RESEÑA HISTORICA - Contraloria Distrital de Barranquilla

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Programa Inducción y Reinducción
DEFINICIÓN
INDUCCIÓN
REINDUCCIÓN
• El programa de inducción es un proceso dirigido a integrar al
funcionario público de la contraloría distrital dentro los 2 (dos)
meses siguientes a su vinculación.
• El programa de reinduccion es un proceso dirigido a reorientar
la integración del funcionario público a la cultura
organizacional, de conformidad con los producidos en lo
relativo a la normatividad, redefinición de competencias
institucionales o formulación de políticas, que ameriten la
actualización del servidor público.
Programa Inducción y Reinducción
OBJETIVO
Facilitar el proceso de adaptación al cambio e
integración de los servidores públicos de la
Contraloría
Distrital,
proporcionándoles
los
elementos necesarios para el desarrollo de su sentido
de pertenencia y compromiso con la Entidad,
buscando la construcción de una nueva cultura
organizacional.
Programa Inducción y Reinducción
CONTENIDO
ESTRATÉGICO
MISIONAL
APOYO
• Misión y Visión
• Valores Corporativo
• Plan estratégico
• Legislación que regula la entidad
• Breve reseña histórica
• Sistema de Gestión de Calidad y MECI
• Objetivo del proceso/ área misional
• Funciones principales
• Mecanismo de participación ciudadana
• Sujetos de Control
• Proveedores y clientes del área
• Indicadores
• Objetivos del proceso/ área misional
• Funciones principales
• Indicadores
• Proveedores y clientes del área
• Trámites principales
Programa Inducción y Reinducción
Programa Inducción y Reinducción
ESTRUCURA DEL ESTADO
Programa Inducción y Reinducción
Reseña Histórica de la CDB
Constitución Política
1991
1945. se crea la actual
Contraloría General
de la Nación.
1944. Oficina de
Contabilidad y Control
Fiscal.
1943. deja de
existir la Auditoría
Municipal.
1943. CONCEJO
MUNICIPAL
crea la
Contraloría
Municipal de
Barranquilla
Programa Inducción y Reinducción
Reseña Histórica de la CDB
Constitución Política 1991
• Se establecen cambios en las Contralorías
Territoriales y se asignan las funciones a ejercer por
estos entes de control.
• Articulo 272 de la Constitución de 1991,
corresponde a las Asambleas y Concejos organizar
las Contralorías como entidades técnicas dotadas de
autonomía administrativa y presupuestal.
• Artículo 268 de la Carta Magna, se establecen las
atribuciones de la Contraloría dentro del estado
colombiano.
Programa Inducción y Reinducción
Nuestra Misión
Cumplir con responsabilidad el ejercicio del control fiscal
de manera técnica, moderna y confiable, garantizando la
optimización en el manejo de los recursos públicos que se
controlan, con el fin de asegurar el beneficio y desarrollo
de la ciudadanía en forma integral
Programa Inducción y Reinducción
Nuestra Visión
Consolidar para el año 2015 a la Contraloría
Distrital de Barranquilla en el ámbito regional y
nacional, como ente de Control Fiscal
institucionalmente fortalecido, moderno y
confiable, dando participación activa a la
ciudadanía, contando con un equipo humano
profesional, altamente motivado, con altos
valores morales y aplicando una política de
mejora continua de la gestión.
Programa Inducción y Reinducción
NUESTRO ORGANIGRAMA
Programa Inducción y Reinducción
NUESTROS VALORES
RESPETO
PROBIDAD
COMPROMISO
IMPARCIALIDAD
HONESTIDAD
TRANSPARENCIA
SERVICIO
Programa Inducción y Reinducción
Nuestro Plan Estratégico
BENEFICIO Y DESARROLLO DE LA CIUDADANÍA EN FORMA INTEGRAL
EJE DE DESARROLLO
DEL TALENTO HUMANO
FORTALECIMIENTO Y
MODERNIZACIÓN
EJE FORTALECIMIENTO
INSTITUCIONAL
EJE DE DESARROLLO
DEL TALENTO HUMANO
CONTROL FISCAL TÉCNICO, MODERNO Y CONFIABLE
Programa Inducción y Reinducción
NUESTRA IMAGEN
Programa Inducción y Reinducción
ESLOGAN INSTITUCIONAL
El Control Fiscal: Una contribución de todos y
para todos
• En la actualidad la legislación colombiana (Constitución
Política de 1991, ley 472 de 1998, ley 850 de 2003, ley
1474 de 2011, etc)
ha instituido la participación
ciudadana como complemento del control que ejercen
las entidades del Estado, es por ello, que nuestro eslogan
refleja la participación de todos (ESTADO Y CIUDADANIA)
en el ejercicio del control fiscal, en procura de que con los
recursos estatales se logre su cometido social, esto es, el
bienestar y desarrollo de la comunidad.
Programa Inducción y Reinducción
LAS MANOS ENTRELAZADAS
Las manos además de representar la
participación de todos (Estado –
Ciudadanía) en el ejercicio del control
fiscal, de una forma coordinada,
complementaria y decidida, igualmente
aluden a los colores del Distrito de
Barranquilla, ámbito territorial dentro
del cual se ejerce nuestra competencia.
Programa Inducción y Reinducción
LUPA Y MAPA DE LA CIUDAD
La lupa es una imagen representativa
del concepto de vigilancia, de
supervisión y ante todo de fiscalización.
Al interior de la lupa aparece el mapa
del Distrito de Barranquilla, divido en
sus localidades, con esta imagen se
precisa el ámbito territorial sobre el cual
la Contraloría Distrital ejerce sus
funciones de control fiscal.
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CIUDADANIA
CONCEJO
DISTRITAL
CLIENTES Y
PARTES
INTERESADAS
AUDITORÍA GRAL
DE LA REPUBLICA
SUJETOS DE
CONTROL
PROCURADURÍA
Y FISCALIA
Programa Inducción y Reinducción
Programa Inducción y Reinducción
POLÍTICA DE CALIDAD
• La Contraloría Distrital de Barranquilla ejerce
control y vigilancia fiscal sobre los recursos públicos
distritales, con el fin de garantizar su buen manejo y
optimización, de tal forma que se obtenga la
satisfacción de los intereses de la ciudadanía como
principal destinataria de la gestión fiscal y como
punto de partida y de llegada del ejercicio del control
fiscal, mediante la utilización de las herramientas
legales prescritas en la ley y desarrollando su gestión
bajo el postulado de la mejora continua de todos sus
procesos y procedimientos
Programa Inducción y Reinducción
OBJETIVOS DE CALIDAD
1
• Control fiscal integral.
2
• Vincular a la comunidad en el ejercicio del control fiscal
3
• Recurso humano altamente calificado
4
• Impulsar los sistemas Meci y Calidad
5
• Ejercer facultades sancionatorias
6
• Manejar con responsabilidad, eficiencia, eficacia y
efectividad los recursos de la entidad
7
• Velar por la defensa de los intereses de la entidad
8
• Gestión documental y de comunicaciones acorde con
las exigencias legales
Programa Inducción y Reinducción
NUESTROS PROCESOS
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ACTUALIZACION MECI
AUTOCONTROL
AUTOREGULACIÓN
AUTOGESTIÓN
Programa Inducción y Reinducción
ACTUALIZACION MECI
Programa Inducción y Reinducción
ACTUALIZACION MECI
MECI
MECI ACTUALIZADO
3 Subsistemas
2 Módulos,
1 Eje Transversal
9 Componentes
6 Componentes
29 Elementos de
13 Elementos de
Control
Control
Programa Inducción y Reinducción
Programa Inducción y Reinducción
PLANEACIÓN
CONTROL INTERNO
DESPACHO DEL CONTRALOR
SECRETARÍA
GENERAL
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DIR. OPERATIVA DE
SISTEMAS
CONTRALORÍAS
AUXILIARES
OFICINAS DE
SANCIONES
OF.JURISDICCIÓN
COACTIVA
OF.PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
OFICINA JURÍDICA
NÓMINA
BIENESTAR SOCIAL
CONCESIONES
DESARROLLO
URBANO
SECTOR CENTRAL
EDUCACIÓN
SALUD
RESPONSABILIDAD
FISCAL
DEFENSA JURÍDICA
CONTRATACIÓN
CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
Programa Inducción y Reinducción
CONTROL
INTERNO
OBJETIVO:
Establecer un proceso de evaluación independiente que determine si los procesos y actividades se han
llevado a cabo en cumplimiento a los principios de legalidad, economía, eficiencia, eficacia para el
cumplimiento de la misión institucional.
FUNCIONES PRINCIPALES:
Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los
objetivos de la entidad.
Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional
Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros;
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos,
Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y
evaluación;
Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y
desarrollo organizacional.
Revisar el Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría Distrital y sus procesos, para verificar la
conformidad con los diferentes criterios tales como legislación gubernamental, procedimientos, norma de
Calidad y confirmar que el Sistema cumple con los requisitos establecidos o requiere mejora.
FUNCIONES PRINCIPALES AUDITORÍAS DE CALIDAD:
Comprensión y cumplimiento de los requisitos.
Necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor.
Obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso
Mejora continua de los procesos, con base en mediciones objetivas
Programa Inducción y Reinducción
PLANEACIÓN
OBJETIVO:
Diseñar e implementar, planes, programas, proyectos, procesos, procedimientos y
estrategias, construir indicadores de gestión y medición de la entidad en procura del
mejoramiento continuo en cumplimiento de sus fines constituciones y legales.
FUNCIONES PRINCIPALES:
Asesorar al contralor en el proceso de planeación del control fiscal para los particulares
que administren recursos del distrito.
Asistir al nivel directivo en la formulación, implementación y control de las políticas ,planes
programas proyectos del proceso de planeación y direccionamiento gerencial
Elaborar en coordinación con el contralor o su delegado, el plan general de auditoria
territorial y sus correspondientes cronogramas anuales y mensuales.
Realizar el seguimiento a los planeas de mejoramiento suscritos con las entidades y/o
personas sujetas al control fiscal.
Responder por la rendición y presentación de los informes a la auditoria general de la
republica anualmente .
PROCEDIMIENTOS:
Elaboración y Socialización del Plan General de Auditorías.
Divulgación del Plan estratégico.
Revisión de Informes de gestión.
Revisión por la Dirección.
Procedimiento de riesgos
Procedimiento de Pasantes y Practicantes.
Programa Inducción y Reinducción
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
OBJETIVO:
Orientar y asesorar en la presentación de las quejas, denuncias y derechos de petición interpuesta
por la comunidad, así como coadyuvar a la promoción y desarrollo del control ciudadano para
participar con efectividad en la vigilancia de lo público.
FUNCIONES PRINCIPALES:
Respuesta al ciudadano sobre las denuncias quejas y derechos de petición.
Planear actividades de capacitación, promoción, desarrollo y de motivación para la participación
ciudadana.
Ejecutar las actividades de capacitación, promoción y desarrollo ciudadano.
Realizar alianzas interinstitucionales que contribuyan a la formación y control ciudadano, así como
al Seguimiento de la gestión pública.
Informe trimestral a control interno.
Informe trimestral de gestión y avance plan de acción a planeación.
ALCANCE:
Lograr que la Participación Ciudadana sea un instrumento efectivo en el control fiscal.
Recibir y resolver la queja y/o denuncia ciudadana
Programa Inducción y Reinducción
CONTRALORÍAS
AUXILIARES
OBJETIVO:
Fiscalizar de una manera eficiente y eficaz el patrimonio público de las Entidades sujetas a control,
mediante la aplicación de la Auditoria Regular, siguiendo las lineamientos establecidos por la
Auditoría General de la República y demás legislación vigente.
FUNCIONES PRINCIPALES:
Planear el Proceso Auditor.
Recepción y revisión de la rendición de cuentas de los sujetos de control.
Desarrollar la Auditoria
Realizar Monitoreo y seguimiento al Proceso Auditor.
Mejorar el Proceso Auditor.
PRODUCTOS:
PGA
Memorando de Asignación
Pronunciamiento de la rendición de cuenta
Informe de Auditoria
Revisión de la Auditoria
Supervisión de Auditoria
Traslado de Hallazgo Fiscal
Traslado de Hallazgo Penal
Traslado de Hallazgo Disciplinario
Plan de Mejoramiento
Solicitud Proceso Sancionatorio
Pronunciamiento Plan de Mejoramiento
Programa Inducción y Reinducción
Programa Inducción y Reinducción
CONTRALORIAS
AUXILIARES
EDUCACIÓN
SECTOR
CENTRAL
DESARROLLO
URBANO
SECTOR SALUD
CONCESIONES
Programa Inducción y Reinducción
SECTOR CENTRAL
• Curadurías
• Concejo y
Personería
• Alcaldía Distrital
• Secretaría General
• Secretaría de
Gobierno
• Secretaría
Infraestructura
• Secretaría Gestión
social
• Secretaría de
Deportes
• Secretaría de
Cultura
• Gerencia de TH
• Secretaría de
Planeación
• Oficina Jurídica
• Gerencia de
Ingresos
• Fiduprevisora
• Entidades en
liquidación
EDUCACIÓN
• Secretaría de
Educación
• 150 colegios
distritales
DESARROLLO
URBANO
• Edubar S.A.
• Promocentro S.A.
• Damab
• Transmetro S.A.S
• Secretaría de
Movilidad
• Foro hídrico
• Secretaría de
Control Urbano
SECTOR SALUD
CONCESIONES
• Secretaría de Salud
Pública Distrital
• Cajacopi EPS
• Comparta EPS
• Caprecom
• Coosalud EPS
• IPS Universitaria de
Antioquia
• Infraestructura
Hospitalaria –
Recursos estampilla
• Mutal Ser EPS
• Barrios Unidos de
Quibdó
• Construseñales
• U.T H&M Ingenieria
LTDA
• Landa Ingeniería
• uniconvial s.a.
• InterventorÍa SIVYAL
• Organización Terpel
• Petróleos del
Milenio
• Mineroil S.A
• Biomax S.A
• Exxonmobil S.A.
• Ecospetroleo S.A.
• C.I. Petrolera
• Chevron Petroleum
Company
• Carnaval s.a.
• Alumbrado Publico
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RESPONSABILIDAD
FISCAL
OBJETIVO:
Obtener una declaración jurídica, en la cual se precisa con certeza si un determinado servidor
público o particular debe cargar con las consecuencias que se derivan por sus actuaciones
irregulares en la gestión fiscal que ha realizado y si está obligado a reparar el daño causado al
erario público, por su conducta dolosa o culposa.
PROCESO ORDINARIO:
Indagación Preliminar.
Apertura de Proceso y Notificación.
Vinculación de Compañía Aseguradora.
Practica de pruebas.
Defensa del Implicado. Versión Libre.
Auto de Imputación.
Decreto de practica de pruebas
Fallo con Responsabilidad Fiscal o Fallo sin Responsabilidad Fiscal.
Recursos de Ley .
Traslado a Jurisdicción Coactiva..
PROCESO VERBAL:
Introducido por la 1474 de 2011
Al encontrarse objetivamente demostrada la existencia del Daño al Patrimonio Publico se proferirá
Auto de Apertura e Imputación de Responsabilidad Fiscal.
Decreto de Medidas cautelares sobre los bienes del Presunto Responsable.
Audiencia de Descargos.
Audiencia de Decisión (Fallar o no con Responsabilidad Fiscal Y resolución de Recursos de Ley).
Programa Inducción y Reinducción
SANCIONES
OBJETIVO:
Adelantar el trámite del proceso sancionatorio a fin, en establecer las responsabilidades pecuniarias que
resulten procedentes por el incumplimiento de las obligaciones fiscales que competen a los sujetos de
control, y que se desarrollará con sujeción a los principios de debido proceso, moralidad, economía,
celeridad, eficacia, eficiencia, imparcialidad, publicidad, contradicción, buena fe, igualdad, y transparencia.
PROCESO ORDINARIO:
Recepción de informes sobre presunto incumplimiento.
Estudio y valoración del informe de incumplimiento.
Averiguaciones preliminares
Radicación del Proceso
Auto de Formulación de Cargos, comunicación y notificación del mismo.
Recepción de Descargos
Notificación del Recurso de reposición
Resolución que resuelve el recurso de apelación
Notificación del recurso de apelación y Nota de Ejecutoria.
Remisión a Jurisdicción coactiva en el evento de tratarse de un fallo sancionatorio.
PRODUCTO:
Resolución con o sin sanción, en caso de sanción esta puede ser una amonestación o una multa.
En caso de AMONESTACIÓN la copia deberá remitirse al superior jerárquico del funcionario y a las
autoridades que determinen los órganos de control fiscal
En caso que se imponga una MULTA esta será hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el
sancionado.
Multas
Programa Inducción y Reinducción
JURIDICCIÓN
COACTIVA
OBJETIVO:
Desarrollar proceso ejecutivo a fin de materializar el cobro de los fallos con
responsabilidad fiscal y resoluciones sancionatorias, al igual que las multas que se
impongan como resultado de sanciones disciplinarios provenientes tanto de esta
entidad como de la Procuraduría General de la Nación.
FUNCIONES PRINCIPALES:
Análisis y valoración del Titulo.
Acordar forma de pago y/o ordenar la ejecución del titulo.
Resolver recursos y excepciones propuestas.
Archivo y/o ordenar seguir adelante la ejecución.
Ordenar remate de bienes y/o verificación de sumas recaudadas.
Ordenar Aprobación de remate.
Ordenar archivo del expediente.
PRODUCTOS:
Oficio de cobro pre -jurídico
Auto que ordena acuerdo de pago y/o Mandamiento de pago
Auto que resuelve recurso y/o excepciones
Auto de archivo y/o Auto que ordena impulsar la ejecución y liquidación del crédito
Auto que ordena remate y/o Auto que ordena verificación de sumas recaudadas
Auto que ordena aprobación de remate.
Auto que ordena archivo del expediente
Programa Inducción y Reinducción
SECRETARIA
GENERAL
OBJETIVO:
Administrar, gestionar y coordinar el Talento Humano como base operativa de la entidad,
propendiendo por el bienestar general de sus servidores públicos, asegurando el
mejoramiento de sus competencias, a través de capacitaciones, y seguimiento al
desarrollo laboral.
FUNCIONES PRINCIPALES:
Vinculación y desvinculación de funcionarios.
Liquidación de Nómina
Bienestar social de los empleados
Programación de Vacaciones
Administración de convenios con entidades financieras y comerciales
Atención de derechos de petición de funcionarios y comunidad en general.
Inducción y Reinducción.
TRÁMITES:
Aplazamiento de vacaciones: Formato de vacaciones, permisos, licencias y otros firmado
por Jefe Inmediato.
Permisos: Formato de vacaciones, permisos, licencias y otros firmado por Jefe Inmediato.
Retiro parcial de cesantías: Documentación de ley, carta de solicitud de retiro, formato de
fondo (si lo hay).
Certificación laboral: Formato de solicitud de documento. (3 días hábiles).
Peticiones varias: a través de comunicado escrito (15 días hábiles).
Programa Inducción y Reinducción
DEPARTAMENTO
JURÍDICO
OBJETIVO:
Asesorar jurídicamente a todas las áreas de la institución y brindar respuesta oportuna a todas las
peticiones que se eleven, así como llevar a cabo acciones disciplinarias y aplicar las sanciones
respectivas que se deriven contra los servidores públicos de la entidad cuando incurren en falta. Llevar a
cabo la contratación de bienes y servicios que le permita a la entidad cumplir con sus fines
constitucionales y legales
FUNCIONES PRINCIPALES:
Brindar el soporte jurídico para el cabal cumplimiento de las actividades misionales y administrativas de
la entidad
Ejercer mecanismos legales de acción y defensa en pro de los intereses de la entidad
Asesorar jurídicamente a todas las áreas de la institución y brindar respuesta oportuna a todas
peticiones elevadas.
Investigar la conducta del servidor publico por queja o información contentiva de presuntas faltas
disciplinaria, realizar análisis y valoración respectivo , tramitar el procesos disciplinario y adoptar
decisión que compete.
Adquirir los bienes y servicios que le permita a la entidad cumplir con los fines constitucionales y legales.
TRÁMITES:
Formato de seguimiento de procesos en contra de la entidad
PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Diligenciar Formato de bienes y servicios
Verificar cumplimiento de requisito
Realizar estudios de conveniencia y oportunidades
Perfeccionamiento de contrato
Seguimiento a través del Formato de acta de interventoría y/o supervisión .
Programa Inducción y Reinducción
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
OBJETIVO:
Satisfacer con eficacia y oportunidad las necesidades de las diferentes áreas de trabajo de la entidad, así
como Administrar, identificar, organizar, conservar y hacer seguimiento actualización y control de los
documentos producidos por los procesos de la entidad de acuerdo a la Ley 594 de 2000
FUNCIONES PRINCIPALES:
Gestión Documental
Manejo y preservación del Archivo de Gestión al Archivo Central
Control de Documentos, Control de Producto y/o Servicio No Conforme
Envío de Correo Externo
Préstamo y consulta de Documentos
Gestión de la Infraestructura
Elaboración de Plan de compras en coordinación con las diferentes áreas de la entidad.
Entrada y salida de Materiales Almacén
Gestión del mantenimiento de las instalaciones de la entidad
Asignación y baja de Bienes Muebles.
TRÁMITES:
Formato de seguimiento de procesos en contra de la entidad
Gestión Documental :
Solicitud de Préstamo de Documentos mediante el formato correspondiente.
Entrega de Correspondencia externa para envío.
Establecimiento de términos para las tablas de retención documental.
Gestión de la Infraestructura
Elaboración del plan de compras, se debe diligenciar el formato y remitirlo a la Dirección Administrativa.
Requisición de elementos, mediante formato de requisición de papelería.
Programa Inducción y Reinducción
SISTEMAS
OBJETIVO:
Administrar los recursos tecnológicos de la Contraloría Distrital de Barranquilla, en la búsqueda
de cumplir con su fin constitucional y legal.
FUNCIONES PRINCIPALES:
Elaborar y realizar las acciones preventivas y correctivas necesarias para dar solución a los
inconvenientes informáticos presentadas por los usuarios de las distintas dependencias de la
Contraloría Distrital de Barranquilla
Realizar copias de seguridad a la información generada por los funcionarios de la CDB y
Software implementados.
Elaborar el estudio de conveniencia y oportunidad para determinar la viabilidad de la solución
a adquirir y los requerimientos mínimos necesarios que deberán ser incluidos en los proyectos
informáticos.
Administrar las cuentas de usuarios de los diferentes sistemas de información de la CDB.
Mantener actualizada la información publicada en la Página Web de la entidad sobre todos los
procesos, noticias, eventos o notas de interés que se generen en la Contraloría Distrital de
Barranquilla.
TRÁMITES:
Soporte técnico.
Requerimiento de usuario de red.
Requerimiento de correo electrónico corporativo.
Publicación de información en página Web o Intranet
Programa Inducción y Reinducción
DIRECCIÓN
FINANCIERA
OBJETIVO:
Dirigir, coordinar y controlar las actividades relacionadas con el proceso
presupuestal contable y de tesorería que garanticen un optimo funcionamiento de
la Contraloría que le permita cumplir sus fines constitucionales y legales.
FUNCIONES PRINCIPALES:
Presupuesto
Proyección, aprobación, ejecución y liquidación del Presupuesto.
Elaboración del Plan Mensualizado de Caja -PAC
Contabilidad:
Identificación, Clasificación, registros y Ajustes contables
Elaboración y presentación de estados contables y demás informes.
Tesorería:
Recaudo y consignación de ingresos
Elaboración de comprobantes de egresos y cheques.
Pago de nominaConciliación Bancaria.
PRODUCTO:
Resolución de liquidación del presupuesto.
Resolución de PAC
Informes de estados contables.
Consignación a la cuenta bancaria
Comprobante egreso elaborado
Abono cuenta de servidores publico
Conciliación Bancaria realizada
Programa Inducción y Reinducción

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