Projekt_u_Teammanagement_Vortrag

Report
Projekt&Team-Management in
Vereinen
Mag. Katrin Bointner
Zur Person
 Mag. Katrin Bointner




Studium Wirtschaftswissenschaften, Linz
Organisationsentwicklung Resch&Frisch Wels
Lektorin FH Wels, Uni Linz
Selbständig Trainerin: Kommunikation,
Teamentwicklung, Moderation/Präsentation,
Projektmanagement
 Kontaktdaten:
[email protected]
Tel: 0676/88 2005 295
Agenda
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Der Verein und seine Teams
Was ist ein Projekt
Grundlagen Projektmanagement & Tools
Phasen der Teamentwicklung
Teamrollen & Kommunikation
Moderation
Ein bisschen Theorie…
Definition Gruppe
2 oder mehr Individuen, die in Interaktion stehen, um ein gemeinsames
Bedürfnis zu befriedigen.
Definition Team
“Ein Team ist eine kleine Gruppe von Personen, deren Fähigkeiten einander
ergänzen und die sich für eine gemeinsame Sache, gemeinsame
Leistungsziele und einen gemeinsamen Arbeitsansatz engagieren und
gegenseitig zur Verantwortung ziehen.“ (Katzbach / Smith, 1993)
Musikverein
 Gesamter Musikverein = Gruppe
Gleiches Interesse
Gemeinsames Hobby
Große Gruppe
 Wird geführt durch den Vorstand = Team
Sich ergänzende Kompetenzen
Gegenseitige Verantwortung
Gemeinsames Leistungsziel
Kleine Gruppe
Musikverein – der Vorstand
Obmann
Obmann-Stv.
Musik
Jugend
Kassier
Medien/EDV
Organisation
Kapellmeister
Schriftführer
Stabführer
Noten
Bekleidung
Instrumente
…
Teamphasen
Ein neuer Vorstand formiert sich
Forming – Start und Orientierung
Inhalte und Aufgaben
• Ziele definieren und verstehen
• Informationen sammeln
• Kennen lernen
• Struktur/ Methoden entwickeln
• Fragen stellen / klären
Wer hat welche Stärken?
Wie wollen wir zusammenarbeiten?
Was sind unsere gemeinsamen Ziele?
Was haben unsere Vorgänger gemacht?
Soziale Struktur und Interaktion
• Suche nach der eigenen Rolle
• Suche nach dem angemessene
Verhalten
• Distanz bewahren und Nähe
suchen
• Unsicherheit und Wunsch nach
Orientierung
Storming – Konflikt und Klärung
Inhalte und Aufgaben
• Definieren von Aufgabenrollen /
Funktionen
• Sammeln und Abklären von Zielen
Wer übernimmt welche Aufgaben?
Wer hat das Sagen?
Wer kann Entscheidungen wie herbeiführen?
Soziale Struktur und Interaktion
• Individualität
• Verteidigen von Territorien
• Polarisation
• Kampf um Macht, Status und
Einfluss
Norming – Organisation und Normbildung
Inhalte und Aufgaben
• Spielregeln für die Arbeit und den
Umgang
• Offener Austausch – Kooperation
• Eine gemeinsame Form geben
Wieviel Gemeinsamkeit benötigen wir?
Wieviel Unterschiedlichkeit wünschen wir?
Welche Regeln gelten verbindlich?
Wie geben wir uns Feedback?
Soziale Struktur und Interaktion
• Wertschätzung und Akzeptanz
• Konfliktvermeidung
• Idealisierung
• Offene Kommunikation
Performing – Leistung, Integration,
Differenzierung
Inhalte und Aufgaben
• Aktivität im Sinne der
Gruppenaufgabe
• Reflexion über die
Zusammenarbeit
• Arbeitsaufteilung verfeinern
Wir sind ein Team und stehen für einander ein!
Soziale Struktur und Interaktion
• Feedback / Reflexion
• Übernahme von gegenseitiger
Verantwortung
• Verhaltensstandards
Rollenkonzept der Interaktionsdynamik
(Schindler, 1957)
Rollen bezeichnung
α – Rolle
(Anführer)
β – Rolle
(Berater)
γ – Rolle
(Mitläufer)
Ώ – Rolle
(Opponent)
Assoziiertes Verhaltensmuster
Beispiel
„Ausflugsziel“
Initiative setzen, trägt
Verantwortung, setzt sich durch
Impulse geben, zeigt Stärke
„Lasst uns nach Wien
fahren“
Bietet Realisierungsvorschläge an
Holt Informationen ein , analysiert,
leistet fachliche Beiträge
„Da gibt es eine günstige
Unterkunft in ..“
„Ich werde mich danach
erkundigen“
Nimmt am Gruppengeschehen teil,
führt durch was andere vorschlagen,
kooperiert
„Ja, ist mir recht“
Außenseiter, wirkt fremd, mit
Gegenvorschlägen kritisieren und
hinterfragen, Quertreiber
„Fahren wir doch nach
Budapest“
Teamrollen – zentrale Beiträge (Belbin, 1981)
Teamrollen
 Je nach Verhalten können Teammitglieder neun verschiedenen Rollen
zugeordnet werden
 Rollenverhalten tw. Vorhersehbar
 Richtige Kombination verschiedener Rollen macht Teams erfolgreich
 Abwesenheit einer Rolle muss Team nicht unbedingt schwächen
 Teamrollen entspricht nicht unbedingt der organisatorischen Zuordnung
 Grenzen zwischen den Rollen sind fließend
14
Projektmanagement
Definition Projekt
Ein Projekt ist ein EINMALIGES Vorhaben bei dem innerhalb einer definierten
ZEITSPANNE ein definiertes ZIEL erreicht werden soll.
Ein Projekt steht im Spannungsfeld Zeit – Kosten – Qualität, welche im Sinne
des Auftraggebers bei der Umsetzung zu berücksichtigen sind.
Zeit
Auftraggeber
Kosten
Qualität
Projektmanagement ist die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, Organisation,
Techniken und Mittel für die Abwicklung eines Projekts“.
Quelle: DIN 69901
Projektmanagement
Begrifflichkeiten
Projektphasen
 Innerhalb eines Projektes gibt es unterschiedliche Phasen (Vorphase / Startphase / Umsetzungsphase /
Nachprojektphase) mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Aufgaben für den Projektleiter und sein Team.
Arbeitspaket
 Ein in sich logisch abgrenzbares Aufgabengebiet innerhalb des Projektes, dessen Fertigstellung klar feststellbar ist.
 Ein Arbeitspaket besteht aus mehreren offenen Punkten die zu dessen Fertigstellung führen
 Ein Arbeitspaket hat einen Verantwortlichen Kümmerer, Zielsetzung sowie Fertigstellungstermin
Milestone
 Ein wesentliches „Etappenziel“ innerhalb des Projektfortschrittes
 Ist oft mit Entscheidungen über den weiteren Fortschritt geknüpft
 Kann, muss aber nicht mit der Fertigstellung eines oder mehrerer Arbeitspakete zusammenhängen
OP – Offener Punkt
 Von einem definierten Verantwortlichen so lösender Aufgabenpunkt
 Trägt zur Zielerreichung eines Arbeitspaketes bei
 Hat eine Priorität, Erfassungszeitpunkt, Aufgaben- und Lösungsbeschreibung als auch Fälligkeitstermin
 Der Status (offen/erledigt) ist vom Projektleiter nach Rückmeldung des Verantwortlichen zu setzen
 Offene Punkte sind in gleichnamiger Liste erfasst und damit für alle Teammitglieder ersichtlich
 Die OP-Liste wird regelmäßig bei den Projekt-Jour-Fix im Team besprochen und aktualisiert
Projekt-Jour-Fix
 Wöchentlich oder zweiwöchentlicher Regeltermin des Projektkernteams
 Dient zur allgemeinen Statusinformation als auch zur Besprechung der weiteren Vorgehensweise
Projektorganigramm
Projektlenkungsausschuß
ProjektAG
Projektmitarbeiter
PL
Projektteammitglied
Projektteammitglied
Projektteam
Projektteammitglied
Projektteammitglied
Projektorganisation
Projektmitarbeiter
Projektmanagement
Sichten auf ein Projekt
Struktur
Ziel
AP 1
AP 2
AP 3
AP 4
AP 5
OP 1.1
OP 1.2
OP 1.3
Zeit
Projektlaufzeit
Milestone 1
AP 1
AP 4
AP 2
AP 3
Milestone 2
Organisation
PL
Team1
MA 1
MA 2
Team 2
MA 3
AP 5
Milestone 3
Projektmanagement
Sichten auf ein Projekt – Ein Beispiel „Gang nach Bethlehem“
Struktur
Erfolgreiche Veranstaltungsreihe „GnB“
AP 1: Sponsoren
AP 2: Marketing
AP 3: Behörden
AP 4: Inhalt
AP 5: Verpflegung
OP 1: Texte
OP 2: Musik
OP 3: Technik
Zeit
Projektlaufzeit: 6 Jahre
Milestone 1: Sponsorensuche abgeschlossen
AP 1
AP 4
AP 2
AP 3
M 2: Kooperationspartner OÖN fixiert
M 3: Veranstaltungsfolder&Plakate gedruckt
AP 5
AP 6
M 4: Budget fertiggestellt
Projektleitung
Organisation
Krenn
Bointner
Team Marketing
Team Finanzen
Bointner
Stockinger
Hofmanninger
Krenn
Team
Verpflegung
Kaser
Team Behörden
Simmer
…
AP 6: Finanzen
Projektmanagement-Dokumente
Ein Überblick
Phase
Dokument
Projektwürdigkeitsanalyse
Vorphase
Projektantrag
Projektauftrag / Definitionsblatt
Projektkontextanalyse
Projektumfeldanalyse
Startphase
Milestone-Plan
Projekt-Struktur-Plan
Kommunikationsplan
Arbeitspaketspezifikation
Standardprotokoll
Umsetzungsphase
OP-Liste
Projektstatusbericht
Nachphase
Abnahmeprotokoll
Projektauftrag
Vorteile von professionellem
Projektmanagement
 Überblick wird bewahrt (Termine, Kosten, Qualität)
 Bessere Koordination der Zusammenarbeit  Regeltermine, Regel-Agenda
 Zielklarheit  alle sprechen vom selben
 Eindeutige Zuweisung von Aufgaben Klar definierte Verantwortlichkeiten
 Teilung der Aufgaben  der Obmann ist nicht für jedes Detail verantwortlich
 Frühzeitiges Erkennen von Problemen
Schwierigkeiten in der Praxis
 Mangelnde Kommunikation
 Langwierige Projektarbeit  Motivationsverlust
 Abschluss von Projekten
 Zu ambitionierte Projektlandschaft
 Fehlendes Projektmarketing
 Projekte scheitern an internen Machtkämpfen / schwieriger
Entscheidungsfindung / unterschiedlichen Interessen
Wichtige Kompetenzen
 Kommunikationsfähigkeit
 Diplomatisches Geschick
 Grundkenntnisse Teamanalyse und -entwicklung
 Motivationsfähigkeit – NIPSIL Prinzip
 Delegations- und Entscheidungsfähigkeit
 Keine Scheu vor Konflikten
 Steuern und Führen
 Moderationstechnik
Schwierige TeilnehmerInnen
Wahrnehmung – welche Rolle steckt dahinter?
29
Zauberstab / Sesselkreis / …
 Teamkompetenz, Willy Kriz/Brigitta Nöbauer, Vandenhoeck&Ruprecht Verlag
 Wissen in Bewegung, Norbert Withalm, Mensch in Bewegung
in der Realität häufig entweder…
CHAOSFALLE
Aktion und Interaktion aller Akteure wird dezentral zugelassen und führt zu einer unbeherrschbaren
und unüberschaubaren Komplexität und Unterschiedlichkeit.
 Dem Team droht Handlungsunfähigkeit!
31
… oder
BÜROKRATIEFALLE
Alles wird standardisiert und durch “decision rules” geregelt. Auf ein unvorhergesehenes Ereignis wird
mit neuen verbindlichen Regel reagiert. Muster: “Mehr des Selben!” (Watzlawick)
 Dem Team droht Handlungsunfähigkeit!
32
4 Erfolgsgrundsätze in der Teamarbeit

Verbindlichkeit
Vereinbarungen sind eindeutig, Controlling selbstverständlich, das für alle Mitglieder
nachvollziehbare Vereinbarungsmanagement ist eine Schlüsselgröße im Teamerfolg.

Regelkommunikation
Durch regelmäßige Kommunikation wird sichergestellt, dass das gesamte Team
anhaltend, einheitliche Ziele verfolgt (Team-Vision)

Leistungsorientierung
Wenn gemeinsame und eindeutige Ziele vorliegen, unterstützen und motivieren sich die
Mitglieder gegenseitig, ohne, dass dafür Zwänge und Vorgaben notwendig sind.

Transparenz und Realismus
Klare und realistische Ziele aller Beteiligten schafft Motivation. Klare und angemessene
Verantwortlichkeiten aller Beteiligten durch Delegation
Das optimale Team
Inhaltsseite









Gemeinsame Ziele
Messbare Vorgaben für jeden
Aufgabenbereich
Guter Informationsfluss
Gute Koordination der Einzelaktivitäten
Kontrolle der Arbeitsergebnisse
Reflexion: was läuft gut, was weniger gut?
Regeln
Wettbewerb in Maßen
Innovation&Veränderung sind gewünscht
Beziehungsseite







Gegenseitige Unterstützung
Freiräume für Entscheidungen
Aktiv zuhören und fragen
Gemeinsame Interessen und
Werthaltungen
Vertrauen
Grenzen werden respektiert
Verbindende Rituale werden gelebt
Gemeinsame Werte – wofür stehen wir?!
An einem Strang ziehen
JOHARI-Fenster
36
JOHARI-Fenster und Feedback
37
Feedbackregeln





Direkte Ansprache
Möglichst konkret (vs. pauschal)
Beschreibend (deskriptiv) nicht wertend
Als eigene/ persönliche Wahrnehmung formulieren
Positiv formulieren (als Geschenk)
 Als Feedbacknehmer – zuhören, nicht verteidigen
Kommunikationsmodell
nach Schulz von Thun
39
Kommunikationsmodell
nach Schulz von Thun
Der Mann (= Sender) sagt zu seiner am Steuer sitzenden Frau (=
Empfänger): „Du, da vorne ist grün!“
 Was steckt alles in dieser Nachricht (bewusst oder
unbewusst)?
41
Aktives Zuhören bedeutet…




zu versuchen, sich in den Gesprächspartner einzufühlen
beim Gespräch mitzudenken
Aufmerksamkeit und Interesse entgegen bringen
bedingungsfreie Wertschätzung zeigen
 verbal und nonverbal!
45
Aktives Zuhören: Techniken
1. Paraphrasieren
Die Aussage wird mit eigenen Worten wiederholt.
2. Verbalisieren
Die Gefühle, die Emotionen des Gegenübers werden gespiegelt z.B.
"Sie hat das masslos geärgert."
3. Nachfragen
"Nachdem Sie dies gesagt hatten, reagierte Hans Meier nicht?"
4. Zusammenfassen
So wie in einem Zeitungsartikel unter dem Titel der Inhalt in
geraffter Form gedruckt wird, kann bei Gesprächen das Gehörte mit
wenigen Worten zusammengefasst werden.
5. Klären
Unklares klären: "Sie haben gesagt, sie hätten sofort reagiert. War
das noch am gleichen Tag?"
6. Weiterführen
"Dann hat der Vorgesetzte das Gespräch gesucht. Wie hat er sich
dann verhalten?"
7. Abwägen
"War die Belästigung schlimmer als "das Nicht- ErnstgenommenSein"?
46
Moderation leicht gemacht
Was ist Moderation?
Ein Instrument, das Menschen bei
bestimmten Problemstellungen hilft, rasch
und sicher (=strukturiert) ans Ziel zu
kommen.
Begriffsklärung
Präsentation
Diskussion
Moderation
Zur Verfügung stellen von
Informationen
Austauschen von
Meinungen
Erarbeiten eines
verbindlichen
Ergebnisses
In einer Arbeitsgruppe
nach einem vorher
gesteckten Ziel mit Hilfe
eines gut vorbereiteten
Moderators, der einen
klaren Ablaufplan hat
In einer Gruppe mit Hilfe
Ein gut aufbereiteter Inhalt
einer qualifizierten
wird durch einen gut
Diskussionsleitung
vorbereiteten Präsentator
mit Hilfe persönlicher und
technischer Hilfsmittel
vorgetragen
Mediation
Schlichten von Konflikten
mit Hilfe von
psychologischen
Techniken werden
Konfliktfälle moderiert
4 Faktoren guter Besprechungen




Kommunikation und sozialer Umgang
Aufgabenbezug
Leitung der Besprechung
Einsatz professioneller Methoden der
Besprechungsgestaltung
Vorbereitung
 Ort / Raum
 Medien / Technik
 Zeitpunkt / Zeitraum / Pausen
 Einladung / Agenda
 Unterlagen für die Teilnehmer
 Persönliche Vorbereitung
56
Die Gestaltung einer Moderation
 Das Ziel




Information
Diskussion
Entscheidung
Problemlösung
 Ablauf im Detail (der Moderationsplan)
Zeit
Ziel / Was
 Regeln und Rollen
Methodik
Hilfsmittel Wer
Techniken der Moderation
 Die Visualisierung
 Flipchart, Pinwand, Overhead und Beamer
 Moderationskoffer
 Farben, Formen, Schrift und Bilder
 Handouts und Protokoll
 Die Fragen
 Ziel von Fragen: ins Thema einstimmen, Gedanken anregen, Diskussionen einleiten...
 Geeignete und ungeeignete Fragen: offene und geschlossene Fragen, Prüfungsfragen,
Kettenfragen, Alternativ-Fragen...
 Antworten festhalten
 Die Moderationstechniken
Moderationstechniken
 Stimmungsbarometer
 Mind-Mapping
 Ein-Punkt-Abfrage
 Szenario-Technik
 Mehr-Punkt-Abfrage
 Maßnahmenplan
 Kartenabfrage
 Blitzlicht
 Themenspeicher
 Rollenspiel
 Brainstorming
 Analogie-Verfremdung
 Brainwalk
 Umkehr-Methode
Stimmungsbarometer
• Wie zufrieden bin ich mit
dem Ergebnis?
• Wie empfinde ich das
Klima im Verein?
Brainstorming / Brainwalk
• Was sind die Aufgaben
von…?
• Was soll der Bevölkerung /
Externen einfallen, wenn
sie an unseren Verein
denken?
• Welche Aktivitäten und
Projekte möchten wir
gerne realisieren?
• In welchen Bereichen gibt
es Probleme im Verein?
• …
Mehr-Punkt Abfrage
• Ideen sammeln
• Ideen bewerten 
Rangreihe erstellen
Nachbereitung
 Protokoll
 Weitere Vorgehensweise
Die „Stolpersteine“
 Schwierige Teilnehmer
 Gruppe macht nicht mit
 Keine Methodendiskussion
 Zeitplan nicht einhaltbar
 Gruppe kommt nicht weiter
 ???
Weiterführende Literatur
 Besprechungen erfolgreich moderieren, Josef Seifert, Gabal Verlag
 Teamkompetenz, Willy Kriz/Brigitta Nöbauer,
Vandenhoeck&Ruprecht Verlag
 Teamwork, Teamdiagnose, Teamentwicklung, Rolf van Dick/Michael
West, Hogrefe Verlag
 Projektmanagement - Best of, Litke/Kunow/Schulz-Wimmer, Haufe
Verlag

similar documents