El informe

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La comunicación escrita en la
empresa
1. La comunicación escrita
Este tipo de comunicación posee, en la empresa, una doble vertiente:
Ventajas:
• Carácter perdurable.
• Permite analizar con detenimiento el texto.
Inconveniente:
• El emisor no está presente.
Etapas para elaborar un texto escrito
La comunicación escrita requiere gran preparación para que el mensaje sea
comprendido, ya que no permite retroalimentación.
1. Analizar
situación
2. Generar
ideas
5. Redactar
texto
3.
Seleccionar
información
6. Revisar
escrito
4. Ordenar
contenido
7. Revisar
texto
Principios de la comunicación escrita
A la hora de redactar un documento Hay que tener en cuenta
los siguientes principios para que la comunicación sea efectiva:
Principios de la comunicación escrita
Adecuación
Escrito bien presentado. Vocabulario adaptado a receptor.
Concisión
Frases cortas. Texto breve.
Corrección
Respetar normas ortográficas y sintácticas.
Coherencia
Ser claro y ordenado.
Cohesión
Énfasis
Conectar entre sí oraciones y párrafos.
Resaltar la idea principal.
2. Producir o reproducir documentos
Medios para la producción de documentos:
Máquina
de escribir
Escritura
manual
Ordenador
Telégrafo
Medios para la reproducir documentos:
Fotocopiadora
Impresora
Fax
Las tres R: reciclar, reducir y reutilizar
Hay que conseguir una «oficina sin papeles» y para ello hay que:
• Reducir el uso del papel y potenciar la documentación electrónica.
• Reciclar el papel usado.
• Reutilizar los papeles que no es necesario conservar.
Escáner
3. Modelos de documentos escritos
La carta comercial (I)
Una carta comercial es, en sentido amplio, cualquier comunicación escrita entre empresas.
Estructura de la carta comercial.
• Inicio, presentación o encabezamiento
Lugar y fecha
Datos del receptor y destinatario
Motivo de la carta
Saludo
• Contenido
Aquí se desarrollan las ideas que se quieren comunicar
• Final
Despedida (breve fórmula de cortesía)
Firma
La carta comercial (II)
Estilos de cartas comerciales
El estilo es la forma en que se distribuye el contenido de una carta.
Estilos de cartas comerciales
Moderno
Comienzan en el margen izquierdo del papel y no usan sangría.
Moderno
modificado
La despedida, al antefirma y la firma se escriben en el margen derecho.
Si es un sobre con ventana, los datos del destinatario también van a la derecha.
Profesional
Utiliza sangría para el saludo y comienzo de párrafos.
El destinatario y la despedida aparecen a la derecha.
Evolucionado
Prescinde del saludo y la despedida.
La distribución puede ser de cualquiera de los estilos anteriores.
La carta comercial (III)
Abreviaturas, siglas y acrónimos
Abreviatura: representación gráfica reducida de una palabra a grupo de palabras.
Para que la comunicación sea eficaz el receptor debe conocer el significado de las abreviaturas.
Por ello, salvo que sean muy conocidas, deberemos evitarlas.
Personalización de las cartas comerciales y los sobres.
Las cartas comerciales deben transmitir la identidad corporativa, por tanto el membrete
y el logo deben incluirse tanto en el papel como en el sobre.
Aplicaciones informáticas y formatos de correspondencia.
Los documentos que genera la empresa suelen redactarse con el apoyo de aplicaciones
informáticas que facilitan su edición y corrección.
3. Modelos de documentos escritos
Documentos mercantiles (I)
Un documento mercantil es aquel que se genera como consecuencia de la
entrega de bienes o prestaciones de servicios por parte de las empresas.
Documentos de compraventa
Documentos mercantiles (II)
Solicitud de oferta o información
La envía una empresa que desea adquirir un producto o contratar un servicio a otra empresa.
Documentos mercantiles (III)
Ofrecimiento de servicios profesionales
Permite dar a conocer los servicios
profesionales que presta una
empresa o profesional.
Se trata de un documento publicitario
en el que se ponderan las ventajas de
contratar el servicio y las desventajas
de no hacerlo.
Documentos de compraventa
Documentos mercantiles (IV)
Propuesta de pedido
• Documento por el que el cliente se compromete y adquiere la mercancía
solicitada al proveedor.
• La firma el cliente.
• Cada empresa tiene su propia hoja de pedido.
Albarán
• Documento que acompaña a la entrega de mercancías.
• Lo expide el proveedor, en él se relacionan las mercancías entregadas.
• Al cliente le sirve para comprobar lo recibido y al proveedor como prueba
de entrega.
Factura
• Documento que justifica de forma legal una operación de compraventa.
• Su contenido mínimo está establecido por ley.
Documentos mercantiles (V)
Documentos de pago
Recibo
• Justificante de haber recibido una determinada
cantidad de dinero.
Cheque
• Orden que da el titular de una cuenta bancaria
para que se entregue una cierta cantidad de
dinero a una tercera persona.
Pagaré
• Documento emitido por el deudor (comprador)
mediante el que se compromete a pagar una
suma de dinero a otra.
Letra de cambio
• Documento mercantil –cada vez en mayor
desuso- cuya forma viene determinada por el
papel timbrado en el que se extiende.
Documentos internos (I)
Convocatoria de reunión
La convocatoria de reunión es un documento por el que se cita, de forma oficial, a
determinadas personas para que asistan a una reunión o asamblea.
Debe constar: fecha, hora y lugar de la reunión y orden del día.
Acta de reunión
El acta es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión.
Deberá reflejar al menos los siguientes aspectos:
• Lugar, fecha y hora de la reunión.
• Nombre de los asistentes.
• Asuntos tratados en el orden del día de la convocatoria.
• Resultados obtenidos en las deliberaciones
• Acuerdos alcanzados.
• Intervenciones de los asistentes realizadas en el punto de ruegos y preguntas.
• Hora de finalización de la reunión y firma de los asistentes.
Documentos internos (II)
Nota interna
La finalidad de este documento
es que los diferentes
departamentos o secciones de
una empresa se comuniquen
entre sí las incidencias,
peticiones, etc., que surjan
entre ellos.
Saluda
Documento que normalmente usan las
empresas, organismos públicos y
autoridades para expresar agradecimiento,
invitar a actos, informar de tomas de
posesión, cambios de domicilio social,
etcétera.
Documentos internos (III)
Memorándum
El memorándum es una breve comunicación entre departamentos o personas de una
misma empresa para dar una información determinada o para recordar algo a alguien.
Su estructura, es muy parecida
a la de una carta, pero su
extensión es generalmente
inferior. Además no se emplean
las acostumbradas formas de
saludo y despedida de una carta.
Documentos internos (IV)
Instancia o Solicitud
La instancia o solicitud es un documento que se utiliza para pedir algún servicio al
organismo o persona que puede concederlo.
Encabezamiento
Cuerpo
Petición
Despedida
Pie
Documentos internos (V)
Certificado
El certificado es un
documento expedido por
una persona con autoridad
mediante el cual se
constata un determinado
hecho o situación (servicios
prestados, estudios
realizados, pagos
efectuados, etcétera).
Textos de promoción. El mensaje publicitario (I)
Los textos de promoción tratan de motivar al
público para que adquieran un producto o servicio.
Puede contener texto, imágenes, sonidos…
La estrategia que pueden seguir estos mensajes
puede ser:
• Informativa: cuando se pretenden
exponer las características de un producto.
• Persuasiva: cuando se apela a los sentimientos del público.
Textos de promoción. El mensaje publicitario (II)
Tarjeta de empresa
Función: darse a conocer y conseguir que los clientes tengan la posibilidad de recordar nuestros
datos de contacto.
Contenido: Nombre de la empresa, logotipo, actividad, forma de contacto.
Si es la tarjeta de un empleado: nombre y cargo del mismo y datos de contacto.
Presentación de la empresa
La presentación de la empresa es el documento en el que la empresa muestra a sus
potenciales clientes, entre otras cuestiones:
• Datos básicos de la empresa: nombre, NIF, dirección…
• Productos o servicios que presta.
• Trabajos realizados que sirvan de referencia.
• Datos adicionales, como medios técnicos o diferencias con la competencia.
Textos de promoción. El mensaje publicitario (III)
Folleto informativo
Un folleto informativo es un documento en el que la empresa ofrece información sobre
sus productos y las condiciones en que se pueden adquirir.
A diferencia del folleto publicitario, que solo es una lista de productos y precios, en el folleto
informativo se detallan las características y condiciones del producto o servicio ofertado.
Los folletos informativos pueden adoptar diversas formas:
Flyers o volantes
Pequeños folletos de papel de una sola hoja con poco gramaje (fino).
Se distribuyen en grandes cantidades y a menudo en la propia calle.
Folletos simples
Se diferencia del volante por su mayor tamaño y calidad del papel.
Dípticos
Folletos plegados por la mitad. Un díptico tendrá, por lo tanto, una
portada y una contraportada, como los libros.
Trípticos
Folletos que se pliegan dos veces de forma que quedan tres partes.
Textos de promoción. El mensaje publicitario (IV)
Catálogo publicitario
Un catálogo publicitario es un listado de los
productos o servicios de la empresa con sus
correspondientes precios.
Nota de prensa
Una nota de prensa es un
documento por el cual la empresa
envía información sobre un tema,
persona o producto a los medios de
comunicación para su difusión
pública.
El informe (I)
El informe es un tipo de comunicación que se emplea para transmitir información de la
empresa tanto a nivel interno como externo.
Generalmente se prepara a petición de un superior o de un cliente, y la información que
contiene suele ser muy útil para la toma de decisiones.
Tipos de informes
Según el
contenido
Según el
ámbito
Según la
implicación
Personales
Información referida a personas.
Comerciales
Se refieren a la actividad propia de la empresa.
Internos
Elaborados por personal de la empresa, información interna.
Externos
El informante es una persona o entidad ajena a la empresa.
Expositivos
Expone los hechos de forma clara y objetiva.
Valorativos
Los hechos se analizan e interpretan de forma subjetiva.
Demostrativos
Tratan de convencer de una tesis o idea.
El informe (II)
Pasos para elaborar un informe
1. Elaborar esquema.
2. Determinar fuentes.
3. Recopilar datos.
4. Seleccionar lo importante.
5. Organizar la información.
6. Redactar el informe.
Portada
Estructura del informe
Su estructura. con independencia de la
información que contenga, se puede
dividir en tres partes,
y estas, a su vez,
en varios apartados:
Encabezamiento
Índice
Introducción
Resumen
Cuerpo
Apéndices
Cuerpo
Conclusión
Anexos
Bibliografía
4. El correo electrónico
El correo electrónico se caracteriza por la emisión del mensaje mediante Internet.
El funcionamiento del correo electrónico se produce
a través de dos vías:
- Por medio de programas o software que se llaman
«clientes de correo electrónico» (como Microsoft Outlook;
Mozilla Thunderbird, Eudora, etcétera.)
- Directamente a través de portales web de Internet;
en este caso se llama «correo web» (Gmail; Yahoo; Hotmail y otros).
Todas las direcciones de correo electrónico tienen el siguiente formato:
[email protected]ñía.extensión
La netiqueta
La netiqueta es el conjunto de normas de cortesía que debemos respetar
cuando nos comuniquemos a través de Internet.
Si se usa el correo electrónico de la empresa se deben verificar las condiciones de uso.
A no ser que se use un encriptador, evitaremos enviar información confidencial.
Hay que tener en cuenta el copyright a la hora de reproducir documentos.
Identificación clara del destinatario.
Firmar el correo para dar a conocer de quién procede (emisor).
Tener en cuenta la privacidad: el mail no es tan privado como parece.
Tener empatía y pensar las respuestas.
Subjet: jamás debemos enviar nunca un mensaje sin Asunto.
No incluir todo el mensaje original en la respuesta: dejar solamente lo necesario para darle contexto.
Borrar todas las direcciones que aparecen en el mensaje si se va a reenviar.
Utilizar el campo CCO o BCC (copia oculta) para escribir las direcciones cuando se quiera enviar un
mail a varias personas.
Evitar las MAYÚSCULAS: en el argot de Internet, significan que se está gritando.

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