guia de cierre financiero 2014 y apertura 2015

Report
GUIA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA FISCAL
2014 Y APERTURA FISCAL VIGENCIA 2015
ÁREAS USUARIAS
1. Cronograma
2. Guía de cierre 2014 y Apertura 2015.
3. TIP´s:
 Presupuesto
 Tesorería
 Contabilidad
 Recaudo
4. Formatos.
5. Glosario.
6. Planeador.
COORDINACION FINANCIERA
GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2014 Y
APERTURA 2015
A partir del 1° de octubre en
• forma permanente
Análisis de saldos de apropiación
determinando su posible
ejecución o devolución
•
•
Noviembre 07 de 2014
Devolución de saldos de
apropiación
05 DE
DICIEMBRE DE
2014
Traslados
presupuestales
que impliquen
contratación
GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2014 Y
APERTURA 2015
A partir del 1° de octubre en
forma permanente
• Análisis de saldos de CDP,
revisar antigüedad y contratación
•efectiva o reducciones por saldos
no utilizados
•
Octubre 24 de 2014
Liberación de saldos de
CDP`S que no son usados en
la vigencia
04 DE NOVIEMBRE DE 2014
Traslados de apropiación de
saldos de CDPs sin usar en
Regionales al Nivel Nacional,
informando al área respectiva de
esta liberación
07 DE NOVIEMBRE DE 2014
Contracreditar por parte de los
Gerentes de recursos los
recursos liberados por CDPs
sin usar
GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2013 Y
APERTURA
CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CDP
TEMA
PLAZO
INFORMACION
REQUERIDA
RESPONSABLE
Solicitud de expedición- CDP’s para
amparar Vigencias Futuras
Octubre 21 de 2014 (En todo caso
tener en cuenta la instrucción
impartida por la Dirección de
Contratación)
Solicitud de CDP
Directores
Regionales
Solicitud de expedición -CDP’s para
amparar traslados presupuestales
que afecten Decreto de Liquidación.
Octubre 31 de 2014
Las áreas que
requieran traslado
presupuestal que
afecte el DL
deberán realizar la
solicitud ante
GPDF
Directores
Regionales
Solicitud de expedición de CDP’s
que impliquen contratación.
Noviembre 14 de 2014 (En todo caso
tener en cuenta la instrucción
impartida por la Dirección de
Contratación)
Análisis de saldos de Compromisos
Presupuestales
Apartir del 1° de Octubre en forma
permanente
Solicitud de CDP
Revisión de saldos
por antigüedad y
verificar si son
susceptibles de
pago, reducción o
anulación.
Directores
Regionales y
Responsable de
recurso en la
regional
Supervisores
de Contratos
GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2013 Y
APERTURA
REGISTROS PRESUPUESTALES
TEMA
PLAZO
INFORMACION
RESPONSABLE
Expedición de registros
presupuestales - RP’s que
afecten contratos.
Diciembre 19 de 2014
Entregar
documento
soporte
(contrato)
debidamente
suscrito
Oficina Jurídica en
Regionales
Expedición de registros
presupuestales - RP’s que NO
impliquen proceso de
contratación (Nómina y sus
inherentes, servicios públicos,
seguros, Fondo Nacional de
Ahorro, PILA, impuestos,
Comisiones de Servicio, entre
otros)
Diciembre 22 de 2014
Entregar
documento
soporte
debidamente
legalizado
Coordinadores en
Regionales
Expedición de registros
presupuestales - RP’s que
impliquen procesos de
contratación con aplicación de
vigencia futura
Diciembre 23 de 2014 (En
todo caso tener en cuenta la
instrucción impartida por la
Dirección de Contratación
para adelantar los procesos
contractuales)
Entregar
documento
soporte
debidamente
legalizado
Coordinadores en
Regionales
CRONOGRAMA DE LA GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2013 Y
APERTURA 2014
RECEPCION DE CUENTAS PARA PAGOS
02 DE DICIEMBRE DE
2014
• Recepción de
documentos para Pago
• de Bonificación
Semestral
•
12 DE DICIEMBRE
DE 2014
Pagos de Reservas
Presupuestales
constituidas al cierre
de la vigencia 2013
05 DE DICIEMBRE
DE 2014
Recepción de
documentos para el
Pago de Contratos de
Suministros. Resp:
entregar doc.
supervisores
12 DE
DICIEMBRE DE
2014
Recepción de
documentos para
pagos cuentas
por pagar
vigencia 2013
.
15 DE DICIEMBRE
DE 2014
Recepción de
documentos para Pago
Contratos de Prestación
de Servicio-Honorarios,
para efectos
operativos de
tramite
12 DE DICIEMBRE DE
2014
Recepción de documentos
para el Pago de Contratos
de Prestación de Servicios
– Programas incluidos
anticipos y pagos
anticipados
CRONOGRAMA DE LA GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2013 Y
APERTURA 2014
12 DE DICIEMBRE
DE 2014
Recepción de
documentos para el
Pago de
Indemnizaciones,
Sentencias y
Conciliaciones.
19 DE DICIEMBRE DE
2014
Recepción documentos
para pago de ViáticosLegalización
22 DE DICIEMBRE DE
2014
Entrega de documentos
para pago de PILA y FNA
al área de Pagaduría
12 DE DICIEMBRE
DE 2014
Entrega de
documentos para
Pago de Nómina mes
de Diciembre
18 DICIEMBRE DE
2014
Recepción de
documentos para
pago Hogares
Sustitutos del 1 al 17
diciembre
CRONOGRAMA DE LA GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2014 Y
APERTURA 2015
19 DE
DICIEMBRE DE
2014
19 DE
DICIEMBRE DE
2014
Recepción de
documentos para
Pago de
programas
financiados con
Recurso
Nación dentro la
vig 2014
Recepción de
documentos
para el Pago de
Impuestos
Nacionales y
Territoriales.
24 DICIEMBRE
DE 2014
Recepción de la
Orden de no pago a
contratos de
prestación de
servicios Honorarios. En caso
contrario se
entenderá en firme la
Certificación de
Prestación de
Servicio y por lo
tanto la autorización
de pago
CRONOGRAMA DE LA GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2014 Y
APERTURA 2015
19 diciembre
de 2014
Última solicitud
de efectivo de
pagos
excepcionales
descentralizados
23 diciembre
de 2014
Última
situación de
Giro de
efectivo por
parte de la
tesorería NN
24 De
diciembre
de 2014
Último día de giro
para ordenes de
Pago Ptal
(traspaso a
pagaduría)
26 diciembre
de 2014
Última fecha de
pagos a terceros
con traspaso a
pagaduría
26 de diciembre
de 2014
Último día de giro
para ordenes de
Pago Ptal
(Beneficiario final )
26 de diciembre
de 2014
Último día de pago
para ordenes de
Pago no Ptal pago a
terceros con
traspaso a pagaduría
CONSTITUCION CUENTAS POR PAGAR
RESPONSABILIDAD
DEL
ORDENADOR DEL GASTO
Obligaciones - anticipos pactados y bienes
y servicios recibidos
Certificación de cumplimiento debidamente
expedida por el supervisor o interventor del
contrato, factura por los servicios prestados o
su equivalente, el ingreso al almacén (cuando
aplique) y demás documentos establecidos
contractualmente para tramitar el pago
Artículos 37 al 39 del Decreto 568 de 1996
Control
Competencia de la CGR
Constitución
Director Regional - Gerente de Recurso
Artículo 6º del Decreto No. 1957 de 2007 en
concordancia con el artículo 89 del
Decreto No. 111
C x P vigencia 2013,
que NO van a pagarse dentro del mes de
Diciembre, deberán presentar los
documentos respectivos antes de la fecha
establecida para el efecto en el Cronograma
de la Guía de Cierre Financiero 2013 Y
Apertura 2014 del presente documento.
CONSTITUCION CUENTAS POR PAGAR
Deben estar totalmente legalizados, es decir
la constitución de pólizas, aprobación de las
mismas, registro presupuestal, publicación si
es necesario
Para su constitución
Solicitud formal a las pagadurías por parte
de los supervisores o interventores de los
contratos en el cual certifique que el contrato
está debidamente legalizado
Anticipos (Max. 50%) y Pagos Anticipados
Directiva Presidencial No. 004 de Abril 4 de
2003,
Aclara Numeral 6° - DP No. 12 ° de octubre
de 2002, que estipula “…Salvo casos
excepcionales plenamente justificados y
motivados, las entidades no pactarán pagos
anticipados”
Ley 1474 de 2011 artículo 91. - ANTICIPOS.
- contratos de obra, concesión, salud, o los
que se realicen por licitación públicaEl contratista deberá constituir una fiducia o
un patrimonio autónomo irrevocable para el
manejo de los recursos que reciba a título de
anticipo.
CONSTITUCION RESERVAS PRESUPUESTALES
Las Reservas Presupuestales sólo podrán ser constituidas
como resultado de un hecho de fuerza mayor que obligue su
constitución, que debe ser explicado por el ordenador del
gasto.
Los supervisores o interventores de contratos, deberán
solicitar la ampliación del plazo de ejecución del contrato o
acto administrativo suscrito ante la Oficina Jurídica de cada
Dirección Regional, cuando por fuerza mayor no se haya
alcanzado a prestar el servicio o recibido el bien. En caso
que la reserva se haya constituido porque hace falta un
documento soporte para el pago, pero el servicio fue
efectivamente prestado no se requerirá de la ampliación
del plazo del contrato.
CONSTITUCION RESERVAS PRESUPUESTALES
La solicitud, junto con el formato de constitución respectivo, en el cual se
determine la justificación de la constitución de la Reserva Presupuestal,
debidamente firmada por el supervisor o interventor y el Ordenador del
Gasto, siempre que se trate de casos excepcionales o de fuerza mayor, en
los términos previstos en la Ley 819 de 2003 o lo contemplado en la
comunicación 036743 del 9 de noviembre de 2011 emitido por el Ministerio
de Hacienda y Crédito Público.
Para aquellos programas que por alguna circunstancia no se
alcance a recibir los documentos necesarios o no se tenga la
certeza de los cupos realmente atendidos, deberá constituirse como
reserva presupuestal, de acuerdo al Concepto enviado por el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público fechado el día 9 de
noviembre de 2011 comunicado a los Directores Regionales,
Coordinadores de Centros zonales, Supervisores y Coordinadores
Financieros.
CONSTITUCION RESERVAS PRESUPUESTALES
Se deben liberar los saldos de compromisos que no vayan
a ser objeto de ejecución previa modificación a los
contratos o actos administrativos que les dieron origen, o
a las actas de liquidación que se adelanten.
Es
importante recordar que si el monto liberado estaba
respaldando algún saldo de compromiso, éste se
constituirá como un Pasivo Exigible Vigencias Expiradas,
con las posibles consecuencias fiscales y disciplinarias,
quedando bajo la responsabilidad del supervisor o
interventor del contrato y el ordenador del gasto.
REZAGO
RESERVAS PTALES Y CXP
19 DE DICIEMBRE
Entrega de documentos
soportes para la
constitución reservas
presupuestales de la
vigencia: Solicitud
constitución justificada
27 DE DICIEMBRE
Entrega de documentos
soportes para la
constitución reservas
extraordinarias
26 DE DICIEMBRE
Constitución Reservas
Ptales según
planilla de
programación
Hogares Sustitutos:
Planilla atención del
18 al 31dic
19 DE DICIEMBRE
Constitución cuentas
por pagar
diferentes a
Honorarios.
REZAGO
CONSTITUCION: RESERVAS PTALES Y CXP
19 DE DICIEMBRE
Cuentas por pagar
anticipos y pagos
anticipados: Entregar
doc. que amparen la
constituc. cxp
19 DE DICIEMBRE
Cuentas por pagar
comisiones de
servicios
19 DE DICIEMBRE
Constitución cuentas por pagar
Recursos Nación y propios
PERIODO DE TRANSICION
QUE ES EL PERIODO DE
TRANSICION
Cambio del estado de las Reservas
Presupuestales constituidas al
cierre de la vigencia a Cuentas por
Pagar o de ratificar las Reservas
Presupuestales constituidas al
cierre
PERIODO DE TRANSICION
PERIODO DE
TRANSICION
PLAZO
MAXIMO
Enero 08
de 2015
Entregar en las
Áreas
Financieras los
documentos
soportes para
pago que
amparen el
cambio de
Reserva a CXP.
Enviar
memorandos
de liberación de
reservas si es
del caso.
APERTURA 2014
02 Enero 2015
Expedición de CDPs y
RPs que afecten
vigencias futuras, se
incluyen con los Ctos
con sustitución de fte
ptal
Diciembre 31 de
2015
Pagos de reservas
presupuestales
constituidas al cierre
de la vigencia 2014
08 enero 2015
Fecha limite
Cambio de estado de
reserva presupuestal a
cuentas por pagar
Marzo 31 de 2015
Pagos de Cuentas por
Pagar constituidas al
cierre de la vigencia
2014
APERTURA 2014
09 Enero 2015
Programación de PAC
Recursos propios
Programación de Pac
Recursos Nación
Proyectar a nivel de
identificador presupuestal
la solicitud y programación
de PAC de la vigencia
2015 de recursos
propios en el aplicativo o
Excel
Se realiza cada fin de
mes para contar con
los recursos para pago
del mes siguiente
INFORMACION POR PARTE DE AREAS A
FINANCIERA
TEMA
PLAZO
INFORMACION
QUEDEBE ENVIAR
RESPONSABLE
Envió de
información por
parte de Gestión
Humana
Diciembre 19 de
2014
Préstamos de
vivienda por tercero
y cuenta contable
depurada
Áreas de Gestión
Humana en las
Direcciones Regionales
a Pagaduría y
Contabilidad
Envío de
información por
parte de Jurídica
Enero 9 de 2015
Remitir la
información de la
identificación de los
registros de proc.
jurídicos para su
clasificación
Areas Jurídicas en las
Direcciones Regionales
a contabilidad regional
Envío de
información por
parte de Almacén
Diciembre 30 de
2014
Remitir los informes
de almacén
Almacenista en las
Regionales a
Contabilidad
Realización y envío
de la Conciliación
Inter Areas
Enero 10 de 2015
Conciliar la
información reg. en
contabilidad
Gestión Humana,
Jurídicos, Almacenistas
y demás áreas en las
Regionales
INSTRUCCIONES DE CIERRE Y
APERTURA
TIEMPOS EN FINANCIERA:
1. Traslado: Dos (2) días siguientes al documento radicado.
2. CDP:
Dos (2) días siguientes al documento radicado.
3. RP:
Dos (2) días siguientes al documentos radicado.
4. Pagos:
Cinco 5 días hábiles en Sede, 10 días en Regionales.
ELEMENTOS PARA EFECTUAR LOS PAGOS:
1. Entrega de la documentación correcta y completa.
2. Que el pago se encuentre dentro de la programación.
3. Que haya disponibilidad de PAC.
4. Que exista disponibilidad de Efectivo.
5. Que el Sistema esté en funcionamiento.
GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2014 Y
APERTURA 2015
FORMATOS CIERRE FINANCIERO 2014
•
CERTIFICACION PARA LA CONSTITUCIÓN DE RESERVAS
PRESUPUESTALES EXCEPCIONALES
•
LIBERACION SALDOS DE COMPROMISOS
GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2014 Y
APERTURA 2015
GRACIAS

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