4- La Cellule de crise

Report
Guide pour les chefs d’établissement
L’objectif est d’élaborer des plans de continuité types,
pour toutes crises
confondues, pour les établissements d’enseignements supérieurs, transposables.
Il s’agit de bâtir une grille type que chaque université va remplir, telle une sorte de
modèle par branche d’activité répertoriant des listes de tâches et missions.
1- Définitions de la cellule de crise et exemples
2- Les préalables à la cellule de crise
3- Déclenchement de la cellule de crise
4 – La cellule de crise
5 – Gestion pendant la crise
6 – Fin de la cellule de crise
7 – Gestion post – crise



La crise est l’apparition d’un événement soudain et non
souhaité interne ou externe ayant pour conséquences des
pertes humaines, financières et matérielles pouvant avoir
un impact sur la vie et la continuité de l’établissement.
Quelle que soit l’origine de la crise, il appartient au chef
d’établissement de prévoir et de mettre en œuvre toute
l’organisation interne afin d’assurer la sécurité de ses
usagers, des personnels, des tiers, des biens et de la
protection de l’environnement. Elle ne doit pas interférer
avec la structure du « temps normal ».
A cette fin le chef d’établissement s’entoure des
compétences nécessaires parmi les ressources humaines
internes : la cellule de crise.
1
Exemples de situations:
Type de situations

Risques majeurs naturels :
(Alerte vigilance météo)
Exemple de plans :


o
Inondation
o
o
o
o
o
Tempête
Glissement de terrain
Séisme, volcan
Avalanche
.. .


Dossier Département des risques
Majeurs (DDRM)
Document d’Information
Communal sur les Risques
Majeurs (DICRIM)
Plan communal de sauvegarde
(consultables en Mairie)
Plan Particulier Risque
Inondation
o
Activation de la cellule de
crise
1
Type de situations

Technologiques :
Exemple de plans :



o
o
Radioactif
Chimiques
o
Fuite de gaz
(consultables en Mairie)




o
Biologiques

Sanitaires :
o
o
Pandémie grippale
Maladies contagieuses

Humaines :
o
o
o
o
o
o
Alerte à la bombe,
Intrusions et occupations de
locaux,
Mouvements de foules,
Intrusion avec arme,
Prise d’otages,
Accidents avec blessés graves et
décès, suicides,
Dossier Département des risques Majeurs
(DDRM)
Document d’Information Communal sur
les Risques Majeurs (DICRIM)
Plan communal de sauvegarde
Plan d’iode (ex. Bourgogne),
Plan de transport des matières
dangereuses – TMD – (ex. : Le Mans),
PPI – POI, avec la prise en considération
des effets dominos,
Plan de Protection de l’atmosphère (ex.
Lyon, www.ppa-lyon.org)

BIOTOX,

Plan pandémie,

Plan vigipirate,
1

Documents

Moyens, Logistiques

Moyens financiers

Formations

Exercice de simulation
2
Annuaires :
 Annuaire de l’administration (Préfecture – Commune - Rectorat - DRIRE– IRSN
- ASN– DDE - DSV - DDASS…)
 Annuaire de la direction de l’Etablissement (Président- SG – DRH – chef de
service (service technique – Service communication – Service Financiers –
Service médecine Préventive Universitaire – Assistante sociale) – Personnel
indispensable : sensible (numéro personnel – adresse professionnelle et
personnelle – Numéro de portable)
 Annuaire des responsables de site, de composante et de laboratoire (numéro
et adresse professionnelles et personnelles – Numéro de portable)
 Annuaire interne des experts et des acteurs de la prévention de l’établissement
(Personnes Compétente radioprotection – Agent Chargé de la Mise en Œuvre
des Règles d’ Hygiène et Sécurité – Techniques – Chimiques – Sauveteurs
Secouristes du Travail…)
 Transmettre la procédure d’alerte aux autorités (contact téléphonique – Email…)


Nota : Déclaration à la CNIL- Diffusion limitée de l’annuaire.
2
2
Plans :
 Plans des bâtiments et des fluides (Gaz (y compris gaz spéciaux) –
électricité – ventilation – eau (usée – propre) – et coupures des fluides)- à
actualiser annuellement
 Plans d’urgence des bâtiments : Cartographie des risques avec listes
produits, bouteilles de gaz (ou arrivée de gaz), stockage de sources
scellées et non scellées, lasers, agents pathogènes, animalerie…
Informations fonctionnelles :





Liste des effectifs – service(s) planning,
Liste de la capacité des amphis comme aide au comptage,
Superficie des locaux (ex. Stockage).
Horaires d’ouvertures des bâtiments.
Carte professionnelle des agents.








Prévoir une salle équipée pour la cellule de crise pour l’établissement et une
salle dans les sites (cellule relais) avec les moyens (ordinateurs et les
connexions réseaux – téléphones – liste de la logistique- tableau et feutre…).
Prévoir des chasubles pour intervention : communication/services
techniques/administration et Ingénieur Hygiène Sécurité/ services médicaux.
Prévoir du papier, des crayons,
Prévoir une fiche bilan pour collecter les informations (ex. : nombre de
blessés ; effectif présent…).
Prévoir la possibilité d’avoir des bons « carburant » pour les véhicules de
services.
Prévoir un registre « entrée » et « sortie »des personnes dans les bâtiments.
Prévoir un registre « main courante » des évènements : traçabilité (heure,
intervention, nom des événements).
Restauration…
2
2
 Se rapprocher de la préfecture pour connaître les moyens
de communications à utiliser.
 Lignes directes auprès des services de secours TASAL.
 Prévoir des Lignes supplémentaires sur l’AUTOCOM en
ligne directe.
 Lignes internes.
 Radio (avec des piles de rechange) et des talkies.
 Mégaphones …
2

Moyens financiers :

Formations :

Exercices de simulation :
◦ Prévoir un budget (liquidité..),
◦ Prévoir la formation de tous les acteurs de la gestion de crise,
◦ Sensibiliser tout le personnel, reconnaître les signaux d’alerte,
appliquer les consignes, vérifier le matériel et former à la mise en
sûreté,
◦ A valider avec les services de secours- préfecture- DREAL –
CHSCT – CT - CA…
Déclenchement de la crise en interne ou externe :
Interne :
En cas d’alerte, suivre la procédure interne de l’établissement
Vérification de la crise par contre appel
Externe :
Alerte par les autorités (Préfecture – Rectorat…)
Vérification de l’origine de l’appel
3





Président ou chef de l’établissement
Directeur Général des services,
Responsable de Service Technique (patrimoine)
Médecin de prévention
Ingénieur Hygiène et Sécurité
= Rôle de chaque
personne lors de la crise et
non selon la fonction,
(10 - 12 personnes - Email de diffusion numéro de téléphone).
Prévoir un suppléant pour
chaque fonction.
Responsable de communication
 Le webmaster
 Le directeur des ressources Humaines
 L’agent comptable
 Un ou des informaticien(s)
 Personne recevant les appels
 Personne pour rédiger la main courante pour la prise
de notes des événements et ordres d’apparition des personnes

4
A disposition de la cellule de crise :
◦
◦
◦
◦
Vices présidents,
Et spécialiste ou référents à (chimie – biologie - radioprotection...)
Expert(s) dans le domaine.
Secrétariat pour relier l’information et noter tous les évènements.
4
4



Renseignement dont le rôle est d’assurer la concordance des
informations entre les différentes cellules relais locales et la cellule
de crise.
Expertise qui doit faire une évaluation continue des risques et
soumettre des solutions à la cellule de décision.
Logistique qui a en charge la gestion des moyens nécessaires à
l’action.
Communication qui doit être l’UNIQUE vecteur de communication de
la cellule de crise avec l’extérieur.
------------------------------------------------------------
4


Rejoindre le lieu réservé à la cellule de crise.
Prévoir une salle de repos et une salle pour la
restauration :
◦ Prévoir l’intendance de la restauration
◦ Au-delà de 12 heures de présence au sein de la cellule, il
faut penser à la continuité de la mission par des personnes
relais pour permettre le repos des agents.
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Rôles
Responsabilité
Remarques
Gestionnaire de crise
Avant :
Déclenche la cellule de
crise
Pendant :
Le rôle des gestionnaires
de crise est de décider des
actions à mener et de la
communication, en
fonction des
renseignements, des
expertises, des
anticipations, des moyens
logistiques disponibles,
sans perdre de vue les
objectifs définis.
Après :
Organise un débriefing
Les gestionnaires de crise constituent la cellule
de commandement qui coordonne l’ensemble
des autres cellules et prend toutes les décisions
nécessitées par la situation
Avant :
Prépare les moyens : plans
– annuaires…
Cette cellule recherche toutes les informations
utiles pour la maîtrise de la crise. Elle alimente
en renseignements reçus les autres cellules et
recherche spécifiquement les informations
demandées par les autres cellules ou les
gestionnaires de crise.
Chef d’établissement
ou son représentant
Médecin de Prévention.
Fonction Renseignement
Ingénieur Hygiène et
Sécurité- Responsable du
service Scolarité
Responsable de RI
…
Pendant :
Recherche des informations
Validation des informations
Présentation des
informations
Moyens :
Prévoir un secrétariat qui note tous les
événements – dates, heures et événements
Téléphone fixe (ligne réservée) et mobile
Moyens :
- Annuaire téléphonique (Attention à la mise à
jour des listes et de la chaîne téléphonique)
- Armoire :
1- Annuaire de sécurité des responsables par
secteur ou par bâtiment avec suppléants
2- Classeur avec repérage sur plans localisation
vannes d’arrêts fluides
des cheminements d’évacuation en couleur
Matériels de premiers secours et torches,
équipements pour le confinements (politique de
mises à l’abri)
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Rôles
Responsabilité
Remarques
Fonction Action
Pendant :
Recueil des décisions prises
par les gestionnaires
Transmission des ordres
Recueil des comptes-rendus
Retour vers les Gestionnaires
Cette cellule a pour fonction la réalisation des
actions décidées par les Gestionnaires de crise.
Elle engage les ressources et les moyens
nécessaires.
Pendant :
Logistique des matériels
(service technique et CRI)
Logistique humaine (service du
personnel)
Logistique comptable et
financière (agence comptable
et service financier)
Logistique juridique (affaires
juridiques)
La cellule logistique a pour fonction la mise à
disposition des ressources et moyens
nécessaires aux actions entreprises.
Elle se divise en quatre sous cellules :

La cellule « matériel » qui s’occupe de la
mise à disposition, de la maintenance et
de la gestion des matériels de tout type
nécessaires

La cellule humaine qui prend en charge
les hommes, dans leurs besoins
d’hébergement, de nourriture, de
déplacement, etc…

La cellule comptable et financière, gérant
les besoins financiers, les factures et
éventuellement les dons.

La cellule juridique qui prend toutes les
dispositions pour assurer la légalité des
actions et prépare les recours éventuels
en faisant attention à la non disparition de
témoignages et/ou preuves.
Pendant :
Vers tous les acteurs de la
crise (gestionnaires de crise)
Vers les autorités
(gestionnaires de crise)
Vers le public (service
communication)
Vers les victimes (médecin
spécialisé)
Vers les médias (journaliste)
Cette cellule est en charge de la communication
vers les différents récepteurs.
Nous devons faire remarquer que les messages,
s’ils sont identiques dans leur contenu
(cohérence) doivent être adaptés à chacun des
destinataires.
Il s’agit ici d’une cellule de professionnels de la
communication qui vont avoir à gérer l’image
de l’établissement. Il est bon qu’elle ne soit pas
constituée « à chaud ».
Directeur Général des services
Directeur des services Techniques
Cellule psychologique
Informaticiens
…
Fonction Logistique
Agent comptable
Responsable du service financier
Responsable du Service Technique
Responsable de la cellule juridique
Directeur des Ressources Humaines…
Fonction Communication
Chargé de la communication de
l’établissement ou externe (journaliste relié à
l’établissement par convention et
confidentialité – médecin du service de la
médecine Préventive)
5
Rôles
Responsabilité
Remarques
Fonction Expertise
Pendant :
Groupe prévu à l’avance
Poser les bonnes questions
Anticiper sur les résultats
Éviter de décider
Nous trouvons là, un ensemble d’experts qui peuvent
être utilisés à la demande des autres cellules et de la
cellule de décision pour aider dans la prise de
décision.
Agent ayant la connaissance
de la science du danger
auquel la cellule de crise est
confrontée…
Il est important de faire remarquer que cette cellule
ou ce groupe ne se constitue pas lors de la crise, ou
alors avec de grandes difficultés.
Il est bon qu’il soit préconstitué avec des experts qui
se connaissent déjà et ont une idée sur ce qui peut
leur être demandé.
Fonction Anticipation
Agent ayant la connaissance et
pratique des sciences du
danger…
Pendant :
Spécialistes de la gestion de crise
Extérieure à l’action
Tente de prévoir les
dysfonctionnements
Cette cellule est la plus originale dans l’organisation
de la maîtrise de la crise. Elle regroupe un ensemble
de personnes qui, en permanence, munies des
mêmes informations que les autres cellules,
imaginent des stratégies de secours pour parer à tout
échec dans les actions engagées.
Cette cellule, nouvelle, est issue de l’expérience qui
montre qu’une personne engagée dans une action
met toutes ses forces et son intelligence pour la
réussite de cette action.
Il est impossible qu’elle puisse en parallèle imaginer
des stratégies de rechange en cas d’échec. Si celui ci
survient, un temps précieux est perdu pour que
l’acteur se remette dans une phase de réflexion ou
même comprenne qu’il est face à un échec. Seul un
acteur extérieur pourra l’aider dans cette démarche.
C’est l’objet et la fonction de cette cellule.
Relais
Doyen- Directeur …
ACMO ou correspondant
sécurité Expert
…
Cellule de crise à l’échelle d’une
composante
5

Décision de la fin de la crise :





Par le préfet
ou par le chef d’établissement
ou par l’autorité supérieure
ou par les pompiers
Répercuter cette information en interne ?
 Par le chef d’établissement
 Par le délégation du chef d’établissement
 Par la cellule de la Communication
La tentative est grande de revenir le plus tôt possible dans
un état normal du système et d’oublier
6




Débriefing : réunir les différents acteurs de la cellule de crise
◦ le bilan des conséquences de l’événement
◦ bilan de la gestion de la cellule de crise
Prévoir une fiche de retour d’expérience dès le début de la
mise en place de la cellule de crise
Communiquer la gestion de l’événement et les
enseignements tirés en externe et en interne
Rédiger un rapport de l’événement et transmission aux
autorités.
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