Elaun/tuntutan perjalanan - Research Management Centre (RMC)

Report
1. Perjalanan :
- 1.1 Tugas Rasmi (Dalam Negeri) : Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003
:Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2006
(Perbatuan)
: Pekeliling Pentadbiran Bil. 7/2007
(Perbatuan)
: Surat Pekeliling Perbendaharaan
Bil.8 Tahun 2010
: Pekeliling Pejabat Bendahari Bil 1/2013
: Pekeliling Perkhidmatan Bil 1/2012 (klausa Elaun
perjalanan kenderaan)
-
1.2 Tugas Rasmi (Luar Negeri)
: Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003
: Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil. 1 Tahun 2009
2. Perjalanan:
- 2.1 Menghadiri Kursus/Seminar (Dalam Negeri) :Pekeliling Perbendaharaan
Bil. 3 Tahun 2005
:Pekeliling Pejabat Bendahari Bil
10/2010
-
2.2 Menghadiri Kursus/Seminar (Luar Negeri) :Pekeliling Perbendaharaan
Bil. 3 Tahun 2005
3. Saguhati/Honorarium
:Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 1995
:Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 1996
:Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005
:Pekeliling Pentadbiran UTM Bil. 5 Tahun 2008
4. Pendahuluan Perjalanan
:Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1993
:Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil.1 Tahun 1998
5. Pendahuluan Pelbagai
: Pekeliling Perbendaharaan Bil.13 tahun 1990
JENIS-JENIS ELAUN/TUNTUTAN
6. Bayaran Balik Wang
: Pekeliling Bendahari Bil 7 tahun 2010
7. Upah/Saguhati : Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005
: Pekeliling Pentadbiran Bil. 31/2010
8. Tuntutan Kerja Lebih Masa
9. Skim Pelajar Bekerja
10. Pembayaran Inbois < RM5,000 : Pekeliling Bendahari Bil. 7 Tahun 2010
11. Pesanan Tempatan (LO)
12. Tuntutan Pembayaran Luar Negara
13. Pemulangan Resit Wang Pendahuluan Pelbagai
14. Pemulangan Resit Pendahuluan Perjalanan
•
•
•
•
•
•
•
•
Elaun Makan
Sewa Hotel
Elaun Lodging
Elaun Harian
Perbatuan
Tambang Gantian
Tambang Pengangkutan Awam cth. teksi
Pelbagai cth: dobi, parking
Arahan/kelulusan perjalanan rasmi merangkumi kelulusan
untuk staf membuat tuntutan perjalanan mengikut kelayakan.
• Surat/email kelulusan DEKAN RESEARCH ALLIANCE bagi
menghadiri aktiviti mesyuarat/kerja lapangan/seminar/bengkel
(Luar UTM @ Dalam Negara sahaja). Bagi Dekan RA kelulusan
perlu diperolehi dari Unit Aktiviti RMC.
• Surat/email arahan KETUA PROJEK bagi menghadiri aktiviti
mesyuarat/kerja lapangan/seminar/bengkel (dalam UTM) – bagi
Ahli Projek dan Pelajar sahaja
• Surat kelulusan UNIT AKTIVITI RMC bagi pembentangan kertas
kerja dalam negara dan pembayaran yuran kertas kerja sahaja
(Dalam & Luar Negara).
• Surat kelulusan Perjalanan Ke Luar Negara yang diluluskan
oleh pejabat TNCPI bagi perjalanan ke luar negara.
• Surat kelulusan Penganjuran Bengkel/ Kursus/ Seminar/
Persidangan Dalam UTM dan melibatkan pihak luar perlu
mendapat kelulusan daripada Dekan RA.
• Surat kelulusan Penganjuran Bengkel/ Kursus/ Seminar/
Persidangan Luar UTM perlu mendapat kelulusan daripada
TNC (P&I).
1.Perjalanan:
-1.1 Tugas Rasmi (Dalam Negeri)
Gred
Elaun Makan
Peninsular
Malaysia
Sabah,
Labuan &
Sarawak
Hotel
Peninsular
Malaysia
Sabah,
Labuan &
Sarawak
Lodging
Peninsular
Malaysia
Sabah,
Labuan &
Sarawak
Utama/Kha 115.00
s A keatas
165.00
350.00
350.00
80.00
85.00
Utama/Kha 100.00
s B dan C
130.00
350.00
350.00
75.00
80.00
53 to 54
85.00
115.00
350.00
350.00
70.00
75.00
45 to 52
60.00
80.00
180.00
200.00
60.00
70.00
41 to 44
45.00
65.00
160.00
170.00
55.00
60.00
27 to 40
17 to 26
40.00
40.00
55.00
55.00
140.00
130.00
160.00
150.00
45.00
40.00
50.00
45.00
1 to 16
35.00
50.00
120.00
140.00
35.00
40.00
1.Perjalanan:
-1.1 Tugas Rasmi (Luar Negeri)
Gred
Utama/Khas A
keatas
Elaun Makan
Hotel
Kadar/Hari
Kadar/Hari
370.00
Utama/Khas B dan C 340.00
Actual (Standard Suite)
Lodging
Appendix 1
Actual (Standard Room) Appendix 1
53 to 54
320.00
Actual (Standard Room) Appendix 1
45 to 52
270.00
Actual (Standard Room) Appendix 1
1 to 44
Appendix 1
Actual (Standard Room) Appendix 1
Appendix 1
Berdasarkan Appendix A, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun
2003 & Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil.1 Tahun 2009
Category
I
II
III
IV
V
Elaun Makan (RM)
175
195
215
235
255
Pendahuluan /Sewa Hotel
(RM)
400
440
480
520
560
Lelaun Lojing (RM)
100
120
140
160
180
Category I
Afghanistan
Bangladesh
Bolivia
Bulgaria
Cambodia
Angola
Argentina
Botswana
Ethiophia
Ghana
Greece
Guinea
Chile
Columbia
Ecuador
Fiji
India
Hungary
Indonesia
Lesotho
Madagascar
Malawi
Mali
Malta
Kribati
Laos
Maldives
Mauritius
Mynmar
Category II
Morrocco
Mozambique
Namibia
Nauru
New Zealand
Papua New Guinea
Nepal
North Korea
Pakistan
Peru
Philippines
Portugal Tuvalu
Samoa
Vietnam
Sri Lanka
Tanzania
Tonga
Paraguay
Poland
Republic Czech
Republic Slovac
Senegal
Seychelles
South Africa
Solomon Island
Swaziland
Taiwan
Thailand
Tunisia
Uganda
Uruguay
Vanuatu
Zimbabwe
Samb. Appendix 1
Category III
Albania
Balarus
Georgia
Kenya
Mongolia
Sudan
Algeria
Brunei
Gibraltar
Kuwait
Netherland
Tajikistan
Armenia
China
Iraq
Kyrgyzatan
Norway
Turkmenistan
Australia
Cuba
Ireland
Lebanon
Qatar
Ukraine
Cyprus
Jamaica
Libya
Romania
Uzbekistan
Jordan
Luxembourg
Russia
Kasakstan
Moldova
Spain
France
Niger
Singapore
Venezuela
Gambia
Nigeria
Surinam
Yemen
Germany
Saudi Arabia
Switzearland
Zambia
Guyana
Serbia & Montenegro
Syria
Austria
Azerbaijan Egypt
Bahrain
Category IV
Belgium
Canada
BosniaHerzegovina Croatia
Brazil
Benin
Denmark
Category V
Barbados
Hong kong
Oman
Sweden
United Arab Emirates
Dubai
Iran
South Korea
Trinidad & Tobago
United Kingdom
Finland
Italy
St. Lucia
Turkey
USA
Macau
Mexico
Japan
1.1.1 Elaun Makan
Kelayakan:
a) Tugas Rasmi > 24 jam dikira mulai dari tarikh bertolak
b) Tidak boleh dibayar untuk masa bertugas melebihi 3 bulan berturutturut termasuk hari kelepasan am dan hujung minggu.
c) Tidak layak jika makan disediakan oleh penganjur; layak menuntut
untuk bahagian yang tidak disediakan seperti berikut:- Sarapan
20% daripada Elaun Makan
- Makan Tengahari 40% daripada Elaun Makan
- Makan Malam
40% daripada Elaun Makan
d) Sekiranya pihak penganjur menyediakan kemudahan dalam bentuk
wang bagi menampung perbelanjaan makan tersebut, maka pegawai
layak menuntut perbezaannya.
e) Kelayakan Elaun bagi pelajar yang sedang mengikuti Pengajian
Master & PhD adalah sama seperti kadar gred 41 (RO)
f) Manakala bagi pengajian siswazah pula mengikut kadar gred
samada 27 atau 17 (ARO / RA) – yang mana berkenaan
1.1.2 Hotel/Lodging
Kelayakan:
a) Tugas rasmi yang mengkehendaki pegawai bermalam (Program bermula
sebelum jam 10 pg pada keesokan hari)
b) Tidak boleh dibayar 3 bulan berturut-turut termasuk hari kelepasan am
dan cuti hujung minggu.
c) Layak untuk claim caj tambahan cth. Caj Perkhidmatan(10%),cukai (6%)
d) Tidak layak untuk claim jika pihak penganjur menyediakan penginapan.
*Maksimum kadar hotel = RM350 / malam (gred 53 ke atas) + 16% cukai
(Pekeliling Pejabat Bendahari Bil. 1/2013)
1.1.3 Elaun Harian
Kelayakan:
a) Seorang Pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar ibu pejabatnya
bagi tempoh melebihi 8 jam tetapi kurang 24 jam
- kadar ½ daripada Elaun Makan (mengikut gred)
1.1.4 Perbatuan: Kadar/KM
KELAS
KM
A
B
C
D
E
Cent/KM
1st 500 KMs
70
60
50
45
40
5011,000KMs
65
55
45
40
35
1,0011,700KMs
55
50
40
35
30
1701 KM &
next
Jadual kelas:-
50
45
35
30
25
KELAS
A
B
C
D
E
Staff Salary
> RM
2,323.41
>RM
2,064.60
> RM
1,611.28
<RM
1,611.28
<RM
1,611.28
Car C.C
>1400 C.C
>1000 C.C
<1000 C.C
>175 C.C
<175 C.C
1.1.5 Perbatuan:
Kelayakan:
a) Jarak melebihi 25KM & kurang 240 KM (dari ibu pejabat)
b) Pegawai dikehendaki menjalankan tugas di beberapa tempat yang berasingan
c) Apabila di dapati mustahak dan mengkehendaki pegawai membawa kenderaan
sendiri
d) Dikehendaki membawa pegawai lain yang juga menjalankan tugas rasmi
e) Para (b), (c ), (d) di benarkan dengan kelulusan Ketua Jabatan.
1.1.6 Tambang Gantian
Kelayakan:
a) Jarak perjalanan melebihi 240 KM; layak mendapat tambang gantian mengikut i.e
Tambang kapal terbang / Keretapi(mengikut gred)
b) Hanya berkelayakan jika bandar yang ditugaskan mempunyai Airport sendiri
c) Pegawai yang menuntut tambang gantian tidak layak untuk menuntut cas
tambahan berkaitan perjalanan berkenaan i.e tambang teksi airport ke
pejabat/cukai lapangan terbang.
*semua tuntutan mesti disertakan resit tol/Touch N Go original yang disahkan
2.1 Menghadiri Kursus/Seminar (Dalam Negeri)
-Kursus
Gred
Elaun Makan
Peninsular
Malaysia
Sabah,
Labuan &
Sarawak
Hotel
Peninsular
Malaysia
Sabah,
Labuan &
Sarawak
Lodging
Peninsular
Malaysia
Sabah,
Labuan &
Sarawak
Utama/Kha 90.00
s A keatas
120.00
Actual
(Standard
Room)
Actual
(Standard
Room)
80.00
85.00
Utama/Kha 90.00
s B dan C
120.00
Actual
(Standard
room)
Actual
(Standard
room)
75.00
80.00
53 to 54
70.00
90.00
Actual
(Standard
Room)
Actual
(Standard
Room)
70.00
75.00
45 to 52
60.00
80.00
145.00
160.00
60.00
70.00
41 to 44
45.00
65.00
130.00
140.00
55.00
60.00
17 to 40
40.00
55.00
80.00
100.00
35.00
40.00
1 to 16
35.00
50.00
65.00
80.00
30.00
35.00
2.1 Menghadiri Kursus/Seminar (Luar Negeri)
-Kursus
Gred
Elaun Makan
Hotel
Rate/day
Rate/day
Lodging
300.00
Actual (Standard Room) Appendix 2
Utama/Khas B dan C 270.00
Actual (Standard Room) Appendix 2
Utama/Khas A
keatas
53 to 54
240.00
Actual (Standard Room) Appendix 2
45 to 52
200.00
Actual (Standard Room) Appendix 2
1 to 44
Appendix 2
Appendix 2
Appendix 2
Appendix 2
Berdasarkan Appendix C,Pekeliling Perbendaharaan Bil.3 Tahun 2005
Category
I
II
III
IV
V
Meal Allowance (RM)
100
120
140
160
180
Advance /Hotel Rental (RM)
200
300
400
500
600
Lodging Allowance (RM)
100
120
140
160
180
Category I
Afghanistan
Bangladesh
Bolivia
Bulgaria
Cambodia
Angola
Argentina
Botswana
Ethiophia
Ghana
Greece
Guinea
Chile
Columbia
Ecuador
Fiji
India
Hungary
Indonesia
Lesotho
Madagascar
Malawi
Mali
Malta
Kribati
Laos
Maldives
Mauritius
Mynmar
Category II
Morrocco
Mozambique
Namibia
Nauru
New Zealand
Papua New Guinea
Nepal
North Korea
Pakistan
Peru
Philippines
Portugal Tuvalu
Samoa
Vietnam
Sri Lanka
Tanzania
Tonga
Paraguay
Poland
Republic Czech
Republic Slovac
Senegal
Seychelles
South Africa
Solomon Island
Swaziland
Taiwan
Thailand
Tunisia
Uganda
Uruguay
Vanuatu
Zimbabwe
Samb. Appendix 2
Category III
Albania
Algeria
Armenia
Australia
Austria
Azerbaijan
Bahrain
Balarus
Brunei
China
Cuba
Cyprus
Egypt
Georgia
Gibraltar
Iraq
Ireland
Jamaica
Jordan
Kasakstan
Kenya
Kuwait
Kyrgyzatan
Lebanon
Libya
Luxembourg
Moldova
Mongolia
Netherland
Norway
Qatar
Romania
Russia
Spain
Sudan
Tajikistan
Turkmenistan
Ukraine
Uzbekistan
France
Niger
Singapore
Venezuela
Gambia
Germany
Guyana
Nigeria
Saudi Arabia
Serbia & Montenegro
Surinam
Switzearland
Syria
Yemen
Zambia
Sweden
Trinidad & Tobago
Turkey
United Arab Emirates
United Kingdom
USA
Category IV
Belgium
Canada
BosniaHerzegovina Croatia
Brazil
Benin
Denmark
Category V
Barbados
Dubai
Finland
Japan
Hong kong
Iran
Italy
Macau
Oman
South Korea
St. Lucia
Mexico
2.1.1 Elaun Makan
Kelayakan:
a) Tugas Rasmi > 24 jam dikira mulai dari tarikh bertolak
b) Tidak boleh dibayar untuk masa bertugas melebihi 3 bulan berturutturut termasuk hari kelepasan am dan hujung minggu.
c) Tidak layak jika makan disediakan oleh penganjur; layak menuntut
untuk bahagian yang tidak disediakan spt berikut:- Sarapan
20% daripada Elaun Makan
- Makan Tengahari 40% daripada Elaun Makan
- Makan Malam
40% daripada Elaun Makan
d) Sekiranya pihak penganjur menyediakan kemudahan dalam bentuk
wang bagi menampung perbelanjaan makan tersebut, maka pegawai
layak menuntut perbezaannya.
e) Kelayakan Elaun bagi pelajar yang sedang mengikuti Pengajian
Master & PhD adalah sama seperti kadar gred 41
f) Manakala bagi pengajian siswazah pula mengikut kadar gred
samada 27 atau 17 (ARO / RA) – yang mana berkenaan
2.1.2 Hotel/Lodging
Kelayakan:
a) Tugas rasmi yang mengkehendaki pegawai bermalam(Program bermula
sebelum jam 10 pg pada keesokan hari)
b) Tidak boleh dibayar 3 bulan berturut-turut termasuk hari kelepasan am
dan cuti hujung minggu.
c) Layak untuk claim cas tambahan contoh :
Caj Perkhidmatan(10%), cukai (6%)
d) Tidak layak untuk claim jika pihak penganjur menyediakan penginapan.
2.1.3 Elaun Pakaian Panas (Luar Negara)
Kelayakan:
a) RM 1500.00 sekali untuk setiap 3 tahun
(permohonan hanya melalui fakulti menggunakan peruntukan khas
dari Universiti sahaja)
2.1.4 Tambang Gantian
Kapal Terbang:-
From
Fare Type
Single
Return
Kuala Lumpur
Economy
209.00
418.00
Kuantan
Economy
408.00
816.00
Terengganu
Economy
458.00
916.00
Kota Bharu
Economy
458.00
916.00
Penang
Economy
458.00
916.00
Alor Star
Economy
468.00
936.00
Langkawi
Economy
508.00
1,016.00
Johor Bahru to:
2.1.5 Pengangkutan Awam
Kelayakan:a) Tugas Rasmi : Teksi, Bas- Disokong dengan resit yang sah
Bagi teksi yang tidak bermeter, resit manual (tulisan tangan pemandu) boleh
diterima dengan syarat ia mengandungi maklumat syarikat teksi, nombor
pendaftaran teksi, tarikh perjalanan, dari mana ke mana, jumlah tambang, dan
tandatangan pemandu. Bagi teksi persendirian, pemandu hendaklah juga
mencatatkan nombor kad pengenalannya. (Pekeliling Bendahari Bil 8/ 2010)
a) Kapal Terbang – mesti disertakan Boarding Pas original yang disahkan KP
c) Keretapi/Kapal Air:
Gred
Kelas
27 ke atas
1
1-26
2
d) Tambang Gantian Keretapi :
bagi gred 1-26 yang tidak layak menuntut Tambang Gantian Kapal
Terbang & juga perbatuan untuk bawa kenderaan persendirian.
2.1.6 Pelbagai
Kelayakan:a) Tugas Rasmi: Telefon, Telegram, pos, kurier, dobi(> 3 malam),
parking- Disokong dengan resit yang sah
b) Broadband : penggunaan semasa di hotel adalah atas tanggungan
sendiri dan tidak boleh dituntut bersama claim perjalanan.
• Khas bagi pembayaran kepada Professor Pelawat @
Penceramah Jemputan @ Fasilitator Profesional di B29000.
• Bagi khidmat profesional dan individu dengan kepakaran
dibenarkan untuk tempoh maksima 2 bulan sahaja
• Jenis kepakaran dan kadar saguhati boleh dirujuk pada Garis
Panduan Upah di portal RMC
• CV dan Bukti Kepakaran mesti dilampir dan diiktiraf.
• Staf UTM - kadar & peraturan ditentukan berdasarkan bajet
& kertas kerja yang dibuat oleh fakulti/PTJ masing-masing
dan diluluskan oleh Ketua Jabatan.
• Surat kelulusan Pejabat Pendaftar untuk Profesor Pelawat
Luar Negara sahaja.
• Layak untuk mendapatkan kemudahan pendahuluan
jika membuat perjalanan:
– Dalam Negeri : 90% daripada jumlah kos
perjalanan*
– Luar Negara: 100% daripada jumlah kos perjalanan*
*Kos perjalanan: Anggaran kos hanya untuk makan & sewa
hotel sahaja, tidak meliputi minyak & tol.
• Permohonan hendaklah dibuat selewat-lewatnya 14
hari sebelum tarikh perjalanan rasmi bermula
menggunakan SODO B21601.
Anggaran Minima kos perjalanan:
- Gred 41 & Ke atas : Tidak kurang RM500.00
- Gred 27 ke 40 : Tidak kurang RM300.00
- Gred 17 ke 26 : Tidak kurang RM100.00
• Resit perjalanan mesti dikemukakan dalam tempoh 2
minggu selesai tugasan bagi mengelakkan
pemotongan gaji tanpa notis.
• Jika aktiviti dibatalkan selepas pendahuluan diambil,
wang hendaklah diserahkan sepenuhnya ke kaunter
penerimaan RMC dalam tempoh tujuh (7) hari dari
tarikh pembatalan.
• Amaun pendahuluan: minima = RM 500.00
maksima = RM5,000.00
• Perlu senaraikan bahan yang hendak dibeli beserta
anggaran harga
• Aset/inventori/upah/katering TIDAK dibenarkan
• Tidak dibenarkan membuat 2 pendahuluan dalam
satu-satu masa
• Resit pembelian original mesti dipulangkan dalam
tempoh 2 minggu dari tarikh cek dikeluarkan bagi
mengelakkan pemotongan gaji tanpa notis
• Tarikh resit pembelian mestilah selepas tarikh cek
•
•
•
•
Pendahuluan hanya boleh diberikan kepada
Penyelidik/staf UTM yang berjawatan tetap atau
staf kontrak yang mempunyai baki tempoh
kontrak tidak kurang daripada enam (6) bulan.
Permohonan dalam UTMFin menggunakan SODO
B29601 sahaja.
Pendahuluan TIDAK BOLEH dikeluarkan atas
nama pelajar atau syarikat/agensi luar atau
individu dari syarikat/agensi luar.
Permohonan hendaklah dikemukakan selewatlewatnya 14 hari sebelum tarikh aktiviti bermula
atau berakhir.
6. BAYARAN BALIK WANG
•
Amaun : minima = RM 20.00
maksima = RM5,000.00
• Sekiranya tuntutan bayaran balik wang melibatkan pembayaran
luar negara, dokumen tambahan yang diperlukan adalah
seperti berikut:
- Bayaran menggunakan kad kredit - Sila sertakan salinan
penyata kad kredit yang disahkan oleh Ketua Projek. Jika
tiada, pihak RMC akan menentukan kadar bayaran
berdasarkan kadar semasa Jabatan Akauntan Negara.
- Bayaran secara Pindahan Telegrafik (TT) – Sila sertakan
salinan asal slip bank (Carbonised copy yang disahkan Ketua
Projek) Salinan brosur atau arahan bayaran daripada penaja
bagi pembayaran yuran luar negara.
6. BAYARAN BALIK WANG
• Borang Daftar Harta Tetap/ Inventori/ Penyelenggaraan yang
lengkap (mesti dicetak atas kertas pink) - mana yg berkaitan
*jika perlu bagi pembelian aset, mesti disertakan proposal Penaja
atau surat justifikasi dan diluluskan atas kesesuaian penyelidikan.
*resit original mesti disahkan dengan tandatangan asal & di gam
di atas A4
• Bagi tuntutan yuran Keahlian Profesional, perlu dilampirkan
bukti serta tahun keahlian menggunakan SODO B15000 sahaja
• Bagi Sewaan Broadband, perlu dinyatakan dalam proposal asal
dengan menggunakan SODO B23000 sahaja.
• Bagi Yuran Penerbitan (IF Journal), perlu kemukakan “Frontpage
Publisher” (ada IF terkini & ISSN) & “Full Paper Publication”
7. UPAH KERJA
• Pelajar bukan lantikan RMC dan individu luar
(warganegara) dibenarkan dibayar Upah untuk tempoh
maksima 2 bulan sahaja di B11000 dalam sesuatu vot
tertakluk kepada amaun yang diluluskan oleh Penaja
(MOSTI, MOHE, Agensi Luar dll).
• Penerima TIDAK DIBENARKAN menerima 2 bayaran
(SPB dan Upah) BERTINDIH bagi vot dan tempoh yang
sama.
• Cek akan dikeluarkan mengikut nama pemohon sahaja
• Bagi penerima bukan staf hendaklah membuat
pendaftaran di dalam UTMFIN
Kadar Upah
(mengikut garis panduan penyelidikan)
Bil Jenis Geran
1.
2.
3.
FRGS/ LRGS/
PRGS/ GUP
Sciencefund
Kelayakan
NRGS/ i.
Pelajar Master
i.
<RM1,500.00
ii.
Pelajar PhD
ii.
<RM2,000.00
i.
Degree Holder
i.
RM1,500.00 (SF shj)
ii.
Master Holder
ii.
RM1,800.00
iii.
PhD Holder
iii.
RM2,500.00
Diploma Holder
i.
RM5x8jamx30hari= RM1,200.00 (max)
Degree Holder
ii.
RM7x8jamx30hari= RM1,680.00 (max)
Master Holder
iii.
RM9x8jamx30hari= RM2,160.00 (max)
Institusi/ Short Term/ i.
FAVF
ii.
iii.
4.
5.
Contract/ Others
Technofund
Kadar
Tidak ditetapkan.
Kadar bayaran tidak boleh melebihi RM3,000.00.
i.
Degree Holder
Bayaran sagu hati kepada Penyelidik atau Ahli Kumpulan seperti dinyatakan
dalam perjanjian.
i.
RM2,300.00
ii.
Master Holder
ii.
RM2,500.00
iii.
PhD Holder
iii.
RM2,800.00
Kadar upah tidak boleh melebihi 2 bulan. Sekiranya melebihi 2 bulan, KP
perlu buat perlantikan secara rasmi melalui Unit Lantikan
8. TUNTUTAN KERJA LEBIH
MASA
• Borang Tuntutan Kerja Lebih Masa Universiti dan disahkan
Ketua Projek
• Slaid kedatangan harian staf yang disahkan
• Surat Arahan Kerja oleh Ketua Projek
• Surat pengesahan dari Ketua Makmal/Ketua Jabatan*
*bagi mengelakkan pertindihan kerja antara tugas hakiki
jabatan dan tugas penyelidikan
• Pemohon perlu mengisi Tuntutan Kerja Lebih Masa di modul
Gaji UTMFin, walaubagaimanapun buat sementara waktu
pemohon dikehendaki mengisi e-form Lamparan Kerja
UTMFin.
9. TUNTUTAN SKIM PELAJAR
BEKERJA
• Salinan surat lantikan SPB yang sah
• Borang Tuntutan SPB (Sila download dari portal RMC)- sila
nyatakan perincian jam bagi setiap hari bekerja (tidak lebih
daripada 8 jam sehari)
10. INBOIS < RM5000.00
• Ketua Projek perlu membuat semakan harga pasaran sebelum
pembelian melalui inbois dilaksanakan khususnya yang
melibatkan pembelian aset dan inventori.
• Pembekal mestilah berdaftar dengan Bendahari UTM dan
tersenarai dalam UTMFIN (vendor)
• Inbois & Nota Serahan (DO)* ASAL - disahkan oleh Pembekal
& Ketua Projek (t/tangan ASAL & cop) di setiap helaian.
*DO dikecualikan bagi bayaran perkhidmatan seperti
analisis sampel, sewaan, katering dan penterjemahan.
• Borang Daftar Harta Tetap/ Inventori/ Penyelenggaraan yang
lengkap (mesti dicetak atas kertas pink) - mana yg berkaitan
10. INBOIS < RM5000.00
• Salinan kelulusan penaja jika pembelian melibatkan peralatan.
Cth : Escience – Website MOSTI (V35000)
FRGS (RMK9) – Proposal yang diluluskan (V35000)
Others & Contract Research – Surat kelulusan penaja.
GUP/FRGS (RMK10) – RADIS 3 (Bajet)
• Surat Justifikasi keperluan pembelian peralatan kepada
Pengarah RMC (Jika pembelian peralatan tidak terkandung
dalam proposal yang diluluskan)
• Surat Justifikasi keperluan pembelian barangan IT kepada
Pengarah RMC bagi peralatan berharga RM3,000 hingga
RM5000 atau gajet seperti IPad, Galaxy Tab, Smartphone
• Surat Justifikasi keperluan pembelian kepada Pengarah RMC
bagi pembelian barang dari luar negara.
11. PESANAN TEMPATAN (LO)
• E-form UTMFin yang telah didaftar dan disahkan oleh Ketua Projek
melalui sistem UTMFin :
- Bayaran Invois Pesanan Tempatan bagi LOdikeluarkan pada
tahun 2012
- Bayaran Invois Bil bagi LO dikeluarkan sebelum tahun 2012
• Pesanan Tempatan HrFin (LO kuning)
• Inbois & Nota Serahan (DO) di sahkan oleh KP dengan t/tangan asal
• Borang Daftar Harta Tetap/ Inventori/ Penyelenggaraan yang
lengkap (mesti dicetak atas kertas pink) - mana yg berkaitan
• Borang Penilaian Pembekal (di kertas hijau bagi pembelian Aset)
• SODO B-siri adalah seperti yang tertera di setiap LO dan
pertukaran semasa pembayaran TIDAK dibenarkan.
12. TUNTUTAN PEMBAYARAN LUAR
NEGARA
• Surat Kelulusan daripada Unit Aktivti atau TNCPI bagi
pembayaran yuran kertas kerja/seminar.
• Surat Akujanji Pembelian Peralatan Dari Luar Negara
(Aset/Inventori sahaja) perlu disertakan daripada Penyelidik.
• Salinan brosur atau arahan bayaran daripada penaja bagi
pembayaran yuran luar negara.
• Surat Justifikasi keperluan pembelian kepada Pengarah RMC
bagi pembelian barang dari luar negara.
• Inbois @ Sebut harga @ Registration Form yang disahkan oleh
Ketua Projek (t/tangan asal & cop)
12. TUNTUTAN PEMBAYARAN LUAR
NEGARA
• Maklumat Bank Penerima :






Nama Bank
Alamat Bank
Nama Penerima
No. Akaun Penerima/IBAN Code
SWIFT Code
Sort Code (UK Bank)/ABA Code (USA Bank)
• Cara bayaran Telegrafik Transfer (TT) atau Demand Draft
(DD)
13. PEMULANGAN RESIT WANG
PENDAHULUAN PELBAGAI
• Pendahuluan hendaklah diselaraskan melalui resit-resit ASAL
pemulangan wang dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh cek
bayaran pendahuluan dikeluarkan.
• Baki wang pendahuluan (jika ada) hendaklah diserahkan ke
kaunter penerimaan RMC dalam tempoh 7 hari dari tarikh surat
pemulangan baki pendahuluan dikeluarkan
• Jika resit melebihi amaun pendahuluan, Ketua Projek perlu
memohon tuntutan Bayaran Balik Wang
• Resit-resit ASAL perbelanjaan disahkan oleh Ketua Projek dengan
t/tangan asal dan di gam di atas A4.
• Resit perbelanjaan mestilah sama seperti yang disenaraikan
dalam Lampiran semasa permohonan pendahuluan.
13. PEMULANGAN RESIT WANG
PENDAHULUAN PELBAGAI
• Resit perbelanjaan hendaklah bertarikh kemudian daripada
tarikh cek pendahuluan.
Contoh : Tarikh cek pendahuluan – 1.10.2012. Semua resit
perbelanjaan hendaklah bertarikh pada atau selepas 1.10.2012.
14. PEMULANGAN RESIT
PENDAHULUAN PERJALANAN
• Pendahuluan perjalanan hendaklah diselaraskan melalui
tuntutan perjalanan, yang perlu dibuat oleh staf yang telah
mengambil pendahuluan perjalanan, sekembalinya dari
bertugas, dan dikemukakan kepada Pejabat Pembayar tidak
lewat dari 10hb bulan berikutnya.
• Tuntutan perjalanan rasmi menggunakan Borang Tuntutan
Perjalanan Dalam Negeri.
14. PEMULANGAN RESIT
PENDAHULUAN PERJALANAN
• Resit-resit perbelanjaan yang berkaitan dengan perjalanan
rasmi berkenaan seperti resit pembayaran sewa hotel, tol,
tempat letak kereta dan seumpamanya hendaklah memenuhi
kriteria berikut :- Tarikh resit adalah dalam tempoh perjalanan rasmi
(bukan tarikh sebelum atau selepas).
- Resit atas nama staf yang mengambil pendahuluan.
- Resit original disahkan oleh Ketua Projek dengan
t/tangan ASAL dan di gam atas A4.
• Baki wang pendahuluan (jika ada) hendaklah diserahkan ke
kaunter penerimaan RMC dalam tempoh 7 hari dari tarikh
surat pemulangan baki pendahuluan dikeluarkan
ISU-ISU PEMBAYARAN
1. Dokumen pembayaran dikemukakan ke RMC
tidak lengkap.
2. Pendaftaran syarikat dengan Pej. Bendahari
tidak dibuat (invois < RM 5k)
3. Peruntukan SODO tidak mencukupi
4. Tiada kelulusan penaja (aset/inventori)
5. Tiada lampiran borang aset, inventori dan
penyelenggaraan (borang pink)
6. Tuntutan bil/invois melangkaui tahun (> 3 bulan)
ISU-ISU PEMBAYARAN
7. Perbelanjaan melebihi peruntukan
8. Kurang mahir dengan sistem
9. Terlalu lewat kemukakan permohonan
pendahuluan
10. Tidak buat pelarasan pendahuluan sedia
ada (pemulangan resit)
11. Penyelidik membuat pembelian peribadi
MASALAH YANG DIHADAPI
JENIS TUNTUTAN
Wang sendiri / OT /
invois / upah /
saguhati /
pendahuluan
perjalanan /
pendahuluan
pelbagai
/pemulangan resit
pendahuluan /
pembayaran
Pesanan Tempatan
/ Yuran Seminar /
Tuntutan
Perjalanan Dalam
dan Luar Negara
KESILAPAN YG KERAP DILAKUKAN
IMPLIKASI
1. Tidak mengemukakan dokumen asal
1. Pembayaran tidak boleh dilakukan
kerana memberi implikasi pada
audit kewangan
2. Tidak mengesahkan dokumen asal
2. Terdedah kepada ‘fraud’,
ketidakjujuran tuntutan,
pemalsuan amaun dan tindakan
tatatertib Universiti.
3. Bagi Pendahuluan Perjalanan,
permohonan dihantar kurang dari
tempoh 14 hari sebelum aktiviti.
4. Bagi Pemulangan Resit Wang
Pendahuluan Perjalanan,
pemulangan tidak dibuat dalam masa
2 minggu selepas tarikh perjalanan.
3. Pihak RMC tidak mempunyai masa
yang cukup untuk meluluskan
baucer pendahuluan, seterusnya
menyulitkan penyelidik semasa
perjalanan & RMC tidak bertgjwb
atas kelewatan tersebut.
4. Berhadapan risiko pemotongan
gaji tanpa notis dari Bendahari
JENIS
TUNTUTAN
KESILAPAN YG KERAP DILAKUKAN
5. Bagi Tuntutan pembayaran inbois,
Wang sendiri / OT /
invois / upah /
saguhati /
pendahuluan
perjalanan /
pendahuluan
pelbagai
/pemulangan resit
pendahuluan /
pembayaran
Pesanan Tempatan
/ Yuran Seminar /
Tuntutan
Perjalanan Dalam
dan Luar Negara
pembelian peralatan yang tidak
diluluskan Penaja dibuat.
6. Bagi Tuntutan Pembayaran Upah,
tempoh kerja masih berjalan. Cth:
Pembayaran Upah utk Oktober 2012
tapi dihantar pada 20 Oktober 2012.
7. Bagi Tuntutan Pembayaran Upah
juga, deskripsi kerja tidak disertakan
dan tuntutan dibuat melebihi 2
bulan.
IMPLIKASI
5. Pembayaran tidak boleh dilakukan
kerana RMC turut
bertanggungjawab kepada Penaja
selain ia akan menjejaskan imej
penyelidik.
6. Pembayaran tidak boleh dilakukan
kerana tempoh kerja masih belum
berakhir. Pembayaran akan
ditangguhkan sehingga tempoh
kerja selesai.
7. Pembayaran lewat diluluskan
kerana RMC akan memohon
penyelidik kemukakan deskripsi
kerja terlebih dahulu. Bagi
pembayaran melebihi 2 bulan,
perlu melalui proses lantikan dan
tertakluk kepada AKTA KWSP
JENIS TUNTUTAN
KESILAPAN YG KERAP DILAKUKAN
8. Bagi pembayaran upah kerja kepada
Wang sendiri / OT
/ invois / upah /
saguhati /
pendahuluan
perjalanan /
pendahuluan
pelbagai
/pemulangan resit
pendahuluan /
pembayaran
Pesanan Tempatan
/ Yuran Seminar /
Tuntutan
Perjalanan Dalam
dan Luar Negara
individu yang mempunyai pertalian
persaudaraan.
9. Bagi Tuntutan Pembayaran Pesanan
Tempatan (LO), dokumen inbois &
DO tidak disahkan KP dengan
tandatangan cop getah.
IMPLIKASI
8. Bahagian Kewangan TIDAK akan
membuat pembayaran kerana
bercanggahan dengan Pekeliling
Bendahari dan Akta Surcaj
9. Pembayaran tidak dapat dibuat
kerana tiada bukti penerimaan
barangan/perkhidmatan dari
pembekal dan boleh
menyebabkan penyelidik
dikenakan tatatertib.
10. Bagi Permohonan Pembayaran Yuran, 10. Bahagian Kewangan RMC tidak
kaedah pembayaran tidak
dikenalpasti terlebih dahulu:
Contoh – bayaran terus kepada
penganjur melalui inbois tetapi KP
mohon Bayaran Balik Wang
dapat memproses pembayaran
segera kerana terpaksa
mengenalpasti kaedah
pembayaran serta maklumat yang
diperlukan untuk membuat
pembayaran.
JENIS TUNTUTAN
KESILAPAN YG KERAP DILAKUKAN
11. Bagi Tuntutan Perjalanan Seminar/
Wang sendiri /
OT / invois /
upah / saguhati /
pendahuluan
perjalanan /
pendahuluan
pelbagai
/pemulangan
resit
pendahuluan /
pembayaran
Pesanan
Tempatan /
Yuran Seminar /
Tuntutan
Perjalanan Dalam
dan Luar Negara
Persidangan Dalam Dan Luar Negara,
aturcara program tidak dilampirkan
bersama.
12. Bagi Tuntutan Perjalanan Dalam Dan
Luar Negara juga, penyelidik tidak
memperincikan pembayaran yang
dibuat dan hanya kepilkan resit &
dokumen asal.
13. Bagi Tuntutan Perjalanan Dalam Dan
Luar Negara juga, kelulusan dari
Pej.TNC(P&I) serta Dekan RA / unit
Aktiviti RMC tidak dilampirkan
bersama.
IMPLIKASI
11. Bahagian Kewangan RMC terpaksa
mengambil inisiatif mencari di
internet bagi tujuan pembayaran
elaun makan. Tindakan ini
melewatkan pembayaran.
12. Bahagian Kewangan RMC akan
menggunakan penaksiran sendiri
terhadap kos yang terlibat
sekiranya tidak berjaya
menghubungi penyelidik. Ini turut
melewatkan pembayaran.
13. Bahagian Kewangan RMC tidak
dapat memproses pembayaran
segera kerana perlu mendapat
salinan kelulusan tersebut.
Tanggungjawab Ketua Projek
Bil
TUGAS KETUA PROJEK
IMPLIKASI
1.
Memastikan semua permohonan disediakan
mengikut senarai semak
Kerani tidak perlu memulangkan
dokumen kerana tidak lengkap.
2.
Mengetahui jenis (nature) sesuatu transaksi
kewangan agar tidak berlaku kesilapan V-Siri
Tidak berlaku perbezaan perekodan
file projek dan rekod di RMC
3.
Memastikan semua pembelian mengikut proposal. Tidak perlu menunggu lama untuk
Lampirkan surat justifikasi jika tiada dalam
kelulusan pembelian.
proposal.
4.
Memastikan tuntutan/bayaran bil, invois, LO
dibuat selaras dengan peraturan perbendaharaan
dan yang digunapakai oleh Pihak Universiti.
Mengelakkan KP dikenakan surcaj &
tindakan tatatertib.
5.
Memastikan bahawa bayaran/tuntutan yang
dibuat teratur, munasabah dan berpatutan serta
mengawal perbelanjaan tuntutan yang berkenaan.
Mengelakkan vot terlebih belanja &
melebihi peruntukan diluluskan
Penaja.
Isu baki SODO tidak mencukupi :
perlu pindaan B-siri jika masih ada
baki lain yang boleh dipindahkan
mengikut kelayakan vot masing-masing
Proses Pindaan V-siri di lakukan
oleh Unit Pemantauan melalui
radis 3 dan bukan Bahagian
Kewangan
Borang tambahan
(sekiranya perlu)
*sumber Portal RMC
**mesti menggunakan kertas berwarna ‘pink’
BORANG DAFTAR INVENTORI
BORANG DAFTAR PENYELENGGARAAN
BORANG DAFTAR HARTA TETAP
PEGAWAI
JABATAN / PTJ
SAMB. TEL
En Abdul Rashid Bin Aris
Penolong Bendahari Kanan
(Pemantauan Keseluruhan)
37869
Pn. Nor Izra Binti Mohamad
Penolong Akauntan
FKSG, FKE, FCOMP, VOT TABUNG
37901
Pn. Zuhaidah Kasim
Penolong Akauntan
FBME, FS, FM
37901
En. Muhammad Tariq Zainal FKK, FPREE, FTI, VOT MENGURUS
Abidin
Penolong Akauntan
37929
En. Muhamad Najib Hassan
Penolong Akauntan
37929
FKM, FKA, FAB, FP
Pusat Pengurusan Penyelidikan
Update : 25 Jun 2013

similar documents