신지현 - 세브란스병원 임상시험센터

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CRC추계학술대회 전달교
육
- 임상시험관련 기본문서
세브란스병원 임상시험센터
CRC : 신지현
If it is not documented, it didn’t happen!!
If it is not written, it does not exist!!
Contents
• 임상시험 관련 문서의 종류
1) 기본문서 (Essential Documents)
2) 근거문서 (Source Documents)
• 문서관리 및 보관
임상시험 관련 문서 필요성
 임상시험을 성공적으로 관리하기 위해,
 임상시험의 안전성과 효율성 결과를 분석하고 보
고하기 위해,
 대상자의 안전, 권리, 안녕을 보호하기 위해,
 감사와 실태조사에서 수집된 자료의 정확함을 입
증하기 위해 필요.
기본문서
(Essential Document)
 기본문서의 정의
 기본문서의 기능
 기본문서의 준비 및 보존
 기본문서의 종류
기본문서의 정의
•
임상시험의 수행과 그로부터 얻은 자료의 품질에 대
한 개별적 또는 전체적 평가가 가능하도록 해 주는
문서(전자문서를 포함한다)
<제 30조 제 1항 관련, 별표 4>
기본문서의 기능
•
시험자/시험기관 및 의뢰자가 기본문서를 적절하게
정리/보존함으로써 임상시험을 성공적으로 관리하
는데 도움
•
임상시험이 타당하게 수행되었고 수집된 자료가 정
확함을 확인하기 위해 의뢰자가 독립적으로 실시하
는 점검 및 식품의약품안전청장이 실시하는 실태조
사의 검토대상이 됨.
•
자료의 정확성, 완전성 증명 및 연구물질의 판매 승
인을 지지
기본문서의 준비 및 보존
•
임상시험 진행 단계에 따라 임상시험 실시 전, 실시
중, 완료 또는 종료 후로 나누어 맞게 준비되어 함.
•
임상시험기본문서파일(Trial master file)
•
기본문서들을 정리, 보존할 수 있는 파일(바인더)
•
해당 임상시험이 실시되기 이전에 시험자/시험기관 및 의뢰자
측에 준비되어야 함.
기본문서
임상시험자 자료집 (Investigator’s Brochure)
• 정의
임상시험의약품에 관련된 임상 및 비임상 정보를 정리하여 시험자에게
제공하는 자료집 <제 30조 제 1항 관련, 별표 4>
. 시험약의 물리적, 화학적, 약리학적 특성에 관한 최근의 결과가 요약되어
있음.
• 동일한 버전이 연구자, IRB, KFDA에 제출
• 개정 - 충분한 자료가 축적 또는 즉각적인 반영이 필요한 경우
임상시험 중에 얻어진 임상시험용 의약품에 관한 최신의
과학적 정보를 적시에 시험자에게 제공하였음을 문서화
하기 위함.
• 추가정보 - Dear Dr. 서신, IRB 추보, INDSR 제공
기본문서 – 기관연구윤리심의위원회(IRB) 관련 문서
• IRB 승인서/변경 승인서 포함되어야 할 사항
•
•
•
•
•
심사위원회 이름, 소속
시험번호, 제목
검토문서(검토한 문서명,버전)
검토일/검토 위원 명단
검토 결과 및 위원장 서명 및 직인
• IRB 연구진행보고서(지속심의): 시험책임자는 최소
년 1회 이상 시험 진행에 대한 보고를 IRB에 해야 함.
기본문서 - 실험실 관련 문서
• 정상범위 수치(normal value)
• 객관적 평가 기준이 제시되는 모든 검사
• 현재 사용하고 있는 수치임을 확인하기 위한 시험자 또는 검사실
책임자의 서명이 포함
• 검사실 인증서(Laboratory Certificate) /정도관리평가 결과
• 의뢰사 측 지정 Central Lab 사용 시 관련문서 의뢰사가 제공
• 검체 관련 문서
•
•
•
•
검체 관리 Logs
검체 운송 Logs
온도기록지
Calibration Logs
기본문서 - 임상시험 의약품 관련 문서
• 임상시험약, 관련 공급품 취급 및 배달, 운송에 관한 지침
• 임상시험약 인수증
• 임상시험약 불출입 기록
• 처방전(대상자번호, 시험약번호, 날짜, 처방한 시험자 서명)
• 재고관리기록
• 온도기록지 및 온도기에 대한 점검 문서
기본문서 - 시험자 서명록
• 이력/경력 문서와 함께 보관
• 모든 시험참여자의 이름과 직책, 사용하게 될 서명,
구체적인 역할, 참여기간 등이 포함
• 새로운 시험자가 추가되거나 변경될 경우 그 사항(특
히 참여기간)을 반드시 반영하여 변경
• 모니터링 시 시험자/담당자들의 역할이 서명록에
기록된 대로 진행되고 있는지 점검
기본문서
대상자 선별(Screening)/등재(Enrollment)기록
선별기록(Screening log)
• 목적 : 대상자 선별 현황 및 실패 시 사유 파악
• 작성 : 선별 검사를 했던 모든 대상자 이니셜,
대상자번호와 선별결과(실패, 등재)
실패인 경우 그 사유 등 기록
등재기록과 함께 보관
등재기록(Enrollment log)
• 목적: 대상자 번호가 피험자의 임상시험 참여 순서에 따라
부여 되었음을 확인
 선별기록과 등재기록을 함께 작성하는 경우도 있고 별도로
작성하기도 함.
기본문서
대상자 식별 코드(Subject Identification Code)
대상자 식별 코드(Subject Identification Code)
• 목적 : 실제 대상자임을 확인할 수 있는 식별 정보(chart no.
Full name 등)를 포함.
• 대상자 번호 별 해당 대상자의 명단이 비밀 보장된 상태로 시험
책임자가 보유하고 있다는 것을 문서화하고, 응급상황 발생시
대상자의 신원을 확인할 수 있게 하기 위함.
• 기관 측의 Investigator File에만 보관
기본문서 - 기타 관련 문서
• DCF (data clarification form)
• 오류 자료에 대해 의뢰사 또는 CRO가 연구자에게 증례기록
서/ 근거 자료 원본과 비교 및 검토하도록 질의를 보내는 문
서 양식
• Ex : CRF – 기관번호, 환자 번호 누락
복합제 – 성분명 기재
한국말 – 영어로 번역
• 근거문서 확인서
• 계획서에서 수집을 요구하는 자료의 근거문서 범위를 사전
에 의뢰자 측과 논의하여 결정
• Ex : 선정/제외 기준 -> 환자 챠트
실험실 검사 결과-> Central lab 결과보고지/local lab
ECG 결과 -> ECG 결과지
기본문서종류 – 임상시험 실시 전
보존장소
번호
문서제목
시험기관/
시험책임자
의뢰자
1
임상시험자자료집
✔
✔
2
승인된 계획서(변경계획서), 증례기록서 서식
✔
✔
3
대상자에게 제공되는 정보
•동의서 서식 및 대상자설명서
•기타 문서화된 정보
✔
✔
✔
✔
4
계약서 등 임상시험의 재정에 관한 사항
✔
✔
5
대상자 보상에 관한 사항 (필요한 경우, 임상시험 보험 포함)
✔
✔
6
임상시험 관련 다음 당사자들이 서명한 합의문서
•시험책임자/시험기관의 장과 의뢰자
•의뢰자와 임상시험수탁기관
•시험책임자/시험기관의 장과 임상시험수탁기관
•기타
✔
✔
✔
✔
✔
✔
✔
✔
기본문서종류 – 임상시험 실시 전
기본문서종류 – 임상시험 실시 전
보존장소
번
호
문서제목
시험기관/
시험책임자
의뢰자
✔
✔
다음 사항에 대하여 날짜가 기재된 심사위원회의 승인통보서
또는 의견서
7
•계획서(변경계획서)
•증례기록서 서식
•동의서 서식 및 대상자설명서
•대상자에게 제공되는 문서화된 기타 정보
•대상자 보상에 관련된 사항
•기타
8
심사위원회의 구성에 관한 사항
✔
✔
(필요시)
9
식품의약품안전청장의 계획서 승인통보서
✔
✔
10
시험자의 자격을 증명하는 이력서와 기타 관련 문서
✔
✔
11
계획서에 포함된 실험실적 검사를 포함한 관련 검사의 정상 범위
✔
✔
12
계획서에 포함된 실험실적 검사를 포함한 관련 검사에 대한 다음 사항
•증명서 또는 인증서
•내·외부 정도관리 평가 결과
•필요한 경우 기타 타당성 확인 결과
✔
✔
기본문서종류 – 임상시험 실시 전
기본문서종류 – 임상시험 실시 전
보존장소
번호
문서제목
시험기관/
시험책임
자
의뢰자
13
임상시험에 사용되는 의약품의 용기 및 포장에 첨부되는
표시기재사항의 견본
14
임상시험에 사용되는 의약품 및 기타 공급품의 취급에 관한 지침
(계획서 또는 임상시험자자료집에 포함되지 않은 경우에 한함)
✔
✔
15
임상시험에 사용되는 의약품 및 기타 공급품의 배달/운송에
관한 기록
✔
✔
16
배달/운송된, 임상시험에 사용되는 의약품의 품질관리증명서
(Certificate of Analysis)
17
맹검 임상시험의 경우 맹검 해제에 관한 절차
18
무작위배정 코드 명단
19
임상시험 실시 전 모니터링 보고서
20
임상시험 개시 모니터링 보고서
✔
✔
✔
✔
(필요시
제3자가 보존)
✔
(필요시
제3자가 보존)
✔
✔
✔
기본문서종류 –
– 임상시험
임상시험 실시
실시 중
중
기본문서종류
보존장소
번호
문서제목
시험기관/
시험책임자
의뢰자
1
최근 내용을 추가한 임상시험자자료집
✔
✔
2
다음 문서의 수정본
• 변경계획서 또는 증례기록서 서식
• 동의서 서식 및 피험자설명서
• 대상자에게 제공되는 기타 문서화된 정보
✔
✔
3
다음 사항에 대하여 날짜가 기재된 심사위원회의 승인통보서 또는
의견서
• 변경계획서
• 동의서 서식, 대상자설명서, 기타 대상자에게 제공되는 문서화된
기 정보의 수정본
• 제공된 기타 문서
• 임상시험의 진행에 관한 지속적 검토 (실시한 경우에 한함)
✔
✔
4
식품의약품안전청장의 변경계획서 승인통보서
✔
✔
5
새로 참여하는 시험자의 자격을 증명하는 이력서와 기타 관련 문서
✔
✔
6
계획서에 포함된 실험실적 검사를 포함한 관련 검사의 정상 범위에
대한 수정
✔
✔
기본문서종류 –
– 임상시험
임상시험 실시
실시 중
중
기본문서종류
보존장소
번호
문서제목
시험기관/
시험책임자
의뢰자
7
계획서에 포함된 실험실적 검사를 포함한 관련 검사의 수정에 대한
다음 사항
• 증명서 또는 인증서
• 내·외부 정도관리 평가 결과
• 필요한 경우 기타 타당성 확인 결과
✔
✔
8
임상시험에 사용되는 의약품 및 기타 공급품의 배달/운송에 관한 기록
✔
✔
9
새롭게 제조된, 임상시험에 사용되는 의약품의 품질관리증명서
(Certificate of Analysis)
✔
10
모니터링 방문 보고서
✔
11
모니터링 방문이 아닌 다음 사항에 의한 시험자 등과의 의사 소통 내용
• 편지(전송, 전자우편 포함)
• 회의록
• 전화통화 기록
✔
12
서명된 동의서
✔
13
근거문서
✔
14
서명과 기재 날짜가 포함된 완결 증례기록서
✔
(사본)
✔
✔
(원본)
기본문서종류 –
– 임상시험
임상시험 실시
실시 중
중
기본문서종류
보존장소
번호
문서제목
시험기관/
시험책임
자
의뢰자
✔
(사본)
✔
(원본)
15
증례기록서 수정에 관한 문서
16
중대한 이상반응과 관련 보고 사항에 대하여 시험책임자가 의뢰자에게
통보한 내용
✔
✔
17
예상하지 못하고 중대한 이상반응 및 기타 안전성 관련 사항에 대하여 의뢰자
또는 시험책임자가 식품의약품안전청장 및 시험기관의 심사위원회에 통보한
내용
✔
✔
18
안전성 관련 사항에 대하여 의뢰자가 시험책임자에게 통보한 내용
✔
✔
19
시험기관의 심사위원회에 대한 중간 또는 연차 보고서
✔
(해당시)
✔
(해당시)
20
대상자 선별 기록(Screening Log)
✔
✔
(필요시)
21
대상자식별코드 명단
✔
22
대상자 등재 기록(Enrollment Log)
✔
23
시험기관에서의 임상시험에 사용되는 의약품에 대한 관리 기록
✔
✔
24
서명록
✔
✔
25
보관된 체액 또는 조직 샘플에 대한 기록 (필요한 경우)
✔
✔
기본문서종류 –
– 임상시험
임상시험 완료
완료
기본문서종류
보존장소
번호
문서제목
시험기관/
시험책임
자
의뢰자
✔
✔
1
시험기관에서의 임상시험에 사용되는 의약품에 대한 관리 기록
2
임상시험에 사용되는 의약품의 폐기에 대한 문서
3
임상시험을 완료(조기종료나 중도탈락 포함)한 대상자식별코드
명단
4
감사확인서
✔
5
임상시험 종료 모니터링 보고서
✔
6
치료군 배정 및 맹검 해제에 대한 문서
✔
7
심사위원회, 의뢰자 및 식품의약품안전청장(조기종료시)에게
제출한
임상시험 완료(조기종료)보고서
✔
✔
8
임상시험결과보고서
✔
✔
✔
✔
근거문서
(Source Documents)
 근거문서 vs 근거자료
 근거문서 작성 원칙
 보조 근거문서 양식 -Worksheet
근거문서
Source Data and Source Documents
• 근거자료(Source data) – 임상시험을 재현 또는 평가하는데 필요
한 관련 임상 소견, 관찰, 기타 행위 등이 기록된 원본 또는 원본의
공식 사본에 담겨있는 모든 정보
• 근거문서(Source documents) – 병원기록, 의무기록, 피험자기
록, 메모, 병리검사결과, 대상자일기 또는 평가점검표, 약국의 의
약품 불출 기록, 자동화 검사기기에 기록된 자료, 검사인증서 및
공식 사본, 마이크로피시, 마이크로필름, 방사선학적 검사 자료,
자기테이프, 약국기록자료, 병리검사실기록자료 등과 같이 근거
자료를 담고 있는 문서, 자료, 기록
근거자료는 근거문서에 기록되어 있다
근거문서 작성 원칙
• “Attributable(귀속성)”
• 관찰 및 기록하는 개인까지 서명(또는 이니셜) 및 날짜로 추적
• 1인 이상이 관찰/기록시 그 사실도 자료에 반영
• “Legible(읽을 수 있는)”
• 영구적인 매체(medium)에 읽을 수 있게 기록될 것
• 예: paper – 볼펜사용,
전자기록 – 점검기록(audit trail) 시스템과 연관
• “Contemporaneous(동시성)” 관찰시점에서 기록될 것
• “Original(원본)” 최초의 사실관찰일 것
• “Accurate(정확성)” 사실 관찰을 정확하고 완전하게 반영할 것
보조 근거문서 양식 -Worksheet
• 계획서에서 요구하는 특정 자료를 통상적인 진료 챠트 기록에서는
얻을 수 없을 경우에 사용
• 예 : 종양평가 양식, PK/생검 샘플링 시간/날짜에 대한 로그, 시
험약 투여기록 양식
• 시험 완료 후, 환자 의료자료의 일부로 보관
• 체크박스나 빈칸 채우기 보다는 자유 기술 형식
• CRF의 복사본처럼 되어 있는 Worksheet의 문제점
• CRF 작성에 필요한 자료만을 수집할 가능성
• 환자의 전반적인 임상상태에 대한 임상의/간호사 의견, 시험과
관련 없는 방문 등에 대한 정보의 누락 가능성
• 기존의 근거문서에 추가하여 CRF와 유사한 worksheet 사용
시, 근거문서를 여러 곳에 생성하여 불일치 유발
문서관리
 문서보관 –보관기간
 문서 보관 및 열람
 문서보관 – 시설
문서 보관 : 보관 기간
ICH GCP
KGCP/약사법 시행규칙
IRB
임상시험 완료 후 3년간 임상시험 완료 후 3년간
의뢰자/시험기관
품목허가 또는 임상시험 품목 허가일로 부터 3년
중단된 후 2년간
간
비고
의뢰자 요청에 따라 상호 합의하에 보관기간 정함
문서보관 : 문서 보관 및 열람
• 임상시험 종료 시 모니터 요원이 시험자와 의뢰자의 기본문서
검토 후 보관상태 확인
• 의뢰자의 점검요구 시 시험자는 의뢰자 또는 점검자가 열람할
수 있도록 해야함.
문서보관 : 장소 및 시설
보관장소 및 시설
1. 피험자의무기록
•
병원 내 의무기록지 보관실
•
의뢰자가 요청한 보관기간 이전에 파기되는 것을 방지하기
위하여 의무기록지 표지에 문서보관요청에 대한 문구 및 파
기 전 문의처(시험자 연락번호) 등을 남김.
2. 임상시험 관련 문서:
•
임상시험관련 문서보관실
•
보관시설
• 정기적인 방충
• 일정온도 및 습도유지(0~35°C, 30~80%)
• 염화 가스 스프링쿨러
• 시건 장치
경청해주셔서
감사합니다.
[email protected]

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