Gerência de Partes Interessadas - Lopes & Gazzani Planejamento

Report
Gerência de Projetos de TI
3. Partes Interessadas
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
[email protected]
http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/
Partes Interessadas
Grupo de Processo
Processo
Iniciação
Identificar as Partes Interessadas
Planejamento
Planejar a Gestão de Partes Interessadas
Execução
Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas
Monitoramento
Controlar o Engajamento das Partes Interessadas
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Da resistência ao entusiasmo!?
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Identificar as partes interessadas
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Identificar as partes interessadas
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Termo de abertura do projeto
Análise das partes interessadas
Documentos de aquisição
Opinião especializada
Registro das partes interessadas
Fatores ambientais da empresa
Reuniões
Ativos de processos organizacionais
 Missão:
 Identificar pessoas e empresas afetadas pelo projeto, documentar seus interesses,
influência e impacto no sucesso do projeto
 Documentos de aquisição:
 Revelam as partes envolvidas no contrato e eventualmente fornecedores
relevantes
 Fatores ambientais da empresa:
 Cultura e estrutura organizacional da empresa
 Padrões governamentais (órgãos reguladores) ou do setor
 Ativos de processos organizacionais:
 Modelos de registros, lições e partes interessadas de projetos anteriores
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Análise das partes interessadas
1ª
etapa
• Identificar todos os interessados
• Levantar informações relevantes
• Normalmente feito através de
entrevistas
2ª
etapa
• Identificar influências e impactos
• Ranquear e definir estratégia de
abordagem
• Normalmente, usa gráficos ou
tabelas de interesse x influência
3ª
etapa
• Avaliar padrões de reação e/ou
resposta
• Planejar como influenciá-los
• Mitigar os potenciais impactos
negativos
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Identificar as partes - detalhes
 Técnicas:
 Opinião especializada:
 Alta administração, outras unidades, especialistas, gerentes de projetos
anteriores, etc.
 Saídas:
 Registro das partes interessadas:
 Identificação:
 Avaliação:
 Classificação:
nome, contatos, posição, local e papel no projeto
interesse, influências, expectativas e fase de maior interesse
interna/externa, apoiadora/neutra/resistente, etc.
Envolvido Posição na Organização Papel no Projeto Nível de Interesse Nível de Influência
Fulano
Diretor
Patrocinador
Baixo
Alto
Beltrano
Coordenador
Cliente
Alto
Médio
Cicrano
Coordenador
Cliente
Baixo
Alto
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Exemplos de questões
 1) Qual combinação abaixo de partes interessadas normalmente
representa maior risco de problemas?




A. Apoiador, com alto interesse e alto poder
B. Apoiador, com alto interesse e baixo poder
C. Neutro, com alto interesse e alto poder
D. Neutro, com alto interesse e baixo poder
 2) Qual das afirmações a seguir MELHOR descreve como as
partes interessadas estão envolvidas em um projeto?




A. Elas determinam o cronograma, as entregas e os requisitos do projeto
B. Elas ajudam a determinar restrições e entregas dos produtos do projeto
C. Elas determinam as necessidades e as restrições de recursos no projeto
D. Elas ajudam a fornecer premissas, a EAP e os planos de gerenciamento
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Planejar a gestão de partes interessadas
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Planejar a gestão de partes interessadas
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Plano de gestão do projeto
Registro de partes interessadas
Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais
Opinião especializada (consultoria)
Reuniões
Técnicas analíticas
Plano de gestão das partes interessadas
Documentos de projeto atualizados
(cronograma e registro de partes
interessadas)
 Missão:
 Desenvolver estratégias para gestão eficiente do engajamento das Partes
Interessadas, com base em suas necessidades, interesses e impacto
 Envolve criar e manter relacionamentos com as Partes Interessadas
 Plano de Gestão do Projeto:
 Construído em paralelo com os demais planos de gestão do projeto
 Opinião especializada:
 Ajudam a decidir o nível de engajamento necessário das Parte Interessadas
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Planejar a gestão de partes interessadas - técnicas
 Técnicas Analíticas:
 Identificar como o projeto é afetado pela Parte Interessada e planejar
formas de engajá-la e gerenciar suas expectativas para atingir os objetivos
 O engajamento pode se classificado em:
 Inconsciente:
 Resistente:
 Neutro:
 Apoia:
 Entusiasta:
Não sabe o impacto nem o potencial do projeto
Sabe do impacto e do potencial, mas resiste às mudanças
Sabe do impacto e do potencial, mas não resiste nem apoia
Sabe do impacto e do potencial, apoia as mudanças
Sabe do impacto e do potencial, engajado e busca o sucesso
 Classifique o engajamento atual e o desejado
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Planejar a gestão de partes interessadas - saídas
 Plano de Gestão das Partes Interessadas:
 Matriz de engajamento atual e desejado, escopo, relações, padrões de
reação, requisitos de comunicação, frequência, métodos de atualização e
refinamento do planejamento, etc.
Envolvido
Posição na Papel no
Organização Projeto
Nível de Nível de Engajamento
Interesse Influência Atual
Engajamento
Necessário
Estratégia
Fulano
Presidente
Patrocinador
Baixo
Alto
Inconsciente
Entusiasta
Dupla abordagem
Beltrano
Diretor
Cliente
Médio
Alto
Resistente
Apoiador
Dupla abordagem
Cicrano
Gerente
Cliente
Alto
Médio
Neutro
Apoiador
Mostrar benefícios
Fulano II
Supervisor
Usuário Chave Médio
Médio
Apoiador
Apoiador
n/a
Beltrano II
Analista
Usuário
Baixo
Entusiasta
Apoiador
n/a
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
Baixo
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Exemplos de questões
 3) O plano de gestão das partes interessadas é feito para:




A. Identificar as partes interessadas envolvidas no projeto
B. Definir o nível de influência e de interesse das partes interessadas
C. Registrar as reclamações e os feedbacks das partes interessadas
D. Identificar o tipo de engajamento atual e desejado das partes
interessadas e planejar como sair de um e chegar no outro
 4) Um gerente de projetos quer transformar engajamento
inadequados em apoio. Em ordem, quais tipos de engajamento o
gerente de projetos deve tratar primeiro?




A. Neutro, inconsciente e apoiador
B. Neutro, inconsciente e resistente
C. Entusiasta, neutro e apoiador
D. Neutro, apoiador e entusiasta
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Gerenciar o engajamento das partes interessadas
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Gerenciar o engajamento das partes interessadas
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Registro de questões
Plano de gestão das partes interessadas
Solicitações de mudanças
Métodos de comunicação
Plano de gestão das comunicações
Plano de gestão do projeto atualizado
Habilidades interpessoais
Registro de mudanças
Documentos do projeto atualizado
Habilidades de gerenciamento
Ativos de processos organizacionais
(registro de partes interessadas)
Ativos de processos atualizado
 Missão:
 Comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender suas necessidades e
expectativas, resolvendo questões à medida que elas surgem e manter o engajamento delas:
 Gerenciar as expectativas das partes interessadas durante negociações e comunicações
 Abordar as preocupações antes que elas virem questões e antecipar futuros problemas
 Esclarecer e solucionar as questões identificadas
 Habilidades interpessoais:
 Gerar confiança, resolver conflitos, escutar ativamente e superar resistências às mudanças
 Habilidades de gestão:
 Facilitar o consenso, influenciar, negociar acordos e promover mudanças para aceitação
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Gerenciar o engajamento das partes interessadas
 Saídas:
 Registro de questões:
 Documentar, classificar (urgência e impacto) e acompanhar a resolução das
questões e preocupações das partes interessadas
 Solicitações de mudanças:
 Podem incluir todos os tipos (ações preventivas, corretivas, reparos de defeito
e atualizações)
 Plano de gestão do projeto:
 Plano de gestão das partes interessadas, ex.: mudanças de necessidades de
comunicação, mudanças de estratégias, etc.
 Documentos do projeto atualizado:
 Registro de partes interessadas
 Ativos de processos atualizado:
 Causas das questões, razões das ações corretivas e lições aprendidas
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Exemplos de questões
 5) Na gestão do engajamento das partes interessadas os gerente
de projetos deve:




A. Ficar atento as expectativas delas durante negociações e comunicações
B. Observar as preocupações delas antes que ocorram problemas
C. Registrar e tratar todas as preocupações e problemas delas
D. Todas as alternativas acima devem ser empreendidas neste processo
 6) Qual dos itens abaixo não é uma entrada do processo
gerenciar o engajamento de partes interessadas?




A. O plano que diz como o engajamento das pessoas deve ser tratado
B. A base de conhecimento de gestão de projetos da empresa
C. O plano que diz como o projeto deve ser gerenciado
D. O documento que registra as mudanças já solicitadas no projeto
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Controlar o engajamento das partes interessadas
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Controlar o engajamento das partes interessadas
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Plano de gestão do projeto
Registro de questões
Dados de desempenho do trabalho
Documentos do projeto
Informações de desempenho do trabalho
Solicitações de mudanças
Sistemas de gestão de informações
Plano de gestão do projeto atualizado
Opinião especializada
Documentos do projeto atualizados (registro
Reuniões
de partes interessadas e registro de questões)
Ativos de processos organizacionais atualizado
 Missão:
 Monitorar o relacionamento com as partes interessadas do projeto e
ajustar as estratégias/planos para manter as partes interessadas
engajadas
 Documentos do projeto:
 Entradas: cronograma, comunicações e registros de: partes interessadas,
questões e mudanças
 Saídas: registros de partes interessadas e de questões
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Controlar o engajamento das partes interessadas
- saídas
 Informações de desempenho do trabalho:
 Reúne os dados, informações e relatórios de desempenho de vários
processos de controle, analisados e integrados gerando informações que
serão utilizadas para as tomadas de decisões e comunicações
 Solicitações de mudanças:
 Tipicamente são geradas ações preventivas e ações corretivas
 Plano de gestão do projeto atualizado:
 Podem afetar todos os planos de gestão componentes do Plano de Gestão
do Projeto
 Ativos de processos organizacionais atualizado:
 Tipicamente: notificações de partes interessadas, relatórios,
apresentações, registros, feedback das partes interessadas e documentos
de lições aprendidas
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Exemplos de questões
 7) Todas opções a seguir são saídas do Controlar o engajamento
das partes interessadas, EXCETO:




A. Informações de desempenho do trabalho do projeto
B. Registro de partes interessadas e de questões
C. Manter as partes interessadas com o engajamento necessário
D. Plano de gestão das partes interessadas
 8) Todas as alternativas abaixo podem ajudar a controlar o
engajamento das partes interessadas, EXCETO:




A. Programação de férias das pessoas de sua equipe
B. Preocupações e problemas apontados pelas partes interessadas
C. Dados sobre o andamento previsto e realizado do projeto
D. Cronogramas e comunicações do projeto
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Obrigado!
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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