ส่วนที่ 7 วงจรค่าใช้จ่าย

Report
วงจรค่ าใช้ จ่าย (expenditure cycle)
ประกอบด้ วยระบบงานต่ อเนื่อง ได้ แก่
1. ระบบการสั่ งซื้อและรับสิ นค้ า
2. ระบบบัญชีเจ้ าหนี้
3. ระบบควบคุมเงินสดจ่ าย
 กระบวนการของกิจการทางธุรกิจและการดาเนินการประมวลผลข้ อมูลที่
เกีย่ วข้ องเชื่องโยงกับการจัดซื้อและการจ่ ายชาระเงิน
การจัดซื้อ
-วัตถุดบิ
- สิ นค้ าสาเร็จรู ป
-วัสดุการผลิต
-ต้ นทุนการซื้อ
-ค่ าขนส่ งเข้ า
-ภาษีซื้อ
-ค่ าใช้ จ่ายในการซื้อ
การจ่ ายชาระเงิน
 การทาให้ ต้นทุ นของการจัดหา การเก็บรั กษา และการให้ บริ การที่
จาเป็ นต่ อการทาหน้ าที่งานต่ าง ๆ ในองค์ กรมีจานวนเงิน ต้ นทุนต่า
ที่สุด โดยให้ ข้อมูลแก่ ผ้ ูบริหารเพือ่ การตัดสิ นใจ ดังนี้
 ระดับราคาสิ นค้ าและวัสดุที่เหมาะสม
 การคัดเลือกผู้ขาย
 สถานที่เก็บรักษาสิ นค้ า
 ขนาดการสั่ งซื้อที่ประหยัด
 การนาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้
 เงื่อนไขการชาระเงิน
 การตรวจติดตามและประเมินผลการดาเนินการในวงจรค่ าใช้ จ่าย
การขอซื้อ
กระบวนการจัดซื้อ
การรับสินค้า
การบริหารสินค้าคงเหลือ
 หน้าที่ของฝ่ ายจัดซื้อ
 ตัดสินใจดาเนิ นการในเรื่อง ราคาและคุณภาพของวัตถุดิบ
คัดเลือกผูข้ าย และการจัดส่งสินค้าที่น่าเชื่อถือ
วัต ถุ ป ระสงค์ ข องระบบการสั่ ง ซื้ อ ไม่ ว่ า จะ
เป็ นการสั่ งซื้อวัตถุดิบ วัสดุสิ้นเปลือง อุปกรณ์ เครื่ องมือ
หรื อ บริ การ เน้ นเรื่ องการสั่ งซื้อที่ราคาต่า ที่สุดโดยต้ อง
คานึ งถึงคุณภาพ เพื่อให้ ได้ สินค้ าตามมาตรฐานที่เป็ นที่
ต้ องการของกิจการ และได้ รับสิ นค้ าภายในระยะเวลาที่
กาหนด
กิ จ การพยายามให้ มี ก ารแข่ ง ขั น กั น ใน เรื่ อ งราคาระหว่ า งผู้
ต้ องการจะขายหลาย ๆ ราย การตัดสิ นใจใช้ เทคนิคหรือกลวิธีเหล่ านี้มี
ผลกระทบโดยตรงต่ อ
1. จานวนเงินที่กจิ การต้ องการใช้ ในเวลาต่ าง ๆ เกีย่ วกับการซื้อ
2. ระดับการเก็บสิ นค้ าไว้ในคลัง
3. ต้ นทุนการผลิต
โดยอาจจะใช้ การประกวดราคาระหว่ างผู้ขาย
การจัดการให้ มีการเสนอราคาจากผู้ขาย โดยผู้ขายที่มี
ประวัติที่ดี เช่ น การส่ งสิ นค้ าได้ ตามเวลาที่กาหนด ส่ งสิ นค้ า
ได้ มาตรฐานตามทีต่ กลงไว้
แผนกสั่ งซื้อควรจะมีการกลั่นกรองการพิจารณา และ
ถูกนาเข้ าสู่ แฟ้ มรายซื้อผู้ขายทีผ่ ่ านการพิจารณา
(Approved vendor list – AVL)
โดยดูจาก ราคาสิ นค้ า เงือ่ นไข ส่ วนลด การส่ งสิ นค้ า
1. ใบเสนอซื้อ (Purchase requisition)
แผนกต่ าง ๆ เมื่อต้ องการสิ นค้ าหรื อบริ การก็จะมีการจั ดทาใบ
เสนอซื้อส่ งมายังแผนกจัดซื้อ
2. ใบเชิญให้ เสนอราคา (request for quotation)
ในการสั่ งซื้อสิ นค่ าที่มีจานวนมากหรื อราคาสู งกิจการมักจัดให้
มีการเสนอราคา โดยกิจการเป็ นผู้กาหนดรายละเอียดของสิ นค้ าที่
ต้ องการ และให้ มีการเสนอราคา
3. ใบสั่ งซื้อ (purchase order)
แผนกจัดซื้อก็จะทาใบสั่ งซื้อ
การตรวจรับสิ นค้ าว่ าเป็ นสิ นค้ าที่กิจการสั่ งซื้อจริงตาม
จ านวนที่ถู ก ต้ อ งในสภาพที่ย อมรั บได้ ซึ่ ง แผนกรั บสิ นค้ า
จะต้ องตรวจสอบคุณภาพ จานวนของสิ นค้ าที่ผ้ ูขายจัดส่ งมา
ว่ าตรงกับรายการทีก่ จิ การสั่ งซื้อจริง
เอกสารเบือ้ งต้ นของระบบการรับสิ นค้ า มีดงั นี้
1. ใบสั่ งซื้อ (purchase order)
คือ เอกสารที่พนักงานขายเป็ นผู้จัดทาขึ้น และส่ งมาที่
แผนกควบคุมเจ้ าหนี้
2. ใบตรวจรับสิ นค้ า (receiving report)
คือ แผนกรั บสิ นค้ าจัดการตรวจรั บสิ นค้ า เมื่อ ถู กต้ อง
แล้ วจึงจัดทาใบตรวจรับสิ นค้ าเพือ่ เป็ นหลักฐาน
วัตถุประสงค์ หลักการของระบบสั่ งซื้อ
คื อ การเลื อ กผู้ ข ายที่ เ หมาะสม ที่ ใ ห้ ร าคาสิ น ค้ า ที่ ต่ า ที่ สุ ด
สิ นค้ าได้ มาตรฐาน และสามารถจัดส่ งสิ นค้ าได้ ตรงเวลา
วัตถุประสงค์ หลักของฝ่ ายรับสิ นค้ า
คือ รั บเฉพาะสิ นค้ าที่สั่งซื้อเท่ านั้นและจานวนและคุณภาพ
สิ นค้ าต้ องเป็ นไปตามทีต่ กลงกันไว้
เอกสารเบือ้ งต้ นที่ฝ่ายจัดซื้อและรับสิ นค้ าต้ องจัดทา ได้ แก่
1. ใบสั่ งซื้อ
2. ใบรับสิ นค้ า
ในการจัดทาใบสั่ งซื้ อและใบรั บสิ นค้ า กิจการควรใช้ วิธีคีย์
ข้ อมู ลลงบนหน้ าจอคอมพิวเตอร์ แทนการใช้ กระดาษ โดยใช้
เทคโนโลยีต่าง ๆ ช่ วยควบคุมความถูกต้ องของข้ อมูลเข้ า และ
ความครบถ้ วนของข้ อมูลเข้ า
เทคโนโลยีเหล่ านี้ ได้ แก่
1. การใช้ หน้ าจอคอมพิวเตอร์ ที่มีการจัดรู ปแบบไว้ ล่วงหน้ า
2. การคีย์ข้อมูลเข้ าที่จุดกาเนิดข้ อมูล
3. การดึงข้ อมูลบางส่ วนออกจากแฟ้มแทนการคีย์ข้อมูลเข้ า
4. การกาหนดให้ ชุดคาสั่ งตรวจสอบข้ อมูลเข้ า ก่ อนนาข้ อมูล
ลงสู่ ฐานข้ อมูล
ความแตกต่ างระหว่ างข้ อมูลในเอกสาร
1. จานวนเงินในใบเรียกเก็บเงินที่ได้ รับจากเจ้ าหนีม้ าก หรือ น้ อยกว่ า
จานวนจริง
2. เจ้ าหนีส้ ่ งสิ นค้ ามาให้ กจิ การมากหรือน้ อยกว่าจานวนที่สั่งซื้อ
3. จานวนสิ นค้ าในใบตราส่ งสิ นค้ า ใบเรี ยกเก็บเงิน (invoice) และใบ
รับสิ นค้ าไม่ ตรงกัน
4. สิ นค้ าชารุ ดหรือสู ญหายระหว่ างการขนส่ ง
ความแตกต่ างระหว่ างข้ อมูลในเอกสาร (ต่ อ)
5. เจ้ าหนีส้ ่ งสิ นค้ าอืน่ ที่เชื่อว่ าจะใช้ แทนสิ นค้ าที่ สั่งไป แต่ สินค้ านั้นไม่
พร้ อมที่จะส่ งมาให้ ได้ จึงจัดส่ งสิ นค้ าที่คล้ายกันมาให้ แทน
6. เจ้ าหนี้จัดทาใบเรี ยกเก็บเงินตามวันที่ก่อนสิ นค้ าจะถูกส่ งมอบจริ ง
ทาให้ กจิ การไม่ สามารถเรียกส่ วนลดรับได้
7. เจ้ าหนี้จัดส่ งสิ นค้ ามาตามเส้ นทางที่ผิดจากที่ระบุไว้ ในสั ญญา ทา
ให้ ราคาค่ าขนส่ งผิดไปจากที่ตกลงไว้
8. ข้ อความที่ปรากฏในใบเรียกเก็บเงินที่ส่งมาจากเจ้ าหนี้ ผิดจากที่ตก
ลงกันไว้
ระบบบัญชีเจ้ าหนีจ้ ะมีสถานะของหนีแ้ ยกออกได้ เป็ น
1. ใบสั่ งซื้อที่มีการตอบรับการสั่ งซื้อแล้ วโดยไม่ มีเอกสารเบือ้ งต้ นอื่น
ประกอบ แสดงว่ ากิจการมีหนี้สินที่อาจเกิดขึน้ ได้ เนื่ องจากได้ เกิด
สั ญญาว่าจะซื้อภายใต้ ข้อตกลงในใบสั่ งซื้อ
2. ใบสั่ งซื้อที่ตอบรั บการสั่ งซื้อแล้ ว มีใบรั บสิ นค้ า กากับ แต่ ไม่ มีใบ
เรียกเก็บเงิน
3. ใบสั่ งซื้อที่ตอบรับการสั่ งซื้อแล้ ว มีใบรับสิ นค้ า และใบเรียกเก็บเงิน
กากับ
วัตถุประสงค์ หลักของระบบควบคุมเจ้ าหนี้
คือ การชาระหนีค้ ่ าสิ นค้ าให้ ตรงเวลาเพือ่ จะได้ รับส่ วนลด
วัตถุประสงค์ หลักของฝ่ ายควบคุมเงินสด
คือ การจั ด หาเงิ น สดในเมื อ ให้ เ พีย งพอแก่ ก ารใช้ ไม่ ม าก
เกินไปเพราะจาทาให้ เสี ยโอกาสทางธุ รกิจที่อาจเกิดขึ้น
เมื อ น าเงิ น นั้ น ไปใช้ ใ นทางอื่ น หรื อ ไม่ ใ ห้ น้ อ ยเกิ น ไป
เนื่องจากจะเสี ยโอกาสในการได้ รับส่ วนลด
เอกสารเบือ้ งต้ นที่ฝ่ายควบคุมเจ้ าหนี้และควบคุมเงินสดจ่ าย
ต้ องจัดทา ได้ แก่
1. ใบสาคัญเงินสดจ่ าย
(Cash Disbursement Voucher-CDV)
2. เช็คสั่ งจ่ าย
ใบสั่ งซื้อ
ใบสาคัญเงินสดจ่ าย
ใบรับสิ นค้ า
ใบเรียกเก็บเงิน
เพื่อให้ ระบบบัญชี เจ้ านี้ดาเนิ นไปตามวัตถุ ประสงค์ ระบบ
บัญชีเจ้ าหนีจ้ ะต้ องดาเนินงานตามขั้นตอนดังนี้
1. กระบวนการคัดเลือกผู้ขาย
2. นโยบายของผู้บริ หารในเรื่ องของจานวน ราคา และเงื่อนไขการ
สั่ งซื้อ
3. ขั้นตอนในการตรวจสอบการทางานของระบบบัญชีเจ้ าหนี้
4. ขั้นตอนในการบันทึกรายการค้ าที่ทาให้ เกิดเจ้ าหนี้ และขั้นตอนใน
การบันทึกการสั่ งจ่ ายหนี้
ก า ร ค ว บ คุ ม เ พื่ อ ใ ห้ ก า ร ด า เ นิ น ง า น เ ป็ น ไ ป อ ย่ า ง มี
ประสิ ทธิภาพ
1. ใช้ เอกสารเบือ้ งต้ นที่เรียงลาดับและควบคุมการนามาใช้
2. เอกสารเบือ้ งต้ นที่ใช้ แล้ วแต่ เกิดข้ อผิดพลาดหรือสู ญหาย จะต้ องถูก
ประทับตราหรือยกเลิกเพือ่ ป้ องกันการนามาใช้ งานอีกครั้ ง
3. ควบคุมเครื่องจักรที่จะใช้ ในการเซ็นเช็คหรือทาเช็ค
 วิธีการบริหารสิ นค้ าคงเหลือ
 EOQ
 Reorder point
 MRP
 Just-in-time
• การรับสิ นค้ า
– Bar-code
– RFID
– EDI
Economic order quantity (EOQ)
 การคานวณปริมาณสิ นค้ าทีส่ ั่ งซื้อ “ขนาดการสั่ งซื้อทีป
่ ระหยัด” โดยพิจารณา
“ต้ นทุนของการสั่ งซื้อ + ต้ นทุนการขนส่ ง + การขาดสต๊ อกตา่ ทีส่ ุ ด”
Reorder Point : จุดสั้ งซื้อ
 เป็ นวิธีการกาหนดเวลาทีต่ ้ องทาการสั่ งซื้อ โดยการกาหนดจุดสั่ งซื้อจาก
“เวลาการจัดส่ ง + ระดับของสต๊ อกทีป่ ลอดภัยเพือ่ รับมือกับความต้ องการ”
Material requirements planning : MRP
 การวางแผนความต้ องการวัตถุดบ
ิ เพือ่ ลดระดับปริมาณสิ นค้ าคงเหลือ โดยการวาง
แผนการจัดซื้อให้ เหมาะสมกับความต้ องการการผลิต
“แผนการผลิต + ปริมาณวัตถุดบิ ทีต่ ้ องการ + จุดเวลาทีม่ ีความต้ องการ”
Just-in-time : JIT
วิธีการทีพ่ ยายามลดและขจัดการเก็บสต๊ อกสิ นค้ า โดยการจัดซื้อและการผลิตเพือ่
ตามสนองความต้ องการของลูกค้ า
“การจัดส่ งสิ นค้ าเมื่อต้ องการผลิต + ส่ งไปยังสถานทีท่ หี่ น่ วยผลิตมีความ
ต้ องการ”
 วิธีการบริหารสิ นค้ าคงเหลือ
 EOQ
 Reorder point
 MRP
 Just-in-time
• การรับสิ นค้ า
– Bar-code
– RFID
– EDI
การตรวจรับและตรวจสอบสภาพสิ นค้ าตามใบสั่ งซื้อ เพือ่ พิจารณาความ
ถูกต้ องของ “ปริมาณ + คุณภาพ + วันที่จัดส่ ง”
โดยเป็ นงานของคลังสิ นค้ า
1. การใช้ รหัสแท่ ง (Bar code) โดยให้ ผู้ขายติดรหัสแท่ งบนตัวสิ นค้ า และเมื่อมีการรั บ
สิ น ค้ า จะใช้ “เครื่ อ งสแกนรหั ส แท่ ง ” ป้ อนข้ อ มู ล สิ น ค้ า เข้ า สู่ ระบบ เพื่อ ลดความ
ผิดพลาด/ลดเวลาในการป้อนข้ อมูล
2. การส่ งสั ญญาณคลื่นความถี่ Radio frequency identification (RFID)
โดยมีป้ายสิ นค้ าที่ติดบนสิ นค้ าเพือ่ ส่ งสั ญญาณไปยังเครื่ องรับสั ญญาณ ลด
เวลาในการตรวจรับสิ นค้ า
3. การใช้ การแลกเปลีย่ นข้ อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (electronic
data interchange : EDI)
เป็ นการใช้ เทคโนโลยี สั ญ ญาณดาวเที ย ม ช่ วยเพิ่ ม
ประสิ ทธิภาพในการกระจายสิ นค้ า สามารถติดตามตัวสิ นค้ า
ได้ ระหว่ างการขนส่ งตลอดเวลา
สรุปการควบคุมในวงจรค่ าใช้ จ่าย
กิจกรรมการควบคุม
1. การมอบหมายอานาจ
ความรับผิดชอบในการ
อนุมตั ริ ายการค้ า
2. การแบ่ งแยกหน้ าที่
ระบบการจัดซื้อ
ระบบการจ่ ายเงิน
การควบคุมสิ นค้ าโดยฝ่ าย ฝ่ ายบัญชีเจ้ าหนีม้ ีอานาจ
ควบคุมสิ นค้ าคงคลังและ และความรับผิดชอบในการ
การจัดซื้อโดยฝ่ ายจัดซื้อ ตรวจสอบการจ่ ายเงิน และ
ฝ่ ายการเงินดาเนินการ
จ่ ายเงิน
-หน้ าทีค่ วบคุมสิ นค้ าแยก - หน้ าที่บัญชีย่อยเจ้ าหนี้
ออกจากหน้ าที่การจัดซื้อ แยกออกจากบัญชีแยก
- หน้ าที่บัญชีย่อยเจ้ าหนี้ ประเภททัว่ ไป
แยกออกจากบัญชีแยก
ประเภททั่วไป
สรุปการควบคุมในวงจรค่ าใช้ จ่าย (ต่ อ)
กิจกรรมการควบคุม
ระบบการจัดซื้อ
ระบบการจ่ ายเงิน
3. การอานวยการและการ
กากับดูแล (ทรัพย์สิน)
4. การบันทึกทางบัญชี
สถานที่ทใี่ ช้ ในการควบคุม
และรับสิ นค้ าหรือวัตถุดบิ
- การบันทึกข้ อมูลแยก
ประเภทย่อยและแยก
ประเภททัว่ ไป
- กาหนดให้ มีไฟล์ขอซื้อ
ไฟล์การสั่ งซื้อ และไฟล์
การรับสิ นค้ า
สถานที่จัดเก็บเงินสดและ
เช็ค ทะเบียนคุมเช็ค
- การบันทึกข้ อมูลในไฟล์
ใบสาคัญจ่ าย บัญชีแยก
ประเภทย่ อยเจ้ าหนี้ สมุด
รายวันจ่ าย และบัญชีแยก
ประเภทเงินสด
สรุปการควบคุมในวงจรค่ าใช้ จ่าย (ต่ อ)
กิจกรรมการควบคุม
ระบบการจัดซื้อ
ระบบการจ่ ายเงิน
5. การเข้ าถึง
- การป้ องกันรักษาสิ นทรั พย์
ทางด้ านกายภาพ
- การจากัดการเข้ าถึงข้ อมูล
ทีบ่ ันทึกข้ างต้ น
-การป้ องกันรักษาความ
ปลอดภัยอย่างเหมาะสม
-การจากัดการเข้ าถึงรายการ
บันทึกทางบัญชีข้างต้ น
6. การตรวจทานโดยอิสระ
- การตรวจทานบัญชีเจ้ าหนี้โดย
กระทบยอดกับเอกสารต้ น
กาเนิดก่ อนหนีส้ ิ นถูกบันทึก
- ฝ่ ายบัญชีแยกประเภทกระทบ
ยอดโดยรวม
-การตรวจทานขั้นสุ ดท้ ายของ
การจ่ ายชาระเงิน
-ฝ่ ายบัญชีแยกประเภท
ตรวจทานการกระทบยอด
โดยรวมทั้งหมด
-กระทบยอดเงินฝากธนาคาร

similar documents