P - VO-raad

Report
Project Verbetering
Bedrijfsvoering VO
Workshop congres 20 maart 2014
Opzet workshop
•
•
•
•
•
Korte kennismaking (waarom déze workshop, hoe staat
het met de bedrijfsvoering op uw school?)
Korte uitleg over de opzet van het project
Beoordeling van een project-scan
Samenvatting van de projectopbrengsten tot dusver
Afronding van de workshop
Doelen
- informatie over het project
- aandachtspunten voor de eigen bedrijfsvoering
Korte kennismaking
•
•
•
Welke school, functie
Waarom gekozen voor déze workshop
Hoe staat het met de eigen bedrijfsvoering,
‘Klaar voor de toekomst’?
Opzet van het project
•
•
•
•
•
•
Scan
Besluit toelating
Analyse en advies door tweetal senior adviseurs
Rapport en verbeterplan
Uitvoering verbeterplan
Slotgesprek
Activiteiten en resultaten in 2013
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Pilotfase m.m.v. Ernst & Young (4 besturen)
Voorbereiding en uitvoering tranche 2013
Productie instrumentarium: scan, werkwijze,
analysemodel, lijst documenten en rekentool
Presentatie in werkgroep Bedrijfsvoering VO-raad
Werving adviseurs (8 uit 35 geselecteerd)
Communicatie met leden VO-raad (november 2013)
Selectie deelnemers (11 uit 14 geselecteerd)
Minstens tien trajecten in tranche 2013 (en al
aanmeldingen voor 2014)
Eerste algemene conclusies
Uitvoering tranche 2013
• Schoolbestuur vult scan in
• Projectleiding interviewt invullende bestuurder(s)
telefonisch
• Besluit ja/nee toelating tot het project
• Samenstelling projectduo (expertise/geen band)
• Documentstudie, rekentool
• Gesprek 1
• Rapport
• Gesprek 2
• Eindrapport met PvA
• Uitvoering door bestuurders (link met RvT)
• Eindgesprek na zes maanden
• Organisatiestrategie is duidelijk
• Organisatiestructuur is transparant en adequaat
• Besturingsmodel is duidelijk en functioneert
• Managementstatuut en Toezichtskader functioneren in
de praktijk
• Rapportages aan CvB en RvT zijn adequaat
Management &
Organisatie
Systemen &
Informatievoorziening
• Werking van de gebruikte systemen is
goed
• ICT is gewaarborgd
• Er is aansluiting tussen personeel en
financieel systeem
• Kwaliteit van de data is betrouwbaar,
o.m. door afspraken over vastlegging
(bijv. codering)
• Er is integrale managementinformatie
• Men beschikt over relevante
kengetallen
• (Meerjaren)begroting en
(meerjaren)formatieplan zijn van
goede kwaliteit (onderbouwd door
o.m. investerings- en
onderhoudsplan)
Cultuur
• Allocatiemodel is transparant
• P&C-cyclus is beschreven en
geïmplementeerd
• AO/IC is beschreven en geïmplementeerd
• Mandaten zijn duidelijk
• Inkoopproces ligt vast
• Er is procuratieregeling (voor formatie en
materiële uitgaven)
• Er wordt gewerkt met kaderbrief begroting
• Er is een recente risicoanalyse
Processen &
Procedures
Kennis &
Kunde &
Kunde
Analysemodel Project Verbetering Bedrijfsvoering VO, versie 0.1
• Financiële functie binnen de
organisatie is kwalitatief en
kwantitatief goed bezet
• Taken, verantwoordelijkheden en
bevoegdheden van deze
medewerkers zijn duidelijk
(functiebeschrijvingen)
• Binnen de schoolleiding, het
bestuur en de Raad van Toezicht is
financiële expertise aanwezig
Documentanalyse
- organogram
- meerjaren beleidsplan
- de jaarverslagen van de afgelopen drie jaren
- managementletters
- de actuele begroting
- meerjarenbegroting en meerjarenformatieplan
- besturingsmodel met visie op financiële functie
- overlegstructuur
- liquiditeitsplanning
- rapportages
- P&C kalender
- managementstatuut
- mandaat/procuratieregeling
- functie-/competentieprofiel belangrijkste financiële functies,
- opleidings-, ontwikkelings- en coachingsplan.
Instrument berekening kengetallen
Aan de slag met de scan
•
•
•
Deelnemers lezen en bespreken in drie- of viertallen een
– fictieve – ingevulde scan.
Wat is hun oordeel, is hier sprake van een zwakke
bedrijfsvoering en zou dit schoolbestuur moeten worden
toegelaten tot het project?
Korte plenaire terugkoppeling
Samenvatting opbrengsten
tranche 2013
Diversiteit aan casussen
• Hoe handelen in transitieproces?
• Cruciale functies niet of slecht bezet
• Onjuiste beleidskeuzes
• Geen borging. Alles hangt aan één persoon
• Niet durven kiezen. Alleen maar de kaasschaaf
• Louter beheersmatig
• Uit de hand gelopen huisvestingsprojecten
• Verantwoordelijkheden en competenties/instrumentarium matchen niet
• Te kleine school in een te groot gebouw
• Nieuw hoofd bedrijfsvoering, waar te beginnen?
• Kwetsbare éénpitter
Voorlopige conclusies
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Project voorziet in behoefte
Projectopzet voldoet
Schoolbesturen waarderen de aanpak
Opbrengst is ook: algemene casussen en leerpunten
Schoolbesturen komen in de problemen door niet, te laat of verkeerd handelen
van bestuurders (en managers). Financiële problemen ontstaan (vrijwel) nooit
door niet beïnvloedbaar onheil van buiten
Verbeterplannen van schoolbesturen op het terrein van de bedrijfsvoering zijn
vaak te weinig concreet en/of worden onvoldoende gericht uitgevoerd
Bestuurders of ‘financials’ die falen qua bedrijfsvoering, lijken elders in de sector
gemakkelijk weer aan de slag te komen
Er zijn over het algemeen voldoende cijfers voorhanden binnen de
schoolorganisaties, maar de benutting laat te wensen over. Trends en risico’s
worden vaak niet herkend in de cijfers
‘Van rijk naar arm’ kan een schoolbestuur in een paar jaar overkomen
Opbrengsten 2013
•
•
Workshopdeelnemers bespreken in drie- of viertallen de
opbrengst 2013. Herkent men de problemen? Lijkt dit
een dwarsdoorsnede van de sector? Hebben zij tips voor
het sectorbreed uitdragen van de leerpunten van het
project?
Korte plenaire terugkoppeling
Afronding van de workshop
•
•
Informatie over de tranche 2014
Overige vragen en opmerkingen

similar documents