Unidade 06 - Gerência de Custos - Lopes & Gazzani Planejamento

Report
Gerência de Projetos de TI
6. Custos
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
[email protected]
http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/
Somente o necessário ... Mas sem disperdício
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Custos
Grupo de Processo
Processo
Planejamento
Planejar a Gestão de Custos
Planejamento
Estimar os Custos
Planejamento
Determinar o Orçamento
Monitoramento
Controlar os Custos
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Gerência de custos
 Em projeto de escopo pequeno estes processos são quase
inseparáveis
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Conceitos importantes
 Variáveis:
 Análise de valor:
 Variam de acordo com o nível de
produção
 Ex.: Prêmios por produtividade,
comissões, energia
 Forma mais barata de se fazer algo
 Tipos de Custos:
 Diretos:
 Decorrentes das ações do projeto
 Ex.: Viagens, salários do projeto,
materiais do projeto
 Afundados:
 Custos já incorridos no projeto
independente de sua aprovação
 Ex.: Custo de avaliação da
viabilidade do projeto
 Indiretos:
 Despesas de mais de um projeto
(normalmente rateados)
 Ex.: Custo do PMO, salas de
reunião compartilhadas
 Marginais:
 Fixos:
 Não variam de acordo com a
produção
 Ex.: Aluguel da empresa,
contabilidade
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 Custo incorrido devido à
aceleração (compressão ou
paralelismo) do projeto
 Ex.: Custo de horas-extras, custo
da contratação de recursos mais
caros
Gestão de Projetos de TI - GPTI
Planejar a gestão de custos
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Planejar a gestão de custos
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Plano de gestão do projeto
Termo de abertura do projeto
Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais
Opinião especializada
Técnicas analíticas
Reuniões
Plano de gestão dos custos
 Missão:
 Estabelecer políticas, procedimentos e documentação para planejar,
gerenciar, gastar e controlar os custos do projeto
 Técnicas Analíticas:
 Escolher a opção estratégica para suportar os custos do projeto
 Ex.: recursos próprios, financiamento com capital próprio ou de terceiros
 Definir os critérios decisões de fazer, comprar, locar, financiar, etc.
 Estas decisões estão sujeitas às regras financeiras da empresa
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Plano de gestão de custos
 Definições típicas:




Unidades de medida
Nível de precisão
Nível de acurácia
Links com procedimentos
organizacionais
 Limites de controle
 Regras de medição de desempenho
 Valor Agregado (Earned Value)
 Formato dos relatórios
 Descrição dos processos
 Custo total de propriedade (TCO)
 Total Cost of Ownership
 Etc.
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Exemplos de questões
 1) Um gerente de projeto precisa analisar os custos do projeto para encontrar
maneiras de reduzi-los. Seria MELHOR se o gerente de projeto verificasse:




A. Custos variáveis e custos fixos.
B. Custos fixos e custos indiretos.
C. Custos diretos e custos variáveis.
D. Custos indiretos e custos diretos.
 2) Qual das opções a seguir é a forma MENOS eficaz de influenciar os fatores
que geram mudanças na linha de base dos custos?
 A. Revisar o escopo do projeto com o gerente funcional responsável pelo maior
número de mudanças solicitadas.
 B. Explicar, a quem solicita mudanças, o impacto negativo da mudança no projeto.
 C. Eliminar o escopo causador da maioria das mudanças.
 D. Notificar todas as partes interessadas de que não serão permitidas mais
mudanças.
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Estimar os custos
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Estimar os custos
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Plano de gestão dos custos
Plano de recursos humanos
Linha de base do escopo
Cronograma do projeto
Registro dos riscos
Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais
Opinião especializada
Estimativa analógica
Estimativa paramétrica
Estimativa bottom-up
Estimativa de três pontos
Análise de reservas
Custo da qualidade (CQD)
Software para estimativas em GP
Análise de proposta de fornecedor
Técnicas de decisão em grupo
Estimativa de custos das atividades
Bases de estimativas
Documentos do projeto atualizados
(registro de riscos)
 Missão:
 Desenvolver a estimativa de custos dos recursos necessários para
executar as atividades do projeto
 Dica:
 Antes de cotar no mercado, você deve saber que valores são esperados
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Análise de reservas
Riscos
Reservas
 Reserva de Contingência:
Conhecidos
Desconhecidos
 Reservas Gerenciais:
Plano de
Contingência
?
Reserva de
Contingência
Reserva
Gerencial
Alçada do
GP
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 Obtidas através do VME (Valor
Monetário Esperado) dos Riscos
Conhecidos
Alçada do
Cliente
 Devem suportar problemas de
riscos desconhecidos
 Ex.: % do valor estimado do
projeto, valor fixo, etc.
 Análise de Reservas:
 À medida que o projeto avança as
incertezas vão diminuindo e as
reservas vão sendo usadas,
reduzidas ou eliminadas
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Estimar os custos - técnicas e saídas
 Custo da Qualidade (CDQ):

Custo da Conformidade
Custo da Não Conformidade
Gasto durante o projeto para evitar falhas
Gasto durante e depois do projeto devido a falhas
Custos de Prevenção
Custos Internos de Falhas (encontradas no projeto)
•
•
•
•
• Retrabalho
• Sucateamento
Treinamento
Documentação de processos
Equipamentos
Tempo para fazer certo
Custos de Avaliação
Custos Externos de Falhas (encontradas pelo cliente)
• Testes
• Perdas devido a testes destrutivos
• Inspeções
• Passivos
• Trabalho em garantia
• Perdas de negócios
 Estimativa de custos da atividade:
 Mínimo, mais provável e máximo ou mais provável ± % variação aceitável
 Base de estimativas:
 Modelos e propostas utilizadas, premissas adotadas, restrições
conhecidas e nível de confiança da estimativa final
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Exemplos de questões
 3) Todas as opções a seguir são saídas do processos Estimar os custos,
EXCETO:




A. Uma compreensão do risco estimado de custos no trabalho
B. A prevenção da inclusão de mudanças inadequadas na linha de base de custos
C. Uma indicação do intervalo de custos possíveis do projeto
D. Documentação de todas as premissas adotadas durante o processo de Estimar
os custos
 4) Durante qual grupo de processos do gerenciamento de projetos as
previsões orçamentárias são criadas?




A. Monitoramento e controle
B. Planejamento
C. Iniciação
D. Execução
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Determinar o orçamento
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Determinar o orçamento
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Plano de gestão dos custos
Linha de base do escopo
Estimativa de custos de atividade
Bases de estimativas
Cronograma do projeto
Calendários de recursos
Registro de riscos
Contratos (acordos prévios)
Ativos de processos organizacionais
Agregação de custos
Análise de reservas
Opinião especializada
Relações históricas
Reconciliação do limite de
recursos financeiros
Linha base de custos
Requisitos dos recursos financeiros
Documentos do projeto atualizados
(registro de riscos, estimativa de
custos das atividades e cronograma
do projeto)
 Missão:
 Definir o orçamento do projeto e fechar a linha base de custos
 Agregação de Custos:
 Orça-se custos de atividades, que são agregados em pacotes de trabalho,
entregas e finalmente para todo o projeto
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Determinar o orçamento - técnicas
 Relações históricas:
 Dados históricos que permitam estimativas analógicas ou paramétricas
 Considerar: precisão dos dados, facilidade de uso e escalabilidade do modelo
 Reconciliação do limite de recursos financeiros:
 Os clientes estabelecem um fluxo de caixa para o projeto
 A reconciliação visa equilibrar os custos com o fluxo de caixa podendo gerar
necessidade de financiamento ou reagendamento
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Determinar o orçamento - saídas
8. Orçamento de custos
7. Reservas gerenciais
Alçada do Cliente
ou da Alta
Administração
6. Linha de base de custos
5. Reservas de contingência
4. Estimativas do projeto
Alçada do GP
3. Estimativas de contas de controle
2. Estimativas dos pacotes de trabalho
1. Estimativas das atividades
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Exemplos de questões
 5) Qual dos itens abaixo não é uma saída do Determinar o orçamento?




A. Estimativas do projeto
B. Reservas de contingência
C. Reservas gerenciais
D. Previsões de custos
 6) Você é um gerente de projetos trabalhando em um projeto que exige o
teste de 100 itens, com espaçamento uniforme pelo período de cinco
semanas. Você acaba de iniciar a semana três, com um orçamento geral de
Us$10 mil. Até esta data, você gastou Us$2 mil com 40 itens testados com
sucesso. O que a variação de custo (VC) diz a você nessas circunstâncias?




A. O projeto está prosseguindo a 100% da taxa prevista.
B. O projeto está Us$2 mil abaixo do orçamento.
C. O projeto está dentro do orçamento.
D. O projeto está obtendo Us$2 de trabalho para cada Us$ gasto.
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Controlar os custos
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Controlar os custos
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Informações de desempenho do trabalho
Gestão do valor agregado
Previsões de custos
Plano de gestão do projeto
Previsões
Solicitações de mudança
Requisitos dos recursos financeiros Índice de desempenho para término Plano de gestão do projeto atualizado (plano de
Dados de desempenho do trabalho Análise de desempenho
gestão de custos e linha base de custos)
Ativos de processos organizacionais Software de gestão de projetos
Documentos do projeto atualizados (estimativas
Análises de reservas
de custos e bases das estimativas)
Ativos de processos organizacionais atualizado
 Missão:
 Controlar o progresso de custos do projeto, as mudanças na linha base de custo e influenciar os fatores
que geram variações de custos
 Principais ações:







Gerar as mudanças na hora certa e controlar sua implementação
Garantir que o realizado fique dentro do previsto no período e no projeto
Isolar, entender e atuar nos fatores geradores de variação
Manter a adequação do andamento físico aos gastos do projeto
Prevenir a absorção de mudanças físicas e/ou financeiras não autorizadas
Analisar os impactos das mudanças e notificar os interessados (parte do Controle Integrado de Mudanças)
Etc.
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Gestão do valor agregado
 Earned Value (EV) ou Valor Agregado (VA):
 VA (EV) = % Físico Concluído x Valor Planejado (VP)
 O GP deve coletar o % Físico Concluído com a equipe:
 Se não for possível calcular este % podemos utilizar:
 Regra 50/50:
 Regra 20/80:
 Regra 0/100:
50% ao iniciar e 50% somente quando terminar
20% ao iniciar e 80% somente quando terminar
0% ao iniciar e 100% somente quando terminar
 Fórmulas do % Realizado:
 % Concluído
= Duração Realizada
 % Trabalho Concluído = Trabalho Realizado
 % Concluído por VA
= VA Realizado
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/ Duração Planejada
/ Trabalho Planejado
/ Valor Planejado
Gestão de Projetos de TI - GPTI
Exemplo de cálculos de % realizado
Dia
Manhã
Tarde
Segunda
A1: R1, R2
A2: R2
A2: R2
Premissas:
Data de Status:
Terça
Quarta
Quinta
Sexta
A2: R2
A2: R2
A2: R2
A3: R1, R2
A2: R2
A2: R2
A2: R2
A3: R1, R2
Temos 3 atividades no projeto: A1, A2 e A3
Temos 2 recursos no projeto:
R1 de R$200/h e R2 de R$500/h
Trabalhamos 8h por dia neste projeto
Estamos na quarta-feira na hora do almoço e estamos 100% em dia
% Concluído:
8h + 8h + 4h
5d x 8h
= 20h
40h
= 50,0%
% Trabalho Concluído:
(2h x 2r) + 6h + 8h + 4h
2r x (2h+8h) + 6h + 24h
= 22h
50h
= 44,0%
Valor Agregado (VA):
[VA = % FSC * VP]
A1: 100% x [(200 + 500) x 2h]
A2: [(6h+8h+4h) / 30h] x (500 x 30)
A3: 0% x [ 8h x (200 + 500) ]
= 100% x 1.400
= 60% x 15.000
=
0% x 5.600
= 1.400
= 9.000
=
0
% Concluído Por VA:
(1.400 + 9.000) / 22.000
= 10.400 / 22.000
= 47,3%
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Escopo
(% físico)
Precisão dos % realizados
 Grau de precisão:
Precisão




% Concluído:
% Trabalho Concluído:
% Físico Concluído:
% Concluído Por VA:
 Variáveis:
 VP:
Custos
função (duração)
função (duração, recursos)
função (escopo)
função (escopo, duração, recursos, custos)
PMBOK
MS Project
Valor Planejado
(Custo da Linha Base)
 Custo Orçado do Trabalho Planejado
 VA:
Valor Agregado
Custo Real
Duração
Recursos
(valor planejado para execução da tarefa)
(COTR ou BCWP)
 Custo Orçado do Trabalho Realizado
 CR:
% Conc.
Por VA
(valor orçado do trabalho já realizado)
(CRTR ou ACWP)
 Custo Real do Trabalho Realizado (custo realmente incorrido na realização)
 % Concluído Por Valor Agregado:
 PMBOK:
 Project:
% Concluído Por VA
% Concluído Por VA
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= VA Realizado
= COTR
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/ Valor Planejado
/ Custo da Linha Base
Gestão de Projetos de TI - GPTI
Análise de variações
 Análise de Variações:
 VCR: Variações de Cronograma
 VCR
= VA – VP
 VC: Variações de Custos
(SV: Schedule Variance):
(Valor Agregado – Valor Planejado)
(CV: Cost Variance):
 VC
= VA – CR
(Valor Agregado – Custo Real)
 Ajudam a analisar a extensão das variações que ocorreram ou irão acontecer
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Índices de desempenho
 IDP: Índice de Desempenho de Prazos (SPI)
 SPI: Schedule Performance Index
 IDP = VA / VP (Valor Agregado / Valor Planejado)
 Índice que mostra o retorno efetivo do tempo gasto
 Se < 1  Projeto atrasado (previsto > agregado), ex.: 0,92  8% atraso
 Se > 1  Projeto adiantado (agregado > planejado), ex.: 1,03  3% adiantado
 IDC: Índice de Desempenho de Custos (CPI)
 CPI: Cost Performance Index
 IDC = VA / CR (Valor Agregado / Custo Real)
ONT
 Índice de retorno efetivo do $ investido
 Se < 1  Gastança (real > agregado)
 Se > 1  Economia (agregado > real)
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Previsões
 Orçamento No Término (ONT):
 ONT = VP (Valor Planejado Total)
 Estimativas de custos No Término do projeto:
 Otimista:
ENTo
= CR + (ONT - VA)
 Trabalho executado no ritmo orçado
 Realista:
ENTr
= ONT / IDC
 Trabalho executado no IDC atual
 Pessimista:
ENTp
= CR + [(ONT - VA) / (IDP x IDC)]
 Trabalho executado considerando IDC e IDP
 Índice de Desempenho para Terminar (IDPT):
 Qual o desempenho a ser aplicado para que possamos concluir com o custo
batendo com o ONT ou ENT
 IDPT:
Trabalho Restante (em termos de orçamento)

Recursos Financeiros Restantes
 IDPT (ONT):
(ONT – VA) / (ONT – CR)
é maior que 1
 IDPT (ENT):
(ONT – VA) / (ENT – CR)
é menor que 1
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Exemplo de previsões
 Numa determinada Data de Status temos:




ONT: 10.000
VP: 5.500
VA: 5.000
IDP= VA / VP = 5.000 / 5.500 = 0,91
IDC= VA / CR = 5.000 / 6.000 = 0,83
Estimativas de custos no término do projeto:
 ENTo

 ENTr

 ENTp

CR: 6.000
= CR + (ONT - VA)
= 6.000 + (10.000 – 5.000)
= ONT / IDC
= 10.000 / 0,83
= CR + [(ONT - VA) / (IDP x IDC)]
= 6.000 + [(10.000 – 5.000) / (0,91 x 0,83)]
= 11.000,00
= 12.048,19
= 12.619,89
 Índice de Desempenho para Terminar (IDPT):
 IDPT (ONT)

 IDPT (ENT)

Adriano Graziosi & Márcio Moreira
= (ONT – VA) / (ONT – CR)
= (10.000 – 5.000) / (10.000 – 6.000)
= (ONT – VA) / (ENT – CR)
= (10.000 – 5.000) / (12.048,19 – 6.000)
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= 1,25
= 0,83
Gestão de Projetos de TI - GPTI
Exemplos de questões
 7) Um projeto está com IDC (índice de desempenho de custos)
1,1 e IDP (índice de desempenho de prazo) 0,92. O que podemos
esperar deste projeto?




A. Ele deve terminar no prazo, mas vai estourar o custo
B. Ele deve terminar no custo, mas vai estourar o prazo
C. Ele deve terminar abaixo do prazo, mas vai estourar o custo
D. Ele deve terminar abaixo do custo, mas vai estourar o prazo
 8) Medição do valor agregado é um exemplo de:




A. Relatórios de desempenho.
B. Controle do planejamento integrado.
C. Diagrama de Ishikawa.
D. Integração dos componentes do projeto em uma unidade coesa.
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Exemplos de questões
 9) Você assumiu um projeto que está Us$100 mil acima do orçado. Você sabe
que a equipe completou Us$500 mil de trabalho. Seu patrocinador telefonou
o dia inteiro e deixou mensagens, enquanto você estava em reuniões,
solicitando uma atualização rápida na situação do projeto. O que você dirá a
ele quando retornar a ligação?




A. O IDC é 0,90.
B. O IDP é 1,10.
C. O IDC é 0,83.
D. O IDP é 0,83.
 10) O monitoramento de custos realizados até a data para detectar variações
em relação ao plano ocorre durante:




A. A criação do sistema de controle de mudanças de custos.
B. A recomendação de ações corretivas.
C. A atualização da linha de base de custos.
D. Avaliações de desempenho do projeto.
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Exemplos de questões
 11) Sua GP assistente faz a análise mensal do Valor Agregado, mas ficou
doente antes terminá-la. Ela lhe forneceu as seguintes informações: IDC = 1,1;
CR (C.Real) = Us$800 mil; VP (V.Planejado) = Us$890 mil. Como o projeto está
indo?




A. O cronograma está atrasado em 5% do prazo do projeto.
B. O cronograma e o orçamento estão melhores do que previsto.
C. Há dinheiro suficiente para pagar um treinamento extra.
D. Você não tem preocupações reais sobre o cronograma ou custo.
 12) O MELHOR método para controlar os custos é:
 A. Estimar no início do projeto e depois comparar os custos reais com a linha de
base.
 B. Fazer estimativas durante a execução do projeto e gerenciar cada atividade de
acordo com o orçamento.
 C. Fazer estimativas durante o planejamento e refazer as estimativas antes do
início de cada atividade.
 D. Estimar no início do projeto e fazer a administração confirmar as estimativas.
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Exemplos de questões
 13) Você vai assumir um projeto de outro GP e obtém as seguintes
informações. A atividade Z tem uma IMC de dia 15 e uma IMT de dia 20, esta
atividade é difícil. O IDC é de 1,1 e o IDP é de 0,8. Há 11 partes interessadas.
Com base nestas informações, qual seria sua MAIOR preocupação?




A. Cronograma do projeto.
B. Folga da atividade Z.
C. Custo do projeto.
D. O número de recursos disponíveis.
 14) Todas as opções a seguir são relevantes para analisar um estouro de
custos, EXCETO:




A. Valores de referência da mão de obra.
B. Recursos usados.
C. Plano de gerenciamento de comunicações.
D. Espera.
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Obrigado!
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI

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