Caso Práctico - Servicio Nacional de Contratación Pública

Report
Capacitación para usuarios
finales en el uso de la
herramienta SAP Business
Explorer
Octubre 2013
Agenda
• Definición de la herramienta SAP Business Objects
Explorer.
• Funcionalidades: Consultas, búsquedas y descargas
• Espacios de Exploración a partir de universos
definidos.
• Vistas de Exploración. Diseño de vistas, filtros
(tablas, gráficos y mapas).
• Caso práctico (Espacios de Exploración y Vistas de
Exploración)
¿Qué es SAP Business
Objects Explorer?
“Es una aplicación de búsqueda de datos
que permite explorar la información
corporativa de forma rápida y directa”
¿Para qué sirve SAP
Business Objects Explorer?
 Búsqueda de datos relevantes almacenados en un
conjunto de datos coherentes y significativos.
 Análisis visual de información a través de
visualizaciones avanzadas o gráficos.
 Búsqueda de palabras clave relacionadas con una
temática empresarial, con el fin de recuperar los
espacios de información que contienen los datos de
interés.
¿Para qué sirve SAP
Business Objects Explorer?
Espacios de
Información
• Es una colección de objetos que asigna datos
de la empresa para una actividad u
operación empresarial, por ejemplo,
proceso, tipo de proceso, proveedor,
empresa,
estadísticas
procesos
de
contratación.
Vistas de
Exploración
• Sirven para mostrar un análisis detallado en
una área de datos concreta, por ejemplo, un
conjunto de vistas de exploración para
analizar los Procesos de Contratación Pública
2013.
¿Para qué sirve SAP
Business Objects Explorer?
UNIVERSOS DE INFORMACIÓN
Subasta
Inversa
Electrónica
Subasta
Inversa
Corporativa
Procesos de
Contratación
PAC
Resumen de
Procesos de
Contratación
Catálogo
Electrónico
Espacios de Información
Vistas de Exploración
Cotización
Ferias
Inclusivas
¿A quién está dirigido SAP
Business Objects Explorer?
• Usuarios que realizan búsquedas en espacios
de información, exploran los datos que
contienen y, en ocasiones, exportan dichos
datos a otras aplicaciones.
• Usuarios que crean espacios de información
basándose en los datos disponibles de
universos de SAP Business Objects.
¿Cómo aplica el SERCOP
esta herramienta?
• Publicación de información estratégica para el
acceso rápido y ágil de la ciudadanía y
entidades de control.
• Motor de búsqueda de información relevante.
FUNCIONALIDADES
SAP Business Explorer
Búsqueda de Información
“Búsqueda de datos relevantes almacenados en
un conjunto de datos coherentes y
significativos”
Ejemplo
Búsqueda de información relevante respecto a
los procesos de contratación de Subasta Inversa
Electrónica en el 2011
Búsqueda de Información
1. En el portal http://portal.compraspublicas.gob.ec/incop/
Ingresar a la Plataforma SAP Business Objects
mediante el ícono.
Búsqueda de Información
2. En la sección Análisis SERCOP, seleccionar la
opción 2 “Reportes Sistema de Contratación
Pública”
Búsqueda de Información
3. Elija opción Aplicaciones -> Explorer
Búsqueda de Información
4. Escriba una frase de búsqueda en el cuadro
"Buscar". Por ejemplo: “Subasta Inversa Electrónica
2011”
Búsqueda de Información
5. Haga clic en Buscar.
Búsqueda de Información
6. Haga clic en Buscar.
Búsqueda de Información
Ranking de Espacios y Vistas de Exploración que
contienen información relevante acerca de “Subasta
Inversa Electrónica 2011”
Búsqueda de Información
Para recordar
• Los resultados de la búsqueda se muestran en la
ficha "Resultados de la búsqueda".
• La relevancia de las palabras clave determina el
orden de los Espacios de información (ranking) y se
les asigna una puntuación.
• Si hay muchos espacios de información en los
resultados, aparece una barra de desplazamiento
para permitir la navegación
Búsqueda de Información
Para recordar
• Utilice comodines en la búsqueda (similar al
buscador Google)
Recupere contenido que coincide con una o varias
palabras de una cadena. Por ejemplo: Subasta Inversa
Devuelve el contenido que incluye tanto Subasta
como Inversa, o que contiene ambas palabras.
Búsqueda de Información
Para recordar
• Utilice comodines en la búsqueda (similar al
buscador Google)
No recupera el contenido que coincide con palabras
concretas. Por ejemplo: Subasta - Ambato - Machala
Devuelve el contenido que incluya el contenido de
Subasta que no incluye ni Ambato ni Machala.
Búsqueda de Información
Para recordar
• Utilice comodines en la búsqueda (similar al
buscador Google)
Recupera el contenido que incluye las palabras que
empiezan por una cadena específica. Por ejemplo: BANC*
Devuelve BANCHON, BANCO ONCOLÓGICO, BANCO
DEL ESTADO.
Búsqueda de Información
Para recordar
• Utilice comodines en la búsqueda (similar al
buscador Google)
Recupera el contenido que incluye todas las palabras.
Por ejemplo: “Subasta Inversa Corporativa”
Devuelve los espacios de exploración que contienen
todas las palabras Subasta, Inversa y Corporativa.
Búsqueda de Información
Para recordar
• Sugerencia Ortográfica. El buscador de
Explorer sugiere correcciones ortográficas.
Por ejemplo: “Subasta Inversa Corporatiña”
El buscador sugiere “Subasta Inversa Corporativa”
Espacios de Información
“Colección de objetos que asigna datos de la
empresa para una actividad u operación
empresarial”
Ejemplo
CONTRATACIÓN PÚBLICA
Espacios de Información
Espacios de Información
Panel de Indicadores
 Selecciones el indicador a
analizar.
Por ejemplo: Valor Adjudicado
Espacios de Información
Barra de Herramientas





Panel de Restricciones
Favoritos
Exportar Datos
Administración de Vistas
Opción de Búsqueda
Espacios de Información
Panel de Restricciones
 Las restricciones contienen los objetos
del origen de datos que puede utilizar
para navegar. También se los conoce
como Filtros.
Por ejemplo: Año de Adjudicación
Espacios de Información
Restricciones
 En este panel aparecen las
restricciones o filtros
seleccionados a partir del
Panel de Restricciones.
Por ejemplo: Año = 2012
Espacios de Información
Panel de Análisis de Datos
 Panel de Gráficos
 Panel de Tablas
Vistas de Exploración
“Análisis detallado en una área de datos
concreta, por ejemplo, un conjunto de vistas de
exploración”
Ejemplo
RESUMEN CONTRATACIÓN PÚBLICA
Vistas de Exploración
Panel de Exploración




Gráficos
Mapas
Tablas
Filtros o Excepciones
CASO PRÁCTICO
SAP Business Explorer
Planteamiento
 Se requiere comparar y analizar los siguientes indicadores: valor adjudicado,
presupuesto y ahorro (rebaja presupuestaria). La información será analizada
a nivel general y detallado en el contexto de los procesos de contratación.
 Se desea analizar dichos indicadores para los últimos 5 años a nivel mensual.
 Se requiere conocer información de la entidad contratante y proveedor que
son los actores principales del proceso de contratación. Específicamente se
necesita conocer el RUC y Razón Social de la entidad contratante y proveedor.
 Además se requiere conocer información asociada al proceso de contratación
como es: código del proceso, provincia, producto que interviene en el proceso
de contratación (CPC a 8 dígitos)
 Finalmente, se requiere analizar los indicadores por tamaño del proveedor, es
decir, si es pequeña empresa, micro empresa, etc.
 IMPORTANTE: Para este análisis no se requiere información de Ferias
Inclusivas y Producción Nacional.
Solución
Procesos de
Contratación
Tipo de
Proceso. Por
ejemplo: Menor
Cuantía
Entidad
RUC y Razón
Social
Proveedor
RUC y Razón
Social
Producto
CPC 8 dígitos
(Nivel 8)
Indicadores
Valor
Adjudicado
Excluir Ferias
Inclusivas y
Producción
Nacional
Obtener
últimos 5 años
Código del
Proceso
Provincia
Presupuesto
Año y Mes de
Adjudicación
Tamaño del
Proveedor
Rebaja
Presupuestaria
Estado
Filtros
Caso Práctico
1. En el portal http://portal.compraspublicas.gob.ec/incop/
Ingresar a la Plataforma SAP Business Objects
mediante el ícono.
Caso Práctico
2. En la sección Análisis SERCOP, seleccionar la
opción 2 “Reportes Sistema de Contratación
Pública”
Caso Práctico
3. Elija opción Aplicaciones -> Explorer
Caso Práctico
4. Elija opción Administrar Espacios y aparecerá la
siguiente pantalla, en la opción Universos
seleccione el universo UNV_RESUMENPROCESO.unx
Caso Práctico
5. Clic en la opción “Nuevo”
Caso Práctico
5. En la pestaña “Propiedades” ingrese información
referente a Nombre, Descripción, Palabras clave
NOTA: El nombre del espacio de exploración debe ser
único, utilizar las siglas de su nombre para el caso
práctico:
Por ejemplo para Juan Pérez: PROCESOS DE CONTRATACIÓN (JPE)
Caso Práctico
6. En la pestaña “Propiedades” ingrese la
información referente a: Carpeta (Carpeta Pública
-> INCOP -> INCOP REPORTES PRESENTACIÓN) ,
Configuración Regional (Spanish)
Caso Práctico
7. En la pestaña “Objetos” seleccionar los
siguientes indicadores:
(Ctrl + Clic Izquierdo sobre el indicador)
- Carpeta Resumen Proceso
- Ahorro
- Valor Adjudicado
- Presupuesto
Opción Agregar Objeto
Caso Práctico
8. Confirmar que se agregaron correctamente los
indicadores seleccionados al panel central:
Opción Agregar Objeto
Lista Indicadores
Caso Práctico
9. Confirmar que se agregaron correctamente los
indicadores seleccionados al panel central:
Opción Agregar Objeto
Lista Indicadores
Caso Práctico
10. En la pestaña “Objetos” seleccionar las
siguientes restricciones:
- Fecha Adjudicación
- Año adjudicación
- Mes adjudicación
- Filtro: 5 años atrás
- Resumen Proceso/Explorer
- Tipo Proceso Explorer
- Tipo de Proceso sin FI y PN
- Resumen Proceso
- Tamaño Proveedor
- Estado de la Compra
Caso Práctico
11. En la pestaña “Objetos” seleccionar las
siguientes restricciones:
- Producto/Clasificación Producto
- Nombre Producto N8
- CPC N8
- Proveedor
- RUC del Proveedor
- Nombre Proveedor
Caso Práctico
12. En la pestaña “Objetos” seleccionar las
siguientes restricciones:
- Persona
- Nombre Entidad
- RUC
- Persona/Ubicación Geográfica
- Provincia
- Solicitud Compra
- Código Proceso
Caso Práctico
13. Definir las Restricciones como Geografía.
Recordar
Para graficar las provincias del Ecuador en un
mapa, se requiere definir la excepción “Provincia”
como Restricción de Tipo “Geografía”
Caso Práctico
14. Seleccionar la Excepción Provincia y en la
sección “Detalles”, se deberá elegir la opción
“Geografía”
Caso Práctico
15. Clic en Opción Validar:
Caso Práctico
16. Confirmar mensaje “La definición de datos es
correcta y no necesita más información”
Caso Práctico
17. Clic en Opción Aceptar:
Caso Práctico
18. En la pantalla de Administración espacios,
seleccionar el espacio de información y hacer clic
en la opción Indexar ahora:
Caso Práctico
19. Aparecerá el siguiente icono si la información
ha sido procesada correctamente.
Caso Práctico
20. Clic en la opción “Actualizar lista” y aparecerá
su espacio de información.
Caso Práctico
21. Ingresar al espacio de exploración.
Caso Práctico
Para recordar
• Los indicadores se refiere a variable numéricas que
serán analizadas en el espacio de información. Por
ejemplo: Ahorro, Valor Adjudicado, Presupuesto
Valor Adjudicado: Identifica el valor adjudicado para un
proceso de contratación en dólares.
Presupuesto: Identifica el valor del presupuesto para un
proceso de contratación en dólares.
Ahorro: Equivale a la diferencia entre el Presupuesto
y Valor Adjudicado
Caso Práctico
Para recordar
• Para buscar datos relevantes sobre el proceso “SRINAC-SUB-026-2008” utilizar la opción “Buscar” de la
pestaña Inicio
Caso Práctico
Para recordar
• Clic en la opción resaltada, en este caso aparece
resaltada la restricción “Código Proceso”
Caso Práctico
Para recordar
• El proceso en mención fue adjudicado en el 2008 al
proveedor ADEXUS, el producto adquirido
corresponde al rubro de SERVIDORES, PARTES Y
PIEZAS. Mediante la herramienta Subasta Inversa
Electrónica fue posible ahorrar $28.000 de un
presupuesto inicial de $115.000.000
Caso Práctico
Análisis Visual
1. En la opción Mostrando: Elegir los Indicadores: Ahorro, Valor
Adjudicado y Presupuesto
Caso Práctico
Análisis Visual
2. En la opción Mostrando elegir como segunda opción Año de
Adjudicación
Caso Práctico
Análisis Visual
3. Elegir el tipo de gráfico “Tendencia”
Caso Práctico
Análisis Visual
4. En la tabla a la izquierda ordenar de menor a mayor haciendo
clic en la flecha situada al lado derecho del “Año Adjudicación”.
Caso Práctico
Análisis Visual
5. Se mostrará el siguiente resultado: Cada variable tiene un
color asignado, para conocer los valores de los indicadores, se
puede utilizar la tabla o se puede colocar el ratón sobre la serie
de datos.
Caso Práctico
Creación de Vistas de Exploración
1. A partir del análisis realizado, se puede generar una vista de
exploración. Haga clic en la opción “Crear conjunto de vistas”
Caso Práctico
Creación de Vistas de Exploración
2. A partir del análisis realizado, se puede generar una vista de
exploración. Haga clic en la opción “Crear conjunto de vistas”
Caso Práctico
Creación de Vistas de Exploración
3. En la pantalla que aparece, al lado izquierdo, se pude observar
la sección “Elementos Visuales”. En esta sección se puede elegir
objetos de tipo Gráfico, Tabla y Restricciones o Filtros.
Caso Práctico
Creación de Vistas de Exploración
4. Para el ejemplo, arrastrar el tipo de objeto “Restricciones”
Caso Práctico
Creación de Vistas de Exploración
5. Arrastrar el objeto al panel hasta que aparezca una marca de
color azulado. Tal como se muestra en la siguiente figura:
Caso Práctico
Creación de Vistas de Exploración
6. Soltar el ratón y aparecerá la siguiente pantalla, ahí se deberá
elegir la opción “Año adjudicación”
Caso Práctico
Creación de Vistas de Exploración
7. Clic en Aceptar y ajustar el ancho de la excepción
manualmente.
Caso Práctico
Creación de Vistas de Exploración
8. Para complementar la vista de Exploración con un Mapa de
Ecuador, se deberán seguir los siguientes pasos:
- Arrastrar desde la sección Elementos Visuales el objeto de
tipo “Gráfico”
- Seleccionar un indicador. Por ejemplo: Valor Adjudicado
Caso Práctico
Creación de Vistas de Exploración
9. Hacer clic en la fecha situada en la parte inferior izquierda del
gráfico y en el primer recuadro elegir “Provincia”
Caso Práctico
Creación de Vistas de Exploración
10. Elegir la opción “Ordenar” para mostrar todas las provincias,
caso contrario aparecerán únicamente las primeras 12
provincias.
Caso Práctico
Creación de Vistas de Exploración
11. Elegir la opción “Cambiar Tipo de gráfico” y Elegir la opción
“Geografía”
Caso Práctico
Creación de Vistas de Exploración
11. Se mostrará el siguiente resultado:
Caso Práctico
Creación de Vistas de Exploración
12. Clic en Guardar, agregar la información de Nombre,
Descripción, Palabra Clave.
Caso Práctico
Creación de Vistas de Exploración
13. Clic en Guardar, agregar la información de Nombre,
Descripción, Palabra Clave.
Caso Práctico
Creación de Vistas de Exploración
14. La Vista de Exploración creada se listará en la Pestaña “Inicio”
opción “Conjuntos de vistas de exploración”
GRACIAS

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