Contabilidad Electrónica

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Contabilidad Electrónica
Marco Legal
Artículo 28 del CFF establece que las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales
estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:
III.- Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios
electrónicos conforme lo establezcan el RCFF y las disposiciones de carácter general que
emita el SAT. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar
disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
IV.- Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de
Internet del SAT, de conformidad con las reglas de carácter general que se emitan para tal
efecto.
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Definiciones generales
 La balanza de comprobación, el catálogo de cuentas, las pólizas y sus auxiliares,
deberán enviarse como las registra el contribuyente, solamente se convierten al formato
XML.
 Cada cuenta del catálogo debe asociarse a un código agrupador como mínimo a 2
niveles (cuenta mayor y subcuenta)
 Están obligados a enviar los archivos contables las personas morales y las personas
físicas con actividad empresarial y profesional excepto los que utilicen la herramienta
“Mis cuentas”.
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Definiciones generales
 La contabilidad deberá registrarse en idioma español y enviarse en esos términos.
 Las definiciones generales y especificas fueron acordadas en mesas de trabajo con: CCE,
PRODECON, IMCP, AMITI y AMEXIPAC.
 Las entidades financieras que estén obligadas a cumplir las disposiciones de carácter
general emitidas por las comisiones, deberán enviar la información en los mismos
términos.
 La información contable no tiene un límite de envíos de archivos complementarios.
 Opcionalmente los contribuyentes podrán enviar la información contable a través de un
PAC.
 Los contribuyentes deberán contar con FIEL vigente.
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Definiciones generales
 En caso de que los archivos contengan errores informáticos se enviará por parte de la
autoridad un aviso por medio del Buzón Tributario para que, corrija dentro del plazo de 3
días hábiles contados a partir de que surta efectos la notificación del referido aviso.
 Cuando los contribuyentes modifiquen los archivos ya enviados, se efectuará la
sustitución de éstos, proporcionando la información dentro de los 3 días hábiles
posteriores.
 Cuando los contribuyentes no puedan enviar su información por no contar con acceso a
internet, acudirán a las ALSC, y serán atendidos por un asesor fiscal para que los apoye en
su envío en la salas de internet.
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Regla I.2.8.1.6. Contabilidad en medios electrónicos
Para los efectos del artículo 28 fracciones III y IV del CFF y 33 apartado B fracciones I, III, IV y V y 34
de su Reglamento, los contribuyentes, obligados a llevar contabilidad, responsables solidarios o
terceros con ellos relacionados, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta
electrónica “Mis cuentas”, deberán llevarla en sistemas electrónicos con la capacidad de generar
archivos en formato XML que contengan lo siguiente:
I.
Catálogo de cuentas utilizado en el periodo con un código agrupador.
II.
Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos
finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos,
costos, gastos) y cuentas de orden; en el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá
incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren.
III. Información de las pólizas generadas incluyendo el detalle por transacción, cuenta,
subcuenta y partida, así como sus auxiliares.
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Regla I.2.8.1.7 Procedimientos y Plazos
Los contribuyentes deberán cumplir con la obligación de enviar información contable a través
del Buzón Tributario conforme a la siguiente periodicidad:
I.
El catálogo de cuentas por única vez en el primer envío y cada vez que sea modificado.
II.
Las balanzas de comprobación de forma mensual, en el mes inmediato posterior al que
correspondan los datos, así como las instituciones que componen el sistema financiero, de
acuerdo a lo siguiente:
Tipo de
contribuyente
Plazo de envío
Personas morales
A más tardar el día 25 del mes inmediato posterior.
En el caso de la información del cierre del ejercicio a más tardar el
día 20 de abril del ejercicio inmediato posterior.
Personas físicas
A más tardar el día 27 del mes inmediato posterior.
En el caso de la información del cierre del ejercicio: a más tardar el
día 22 de mayo del ejercicio inmediato posterior.
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Balanza de comprobación y catálogo de cuentas
 Los contribuyentes proporcionarán su catálogo de cuentas asignando a cada cuenta el
código que sea más apropiado de acuerdo con la naturaleza de la misma.
 Las rubros de activo, pasivo y capital no son cuentas de mayor.
 Las balanzas de comprobación que no tengan movimientos en un mes, deberán ser
enviadas, ya que contienen los saldos iniciales y finales.
 Los atributos y nodos opcionales publicados en el Anexo 24, deberán ser requisitados
siempre que se tenga o aplique la información.
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Balanza de comprobación y catálogo de cuentas
 Las balanzas de comprobación deben enviarse de forma mensual.
 El catálogo de cuentas deberá enviarse por primera vez y cada que sean modificadas las
cuentas de mayor o las subcuentas.
 Respecto de la cuentas de CUCA y CUFIN, del catálogo agrupador, la información
deberá actualizarse al 30 de junio de 2014.
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Ejemplo de asociación al código agrupador
RFC
XAXX010101000
Cuenta
Razón Social
Cuentas
Compañía S.A.
Nombre
170
Mes
Julio
Código SAT
Estatus
Año
2014
Naturaleza
Borrador
Nivel
1100-000-00-00-00
BANCOS
2. Bancos
Deudora
1
1100-001-00-00-00
BANCOMER
2.1. Bancos nacio…
Deudora
2
1100-002-00-00-00
SANTANDER SERFIN
2.1. Bancos nacio…
Deudora
2
1120-000-00-00-00
CAJA CHICA
1. Caja
Deudora
1
1120-001-00-00-00
JUAN PEREZ
1.1. Caja y efectivo
Deudora
2
1120-002-00-00-00
CAJA CHICA DF
1.1. Caja y efectivo
Deudora
2
1120-003-00-00-00
CAJA NAUCALPAN
1.1. Caja y efectivo
Deudora
2
1125-000-00-00-00
INVERSION EN VAL…
3. Inversiones
Deudora
1
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Estructura XML Balanza de comprobación
<Balanza Version=“1.0” RFC=“XAXX010101000” TotalCtas=“170”
Mes=“07” Ano=“2014”>
<Ctas NumCta=“1100-000-00-00-00” SaldoIni=“55971887.88”
Debe=“8596291.30” Haber=“5632735.62” SaldoFin=“58935443.56”>
<Ctas NumCta=“1100-001-00-00-00” SaldoIni=“55969710.74”
Debe=“8596280.48” Haber=“5632106.77” SaldoFin=“58933884.45”>
<Ctas NumCta=“1100-002-00-00-00” SaldoIni=“2177.14”
Debe=“10.82” Haber=“628.85” SaldoFin=“1559.11”>
<Ctas NumCta=“1120-000-00-00-00” SaldoIni=“46021.65”
Debe=“43567.95” Haber=“35311.08” SaldoFin=“54278.52”>
<Ctas NumCta=“1120-001-00-00-00” SaldoIni=“15000.00”
Debe=“0.00” Haber=“0.00” SaldoFin=“15000.00”>
…
</Balanza>
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Regla I.2.8.1.8 Cumplimiento de la disposición de entregar
contabilidad en medios electrónicos a requerimiento de la autoridad
Cuando les sea requerida la información contable sobre sus pólizas dentro del ejercicio de
facultades de comprobación, el contribuyente estará obligado a entregar a la autoridad fiscal el
archivo electrónico conforme a lo establecido en la regla I.2.8.1.6., fracción III, así como:
 Cuando se solicite como requisito en la presentación de solicitudes de devolución o
compensación, información que deberá estar relacionada a estas mismas.
En caso de que el contribuyente no cuente con el acuse o acuses de entrega de información de la
regla I.2.8.1.6., fracciones I y II o segundo párrafo, deberá entregarla por medio del Buzón
Tributario.
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Pólizas y auxiliares
 Cuando se ejerzan las facultades de comprobación las pólizas deberán entregarse en
formato XML en el periodo o ejercicio 2015.
 Cuando se solicite o tramite una devolución o compensación las pólizas deberán
entregarse en formato XML, siempre que los saldos provengan del periodo o ejercicio 2015.
 A partir del 2015, cuando se solicite información de terceros relacionados con el
contribuyente (compulsa), derivado de ejercicio de facultades de comprobación por el
periodo y/o ejercicio del 2015, deberá entregarse la información en archivos XML.
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Pólizas y auxiliares
 Cuando no se logre identificar el folio fiscal, RFC, importe dentro de las pólizas
contables, el contribuyente podrá relacionar a través de un reporte auxiliar la
información antes mencionada.
 El registro de los asientos contables se podrá efectuar dentro del mes siguiente a la
fecha en que se realicen las operaciones respectivas.
 Cuando no se pueda identificar en los registros contables la forma de pago, deberá
expresarse como “NA”.
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Estructura XML Pólizas
<Polizas Version=“1.0” RFC=“XAXX010101000” Mes=“07” Ano=“2014”>
<Poliza Tipo=“1” Num=“123456” Fecha=“2014-07-01” Concepto=“Concepto”>
<Transaccion NumCta=“2270-007-02-00-00” Concepto=“ConceptoTra”
Debe=“0.00” Haber=“2595449.66” Moneda=“MXP”>
<Transferencia CtaOri=“419999999” BancoOri=“012”
Monto=“2595449.66” CtaDest=“10000002134” BancoDest=“002”
Fecha=“2014-07-01” Benef=“Cia Beneficiaria” RFC=“XAXX020101
<Comprobantes UUID_CFDI=“4A1B43E2-1183-4AD4-A3DE-C2DA
Monto=“2595449.66” RFC=“XAXX020101000”/>
</Transaccion>
</Poliza>
</Polizas>
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Regla I.2.8.1.9. De los papeles de trabajo y registro de asientos contables
Para los efectos del artículo 33, apartado B, fracciones I y IV del Reglamento del CFF, los
contribuyentes obligados a llevar contabilidad estarán a lo siguiente:
I.
Los papeles de trabajo relativos al cálculo de la deducción de inversiones,
relacionándola con la documentación comprobatoria.
II.
El registro de los asientos contables establecido en la fracción I Apartado B, se podrá
efectuar dentro del mes siguiente a la fecha en que se realicen las actividades
respectivas.
III. En caso de no contar con la información que permita identificar el medio de pago, se
podrá incorporar en los registros, la expresión “NA”.
En los casos en que la fecha de emisión de los CFDI sea distinto a la realización de la póliza
contable, el contribuyente podrá considerar como cumplida la obligación si la diferencia en días
no es mayor al plazo previsto en la fracción II de la presente regla.
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Transitorio Décimo Cuarto
Lo dispuesto en las reglas I.2.8.1.7. y I.2.8.1.8., resultará aplicable para las personas morales a
partir del mes de julio de 2014; no obstante lo anterior, la información a que se refiere la regla
I.2.8.1.7., fracción II o cuarto párrafo, según corresponda, se deberá enviar en los siguientes
términos:
Balanza de comprobación
del mes de:
Julio a Diciembre
Mes de entrega:
Enero 2015
Las autoridades fiscales, para los efectos de los artículos 22 y 23 del CFF y en el ejercicio de
facultades de comprobación de conformidad con el artículo 42 del CFF, solicitarán la información
contable de las pólizas sólo a partir y respecto de la información generada en el periodo o
ejercicio 2015.
La información referente a las balanzas de comprobación correspondiente a los meses del
ejercicio 2015, deberá ser enviada por las personas físicas y morales conforme a los plazos
establecidos en la regla I.2.8.1.7.”
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Beneficios
 Reducción de plazos para concluir las auditorías.
 Papeles de trabajo semi-automatizados.
 Rubros específicos al revisar la contabilidad electrónica al momento de ejercer las
facultades de comprobación.
 Automatización de validación de saldo a favor confiables, disminuyendo la carga de
trabajo manual y el plazo para la resolución de trámites.
Canales de Atención
 Portal de internet
• Asistencia por Internet (Mi Portal o Portal Público)
• Se cuenta con una sección de preguntas frecuentes.
• Orientación vía Chat.
 Redes Sociales
• Micro sitio:
http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Paginas/cont
abilidad_electronica.aspx
El SAT tiene presencia en:

Twitter
 YouTube
 Facebook
 Atención Telefónica
Para recibir asesoría o asistencia Telefónica:
• 01 800 INFOSAT (018004636728) opción 3.2, Nacional, y 18774488728 desde
Estados Unidos y Canadá.
 Atención en Módulos
• El contribuyente puede acudir a cualquiera de los Módulos del SAT en todo el país.
• Se cuenta con un sistema de citas que ayuda a disminuir los tiempos de espera de los
contribuyentes.

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