Logros y desafíos de la calidad y la pertinencia académicas en la

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SECRETARIA ADMINISTRATIVA
ADQUISICIONES
http://a.uaslp.mx/PRCSAD14
Curso de
Procedimientos
Administrativos de
Secretaría
Administrativa
Inventarios
Transferencias Internas
• DEFINICIÓN
• Son aquellos movimientos de bienes que se hacen
dentro de una Sub Unidad Organizacional.
• PROCEDIMIENTO
• Dar de alta las áreas y subáreas de la SUO en el
módulo de bienes muebles (MBM).
• Realizar la transferencia interna en el MBM.
• Transferir el bien físicamente.
Inventarios
Alta de áreas
Inventarios
Alta de áreas
Inventarios
Alta de áreas
Inventarios
Alta de subáreas
Inventarios
Alta de subáreas
Inventarios
Alta de subáreas
Inventarios
Transferencias Internas
Inventarios
Transferencias Internas
Inventarios
Subresguardo
Inventarios
Transferencias Externas
• DEFINICIÓN
• Son los cambios de ubicación de los bienes, entre
Unidades Administrativas.
• PROCEDIMIENTO
• Enviar oficio a la Secretaría Administrativa,
solicitando la transferencia externa.
• Solicitar la transferencia de inventario en el MBM.
• Esperar a que se autorice en el MBM, ya que se
emitirá un nuevo resguardo y etiqueta con el nuevo
responsable.
• Mover físicamente el bien transferido.
Inventarios
Transferencias Externas
Inventarios
Transferencias Externas
Baja de Bienes Muebles
Transferencias al Almacén de Bajas
• DEFINICIÓN
• Son aquellos bienes que ya no tienen utilidad
dentro de la SUO (bajas).
• PROCEDIMIENTO
• Solicitar por oficio a la Secretaría Administrativa, la
transferencia al almacén de bajas.
• Solicitar la transferencia al almacén de bajas, a
través del MBM.
• Esperar respuesta por parte del área de bajas para
agendar la recolección de los bienes.
Baja de Bienes Muebles
Transferencias al Almacén de Bajas
Baja de Bienes Muebles
Transferencias al Almacén de Bajas
Baja de Bienes Muebles
Transferencias al Almacén de Bajas
Baja de Bienes Muebles
La dependencia solicita
la baja de bienes
La Secretaria Administrativa
autoriza la baja
Baja de Bienes Muebles
Se programa fecha con la
dependencia solicitante.
En la fecha acordada, se
retiran los bienes
Baja de Bienes Muebles
Se realiza el traslado
y almacenamiento
Se confirma la baja
en el sistema
Caja Chica
Definiciones:
• Se considera al Fondo Revolvente como una fuente de
pago cuyo fin es el de sufragar solamente algunos
conceptos catalogados como gastos menores o
contingentes
http://www.isaf.gob.mx/compendio/Estatal/Otros/fondo_revol
vente_2005.pdf
• Importe o monto que en las dependencias y entidades de
la Administración Pública Federal se destina a cubrir
necesidades urgentes que no rebasen determinados
niveles, los cuales se regularizarán en periodos establecidos
o acordados convencionalmente y que se restituyen
mediante la comprobación respectiva. Dicho monto es
definido y autorizado por la Secretaría de Hacienda y
Crédito Público.
http://www.definicion.org/fondo-revolvente
Caja Chica
Definiciones:
• Importe o monto que en las dependencias y entidades de
la Administración Pública Federal se destina a cubrir
necesidades urgentes que no rebasen determinados
niveles, los cuales se regularizarán en periodos establecidos
o acordados convencionalmente y que se restituyen
mediante la comprobación respectiva
http://www.ecofinanzas.com/diccionario/F/FONDO_REVOLVENTE.htm
• El Fondo revolvente es una cantidad de dinero en efectivo
reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no
previsibles y urgentes, de valor reducido y que no sean
factibles de satisfacer mediante la emisión normal y
programada de pagos.
http://app.jalisco.gob.mx/PortalTransparencia.nsf/TodosWeb/5
82D1F4ADE19DB78862573A8008331DD/$FILE/REGLAMENTO%20
DEL%20FONDO%20REVOLVENTE.pdf
Caja Chica
Objetivo:
• La utilización de estos fondos solo debe
implementarse por razones de agilidad y costos,
cuando la demora en la tramitación rutinaria de
un gasto puede afectar la eficiencia de la
operación y que por su naturaleza no ameritan
ser previstos para su cancelación mediante la
emisión de cheques, el monto deberá de ser
determinado de acuerdo a las necesidades de
cada SUO.
Caja Chica
Consideraciones para el reembolso:
 Los documentos comprobatorios de gastos que se
adjuntan a la rendición de cuentas, deberán
cumplir con los siguientes requisitos técnicos:
• Serán en original
• Completamente legibles
• Sin enmendaduras, ni borrones, ni uso de corrector
• El concepto del gasto será completamente
específico.
 La documentación que ampare los gastos
efectuados mediante el Fondo de caja chica, al
momento de ser presentada a trámite, no deberá
tener una antigüedad mayor a 30 días contados a
partir de la fecha de emisión de la factura
Caja Chica
Consideraciones para el reembolso:
• Cuando se haya ejercido el 50% del monto
establecido.
• El gasto no debe de exceder del monto
autorizado.
• Los reembolsos deberán de efectuarse de
ser posible en el mes al que correspondan
los comprobantes.
• Gastos urgentes y no previsibles, así como
aquellos que por su naturaleza no pueden
ser gestionados vía crédito, además de los
que por su costo no es conveniente
adquirirlos vía orden de compra.
Servicio de Mantenimiento y Construcción
INTRODUCCION
El Servicio de Mantenimiento se encarga de
mantener en óptimo estado de funcionamiento
las instalaciones de la Universidad. Evitando que
se interrumpa la actividad docente,
investigadora y de gestión de la Universidad y
manteniendo las instalaciones, los edificios, los
espacios y áreas verdes en armonía con la
normativa vigente.
Servicio de Mantenimiento y Construcción
IMPORTANCIA DEL MANTENIMIENTO
El desempeño de la universidad estará en la
calidad de mantenimiento por lo cual, es de
suma importancia tener una visión a futuro,
planificar y programar el mantenimiento para
cubrir toda el área en el tiempo, ya sea a
mediano o largo plazo y además reducir costos
de repuestos y materiales para un mejor
desempeño.
Servicio de Mantenimiento y Construcción
CLASIFICACION DEL MANTENIMIENTO
• MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Atiende a la reparación de
los elementos constructivos y de las instalaciones cuando
se produce un fallo de cualquiera de estas partes.
• MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Trata de anticiparse a la
aparición de averías, efectuando revisiones de forma cíclica
y programada. De este modo evitamos futuros fallos en los
sistemas constructivos y de instalaciones.
• MODIFICACION O MEJORA DE ELEMENTOS
CONSTRUCTIVOS E INSTALACIONES: Realiza obras de
modificación de espacios e instalaciones, para adaptar los
sistemas constructivos a las necesidades de los usuarios
Servicio de Mantenimiento y Construcción
VENTAJAS DEL MANTENIMIENTO
Al aplicar el mantenimiento eficiente y
correctamente, en forma general que garantice
el BUEN FUNCIONAMIENTO y mantener los
espacios operables.
Servicio de Mantenimiento y Construcción
AREAS DE SERVICIO
Se cuenta con los siguientes servicios:
1. Mantenimiento eléctrico y construcción.
– Áreas: Herrería, Cerrajería, Carpintería, Plomería, Vidriería,
Albañilería, Electricidad y Jardinería y recolección de
basura.
2. Servicio de apoyo: traslado de mobiliario, montaje y armado
de mamparas y otros.
Servicio de Mantenimiento y Construcción
MANTENIMIENTO ELECTRICO Y CONSTRUCCIÓN
SOLICITUD
SUPERVISOR
HABILIT. TRAB.
TALLERES
JEFE DEPTO.
TICKET
ADMON.
ENCARGADO
DE AREA
TEL.
DIAGNOSTICO
(MEDIDAS Y
MATERIAL)
ORDEN DE
TRABAJO
PROCESO
ELABORACION
ENTREGA
DE
TRABAJO
EMERG.
SOLICITUD DE
MATERIAL
ADMINISTRACION
PROPORCIONA
DEPTO. COMPRAS
CERRAR
ORDEN
Servicio de Mantenimiento y Construcción
JARDINERIA Y RECOLECCION DE BASURA
SOLICITUD
AREAS
COMUNES
JEFE DEPTO.
TIRADERO
PEÑSCO
TICKET
ADMON.
ENCARGADO
DE AREA
TEL.
MANT.
JARDINERIA
RECOLECCION
DE BASURA
40 KM
EMERG.
BOLSAS
PROGRAMA
ESC.
DEPTO.
AREA
COMUN
SELECCION
Servicio de Mantenimiento y Construcción
ZONA UNIVERSITARIA
AREAS DE LIMPIEZA
Servicio de Mantenimiento y Construcción
ZONA UNIVERSITARIA
HORARIO SEMANAL DE LIMPIEZA: AREAS COMUNES
Hora
7:00 -11:00
Lunes
Limpieza Areas A
Martes
Limpieza Areas A
Miércoles
Limpieza Areas A
Jueves
Limpieza Areas A
Viernes
Sábado
Limpieza Areas A
* Limpieza de
estacionamiento 1
y 2 * Limpieza
Zona Oriente
Limpieza de
periferia Z.U.
11:00 - 11:30
Lonche
Lonche
Lonche
Lonche
Lonche
11:30 - 14:00
Limpieza Areas B
Limpieza Areas C
Limpieza Areas B
Limpieza Areas C
Limpieza Areas B
14:00 - 15:00
Recoleccion de
basura
Recoleccion de
basura
Recoleccion de
basura
Recoleccion de
basura
Recoleccion de
basura
Recoleccion de
basura.
Servicio de Mantenimiento y Construcción
RECORRIDO SEMANAL DE RECOLECCION DE BASURA
Camioneta FORD placas TC-6125-E Zona Universitaria.
LUNES
• Fac. Enfermería
• Fac. Ingeniería
• D.U.I Zona Universitaria
• Fac. Hábitat
• Fac. Ciencias
• Biblioteca de Área C.I.C.T.D
• Centro de Salud Universitario
• Fac. Estomatología
• Finanzas, C.U.A.T.E y Anexos
MARTES
• Instituto de Física
• Fac. Enfermería
• Físico Matemáticas
• Fac. Ingeniería
• Fac. Hábitat
• Fac. Química
• Instituto de Geología
• Fac. Estomatología
• Biblioteca Biomédica
Servicio de Mantenimiento y Construcción
RECORRIDO SEMANAL DE RECOLECCION DE BASURA
Camioneta FORD placas TC-6125-E Zona Universitaria.
MIERCOLES
• Fac. Enfermería
• Fac. Ingeniería
• D.U.I. Zona Universitaria
• Fac. Hábitat
• Fac. Ciencias
• Biblioteca de Área C.I.C.T.D
• Centro de Salud Universitario
• Fac. Estomatología
• Finanzas, C.A.T.E Y Anexos
JUEVES
• Instituto de Física
• Fac. Enfermería
• Físico Matemáticas
• Fac. Ingeniería
• Fac. Hábitat
• Fac. Química
• Instituto de Geología
• Fac. Estomatología
• Biblioteca Biomédica
Servicio de Mantenimiento y Construcción
RECORRIDO SEMANAL DE RECOLECCION DE BASURA
Camioneta FORD placas TC-6125-E Zona Universitaria.
VIERNES
• Fac. Enfermería
• Fac. Ingeniería
• D.U.I Zona Universitaria
• Fac. Hábitat
• Fac. Ciencias
• Biblioteca de Área C.I.C.T.D
• Centro de Salud Universitario
• Fac. Estomatología
• Finanzas, C.U.T.E. y Anexos
SABADO
• Instituto de Física
• Fac. Enfermería
• Físico matemáticas
• Fac. Ingeniaría
• Fac. Hábitat
• Fac. Química
• Fac. Estomatología
Servicio de Mantenimiento y Construcción
RUTA EXTERNA (TC-6124-E)
LUNES
• Torre Administrativa
• Ciencia de la Comunicación
• I.I.C.O
• Tienda Universitaria
• Fac. Medicina
• Posgrado Comercio
• Posgrado Derecho
• Unidad Posgrado
• Metalurgia
• C.Y.A.C.Y.T
• Bicentenario
• Fac. Economía
• Clínica Mario García (Morales)
MARTES
• Torre Administrativa
• Fac. Psicología
• Unidad Deportiva
• Clínica Psicología
• Clínica USIS (Palmar)
• Zonas Desérticas
• Talleres
Servicio de Mantenimiento y Construcción
RUTA EXTERNA (TC-6124-E)
MIERCOLES
• Torre Administrativa
• Tienda Universitaria
• Fac. Medicina
• Archivo General (c/15 días)
JUEVES
• Torre Administrativa
• Ciencias de la Comunicación
• I.I.C.O
• Posgrado Comercio
• Posgrado Derecho
• Unidad de posgrado
• Metalurgista
• C.Y.A.C.Y.T
• Bicentenario
• Fac. Economía
• Clínica Mario García (Morales)
Servicio de Mantenimiento y Construcción
RUTA EXTERNA (TC-6124-E)
VIERNES
• Torre Administrativa
• Tienda Universitaria
• Fac. Medicina
• Fac. Psicología
SABADO
• Centro de Idiomas
• Edificio Central
• Fac. Comercio
• Fac. Derecho
• D.U.I. Centro
• Centro de Idiomas Infantil
• Biblioteca Comercio
Servicio de Mantenimiento y Construcción
SERVICIO DE APOYO
SOLICITUD
ARMADO O
MONTAJE
JEFE DEPTO.
TICKET
ADMON.
TEL.
PROGRAM.
PERSONAL Y
VEHICULOS
TRASLADO
REGRESAR
MOB.
RECORRIDO
ESTIBAR
ESTACIONAM.
CARGA/DESCARGA
ENCARGADO
DE AREA
CARPINTEROS
ALBAÑILES
HERREROS
ETC
Servicio de Limpieza y Gasolina
Servicio de Limpieza
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SAN LUÍS POTOSÍ
SECRETARÍA ADMINISTRATIVA
Cordillera de los Alpes esq. Villa de la Paz, Colonia Villas de Pedregal C. P. 78218
Tel. 102 73 24 y 102 74 24
LIMPIEZA Y
SEGURIDAD
(DEPENDENCIA Y FECHAS A COMPROBAR)
FECHA
EMPRESA
Vo.Bo.
SECRETARÍA ADMINISTRATIVA
NOMBRE
No. DE
AFILIACIÓN
DIRECTOR
HORARIO
ASISTENCIA
FIRMA
OBSERVACIONES
ADMINISTRADOR
Servicio de asignación de Gasolina
Bitácora de Rendimiento
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SAN LUÍS POTOSÍ
SECRETARÍA ADMINISTRATIVA
CONTROL VEHICULAR
Cordillera de los Alpes esq. Villa de la Paz, Colonia Villas de Pedregal C. P. 78218
Tel. 102 73 24 y 102 74 24
PERIODO:
(DEPENDENCIA Y FECHAS A COMPROBAR)
FECHA DEL
VALE
VEHICULO
PLACAS
Vo.Bo.
SECRETARÍA ADMINISTRATIVA
FOLIO DEL
VALE
TIPO DE
LITROS KM PREVIO A KM DESPUES DE
COMBUSTIBLE CARGADOS
CARGAR
CARGAR
DIRECTOR
KM
RECORRIDOS
RENDIMIENTO
ACTIVIDADES
ADMINISTRADOR
http://a.uaslp.mx/PRCSAD14
Nombre
Correo E
Ext.
Tema
C.P. Guillermo Escobedo
Cabrero
[email protected]
7539
Inventarios
Juan Carlos Vázquez Ascencio
[email protected]
7511
Bajas
Lic. Miguel Ángel Hernández
Franco
[email protected]
7348
Caja Chica
Arq. Eloy Villela Govea
[email protected]
81827 Servicio de
00
Mantenimiento y
Construcción
C.P. Gabriela G. Luna Sánchez
[email protected]
7520 Servicios de
44450 Limpieza y
73789 Gasolina
GRACIAS
Mayo 2014

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