SEMINAIRE DE FORMATION DE L`EQUIPE DU DITRICT 9101

Report
Atelier de Discussion No 2
Assistants Gouverneurs Francophones
Mindelo - mardi 08 avril 2014
11h 15- 12h15
Modérateur PDG Théodore DIOP
Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101
Atelier de discussions no 2 :
Thème: Travailler avec les clubs
 Plan de leadership de club
 Aider les clubs à être performants
 La visite officielle
 Utilisation de Mon Rotary
 Elaboration du SAR
 Les obligations des clubs vis-à-vis du RI et du
District en matière de rapports et de finances
 Communiquer avec les clubs
Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101
Le Plan de Leadership de Club
L’objectif du plan de leadership de club est de
fournir une structure administrative visant à
améliorer le bon fonctionnement du club.
Il permet à chaque club de développer sa
propre personnalité tout en soutenant les
objectifs et idéaux du Rotary.
Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101
Les avantages du PLC
• Une continuité et un consensus dans
les actions, la prise de décision et la
formulation d’objectifs.
• Un groupe de dirigeants bien formés au
sein du club.
• Une participation accrue des membres
du club.
• Une planification stratégique pour
guider le travail du club.
Mise en place du plan [1/3]
Pour mettre en place le PLC, les dirigeants( anciens, en
fonction, et entrants) du club doivent:
1. Etablir des objectifs à longs terme (3 à 5 ans) pour chacun
des éléments d’un club efficace
2. Utiliser les objectifs du club - document de planification
pour fixer les objectifs à long terme du club
3. Organiser des assemblées de club afin de permettre aux
membres de s’impliquer dans la planification et de les
tenir au courant
4. Maintenir une bonne communication entre les membres du
club, ses dirigeants, et les dirigeants du district
Séminaire de formation de l’Equipe du District 9101
Mise en place du plan [2/3]
5 Assurer la continuité en introduisant le concept de
planification de la succession pour assurer le
développement des futurs dirigeants
6 Amender le règlement intérieur afin de refléter la
structure du club, le rôle et les responsabilités de
ses dirigeants
7 Favoriser la camaraderie au sein du club
8 Favoriser la participation active de chacun dans la
vie du club
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Mise place du plan [3/3]
9 Développer un plan formation des dirigeants
visant à:
 Assurer la participation des dirigeants aux réunions du
district
 Fournir une bonne orientation aux nouveaux membres
 Organiser des séances de formation continue
 Développer l’aptitude à diriger chez les membres
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PLC les commissions de club
Le PLC recommande la mise en place de 5 commissions
permanentes chargées de mener à bien les objectifs
annuels du club
• Effectif: élaborer une stratégie de recrutement et de fidélisation
• Relations publiques: informer le public sur le Rotary et faire
connaître les activités et actions du club
• Administration du club: veille au bon fonctionnement du club
• Actions: planifie et monte des actions humanitaires ,éducatives, et
professionnelles, répondant aux besoins de la région
• Fondation Rotary: soutient financier à la Fondation Rotary et
participation active à ses programmes
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Aider les clubs à être performants
•
•
•
•
•
Visites de club de l’AG
Participation aux réunions du District
Adoption et mise à jour du PLC
Formation permanente des membres
La planification
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La visite officielle
• Faire savoir aux membres du club que le rôle du
gouverneur est de les aider
• Discuter de questions Rotariennes importantes
• Prêter une attention particulière aux clubs
nouvellement créés, en difficulté, ou à faible effectif
• Motiver les Rotariens
• Reconnaître personnellement les actions de club
bien menées et les contributions des Rotariens
• Demander un rapport annuel sur les relations
publiques du club
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Travailler avec les clubs
• Utilisation de Mon Rotary
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Travailler avec les clubs
• Utilisation de Mon Rotary
www.rotary.org
Trouvez ce dont vous avez besoin sur le nouveau site
web du Rotary qui a été entièrement reconstruit.
Accès Membres tel que nous le connaissons a été
remplacé par différentes options dans « Administration
des clubs et Districts »disponible sous « Gestion »
dans Mon Rotary
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Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101
seminaire de formation des présidents et secrétaires élus district 9100
Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101
Elaboration du SAR (1/4)
Rapport semestriel sur l’effectif du club et payement des
cotisations.
• 2 envoies du RI 1er juillet et 1er janvier
• Deux possibilités de le remplir,
1. sur papiers : il comprend
– La feuille de calcul et le rapport semestriel,
– la facture semestrielle,
– le formulaire de déclaration d’un nouveau
membre
– l’effectif du club
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Elaboration du SAR (2/4)
Rapport semestriel sur l’effectif du club et payement des
cotisations.
2. en ligne ++++
Informations à renseigner
• Changements: Adresse, e-mail ou catégorie(actif ou honneur)
• Langues parlées et/ou Ecrites: A l’aide des codes fournies avec
ce rapport
• Radiations: rayer les noms des membres radiés avant le 1er juillet
ou le 1er janvier en indiquant la date et les motifs de la radiation tels que
maladie, décès, déménagement, raisons personnelles, etc
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Elaboration du SAR (3/4)
– Membres qui ayant adhéré avant le 1er juillet ou le 1er
janvier, n’apparaissent pas sur la liste: Pour les
membres ayant déjà été déclarés, entourez « OUI ». Chaque
membre doit s’abonner au journal Le Rotarien
• Remplir la feuille de calcul et le rapport semestriel
• Faire une copie de la feuille de calcul/rapport
semestriel et de la liste d’effectif pour vos dossiers
• Envoyer une copie du rapport au Gouverneur
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Elaboration du SAR (4/4)
• Envoyer les informations et votre payement au service
financier de votre bureau régional à Zurich
 Le rapport semestriel dûment rempli, y compris le nom et le numéro du
club
 La liste de l’effectif mise à jour
 Le formulaire de déclaration d’un nouveau membre dûment rempli ( un
par nouveau membre)
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Travailler avec les clubs
Les obligations des clubs vis-à-vis du
RI et du District en matière de
rapports et de finances
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Obligations de rapports du Secrétaire
Nom du rapport
District
RI
Rapport semestriel (SAR)
X
X
Rapport mensuel d’assiduité
X
Changement dans l’effectif du club
X
X
Immédiatement
Mise à jour des données du club
X
X
Immédiatement
Inscription nouveau membre
X
X
Immédiatement
X
31 mai et 30
novembre
X
31 décembre
Ajustement des effectifs
Formulaire Official Directory
Utilisation des fonds de la
fondation
X
Fondation
Échéances
1er juillet et 1er Janvier
Dans les 15 jours
suivants la dernière
réunion du mois
X
Apres le rapport final
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Obligations de rapports du Trésorier
Nom du rapport
Montant
Echéance
RI
District
Paiement taxe per
capita
27 $ US par
membre et par
semestre
1er Juillet et 1er Janvier
X
Nouveau membre au
prorata
1/12è de 54 $
US x prorata
1er Juillet et 1er Janvier
X
Taxe pour le conseil de
législation
1$ US par an par
membre
1er Juillet
X
Participation ACD
30 $ US par
membre
30 Décembre
X
Taxe per capita du
district
28 $ par membre
30 Juillet
X
NB:
-Abonnement au Rotarien: 30 euros/ membre
-Inscription à l’annuaire francophone (nouveau membre) : 5 euros
Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101
SUR MON ROTARY
• SECRETAIRE: s’inscrire avant la fin du
mois de juin 2014 au portail Mon Rotary sur
le site www.rotary.org
• TRESORIER : s’inscrire avant la fin du mois
de juin 2014 au portail Mon Rotary sur le site
www.rotary.org
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OFICIAL DIRECTORY
(L’ANNUAIRE INTERNATIONAL)
Encourager les Présidents et Secrétaires à
utiliser la section « Administration des clubs et
Districts »dans Mon Rotary pour communiquer
les dirigeants 2015-2016.
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Communiquer avec les Clubs
Communication et efficacité vont de pair, et il est donc
essentiel que les dirigeants de club et de district
travaillent ensemble et comprennent leurs rôles et
responsabilités respectives en matière de
communication dans le district et avec les clubs:




Site web du district
e-rotary.org
Bulletin mensuel du Gouverneur
Courriels et Téléphone
Séminaire de Formation de l’Equipe du District 9101
JE VOUS REMERCIE
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