SPM - 211 - HOME Ship Study

Report
ISM CODE
Shipboard Doc
Shipboard Document
Control Procedures
ISM Code
Code 11 Documentation
Beberapa Alasan Mengapa Dokumen
Harus Dikontrol







Diharuskan oleh ISM Code dan Regulasi lainnya.
Untuk menjamin konsistensi (persepsi dan
pelaksanaan)
Sebagai bukti
Untuk bahan evaluasi dan pembelajaran
Otak manusia tidak sanggup untuk mengingat semua
dokumen
Untuk memudahkan kerja
Sudah ada sejak dahulu
Code 11 - Dokumentasi



11.1 Perusahaan harus membuat dan mempertahankan
prosedur untuk mengendalikan semua dokumen dan data
yang berkaitan dengan SMS.
11.2 Perusahaan harus menjamin :
 1. Dokumen yang masih berlaku harus tersedia di tempat
yang sesuai.
 2. Dokumen yang diubah harus tersedia di tempat yang
sesuai.
 3. Dokumen yang kadaluarsa harus segera dihilangkan.
11.3 Dokumen yang digunakan untuk menguraikan dan
melaksanakan SMS dapat disebut “Safety Management
Manual”. Dokumentasi harus dibuat dalam bentuk yang
paling efektif. Setiap kapal harus membawa semua dokumen
yang dianggap perlu.
Prosedur Kontrol Dokumen Kapal



Bagian 1 Prosedur Kontrol Dokumen Manajemen
Keselamatan Kapal
Bagian 2 Prosedur Kontrol Record Manajemen
Keselamatan Kapal
Bagian 3 Prosedur Kontrol Buku dan Publikasi Manajemen
Keselamatan Kapal

Bagian 4
Persedur Kontrol Fleet Circular

Bagian 5 Prosedur Kontrol Dokumen Lokal
Bagian 1
Prosedur Kontrol Dokumen
Manajemen Keselamatan Kapal

1.01 Umum

1.02 Tanggung jawab

1.03 Distribusi di Kapal

1.04 Kontrol Perubahan

1.05 Verifikasi Tahunan

1.06 Penyimpanan Dokumen Manajemen Kapal
1.01 Umum

Dokumen Manajemen Keselamatan terdiri dari :




Policy
Manual
Prosedur
Daftar lengkap tentang Dokumen Manajemen
Keselamatan terdapat pada SPM-001, Appendix 1.
1.02 Tanggung jawab

MASTER bertanggung jawab untuk mengontrol
semua dokumen menajemen keselamatan di
kapal dan melakukan perubahan sesuai dengan
instruksi dari DESIGNATED PERSON.
1.03 Distribusi di Kapal



Setiap kapal mendapatkan 2 (dua) copy Dokumen
Manajemen Keselamatan Kapal.
Dokumen dengan no. copy 1 harus disimpan di
MASTER.
Sedangkan dokumen dengan no. copy 2 ditempatkan di
suatu tempat yang mudah diakses oleh semua crew
kapal.
1.04 Kontrol Perubahan





DESIGNATED PERSON akan memberikan instruksi
secara lengkap kepada MASTER bila terdapat
perubahan pada Dokumen Manajemen.
Perubahan terhadap Dokumen Manajemen Keselamatan
akan dilakukan dengan penyediaan halaman pengganti
yang dibutuhkan.
Perubahan yang dilakukan dengan tulisan tangan
adalah DILARANG.
Lembar amandemen juga akan diberikan setiap terjadi
perubahan.
MASTER harus menjamin bahwa halaman dan lembar
amandemen yang lama telah diganti dengan yang baru.
1.05 Verifikasi Tahunan

Setiap tanggal 1 Januari, MASTER harus
melakukan verifikasi tentang kondisi Dokumen
Manajemen Keselamatan dan melaporkan
hasilnya kepada DESIGNATED PERSON dengan
menggunakan form OP 015.
1.06 Penyimpanan Dokumen
Manajemen Keselamatan



Dokumen Manajemen Keselamatan harus tetap ada di
kapal selama kapal tersebut dikelola oleh Perusahaan.
Dokumen ini adalah aset Perusahaan dan bersifat
rahasia.
Bila kapal akan tidak dikelola oleh Perusahaan lagi
maka , bila tidak ada instruksi lainnya dari Perusahaan,
MASTER harus menjamin bahwa Dokumen
Keselamatan tersebut telah dihancurkan sebelum
melakukan handing over kapal.
Bagian 2
Prosedur Kontrol Record Manajemen
Keselamatan di Kapal

2.01 Umum

2.02 Tanggung jawab

2.03 File dan Penyimpanan Record di Kapal

2.04 Form Perusahaan
2.01 Umum

Daftar macam Record Manajemen
Keselamatan untuk setiap jenis kapal
terdapat dalam SPM 211, Appendix 1.
2.02 Tanggung jawab





MASTER bertanggung jawab untuk menjamin bahwa semua
Record yang disyaratkan oleh Manajemen Keselamatan
harus diisi dengan benar dan dilaporkan kepada Perusahaan
tepat waktu.
MASTER harus memberikan petunjuk dan instruksi yang
diperlukan kepada Officernya dalam mengisi dan kapan
melaporkan Record tersebut kepada Perusahaan.
MASTER harus meneliti dengan cermat semua record yang
dikirimkan kepada Perusahaan, bahwa record tersebut telah
diisi dengan lengkap dan akurat.
MASTER harus menjamin bahwa Record tersebut telah diisi
dengan lengkap dan tandatangani sebelum dikirimkan
kepada Perusahaan.
Kepala Departemen bertanggungjawab untuk
mempersiapkan Record departemennya.
2.03 Pemeliharaan dan Filling



Secara umum, Officer bertanggungjawab untuk
mempersiapkan dan memelihara Recordnya masingmasing.
Pada sebuah kapal yang mempunyai kantor atau tempat
file yang terbatas, maka lemari atau semacamnya dapat
dipakai untuk tempat menyimpan Record yang lengkap.
Lemari tempat penyimpanan Record harus diberi
identitas nama Record yang jelas dan mudah dibaca.
2.04 Form Pelarusahaan


Perusahaan menerbitkan sejumlah Form yang
harus dipakai untuk pe-record-an/pencatatan
dan pelaporan.
Instruksi secra detail tentang pengisian, waktu
pelaporan dan penyimpanan diterangkan di
dalam SPM 211.11 Form Perusahaan.
Bagian 3
Prosedur Kontrol Buku dan
Publikasi Manajemen
Keselamatan di Kapal

3.01 Umum

3.02 Tanggung jawab

3.03 Koreksi dan Penggantian Edisi

3.04 Distribusi di Kapal

3.05 Verifikasi Tahunan
3.01 Umum

Daftar buku dan Publikasi Manajemen
Keselamatan terdapat pada SPM 211, Appnedix
II.
3.02 Tanggung jawab


MASTER harus selalu ingat bahwa Buku dan Publikasi
adalah sangat penting dan harganya mahal.
MASTER bertanggungjawab untuk memelihara Buku
dan Publikasi yang di-supply ke kapal.
3.03 Koreksi dan Penggantian Edisi






Publikasi yang disupply oleh Perusahaan akan dikoreksi, ditambah
dan diganti edisinya sesuai kebutuhan. Instruksi tertulis tentang
hal tersebut akan diberikan.
Prosedur koreksi dan penggantian Buku Nautis diterangkan secara
detail di SPM 311, Bagian 5.
Perusahaan telah bekerjasama dengan Supplier Buku dan
Publikasi, sehingga bila terdapat koreksi atau penggantian edisi,
maka akan dilakukan secara otomatis oleh Supplier tersebut.
MASTER harus menjamin bahwa lembar koreksi terhadap Buku
dan Publikasi telah disisipkan kedalamnya. Sedangkan halaman
yang diganti tersebut harus dihilangkan dan dihancurkan.
Setiap Buku dan Publikasi yang disupply ke kapal, di bagian dalam
sampulnya dituliskan Pelabuhan dan tanggal Penerimaannya.
Semua Buku dan Publikasi yang telah diganti edisinya harus
dihancurkan.
3.04 Distribusi di Kapal


Buku dan Publikasi yang sering dipakai untuk operasi
agar disimpan oleh MASTER atau Kepala Departemen.
Sedangkan Buku dan Publikasi lainnya agar disimpan di
tempat yang sesuai di Anjungan.
3.05 Verifikasi Tahunan


Setiap tanggal 1 Januari, MASTER harus melakukan
verifikasi kondisi Buku dan Publikasi tersebut dan
melaporkan hasilnya kepada DESIGNATED PERSON.
Cara melaporkannya yaitu dengan :Sedangkan Buku
dan Publikasi lainnya agar disimpan di tempat yang
sesuai di Anjungan.




Memfotocopy Daftar atau Index Buku dan Publikasi yang
disupply oleh Supplier.
Bila terdapat Buku dan Publikasi baru yang belum masuk
dalam Index tersebut, maka MASTER menambahkannya
ke dalam Index tersebut.
Memberikan keterangan tentang kondisi Buku dan
Publikasi tersebut.
Membubuhkan tanda tangan MASTER.
Bagian 4
Fleet Circular

4.01 Umum

4.02 Distribusi di Kapal

4.03 Penambahan dan Penghapusan

4.04 Index Fleet Circular
4.01 Umum

Dari waktu ke waktu Perusahaan akan
memberikan informasi atau instruksi yang
penting kepada kapal. Namun karena informasi
ini tidak bisa dimasukkan ke dalam prosedur
maka informasi ini akan disebarkan ke semua
kapal dengan memakai Fleet Circular.
4.02 Distribusi di Kapal


Setiap kapal disupply 2 (dua) buah binder yang berisi
Fleet Circular tersebut.
Setiap binder disimpan bersamaan dengan Dokumen
Manajemen Keselamatan lainnya.
4.03 Penambahan dan
Penghapusan

Bilamana diterbitkan Fleet Circular yang baru
atau Fleet Circular yang lama dihapuskan
karena sudah tidak sesuai lagi, maka
DESIGNATED PERSON akan memberikan
instruksi tertulis kepada MASTER untuk hal itu.
4.04 Index Fleet Circular


Perusahaan akan menerbitkan Index Fleet
Circular terbaru pada setiap 12 bulan.
Bila terdapat Fleet Circular pada interval itu,
maka MASTER harus menuliskan kedalam
Index tentang Fleet Circular yang baru diterima
tersebut.
Bagian 5
Prosedur Kontrol Dokumen Lokal

5.01 Umum

5.02 Tanggung jawab

5.03 Verifikasi Tahunan
5.01 Umum


Dokumen Lokal adalah dokumen yang khusus
dibuat untuk kapal tertentu karena bersifat
khusus
Contoh :
 Perencanaan


Menghadapi Keadaan Darurat
SOLAS Training Manual
Dokumen Operasi Kapal yang Dibuat di Kapal
5.02 Tanggung jawab


MASTER bertanggungjawab untuk mengontrol
Dokumen Lokal tersebut dan ditulis di dalam
Form OP 016
Khusus untuk dokumen untuk operasi yang
dibuat di kapal, maka MASTER harus
menyetujuinya terlebih dahulu sebelum
digunakan.
5.03 Verifikasi Tahunan



Setiap tanggal 1 Januari, MASTER harus
melakukan review terhadap Dokumen Lokal
tersebut dan menyatakan mana yang masih valid
dan mana yang sudah tidak dipakai lagi.
MASTER harus melaporkan hasil review ini kepada
DESIGNATED PERSON.
MASTER harus juga melaporkan daftar Dokumen
Lokal yang masih dipakai dan terbaru kepada
DESIGNATED PERSON.

similar documents