改变的不只是速度。观念、思想、制度建设应跟进。
信息化的最大威力在于管理模式和业务模式的创新
 手工作业——自动化(业务流程及管理的自动化)——发现更好的流程、业务模式的创新
 网络社区协同
 公益产品的设计
信息系统是有生命周期的
 需要长期投入,不可能一劳永逸
 需要维护和更新
 一般一个系统3-5年
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开放、对等、共享以及全球运作
“失败者创建的是网页,而胜利者创建的则是生
机勃勃的社区;失败者创建的是有墙的花园,而胜
利者创建的是一个公共场所; 失败者的创新是在公
司内部进行的,而胜利者的创新则是和用户共同进
行的; 失败者精心守护他们的数据和软件界面以防
被盗,而胜利者则将资源与每个人共享。”
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Thank You!
联劝分享项目感受和经验
联劝信息之路分享
——BSR-SAP项目信息分析报告会
联系我们
Add: 上海卢湾区丽园路501号
SOHO丽园A1座301B室,200023
Tel: 021-33660833
E-mail: [email protected]
联劝介绍
1
联劝的全称是上海公益事业发展基金会,是一家致力于支持民间
公益组织的资助型公募基金会,成立于2009年。现有全职员工10名。
2
联劝在2012年资助了65个组织,近百个项目。预计2013年的项
目数将增加20%左右,接近120个。小而美
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乐捐乐助网是联劝针对
项目管理所建立的平台。主
要作用是及时知晓、监控项
目进度与项目点情况的效果。
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联劝的困难:沟通
草根公益组织:
• 项目合作当中各个环节都有沟通的问题。往复沟通,
草根公
益组织
浪费人力成本。
联劝
普通捐
赠人
普通捐赠人:
企业
CSR
• 捐赠人多,捐助途径多;信息状况复杂,收集难度大。
针对简单问题的沟通多。
企业CSR:
• 合作谈判、签订协议、财务拨款、项目监管、项目地
探访。企业多,探访多,经费少。
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联劝的困难:项目管理
立项
协议
财务
拨款
基金会
总结报
告
项目
征集
评审
项目
公示
结题
报告
审核
分档
中期
审核
项目
公示
募集
善款
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联劝的困难:捐赠管理
捐赠人多
信息量大
信息复杂
不实信息
关系维护
• 联劝官网捐赠平台开放至今,有三千多名捐赠者
• 更多的捐赠人在淘宝、支付宝
• 联劝官网捐赠信息数千条
• 支付宝捐赠信息每月上千条
• 官网统计信息有15个类别,包括捐赠领域、时间、
状态、发票情况等等。
• 错误的邮件信息,导致沟通不畅
• 错误的发票信息,导致人力、金钱的浪费
• 不定期电子邮件
• 项目评审会、微博
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SAP的诊断
SAP的诊断
联劝的需求
民间公益组织主观能动性不足。
提供平台之后依然需要大量沟通。
更高效的沟通解决方案。多一些自动化
的提示、提醒功能
偏乡地区与网络。网络接入、上网技术。 项目申请、审核、管理、公示,全程自
动化、协同化,而且不失灵活
草根机构项目执行过程中,人员管理、
资源管理、信息共享还有待完善。
对草根机构的扶持、培训与管理
联劝项目、IT相关人员严重不足,急需
简易平台进行信息化管理。
人力资源分配的合理统计,计算及预算
项目管理成本。
乐捐乐助网的社区功能,无法实现公示
的作用,不能满足联劝对自身推广、拓
展的需求。
更多、更有效的展示与推广。
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联劝在行动
在SAP的帮助下,联劝较为系统的总结了自身在项目管理方面的
特殊需求,并采取了一些简便而又行之有效的措施,以求短时间
内不让问题累计与扩大。
公益圈圈在形式上对联劝的启迪非常大,采用框架固定、字段可
控的在线申请模式,可以非常有效的解决项目申请不标准的问题。
我们还一同探讨了项目管理中的互动、沟通等深层次问题。
在SAP及公益圈圈的帮助下,联劝在更加努力的探索项目管理E化
之路。
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THANK YOU
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分组讨论
讨论主题
• A 项目管理
• B 人事管理(包括志愿者管理)
• C 捐赠管理
小组讨论:30分钟
大组分享:15分钟
小组讨论主题得票数
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12
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8
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4
2
0
小组讨论主题得票数
A 项目管理
B 人事管理
C 捐赠管理 D 招投标管理
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项目管理
一共收到16份问卷反馈,以下是大家在项目管理上最关注的问题的统计结果:
项目管理分问题
得票数
1.大家在新建、修改、删除一个项目上,目前是如何操作的?使用了什
么工具?存在什么问题?
3
2.项目开始前,大家是如何制定项目计划的?使用了什么工具?存在什
么问题?
7
3.项目人员安排方面,大家是如何操作的?使用了什么工具?存在什么
问题?
3
4.做项目预算和追踪项目花费时,大家是如何操作的?使用了什么工
具?存在什么问题?
7
5.做项目时,大家是如何监控执行情况的,包括数据收集(开展了多少
活动,或服务了多少人次等)?使用了什么工具?存在什么问题?
11
6.项目评估方面,目前大家是怎么在进行的?使用了什么工具?存在什
么问题?
7
31
人事管理
一共收到16份问卷反馈,以下是大家在人事管理上最关注的问题的统计结果:
人事管理分问题
得票数
1.大家是如何进行招聘和其管理的?使用了什么信息化工具?存在什么
问题?
4
2.大家是如何进行员工信息管理和绩效考核的?使用了什么信息化工
具?存在什么问题?
6
3.员工离职流程的管理方面,大家使用了什么信息化工具?存在什么问
题?
0
4.员工考勤、工作时间、出差、请假等方面,大家使用了什么信息化工
具?存在什么问题?
4
5.在志愿者招募、任务分配、表现考核等方面,大家使用了什么信息化
工具?存在什么问题?
3
6.在文件和其他重要信息共享方面,大家使用了什么信息化工具?存在
什么问题?
2
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捐赠管理
一共收到16份问卷反馈,以下是大家在人事管理上最关注的问题的统计结果:
捐赠管理分问题
得票数
1. 在筹款计划制定、追踪、和管理方面,大家使用了什么信息化工具?
存在什么问题?
7
2.大家在筹款活动创建、修改、删除方面是怎么操作的?使用了什么信
息化工具?存在什么问题?
4
3. 在捐款人信息统计、管理和后续联系方面,大家使用了什么信息化工
具?存在什么问题?
5
4. 在款项的进出方面的管理,大家是如何操作的?使用了什么信息化工
具?存在什么问题?
5
5. 在款项的分配方面,大家是怎么操作的?使用了什么信息化工具?存
在什么问题?
1
6. 在款项的查询方面,大家是怎么操作的?使用了什么信息化工具?存
在什么问题?
2
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NGO信息化试点项目后的下一步计划
下一步计划
• 整合北京和上海公益组织的反馈,并通过访问同行
专家获得一些典型案例和更多专家建议,完善报告



具体需求的挖掘
集中在某个信息化方面 e.g. 项目管理,访问恩友使用者,爱
盟的使用者
访问其他软件企业,如微软,Qualcomm等
• 试点项目后的下一步思考


开放这个项目,使更多企业、基金会和公益组织参与进来
并为他们的参与提供具指导性的参考
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