Interim/Final

Report
Prekogranični Program
Srbija - Bosna i Hercegovina
Radionica o izvještavanju
– Interim/Final Report –
Užice, 17.12. 2013.
Dobrodošli!
Radionica o izvještavanju
Dnevni red
12:15-12:25
Uvod
12:25-12:55
Narativni Izveštaj (Interim i Final)
12:55-13:25
Vežba za narativni Izveštaj (Interim i Final)
13:25-13:45
Predstavljanje urađenih vežbi
13:45-14:20
Finansijki izveštaj (Interim i Final)
14:20 - 15:00
Vežba za finansijski Izveštaj (Interim i Final)
15:00-15:30
Predstavljanje urađenih vežbi i pitanja
15:30
Ručak
Radionica o izvještavanju
Vrste izvještaja
 Proges izvještaj
 Interim izvještaj
 Finalni Izvještaj
Svi izvještaji moraju biti na engleskom jeziku!
Radionica o izvještavanju
Stanje Vaših projekata
PROJEKAT
Rok za Interim
CROSS SPA
30-Apr-14
SA-ŠA Support to cooperation,
inclusion, education and promotion
of Roma culture in BiH and Serbia
28-May-14
Rok za Final
Improved waste water and
environment management in the
areas of Ub and Eastern Sarajevo
1-Mar-14
Safe Food Region
1-Mar-14
Radionica o izvještavanju
Interim/Final izveštaj
Interim i Final izveštaji – Grafički prikaz
Korisnik 1
ZTS
Priprema
izveštaja
Nacrt
izveštaja
Pojasnjenje
Izveštaj
ZTS
Korisnik 2
Suspenzija
CA
(Delega
cija)
Odobrenje
Plaćanje
ZTS
Radionica o izvještavanju
Instrukcije za popunjavanje
Interim izvještaj
-
Član 4 Posebnih uslova + Članovi 2.1 do 2.5 i 15.1
generalnih uslova
-
Interim izvještaj uključuje:
Dokumenta za izveštavanje – Interim SRBIJA
INTERIM IZVEŠTAJ
(NARATIVNI I FINANSIJSKI)
Br.
TIP IZVEŠTAJA
POJEDINAČNI
PODNOSILAC
KORISNIK 1 i 2
pojedinačno
KOME I KAKO SE PODNOSI
Respektivnom ugovornom telu
(Delegacija EU)
Originali poštom, kopija ZTS/A
ODOBRENJE
Ugovorno telo
pojedinačno u roku od
45 dana
OBAVEZNA DOKUMENTA
(KORISNICI IZ SRBIJE)
NAZIV
ZAHTEV ZA MEĐU-UPLATU
NAZIV NA CD-u
“Request for payment for grant Contract
eE3h4_requestpay_en
financial) template
NARATIVNI INTERIM IZVEŠTAJ
e3h5_interreport_en
“Interim Narrative Report”
FINANSIJSKI INTERIM
IZVEŠTAJ
“Financial Interim Report”
e3h7_financialreport_e
n(1)
Šta je to?
 Zahtjev kojim se traži novac po
članu 4.2 specijalnih uslova
 Treba popuniti žute delove
 Detalji objašnjeni u prezentaciji
 Detalji objašnjeni u prezentaciji
Dokumenta za izveštavanje – Interim BiH
INTERIM IZVEŠTAJ
(NARATIVNI I FINANSIJSKI)
Br.
TIP IZVEŠTAJA
POJEDINAČNI
PODNOSILAC
KORISNIK 1 i 2
pojedinačno
KOME I KAKO SE PODNOSI
Respektivnom ugovornom telu
(Delegacija EU)
Originali poštom (elektronska I
papirna verzija), kopija ZTS/A
ODOBRENJE
Ugovorno telo
pojedinačno u roku od
45 dana
OBAVEZNA DOKUMENTA
(KORISNICI IZ BiH)
NAZIV
NAZIV NA CD-u
ZAHTEV ZA MEĐU-UPLATU
“Request for payment for grant
Contract
eE3h4_requestpay_en
financial) template
e3h5_interreport_en
NARATIVNI INTERIM IZVEŠTAJ
“Interim Narrative Report”
FINANSIJSKI INTERIM IZVEŠTAJ e3h7_financialreport_en(1
)
“Financial Interim Report”
Itemised Table Financial
SPISAK TROŠKOVA PO
Report
NOSIOCIMA
“Itemised Table Financial
Report”
Šta je to?
 Zahtjev kojim se traži novac po
članu 4.2 specijalnih uslova
 Treba popuniti žute delove
 Detalji objašnjeni u prezentaciji
 Detalji objašnjeni u prezentaciji
 Excel tabela sa 4 lista
Radionica o izvještavanju
Instrukcije za popunjavanje
Finalni izvještaj
-
Član 4 Posebnih uslova + Članovi 2.3 i 15.1
generalnih uslova
-
Finalni izvještaj uključuje:
Dokumenta za izveštavanje – Finalni izveštaj SRBIJA
FINALNI IZVEŠTAJ
(NARATIVNI I FINANSIJSKI)
Br.
TIP IZVEŠTAJA
PODNOSILAC
KOME I KAKO SE PODNOSI
POJEDINAČNI KORISNIK 1 i Respektivnom
2
ugovornom telu
pojedinačno (Delegacija EU)
Originali poštom,
kopija ZTS/A
ODOBRENJE
Ugovorno
telo
pojedinačno
u roku od 45
dana
OBAVEZNA DOKUMENTA – Finalni izveštaj
(KORISNICI IZ SRBIJE)
NAZIV
NAZIV NA CD-u
FINALNI NARATIVNI IZVJEŠTAJ
Final Narrative Report
TABELA INDIKATORA
Indicators tables
e3_h_6_finalreport_en

Detalji objašnjeni u prezentaciji
Indicators tables SER-BIH


Excel tabela sa 2 lista
Odnosi se na ostvarenje indikatora na nivou programa i na
nivou projekta
Excel dokument sa 7 listova.
Detalji objašnjeni u prezentaciji.
Excel tabela sa 3 lista
FINALNI FINANSIJSKI IZVJEŠTAJ
Final financial report
SPISAK TROŠKOVA PO NOSIOCIMA
List of expenditures
POTVRDA BANKE
REVIZORSKI IZVEŠTAJ
Expenditure Verification Report
ZAHTEV ZA UPLATU
Request for payment
PRENOS VLASNIŠTVA
Transfer of Assets Ownership
Šta je to?
Copy of 7f - Annex VI

Final_financial_report

list of expenditures - template 
Potvrda banke

ANNEX VII_Model
Expenditure Verification
Report
ANNEX V_Standard Request
for Payment


Annex IX_Transfer of Assets
Ownership



IZJAVA DA NEĆE BITI DODATNIH ZAHTJEVA
Confirmation letter on

ZA PLAĆANJE
Financial Obligations
Confirmation letter on Financial
Obligations
OBRAČUN IZNOSA POSLEDNJE RATE
obracun iznosa poslednje rate 
- template
Potvrda koju izdaje banka kao dokaz da korisnici nisu
ostvarili prihod po osnovu kamate na odobrena sredstva iz
donacije
Revizorski izvještaj
Na CD se nalazi primjer
Zahtjev kojim se traži finalna uplata po članu 4.2 specijalnih
uslova
Treba popuniti žute delove dokumenta.
Dokument kojim se vrši prenos vlasništva sa korisnika po
završetku projekta na neko drugo pravno ili fizičko lice
Izjava da neće biti dodatnih zahteva za plaćanje prema EUD
koju popunjava potpisuje korisnik
Excel tabela sa jednim listom kojom se dobija iznos za
poslednju uplatu
Dokumenta za izveštavanje – Finalni izveštaj BiH
FINAL IZVEŠTAJ
(NARATIVNI I FINANSIJSKI)
Br. TIP IZVEŠTAJA PODNOSILAC
KOME I KAKO SE
PODNOSI
POJEDINAČNI KORISNIK 1 i Respektivnom
2 pojedinačno ugovornom telu
(Delegacija EU)
Originali poštom
(elektronska I papirna
verzija), kopija ZTS/A
ODOBRENJE
Ugovorno telo
pojedinačno u
roku od 45
dana
OBAVEZNA DOKUMENTA – Finalni izveštaj
(KORISNICI IZ BiH)
NAZIV
NAZIV NA CD-u
FINALNI NARATIVNI IZVJEŠTAJ
Final Narrative Report
TABELA INDIKATORA
Indicators tables
e3_h_6_finalreport_en
FINALNI FINANSIJSKI IZVJEŠTAJ
Final financial report
SPISAK TROŠKOVA PO NOSIOCIMA
Itemised Table Financial Report
POTVRDA BANKE
REVIZORSKI IZVEŠTAJ
Expenditure Verification Report
ZAHTEV ZA UPLATU
Request for payment
Šta je to?

Indicators tables SER-BIH 

Copy of 7f - Annex VI
Final_financial_report
Itemised Table_Financial
Report
Potvrda banke



ANNEX VII_Model
Expenditure Verification
Report
ANNEX V_Standard
Request for Payment


PRENOS VLASNIŠTVA
Transfer of Assets Ownership
Annex IX_Transfer of
Assets Ownership
IZJAVA DA NEĆE BITI DODATNIH ZAHTJEVA
ZA PLAĆANJE
Confirmation letter on Financial Obligations
Confirmation letter on
Financial Obligations





Detalji objašnjeni u prezentaciji
Excel tabela sa 2 lista
Odnosi se na ostvarenje indikatora na nivou
programa i na nivou projekta
Excel dokument sa 7 listova.
Detalji objašnjeni u prezentaciji.
Excel tabela sa 4 lista
Potvrda koju izdaje banka kao dokaz da korisnici nisu
ostvarili prihod po osnovu kamate na odobrena
sredstva iz donacije
Revizorski izvještaj
Na CD se nalazi primjer
Zahtjev kojim se traži finalna uplata po članu 4.2
specijalnih uslova
Treba popuniti žute delove dokumenta.
Dokument kojim se vrši prenos vlasništva sa korisnika
po završetku projekta na neko drugo pravno ili fizičko
lice
Izjava da neće biti dodatnih zahteva za plaćanje
prema EUD koju popunjava potpisuje korisnik
Radionica o izvještavanju
Instrukcije za popunjavanje
Interim i final izvještaja – narativni dio
-
-
-
Opis implementacije - jasan, precizan, konkretan i
koncizan
Interim - Informacije o projektnim aktivnostima tokom
prve faze implementacije plus prijedlozi za aktivnosti u
nastavku projekta
Final - Informacije o projektnim aktivnostima do kraja
projekta
Informacije o progresu i detaljan izvještaj o
implementiranim aktivnostima
Revidiran akcioni plan – samo za interim izveštaj
Period izveštavanja za Finalni izveštaj–(za narativni
od početka do kraja a za finansijski od interima do
kraja).
Radionica o izvještavanju
Instrukcije za popunjavanje
Interim i final izvještaja – narativni dio
Link – Narrative Interim Report
Link – Narative Final Report
Radionica o izvještavanju
Instrukcije za popunjavanje
Interim i final izvještaja – narativni dio
Najčešće greške:
Brojevi i nazivi aktivnosti nisu isti kao u originalnom
prijedlogu projekta
Nedostatak konkretnih podataka (npr. opis događaja bez
podataka kada i gdje se desio ko su bili prisutni šta su
teme i zaključci)
Nedosljednosti između narativnog i finansijskog dijela
izvještaja (ako u narativnom dijelu stoji da je na nekom
događaju bilo prisutno 20 ljudi, i u finasijskom izveštaju
mora stajati da je ručak poslužen za 20 ljudi, čak iako je u
orginalnoj aplikaciji predviđeno npr. 30)
Nedostatak reference na budžetsku liniju (npr. kod opisa
radionice staviti u zagradu na koju budžetsku liniju se
odnosi)
Rezultati, aktivnosti i outputi nisu navedeni u skladu sa
aplikacijom (Annex A)
Radionica o izvještavanju
Interim i final izveštavanje – finansijski
dio
Radionica o izvještavanju
Specifikacija troškova
Name of the organisation:
Name of the Project:
Project Number:
Navesti budžetsku liniju
Uneti formulu (Planned in budget –
Amount in EUR)
List of Expenditures
Budget line
Date
Datum
plaćanja
Vendor / Payee
Planned in budget
Bank statement
No
Amount in RSD/KAM
Exchange rate
Amount in Eur
Balance
Uneti podatke o
izvršiocu usluga
TOTAL
Uneti iznose iz originalnog
budžeta (po budžetskim
linijama)
0.00 €
0.00 €
0.00 Din.
Navesti broj izvoda na Navesti iznos isplaćen u
kome se vidi plaćanje nacionalnoj valuti
Iznos u evrima po
obračunskom kursu
SRB - Obračunski kurs
INFOREUR-a
0.00 €
Radionica o izvještavanju
Primeri:
Budget line 1.1.1 Project manager
Date
Vendor / Payee
Planned in budget
Bank statement
No
Amount in Din
Exchange rate
Amount in Eur
Balance
6,000.00 €
1.10.2011
Petar Petrovic
(navesti za koji
mesec je isplata)
no 1
6,000.00 €
TOTAL
65,000.00 Din.
102.7990
632.30 €
632.30 €
65,000.00 Din.
5,367.70 €
Budget line 2.1 International travel
Date
12.Dec.10
04.Sep.11
TOTAL
Vendor / Payee
Planned in budget
EKO Serbia, toll
(Belgrade-Bijeljina
260km)
EKO Serbia, toll
(Belgrade-Bijeljina
260km)
60.00 €
Bank statement
No
Amount in Din
Exchange rate
Amount in Eur
cash
3,498.70 Din.
102.7999
34.03 €
cash
2,458.90 Din.
102.7999
24.30 €
5,996.70 Din.
58.33 €
Balance
1.67 €
Radionica o izvještavanju
Obračunski kurs za
izveštajni period
Contract n°
Implementation period of the contract (dd/mm/yyyy-dd/mm/yyyy)
Interim financial report:
period (dd/mm/yyyy-dd/mm/yyyy)
Budget as per contract/rider
Reallocation and
use of
contingencies
Expenditures incurred
EUR
Per currency
Total for the period in EUR
Name of currency n°1
Exchange rate pof the period (dd/mm/yyyydd/mm/yyyy):
Expenditures
1. Human Resources
1.1 Salaries (gross amounts, local staff)
1.1.1 Technical
1.1.2 Administrative/ support staff
1.2 Salaries (gross amounts, expat/int. staff)
1.3 Per diems for missions/travel
1.3.1 Abroad (staff assigned to the Action)
1.3.2 Local (staff assigned to the Action)
1.3.3 Seminar/conference participants
Subtotal Human Resources
2. Travel
2.1. International travel
2.2 Local transportation
Subtotal Travel
Unit
# Units
Unit cost
(in EUR)
Costs
(in EUR)
(a)
(b)
(a)*(b)
allowed
use of
reallocatio contingenci
n
es
Fx-rate1
# Units
Unit cost (in
currency n°1)
Total cost (in
currency n°1)
Total cost
(in EUR)
# Units
Unit cost
(in EUR)
Total cost
(EUR)
Units total #
for all
currencies
Total cost of the
period (in EUR)
(d1)
(e1)
(f1)=(d1)*(e1)
(g1)=
(f1)*(Fx-rate1 )
(d2)
(e2)
(g2)
Sum (d1 d2)
(h)=
Sum (g1 gn)
Per month
Per month
Per month
Per diem
Per diem
Per diem
Per flight
Per month
3. Equipment and supplies
3.1 Purchase or rent of vehicles
Per vehicle
3.2 Furniture, computer equipment
3.3 Machines, tools…
3.4 Spare parts/equipment for machines, tools
3.5 Other (please specify)
Subtotal Equipment and supplies
Potrošnja u
nacionalnoj valuti
Potrošnja u EUR
d1+d2
g1+g2
Cumulated Cumulated costs
costs (before
(from start of
current
implementation to
report) (in
present report
EUR)
included) (in
EUR)
(i)
(h)+(i)
Radionica o izvještavanju
4. Local office
4.1 Vehicle costs
4.2 Office rent
4.3 Consumables - office supplies
4.4 Other services (tel/fax, electricity/heating,
maintenance)
Subtotal Local office
Per month
Per month
Per month
Per month
5. Other costs, services
5.1 Publications
5.2 Studies, research
5.3 Auditing costs
5.4 Evaluation costs
5.5 Translation, interpreters
5.6 Financial services (bank guarantee costs
etc.)
5.7 Costs of conferences/seminars
5.8 Visibility actions
Subtotal Other costs, services
6. Other
Subtotal Other
7. Subtotal direct eligible costs of the
Action (1-6)
8. Provision for contingency reserve
(maximum 5% of 7, subtotal of direct eligible
costs of the Action)
9. Total direct eligible costs of the Action (7+ 8)
10. Administrative costs (maximum 7% of 9, total
direct eligible costs of the Action)
11. Total eligible costs (9+10)
Bank interests yielded during the period:
Total for the period in EUR
Per currency
Amount in
currency n°1
Name of the contact person:
Signature:
Date of the report sent or delivered:
Amount in EUR
Amount in
EUR
Cumulated
costs (before
current
report) (in
EUR)
²
Radionica o izvještavanju
Itemised table – BiH korisnici
Radionica o izvještavanju
Interim / Final report
Reporting period
from
to
Identification
Name of beneficary
Region
Project title
Total budget
i.e.
of which
EU Grant
i.e.
Applicant Co-financing*
i.e.
Other organisations
i.e.
Anticipated direct revenue
* Including partners
Radionica o izvještavanju
In contract
Budget
line
1
1.1
1.1.1
1.1.1.1
Description
Human Resources
Salaries (gross amounts, local staff)
Gross salaries local Technical staff
Project Manager
Unit
No of
Units
Unit Rate (in Total am ount
(in EUR)
EUR)
Real expenditure
Reference
Bank
Date of
invoice/ Statem ent/Cas No of Units
used
h Vaucher
contract
Unit rate
(in EUR)
Total
am ount
spent (in
BAM)
Total
am ount
spent (in
EUR)
Stvarni troškovi nastali
u izvještajnom periodu
Ref.
Procurem ent
Procedure /
Contract (if
% spent
Variances to explain
Ukupni trošak (planirani
/realizovani) za datu
budžetsku liniju.
1.1.1.2 Project Coordinator
Originalni budžet ili
posljednja odobrena
verzija budžeta
1.1.1.3 etc……..
1.1.2 Gross salaries local Admin/ support staff
1.1.2.1 Project Administrator
1.1.2.2 Project Accountant
1.1.2.3 etc……….
Pojedinačni troškovi po računima
sa tačno navedenim datumom koji
se nalazi na računu, odnosno
brojem računa ili bankovnog
izvoda.
Kratko pojašnjenje zašto
trošak varira u odnosu na
predviđeno. (npr.
manji/veći broj učesnika od
planiranog)
Navesti osnov za isplatu i njegovu
referencu. (npr. ugovor o radu/djelubr.xx;
putni nalog br.xx; ugovor o
nabavkama/uslugama br.xx itd.)
Radionica o izvještavanju
Budget
Line
1
1.1
1.1.1
1.1.2
1.2
1.2.1
1.3
1.3.1
1.3.2
1.3.3
2
2.1
2.2
Category of Expenditure
Description
Human Resources
Salaries (gross amounts, local staff)
Gross salaries local Technical staff
Gross salaries local Admin/ support staff
Salaries (gross amounts, expat/int.staff)
Gross salaries expat/ int.staff
Per diems for missions/travel
Per diem abroad (staff assigned to Action)
Per diem local (staff assigned to Action)
Seminar/conference participants
Travel
International travel
Local transportation
Budget (EURO)
Initial
Current Variation Comment
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00%
Equipment and supplies
Purchase or rent of vehicles
Furniture, computer equipment
Spare parts/equipment for machines, tools
Other
Local office/Action costs
Vehicle costs
Office rent
Consumables - office supplies
Other services (tel/fax, electricity/heating, maintenance)
Incidental costs, services
Publications
Studies, research
Auditing costs
Evaluation costs
Translation, interpreters
Financial services (bank guarantee costs etc.)
Costs of conferences/seminars
Visibility actions
Other direct costs
0.00
0.00
0.00%
0.00
0.00
0.00%
0.00
0.00
0.00%
7
Subtotal direct costs of the Action (1-6)
0.00
8
Administrative costs (maximum 7% of 7, total direct eligible costs of the Action) 0.00%
9
Total eligible costs of the Action (7+8)
Payments received to date
Initial pre-financing
Payments still to be received
Payment request corresponding to this report
Interest on pre-financing received
Amount (KM)
Amount (€)
0.00%
0.00
3
3.1
3.2
3.3
3.4
4
4.1
4.2
4.3
4.4
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
6
Total expenditure
0.00%
0.00
€ 0.00
0.00
0.00
0.00%
0.00%
Zbir troškova po
budžetskim zaglavljima i
linijama - troškovi
moraju odgovarati
troškovima datim u
prethodnom sheet-u.
Ako ima varijacija
potrebno je unijeti
kratko pojašnjenje u
kolonu Comment.
Na dnu tabele unijeti
iznos inicijalne uplate/a.
Iznos koji korisnik još
treba primiti, a
korespondira ovom
izvještaju automatski se
izračunava - Payments
Radionica o izvještavanju
Items
Credit (€)
Debit (€)
%
Expenditure (Total eligible costs)
Total Revenues, of which
EU finance (pre-financing and balance)
Pre-financing Received
Final amount requested
Applicant's (including partners) contribution
Other organisations
Direct revenue from the Action
TOTAL
Balance
U koloni Credit popuniti:
iznos predfinansiranja
sredstva tražena u sklopu
izvještaja (Payment Request)
iznos kofinansiranja korisnika
Interest on pre-financing received
Name and signature of the accountant
0.00
0.00
Date
U koloni Debit unijeti iznose koji
odgovoraju trenutnom stanju
potrošnje u projektu:
Expenditure (Total eligible
cost) - ukupni prihvatljivi troškovi
Total - ukupni troškovi
Balance - balans se izračunava
automatski
Name and signature of the person responsible for the
Date
contract
Radionica o izvještavanju
Pitanja i odgovori
Radionica o izvještavanju
Kontakti
Zajednički tehnički sekretarijat
Nemanjina 52, 31000 Užice
Tel/fax: +381 31 512 394
E-mail: [email protected]
Web: www. srb-bih.org
Antena u Tuzli
Turalibegova bb TC “Pasage”,
75000 Tuzla
Tel/fax: +387 35 257 365
E-mail: [email protected]
Web: http://www.dei.gov.ba
Radionica o izvještavanju
Hvala na pažnji i sretno!
Molimo da popunite evaluacioni
upitnik !!!

similar documents