Slide 1

Report
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
PROGRAM PREKOGRANIČNE SARADNJE
RUMUNIJA – SRBIJA
ODELJENJE ZA PRVOSTEPENU KONTROLU
Sektor za ugovaranje i finansiranje programa iz sredstava EU
Ministarstvo finansija i privrede
Decembar 2012
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Common borders. Common solutions.
OSNOVNA PRAVILA
IZVEŠTAVANJA
Common borders. Common solutions.
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
Cilj podnošenja izveštaja i pravila finansiranja
projekta:
Pružanje informacija o napretku projekta
Nadoknada priznatih troškova
Projektne aktivnosti se predfinansiraju iz sopstvenih izvora i
dobija se 15% avansa
Sredstva moraju biti potrošena da bi bila prikazana u
izveštajima
Korisnicima se nadoknađuje 85% priznatih troškova
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
Rokovi za podnošenje izveštaja i izdavanje Validacije troškova
(Expenditures Validation Statement):
Izveštajni period
15 dana
Podnošenje
izveštaja
prvostepenoj
kontroli
60 dana
Sprovođenje
prvostepene
kontrole i
izdavanje
Validacije
Common borders. Common solutions.
15 dana
Dostavljanje
zahteva za
nadoknadu
sredstava
JTS-u
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
Adresa na koju se šalju izveštaji:
Odeljenje za prvostepenu kontrolu projekata
Sektor za ugovaranje i finansiranje programa
iz sredstava Evropske unije
MINISTARSTVO FINANSIJA I PRIVREDE
Kneza Miloša 20, Beograd
Obavezno naznačiti:
Naziv projekta ili akronim projekta
Broj projekta (MIS code)
Izveštajni period
IPA program prekogranične saradnje Rumunija - Srbija
Delovodni broj dodeljen od strane Ministarstva finansija i privrede
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
Dokumentacija koju je neophodno dostaviti uz prvi
izveštaj:
Ugovor o donaciji (Subsidy contract)
Ugovor o partnerstvu (Partnership agreement)
Aplikacioni formular (Application Form)
Dokumentacija o otvaranju projektnog računa u banci
Napomena: dostaviti kopiju i elektronsku verziju na CD-u
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
Važne informacije:
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
TERENSKA KONTROLA
Učestalost kontrole na terenu zavisiće od procene rizika
prisutnog na projektu, a predmet kontrole su sprovedene
aktivnosti, nabavljena oprema (vrsta, količina, gde je smeštena,
da li se koristi u projektne svrhe i sl.), vidljivost projekta
PRIHODI
Eventualno ostvareni prihod (Revenues) koji proizilazi iz aktivnosti
na projektu potrebno je prikazati na predviđenom mestu u
finansijskom izveštaju, a za iznos ostvarenih prihoda biće
umanjeni verifikovani troškovi
OSLOBAĐANJE OD PDV-A
Elektronska pošta: [email protected]
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
Koja dokumenta izveštaj obuhvata?
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
1. Propratno pismo – Request for FLC
2. Izveštaj o ostvarenom napretku na projektu (Progress Report):
- štampano (3 originala) i elektronski (na CD-u)
3. Finansijski izveštaj (List of eligible expenditures i Situation of
expenditures):
- štampano (3 originala) i elektronski (na CD-u)
4. Neophodnu propratnu dokumentaciju kojom se pravdaju troškovi
prikazani u izveštaju (original+kopija)
5. Statement regarding equality and respect for environmental
legislation i Statement from partners that the reported
expenditure related to the project were not double financed
6. Tabela za plaćene tendere - MIS ETC Required data
7. Analitičke kartice
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
POPUNJAVANJE
NARATIVNOG I FINANSIJSKOG
IZVEŠTAJA
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
Narativni deo izveštaja (Progress Report) sadrži:
Opšti podaci o partneru i projektu
Prikaz preduzetih aktivnosti na projektu, rezultata ostvarenih u
izveštajnom periodu i rezultata koji se očekuju
Informacije koje se odnose na eventualne probleme
Podaci o eventualno izvršenim izmenama na projektu koje
iziskuju izradu Aneksa ugovora o donaciji
Detalji o javnim nabavkama na projektu
Podaci o indikatorima, vidljivosti projekta i publicitetu
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
Finansijski deo izveštaja (Financial Report):
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
Iskazuju se celokupni projektni troškovi – bez obzira da li su
stavljeni na teret sredstava EU ili sredstava sopstvenog učešća
u budžetu projekta
Troškovi se iskazuju u evrima
(kurs koji važi u mesecu kada izveštaj stigne u Ministarstvo finansija i privrede)
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language=en
Troškovi moraju biti u skladu sa aktivnostima predviđenim
aplikacionim formularom i odobrenim budžetima
Svi prikazani troškovi moraju biti propraćeni odgovarajućom
dokumentacijom
Troškovi se kontrolišu 100%
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
Troškovi - opšta pravila prihvatljivosti:
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
Stvarno nastali, plaćeni od strane korisnika i dokazivi
Moraju nastati u periodu implementacije projekta
(izuzetak - troškovi pripreme projekta koji moraju da budu
plaćeni najkasnije u toku prvog izveštajnog perioda)
Moraju biti plaćeni najkasnije do kraja izveštajnog perioda za
koji se podnosi izveštaj, a prijavljeni najkasnije u sledećem
izveštajnom periodu
(izuzetak – dozvoljeno plaćanje 30 dana po završetku projekta)
Moraju biti u skladu sa EU regulativom, nacionalnim
zakonodavstvom i programskim pravilima
Nastali na definisanoj teritoriji implementacije Programa
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
Primeri troškova
koji se ne mogu smatrati prihvatljivim:
GOVERNMENT OF ROMANIA
Common borders. Common solutions.
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
PDV
Carine i uvozne dažbine ili neke druge dažbine
Troškovi konverzije - gubici prouzrokovani
razlikom u kursu
Kupovina polovne opreme
Pozicije i aktivnosti koje se već finansiraju iz
drugih izvora – duplo finansiranje
Kamate na pozajmice i kredite
Napomena: lista nije konačna
Common borders. Common solutions.
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
Napomene-javne nabavke:
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
Ukoliko za dve ili više stavki u planu nabavke planirate da pozovete istu
firmu (nakon istraživanja tržišta), potrebno je da objedinite nabavku
Nije dozvoljeno raspisivanje tendera na drugačiji iznos od predviđenog u
planu nabavke (ni više ni manje)
Nije prihvatljiva ponuda čiji iznos prevazilazi maksimalno dozvoljeni budžet
kao ni iznos na koji je tender raspisan (usluge)
Nije prihvatljivo angažovanje spoljnih eksperata ukoliko u okviru
organizacije postoji osoba sa odgovarajućim kvalifikacijama
Nije prihvatljivo da nekog iz vaše organizacije angažujete kao spoljnog
eksperta
Prilikom sastavljanja tehničke specifikacje nije prihvatljivo da navedete
marku opreme ni nazive brendova: Windows, Intel,itd
Obavezno je da tender u potpunosti odgovara budžetu i planu nabavke u
pogledu predmeta nabavke (ništa ne sme biti dodato niti izostavljeno)
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
PRAVDANJE PRIJAVLJENIH
TROŠKOVA
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
Common borders. Common solutions.
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Budžetska zaglavlja (BH):
I Project preparation
II Investments in land and constructions
III Staff
IV Consultancy, external expertise and other external services
V Equipment and goods
VI Administration costs
VII Information and publicity
VIII Taxes and charges
IX Contingency
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
Common borders. Common solutions.
BH II – INVESTMENTS IN LAND
AND CONSTRUCTIONS:
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Kompletna tenderska dokumentacija koja prati postupak javne
nabavke
Odluka o formiranju evaluacione komisije, uz biografije svih
članova (odnosi se na sve javne nabavke)
Sve pristigle tenderske ponude i koverte u kojima su stigle
Potpisan ugovor
Predračun, PPO PDV obrazac, račun i izvod iz banke
Privremenu/ okončanu situaciju sa specifikacijom troškova
Poštovanje vidljivosti projekta
Common borders. Common solutions.
(uz prethodno navedenu, može se tražiti i dodatna dokumentacija)
EUROPEAN UNION
BH III STAFF:
III.1 Troškovi putovanja projektnog tima
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
III.1.1 Troškovi prevoza
(bira se najekonomičniji vid transporta)
Putovanje automobilom
-
putni nalog za putnički automobil
evidencija pređenih kilometara mora biti realna
računi za gorivo
izvod / blagajnička dokumenta
normativ koji određuje potrošnju goriva u organizaciji
obračun pređena kilometraža x potrošnja prema normativu
odluka o korišćenju privatnog automobila u službene svrhe uz obrazloženje
Putovanje vozom / autobusom
Napomena: računi za putarine, parking i sl. nisu prihvatljiv trošak
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
III.1.2 Troškovi smeštaja
Putni račun sa iskazanim troškovima smeštaja
Izvod
Hotelski račun (hotel sa 3 zvezdice)
III.1.3 Dnevnice
Nalog za službeno putovanje
Odluka o upućivanju na službeno putovanje u inostranstvo
Putni račun, izvod / blagajnička dokumenta
Izveštaj sa službenog putovanja
Dokazi da je putovanje izvršeno (agende, zapisnici, liste
prisutnih, fotografije...)
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
BH III STAFF:
III.2 Zarade projektnog tima
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
Odluka o formiranju projektnog tima (dostaviti uz prvi izveštaj)
Ugovori za članove projektnog tima (dostaviti uz prvi izveštaj)
Popunjeni obrasci “Time-sheet”
Dokazi da su opisane aktivnosti realizovane (zapisnici, liste
prisutnih, fotografije...)
Obračun troškova projektnog tima
Overeni i potpisani primerci obračuna zarada (platni listići)
Izjava o plaćenim porezima i doprinosima
Poreske prijave (PPOD i PP OPJ)
Izvodi sa projektnog računa ili računa organizacije (neto iznosi
zarada, porezi i doprinosi)
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
BH IV CONSULTANCY, EXTERNAL EXPERTISE
AND OTHER EXTERNAL SERVICES:
GOVERNMENT OF ROMANIA
Common borders. Common solutions.
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Kompletna tenderska dokumentacija koja prati postupak javne
nabavke i potpisan ugovor
Sve pristigle tenderske ponude i koverte u kojima su stigle
Predračun, PPO PDV obrazac, račun i izvod iz banke
Interim i finalni izveštaji koji su odobreni
Fotokopiju ili elektronsku verziju rezultata pružene usluge eksperta
(studije, prevoda, sprovedenog istraživanja i sl.)
Dokaz da je događaj održan (agende, zapisnici, liste prisutnih,
fotografije...)
Poštovanje pravila vidljivosti projekta
(uz prethodno navedenu, može se tražiti i dodatna dokumentacija)
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
Common borders. Common solutions.
BH V EQUIPMENT AND
GOODS:
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Kompletna tenderska dokumentacija koja prati postupak javne
nabavke
Sve pristigle tenderske ponude i koverte u kojima su stigle
Potpisan ugovor
Predračun, PPO PDV obrazac, račun i izvod iz banke
Izjava o poreklu robe (Statement of origin) do 5.000 EUR
Sertifikat o poreklu dobra – jedinična cena veća od 5.000 EUR
Garantni listovi za opremu
Poštovanje vidljivosti projekta
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
BH VI ADMINISTRATION COSTS :
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
Režijski troškovi (zakup, struja, komunalije, telefon, internet,
kancelarijski materijal, poštarina i sl.)
1/ troškovi koji su direktno vezani za projekat
2/ troškovi koji se u određenom procentu alociraju na projekat
(metode alokacije: površina i broj sati; ne mogu se koristiti iste metode za sve
troškove – u skladu sa Ugovorom)
Dokumenta koja su potrebna za pravdanje režijskih troškova:
Odluka o metodu alokacije troškova koji se koristi (dostaviti uz prvi
izveštaj)
Obračun prikazanih režijskih troškova
Računi kojima se dokumentuje povezanost troškova sa projektom
Izvodi iz banke na kojima se vidi da su računi plaćeni
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
VI.1 Office rent - troškovi su prihvatljivi ukoliko se kancelarije:
Iznajmljuju od ranije, koriste se isključivo u projektne svrhe i nisu u
vlasništvu korisnika projekta (za pravdanje potrebno dostaviti ugovor o
zakupu, fakture, izvod), ili
Ne iznajmljuju od ranije, već za potrebe projekta (za pravdanje potrebno
dostaviti tendersku dokumentaciju, fakture, izvod)
VI.3 Stationary and office supplies - troškovi kancelarijskog materijala
koji su neophodni za sprovođenje projektnih aktivnosti
Za pravdanje troškova potrebno dostaviti tendersku dokumentaciju,
račun, otpremnicu i izvod
Račun ili otpremnica mora da sadrži detaljnu specifikaciju kupljenog
potrošnog materijala, vrstu, količinu, jediničnu cenu, ukupnu cenu itd.
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
BH VII INFORMATION AND PUBLICITY:
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
Kompletna tenderska dokumentacija koja prati postupak javne
nabavke
Sve pristigle tenderske ponude i koverte u kojima su stigle
Potpisan ugovor
Predračun, PPO PDV obrazac, račun i izvod iz banke
Primerak, fotokopija ili elektronska verzija informativnog ili
promotivnog materijala, brošure, kataloga i slično (kada to nije
izvodljivo priložiti fotografije)
Video/radio snimak ili isečak iz novina
Poštovanje vidljivosti projekta
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
BH VIII TAXES AND CHARGES:
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
Obuhvata sledeće vrste troškova:
Troškovi međunarodnih transakcija
Troškovi otvaranja i održavanja projektnog bankovnog računa
Troškovi pravnih usluga (notar, advokat) – isključivo vezane za
implementaciju projektnih aktivnosti (obavezno sprovesti
odgovarajuću proceduru javne nabavke)
Potrebno dostaviti:
Izvod sa projektnog računa za bankarske naknade
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
Common borders. Common solutions.
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
INFORMACIJE:
Programski sajt: http://www.romania-serbia.net
Osobe kojima se možete obratiti sa eventualnim pitanjima su
kolege iz JTS Antene:
Elizabeta Stanimirov i Petar Peđa Grubor
e-mail: [email protected]
[email protected]
[email protected]
Common borders. Common solutions.
EUROPEAN UNION
GOVERNMENT OF ROMANIA
GOVERNMENT OF SERBIA
Structural Funds
2007 - 2013
Regional Office for Cros-border
Cooperation Timisoara
Common borders. Common solutions.
ŽELIMO VAM USPEŠNU
REALIZACIJU PROJEKATA!
Common borders. Common solutions.

similar documents