En Formation

Report
MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE, DE LA REFORME
ADMINISTRATIVE ET DE LA MODERNISATION DES CADRES
JURIDIQUES ET INSTITUTIONNELS
----------------------SECRETARIAT GENERAL
----------------------DIRECTION GENERALE DE L’ADMINISTRATION
ET DE LA FONCTION PUBLIQUE
-----------------------
OBJECTIFS ET INDICATEURS RH
Accompagnement des ministères
10 avril 2014
SOMMAIRE
1
L’élaboration de l’organigramme
du ministère
2
L’élaboration
formation
3
Le recensement des effectifs
4
L’installation de la DCRH
5
Le suivi des carrières
6
Les prochaines étapes
d’un
plan
de
2
1. L’élaboration de l’organigramme du ministère
1. Recueillir et analyser les textes organiques
du Ministère et de ses différentes entités
2. Bâtir
une
première
l’organigramme
version
Ministère de la Fonction
Publique
de
DGAFP
3. Identifier les responsables de structures
4. Adresser des courriers pour solliciter des
rencontres avec les responsables ou des
points focaux
5. Consolider l’organigramme
Direction de
la gestion
des
personnels
Service
des
carrières
Service
des
emplois
Cet outil est utilisé pour tous les projets impliquant une participation
des services (plan de formation, recensement des agents, répertoire
des métiers, référentiel de fiches de poste,…).
3
2. L’ELABORATION D’UN PLAN DE
FORMATION
1. Les concepts-clés de la formation
2. La formation dans la Fonction Publique gabonaise
3. L’élaboration d’un plan de formation
4
21. Les concepts-clés de la formation
Les définitions
La formation
 Au sein de la Fonction Publique gabonaise, la formation et le
perfectionnement contribuent à l’amélioration des connaissances,
aptitudes et attitudes de l’agent, en vue de réaliser les objectifs du
service public auquel il appartient et d’assurer de manière efficace et
efficiente les prestations servies aux clients ou usagers.
 Elle constitue l’un des leviers de pilotage et d’amélioration de la
performance.
L’ingénierie de formation
Elle vise à concevoir et à mettre en œuvre des dispositifs permettant
aux apprenants d’acquérir des compétences, de savoir les combiner et
les mobiliser pour agir avec efficacité.
Elle comprend :
 l’ingénierie des dispositifs de formation,
 l’ingénierie pédagogique.
5
21. Les concepts-clés de la formation
Les acteurs
Pilote de la formation
Responsable
de
formation/Maître
d'ouvrage
Rôle
- arrête la stratégie de formation de l'organisation
- fixe les enveloppes budgétaires
la - traduit la stratégie en objectifs
- formule les demandes de formation
- choisit le maître d'œuvre
- vérifie l'acquis des connaissances
Acteurs
- Ministre de la Fonction
Publique
- Ministre utilisateur
- Directeur des ressources
humaines
- Service de la formation
Contributeurs
- restitue les besoins en formation de son entité
Maître d'œuvre
- traduit de manière opérationnelle les demandes de - Service de la formation
formation
- Consultants externes
- choisit le prestataire de formation
- valide la programme pédagogique
- contrôle le déroulement des actions de formation
Prestataire de formation - propose un programme pédagogique
- organise et dispense les sessions de formation
- Services déconcentrés de
GRH
- Directeurs et managers
opérationnels des entités
gérées
- Formateurs internes
(permanents ou occasionnels)
- Consultants externes
- Ecoles et établissements de
formation
6
21. Les concepts-clés de la formation
Les outils
Il présente les choix stratégiques effectués par l’organisation pour la
période en matière de formation, ainsi que la hiérarchisation des
objectifs qui en découle, les demandes de formations, le nombre de
stagiaires concernés et les dépenses y afférentes.
LE PLAN
DE FORMATION Il est généralement annuel et/ou triennal.
Sa validation donne lieu à la définition de l’ingénierie de formation.
Il précise, sous forme de spécifications, les modalités de réalisation
d’une demande de formation :
 contribution attendue de la formation,
 caractéristiques de la population à former,
 objectifs d’activités,
 contraintes et objectifs de délai,
LE CAHIER
 modalités de réalisation,
DE FORMATION
 modalités d’évaluation,
 enveloppe budgétaire.
7
21. Les concepts-clés de la formation
Les outils
LE PROGRAMME PEDAGOGIQUE
Elaboré par le prestataire de formation, il doit proposer un dispositif permettant de
satisfaire les spécifications figurant dans le cahier de formation.
Il présente :
 les objectifs pédagogiques (compétences),
 les principes pédagogiques,
 les prérequis (parcours de formation),
 les contenus de formation,
 les méthodes et moyens d’apprentissage, les durées,
 les supports documentaires,
 le dispositif d’évaluation.
L’EVALUATION DES FORMATIONS
• Chaque formation fait l’objet d’une évaluation à chaud, puis d’une évaluation à
froid.
• Un bilan de la formation est élaboré en début d’année suivante.
8
22. La formation dans la Fonction Publique gabonaise
Les types de stage
Il existe 2 types de stages :
 Le stage de perfectionnement, d’une durée comprise entre
8 et 18 mois ;
 Le stage de formation :
• la formation verticale, un cycle complet d’études
conférant au fonctionnaire qui l’a suivi avec succès une
qualification nouvelle lui permettant d’exercer l’emploi
correspondant dans la hiérarchie supérieure à celle
précédemment occupée. La durée de ce type de
formation est d’au moins 18 mois.
• la formation horizontale (ou stage de spécialisation),
lorsque l’emploi correspondant à la qualification obtenue
équivaut hiérarchiquement à celui exercé avant le stage.
Sa durée est d’au moins 9 mois.
9
22. La formation dans la Fonction Publique gabonaise
Les formations validées par la DGAFP
Cinq procédures peuvent être mises en œuvre en matière de
formation :
 la mise en stage ;
 la prolongation de stage ;
 le report de stage ;
 la réorientation de stage ;
 l’annulation de stage.
C’est le Comité Technique pour les Inscriptions en Stages
Professionnels (CTISP) qui valide les demandes, après
vérification de la conformité des candidatures, dans la limite
des dotations budgétaires et des programmes d’octroi de
bourses.
Deux sessions ont lieu annuellement, en juillet et en
septembre.
10
23. L’élaboration d’un plan de formation
La démarche
Note d’orientation
nationale
Remontées des
services et des écoles
Fixation de la stratégie
ministérielle de
formation
Identification des
compétences requises
Compétences existantes
Détermination des
objectifs
Formalisation des
besoins en formation
Comptes-rendus des
entretiens d’évaluation
Définition des
formations nécessaires
Bilan de la formation
N-1
Quantification et
budgétisation des
actions de formation
Evaluation des
formations
Evolutions anticipées
Formalisation et
validation du document
11
23. L’élaboration d’un plan de formation
Le détail des étapes
ELEMENTS CLES DE LA STRATEGIE MINISTERIELLE DE FORMATION
1
Note
d’orientation
nationale
Fixation de la
stratégie
ministérielle
de formation
Détermination
des objectifs
I - LE CADRE DE REFERENCE
1°/ Les priorités
2°/ Les projets de développement
3°/ Les optimisations souhaitées
4°/ L'évolution des métiers
5°/ L'articulation entre formation collective et individuelle
II - LES AXES PRIORITAIRES DE FORMATION
III - LES MOYENS ALLOUES
IV - LE RAPPEL DE LA DEMARCHE D'ELABORATION DU PLAN DE
FORMATION
V - LE ROLE ATTENDU DES DIFFERENTS ACTEURS
VI - LES ORIENTATIONS CONCERNANT L'EVALUATION DES EFFETS
DU PLAN DE FORMATION
 Ce sont ici les objectifs d’impact qui sont formulés : effets escomptés
sur les performances, le fonctionnement ou l’organisation des services.
 La formulation des objectifs doit :
• permettre d’identifier aisément les formations nécessaires ;
• faciliter l’évaluation de leur atteinte
12
23. L’élaboration d’un plan de formation
Le détail des étapes
 Il est nécessaire de formaliser (note), harmoniser (tableaux à compléter) et expliquer
(réunions) l’action.
 Les remontées doivent intégrer :
- la contribution attendue,
- les objectifs d’activités ou de compétences (en situation professionnelle),
- le calendrier souhaité,
- la population concernée.
 Elles constituent également l’occasion pour le terrain de signaler les éventuelles difficultés
rencontrées.
2
Remontées des services
et des écoles
Identification des
compétences requises
Evolutions anticipées
 juridiques,
 organisationnelles,
 professionnelles,
Compétences existantes
 managériales,
 sociétales
Il convient :
 d’analyser, de quantifier et de qualifier les besoins par entité (compétences
demandées / compétences existantes)  nécessité du dictionnaire ;
 de les consolider au niveau ministériel (tableau récapitulatif) ;
 de les transformer en objectifs pédagogiques.
13
23. L’élaboration d’un plan de formation
Le détail des étapes
3
Identification des
compétences requises
Formalisation des
besoins en formation
Le besoin exprimé dans les comptes-rendus est d’ores et déjà est
exprimé sous forme de formations souhaitées.
Comptes-rendus des
entretiens d’évaluation
Bilan de la formation N-1
Le bilan N-1 fait mention des
formations qui n’ont pu être ou ont été
partiellement dispensées, de celles qui
n’ont pas donné les résultats
escomptés, ainsi que d’éventuels
besoins apparus lors de la mise en
œuvre du plan.
 Les compétences requises (nécessaires pour effectuer des activités d’un métier
ou d’un poste de travail) sont ensuite traduites en besoins de formation.
 Les projets collectifs et individuels doivent être consolidés en un ensemble
cohérent, ce qui implique une priorisation qui s’effectue sur les critères suivants :
- la note d’orientation nationale et la stratégie ministérielle de formation,
- l’enveloppe budgétaire allouée.
 Les actions non ou partiellement conduites en N-1 sont, si besoin, prises en
compte, ainsi que les nouveaux besoins émergents.
14
23. L’élaboration d’un plan de formation
Le détail des étapes
Evaluation des formations
4
Définition des
formations nécessaires
Quantification et
budgétisation des
actions de formation
 Seuls les coûts supportés par le Ministère doivent
apparaître dans le plan de formation.
 Il convient de prendre en compte toutes les dépenses (y
compris les rémunérations des stagiaires) et pour les
formations internes : la location des locaux, la
reprographie, les perdiems, les rémunérations des
formateurs,…
 La budgétisation doit se faire par type de formation.
 La consolidation des besoins de formations détermine les actions de formation à
mettre en œuvre.
 Ces actions sont identifiées par domaine.
 Elles tiennent compte du résultat des évaluations des formations précédemment
suivies.
 Pour chacune d’entre elles, sont notamment précisés :
1.
2.
3.
4.
5.
l’intitulé,
le domaine,
les objectifs,
la durée,
les effectifs concernés,
6.
7.
8.
9.
le coût,
le calendrier,
le profil nécessaire,
éventuellement, le changement de hiérarchie.
15
23. L’élaboration d’un plan de formation
Les acteurs
La DGAFP
• formalise et diffuse les orientations nationales
• élabore le plan de formation interministériel
Le Ministre
• définit la stratégie ministérielle
• valide le plan de formation
La DCP/DCRH
• élabore le bilan de la formation N-1
• traduit la stratégie ministérielle en objectifs
• identifie les compétences requises
• formalise les besoins en formation
• définit, quantifie et budgétise les actions de formation
• rédige le plan de formation
Le service RH
de proximité
• organise, consolide, hiérarchise et transmet les
besoins en compétences et en formation
Les managers
Les agents
Les écoles
• remontent leurs besoins en compétences et en
formation
16
23. L’élaboration d’un plan de formation
Le contenu type du document
I - LE RAPPEL DE LA STRATEGIE MINISTERIELLE
II - LES OBJECTIFS (d’impact) POURSUIVIS
III - LES DOMAINES ET POPULATIONS PRIORITAIRES EN MATIERE DE
FORMATION
IV - LES METHODES PEDAGOGIQUES RETENUES
V - LES ACTIONS DE FORMATION
A/ Les formations verticales
B/ Les formations horizontales
C/ Les stages de perfectionnement
VI - LE BUDGET
VII - LES MODALITES DE SUIVI ET D'EVALUATION DU PLAN DE FORMATION
VIII - LES TRAVAUX A MENER (modalités, acteurs et calendrier)
A/ Les formations à examiner en CTISP
B/ Les formations organisées par la DCP/DCRH
C/ Les formations organisées par les directions
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23. L’élaboration d’un plan de formation
Le plan d’actions type
Elaboration en année n du plan de formation pour l’année n+1
01
02
Priorités
« métier »
pour n+1
03
04
05
Directive
nationale
d’orientation
Recueil
des besoins
des services
07
08
09
10
11
12
Directive
DGAFP
Synthèse
du recueil
des
besoins
Campagne d’entretiens
d’évaluation
Travaux d’analyse et de
synthèse
pour la finalisation du
projet de plan de formation
Validation
du plan
Finalisation
du catalogue
de formation
Recueil des besoins
des agents
Elaboration et résultats du
bilan de la formation n-1
06
Bilan de
formation
N-1
Présentation
du plan et du
catalogue
Remontée des écoles
18
23. L’élaboration d’un plan de formation
Les actions à mener en 2014
Les éléments de contexte
• le CTISP se réunira en juillet et septembre 2014 ;
• des formations doivent être organisées en interne afin de satisfaire les
besoins de services ;
• nous sommes début avril.
Dès lors, les actions suivantes peuvent être utilement menées :
1.
Définir les axes prioritaires de formation et les objectifs d’impact
2.
Consolidation du budget ministériel alloué à la formation pour 2014
3.
Recensement auprès des services RH des directions des besoins en
compétences et des formations internes prévues en 2014 et 2015
4.
Définition, quantification et budgétisation
des actions de formation
5.
Objectivation des besoins pour le CTISP
6.
Définition des rôles et responsabilités des
acteurs pour les actions internes
7.
Définition des modalités de suivi du plan
4.
Elaboration du plan de
formation 2015
19
3. Le recensement des effectifs
Les généralités
• Pour la gestion des ressources humaines, il est nécessaire de
disposer de données relatives aux effectifs de type :
 quantitatif : COMBIEN
?
 qualitatif : QUEL PROFIL/ METIER ?
 situationnel : DANS QUELS SERVICES ?
• Ce recensement, qui doit être effectué dès à présent, s’enrichira
avec la mise à disposition de nouveaux outils :
 dans un 1er temps, un tableau Excel avec les
données les plus utiles ;
 d’ici la fin de l’année, des tableaux prédéfinis et des
requêtes paramétrables dans le nouveau système
d’information.
20
3. Le recensement des effectifs
Le premier tableau de collecte
• Il peut être obtenu selon le mode opératoire suivant :
 élaboration d’un tableau modèle par la DCP/DCRH ;
 transmission par le SG du tableau aux responsables des
différentes entités ministérielles ;
 consolidation des données par la DCP/DCRH.
• Les données idéalement contenues dans ce tableau sont les
suivantes :
N°
Matricule
Secteur
Type de
services (6)
Nom
Spécialité
Prénom
Profil
(2)
Date de
naissance
Position
(3)
Affectation
Direction
Direction
Générale
Sexe
Statut
(1)
Corps
Poste de travail
(4)
Grade
En Formation
(5)
Hiérarchie
Fonction
Lieu d'exercice
Service
Province Commune Etranger
(1) : Statut = Fonctionnaire, Contractuel sous statut local, Contractuel sous statut expatrié, Contractuel hors statut, Main d'œuvre non permanente
(2) : Profil = Diplôme le plus élevé obtenu par l'agent
(3) : Position = Activité, Détachement, Hors cadre, Disponibilité, (Sous les drapeaux)
(4) : Poste de travail = Oui/Non
(5) : Oui/non
(6) : Type de services = Services centraux, services déconcentrés
3 niveaux de
l’organigramme
21
4. L’installation de la DCRH
Les généralités
Le mode opératoire retenu
• La mise en place des DCRH sera graduelle :
 déploiement prioritaire des services de gestion administrative ;
mise en œuvre progressive des autres services, qui gèrent dans un premier
temps les dossiers incontournables (formation par exemple)
• La DGAFP fournit :
 l’organigramme calibré actualisé et les fiches de poste types ;
 les outils métiers et méthodologiques indispensables au démarrage ;
 l’appui des experts métiers sur site
Les prérequis
 des responsables désignés
 des agents formés
 des locaux
 des équipements mobiliers
 des équipements informatiques
 l’installation de FUR sur les postes
 les dossiers individuels des agents
22
4. L’installation de la DCRH
Les actions à mener par les ministères
1 - Désigner les encadrants de manière provisoire
- le DCRH et l'adjoint dans l'attente des nominations
- les chefs de service (et chefs de bureau si besoin)
2 - Affecter les agents dans les bureaux (gestion administrative en priorité)
3 - Calculer le nombre de m2 nécessaires
- signaler à la hiérarchie les surfaces manquantes
- répartir les agents dans les locaux à disposition
4 - Equiper les bureaux (mobilier et informatique)
5 - Se rapprocher de la Direction Informatique de la DGAFP pour installation
de FUR sur les postes
6 - Classer les dossiers individuels dans la salle d'archives
existant
• Il ne faut pas omettre de dimensionner la salle d’archives
au vu du nombre de dossiers individuels
• Sa mise en place constitue un préalable indispensable au
déploiement de la DCRH
• Elle est impérativement située à proximité des services
d’élaboration des actes.
DGAFP
Textes de référence
23
5. Le suivi des carrières
« Etre parvenu à un meilleur suivi des carrières »
1
AU PLAN
OPERATIONNEL
en terme de
gestion
2
en terme de
contrôle
!
les situations administratives des
agents sont à jour
 les actes sont produits dans les
délais
un contrôle régulier est opéré afin
de s’en assurer
Jusqu’à mise en place des DCRH, les actes de gestion sont
élaborés par la DGAFP.
Les dossiers individuels détenus par les ministères ne sont
pas systématiquement mis à jour.
24
5. Le suivi des carrières
1
La gestion
• Les textes prévoient que seuls 4 types d’actes sont assortis d’un délai de
production.
 Il est possible d’anticiper leur élaboration.
• Cette anticipation est également possible pour les reclassements.
• S’agissant des autres évènements :
 la nécessité d’élaborer un acte peut être détectée par le biais des
dossiers déposés, à condition qu’il y ait une gestion du courrier
entrant ;
 sur quelle base fixer un délai « satisfaisant » de traitement des
dossiers ?
2
Le contrôle
• Il parait difficile à mettre en œuvre avant déploiement de la DCRH.
• Il nécessite la mise à disposition de listes informatisées pour identifier
les évènements à tracer.
25
5. Le suivi des carrières
• L’objectif est suivi à compter de la mise en place de la DCRH.
• Dans un premier temps :
 il porte sur les 4 actes identifiés et sur les reclassements ;
 dans l’attente du SIRH, il est demandé à la direction informatique
une liste mensuelle des évènements précités, qui est utilisée pour la
gestion puis pour le contrôle.
• Le contrôle s’effectue comme suit :
Modalités de calcul du délai de traitement
Actes
- Intégration/Engagement
Délai de calcul
Date de début
Date de fin
Un à deux ans
Attribution du
poste budgétaire
Validation
Date
anniversaire
+ 3 mois
Date anniversaire
- Titularisation/Confirmation
- Avancements
- Mises à la retraite
de
l’acte
26
6. Les prochaines étapes
PAP 2014
• Les ministères finalisent les
plans d’action à l’aide des outils
présentés aujourd’hui.
• En fonction des remontées, des
réunions d’appui sont organisées
pour
la
mise
en
œuvre
opérationnelle des plans d’actions
RH.
OUTILS
DEVELOPPES A
TERME
(modèles types)
• document de présentation des
besoins en formation pour passage en
CTISP
• plan d’actions pour le suivi du plan
de formation
• contenu type du bilan de formation
• mode opératoire de l’évaluation des
formations
• boîte à outils d’installation de la
DCRH
RAP
2014
27

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