資助學校資源運用與管理 - 中華傳道會劉永生中學

Report
港島區校長分享會
- 資助學校資源運用與管理
「財務和人力資源管理紅綠燈」
校本經驗分享
中華傳道會劉永生中學
鄭德富校長
24-1-2014
簡介: 學校背景與校情
 1999年創校,津貼中學,位於柴灣
 學生主要來自基層家庭
 2006年成立法團校董會(IMC)
 財力和人力資源投放側重點
* 首4年: 學生支援
(訓導、輔導、課外活動
等)
: 校舍、教學配套及環境
基礎建設
* 第5年起:學與教
(包括教師和教學助理人
手)
分享大綱
A. 財務管理要旨
B. 撥款的運用、調撥與儲備要點
C. 每學年一般財務管理流程
D. 財務管理恆常反思與改進
A.財務管理要旨
紅燈: 不衝燈
綠燈: 小心駕駛,
不:超速、越線
入錯線
A.財務管理要旨(接續)
1.規劃人力資源
維繫士氣;讓教師在穩定環境工作
(增聘編制外/非常額老師、教學助理
、外聘服務 ;調控教席凍結的數目)
2.遵守法規,妥善運作 (ref.:EDB網頁)
* 主頁 > 學校行政及管理 > 行政規則 > 學校行政手冊link
* 主頁 > 學校行政及管理 >財務管理>有關財務管理link
3.加強問責、透明度:
* IMC 和教職員發揮各自角色與功
*
能,參與製定預算、支出、運作和
監控。
上載財務相關文件到校網 ,供持
分者與公眾閱覽。
http://www.lws.edu.hk/doc/report.htmllink
4.善用Websams系統處理日常財務
5.善用彈性與自主權,調撥各資助金額
6.配合學校發展計劃
(例如:英文學與教、跨學科英文教學
、啟發潛能教育、自主學習等)
7.用於學生的培育
* 現屆資助盡量用於現屆學生,避免
對現屆學生不公允。
* 若有盈餘保留,要計劃日後如何運
用;若預計日後有重大支出,現今
要作好適當儲備。
A.財務管理要旨(接續)
緊記 PIE Cycle
Planning
Implementation
+ Monitoring
Evaluation
B.撥款的運用、調撥與儲備要點
1. 教師及教學支援人手10年規劃
Link A
Link B
要點:
 紓緩整體教師工作量
 配合學校發展方向。
聘請:
非常額教師(近年比編制多4-8名教師)
 教學助理(5名)、IT技術員(2-3名)
 語文支援外聘服務…
教育局相關撥款link:
* 學校發展津貼 (CEG)
* 整合代課老師津貼(TRG)
* 小數位職位現金津貼(FPCG)
* 高中課程支援津貼 (SSCSG)
* 擴大的營辦津貼(EOEBG)
留意
1. 個別撥款的累積結存不超過限額,
否則clawback。
2. 各撥款用途的互通性。
2. 靈活運用擴大的營辦開支整筆津貼
(EOEBG/OEBG,營辦津貼)
2005年至2008年: 每年結存遞增
仔細規
劃!
2009年: 結存減少80萬
2010年: 結存減少90萬
2011年: 結存減少80萬
2012年至2013年: 每年結存稍遞增
儲備用途: 工程及購置(近5年)
1) 電腦與IT、網絡
 學校網路重新舖設(55萬)
 Licensed Office Software (6.5萬)
 校園電視台(36萬)
 更新電腦(45萬)
仔細規
劃!
2) 裝修與加建
仔細規劃!
 英語學習中心(English Café)(14
萬)
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輔導員辦公室(3.4萬)
增設副校長室(13萬)
有蓋操場加設小禮堂用途(67萬)
加建電腦室(18萬)
教員室、小班教學室裝修(11萬)
學生活動中心活動間板更換(9.7
3) 其他
 定音鼓 [管弦樂團用] (9.7萬)
 禮堂音響及燈光更換 (45萬)
 校園雕塑及浮雕壁畫
– 生命教育
(20萬)
 生態湖園藝工程 – 生態教育
(4.5萬)
仔細規劃!
C.每學年一般財務管理流程
1. 訂定各科、組財政預算
(a) 5月下旬,校長派發予各科、組、
部負責同事來年財政預算表格 Link。
(b) 6月中負責同事開會決議後,
呈交 來年預算 。
(c) 7月下旬校長與會計秘書整理後
一同審視;如有疑問,與負責同
事商談需否補上資料或修改。
(d)
9月中前將預算初版 Link分發予各
負責同事。
(e) 預算初版於9月法團校董會通過。
(科、組的預算如有修定,校長立
即通負責同事。)
2. 申報利益
新學年開始前,全體教師和校長須
填寫「利益衝突申報書」Link。
每學年校監及全體校董須填寫「校
董利益申報書」 Link 。
3.向教師講解財務運用守則
在每年開學前和學年中間的教師
會議上,校長或副校長重申財務運用
守則Link A Link B Link C。
(守則已記錄在《學校政策及工作程序守則》)
4. 科組購買物品及服務經常性運作
(a)科、組負責同事購買物品及服務,
須依據預算調控支出,以及進行
報價或招標程序Link 。
(b)科、組負責同事需跟進服務完成
或貨品收妥無誤,之後盡快把單
據連同有關報價或招標表格一併
交回校務處跟進。
(c)各科、組主任可隨時在WebSAMS查閱
預算狀況Link 。
(d)負責同事若需超出預算達15%,須預
先提交《調整撥款申請表》Link 給校
長批核。
(e)校務處定時簽發支票和在WebSAMS系
統記錄。某科、組如有超支,
WebSAMS 會發出指示,校長或會計
秘書會跟進。
5. 法團校董會發揮監察角色
(a) 校長每月以電郵傳遞財務報告 Link
予法團校董會司庫及全體成員審
閱,並接受查詢。
(b) 在每季 的“EOEBG Expenditure
Report ” Link,詳列預算的修 改 ( 如
有),並在該季度法團校董會 會 議
上報告和通過。
(c) 9月及11月分別將已獲校董會通過
的 《 週 年 校 務 計 劃 》 ( Annual
School Plan ) 及 《 學 校 報 告 》
( School Report)上載學校網頁 。
文件內有學校全年財政預算和報告。
(d) 學年完結後,學校所聘用會計師行
派員來校核數。核數報告於法團校
董會檢視和通過。
(e) 參與招標評審
6. 教育局核數組
教育局核數組:
(a) 不定期來電查詢帳目問題,以
及到本校核數。
(b) 一年一次來信學校有關帳目修
正事宜。
校長、會計秘書與有關同事回應和
跟進,並在法團校董會會議上報告。
D.財務管理恆常反思與改進
提高敏銳度 !!
依靠:
1.恆常自我評估
2.每年教育局財務監控講座
3.友校交流
D.財務管理恆常反思與改進
(待續)
1. 恆常檢視報價與訂貨品/服務
送貨/服務生效日期,與報價批核
日期,孰先孰後?
Ans. :負責教職員須在報價獲批後才
訂貨品/服務。
2.小心收取捐贈
書商、校服商、供應商或合作伙伴
於節日送給學校原子筆、朱古力或月
餅,學校一律拒收,避免助長送禮風
氣或甚至違法。
(凡捐贈或贊助均不得涉及利益衝突,
且須法團校董會通過和供查閱。)
3.不作風險投資
寧願選擇定期儲蓄。
4.申報及披露利益衝突
一年一次開學前的整體聲明及申
報並不足夠;本校將聲明及申報的相
關程序列在每次報價、招標及合約 Link
條文中,以免同事遺漏。
5.留意營銷商不當促銷
新聞:有營銷商在學校沒有訂購的情況
下,把貨品送到學校。若學校不虞有詐
接收或甚至簽收了,該營銷商之後便堅
持學校付款,不肯取回貨品。
預防方法:
(a)訂貨同事須盡量親自驗收貨品
(b)校務處辦公時間以外盡量拒收貨品
(c)使用特製收貨章 Link ,聲明「貨未
核驗,只是暫收」。
6.避免使用信用卡購買物品或服務
如同事不欲為學校墊支款項,應要
求供應商預先給予學校發票(Invoice),
由學校以支票付款。
如不得已需要使用信用卡(例如海
外或網上購物),需預先得到校長批
准,及將相關支出的信用卡優惠盡量
交還學校。
7.招標及報價程序
(a) 金額限制:
(i) 根據合約總值而非每月付款額
(ii)包括家長所繳付的款項
(如遊學團費)
(b) 就算續約,也需招標或報價
(c) 下列服務也須招標/報價:
影印機租賃、保安、寬頻上網、
教育課程和清潔等
8. 標書及財務文件的記錄
妥善保存近8年(或更多)的標書記錄
及財務文件,以備重點視學需要。
9. 節流,例如:
減少開放日支出
調控印刷開支Link
節約能源,減省冷氣開支Link
善用校友、家長資源
10.「公司」要求學校付款支票的抬頭,
是人名,而不是公司名字。問題:
a) 該公司的職員可能中飽私囊。
b) 該公司只在互聯網出現,可能沒有
作商業登記或甚至不存在。它們或
會收錢後不送貨或送劣貨。
註:該公司亦可能是可靠自僱人士開設
:學校為了避免公司逃稅,須填寫
稅務局I.R.56M《支付薪酬給僱員
以外人 士的 通知書》。
Thank you !

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