Ponerse rápidamente al día

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Curso de formación de
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Microsoft Office
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Outlook 2007
Ponerse rápidamente al día
Contenido del curso
• Introducción: Una nueva versión de Outlook
• Lección: Qué ha cambiado y por qué
• Lección 2: Buscar los comandos habituales
• Lección 3: Enviar y recibir datos adjuntos e
imágenes
Cada lección incluye una lista de tareas propuestas y una
serie de preguntas de prueba.
Ponerse rápidamente al día
Introducción: Una nueva versión de Outlook
Atención: nueva versión de Outlook a
la vista.
Tiene un aspecto totalmente nuevo,
además de nuevas características.
Pero no se preocupe, porque eso no
significa que vaya a tener que emplear
mucho tiempo en aprender a usar un
nuevo programa.
Por el contrario, el nuevo diseño y las
nuevas características le ayudarán a
ser más eficaz y a realizar fácilmente
las tareas diarias en Outlook.
Ponerse rápidamente al día
Objetivos del curso
• Moverse por Outlook 2007. Saber lo que ha cambiado y
por qué ha cambiado.
• Encontrar los comandos en la cinta de opciones y realizar
las tareas diarias: leer y enviar correo electrónico, trabajar
con citas y reuniones, y usar los contactos.
• Enviar y recibir imágenes y datos adjuntos. Asegurarse de
que los destinatarios podrán abrir los archivos adjuntos
que tienen el nuevo formato de archivo de la versión 2007
Microsoft Office.
Ponerse rápidamente al día
Lección 1
Qué es lo que ha cambiado y por
qué
Qué es lo que ha cambiado y por qué
La primera vez que
cree un mensaje en
Outlook 2007 (o abra
uno que haya
recibido), verá la cinta
de opciones.
Es uno de los cambios más notables de Outlook, ya
que la cinta de opciones es la que da un nuevo
aspecto a Outlook.
Pero a medida que utilice el programa, verá que el
cambio no es sólo visual; le permitirá trabajar más
fácilmente y con menos pasos.
Ponerse rápidamente al día
Es la banda que
aparece en la parte
superior de la
ventana.
Introducción a la cinta de opciones
Éste es un nuevo
mensaje de correo
electrónico. La cinta de
opciones se encuentra
en la parte superior de la
ventana.
La cinta de opciones
aparece cada vez que
crea o modifica alguna
cosa en Outlook.
¿Por qué este nuevo sistema? Microsoft ha investigado
minuciosamente el modo en que se utilizan los
comandos de Outlook.
Como resultado de esta investigación, algunos
comandos de Outlook ahora están más visibles y los
comandos comunes se se muestran y están agrupados
de forma que resulte más fácil encontrarlos y utilizarlos.
Ponerse rápidamente al día
Una visión más detallada de la cinta de opciones
Para ayudarle a
aprender a utilizar la
cinta de opciones,
aquí encontrará una
guía sobre su
organización básica.
1
Fichas: la cinta de opciones está formada por fichas,
cada una de las cuales está relacionada con un tipo
específico de trabajo en Outlook.
2
Grupos: cada ficha tiene varios grupos con elementos
relacionados.
3
Comandos: un comando es un botón, un cuadro en el
que se especifica información o un menú.
Ponerse rápidamente al día
La cinta de opciones contiene lo que necesita
Una vez más,
encontrará la cinta de
opciones cuando
realice determinadas
acciones como crear
mensajes, entradas
del calendario o
contactos.
En la cinta de opciones se muestran las fichas y los
comandos apropiados para las acciones que realiza.
Es decir, las fichas de la cinta de opciones cambiarán
según el área de Outlook en la que trabaje.
Ponerse rápidamente al día
La cinta de opciones contiene lo que necesita
En la imagen se
muestran algunas de
estas diferencias.
1
2
3
Un nuevo mensaje muestra las fichas Mensaje y
Opciones .
Una nueva cita muestra la ficha Cita .
Un nuevo contacto muestra la ficha Contacto .
Ponerse rápidamente al día
Hay más de lo que parece a simple vista
Una pequeña flecha
situada en la parte
inferior de un grupo
indica que hay más
opciones disponibles
que las que se
muestran.
Este botón
se
denomina Iniciador de
cuadros de diálogo.
En la imagen se puede ver que para obtener una lista
completa de opciones de fuente, tendría que hacer clic
en la flecha situada junto al grupo Texto básico en la
ficha Mensaje de un nuevo mensaje de correo
electrónico.
Ponerse rápidamente al día
La minibarra de herramientas
La Minibarra de
herramientas permite
tener acceso
rápidamente a
comandos de formato
allí donde se
necesitan, en el
cuerpo de un
mensaje de correo
electrónico.
La ilustración explica cómo funciona el proceso:
1
Seleccione el texto arrastrándolo con el mouse y, a
continuación, elija el texto seleccionado.
2
Aparece la minibarra de herramientas atenuada. Si la
selecciona, dejará de estar atenuada. Entonces puede
hacer clic en una opción de formato.
Ponerse rápidamente al día
La barra de herramientas de acceso rápido
La barra de
herramientas de
acceso rápido es una
barra de herramientas
pequeña situada sobre
la cinta de opciones.
Sirve para tener a mano
los comandos que
necesita y utiliza
habitualmente.
¿Cuál es la gran ventaja de la barra de herramientas de
acceso rápido? Que usted elige lo que contiene.
Es decir, puede agregar sus comandos favoritos a esta
barra con un simple clic del botón secundario del
mouse.
Ponerse rápidamente al día
La barra de herramientas de acceso rápido
Verá y usará
diferentes barras de
herramientas de
acceso rápido según
el área de Outlook en
la que trabaje.
Por ejemplo, los cambios que realice en la barra de
herramientas de acceso rápido para los mensajes que
envía no aparecerán en la barra de herramientas de
acceso rápido para los contactos.
Ponerse rápidamente al día
Métodos abreviados de teclado
Si usa métodos
abreviados de teclado
en lugar del mouse u
otro dispositivo
señalador, observará
que algunos métodos
abreviados son los
mismos, pero que
otros han cambiado.
Con la introducción de la cinta de opciones, los
comandos se encuentran en lugares diferentes, por lo
que los métodos abreviados que comienzan por ALT
probablemente serán diferentes de los de las versiones
anteriores.
Ponerse rápidamente al día
Métodos abreviados de teclado
Si usa métodos
abreviados de teclado
en lugar del mouse u
otro dispositivo
señalador, observará
que algunos métodos
abreviados son los
mismos, pero que
otros han cambiado.
A modo de orientación:
1. Empiece presionando la tecla ALT.
2. Presione la tecla que se indica para ver la ficha
correcta y, a continuación, presione la letra para tener
acceso al comando que desee.
Ponerse rápidamente al día
Conocer sus opciones
Outlook proporciona
muchas opciones para
ayudarle a cambiar el
aspecto y el
funcionamiento.
La forma en que se
tiene acceso a estas
opciones del programa
no ha cambiado.
Como se muestra en la imagen, aún tendrá que hacer
clic en Opciones en el menú Herramientas desde la
ventana principal de Outlook y usar el cuadro de diálogo
Opciones .
Ponerse rápidamente al día
Más información sobre las opciones
En Outlook 2007, las
opciones se definen
en algunos lugares
diferentes.
Opciones para escribir mensajes de correo
electrónico
Si desea cambiar la configuración para la redacción de
mensajes(por ejemplo, indicar al corrector ortográfico
que omita las palabras en mayúsculas), tendrá que
utilizar el cuadro de diálogo Opciones del editor .
Ponerse rápidamente al día
Más información sobre las opciones
En Outlook 2007, las
opciones se definen
en algunos lugares
diferentes.
Primero cree un mensaje y, después, siga este
procedimiento:
1 Haga clic en el botón de Microsoft Office
2
.
Haga clic en Opciones del editor.
Ponerse rápidamente al día
Más información sobre las opciones
En Outlook 2007, las
opciones se definen
en algunos lugares
diferentes.
Opciones para enviar correo electrónico
Cuando envíe un mensaje de correo electrónico, puede
decidir el modo en que desea enviarlo. Estas opciones
se definen en las fichas disponibles en la cinta de
opciones para el mensaje abierto.
Ponerse rápidamente al día
Otra novedad: la barra de tareas pendientes
Situada en el extremo
derecho de la
ventana, la
barra de tareas
pendientes aparece
en cualquier lugar de
Outlook en el que
trabaje.
La barra de tareas pendientes sirve para realizar un
seguimiento de las próximas tareas y citas.
Ponerse rápidamente al día
Otra novedad: la barra de tareas pendientes
Situada en el extremo
derecho de la
ventana, la
Barra de tareas
pendientes aparece
en cualquier lugar de
Outlook en el que
trabaje.
En la imagen se indican algunos de sus elementos clave:
1
Explorador de fechas
2
Próximas citas del calendario
3
Un lugar para especificar nuevas tareas
4
Su lista de tareas
Ponerse rápidamente al día
Nueva presentación del calendario
Con el nuevo diseño
del calendario de
Outlook 2007 es más
fácil saber qué es
cada cosa.
También es más fácil
desplazarse.
En la imagen se muestran algunos ejemplos:
1
Unos botones más grandes facilitan la tarea de
desplazarse entre las vistas del calendario diario,
semanal y mensual.
2
Atrás y Adelante permiten ir rápidamente al día,
semana o mes siguiente del calendario.
Ponerse rápidamente al día
Nueva presentación del calendario
Con el nuevo diseño
del calendario de
Outlook 2007 es más
fácil saber qué es
cada cosa.
También es más fácil
desplazarse.
En la imagen se muestran algunos ejemplos:
3
Otra novedad es el área Tareas . En ella se muestran
las citas actuales y próximas, y se realiza un
seguimiento de las tareas realizadas.
Ponerse rápidamente al día
Contactos con un nuevo aspecto
En Outlook 2007, las
tarjetas de
presentación
electrónicas permiten
ver y compartir más
fácilmente la
información de los
contactos.
Apreciará el nuevo aspecto de los contactos cuando
haga clic en Contactos para cambiar a esa área de
Outlook.
Puede enviar tarjetas de presentación electrónicas por
correo electrónico. Tal vez desee incluir su propia tarjeta
de presentación electrónico como parte de su firma de
correo electrónico.
Ponerse rápidamente al día
Contactos con un nuevo aspecto
Observará que en
esta imagen, el panel
de exploración está
minimizado para
mostrar más
información del panel
Contactos.
Puede minimizar el panel de exploración desde
cualquier área de Outlook haciendo clic en el botón
Minimizar el panel de exploración .
Ponerse rápidamente al día
Sugerencias para la práctica
1. Crear un mensaje y ver la cinta de opciones.
2. Usar la minibarra de herramientas, usar un iniciador de cuadros de diálogo
y agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rápido.
3. Abrir un mensaje y ver la cinta de opciones para un mensaje recibido.
4. Definir opciones del programa, opciones del editor de correo electrónico y
opciones de mensajes de correo electrónico.
5. Usar métodos abreviados de teclado.
6. Explorar la barra de tareas pendientes y ver cómo se personaliza.
7. Examinar el calendario y los contactos en la nueva vista Tarjeta de
presentación (opcional).
Práctica en línea (requiere Outlook 2007)
Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 1
La cinta de opciones tendrá el mismo aspecto para un nuevo
mensaje de correo electrónico y para un mensaje de correo
electrónico recibido. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 1: Respuesta
Falso.
El contenido de la cinta de opciones será diferente porque sus
necesidades para trabajar con los mensajes de correo electrónico
nuevos y los recibidos son diferentes.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 2
Se encuentra en el calendario, listo para explorar su nuevo
aspecto. Para dejar más espacio en la ventana de Outlook
para el calendario, ¿cuál de las siguientes operaciones podría
realizar en Outlook? (Elija una respuesta).
1. Usar los botones situados en la parte superior para ocultar los
detalles.
2. Minimizar el panel de exploración.
3. Cambiar la resolución de la pantalla.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 2: Respuesta
Minimizar el panel de exploración.
En esta versión de Outlook, puede minimizar el panel de exploración
haciendo clic en el botón Minimizar el panel de exploración .
Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 3
Si desea usar el teclado para tener acceso a los comandos de
la cinta de opciones, ¿qué tecla debe presionar en primer
lugar? (Elija una respuesta).
1. CTRL.
2. ALT.
3. MAYÚS.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 3: Respuesta
ALT.
Presione ALT para ver todas las letras y obtener ayuda con el siguiente
movimiento.
Ponerse rápidamente al día
Lección 2
Buscar los comandos habituales
Buscar los comandos habituales
Ha instalado Outlook
2007 y ha dedicado
algún tiempo a ver
alguna de sus
diferencias con respecto
a las versiones
anteriores.
Ahora ha llegado el
momento de ponerse a
trabajar.
¿Será fácil hacer lo que siempre ha hecho en
Outlook?
En esta lección verá que la respuesta es afirmativa.
Ponerse rápidamente al día
Crear un mensaje nuevo
Es hora de escribir y
enviar su primer
mensaje de correo
electrónico en el
nuevo Outlook.
¿Qué debe saber?
Para empezar,
algunas cosas no
han cambiado.
Lo primero que debe saber para empezar es que no
necesita saber nada nuevo. Todos los métodos antiguos
para iniciar un nuevo mensaje siguen funcionando.
En un nuevo mensaje, primero debe orientarse en la
cinta de opciones. La ficha Mensaje se encuentra en la
parte superior, con los comandos que probablemente
utilizará cada vez que cree y envíe un mensaje.
Ponerse rápidamente al día
Crear un mensaje nuevo
Usar otras fichas
Si tiene problemas
para encontrar un
comando o botón, es
posible que tenga que
buscar en otra ficha.
Por ejemplo, para insertar una imagen de forma que
aparezca dentro del texto del mensaje (no como un
archivo adjunto independiente), tendrá que cambiar a la
ficha Insertar .
Ponerse rápidamente al día
Usar la libreta de direcciones para agregar destinatarios
¿Utiliza la libreta de
direcciones para
agregar nombres a los
campos Para, CC y
CCO ?
Encontrará el comando Libreta de direcciones en la
ficha Mensaje .
Ponerse rápidamente al día
Mostrar u ocultar el campo CCO
Si prefiere escribir
las direcciones de
correo electrónico
directamente en los
cuadros Para y CC ,
tal vez desee saber
cómo puede mostrar
el campo CCO para
poder escribir
nombres allí también.
En la imagen se muestra la ubicación del comando
Mostrar CCO .
Como puede ver, se encuentra en la ficha Opciones .
Ponerse rápidamente al día
Incluir su firma
¿Utiliza una firma de
correo electrónico
personal al final de los
mensajes de Outlook?
La misma firma que utilizaba en versiones anteriores
estará disponible cuando actualice a Outlook 2007.
Si no utilizaba firmas (tal vez le parecía demasiado
complejo o nunca recordaba cómo se creaban o dónde
encontrarlas), le sorprenderá lo fácil que es utilizar
firmas en Outlook 2007.
Ponerse rápidamente al día
Incluir su firma
Puede modificar la
firmas existentes o
crear firmas nuevas,
así como definir una
firma predeterminada.
En primer lugar, haga
clic en la flecha
situada bajo el
comando Firma .
En la imagen se muestra lo que sucede a continuación:
1
Si ha creado firmas anteriormente, éstas aparecerán
aquí.
2
Para crear nuevas firmas, definir una firma
predeterminada o modificar firmas existentes, haga clic
en Firmas.
Ponerse rápidamente al día
Usar marcas y avisos
Las marcas y los
avisos pueden servirle
a usted y a los demás
de recordatorio sobre
lo que debe hacer.
Para agregar una marca, aviso o ambas cosas cuando
cree un mensaje, primero haga clic en Seguimiento en
el grupo Opciones de un nuevo mensaje.
Ponerse rápidamente al día
Usar marcas y avisos
Llevar su propio
seguimiento
Suponga que envía un
mensaje a un
compañero con el
siguiente texto
“Lo veré contigo
mañana”.
Para asegurarse de que no se olvida de hacerlo,
marque el mensaje para usted mismo haciendo clic en
Seguimiento y, después, en Mañana.
El mensaje se marca y se agrega a la lista de tareas
pendientes en Tareas. También se muestra como un
elemento en su propia barra de tareas pendientes.
Ponerse rápidamente al día
Usar marcas y avisos
Hacer un seguimiento
del destinatario
Puede adjuntar
también una marca de
seguimiento para los
destinatarios con el
comando Marcar para
los destinatarios ,
resaltado en la imagen.
Antes de enviar el mensaje, especifica cuándo desea que
el destinatario reciba el aviso de que deben tratar el asunto
en cuestión.
Como se muestra en la imagen, el mensaje recibido incluirá
una marca y un icono de campana. Siempre que el
destinatario mantenga el mensaje en su buzón de Outlook,
se mostrará un aviso a la hora que usted especifique.
Ponerse rápidamente al día
Responder a un mensaje
El correo electrónico
no consiste sólo en
enviar…
…sino también en
recibir y responder.
Cuando responda desde un mensaje abierto, utilizará
los botones del grupo Responder en la ficha Mensaje
de la cinta de opciones.
Observará que el contenido de la cinta de opciones en
un mensaje recibido es diferente del que se muestra
para un nuevo mensaje de correo electrónico.
Ponerse rápidamente al día
¡Vaya! ¿Necesita recuperar un mensaje?
Acaba de enviar un
mensaje y se da cuenta
de que hay un detalle
esencial que es
incorrecto.
(Ha escrito “conejo” en
lugar de “consejo” al
describir los resultados
de la última reunión del
consejo directivo).
Si utiliza Microsoft Exchange Server para el
correoelectrónico, es posible que pueda recuperar el
mensaje que acaba de enviar.
Si actúa antes de que un destinatario lea el mensaje,
podrá recuperarlo y enviar una versión corregida a esa
persona, y evitar una posible situación embarazosa.
Ponerse rápidamente al día
¡Vaya! ¿Necesita recuperar un mensaje?
Acaba de enviar un
mensaje y se da cuenta
de que hay un detalle
esencial que es
incorrecto.
(Ha escrito “conejo” en
lugar de “consejo” al
describir los resultados
de la última reunión del
consejo directivo).
Esto es lo que tiene que hacer:
1
En el panel de exploración, haga clic en Elementos
enviados para cambiar a esa carpeta.
2
En la carpeta Elementos enviados , haga doble clic en
el mensaje que desea recuperar para abrirlo.
Ponerse rápidamente al día
¡Vaya! ¿Necesita recuperar un mensaje?
Acaba de enviar un
mensaje y se da cuenta
de que hay un detalle
esencial que es
incorrecto.
(Ha escrito “conejo” en
lugar de “consejo” al
describir los resultados
de la última reunión del
consejo directivo).
Esto es lo que tiene que hacer:
3
En el mensaje abierto, haga clic en Otras acciones en
el grupo Acciones y haga clic en Recuperar este
mensaje.
Ponerse rápidamente al día
Organizar el tiempo y recordar lo que debe hacer
Outlook no es sólo
para el correo
electrónico.
También sirve para
organizar su tiempo
mediante el
calendario.
Cuando cree o abra un elemento en el calendario, verá
que en la cinta de opciones se muestran grupos y
comandos apropiados para ayudarle a organizar su
tiempo.
Ponerse rápidamente al día
Organizar el tiempo y recordar lo que debe hacer
Cuando crea cualquier
tipo de entrada del
calendario, se
configura un aviso
automáticamente.
Para cambiar la hora del aviso para una cita:
1
En la ficha Cita , haga clic en la flecha para abrir la lista
Aviso y, a continuación, seleccione una hora.
2
Una vez realizado el cambio, haga clic en Guardar y
cerrar en el extremo izquierdo de la cinta de opciones.
Ponerse rápidamente al día
¿Desea crear una reunión? Invite a los asistentes
Una cita sólo es para
usted.
Si hay más personas
involucradas, cree una
reunión.
1
En la ficha Cita , haga clic en Invitar a los asistentes.
2
Aparece un cuadro y un botón Para . Escriba
directamente los nombres en el cuadro o haga clic en el
botón Para para agregar a los asistentes
seleccionándolos de una lista.
Ponerse rápidamente al día
¿Desea crear una reunión? Invite a los asistentes
Una cita sólo es para
usted.
Si hay más personas
involucradas, cree una
reunión.
3
Una vez especificados todos los detalles de la reunión,
haga clic en Enviar para enviar la invitación a los demás
participantes de la reunión.
Ponerse rápidamente al día
Trabajar con un contacto
Cuando abra o
modifique un contacto,
utilizará los botones
del grupo Mostrar
para mostrar u ocultar
más información
sobre un contacto.
Por ejemplo, si desea anotar el cumpleaños o el
aniversario de un contacto, haga clic en el botón
Detalles y, a continuación, seleccione la fecha
correspondiente junto a Cumpleaños o Aniversario.
Ponerse rápidamente al día
Sugerencias para la práctica
1. Usar la libreta de direcciones y CCO.
2. Comprobar la ortografía y la gramática.
3. Ver las firmas.
4. Agregar una marca de seguimiento.
5. Responder a un mensaje; recuperar un mensaje (opcional).
6. Programar una cita y configurar un aviso.
7. Crear un nuevo contacto.
8. Modificar una tarjeta de presentación.
Práctica en línea (requiere Outlook 2007)
Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 1
Para iniciar un nuevo mensaje, debe usar la cinta de
opciones. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 1: Respuesta
Falso.
Los mensajes se crean tal como se ha hecho siempre.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 2
¿Cuál de los siguientes elementos permite mostrar u ocultar
rápidamente el campo CCO en un mensaje? (Elija una
respuesta).
1. La libreta de direcciones.
2. La barra de herramientas de acceso rápido.
3. El botón Mostrar CCO de la ficha Opciones .
Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 2: Respuesta
El botón Mostrar CCO de la ficha Opciones .
En la última lección se explica cómo hacerlo en Outlook. Hay muchas
opciones. Al botón se obtiene acceso desde una ficha específica para
opciones de mensajes, la ficha Opciones .
Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 3
Acaba de enviar un mensaje con un error tipográfico
embarazoso y desea recuperarlo. ¿Qué es lo primero que
debe hacer? (Ya sabe que utiliza Microsoft Exchange Server).
(Elija una respuesta).
1. En la ventana principal de Outlook, hacer clic en Recuperar
este mensaje en el menú Acciones .
2. Buscar y abrir el mensaje en la carpeta Elementos enviados
.
3. Buscar y seleccionar el mensaje en la carpeta Elementos
enviados .
Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 3: Respuesta
Buscar y abrir el mensaje en la carpeta Elementos enviados .
Abrirá el mensaje en Elementos enviados y, después, utilizará un
comando de la cinta de opciones: haga clic en Otras acciones en el
grupo Acciones y luego en Recuperar este mensaje.
Ponerse rápidamente al día
Lección 3
Enviar y recibir datos adjuntos e
imágenes
Enviar y recibir datos adjuntos e imágenes
Enviar y recibir
archivos adjuntos en
Outlook 2007 es tan
sencillo como siempre
y, en cierto sentido,
aún más fácil.
¿Qué es más fácil?
Cuando reciba imágenes o archivos de Microsoft
Office adjuntos, podrá usar el Controlador de vista
previa de datos adjuntos para obtener una vista previa
de esos datos adjuntos directamente en el panel de
lectura de Outlook.
Y si envía imágenes, la cinta de opciones le ayudará a
enviarlas del modo que prefiera.
Ponerse rápidamente al día
Incluir datos adjuntos
Incluir un documento
o imagen como un
archivo adjunto al
mensaje aún es más
fácil.
Tal como ha hecho siempre, empezará creando un
nuevo mensaje. A continuación, utilizará el comando
Adjuntar archivo de la cinta de opciones.
Ponerse rápidamente al día
Incluir datos adjuntos
¿Dónde está el
comando Adjuntar
archivo?
Incluir un archivo
adjunto es una tarea
habitual, por lo que
encontrará el comando
Adjuntar archivo en la
ficha Mensaje y en la
ficha Insertar .
En la imagen se muestra en la ficha Insertar .
Ponerse rápidamente al día
Incluir datos adjuntos
No se puede
adjuntar cualquier
cosa
Outlook bloqueará
algunos tipos de
archivos adjuntos.
Este comportamiento no ha variado con respecto a las
versiones anteriores.
Sin embargo, tal vez le interese saber que algunos tipos
de de archivos que antes estaban bloqueados ahora
están permitidos, y que se han agregado algunos tipos
nuevos a la lista de bloqueados.
Ponerse rápidamente al día
Incluir una imagen insertada en el texto
En Outlook, es fácil
enviar imágenes en el
cuerpo del mensaje
de correo electrónico
en lugar de como un
archivo adjunto
independiente.
Para ello:
1
Haga clic en el comando Imagen en la ficha Insertar .
2
Como se muestra en la ilustración, verá una imagen en
el cuerpo del mensaje.
Ponerse rápidamente al día
Imagíneselo: fichas que aparecen y desaparecen
Ahora que hablamos de
imágenes, aprovechemos
la oportunidad para
explicar una última cosa
sobre la cinta de
opciones.
Algunas fichas sólo
aparecen cuando se
realizan tareas
específicas.
Por ejemplo, cuando:
1
Selecciona una imagen que ha insertado en un mensaje…
2
…verá que Herramientas de imagen aparece en la cinta
de opciones.
3
La ficha Formato contiene comandos que puede usar para
modificar la imagen antes de enviarla.
Ponerse rápidamente al día
Obtener una vista previa de los datos adjuntos antes de
abrirlos
En Outlook 2007,
recibirá datos adjuntos
del mismo modo que en
las versiones anteriores.
Pero ahora se puede
obtener una vista previa
de algunos archivos
adjuntos directamente
en el panel de lectura.
Suponga que alguien le envía dos diagramas de
Microsoft Office Visio® como archivos adjuntos, pero
sólo le interesa el que incluye la nueva aula de
aprendizaje de su edificio.
¿Cómo puede decidir rápidamente qué archivo debe
abrir o guardar en su disco duro?
Ponerse rápidamente al día
Obtener una vista previa de los datos adjuntos antes de
abrirlos
Como se muestra en
la imagen, obtener
una vista previa de los
datos adjuntos puede
ser la solución.
La vista previa de datos adjuntos permite mostrar una
vista previa de algunos tipos de archivos directamente
desde el panel de lectura de Outlook. Puede realizar
esta operación sin tener que abrir los archivos adjuntos.
Para obtener una vista de previa de un archivo adjunto,
haga clic en su icono. La vista previa del archivo adjunto
se muestra en el panel de lectura.
Ponerse rápidamente al día
Cómo reciben los demás los archivos adjuntos que les envía
Cuando utilice Outlook
2007, las personas
recibirán los archivos
adjuntos que les envíe
igual que antes.
Lo que ha cambiado es el formato de archivo utilizado
por algunos programas de 2007 Office system.
Los archivos adjuntos que envíe o reciba pueden usar
este nuevo formato, que reduce el tamaño de los
archivos y contribuye a su protección. Outlook admite
plenamente el envío y la recepción de archivos que
utilicen los nuevos formatos.
Ponerse rápidamente al día
Cómo ven los demás los archivos adjuntos que les envía
Si va a enviar un
archivo de Word 2007,
Excel 2007 o
PowerPoint 2007 a
una persona que aún
no se ha actualizado a
la versión 2007 de
Office, hay dos
opciones.
• Puede guardar el archivo en el formato de archivo de 972003 antes de enviarlo.
• Los compañeros que tengan las versiones 2000 hasta
2003 de Microsoft Office pueden abrir, modificar y
guardar los archivos de 2007 instalando el Módulo de
compatibilidad de Microsoft Office para los formatos de
archivos de 2007 Office Word, Excel y PowerPoint, que
Microsoft ofrece gratuitamente.
Ponerse rápidamente al día
Sugerencias para la práctica
1. Adjuntar un archivo a un mensaje y enviárselo a sí mismo.
2. Insertar una imagen dentro del texto del mensaje.
3. Obtener una vista previa de un archivo adjunto.
4. Averiguar qué controladores de vista previa tiene instalados (opcional).
Práctica en línea (requiere Outlook 2007)
Ponerse rápidamente al día
Prueba 3, pregunta 1
¿Cómo se incluye una imagen que esté insertada dentro del
texto del mensaje? (Elija una respuesta).
1. Utilizando el formato de archivo de texto enriquecido.
2. Utilizando el comando Archivo en la ficha Insertar .
3. Utilizando el comando Imagen desde archivo en la ficha
Insertar .
Ponerse rápidamente al día
Prueba 3, pregunta 1: Respuesta
Utilizando el comando Imagen desde archivo en la ficha Insertar .
Ponerse rápidamente al día
Prueba 3, pregunta 2
Ha recibido un mensaje con dos imágenes JPEG adjuntas.
¿Cuál es la forma más rápida de determinar si desea guardar
los archivos adjuntos? (Elija una respuesta).
1. Abrir el mensaje y hacer doble clic en el icono de cada archivo
adjunto.
2. Hacer clic en los iconos de los archivos adjuntos en el panel
de lectura.
3. Hacer clic con el botón secundario del mouse en el icono del
archivo adjunto y hacer clic en Abrir.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 3, pregunta 2: Respuesta
Hacer clic en los iconos de los archivos adjuntos en el panel de lectura.
Al hacer clic en los iconos de los archivos adjuntos podrá obtener una
vista previa de las imágenes de una en una directamente en el panel de
lectura. Esta técnica funcionará también para otros tipos de archivos
adjuntos: presentaciones de PowerPoint, documentos de Word o libros
de Excel, entre otros.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 3, pregunta 3
En la versión 2007 Office, muchos programas utilizan un
nuevo formato de archivo. ¿De qué forma afecta ese formato
de archivo a Outlook 2007? (Elija una respuesta).
1. Cuando cree un nuevo mensaje de correo electrónico, se
utilizará este nuevo formato de archivo.
2. Los archivos adjuntos que envíe o reciba pueden usar este
nuevo formato.
3. Los archivos adjuntos aparecerán insertados dentro del texto
del mensaje de correo electrónico.
Ponerse rápidamente al día
Prueba 3, pregunta 3: Respuesta
Los archivos adjuntos que envíe o reciba pueden usar este nuevo
formato.
Outlook admite totalmente el envío y la recepción de archivos en el
nuevo formato de archivo. Y si trabaja con personas que aún no se han
actualizado, podrá asegurarse de que puedan leer esos archivos.
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