TOP 1 - Belegliste

Report
Fördermittelverwaltung mit System
Auszeichnung
Qualitätspreis BerlinBrandenburg seit 2002
Professionelles eGovernment
zur Verwaltung nationaler und
europäischer Fördergelder
Tagesordnung
TOP 1 – Belegeingabe
TOP 2 – Mittelabruf
TOP 3 – Korrekturen
TOP 4 - Indikatorenregistrierungssystem (IRS)
TOP 5 – Verwendungsnachweis
TOP 6 - Controlling (Ausgabeerklärung)
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Allgemeines
Voraussetzung für die Abrechnung bzw. die Anträge auf Kostenerstattung
an die KOM ist die Erfassung aller finanzieller und materieller Indikatoren
Finanzielle Indikatoren werden in einer projektbezogenen Belegliste erfasst
Materielle Indikatoren werden im Indikatorenregistratursystem (IRS)
Daraus ergeben sich:
Mittelabruf
Verwendungsnachweis
Diese Prozesse werden mit Hilfe eines Statuswertes gekennzeichnet.
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TOP 1 - Belegliste
Abrechnung
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TOP 1 - Belegliste
Belegliste
Es werden folgende Belegarten unterschieden:
Einnahmebeleg
Ausgabebeleg
Prüfbeleg
Korrekturbeleg
Ein Beleg kann solange geändert oder gelöscht werden, wie er noch
in keinen bestätigten Mittelabruf eingeflossen ist oder nicht geprüft
wurde
Ist ein Beleg gesperrt, kann er nur noch durch einen Korrekturbeleg
ergänzt werden
Ein Beleg wird über sein Zahldatum, einen Mittelabruf bzw. einen
Verwendungsnachweis zugeordnet
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TOP 1 - Belegliste
Belegliste
Eingabe erfolgt je
Kostenposition
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TOP 1 - Belegliste
Belegerfassung
Liste der bereits erfassten Belege in
der Ausgabenposition
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TOP 1 - Belegliste
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TOP 1 - Belegliste
Prüfbeleg
Ein Prüfbeleg wird von der ZGS im Rahmen einer Prüfhandlung
zusätzlich erstellt
Der ursprüngliche Beleg verbleibt in der Belegliste
Ein Prüfbeleg kann zu einem offenen oder einem schon gesperrten
Beleg erzeugt werden und korrigiert kumulativ betrachtet, die
bisherige Belegeingabe und Abrechnung
Prüfbelege werden immer in die aktuelle Abrechnung/ Mittelabruf
einbezogen, d.h. es werden keine rückwirkenden Änderungen
erzeugt
Prüfbelege können in Bezug zu einem bereits erfassten Beleg
erstellt werden aber auch ohne Belegbezug
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TOP 1 - Belegliste
Prüfbeleg
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TOP 1 - Belegliste
Belegunabhängiger Prüfbeleg
Liste der bereits erfassten Belege in
der Ausgabenposition
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TOP 1 - Belegliste
Belegunabhängiger Prüfbeleg
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Übung A
Belegliste
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TOP 2 - Mittelabruf
Mit einem Mittelabruf (MA) kann die ZGS die finanziellen
Ist-Indikatoren für einen bestimmten Zeitraum auf der Grundlage der
im System erfassten Belege abrechnen und dokumentieren
Ein Mittelabruf ist jederzeit während der Projektdurchführung möglich,
mindestens jedoch zum Projektabschluss zusammen mit dem
Verwendungsnachweis (VN)
Zeitgleich ist immer nur ein Mittelabruf möglich
Die Zuordnung der Belege zum Mittelabruf erfolgt über das Zahldatum
(Zahldatum <= Datum des Mittelabrufs)
Der Mittelabruf ist durch die ZGS zu prüfen und bei Anerkennung mit
einer Freigabe zu bestätigen
Bis zur Freigabe des Mittelabrufs können die dazugehörigen Belege
bearbeitet und der Mittelabruf aktualisiert werden, nach Freigabe
werden alle dazugehörigen Belege für eine Änderung gesperrt
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TOP 2 - Mittelabruf
Mittelabruf - Ablauf
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TOP 2 - Mittelabruf
• Belegliste
(Einnahmen und
Ausgaben)
• ZGS gibt Daten ein
Status 50
• Eingaben
freigegeben
Status 10
ZGS bzw. DL
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TOP 2 - Mittelabruf
Mittelabruf besteht aus 4 Teilen:
Projektzuordnung
(nur Anzeige)
Ausgaben
(Anzeige der Ausgaben nach Kostenarten)
Gesamtausgaben
(Anzeige der Summen Ausgaben, Einnahmen
und zuschussfähige Gesamtausgaben)
Finanzierung
(zu bearbeiten)
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TOP 2 - Mittelabruf
Mittelabruf bearbeiten
Eingabe
Muss identisch
sein
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TOP 2 - Mittelabruf
Mittelabruf aktualisieren
Bei Änderungen an Belegen vor Freigabe des Mittelabrufs
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TOP 2 - Mittelabruf
Mittelabruf freigeben
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TOP 2 - Mittelabruf
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TOP 3 - Korrekturen
Korrekturbeleg
Wurde ein Beleg im System mit falschen Angaben gespeichert und
bereits mit einem Mittelabruf abgerechnet, muss die falsche
Angabe mit Hilfe eines Korrekturbeleges und des nächsten
Mittelabrufs korrigiert werden
Falscher Beleg verbleibt unverändert im System
Der Korrekturbeleg wird automatisch mit dem ursprünglichen
Beleg verbunden
Korrekturbeleg muss erläutert werden
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TOP 3 - Korrekturen
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Übung B
Mittelabruf und Korrekturbeleg
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TOP 4 – Indikatorenregistrierungssystem
(IRS)
In Abhängigkeit zur Aktion werden im IRS projektbezogen die
relevanten materiellen Indikatoren mindestens zum Abschluss des
Projektes gespeichert
Das IRS ist Voraussetzung für die erfolgreiche Erstellung eines
Verwendungsnachweises
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TOP 4 – Indikatorenregistrierungssystem
(IRS)
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Übung C
Indikatorenregistrierungssystem
(IRS)
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TOP 5 - Verwendungsnachweis
Verwendungsnachweis
Mit einem Verwendungsnachweis (VN) wird das Vorhaben finanziell und
materiell endabgerechnet.
Voraussetzung:
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1. es wurde mindestens 1 Mittelabruf erstellt, geprüft
und bedient
2. die materiellen Indikatoren wurden erfasst
3. alle Änderungsanträge sind bewilligt.
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TOP 5 - Verwendungsnachweis
Verwendungsnachweis - Ablauf
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TOP 5 - Verwendungsnachweis
Abrechnung - Verwendungsnachweis
•Alle Mittelabrufe im
Status 50
•IRS angelegt
•Verwendungsnachweis
erstellt
Status 50
•Verwendungsnachweis
freigegeben
Status 10
ZGS bzw. DL
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TOP 5 - Verwendungsnachweis
Verwendungsnachweis
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TOP 5 - Verwendungsnachweis
Verwendungsnachweis freigeben
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Übung D
Login und Projektauswahl
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TOP 6 – Controlling
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TOP 6 – Controlling
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
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