Experiencia del Archivo General de la UNI.

Report
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA
“ Experiencia del Archivo
General UNI”
AGUNI
León, Nicaragua
8 Septiembre del 2011
Temas
Un antiguo proyecto hecho realidad
Origen y surgimiento del Archivo
 Marco reglamentario
Boleta para diagnostico situación de los archivos
Plano AGUNI
 Situación de los archivos en imágenes. I Etapa
Sistema de Clasificación / ORFUAS
 Organigrama Institucional y estructura organizacional AGUNI.
Cuadro de Clasificación
Principios básicos de Organización
Segunda etapa
Apoyo técnico
Logros y avances
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Un antiguo proyecto hecho realidad
Teniendo en cuenta que nuestro país
carece de una cultura archivística, la
Universidad Nacional de Ingeniería logra
convertirse
en pionera en el campo
archivística nivel nacional, a través de la
consolidación del Archivo General –AGUNI.
Revista CAMPUS No. 21 – Año
8 Abril 2006.
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Origen y surgimiento del Archivo
De acuerdo a la Ley 89 Ley de autonomía de a instituciones de la Educación Superior. La
Secretaria General de la Universidad emitió un acuerdo de rectoría No. 348, aprobado el día
cuatro de mayo del dos mil cinco, acuerda: “crear la unidad de archivo general
universitario, como entidad especializada en la temática de archivo de la Universidad
Nacional de Ingeniería, dedicado a velar por la custodia institucional de todos los procesos
y procedimientos que conlleve un archivo general”.
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Marco reglamentario
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Boleta para diagnostico situación de los archivos
El objetivo del trabajo diagnostico fue analizar y elaborar un estudio institucional que
presente un panorama general sobre la situación de los documentos y las condiciones
de los archivos de la universidad, se realizó en dos periodos; uno de ellos en el recinto
universitario simón bolívar y posteriormente en el recinto universitario Pedro Arauz
Palacios, en los meses de julio y agosto del año 2005, presentando la problemática de
los estados de los documentos.
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Plano AGUNI
RESPONSABLE DEL
AGUNI
3.25 mts²
BIBLIOTECA
INGENIERÍA Y
COMPUTACIÓN
DEPÓSITO DE
FONDOS
DOCUMENTALES
PROCESOS TÉCNICOS
16.6 mts²
55 mts²
PROCESOS TÉCNICOS
SALA DE ESPERA
7.9 mts²
Fig. Nº . Plano del local del Archivo General UNI
Área de depósito: 55 mts²; área ocupada por estantes: 13.2 mts²; área de trabajo: 4
mts²; planoteca: 3mts ², área ocupada por cajas muertas 5mts². .
Área de procesos técnicos: 16.60 mts²
Área Programa de seguimiento al graduado: 7.90 mts²
Área de oficina del responsable: 3.25 mts²
Total del área del AGUNI: 82.75 mts²
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Situación de los archivos en imágenes. I Etapa
“El poder no está en tener información
Sino en saber manejarla”.
Anónimo.
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Sistema de clasificación / ORFUAS
Defínase clasificación a la técnica mediante la
cual se identifican y agrupan documentos
semejantes con características comunes, de
acuerdo con un plan establecido previamente.
La clasificación se agrupa en tres sistemas que
son los siguientes:
1. Clasificación Orgánica
El ORFUAS nos permite reconstruir las
series documentales favoreciendo la
valoración, selección , conservación y
eliminación de los documentos.
Tomando en cuenta que el valor
documental contiene un sustento legal,
lo dice la constitución política en su
Arto, 128 “El
estado protege al
patrimonio arqueológico, histórico,
lingüístico, cultural y artístico de la
nación”.
2. Clasificación por Funciones:
Consiste en la utilización de la
estructura orgánica de la institución
para clasificar los documentos.
Consiste en la clasificación de los
documentos, de acuerdo con las
funciones y actividades de la
Institución.
3. Clasificación por asunto
Consiste en la clasificación de los
documentos, basada en los asuntos.
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Organigrama Institucional y estructura organizacional
AGUNI.
RECTORIA
Secretaria
General
Responsable
AGUNI
Técnico en
archivo
Técnico en
archivo
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura institucional . Representa las
estructuras que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas para su
debida organización.
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Cuadro de clasificación
0-. Consejo Universitario
3.3.- Oficina de Archivo General
0.1- Normativas, Reglamento y estatutos
3.4.- División de Informática
1-. Rectoría
3.5.- OAIP
1.1.- Auditoria Interna
3.6.- División Jurídica
1.2.-DAE
4.- Vicerrectoría Académica
1.2.1- UNEN
4.1.- Cooperación Externa
1.2.2.-Cultura y deporte
4.2.- Dirección de Desarrollo Educativo
1.3.- División de relaciones internacionales
4.3.- Dirección de Biblioteca
1.4.- Programa académico descentralizado
4.4.- Programa Universidad en Online
1.5.- Centros de investigación
4.5.- Programa Institucional de Autoevaluación
1.6.- Gremios docentes
y acreditación universitaria
1.6.1.- ATD
4.6.- Educación Continua
1.7.- FEC
5.- Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo
1.8.- FIQ
5.1.- Dirección de Postgrado
1.9.- FARQ
5.3.- Centro de Investigación e innovación Tecnológico
1.10.- FCC y SS
5.4.- Programa de Política Públicas
1.11.- FTI
6.- Vicerrectoría Administrativo
1.12.- FTC
6.1.- División de Finanzas
1.13.- Ministerios
6.1.1.- Tesorería
1.14.- Universidades Nacionales
6.1.2.- Contabilidad
1.15.- Universidades Extrajeras
6.2.- Dirección de Recursos Humanos
1.16.- Organismos Nacionales
6.2.1.- Oficina de Nomina
1.17.- Organismos Internacionales
6.2.2.- Oficina de Higiene y seguridad
1.18.- CNU
6.3.- Dirección de Servicios Administrativo
1.19.- CSUCA
6.3.1.- Servicios Generales
1.20.- IES
6.3.2.- Mantenimiento
1.21.- UNI NORTE
6.3.3.- Dirección de Adquisiciones
1.22.- Embajadas
6.5.- Programa de Administración y de
2.-Vicerrectoría General
2.1.- Programa de planificación y
Evaluación
2.2.- Oficina técnica de proyecto
El cuadro de clasificación es el instrumento
técnico que refleja la estructura de un archivo
con base en las atribuciones y funciones de
cada dependencia o entidad productora de los
documentos.
Se
fundamenta
en
las
estructuras y jerarquías administrativas de la
institución con base en el organigrama
funcional de la misma.
Los procesos archivísticos que se realizan son
en base a las ISAD –G Normas internacional
general de descripción archivísticas.
Unidad de Servicios
6.6.- Oficina Técnica de Análisis
Presupuesto y economía
3.-. Secretaría General
6.7.- Gremios Administrativos
3.1.- División de Registro Académico
6.7.1.- STUNI
3.2.- División de relaciones Públicas y
6.7.2.- SINTECA.
Comunicación
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Principios básicos de organización
El cuadro de clasificación es el instrumento
técnico que refleja la estructura de un archivo
con base en las atribuciones y funciones de
cada dependencia o entidad productora de los
documentos.
Se
fundamenta
en
las
estructuras y jerarquías administrativas de la
institución con base en el organigrama
funcional de la misma.
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Segunda etapa
En 2006 se obtuvieron asesoría de expertos
en la materia de archivos, y asesoramientos de
especialista extranjeros.
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Apoyo técnico
“No
necesito saber todo, tan solo necesito saber
donde encontrar lo que me haga falta cuando lo
necesito”.
A. Einstein
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Logros y avances
•Se estableció Convenio Marco de colaboración entre el Instituto
Tecnológico de Costa Rica y la Universidad Nacional de
Ingeniería –UNI.
•Se han realizado publicaciones en la Revista Campus del
quehacer del AGUNI.
•Contamos con un Marco Reglamentario Legal .(Reglamento
interno, Manual de procedimientos y Normativa interna)
•Un espacio físico
•Personal Técnico - Permanente.
•Estructura Organizacional
•Presupuesto anual / En base al POA .
• Participación a eventos y capacitaciones ofrecidos en diferentes
instituciones tanto a nivel nacionales e Internacionales .
•Se brinda asesoramiento a las diferentes sedes y dependencias
de la Institución.
•Formamos parte de los Censo-Guía de Archivos de España e
Iberoamérica.
•Actualmente, automatizando la bases de datos.
•Futuro proyecto crear nuestra página Web.
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“Los archivos históricos son alfabetos de la aventura del
hombre que, al final de los años y de los siglos, llegan a
ser la memoria viva de todo lo que un día se construyó,
se defendió , se amó y se soñó”
Hermes Torar P.
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s
ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
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