Kurum içi iletişim

Report
İŞLETMELERDE İLETİŞİM
Elif KATIRCIOĞLU
İLETİŞİM HER YERDE...
 İletişim, insanın var olduğu her yerde olan bir
süreçtir ve iletişim önce insanın içinde başlar.
Kişinin kendisiyle olan iletişiminin sağlıklı
olabilmesi sayesinde çevresiyle olan iletişiminde
başarıdan sözedilebilir. İnsanın kendini tanıması;
kendinin farkında olması, neyi ne oranda
başarabileceğini bilmesi; çevresiyle iletişimde
başarı açısından oldukça önemlidir.
EMPATİ KAVRAMI
 Empati; bireyin başkalarının duygularına karşı duyarlı
davranarak, bu duyguları tanıması, anlaması ve
yorumlamasıdır. Empati, kişilerarası ilişkilerde içtenlik, ilgi,
bağlılık ve duyarlılık gösterebilme yeteneğini de
içermektedir. Empatinin üç yönü olduğunu vurgulamak
gerekir.
1. Bilinç: Empatide başarılı olan kişi, başkalarının hislerinin
bilincindedir ve onlara karşı duyarlıdır.
2. Anlayış: Empatide başarılı olan kişi, söz konusu hislere yol
açan veya onları ‘tetikleyen’ durumları kavrar.
3. Kabullenme: Empatide başarılı olan kişinin iletişim tarzı,
diğer insanların kendilerini kabullenilmiş ve anlaşılmış
hissetmesini sağlar.
 Empati kavramından bahsederken sözedilmesi gereken
önemli kişi Carl Rogers’dır. Rogers, psikoterapi
alanında empatik iletişim kurma konusuna ilişkin pek
çok çalışma yapmıştır.
 Empati açısından etkin dinleme; alıcı açısından
iletişimdeki gürültüyü azaltma ve mesajı tam ve doğru
olarak alma etkinliği/ becerisidir.
 Empati kavramı hiyerarşik iletişim açısından da
değerlendirilmelidir. Kurum içi çalışmaların bir gereği,
elbette hiyerarşik yapıya dayanan ast-üst ilişkisidir.
Burada ön plana çıkan üç önemli kavram insan ilişkileri
konusundaki yetenek, mesleki formasyon ve ahlaki
davranışlardır ve yine burada vurgulanması gereken
‘üst’ olarak, diğer kurumsal rollerde bulunan bireylerin
‘üst’ü olunduğu unutulmadan, bireysel olarak
beklenilen davranış biçimlerinin aynı şekilde ‘ast’a
gösterilmesidir.
 İletişimin üç temel özelliği; insan faktörü,mesajın ortak bir
anlamı, sembolik.
İLETİŞİMİN ÖĞELERİ
 Kaynak
 Mesaj
 Şifreleyici
 Şifre çözücü
 Kanal
 Alıcı
 Parazit
 Gerİ-Bildirim
 Geri Bildirim
İki tür geri- bildirim vardır. Negatif geri bildirim ve pozitif
geri bildirim.
Etkin bir geri-bildirimin amaçları:
1. Kişiye yardımcı olmayı amaçlar.
2. Belirli ve ayrıntılıdır.
3. Zamanında gelir.
4. Açık ve seçiktir.
5. Davranış üzerinde durur.
 Etkin olmayan geribildirim :
1. Geneldir.
2. İlgisizdir.
3. Zamansızdır.
4. Kişiyi ve kişiliği vurgular.
5. Anlaşılması güçtür.
6. Tahmin ve yorum ağırlıklıdır.
Kurumiçi iletişim açısından iletişimin her sürecinde ve her
noktasında geri bildirimin büyük önemi vardır. Yöneticinin,
çalışanların ne istediklerini bilmesi de ancak geri besleme
ile olmaktadır. Onlarla açık iletişimde bulunup, iş tanımım
hakkında karşılıklı beklentiler sağlanırsa işte başarı
sağlanmış olur.
Özetle İletişim Modeli: İletişim, kaynak ile alıcı
arasında kanal yoluyla gerçekleşen bir süreçtir.
İletişim süreci için gerekli olan bu üç temel öğe,
aynı zamanda en basit ve yalın iletişim modeli
olarak kabul edilmiştir.
İletişimi engelleyen en temel unsur olarak Parazit
(Gürültü)
KURUM İÇİ İLETİŞİM NEDİR?
 Kurum içi iletişim; kurum ve kuruluşların varoluşlarının
temeli, iş ve iletişim hedeflerine ulaşmanın birincil
koşulu olan iç hedef kitle olarak tabir ettiğimiz;
çalışanlar, ortaklar, hissedarlar, danışmanlar ve hatta
onların aileleri ile olan dürüst ve sağlam bağları
oluşturmaya yönelik olan bütünsel, stratejik ve tutarlı
iletişimi ifade eder.
 Kurumun misyonu, vizyonu, değerleri ve stratejilerinin
çalışanlar tarafından benimsenmesi ve çalışanların
kurumlarının gönüllü elçisi haline gelmelerini sağlamak
üzere geliştirilen iletişim stratejisi planlanmalı ve
uygulanmalıdır.
 Çalışan iletişimi açısından marka olabilmeyi başarmak da çok
önemlidir. Bunun için de önce kurum olarak ‘marka’ olabilmeyi
başarmak gereklidir. Kurum olarak marka olmayı başarmak
çalışanlarında o markadan yararlanmasını sağlayacak ve bu
sayede ‘çalışan markası’ oluşacaktır.
 Kuruluş içerisinde marka yaratma kavramı için iki temel
yaklaşım tarif edilebilir. Burada iç marka için iki adet yaklaşımın
bileşimi vurgulanacaktır.
1. İçerideki dış yüz: Bu kavram aynı zamanda markayı
çalışanların taşıması olarak da anılabilir.
2. Dışarıdaki iç yüz: Buna işverenin markası demek mümkündür.
Kurum İçi İletişim Biçimleri
 Örgütlerde biçimsel iletişim dört yönde hareket eder.
1. Yukarıdan Aşağıya Doğru İletişim
Organizasyonun hiyerarşik yapısı içerisinde genel
müdürden başlayıp, emir komuta zincirini izleyerek
aşağıya doğru uzanan iletişimdir.
2. Aşağıdan Yukarıya İletişim
Astların gerekli bilgileri üstlere verme aracıdır. Yukarı
doğru iletişim genellikle astların verdiği rapor ve
tepkilerden oluşur.
3. Yatay İletişim
Aynı örgütsel düzeydeki kişi ve bireyler arasındaki
iletişimdir.
4. Çapraz İletişim
Bir örgütün üretiminden sorumlu genel müdür yardımcısı, yeni
alınan ve deneme aşamasında olan bir makinanın teknik
özelliklerini öğrenmek isteyebilir. Bu durumda emir-komuta
zincirinin dışına çıkarak çalışan bir mühendisin bilgisine
başvurabilir. Bu şekille çapraz iletişim gerçekleşmiş olur.
Açık iletişim, haberlerin bir örgütsel yapı içinde zirveden dibe,
dipten zirveye serbestçe ve sağlıklı bir biçimde akışıdır. Açık
iletişim insanların birbirleriyle ilgili olması, birbirlerine dikkat
etmesi, ve saygı göstermesi demektir.
 Biçimsel İletişim(formel, resmi), örgütün faydacı
gereksinimlerini karşılarken, biçimsel olmayan iletişim
(informel, resmi olmayan), çalışanların insani amçlarla
iletişim kurma gereksinimlerinin sonucunda gerçekleşir.Bu
iletişim sistemi, örgüt üyeleri arasındaki kişisel yakınlık ve
etkileşimler sonucu ortaya çıkar. Biçimsel yapı ‘olması
gerekeni’, biçimsel olmayan yapı ise ‘olanı’ gösterir. Bu iki
iletişim sistemi, örgütün iletişim sistemini tamamlayan,
birbirinin eksikliğini gideren bir işlev üstlenirler.
 Doğal İletişim, kurumun önceden belirlenmiş
kanallarından geçmeyen, belirli bir plan içinde
gerçekleşmeyen, kurumda çalışanlar arasında
kendiliğinden oluşan iletişimdir.
 Doğal İletişimin kendine özgü kanalları vardır. Bu kanalları
dört başlık altında inceleyebiliriz.
- Tek Hatlı Zincir
- Dedikodu Zinciri
- Küme Zinciri
Kurumlarda informel iletişim kanalları şunlardır:
 Kurum içindeki informel gruplaşmalar, dostluk ve arkadaşlık
ilşkileri ile kurum dışındaki osyal birliktelikler,
 Açık ve çok yönlü olarak, değişik departman ve kişiler
arasında duygusal ve düşünsel nedenlerle kurulan ilişkiler,
 Merak, dedikodu, rivayet, söylenti, yakıştırma ve uydurma
haberlerin yayılmasını sağlayan birliktelikler.
 Kurum içinde çalışanı iş ve iletim hedeflerine ulaştırabilmedeki başarı
o kurumun bir misyonunun ve vizyonunun olmasına ve bu
kavramların kurumun tüm çalışanları tarafından tıpkı kendi misyon
ve vizyonlarıymış gibi benimsenmiş olması gereklidir.
MİSYON
Bir kurumun varlığının temel amacıdır. Gelecekte olmak istediği yer, şu
andaki durumu, toplumdaki imajı ve yöneticilerin dünya görüşüdür.
 Kurumun genel felsefesi ve iş yapma felsefesi,
 Kurumun kendisini nasıl gördüğü,
 Hangi pazara hizmet sunulacağı,
 Üretilecek mal ve hizmetlerin neler olduğu,
 Kullanılacak temel teknolojilerin neler olduğu,
 Genel olarak vermek istediği imajın neler olduğu,
VİZYON
(Geleceğin Resmi )
 Bir kişi ya da kurumun, gelecektekigeniş bir zaman dilimi
içinde ulaşmya çalıştığı koşulların zihinsel bir tasarımı vev bu
tasarımın yaratılması için gerekli şartlardır. Kurum; kurum
kültürü, iş ortamı, teknoloji, vb. Kavramların gelecekteki
tasarlanmış halidir.
 Kısa ve öz olmalı
 Basit olmalı,
 Ana mesajları içermeli,
 Toplumun ihtiyaçlarına cevap verebilecek nitelikte olmalı,
 Sorunun özünü anlamalı,
 Vizyon oluşturan birimin kendisini aşan bir amaç vermeli,
 Heyecanlandırıcı ve cesaret verici olmalı,








Stratejik karar ölçütlerini belirlemeli,
Zamandan bağımsız olmalı,
İlgili olduğu kuruluşa ve o ana uygun olmalı,
Yüksek idealleri, mükemmeli yansıtmalı,
Amacı ve hedefi ortaya koymalı,
Çalışanlara şevk vermeli, onların bağlılığını arttırmalı,
Doğru ifade edilmeli ve kolay anlaşılmalı,
Kurumun ne için faaliyet gösterdiğini ve neler
başarabileceğini yansıtmalı,
 Hırslı olmalıdır. Çünkü kurumun ufuklarını genişletmeyi temsil
etmektedir.

similar documents