Strumenti di gestione dell`archivio corrente inteso

Report
Giorgetta Bonfiglio-Dosio
Strumenti di gestione
dell’archivio corrente
inteso come sistema
(seconda parte)
(Venezia, 24 marzo 2014)
Le attività di gestione documentale
• Sono strettamente connesse alle attività
amministrative
• Sono dinamiche: stratificazione di metadati
descrittivi parallela alla stratificazione dei
documenti
• Hanno rilevanza giuridica: costituzione,
attestazione, estinzione di diritti soggettivi
• Sono regolate da norme, standard, buone
pratiche: sono obbligatorie (come ribadito da
dpcm 3 dic. 2013)
Normativa di riferimento
- L. 241/1990 e succ. modif.
DPCM 28 ott. 1999 (D’Alema)
- DPCM 31 ott. 2000
- DPR 445/2000
- D. lgs. 196/2003
- D. lgs. 42/2004 e succ. modif.
- D. lgs. 82/2005 e succ. modif.
- DPCM 3 dic. 2013 e 5 allegati
Un importante riferimento normativo
del passato
• R.D. 25 gennaio 1900, n. 35 «Approvazione
del regolamento per gli uffici di registratura e
di archivio delle Amministrazioni centrali»
• Rilevanti messaggi ancora attuali, se
debitamente “tradotti”
Eredità metodologiche
del RD 35/1900
•
•
•
•
•
•
•
Divieto di alterazioni volontarie
“tracciabilità” degli interventi
Documento principale e allegato
Necessità della registrazione
Concetto e definizione di fascicolo
Concetto di smistamento
Concetto di formalità del documento
Strategie di ricerca accolte
dalla recente normativa
• Riprendere le metodologie degli ultimi due
secoli (registratura)
• Analizzare la loro persistente validità
organizzativa e gestionale
• Applicarle nel contesto digitale
• Osservare la normativa vigente
• Tenere presenti le esigenze del soggetto
produttore
Attività obbligatorie per legge
• Individuate e studiate anche dalla teoria
archivistica come necessarie
• Trattate anche dagli standard internazionali
• Registrazione (capturing nel sistema)
• Classificazione
• Gestione
• Conservazione
INVITO METODOLOGICO: pensare sempre a
che cosa servono in modo da effettuarle in
modo critico e non meramente esecutivo
Registrazione
- Sul “registro” di protocollo
- Su altri “registri” (repertori)
= memorizzazione delle informazioni essenziali del
singolo documento in grado di individuarlo in
modo univoco e di poterlo sostituire in caso di
perdita accidentale o volontaria
Serve ad attestare in modo inoppugnabile che:
1) quello specifico documento è presente nel sistema
2) è entrato a una data determinata
Caratteristiche
del registro di protocollo
È atto pubblico (Cassaz. Pen. V 6 ott. 1987)
Gli effetti giuridici di un atto anche di provenienza privata
decorrono dalla data archivistica attestata dal registro di
protocollo (NB legge 241/90)
È atto pubblico di fede privilegiata
(TAR Campania I Napoli 26 feb. 1991, n. 24)
DPR 445/00, art. 53 registrazione di protocollo
«La registrazione di protocollo per ogni documento
ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è
effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti
informazioni»
 numero di protocollo A/I
 data di registrazione A/I
 mittente/ destinatario I
 oggetto del documento I
 impronta del documento trasmesso per via telematica
 [numero degli allegati] I
 [descrizione degli allegati] I
Numero di protocollo
(art. 57 TUDA)
«Il numero di protocollo è progressivo e
costituito da almeno sette cifre numeriche.
La numerazione è rinnovata ogni anno»
Come si cita un documento di una pubblica
amministrazione?
Prot. 0327452/2014
concettualmente
• registrazione a protocollo
= atto di “nascita” del documento
all’interno del sistema
• numero di protocollo
= nome di battesimo: identificativo univoco
Art. 55 Segnatura di protocollo
= apposizione o associazione all’originale del
documento, in forma permanente e non
modificabile, delle informazioni riguardanti il
documento stesso.
Consente di individuare ciascun documento
in modo inequivocabile (logica numerica del
digitale, ma non solo).
Informazioni minime previste: 1) Num. prot. 2)
data prot. 3) identificazione dell’area organizzativa
Va effettuata contestualmente alla protocollazione.
Elementi della segnatura
_____________________________________________
AOO . . . . . . . . . . . . . . . . . . – Registratura
Anno . . . . Titolo . . .
Classe . . . Fascicolo . . .
_____________________________________________
N. . . . . . .
giorno mese anno
_____________________________________________
UOR
CC
RPA
______________________________________________
Dpcm 3 dic. 2013, art. 9 – Formato
della segnatura di protocollo
Le informazioni apposte o associate ai documenti informatici,
•
registrati nel registro di protocollo, negli altri registri di cui
all’articolo 53, comma 5, del Testo Unico, nei repertori e negli
archivi, nonché negli albi, negli elenchi e in ogni raccolta di dati
concernente stati, qualità personali e fatti con le modalità descritte
nel manuale di gestione, mediante l’operazione di segnatura di cui
all’articolo 55 del Testo Unico che ne garantisce l’identificazione
univoca e certa, sono espresse nel seguente formato:
a) codice identificativo dell’amministrazione;
b) codice identificativo dell’area organizzativa omogenea;
c) codice identificativo del registro;
d) data di protocollo secondo il formato individuato in base alle
previsioni di cui all’articolo 20, comma 2;
e) progressivo di protocollo secondo il formato specificato all’articolo
57 del Testo unico.
La registrazione di protocollo, la
segnatura e l’individuazione
delle informazioni necessarie
devono essere effettuate dal
sistema in unica soluzione
secondo le indicazioni fornite dal
dpcm 3 dic. 2013
metadati minimi del documento informatico
• Identificativo: univoco e persistente (sequenza di caratteri
•
•
•
•
alfanumerici associata in modo univoco e permanente al documento
informatico in modo da consentirne l’identificazione. Dublin Core:
identificare il documento secondo un sistema di identificazione
formalmente definito. Es: Uniform Resource Identifier (URI), il Digital
Object Identifier (DOI) e l’International Standard Book Number (ISBN)
Data di chiusura: momento nel quale il documento informatico è
reso immodificabile
Oggetto: breve riassunto del contenuto del documento. Dublic
Core: “Description” che può includere un riassunto analitico, un
indice, un riferimento al contenuto di una rappresentazione grafica o
un testo libero del contenuto.
Soggetto produttore: soggetto che ha l’autorità e la
competenza a produrre il documento informatico
Destinatario: soggetto che ha l’autorità e la competenza a
ricevere il documento informatico.
Che cosa protocollare?
Art. 53 comma 5 del DPR 445/2000
«Sono oggetto di registrazione obbligatoria i
documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e
tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le
gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della
pubblica amministrazione, le note di ricezione delle
circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti
preparatori interni, i giornali, le riviste, i materiali
pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i
documenti già soggetti a registrazione particolare
dell’amministrazione»:
devono essere elencati nel MdG
Art. 54 TUDA Informazioni annullate o modificate
«1. Le informazioni non modificabili di cui all’art. 53 …
sono annullabili con la procedura di cui al presente
articolo. Le informazioni annullate devono rimanere
memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle
elaborazioni previste dalla procedura.
2. La procedura per indicare l’annullamento riporta,
secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione
sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura
di tutte le informazioni originarie unitamente alla data,
all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del
provvedimento di autorizzazione»
Art. 56 TUDA
«Le operazioni di registrazione e le
operazioni di segnatura di protocollo,
nonché le operazioni di classificazione,
costituiscono operazioni necessarie e
sufficienti per la tenuta del sistema di
gestione informatica dei documenti da
parte delle pubbliche amministrazioni»
Criticità riscontrate sul campo
Registrazione
• Differenti tipi di registrazione: registro di
protocollo e repertori (a che cosa servono e a
che logiche rispondono): vanno indicati nel MdG
• Quali documenti registrare?
• Come rilevare le informazioni descrittive?
– Nomi di persona e di istituzioni
– Oggetto
– Allegati
Riferimento a una riflessione
condivisa maturata sul campo
• Un esempio di strumento pensato come supporto
condiviso per il funzionamento di un sistema:
AURORA (= Amministrazioni Unite per la
Redazione degli Oggetti e la Redazione delle
Anagrafiche), progetto archivistico promosso
dall’Archivio generale di Ateneo dell’Università
degli Studi di Padova, volto a formulare uno
standard per la registrazione delle informazioni
sul protocollo
Ma anche strumenti
usati negli archivi storici
• ISAAR (CPF) = International Standard
Archival Authority Record for Corporate
Bodies, Persons and Families
• > NIERA (Norme Italiane per
l‘Elaborazione dei Record di Autorità
archivistici di enti, persone, famiglie)
Regole tecniche 3 dic. 2014
INDIVIDUAZIONE UNIVOCA
di MITTENTE e DESTINATARIO
• Cognome
• Nome
• Codice fiscale
Facile per le persone,
più difficile per le istituzioni
COMUNQUE SEMPRE operazione critica
oggetto
• Il sistema della registratura è più difficile rispetto
a quello della copiatura integrale del documento
• Bisogna
– capire correttamente il messaggio del documento
– estrarre le informazioni essenziali
• analisi + sintesi
= il maggior numero di informazioni possibili
con il minor numero di parole (+ con -)
Esaustività sostitutiva < libri iurium
5 W + 1 H: del giornalismo
•
•
•
•
•
Who?
What?
Where?
When?
Why?
• How?
•
•
•
•
•
Chi ?
Che cosa?
Dove?
Quando?
Perché?
• Come ?
allegati
Aneddoto:
“sovrintendentizia” con
indicato «Allegati: vari»
• Nell’allegato quasi sempre
c’è la sostanza dell’atto
• Se non c’è una descrizione
puntuale, possibilità di
introdurre falsi
• Necessità di descrizione
puntuale non ristretta
all’indicazione numerica
• Agevolati da
Che meraviglia!
– definizioni amministrative
– tecnologie
Registro di emergenza
• Art. 63 «Il responsabile del servizio per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale
delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o
più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause
tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura
informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la
causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la
data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema» ./.
Sempre sull’emergenza
2. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura
informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per
cause di eccezionale gravità, il responsabile per la
tenuta del protocollo può autorizzare l’uso del
registro di emergenza per periodi successivi di
non più di una settimana. Sul registro di
emergenza vanno riportati gli estremi del
provvedimento di autorizzazione
3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è
riportato sul registro di emergenza il numero
totale di operazioni registrate manualmente ./.
Dopo l’emergenza
4.
5.
La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve
comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario
dell’area organizzativa omogenea.
Le informazioni relative ai documenti protocollati in
emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati,
senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema.
Durante la fase di ripristino, a ciascun documento
registrato in emergenza viene attribuito un numero di
protocollo del sistema informatico ordinario, che
provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il
numero utilizzato in emergenza.
La l. 241/90 (generalista) può essere letta
in chiave archivistica
Concetti di:
economicità, efficacia e pubblicità [trasparenza]
Tempi predeterminati del procedimento
la pubblica amministrazione deve procedere su
binari predefiniti, certi e comunicati al
cittadino, onde evitare prevaricazioni e arbitri
> Necessità di disporre di uno strumento
giuridico che attesti la data certa di inizio
di un procedimento (protocollazione)
Nella maggioranza dei casi è possibile:
determinare quali tipi di documenti è necessario
produrre per portare a termine un procedimento
• fissare regole e procedure
 soddisfazione dell’utenza
 itinerari formativi per il personale
• “pensarsi/ripensarsi addosso”
 organizzare meglio l’attività
 razionalizzare flussi di lavoro e impiego di risorse
 semplificazione
inoltre
• il procedimento deve concludersi con
l’adozione di un provvedimento espresso
(funzione dei documenti e dell’archivio)
I documenti scritti (anche quelli digitali),
per avere valenza giuridico-probatoria,
devono rispondere a determinate
caratteristiche formali
La forma scritta è garanzia di trasparenza
Altre esigenze soddisfatte dal protocollo
 Facoltà, riconosciuta dalla legge agli aventi diritto, di
intervenire nel procedimento, di prendere visione
degli atti e di presentare memorie e documenti
 Possibilità per i cittadini di utilizzare
l’autocertificazione
 Acquisizione, in originale o in copia, da parte del
RPA dei documenti, già in possesso della pubblica
amministrazione
 Accertamento d’ufficio, da parte del RPA, dei fatti,
stati e qualità
inoltre
• Esigenze di comunicazione e pubblicità
(con forme di comunicazione qualificate e
solenni, ove richieste dalla legge)
• Obbligo di motivare adeguatamente ogni
provvedimento amministrativo: la
motivazione deve indicare i presupposti
di fatto e le ragioni giuridiche che
hanno determinato la decisione
dell’amministrazione, in relazione alle
risultanze dell’istruttoria
Comunicazione e pubblicità
•
•
•
•
PEC
Albo on-line
Sito istituzionale
“Portali”
Vanno regolamentati
Perché classificare?
La registrazione a protocollo dà la sequenza
cronologica dei documenti
Ma è necessario
organizzare logicamente
i documenti
~ file manager/albero delle directory
Finalità della classificazione
(Direttiva D’Alema)
• Definizione dei criteri di formazione e organizzazione dei fascicoli, dei dossier e delle serie dei documenti tipologicamente simili (circolari, verbali,
registri contabili, etc.)
• Reperimento dei documenti in relazione all’insieme
della produzione documentaria riferita ad una
specifica attività o ad un procedimento amministrativo
• Realizzazione delle operazioni di selezione dei documenti archivistici ai fini della loro conservazione
ovvero della loro distruzione
Attività di classificazione
TUDA art. 52, comma f)
«garantire la corretta organizzazione dei
documenti nell’ambito del sistema di
classificazione d’archivio adottato»
TUDA art. 56
… le operazioni di classificazione costituiscono
operazioni necessarie e sufficienti per la
tenuta del sistema di gestione informatica dei
documenti da parte delle pubbliche
amministrazioni
Titolario di classificazione
Sistema precostituito di partizioni
astratte, gerarchicamente ordinate (dal
generale al particolare), fissate sulla base
dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale
deve ricondursi la molteplicità dei
documenti prodotti, per organizzarne la
sedimentazione ordinata.
Caratteristiche del titolario
Si sviluppa su più livelli (struttura ad albero):
titolo, classe, sottoclasse, categoria, sottocategoria
(si raccomanda di attivarne al massimo 3)
È atto di organizzazione e strumento
amministrativo-gestionale> va deliberato
dall’organo o ufficio preposto all’organizzazione
È ricavato dall’analisi delle funzioni/attività
Ha carattere di astrattezza: prevede quello che
può esserci > va costruito prima, non dopo
È generale, ma non generico: esigenze lessicali
connesse alla tecnicità giuridica
Deve essere omnicomprensivo
Sempre sul titolario
Non può essere retroattivo: organizza il futuro, non
il passato
Deve essere stabile, ma dinamico (quindi va
modificato, sempre con atto di organizzazione, ogni
volta che variano le funzioni dell’ente)
NB
la classificazione è un’operazione
di reductio ad unum: ricondurre ad unità significa
riconoscere gli attributi condivisi da entità differenti
Il titolario è obbligatorio
1) DPR 445/2000: art. 50
Ciascuna amministrazione deve stabilire
un piano di classificazione
2) Regole tecniche 3 dic. 2013, art. 5
comma m): “sistema di classificazione”
integrato con il piano di selezione
Criticità della classificazione
• “giustificare” la necessità di classificare
(aspetti amministrativi e anche tecnologici)
• Come costruire un titolario di classificazione?
– Analisi delle attività e delle funzioni
– Esigenze logiche stringenti (anche lessicali)
– Semplicità che non significa semplicismo
• Come addestrare all’uso del titolario
Aspetti psicologici della classificazione
• L’operazione della classificazione è una forma
di dominio sulla realtà, qualunque essa sia
(naturale/artificiale, fisica/incorporea, etc.)
• Classificare significa costituire, trovare certezze
(ruolo delle serie di telefilm)
• Classificare significa essere sicuri di ritrovare
qualcosa cui teniamo nel posto in cui lo
abbiamo collocato, nel posto che gli abbiamo
assegnato
• La classificazione è operazione trasversale a
tutte le discipline
“i calzini del principe Carlo”
Pensare è classificare
Riccardo Ridi (2001):
http://www.iskoi.org/doc/pensare.htm
Riprende le riflessioni di George Perec,
Pensare/classificare (1989)
classificazione
Forma di gestione delle informazioni /documenti
– A monte: regola d’oro 1 : 1 > 1
argomento/informazione : 1 documento
Forma di gestione dell’informazione e della
comunicazione all’interno di un’organizzazione e
da e per l’esterno
– Problema di linguaggio > standard e accordi
La collocazione delle entità nei diversi contenitori si
basa (direttamente o indirettamente, ma in modo
determinante) sulla individuazione di differenze di
rilievo tra le entità stesse, cioè su processi di
distinzione > teoria degli insiemi/minimo comun
denominatore
Libro del genesi, 1
1 In principio Dio creò il cielo e la terra.
2 La terra era informe e deserta e le tenebre ricoprivano l'abisso e lo
spirito di Dio aleggiava sulle acque.
3 Dio disse: «Sia la luce!». E la luce fu.
4 Dio vide che la luce era cosa buona e separò la luce dalle tenebre
5 e chiamò la luce giorno e le tenebre notte. E fu sera e fu mattina:
primo giorno.
6 Dio disse: «Sia il firmamento in mezzo alle acque per separare le
acque dalle acque».
7 Dio fece il firmamento e separò le acque, che sono sotto il
firmamento, dalle acque, che son sopra il firmamento. E così
avvenne.
8 Dio chiamò il firmamento cielo. E fu sera e fu mattina: secondo
giorno.
9 Dio disse: «Le acque che sono sotto il cielo, si
raccolgano in un solo luogo e appaia l'asciutto».
E così avvenne.
10 Dio chiamò l'asciutto terra e la massa delle
acque mare. E Dio vide che era cosa buona.
11 E Dio disse: «La terra produca germogli, erbe che
producono seme e alberi da frutto, che facciano
sulla terra frutto con il seme, ciascuno secondo la
sua specie». E così avvenne:
12 la terra produsse germogli, erbe che producono
seme, ciascuna secondo la propria specie e alberi
che fanno ciascuno frutto con il seme, secondo la
propria specie. Dio vide che era cosa buona.
13 E fu sera e fu mattina: terzo giorno.
14 Dio disse: «Ci siano luci nel firmamento del cielo, per distinguere il giorno
dalla notte; servano da segni per le stagioni, per i giorni e per gli anni
15 e servano da luci nel firmamento del cielo per illuminare la terra». E così
avvenne:
16 Dio fece le due luci grandi, la luce maggiore per regolare il giorno e la luce
minore per regolare la notte, e le stelle.
17 Dio le pose nel firmamento del cielo per illuminare la terra
18 e per regolare giorno e notte e per separare la luce dalle tenebre. E Dio
vide che era cosa buona.
19 E fu sera e fu mattina: quarto giorno.
20 Dio disse: «Le acque brulichino di esseri viventi e uccelli volino sopra la
terra, davanti al firmamento del cielo».
21 Dio creò i grandi mostri marini e tutti gli esseri viventi che guizzano e
brulicano nelle acque, secondo la loro specie, e tutti gli uccelli alati
secondo la loro specie. E Dio vide che era cosa buona.
22 Dio li benedisse: «Siate fecondi e moltiplicatevi e riempite le acque dei
mari; gli uccelli si moltiplichino sulla terra».
23 E fu sera e fu mattina: quinto giorno.
24 Dio disse: «La terra produca esseri viventi secondo la
loro specie: bestiame, rettili e bestie selvatiche
secondo la loro specie». E così avvenne:
25 Dio fece le bestie selvatiche secondo la loro specie e il
bestiame secondo la propria specie e tutti i rettili del
suolo secondo la loro specie. E Dio vide che era cosa
buona.
26 E Dio disse: «Facciamo l'uomo a nostra immagine, a
nostra somiglianza, e domini sui pesci del mare e sugli
uccelli del cielo, sul bestiame, su tutte le bestie
selvatiche e su tutti i rettili che strisciano sulla terra».
27 Dio creò l'uomo a sua immagine; a immagine di Dio lo
creò; maschio e femmina li creò.
28 - 32 etc. etc. fino al sesto giorno.
Ordinare quasi divinum est
(Baldassarre Bonifacio)
Che cosa fa Dio?
Bella lezione di metodo
• Separa, distingue in
base ad elementi
discriminanti
• Assegna un nome a
ciascuna tipologia di
cosa o essere:
identificativo univoco
Fare un piano di classificazione
è operazione lunga e faticosa
In archivistica si usano classificazioni ad albero o
tassonomie (dal generale al particolare)
Il che significa che bisogna ripartire l’insieme dei
documenti in sottoinsiemi e ciascun
sottoinsieme in ulteriori sotto-sottoinsiemi,
ciascuno dei quali raccoglie entità che
presentano valori uguali o simili per qualche
attributo considerato importante e
significativo (elemento condiviso da tutti)
Criteri generali
1° livello TITOLO (macro-aree di attività)
2° livello CLASSE (attività)
3° livello SOTTOCLASSE
Per la denominazione di ciascun
livello:
• Precisione (nomina iuris)
• Univocità (non denominazioni uguali)
Altra criticità
• Difficoltà di slegare la classificazione dall’identificazione con l’ufficio competente anziché con
la funzione alla quale ricondurre l’oggetto del
documento
• Necessità di sradicare l’uso di “spartirsi il
titolario tra uffici, quasi fosse una torta (un
titolo > un ufficio)
Il fascicolo: questo sconosciuto!
la dottrina archivistica insiste sul fatto
che l’attività di fascicolazione è momento
strategico all’interno della gestione dell’archivio corrente
ma nella pratica quotidiana il personale
addetto a tale attività ha di solito scarsi
strumenti metodologici per espletare al
meglio tale attività
In passato, con il cartaceo, ci si arrangiava come
possibile: con il digitale devono scattare
logiche serrate e organizzazione condivisa
Stefano Pigliapoco
• Fin dal 1996 sottolineava che la
fascicolazione è un’attività
strategica per la gestione
documentale e per la corretta
stratificazione dell’archivio
• Anche per un uso razionale e
proficuo dell’archivio
Perché?
• Stretta connessione tra attività amministrativa
e documentazione archivistica:
• L’attività amministrativa si esplica attraverso i
documenti
• I documenti, se opportunamente gestiti e usati,
possono influenzare l’attività amministrativa
• Rileggere in chiave archivistica la l. 241/90
• Tenere presenti i principi di ISO 15489
• Regole tecniche 3 dic. 2013
Ma che cos’è un fascicolo?
aggregazione di documenti archivistici
(complesso/ insieme): l’aggregazione tra unità è
determinata dalla condivisione di un elemento
unificante
unità elementare dell’archivio
elemento di una rete di relazioni reciproche
Archivio non come somma, ma come complesso
Paola Carucci
• Il fascicolo è costituito dai documenti relativi a
una determinata pratica, collocati, all’interno di
una camicia (o copertina) in ordine cronologico. Il fascicolo costituisce l’unità di base,
indivisibile, di un archivio (…)
e aggiunge:
• I documenti sono collocati, all’interno del
fascicolo, secondo l’ordine di archiviazione (...)
Se il documento ha degli allegati, questi debbono
rimanere uniti al documento cui si riferiscono.
ancora Carucci
• Camicia: «fa parte integrante del fascicolo e
anche quando è rovinata non deve essere
distrutta in sede di ordinamento» e non deve
essere alterata con aggiunte posteriori di
numeri o altro
• precisa che «sulla camicia del fascicolo di un
archivio ben organizzato» è riportata la
classificazione e l’indicazione del titolo del
fascicolo
ancora Carucci
• Al fascicolo può essere attribuito un numero
progressivo che lo individua nell’ambito della
categoria (numero di repertorio del fascicolo,
detto anche numero di posizione).
• I fascicoli possono trovarsi all’interno della
partizione senza numero, ma in ordine
alfabetico (nomi di persona, di luogo, di ente)
o anche secondo un numero di matricola.
Pratica
complesso delle azioni che si
propongono la realizzazione dell’utile e
del bene morale
attività rivolta a operare, eseguire o
effettuare concretamente
trattative necessarie per conseguire uno
scopo o raggiungere un risultato;
insieme di documenti relativi a un
determinato affare
Pratica/Posizione
Negli uffici pubblici e negli studi privati si
dice così quella serie di atti o fogli
radunati entro una copertina, o busta,
rigettando le voci buone di filza, di inserto,
e sia anche fascicolo.
Raffaele De Felice
«nella sua accezione generale il termine [affare]
è indicativo di qualcosa da fare o da compiere
o che interessa»
Precisa: «nel linguaggio amministrativo e
archivistico il termine è indicativo
dell’insieme degli atti e documenti posti in
essere durante la trattazione di uno speciale
“oggetto”, iniziato da un organismo della
pubblica amministrazione nell’ambito delle
proprie competenze»
ancora De Felice
«Materialmente tutta la documentazione di un
“affare”, raccolta in una camicia di carta
forte (copertina o cartella) forma il
fascicolo; pertanto il termine “affare” viene
spesso usato come sinonimo di fascicolo,
incartamento, pratica»
Attività amministrativa - fascicolo
Esiste un rapporto di causa-effetto tra
la conduzione di un affare concreto e il
fascicolo, il quale a sua volta è
strumento, oltre che residuo,
dell’azione amministrativa
procedimento
«maniera di condurre un’operazione o
di risolvere un problema»
descrive il modello ideale ed astratto di
come una pubblica amministrazione deve
condurre un affare concreto
proporzione
Procedimento : Affare = Titolario : Fascicolo
• l’elenco dei procedimenti prevede le fasi attraverso le
quali una pubblica amministrazione deve passare per
condurre una certa tipologia di affari e i tempi massimi
necessari per concluderli
• il singolo affare è l’insieme delle azioni amministrative
concrete compiute per risolvere un problema e
raggiungere un risultato
• il titolario prevede quello che una pubblica
amministrazione può produrre in campo documentale
• il fascicolo fotografa quello che una pubblica
amministrazione effettivamente ha prodotto nel corso
della sua attività
fascicolo
il fascicolo, cioè il concreto prodotto archivistico,
si riferisce all’affare, che talvolta può (ma non
necessariamente deve) coincidere con un
procedimento, mentre altre volte comprende
più procedimenti o sub-procedimenti
RD 35 del 1900
Capo VI - Formazione dei fascicoli
Art. 34 - Gli atti registrati e classificati sono
mandati subito all’archivio per la formazione
del fascicolo. Chiamasi fascicolo la riunione
ordinata per data o per numero degli atti
ricevuti e spediti pel medisimo affare.
Art. 35 - Ogni fascicolo ha una coperta di carta
forte, di colore diverso per le diverse classi,
alta centimetri 36, larga 28 ed ha un numero
d’ordine che rende fissa la sua posizione in
archivio.
Art. 36 - Il numero d’ordine dei fascicoli è dato
dal repertorio, cioè dall’elenco dei fascicoli via
via formati, per ogni classe, dal medesimo
titolo di archivio (modello D). Ogni fascicolo
nuovo assume il numero seguente a quello
dell’ultimo fascicolo indicato. Nei protocolli
per affari il numero della prima registrazione è
necessariamente il numero del fascicolo.
Art. 37 - Se l’atto è il primo di un affare, si
formerà con esso un fascicolo nuovo: se ebbe
precedenti si unirà al fascicolo che lo contiene.
Art. 38 - Sulla copertina del fascicolo, oltre alle
indicazioni richieste dalla formola (modello E),
si noteranno gli atti che vi saranno inseriti,
riferendo, di ciascuno, la data, l’ufficio e il
numero di registrazione.
Art. 39 - Se il fascicolo fosse fuori d’archivio, sarà
cura dell’archivista di cercarlo e di aggiungervi
gli atti arrivati: se avesse data anteriore all’anno
corrente, sarà portato fra quelli dell’anno,
ricordandone il trasferimento sul repertorio e
contro l’ultima registrazione in protocollo colle
parole: "passato al N......... dell’anno ........".
Art. 40 - Negli affari che si dicono di personale,
ogni persona ha un fascicolo che dura quanto la
persona, e la segue negli eventuali passaggi suoi
da una ad altra amministrazione.
Art. 41 - I fogli saranno collocati nei fascicoli in
guisa che il più recente si vegga primo: saranno
ripartiti in più fascicoli ogni qualvolta la quantità
ne renda incomodo l’uso o nuoccia alla buona
conservazione.
Art. 42 - Una o due volte al giorno, in ore stabilite,
gli atti registrati, divisi nelle classi rispettive, sono
trasmessi, coi loro fascicoli, i capi degli uffici.
camicia
• non solo contenitore
fisico,
• ma anche strumento
organizzativo
• e mezzo di corredo
DPR 445/2000
Non fornisce una definizione di fascicolo
Non dice come costituire i fascicoli
Non dice che tipi di fascicoli costituire
Ma dà per scontato che i fascicoli si
debbano costituire e che essi siano collegati
al piano di classificazione
DPR 445/2000, art. 67
Trasferimento dei documenti all’archivio di deposito
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio
per la gestione dei flussi documentali e degli archivi
provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie
relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio
di deposito costituito presso ciascuna
amministrazione.
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando
l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano
nell’archivio corrente.
3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi
documentali e degli archivi deve formare e conservare
un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite
nell’archivio di deposito.
anche art. 65 del DPR 445/2000
Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali
Oltre a possedere i requisiti indicati all'articolo 52 [tra cui: c)
fornire informazioni sul collegamento esistente tra
ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i
documenti dalla stessa formati nell'adozione dei
provvedimenti finali;], il sistema per la gestione dei flussi
documentali deve :
a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun
documento registrato, il fascicolo ed il singolo
procedimento cui esso è associato;
b) consentire il rapido reperimento delle informazioni
riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo
responsabile, nonché la gestione delle fasi del
procedimento;
Etc. ….
Codice dell’Amministrazione Digitale
art. 41 - Procedimento e fascicolo informatico
2. La pubblica amministrazione titolare del
procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli
atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo
da chiunque formati; all'atto della comunicazione
dell'avvio del procedimento ai sensi dell'articolo 8 della
legge 7 agosto 1990, n. 241 , comunica agli interessati
le modalità per esercitare in via telematica i diritti di
cui all'articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n.
241.
Comma 2-bis
Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di
essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le
amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per la
costituzione, l'identificazione e l'utilizzo del fascicolo sono
conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed
alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e
trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole
concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di
connettività, e comunque rispettano i criteri dell'interoperabilità
e della cooperazione applicativa; regole tecniche specifiche
possono essere dettate ai sensi dell’art- 71. di concerto con il
Ministro della funzione pubblica.
Comma 2-ter
Il fascicolo informatico reca l'indicazione:
a) dell'amministrazione titolare del procedimento, che
cura la costituzione e la gestione del fascicolo
medesimo;
b) delle altre amministrazioni partecipanti;
c) del responsabile del procedimento;
d) dell'oggetto del procedimento;
e) dell'elenco dei documenti contenuti, salvo quanto
disposto dal comma 2-quater;
e-bis) dell'identificativo del fascicolo medesimo
Comma 2-quater
Il fascicolo informatico può contenere aree a cui
hanno accesso solo l'amministrazione titolare e gli
altri soggetti da essa individuati; esso è formato in
modo da garantire la corretta collocazione, la facile
reperibilità e la collegabilità, in relazione al
contenuto ed alle finalità, dei singoli documenti; è
inoltre costituito in modo da garantire l'esercizio in
via telematica dei diritti previsti dalla citata legge n.
241 del 1990.
Conclusione operativa
metodologicamente fondata
• Il fascicolo va organizzato e gestito avvalendosi
degli strumenti informatici e telematici
disponibili
• Bisogna lavorare!
Punti oscuri e cattive pratiche
I fascicoli vengono costituiti, ma
• in modo approssimativo e improvvisato
• senza una vera progettazione di sistema
• senza raccordo con il sistema di gestione documentale
– disancorati dal titolario di classificazione >
piano di sviluppo in fascicoli del titolario
– in assenza di un censimento dei procedimenti
degno di questo nome
• senza un’autentica coscienza della funzione della
costituzione delle aggregazione documentali per il
miglioramento della qualità della attività
amministrativa al servizio del cittadino
In un sistema coesistono
• Aggregazioni di documenti riuniti sulla base
dell’oggetto (principio di pertinenza): con
riferimento al piano di classificazione
• Aggregazioni di documenti riuniti sulla base
della forma e della provenienza (repertori) in
sequenza cronologica
• Aggregazioni di informazioni ricavate dai
documenti a cura di pubblici funzionari
•
Le differenti forme di aggregazione vanno
regolamentate e coordinate soprattutto per una scelta
consapevole delle tecnologie
Ulteriori riflessioni: il CAD
• non mette in discussione né la necessità di
un’organizzazione dell’archivio né il sistema delle
aggregazioni documentarie: anzi rinvia alle norme
specifiche
• dà per acquisite le norme relative alla forma del
documento e alle modalità di espressione e fissazione
della volontà (formalismo giuridico)
• vuole incidere sulle forme di comunicazione e di
informazione, che hanno regole proprie che devono
essere tenute presenti (anche a livello linguistico)
Ulteriori riflessioni
• L’adozione delle tecnologie non può essere
taumaturgica: se si applicano le tecnologie a situazioni
disastrose dal punto di vista organizzativo, si amplifica
il disastro
• La comunicazione può riguardare anche le
informazioni sia per i supporti cartacei sia per quelli
digitali e documenti “derivati” (ad esempio, certificati)
• Si deve procedere a una reingegnerizzazione
complessiva dei processi di produzione, gestione e
conservazione dei documenti in rapporto alle attività
amministrative
Fascicolo informatico (CAD, art. 41)
Il fascicolo come premessa
indispensabile per realizzare:
–comunicazione
–interazione
Con chi?
– utenza esterna
– altre amministrazioni
metadati minimi del fascicolo informatico o
dell’aggregazione documentale informatica
Identificativo univoco e persistente: sequenza di
caratteri alfanumerici associata in modo univoco e
permanente al fascicolo o aggregazione
documentale informatica in modo da consentirne
l’identificazione. Dublin Core: sequenza di caratteri
alfabetici o numerici secondo un sistema di
identificazione formalmente definito. Esempi di
tali sistemi di identificazione includono l’Uniform
Resource Identifier (URI), il Digital Object Identifier
(DOI) e l’International Standard Book Number
(ISBN)
./.
Amministrazione titolare del procedimento:
cura la costituzione e la gestione del fascicolo
medesimo (Codice IPA)
Amministrazioni partecipanti all’iter del
procedimento (Codice IPA)
Responsabile del procedimento
Oggetto: breve riassunto del contenuto
Elenco degli identificativi dei documenti
contenuti nel fascicolo, che ne consentono la
reperibilità.
Premessa circa i criteri di ordinamento
• Cronologico: tiene conto della sequenza
cronologica dei documenti prescindendo dal
loro contenuto informativo o dispositivo
• Materia / oggetto: considera il contenuto del
documento
Forme di aggregazione
dei documenti
Fascicolo
 per affare
 per persona
fisica
 giuridica
 per attività
Serie
Repertorio
FASCICOLO
 è una forma di aggregazione organizzata
dei documenti
 rispetto al titolario costituisce lo specifico
storico, rappresenta il fatto specifico, quello
che effettivamente si è svolto in relazione a un
quadro previsionale costituito dal titolario
Fascicolo per affare
Si apre nell’ambito del livello più basso del titolario di
classificazione
Comprende documenti, recanti tutti la medesima
classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di
un affare
Ogni fascicolo si riferisce ad un affare specifico e concreto
Esempi:
- costruzione di un edificio comunale (titolo VI, classe 5)
- realizzazione di un evento culturale (titolo VII, classe 6)
- effettuazione di un concorso o di un bando di selezione del
personale (titolo III, classe 1)
Il fascicolo per affare si individua con:
 anno di apertura
 numero del fascicolo che è progressivo all’interno del grado
divisionale più basso del titolario di classificazione (nel caso
del Comune, la classe)
 oggetto, che è un testo sintetico che descrive puntualmente
l’affare cui si riferisce
Esempio:
2003-VII/6.13 «Concerto di Ferragosto a Pra’ della Valle»
• 2003 è l’anno di apertura
• VII è il titolo (Servizi alla persona)
• 6 è la classe (Eventi e attività culturali)
• 13 è il numero progressivo attribuito a fascicolo su base
cronologica durante l’anno 2003 all’interno del titolo VII e
della classe 6
Durata del fascicolo per affare
Il fascicolo per affare ha
- una data di apertura
- una durata circoscritta, che può non
coincidere perfettamente con l’anno solare
- una data di chiusura
repertorio dei fascicoli
• Registro cartaceo o base di dati informatica
su cui vengono annotati con un numero
progressivo i fascicoli secondo l’ordine
cronologico in cui si costituiscono
all’interno delle suddivisioni più basse del
titolario (nel caso dei Comuni: la classe).
• Deve essere integrato nel sistema di gestione
documentale
Funzione del repertorio dei fascicoli
• Il repertorio dei fascicoli svolge una funzione
analoga al registro di protocollo: quest’ultimo
registra, all’interno dell’archivio, la presenza di
un determinato documento, il primo registra,
sempre all’interno dell’archivio, la presenza di
un determinato fascicolo.
• È assolutamente necessario che sia previsto e
usato nel sistema di gestione documentale
Fascicolo per persona fisica o giuridica
Comprende tutti i documenti, anche con classifiche
diverse, che si riferiscono a una persona fisica o
giuridica.
Nel fascicolo personale di un dipendente ciascun
documento viene classificato a seconda della classe di
riferimento prevista nel titolo III.
Si può aprire a livello di titolo (ad esempio, per i
dipendenti nel titolo III oppure per le ditte nel titolo
VIII) o a livello di classe (ad esempio, gli assistiti del
servizio sociale nelle classi 9-14 del titolo VII o le
associazioni alla classe 17 del titolo I).
Il fascicolo per persona si individua con:
Si considera, in genere, per i dipendenti il numero
attribuito alla persona all’interno dell’organizzazione
di matricola (numero di matricola) oppure il
cognome e nome dell’intestatario, che costituiscono
l’elemento unificante dei documenti recanti classifiche
differenti. I documenti all’interno del fascicolo
possono essere organizzati in sottofascicoli, ognuno
dei quali corrispondenti a una classe.
Un esempio: 2005-III/0.6749 «Ugo Fantozzi»:
• 2005 è anno di apertura
• III è il titolo (Risorse umane)
• 0 è la classe
• 6749 è il numero di matricola
Durata del fascicolo per persona
Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone
(fisiche o giuridiche) restano correnti per
molti anni.
Rimangono aperti finché è in corso il
rapporto tra l’amministrazione pubblica e
la persona.
Fascicolo per attività
è costituito e comprende i documenti prodotti
nello svolgimento di un’attività amministrativa
semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si
esaurisce in riposte obbligate o meri
adempimenti.
Qualche esempio:
- richieste di informazioni bibliografiche e relative
risposte (titolo VII, classe 6)
- richieste e permessi di accesso alla zona a traffico
limitato (titolo VI, classe 7)
Caratteristiche del fascicolo per attività
Il fascicolo per attività comprende documenti con
- destinatari diversi
- oggetti uguali o simili
- identica classifica
Ha durata annuale e, se la massa documentale è
eccessiva, può articolarsi in sottofascicoli con
diverse cadenze temporali (ad esempio, mensili)
SERIE
Aggregazione di unità archivistiche
(= registri o fascicoli) con caratteristiche
omogenee in relazione a:
 natura o forma delle unità archivistiche
 oggetto/ materia/ funzioni del produttore
È un’aggregazione di secondo livello
La serie può essere costituita
• a livello di titolo (ad esempio, la serie
dei fascicoli personali dei dipendenti
che si incardina nel titolo III Risorse
umane)
• a livello di classe (ad esempio, la serie
dei fascicoli dei soggetti a TSO nel
titolo X classe 2).
REPERTORIO
1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12/13/14/15/16
Aggregazione (serie) di documenti identici
- per forma (tipologia di atto)
- per provenienza (prodotti dallo stesso ufficio)
- (ma differenti per contenuto)
che vengono disposti in sequenza cronologica
che dalla sequenza cronologica derivano un
numero (di repertorio) identificativo
progressivo con valenza probatoria
1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12/13/14/15/16
Caratteristiche del repertorio
• Può essere una forma differente di registrazione,
parallela al registro di protocollo
• Può essere una forma di organizzazione e di
ordinamento dei documenti su base cronologica
– NB: i documenti che compongono il repertorio hanno
classifiche differenti in riferimento al contenuto
informativo
• Nel suo complesso non può essere classificato
perché è un’aggregazione di documenti e non un
singolo documento
La fascicolazione è essenziale
Anche ai fini della
conservazione a lungo
termine degli documenti
digitali e degli archivi
ibridi > concetto di
contesto archivistico e di
posizione logica del
singolo documento
all’interno del sistema
GBD fascicolo nel sistema
Contesto archivistico
• Costituzione delle aggregazioni stabili che
indicano il contesto originario, messo in
discussione dai documentalisti e reso instabile
dal Web interattivo e dal riuso
• Ma fattore ineludibile per determinare
l’autenticità e affidabilità del singolo
documento e delle informazioni in esso
contenute
GBD fascicolo nel sistema
Si rivela fondamentale
il censimento dei procedimenti
• nome del procedimento ed eventuale codice
identificativo interno all’ente
• normativa di riferimento (leggi e regolamenti)
• fasi del procedimento
• tipi di documenti prodotti in ciascuna fase
• UOR responsabile del procedimento
• UOR coinvolte (e a che titolo) nel procedimento
• modalità di organizzazione del fascicolo
• UOR responsabile della costituzione e conservazione
del fascicolo
• tempi di conservazione di ciascun documento
Qualche domanda?
Allora, buon lavoro!

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