电子资源管理与揭示

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电子资源管理与揭示
深圳大学 崔晓松
2012年10月 广州
电子资源管理
图书馆电子资源管理态势分析
电子资源采购费用逐年增加
图书馆电子资源管理态势分析
管理复杂
 工作流程多:资源的试用、引进、合同的签订与管
理、信息发布、资源揭示、宣传推广、维护 、评估
1.7使用过程
1.图书馆尚未购买的收费的电子资源
1.1收集信息:从CALIS各中心、广东
省高校图工委、数据库商、读者、Inte
rnet等途径接收与收集电子资源的有关
信息(电资部、参考部)
1.7.2购买信息
发布(电资部)
1.2确定是否试用
(电资部)
否
是
1.3.1向CALIS、
数据库商或代理
商等申请试用(
电资部)
1.3.4发布试用
通知,制作相关
网页(电资部)
1.7.4深层揭示
(参考部)
是否属于本
馆镜像
1.3.5试用期推
广、培训、咨
询(参考部)
1.7.5宣传与培
训(参考部)
是
1.3.6读者意见
搜集(参考部
搜集汇总给电
资部)
1.3.2安装数据
(电脑部)
1.7.8使用统计
(参考部)
1.7.3制作相关
网页并发布
(电资部)
1.3试用过程
否
1.7.7维护:根据需要
通知数据库商修改IP地址、
修改访问方式和访问网址等
(电资部)
1.7.1电子资源
著录(电资部)
1.7.9故障处理
(参考部)
1.7.9.1发现故障
,了解故障表现、
故障原因及故障范
围,发布故障通知
1.7.9.4发布解
除故障通知
1.7.6解答咨询
、搜集读者反馈
意见(参考部)
1.7.9.2由于网
络问题或其他本
校原因引起,联
络电脑部或网络
中心解决
1.7.9.3由于非
本校原因引起
,联络数据商或
代理商解决,并
进行故障记录
1.8数据库统一检索平台的更新与维护
1.3.3试用开通后
进行测试(电资
部)
1.3.7试用统计
(电资部)
1.4试用评估:根据数据库内容、检索系
统、服务、使用量、其他馆购买及使用
情况、与已经引进的数据库的重复情况
、购买方案、经费预算、读者反馈意见
等汇总产生评估意见(电资部)
否
1.5论证:对拟购买的新的电子资源
,电子资源部填写新购数据库论证报
告,图书馆数据库采购小组和相关学
院决定是否购买(电资部、数据库采
购小组、相关学院)
1.8.1数据库与电子期刊的分
类标引:建立符合本馆实际
情况的分类体系,方便使用
与统计(参考部)
1.8.2Metalib+SFX中央
知识库(CKB)更新
与维护(数图室)
1.8.1.1参考中图
法,建立分类表
1.8.3Metalib+SFX后台
管理与维护
(数图室)
1.8.1.2数据库的分
类标引(按学科或
文献类型)
1.8.4Metalib+SFX软件
更新(数图室)
1.8.1.3电子期刊
的分类标引(按
学科)
1.8.5用户使用辅导(参
考部),对检索中遇到
的问题进行解答和反馈
(数图室)
是
1.6购买过程:同2.2.3
1.9数据存档、批量下载(电脑部)
1.10获取MARC数据或期刊目录(电资部)
结束
1.11预算及各类统计(使用统
计除外)(电资部)
4
图书馆电子资源管理态势分析
(2)管理复杂
 涉及相关部门及人员的协调
参考咨询部
用户
数据库提供商
系统部
电子资源部
数据库提供商
用户
其他部门
图书馆
5
电子资源管理的生命周期及功能需求
ERMI(Electronic Resource Management Initiative): DLF, 2002-2004
• 产品考虑与试用:资源试用、试用评估等
• 采购:许可谈判、技术评估、商务谈判
• 实施:书目数据、资源获取、使用权限、统一认证等
• 维护与评估:续订/停订、使用统计、成本统计、故障处理
ERM Systems, Standards and Subscriptions: NISO, 2011
http://www.niso.org/news/events/2011/nisowebinars/erm/
6
电子资源管理的生命周期及功能需求
需求与经费考虑
试用
故障跟踪与解决
试用评估
采购清单
产品考虑
与试用
用户反馈
许可条款
使用统计
续订/停订
价格
维护与评估
生命周期
成本统计
电子资源收藏范围
采购
管理(联系人、文
档、电子资源等)
访问URL
电子资源编目
统一认证
安装与使用
代理访问
门户网站
建立联系人
通知用户
链接解析器
提供培训
使用权限
文档管理
个性化界面配置
7
OpenERMS功能介绍
1
采购管理
2
文档管理
3
经费管理
4
使用统计与效益评估
5
资源查重
6
知识库管理
8
OpenERMS–采购管理
(1)工作流管理–采购全过程跟踪
工作夹
工作夹实现对采购全过程的跟踪管理
业务流程标准化,提升管理水平;
大量信息从私人文件夹和信箱中移到
了服务器,既安全又可共享;
 便于管理者掌握进度。
9
OpenERMS –采购管理
(2)资产管理–采购清单
采购清单
采购内容清晰便于验收等资产管理
10
OpenERMS –采购管理
(3)资产管理–验收
验收流程
分工明确, 进程可见
11
OpenERMS –采购管理
(4)为电子资源采购的各阶段设立自动提醒功能
任务提醒
12
OpenERMS –采购管理
(5)记录故障日志(如:时间、人员、事件)
故障维护
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OpenERMS –采购管理
(6)储存后台管理信息
•保存和提供访问管理相关信息,如用户名及密码。
•资源销售商的联系信息等的保存与获取
困境
14
OpenERMS –文档管理(合同、报告)
(1)合同
采购合同
 数字化存档
系统管理,便于检索、浏览
 信息共享,便于多人同时查看
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OpenERMS –文档管理
(2)文档中心–实现各种类型、各种格式文档的一站式管理
16
OpenERMS—经费管理
(1) 查看经费信息—便于管理者了解经费使用情况
1
使用该项经费
的所有采购记录
(按年度)
2
使用该项经费的
所有付款发票记录
17
OpenERMS –经费管理
(2) 经费统计–便于采购决策
18
OpenERMS –经费管理
(3) 预算:制定包含电子资源清单的详细经费年度预算
预算
19
OpenERMS –使用统计管理
(1)SUSHI自动收割
20
OpenERMS –使用统计管理
COUNTER—DB1报告
(3)标准化的统计数据--Counter报告
21
OpenERMS –使用统计管理
COUNTER—JR1报告
(3)标准化的统计数据--Counter报告
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OpenERMS–使用统计管理
COUNTER—扩展DB1报告
(3)标准化的统计数据--Counter报告
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OpenERMS –使用统计管理
(2)提供上传数据模版
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OpenERMS –使用统计管理
(3) 使用统计数据查看方便
•收集、组织使用统计
•提供历史使用统计
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OpenERMS –资源查重
通过知识库实现资源比对
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OpenERMS–具备专业的知识库
 新增、检索和查看电子资源
 发现新资源
记录变化历史
电子资源基本信息的集合
建立数据库导航、电子期刊导航和数据库商导航
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OpenERMS–具备专业的知识库
参照书目记录的功能需求(FRBR)来组织知识库
建设中文资源
体现电子资源的层次性:
平台-数据库-最小订购单元
资源信息共建共享
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电子资源揭示
资源揭示
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通知/公告
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