chuong 7 lap ke hoach cho du an

Report
Chöông 7:
Lập kế hoạch dự án
Cơ cấu phân chia
công việc
Ngân sách
dự án
LẬP KẾ HOẠCH
Thiết lập mục tiêu
Điều tra nguồn lực
Xây dựng kế hoạch
ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN
GIÁM SÁT
Quá trình lập
kế hoạch
Kế hoạch cấp 1
Quá trình lập
kế hoạch
Các mức độ
của kế hoạch
Kế hoạch cấp 2
Kế hoạch cấp
3
LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN






Góp phần đạt được mục tiêu
Cải tiến hiệu quả sử dụng nguồn lực
Giúp cho việc kiểm soát và giám sát tiến
trình dự án
Gia tăng sự truyền thông/sự phối hợp
Tạo động cơ thúc đẩy mọi người
Đạt được sự tài trợ đối với dự án
ĐỊNH NGHĨA MỤC TIÊU DỰ ÁN



Cái gì được hoàn thành? Cái gì được
chuyển giao?
Các ràng buộc
Định nghĩa một sự kiện ở điểm kết thúc
đánh dấu sự hoàn thành mục tiêu dự án
MUÏC TIEÂU THOÂNG MINH - S.M.A.R.T

Specific
Roõ raøng, cuï theå

Measurable
Coù theå ño löôøng ñöôïc

Assignable
Coù theå phaân boå ñöôïc

Realistic
Coù theå thöïc hieän ñöôïc

Time-Bound
Coù giôùi haïn veà thôøi gian
CÁC CẤP ĐỘ MỤC TIÊU CUẢ DỰ ÁN

Mục Tiêu tổng thể (Goal / Overall Objective / Long-term objective)



Trình bày định hướng tổng quát để từ đó chỉ ra những mục đích,
những hoạt động và những nhiệm vụ
Mục tiêu dự án (Project objective / Purpose)



Một mục tiêu thuộc cấp độ cao.
Là những mô tả chính xác cái gì được làm để hoàn thành mỗi mục
tiêu tổng thể
Đây là điều chúng ta muốn đạt được sau khi dự án thực hiện có kết
quả.
Kết qủa dự án (Project outputs / Results)

Sản phẩm trực tiếp và hữu hình của các hoạt động dự án
CẤU TRÚC PHÂN VIỆC - WBS
 Là một cấu trúc có thứ bậc phân nhỏ dần công
việc dự án đến các cấp thấp nhất
 Là một bản đồ giúp nhà quản lý dự án nhận dạng
tất cả những sản phẩm và các thành phần công
việc của dự án
 Là một tài liệu cơ bản để ước lượng chi phí, tổ
chức, lập tiến độ và kiểm soát việc thực hiện phù
hợp với từng cấp độ dự án.
CẤU TRÚC PHÂN VIỆC - WBS
Muïc tieâu döï aùn
(Project Objective) 1.0.0.0
Caáp 1
(Hoaøn thaønh döï aùn)
Hoaït ñoäng
1.1.0.0
Caáp 2
Caáp 3
Nhieäm vuï
1.1.1.0
Caáp 4
(Goùi coâng vieäc)
Nhieäm vuï
1.1.2.0
Hoaït ñoäng
1.2.0.0
Nhieäm vuï
1.3.1.0
1.3.2.1WP
Hoaït ñoäng
1.3.0.0
Nhieäm vuï
1.3.2.0
1.3.2.2WP
Hoaït ñoäng
1.4.0.0
Nhieäm vuï
1.3.3.0
1.3.2.3WP
Hoaït ñoäng
1.5.0.0
WBS dự án xây dựng ngôi nhà
WBS DẠNG KHỐI
Ngoâi nhaø
1.0.0
Xaây döïng
1.1.0
Moùng
1.1.1
HT nöôùc
1.2.0
Töôøng/Traàn
1.1.2
Caáp nöôùc
1.2.1
Thoaùt nöôùc
1.2.2
HT Ñieän
1.3.0
Daây daãn
1.3.1
Thieát bò
1.3.2
WBS – SỰ PHÂN CHIA THEO ĐỀ MỤC
1.0.0 Dự án xây nhà
1.1.0 Công trình xây dựng
1.1.1 Đổ móng
1.1.2 Tường và trần
1.2.0 Hệ thống nước
1.2.1 Cấp nước
1.2.2 Thoát nước
1.3.0 Hệ thống điện
1.3.1 Dây dẫn
1.3.2 Thiết bị
10.00.00 Dự án xây dựng nhà ở
11.00.00 Chuẩn bị mặt bằng
12.00.00 Xây nhà
13.00.00 Nội thất
14.00.00 Hoàn thiện
11.10.00 họp với đ.phương
12.10.00 Đổ móng
13.10.00 Điện
14.10.00 ...
11.20.00 đo đạc, vệ sinh
12.20.00 Làm tầng 1
13.20.00 Nước
14.20.00 …
11.30.00
12.30.00 Làm tầng 2
13.30.00 …..
14.30.00 …
11.31.00
11.32.00
11.32.10
11.32.20
11.32.21
11.32.32
12.31.00
12.31.10
12.32.20
120 trđồng
150 trđồng
12.32.21
12.32.22
12.32.00
12.40.00 …
WBS DAÏNG PHAÂN CHIA THEO ÑEÀ MUÏC
1.0.0 DA THÖÙ BA CAÁP NÖÔÙC VAØ VEÄ SINH CAÙC THÒ XAÕ, THÒ TRAÁN (TPTWSSP)
1.1.0 Caùc coâng taùc khôûi ñaàu
1.1.1 Thaønh laäp PCU vaø PPMU
1.1.2 Thöông löôïng vay voán
1.1.3 Löïa choïn vaø chæ ñònh tö vaán giaùm saùt vaø thieát keá
1.1.4 Hoã trôï vaø ñònh höôùng DA
1.2.0 Chöông trình nhaän thöùc veà söùc khoûe cuûa tænh (PHAP)
1.2.1 Thaønh laäp vaø thieát keá PHAP
1.2.2 Chuyeån giao PHAP
1.2.3 Chöông trình tín duïng veä sinh
1.3.0 Caáp nöôùc
1.3.1 Thu hoài ñaát
1.3.2 Khaûo saùt (ñòa hình, ñòa chaát, kieåm ñònh nöôùc …
1.3.3 Chöông trình UFW
1.3.4 Ñieàu tra/kieåm ñònh maïng caáp nöôùc
1.3.5 Thieát keá chi tieát heä thoáng caáp nöôùc
1.3.6 Hôïp ñoàng ñaáu thaàu caïnh tranh quoác teá ICB
1.3.7 Hôïp ñoàng ñaáu thaàu caáp nöôùc caïnh tranh trong nöôùc LCB
WBS DAÏNG LIEÄT KEÂ
1.0.0 DA THÖÙ BA CAÁP NÖÔÙC VAØ VEÄ SINH CAÙC THÒ XAÕ, THÒ TRAÁN
(TPTWSSP)
1.4.0 Thoaùt nöôùc vaø veä sinh (D & S)
1.4.1 Thieát keá chi tieát caùc coâng trình D & S
1.4.2 Hôïp ñoàng ñaáu thaàu caïnh tranh trong nöôùc LCB
1.4.3 Caûi thieän D & S
1.4.4 Caùc hoaït ñoäng veä sinh khu vöïc tö vaø coâng trong nöôùc
1.5.0 Xaây döïng naêng löï vaø hoã trôï thöïc hieän
1.5.1 Thieát keá chöông trình ñaøo taïo vaø ñaøo taïo chính thöùc
1.5.2 Ñaøo taïo taïi nôi laøm vieäc
NHAÄN DAÏNG MOÄT WBS TOÁT
Moät goùi coâng vieäc ñöôïc xaùc ñònh roõ raøng coù caùc ñaëc ñieåm sau:
– Chaát löôïng vaø möùc ñoä hoaøn thaønh cuûa noù coù theå ño ñöôïc moät caùch
deã daøng.
– Noù coù söï kieän baét ñaàu vaø keát thuùc.
– Noù quen thuoäc ñoái vôùi nhoùm döï aùn; thôøi gian, chi phí vaø caùc nguoàn
nhaân löïc coù theå ñöôïc döï tính moät caùch deã daøng.
– Noù bao goàm caùc coâng vieäc coù theå quaûn lyù, coù theå ño ñöôïc vaø caùc
coâng vieäc naøy ñoäc laäp vôùi caùc coâng vieäc cuûa hoaït ñoäng khaùc.
– Noù thöôøng goàm moät chuoãi caùc coâng vieäc lieân tuïc töø khi baét ñaàu ñeán
khi keát thuùc
PHÁT TRIỂN WBS
Cái gì sẽ được làm?




Dự án và các hoạt động cuả nó có thể được phân tích theo
kết quả hoặc theo các chức năng được yêu cầu.
Không nhất thiết phân chia tất cả các thành phần của WBS
ở cùng một cấp độ
Các thành phần theo cấp bậc trong WBS có mối liên hệ
“Mẹ/con”
Chúng ta có thể ngừng tiến trình chia nhỏ WBS khi chúng
ta tìm thấy mức độ chi tiết cần thiết (Việc ngừng tiến trình
có thể tuỳ thuộc vào mục đích của WBS và tuỳ thuộc vào
từng pha cuả dự án).
GÓI CÔNG VIỆC TRONG WBS
(Work package in WBS)
Gói công việc là cấp thấp nhất của WBS. Một gói công việc được xác
định một cách rõ ràng sẽ có những đặc điểm sau :






Định nghiã được công việc (Cái gì – What)
Chỉ ra thời gian để hoàn thành gói công việc (Bao lâu – How long)
Chỉ ra ngân sách theo từng thời đoạn để hoàn thành gói công việc (Chi
phí – Cost)
Chỉ ra những nguồn lực cần có để hoàn thành gói công việc (Bao nhiêu
– How much)
Chỉ ra trách nhiệm cuả từng người đối với từng công việc (Ai –Who)
Chỉ ra những điểm cần giám sát đối với việc đo lường tiến trình
PHÁT TRIỂN WBS - THỦ TỤC

Động não các nhiệm vụ và các hoạt động cần được thực
hiện để hoàn thành mục tiêu dự án


Sắp xếp theo cấu trúc có thứ bậc của WBS


Ghi mỗi hoạt động hoặc nhiệm vụ lên một card, bắt
đầu với một động từ
Dán tất cả những tấm card lên tường, bắt đầu sắp
xếp theo mục tiêu dự án
Kiểm tra WBS là chính xác, logic và hoàn chỉnh

Có một sự phân nhóm các hoạt động trên tường.
Thêm vào, bổ sung, xoá bỏ hoặc di chuyển các tấm
card cho đến khi có được WBS chính xác, logic và
hoàn chỉnh
WBS THÀNH CÔNG




Thực trạng và sự hoàn thành cuả dự án có thể được đo
lường một cách dễ dàng
Nó quen thuộc với đội dự án. Thời gian, chi phí và những
nguồn lực khác có thể được ước lượng môt cách dễ dàng
Nó bao hàm sự phân công công việc mà có thể quản lý, có
thể đo lường và độc lập với sự phân công công việc trong
những hoạt động khác
Thông thường, nó sẽ tạo thành một dòng công việc liên tục
từ khi bắt đầu đến khi kết thúc
ANH/CHỊ LẬP WBS VỀ TỔ CHỨC MỘT HỘI NGHỊ VỀ
MARKETING ON LINE
THỦ TỤC 5-BƯỚC:
VÍ DỤ VỀ TỔ CHỨC MỘT HỘI NGHỊ
1. Chia dự án theo những mục tiêu chính của nó
1.1 Phát triển một chương trình
1.2 Xác lập nơi và ngày tổ chức hội nghị
1.3 Thiết kế và thực hiện kế hoạch tiếp thị
THỦ TỤC 5-BƯỚC:
VÍ DỤ VỀ TỔ CHỨC MỘT HỘI NGHỊ
2. Phân chia các mục tiêu theo công tác
1.1 Phát triển một chương trình
1.1.1
1.1.2
1.1.3
Thiết lập chủ đề và đề tài
Tìm kiếm người thuyết minh
Chuẩn bị các tài liệu của hội nghị
1.2.1
1.2.2
1.2.3
Xác lập ngày diễn ra hội nghị
Lựa chọn và giao phó các công việc cho nơi tổ chức hội nghị
Xác nhận về các công việc đã sắp xếp
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.3.4
Soạn thảo và in ấn Brochure của hội nghị
Quảng cáo
Hộp thư của hội nghị
Tiếp nhận và hồi báo về việc đăng ký tham dự hội nghị
1.2 Xác lập nơi và ngày tổ chức hội nghị
1.3 Thiết kế và thực hiện kế hoạch tiếp thị
THỦ TỤC 5-BƯỚC:
VÍ DỤ VỀ TỔ CHỨC MỘT HỘI NGHỊ
3. Kiểm tra mỗi hành động theo sự phù hợp với đặc trưng
của công tác và tiến hành phân chia chi tiết những công
việc chưa xác định được
1.1.3
Chuẩn bị tài liệu cho hội nghị
1.1.3.1
1.1.3.2
Nhận được tài liệu từ người thuyết trình
Chuẩn bị và in ấn sổ tay của hội nghị
WBS WORKSHEET
M aõhieä
u coâ
ng
taù
c (WBS)
1.1.
1.2
1.3
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.3.1
1.1.3.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.3.4
WBS Worksheet - Hội nghị
Teâ
n döïaù
n
Hoä
i nghòhaø
ng naê
m cuû
a
ABC
M ieâ
u taûcoâ
ng taù
c
Soaïn thaû
o chöông trình
Xaù
c ñònh ngaø
y dieã
n ra hoä
i nghò
Thieá
t keávaøthöïc hieä
n keáhoaïch tieá
p thò
Thieá
t laä
p chuûñeàvaøñeàtaø
i
Tìm kieá
m ngöôø
i thuyeá
t trình
Chuaå
n bòcaù
c taø
i lieä
u cuû
a hoä
i nghò
Nhaä
n ñöôïc taø
i lieä
u töønhöõ
ng ngöôø
i thuyeá
t trình
Chuaå
n bòvaøin aá
n soåtay cuû
a hoä
i nghò
Xaù
c laä
p ngaø
y toåchöù
c hoä
i nghò
Löïa choïn vaøgiao phoùnhieä
m vuïcho nôi toåchöù
c hoä
i nghò
Xaù
c nhaä
n caù
c coâ
ng vieä
c ñaõsaé
p xeá
p
Soaïn thaû
o vaøin aá
n Brochure cuû
a hoä
i nghò
Quaû
ng caù
o
Hoä
p thö cuû
a hoä
i nghò
Nhaä
n vaøhoà
i baù
o veàsöï ñang kyùtham döï
Ngöôø
i laä
p
Nguyeã
n Baû
o
K hanh
Ngaø
y:
5/10/2006
Pheâduyeä
t
Nguyeã
n Anh
Tuaá
n
Ngaø
y:
6/10/2006
Tôøsoá1/1
GÑDA: Nguyeã
n Baû
o K hanh
Caù
c ñaë
c tröng
1
2
3
4
Y
N
N
N
Y
Y
Y
N
Y
N
N
N
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
N
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Chuùgiaû
i veàcaù
c ñaë
c tr öng cuû
a coâ
ng taù
c
1
2
3
4
Tình tr aïng /söïhoaø
n thaø
nh coùtheåño löôø
ng
Ñònh nghóa r oõr aø
ng caù
c söïkieä
n baé
t ñaà
u vaøkeá
t thuù
c
Ñaõöôù
c löôïng thôø
i gian vaøchi phí moä
t caù
ch deådaø
ng
Söïphaâ
n coâ
ng laøcoùtheåquaû
n lyù
, coùtheåño löôø
ng, coù
theåtích hôïp vaøñoä
c laä
p
KEÁ HOAÏCH TOÅ CHÖÙC HOÄI NGHÒ
Soaïn thaûo chöông
trình
TL CHUÛ
ÑEÀ & ÑEÀ
TAØI
TÌM NGÖÔØI
THUYEÁT TRÌNH
Löïa choïn ngaøy vaø
nôi TCHN
CHUAÅN BÒ
TAØI LIEÄU
HOÄI NGHÒ
NHAÄN ÑÖÔÏC CAÙC
TAØI LIEÄU
CHOÏN
NGAØY TC
HOÄI NGHÒ
CHUAÅN BÒ & IN
AÁN SOÅ TAY HN
CHOÏN NÔI
TOÅ
CHÖÙC HN
Thieát keá vaø thöïc hieän
KH tieáp thò
SOAÏN THAÛO
& IN BROCHURE
QUAÛNG
CAÙO
TL HOÄP
THÖ HOÄI
NGHÒ
TIEÁP NHAÄN
DS ÑAÊNG KYÙ
BIEÅU ÑOÀ TRAÙCH NHIEÄM
Ma trận trách nhiệm
Công việc
Lập kế hoạch
dự án
Tổng
giám
đốc
công ty
PD
Giám
Kỹ sư
Kế toán
đốc dự trưởng dự trưởng dự
án
án
án
Trưởng
bộ phận
kinh
doanh
Trưởng
bộ phận
kinh
doanh
GS
TT
YK
YK
YK
Xác định
WBS
CĐ
TT
YK
YK
YK
Ước tính chi
phí
GS
CĐ
TT
YK
YK
Lập kế hoạch
thị trường
PD
CĐ
YK
TT
YK
Lập tiến độ
PD
CĐ
YK
YK
TT
CÔNG VIỆC
STT
WBS
1
1
2
1.1
KÝ KẾT HỢP ĐỒNG VỚI CHỦ ĐẦU TƯ
Tiếp nhận hợp đồng
3
1.2
Thương thảo, ký kết hợp đồng
4
2
5
2.1
Tiếp nhận mặt bằng
6
2.2
Họp toàn bộ các bên liên quan
7
2.3
Khảo sát lại địa hình
8
2.4
9
2.5
Thống nhất ý tưởng thiết kế và nhiệm vụ thiết kế
Bố trí vị trí và thiết kế sơ bộ
10
2.6
Tiến hành thực hiện các thủ tục pháp lý
11
2.7
Lập khái toán
12
3
13
3.1
Chuẩn bị mời thầu
14
3.2
Mời thầu
15
3.3
Chấm thầu
16
3.4
Lựa chọn nhà thầu trúng thầu và ký kết hợp đồng
THỰC HIỆN CÁC THỦ TỤC CHUẨN BỊ
LỰA CHỌN NHÀ THẦU THIẾT KẾ
GHI CHÚ
Ban điều hành chịu
trách nhiệm
Ban điều hành (Giám
đốc ĐH) tiến hành họp
tổng thể các ban, phân
công nhiệm vụ cho
từng ban
Ban kỹ thuật, ban thông
tin, ban tư vấn trình lên
ban điều hành
17
4
18
4.1
19
4.2
20
5
21
5.1
THIẾT KẾ KỸ THUẬT THI CÔNG
Nhà thầu thiết kế thực hiện công việc
BQL phối hợp với nhà thầu thiết kế để lựa chọn,
chỉnh sửa phương án thiết kế
THẨM ĐỊNH THIẾT KẾ
Kết hợp chủ đầu tư duyệt bản thiết kế
Tŕnh chủ đầu tư, giải ngân chi phí thiết kế.
22
5.2
23
6
24
7
25
7.1
26
7.2
27
7.3
LẬP DỰ TOÁN CHI TIẾT
Các ban hoàn thành
nhiệm vụ của mình
dưới sự giám sát Ban
kiểm tra và giám sát
Các ban điều hành,
thiết kế, tư vấn, thông
tin và tài chính chịu
trách nhiệm
Ban tài chính
LỰA CHỌN NHÀ THẦU THI CÔNG
Trưởng các ban tiến
hành họp tiểu ban, kiểm
Chuẩn bị hồ sơ mời thầu thi công các hạng mục tra nhiệm vụ cho từng
thành viên
công trình
Phát hành hồ sơ mời thầu và chấm thầu
Lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng
Ban điều hành dự án
28
8
29
8.1
30
8.2
31
8.3
32
8.4
33
8.5
34
8.6
35
8.7
36
9
37
9.1
TRIỂN KHAI THI CÔNG XÂY DỰNG CÔNG
TRÌNH
Thi công xây dựng toà nhà chính
Thi công XD các sân chơi thể thao ngoài trời
Thi công xây dựng khu văn hóa
Thi công xây dựng khu cung cấp điện nước
Kiểm tra và giám sát công việc của các nhà thầu
Lập kế hoạch tài chính và giải ngân cho nhà thầu
Kiểm soát chất lượng và tiến độ công tŕnh
GIAI ĐOẠN KẾT THÚC DỰ ÁN
Nghiệm thu, bàn giao và quyết toán công trình
Tổng kết thành quả dự án
38
9.2
Thi công xây dựng công
trình là công việc của
nhà thầu thi công.
và kết thúc dự án
- Nghiệm thu công trình
và quyết toán với chủ
đầu tư
- Ban QLDA họp tổng
kết dự án
TỔ CHỨC






Ai sẽ chịu trách nhiệm thực
hiện các công việc?
Xác định nhu cầu nhân sự
Tuyển dụng giám đốc dự án và đội dự án
Tổ chức đội dự án
Phân công công việc/Trách nhiệm/Quyền hạn
cho các thành viên trong đội dự án
Hoạch định sự phối hợp và sự truyền thông với
các thành viên có liên quan đến dự án
Công cụ : sơ đồ trách nhiệm
SƠ ĐỒ TRÁCH NHIỆM
(RC - Responsibility chart)
°
°
°
RC là một công cụ hoạch định và quản lý mà nó phân
công cho các thành viên đội dự án các trách nhiệm khác
nhau với sự chú ý đến các hoạt động dự án
Cấu trúc phổ biến của RC là một bản mà ở đó các cột
tương ứng với từng thành viên riêng biệt và các dòng
tương ứng với các nhiệm vụ dự án
Các trách nhiệm quy ước : quan trọng nhất , quan trọng
thứ hai (Trợ giúp), chấp thuận, thông báo, giám sát, kiểm
tra,...
SƠ ĐỒ TRÁCH NHIỆM
WBS
Caùc thaønh vieân trong ñoäi döï aùn
Giaùm ñoác
döï aùn
1.1.0
R
1.2.1
Thaønh
vieân 1
Thaønh
vieân 2
Thaønh vieân
3
S
R
1.2.2
Caùc thaønh vieân chuû choát
beân ngoaøi
Nhaø taøi
Chuyeân gia
trô
chaát löôïng
A
S
R
1.3.0
A
R
1.4.0
C
S
C
C
R = Responsible (Trách nhiệm)
C = Consult (Tư vấn)
S = Support (Hổ trợ)
A = Approval (Chấp thuận)
HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC
Xác định các nguồn lực mà bạn cần để thực hiện các
hoạt động của dự án: Nhân lực và nguồn lực không phải
là nhân lực

Ước lượng chi phí và phối hợp trong ngân sách dự án
Thiết lập hệ thống kiểm soát tài chính (nguyên tắc, trách
nhiệm,…)
Hoạch định tài trợ (ở đâu, khi nào, bao nhiêu , cho cái gì)
Chuẩn bị dự báo dòng tiền dự án ngoài dự kiến

Công cụ: KẾ HOẠCH SỬ DỤNG NGUỒN LỰC



Mẫu Kế hoạch sử dụng nguồn lực –
Nhân lực
WBS
Hoaït
ñoäng
Kyõ
naêng
yeâu
caàu
Teân
nhaân
löïc
Möùc ñoä
kyõ naêng
2.1
Vieát ND
Mar
Mar
Chuyeân
gia
2.2
Vieát ND
HR
HR
2.3
Bieân taäp
caùc ND
Bieân
taäp TL
Keát quaû
kyø voïng
Noäi dung
Mar cho
Website
Soá
ngaøy
noå löïc
Ngaøy
baét
ñaàu
Ngaøy
keát
thuùc
Chi phí
10
5000
Trung caáp Noäi dung
HR cho
Website
8
4000
Chuyeân
gia
5
2500
Noäi dung
ñaõ bieân
taäp cho
Website
Mẫu Kế hoạch sử dụng
nguồn lực không phải nhân lực
WBS
Hoaït ñoäng
Nhu caàu
nguoàn löïc
Thôøi gian
söû duïng
Thôøi haïn
caàn
Mẫu kế hoạch sử dụng nguồn lực
WBS
Nhân lực
Người Người
phụ
tham
trách
gia
1.1.0
1.2.0
1.3.1
1.3.2
1.4.0
Nguồn lực
Nhu
cầu
đào
tạo
Cơ sở Trang
vật
thiết
chất
bị
Tài
liệu
…
Chi
phí
ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ
°
°
°
Ước lượng chi phí là tiến trình phát triển việc đánh giá các
nguồn lực yêu cầu (Thường tính bằng tiền) để hoàn thành
dự án
Ước lượng chi phí dự án thường theo tiến trình từ dưới lên,
bắt đầu với WBS và yêu cầu nguồn lực cho các gói công
việc và chi phí nguồn lực. Kết quả là ngân sách dự án với
những chi tiết ủng hộ, những lời giải thích và một kế hoạch
quản lý chi phí
Khả năng leo thang chi phí nên được xem xét và sự cho
phép phù hợp nên được bổ sung để ước lượng chi phí ban
đầu
CÁC LOẠI CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN
1. Chi phí trực tiếp :

Thường tính theo từng gói công việc
 Chi phí lao động
 Chi phí nguyên vật liệu
 Chi phí thiết bị
 Chi phí trực tiếp khác
2. Chi phí quản lý dự án (Project overhead costs)
Phục vụ cho hoạt động dự án tổng thể
(tư vấn, lương giám đốc dự án, huấn luyện, tham quan)

3. Chi phí quản lý chung (G&A overhead costs)

Phân bổ một phần cho dự án theo tỷ lệ thích hợp
MỤC TIÊU ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ
°
Để đảm bảo khả năng tồn tại



°
°
Cung cấp thông tin cho việc định giá (bao gồm giá đấu
thầu và, những thoả thuận,…)
Phục vụ như là một công cụ quản lý



°
Nghiên cứu khả thi
Hoạch định các nguồn lực
Phân tích lợi ích/chi phí
Quản lý và kiểm soát chi phí
Quản lý rủi ro
Hoạch định ngân sách
Những mục tiêu khác?
TIÊU CHUẨN CHO VIỆC ƯỚC
LƯỢNG CHI PHÍ DỰ ÁN TỐT
°
°
°
°
°
°
Chính xác
Thực tế
Phù hợp
Minh bạch
Hiệu quả - chi phí
Dẫn chứng minh hoạ thuyết phục
Điều chỉnh và thuyết minh
các ước lượng chi phí
°
°
Tiến trình thiết kế chi phí nhằm khai thác một sản phẩm
hoặc dịch vụ khác nhau không đáng kể để đáp ứng mục
tiêu chi phí
 Lặp đi lặp lại tiến trình ước lượng
 Có thể thực hiện giảm chi phí bằng cách cải tiến tiến
trình, lập lại tiến độ,…
Thuyết minh chi phí
 Liệt kê các giả định và các thông số đã sử dụng
 Thuyết minh những thông số và những giả định
 Mô tả và phân tích nguồn gốc của các kết quả và tiến
trình thiết kế chi phí
BÁO CÁO ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ
°
°
°
°
°
°
°
Giới thiệu, thời hạn và những căn cứ
Những giả định và nguyên tắc cơ bản
Mô tả dự án, kết quả và phạm vi của nó
Phân tích chi phí chi tiết (Theo thành phần công việc, theo thành phần
chi phí, Theo từng giai đoạn tiến độ)
Tóm tắt việc ước lượng chi phí
Những giả định và những thông số cơ bản đã sử dụng trong ước lước
lượng
 Tiền lương cho các loại kỹ năng lao động và mức độ kỹ năng
 Chi phí đơn vị thiết bị và nguyên vật liệu đã sử dụng
 Tỷ lệ lạm phát và hệ số điều chỉnh khác đã sử dụng
 Tỷ lệ chi phí quản lý dự án và chi phí chung đã sử dụng và phân tích
Phụ lục : những tài liệu tham khảo
DỰ TOÁN NGÂN SÁCH DỰ ÁN
°
Ước lượng chi chí cơ bản


°
°
°
Ước lượng từ dưới lên dựa theo WBS : bằng tổng các ước lượng chi phí
của từng gói công việc và chi phí phối sáp nhập
Đối với mỗi gói công việc, ước lượng cơ bản trình bày chi phí thích hợp
nhất nếu tất cả những giả định được đáp ứng
Dự phòng khoản chi tiêu bất ngờ : tạo ra quỹ dự phòng cho những
sai lệch về chi phí mà nó có khả năng xảy ra nhưng không thể chỉ ra
một cách rõ ràng khi ước lượng chi phí
Ngân sách dự án = Ước lượng cơ bản+ Dự phòng chi tiêu bất ngờ
Quỹ dự phòng quản lý : quỹ bổ sung dự phòng gắn liền với sự quản
lý
°
°
Để đối phó với những sự kiện bất ngờ
Cải tiến khả năng hoàn thành dự án
THAÛO LUAÄN
ƒAnh/ Chò haõy gôïi nhôù laïi moät döï aùn gaàn ñaây maø
anh/chò ñaõ tham gia, töø ñoù xaây döïng laïi caáu truùc
phaân vieäc cuûa döï aùn naøy vaø sô ñoà traùch nhieäm
cuûa döï aùn
Trình tự:
OBS
Xác lập
ma trận
trách nhiệm
X
WBS
Phân tích dự án thành các
gói công việc/công việc
Lập danh mục và
mã hóa công việc
Xác định
dữ liệu
liên quan
đến công
việc
(thời gian
nguồn lực)
… Tiên liệu trước những khoản chi không rõ …
Ngân sách dự án:
Kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự án nhằm đảm bảo
thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, tiến độ và đảm bảo yếu tố kỹ thuật của
dự án.
Đặc điểm ngân sách dự án:
 Phụ thuộc kế hoạch, mục tiêu và nguồn quỹ tổ chức
 Mang tính ước tính, giả thuyết
 Ngân sách phải linh hoạt, có thể điều chỉnh được
Ngân sách
Lập ngân sách:
Phương pháp từ trên
xuống
Phương pháp từ
dưới lên
Ngân sách
Vd: Bạn muốn trang trí lại nội thất căn hộ của bạn do Công ty
Phú Mỹ Hưng xây thô bạn áp dụng phương pháp lập ngân
sách nào?
GV: Ths Ho Nhat Hung
52
Vd: Bạn muốn trang trí lại nội thất căn hộ của bạn do Công ty
Phú Mỹ Hưng xây thô bạn áp dụng phương pháp lập ngân
sách nào?
Bạn nên áp dụng phương pháp lập ngân sách từ trên xuống
dưới, bởi vì với một số tiền nhất định, bạn có thể mua thiết
bị và trang trí lại nội thất phù hợp với khả năng tài chính
của mình. Chẳng hạn ốp loại gạch nào? Mua đồ gỗ ra sao?
Lắp đặt tủ bếp như thế nào? Sau đó tìm đội thầu và ký kết
hợp đồng.
GV: Ths Ho Nhat Hung
53
Phương pháp kết hợp
Ngân sách
Ước lượng các yếu tố chi phí
Chi phí
đầy đủ
Chi phí
trực tiếp
Chi phí
vật liệu
Chi phí
lao động
Chi phí
chung
Chi phí
máy
Lợi nhuận
định mức
+ thuế
Các vấn đề mấu chốt



Kế hoạch dự án được lập thế nào?
Cơ cấu phân chia công việc để làm gì?
Ngân sách dự án được xác định thế
nào?
10.00.00 Dự án xây dựng nhà ở
11.00.00 Chuẩn bị mặt bằng12.00.00 Xây nhà
13.00.00 Nội thất 14.00.00 Hoàn thiện
11.20.00 đo đạc, vệ sinh 12.20.00 Làm tầng 1
13.10.00 Điện
...
13.20.00 Nước
11.30.00
13.30.00 …..
…
11.10.00 họp với đ.phương12.10.00 Đổ móng
12.30.00 Làm tầng 2
11.31.00
11.32.00
11.32.10
11.32.20
11.32.21
11.32.32
12.31.00
12.31.10
12.32.20
12.32.21
12.32.22
12.32.00
12.40.00 …
…
14.10.00
14.20.00
14.30.00
Câu 31. Cho cơ cấu phân chia công việc của một dự án như sau
(đơn vị tính:tỷ VNĐ)
Chi phí của phần từ 1.2.2.0 trong WBS là:
WBS
Triệu ( ĐVN)
1.00.00
1.1.0
25
1.1.1
1.1.2
12
1.2.0
1.2.1
16
1.2.2.0
A.50
C.30
1.2.2.1
20
1.2.2.2
30
B. Không thể xác định
D.20
Câu 312 Cho cơ cấu phân chia công việc của một dự án như sau
(đơn vị tính:tỷ VNĐ)
Chi phí của phần từ 1.1.1 trong WBS là:
WBS
Triệu ( ĐVN)
1.00.00
1.1.0
25
1.1.1
1.1.2
12
1.2.0
1.2.1
16
1.2.2.0
A.14
C.13
1.2.2.1
20
1.2.2.2
30
B. Không thể xác định
D.20

similar documents