Les moyens modernes d`amélioration des relations avec le

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Les moyens modernes d'amélioration des relations avec le personnel, les habitants et les fournisseurs
Le management des risques : Une organisation préparée en vaut deux
Centre de Gestion de l’Oise
Quels sont les moyens modernes d'amélioration des
relations des collectivités locales avec leur personnel,
les habitants et les fournisseurs?
Réunions des 18 et 20 septembre 2012
Cyril LABADIE, intervenant en finances publiques
Karine SEBERT, correspondante monétique du Trésor Public de l’Oise
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Le management des risques : Une organisation préparée en vaut deux
SOMMAIRE

I – Quel outil mettre en place pour faciliter le quotidien de vos usagers ?
L’encaissement des recettes par internet






II – Quel outil moderne d’optimisation de la gestion des collectivités en lien avec les fournisseurs ?
La Carte Achat Public







A – Postula de départ
B – Les outils existants
C – Des avantages pour vous et vos usagers
D – Combien ca coûte?
E – Comment faire pour le mettre en place ?
A – Qu’est ce que la CAP ?
B – Quel intérêt ?
C – Comment ca marche ?
D – Quels outils ?
E – Combien ca coute ?
F – Comment la mettre en place ?
III – Comment fidéliser son personnel sans augmenter sa rémunération directe ?
Les titres de services
 A – Les titres restaurant
 B – Les titres CESU
 C – Les titres cadeaux
 D – Les titres spécifiques pour les CCAS
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Le management des risques : Une organisation préparée en vaut deux
Introduction
 Le système actuel fonctionne mais il est toujours
possible de l’améliorer.
 Accélération de la modernisation des administrations
publiques ces dernières années
e-administration
 Participe à la méthode kafkaïenne de lutte contre les
paperasses et tracasseries administratives.
 Applicable à toute taille et strate de structure publique
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Introduction
3 objectifs
3 outils modernes
Simplifier le quotidien
de ses usagers
Les systèmes d’encaissement
des recettes par internet
Optimiser sa gestion
La Carte Achat Public
Fidéliser son personnel
Les titres de service
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Le management des risques : Une organisation préparée en vaut deux
Partie 1: L’encaissement des recettes par internet
Partie 1 :
Quel outil mettre en place pour faciliter le
quotidien de vos usagers?
L’encaissement des recettes par internet
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Partie 1: L’encaissement des recettes par internet
 A – Postula de départ
 Le français est généralement pressé
 77% des français achètent à distance
 Plus de 31 millions de français achètent en ligne (fin 1er Trim. 2012)
 Plus de 37 milliard d’euro dépensés sur internet en 2011
(+21%/2010)
 Les plus de 65 ans sont de plus en plus nombreux à acheter sur
internet (+73% en 2011)
 96% des acheteurs satisfaits de leurs achats en ligne au 1er semestre
2012
Une vraie demande
Source www.fevad.com - chiffres clés – édition 2012
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Partie 1: L’encaissement des recettes par internet
 B – Les outils existants
1 – Plusieurs solutions, un objectif commun
 Par nature de prestataire :
 Les outils proposés par la DGFIP : TIPI et la nouveauté 2012 (TIPI régie)
 Les outils proposés par les banques
 Les outils proposés par les prestataires informatiques
S’intègre avec ou sans site internet
Des différences de simplicité
de mise en place
Des différences dans
la gestion au quotidien
Besoin d’avoir un site et un bon informaticien
pour intégrer le module de paiement
Collectivité ou DGFIP ?
Régie ou pas régie ?
 Le choix se fera essentiellement sur la différence de coût et sur une volonté de délégation ou non du
suivi des paiements.
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Partie 1: L’encaissement des recettes par internet
 L’objectif commun : permettre à une collectivité d’encaisser des
recettes par internet.
Les fonds arrivent directement sur le compte du Trésor Public
Côté usager : lui permettre de payer les services publics payant qu’il
utilise 24h/24, 7j/7 de n’importe quel lieu disposant d’un accès internet
(domicile, travail, de son téléphone portable etc.), à l’aide de sa carte
bancaire, sans aucune formalité préalable
Pas d’obligation pour la collectivité d’avoir un site internet
(suivant les solutions).
Mode de paiement complémentaire à ceux existants
(chèque, espèce, TPE, TIP)
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Partie 1: L’encaissement des recettes par internet
 Principaux exemples de services publics payants concernés :
- Cantines,
- Centre de loisirs,
- Crèche
- Garderie,
-Transport,
- Eau,
- Ordures ménagères,
- Réservation de billets (théâtre, piscine …)
-…
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Partie 1: L’encaissement des recettes par internet
B – Les outils existants
2 – Côté usager : le module de paiement
En préalable au module de paiement suivant la solution retenue :
- Une page d’accueil personnalisable avec le logo de la collectivité et un message d’accueil,
ou tipi.budget.gouv.fr (pas besoin de site, possibilité d’insérer un lien sur le site de la coll.)
- Quelques informations rapides à renseigner (Nom, Prénom, adresse mail, référence facture,
montant de la facture …). Ces informations sont utiles pour le suivi des paiements.
Le module de paiement :
- C’est quoi ? Un site internet sécurisé (https + cadenas),
permettant le paiement de transactions (produits ou services)
- Les informations demandées : inscription du numéro de CB, du cryptogramme visuel et de
votre adresse mail (pour obtenir une confirmation du paiement).
- Après validation, plusieurs vérifications sont faites simultanément en qq sec. :
-Cohérence des données bancaires,
-Consultation du fichier d’opposition de la Banque de France,
- Interrogation de la banque du payeur pour obtenir l’autorisation du paiement,
-Vérification du cryptogramme visuel,
Quelques exemples
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Partie 1: L’encaissement des recettes par internet
B – Les outils existants

3 – Pour la collectivité ou le trésorier: des outils de suivi des paiements
suivant l’option choisie …
 Administration des paiements en temps réel : outil de consultation des paiements
 Réception de mails à chaque transaction pour l’administré et la collectivité
 Accessibilité 24/24h et 7/7j
 Des fichiers reporting, des possibilités d’export de données
 Des possibilités de recherche de transaction
Pour TIPI : intervention de Mme SEBERT
 C – Des avantages pour vous et vos usagers
Pour vos usagers :

Des paiements possibles 24/24h, 7/7j, de n’importe ou,

Simple et rapide : en 2 minutes le paiement est effectué,

Gratuit : pas d’envoi de chèque, pas de frais postaux,

Rassurant : paiement en ligne sécurisé sur le site tipi.budget.gouv.fr
ou sur le site d’une banque
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Partie 1: L’encaissement des recettes par internet
Pour la collectivité, les outils d’encaissement des recettes par internet sont :
 Simples et complémentaires aux modes de paiement existants,
 Accessibles : 24/24h 7/7j,
 Sécurisés (plateforme certifiée PCI DSS (standard de sécurité des données
pour les industries de carte de paiement).), plateforme 3D secure
Intervention de Mme SEBERT pour Tipi.
 Limite la circulation de monnaie
 Peu onéreux
 Donnent une image moderne et dynamique de la collectivité,
 Augmentent la fréquentation du site de la collectivité (le cas échéant)
 Améliorent la satisfaction des usagers
Alors pourquoi s’en passer ?
 Facteur de succès : importance de la communication
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Le management des risques : Une organisation préparée en vaut deux
Partie 1: L’encaissement des recettes par internet
 D – Combien ca coûte?
 Dans tous les cas : la commission monétique du Trésor Public est appliquée :
0.10€+0.25% du montant de l’opération.
 Pour le service en lui-même se rapprocher des prestataires :
Gratuits
OU système d’abonnement (+/-15€/mois) + un coût par transaction
(+/- 0.13€/transaction)
 E – Comment faire pour le mettre en place ?
Demander une proposition à votre prestataire.
Prendre une délibération
Signature d’une convention liée au service
En // demande de contrat VAD au correspondant monétique + formulaire d’adhésion au
service (obtention d’un numéro de contrat commerçant)
Mise en place des outils
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Partie 1: L’encaissement des recettes par internet
 Quelques liens utiles :
 https://www.tipi.budget.gouv.fr/tpa/accueilportail.web#
 http://www.google.fr/url?sa=t&rct=j&q=pr%C3%A9sentation%20de%20tipi%20site
&source=web&cd=3&ved=0CC0QFjAC&url=http%3A%2F%2Fwww.colloc.bercy.g
ouv.fr%2Fcolo_otherfiles_gest_loca%2Fdocs_divers%2Fpresentation_tipi.ppt&ei=
VaFLUMv_DqOr0AXNkoGgBw&usg=AFQjCNE5JaLK2uMSwRea5usTB6Fj8c7n7
g&cad=rja
 http://www.google.fr/url?sa=t&rct=j&q=tipi%20r%C3%A9gie&source=web&cd=4&
cad=rja&ved=0CDUQFjAD&url=http%3A%2F%2F90plan.ovh.net%2F~maing%2F
upload%2Farticles%2Ftipi.pdf&ei=MKNLUJbVCcSq0AWjtoHAAg&usg=AFQjCNFj
Bt8ARKpqgrs_ab3n8KbNCyZJtw
 https://www.extranet.caisse-epargne.fr/portailmedia/DCIL/presentation_spp.htm
 https://www.spplus.net/
 http://www.credit-agricole.fr/collectivite/e-administration/des-reponsesadaptees/e-transactions-collectivites-publiques.html
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Partie 2 :
Quel outil moderne d’optimisation de la gestion des
collectivités en lien avec les fournisseurs ?
La Carte Achat Public
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Partie 2: La Carte Achat Public
 A – Qu’est ce que la CAP ?
1 – Définition
 Une carte bancaire sécurisée (nominative, réseau VISA),
 Pour des achats de biens et services récurrents et de petit montant,
Sauf marché de travaux et marché faisant l’objet d’une avance forfaitaire






A autorisation systématique avec des plafonds à différents niveaux,
Complémentaire aux modes de paiement classique depuis 7 ans
Sans possibilité de retrait d’espèces
Pour des achats de proximité ou à distance,
Plébiscité par la DGFIP : correspondant monétique + percepteur local
En France ou à l’étranger
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Partie 2: La Carte Achat Public

2 – Quelques textes
 Décret n°2004-1144 du 26 octobre 2004 relatif à l’execution des marchés
publics :décret ouvrant la possibilité de recourir à la carte achat
 Instruction n°05-025-MO-M9 du 21 avril 2005 relative aux modalités
d’execution du décret du 26 octobre 2004 : encadre la carte achat
Divers :
Publication d’un guide carte achat par la DGFIP
Charte de la dématérialisation de la chaine comptable et financière
Convention sur dématérialisation des titres de recettes et dépenses
Convention sur la dématérialisation des factures et pièces d’exécution des
marchés publics
 Des correspondants « monétique » au sein du réseau du trésor public
(Mme SEBERT dans l’Oise)




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Partie 2: La Carte Achat Public
 B – Quel intérêt ?

Environ 70% des factures traitées représente à peine 4 % de la dépense
globale des collectivités
Les petites factures mobilisent près de 60% du temps des agents concernés

Le coût de traitement d’une facture représente environ 70 €

constat de la DGCP en 2003
 Sans la CAP :
10 achats, 10 factures, 10 bons de commandes,10 mandats
 Avec la CAP : 1 mandat en fin de mois qui paye votre banque
 Gain de temps lors de l’achat (plus de bon de commande),
 Satisfaction des Fournisseurs (paiement sous 48-72H et possibilité de
négocier des ristournes),
 Ouverture à plus de fournisseurs : internet (validationcontestation),carburant, …
 …
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Partie 2: La Carte Achat Public
1 – Sans la CAP
 C – Comment ca marche ?
Signature
L’Acheteur
du Bon de
2
public
commande
4
5
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Bon de
commande
1
L’Ordonnateur
Livre et facture
Envoi des pièces
justificatives et
mandat
Le Comptable
Public
La collectivité locale
3
7
Contrôle et
paiement sous
30 jours …
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Passe commande
Le Fournisseur
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Partie 2: La Carte Achat Public
 C – Comment ca marche ?
Le porteur de
carte (coll loc)
3
5
2 – AVEC la CAP
Livraison
Commande
Relevé d’Opérations
mensuel pour règlement
1
Le Fournisseur
Demande
d’autorisation
d’accorder l’achat
Vérification puis
liquidation et
mandatement
4
Paiement
commande
48/72 hrs
2
6
Le Comptable
Règlement du
Relevé d’Opérations
Public
à 30 jours fin de mois
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La BANQUE
7
émettrice
de la CAP
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Partie 2: La Carte Achat Public
 D – Quels outils ?
Des outils sécurisés …
 …pour le paramétrage des cartes :
- Le référencement des fournisseurs : création d’un catalogue et plafonds
- La création de profils (ex : service technique),
- La gestion des porteurs : activation des cartes, rattachement à un profil
IMPORTANT : possibilité de restrictions à tous niveaux (par fournisseurs, par profil
par porteur)
 … pour le suivi des dépenses
- Etat des dépenses par carte, profil, fournisseurs,
- Niveau d’information dépendant du niveau du TPE du fournisseur
 Importance de récupérer les factures.
- Validation / Contestation d’opération.
- Editions de justificatifs
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Partie 2: La Carte Achat Public
 E – Combien ca coute ?
Se reprocher de votre banque
Par exemple :
Forfait de 20€/mois pour une carte (+2€ la carte supplémentaire)
0.50% de commission sur flux au delà de 1000€ d’achat par mois
 F – Comment la mettre en place ?
-
Un travail en amont : quels services ? Combien de cartes ? Quels Fournisseurs ?
Se rapprocher d’une banque spécialisée pour demander une offre de mise en
place,
Prendre une délibération avec toutes les caractéristiques du contrat,
Préparer quelques documents (pièces d’identités des porteurs et responsables de
programmes),
Signature du contrat et réception de la ou des cartes,
Demander un accompagnement
Quelques exemples dans la région
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Partie 2: La Carte Achat Public
 Quelques liens utiles :
 Dossier Bercy COLLOC sur la Carte d’Achat
http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_gest_loca/mode_moye_2/po
ur_regl/cart_dach_2.html
 Site de l’APECA
http://www.association-apeca.org
Association des Professionnels Européens de la Carte d'Achat et de la
transaction dématérialisée, fédérateur de tous les acteurs de la carte
d'achat.
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Partie 3 :
Comment fidéliser son personnel sans
augmenter sa rémunération directe ?
Les titres de services
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Partie 3: Les titres de services
Marché important de plus de 7Md€
A – Les titres restaurant (65% du marché)
1 – Définition
Titres permettant de régler tout ou partie d’un repas au restaurant
180 000 points de restauration affiliés à la CRT (Centrale de Règlement des Titres) : réseau
national d’acceptation des titres restaurant (commun à tous les émetteurs)
Inclut les GMS et les détaillants de fruits et légumes
Valeur moyenne > 7€
Très répandue pour les entreprises de 1-49 salariés => adaptables aux collectivités locales
Des titres personnalisables : de la communication pour la collectivité
2 – Quel prestataire ?




Edenred (ticket restaurant)
Groupe Chèque Déjeuner (chèque déjeuner)
Sodexo (chèque restaurant)
Natixis Intertitre (chèque de table)
2 – Combien ça coûte ?
A minima la participation de la collectivité (entre 50 et 60%, d’un montant déterminé librement)
Du forfait, des frais postaux, des frais de gestion.
Prise en charge importante supportée par les restaurants
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Partie 3: Les titres de services
B – Les titres CESU (7% du marché)
1 – Définition
 Loi du 26 juillet 2005 « loi Borloo », relative aux
mesures en faveur de la cohésion sociale.
 Permet aux bénéficiaires de financer un ensemble de
services à la personne en emploi direct ou par des
prestataires agréés
 Qq exemples : entretien de la maison, petits travaux
(bricolage, jardinage), assistance à la
personne, soutien scolaire, garde d’enfants à domicile,
frais d’assistantes maternelles, etc.
2 – Quel prestataire ?
 Edenred
 Groupe Chèque Déjeuner
 Sodexo
 La Banque Postale
 Domiserve
 Natixis Intertitres
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Partie 3: Les titres de services
B- Les titres CESU

3 – Quels avantages ?
Pour la collectivité :
Montant de participation libre
Exonération de cotisations sociales (max 1830€/an/bénéficiaire)
Permet d’affecter les aides
Pour l’agent :
Aide exonérée de cotisations sociales, CSG CRDS, IR
Crédit ou une réduction d’IR de 50 % des dépenses
engagées et supportées pour les services à la personne
Pour l’administré :
Aide acceptée par tous les acteurs de services à la personne
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Partie 3: Les titres de services
C – Les titres cadeaux (28% du marché)
1 – Définition
Un chèque cadeau multi-enseignes* qui récompense
ponctuellement le personnel (implication, motivation, temps fort)
ou les habitants (récompense d’un concours)
2 – Quels prestataires ?
 Tir Groupé
 Cadhoc
 Kadéos
 CADO Chèque
2 – Combien ça coûte ?
Différentes valeurs
Un coût de frais postaux
D – Les titres spécifiques pour les CCAS
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Le service juridique du Centre de Gestion :
 Assistance juridique
contentieux)
(consultation
juridique,
assistance
en
 Organisation de réunions d’information sur des thèmes d’actualité
déterminés par les collectivités
 Veille juridique et intervention en collectivité pour (re) mise à niveau
d’agents
 Newsletters juridiques mensuelles
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 Les autres services du Centre de Gestion :
 Droit Social du Secteur Public
 Prévention des risques
 Mission remplacement et recrutement territorial
 Archives
 Paie à façon
 Prestations Ressources Humaines
 Depuis septembre 2012 : Le Correspondant Informatique et Libertés mutualisé
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