PS_OutilGestionppt_Formation - Outil de gestion URSTM

Report
Formation sur l’utilisation de la base de données
Et autres aspects de fonctionnement de L’IRME/URSTM
Maj. 2014-01-07 MV
Plan de la formation












Contexte
Installation de la base sur des PCs personnels
Aperçu de la fenêtre principale
« Unités de base »
Échantillons
Demandes d’analyses
Demandes de tâches
Module « Remblais »
Consultation des listes
Mon dossier
Réunions de productions
Troubleshooting
Contexte

L’URSTM constitue le pool de main
d’œuvre de l’IRME ainsi que des
infrastructures du labo et les équipements





Équipe technique
Laboratoires
Équipements
Entretien des équipements
« Clients » de l’URSTM:
 Chercheurs
 Étudiants
 Entreprises locales, provinciales, nationales,
internationales
Contexte (suite)
Enregistrement
échantillon
(étudiant/gest. projet)
Résultats approuvés
transmis à l’étudiant ou
gestionnaire
Demande d’analyse ou
tâche
(étudiant/gest. projet)
Ou confirmation de tâche
terminée
Équipe technique
Coordonnateur /
réunion de production
Contexte (suite)

L’outil de gestion est installé sur les ordinateurs
suivants du laboratoire:
 Ordinateur du local D113.6 (granulomètre, pycnomètre,
surface-spécifique)
 Ordinateur du local D013 près de la douche d’urgence
○ Login: labo_urstm, pass: urstm_labo pour entrer dans ces
PCs, mais vous utiliserez vos informations de compte
dans la base.

Vous devez d’abord faire créer votre compte
utilisateur par un des administrateur:
1.
2.
3.

Mathieu Villeneuve ou
Marc Paquin ou
Louise Labbé
L’administrateur vous avisera lorsque ce sera
fonctionnel
Contexte (suite)

Droits que vous aurez à l’intérieur de l’outil
de gestion:
 Création/modification/suppression d’échantillons
 Création/modification de vos demandes de
tâches
 Consultation des listes
○ Projets
○ Employés/étudiants
 Consulter et éditer votre feuille de temps (si
vous travaillez pour l’URSTM)
 Utiliser le module de remblai (seulement si votre
projet portera sur le remblai)
Installation de la base sur les ordinateurs
de l’UQAT (membres du personnel)

1.
2.
3.
4.
5.
Être certain de posséder un compte email de l’UQAT
(communiquer aussi vos infos sur ce compte à Mathieu pour
création de droits d’accès au serveur URSTM)
Depuis Microsoft Internet Explorer, Aller vers ce lien
internet : http://198.73.164.245/publish/Install.htm
Saisir son nom d’utilisateur sous ce format : « UQAT\Nom
utilisateur » et son mot de passe de l’UQAT (le même qu’au
démarrage de l’ordinateur ou pour consulter ses courriels –
voir avec service informatique [poste 2525] si on l’ignore).
À ce moment, une page web permettant de procéder à la
nouvelle installation apparaîtra. Cliquer sur « Install ».
Cliquer ensuite sur « Installer » et l’application sera alors
installée sur l’ordinateur.
L’application démarrera automatiquement après l’installation;
pour les fois suivantes, on peut démarrer celle-ci via le menu
« Démarrer », « URSTM » et « Gestion URSTM ».
Installation de la base sur PCs
personnels (étudiants)
Être certain de posséder un compte email
de l’UQAT (communiquer aussi vos infos
sur ce compte à Mathieu pour création de
droits d’accès au serveur URSTM)
 Se connecter à Symbiose en allant au
https://symbiose.uqat.ca.
 Entrer votre nom d’utilisateur et votre mot
de passe de votre compte UQAT (le même
que pour votre courriel @uqat.ca).
 Aller dans la section « Mes Outils » de
gauche et cliquer sur le lien « Serveur
d'application pour travailler de la maison ».

Installation de la base sur PCs
personnels (suite)





Enregistrez le raccourci sur votre bureau.
Note :Consultez les autres instructions sur la page au besoin.
Ouvrir le serveur d’application en double-cliquant sur le raccourci
qui sera alors créé sur votre bureau.
Lorsque requis, entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe
de votre compte UQAT.
Un bureau virtuel Windows d’ouvrira alors sur votre ordinateur.
Notes :
 Cette session Windows virtuelle est la même que celle qui vous serait
disponible dans les laboratoires informatiques du 3e étage de l’UQAT.
 Vous y trouverez la plupart des applications essentielles à votre travail
au sein de l’IRME.
 Ce Windows virtuel vous permettra d’installer l’Outil de gestion URSTM
et d’y avoir accès de n’importe quel endroit d’où vous avez accès à
internet.
Installation de la base sur PCs
personnels (suite)











Depuis votre Windows virtuel, ouvrir Internet Explorer.
Aller vers ce lien internet : http://198.73.164.245/publish/Install.htm
Saisir votre nom d’utilisateur sous ce format : « UQAT\Nom utilisateur »
et votre mot de passe de l’UQAT.
À ce moment, une page web permettant de procéder à la nouvelle
installation apparaîtra. Cliquer sur « Install ».
Cliquer ensuite sur « Installer » et l’application sera alors installée sur
votre Windows virtuel.
L’application démarrera automatiquement après l’installation.
Pour les utilisations suivantes, il sera nécessaire de vous faire un
raccourci sur le bureau virtuel.
Ouvrir le menu « Démarrer », « URSTM ».
Faites bouton droit et laissez le enfoncé pour glisser « Gestion
URSTM » vers le bureau.
Choisir « Créer un raccourci » ou « Copier ».
Lors de vos prochaines utilisations du serveur d’application, l’icône
apparaîtra sur le bureau virtuel et lorsque vous double-cliquerez, la
base s’installera à nouveau et sera lancée automatiquement.
Aperçu de la fenêtre principale
Ouverture/fermeture de session (changer
d’utilisateur)
Pour administrateurs seulement
Module de création/gestion d’échantillons
Module de création/gestion des demandes de
tâches ou d’analyses
Module pour les remblais cimentés en pâte
Consultation de la liste des projets IRME/URSTM
Pour administrateurs seulement
Consultation de la liste des employés/étudiants
Pour administrateurs seulement
Module abandonné
Les signes « + / - »
permettent d’afficher
ou masquer
l’arborescence des
sous-modules
Module « personnel »
Feuille de temps pour les gens qui feront du travail
sur des projets de l’URSTM
Tâches qui vous sont actuellement attribuées
Tâches dont vous avez fait la demande
Messages du serveur
Compte actuellement connecté à la base
« Unités de base »

À l’URSTM, il existe deux unités de base
principales:
 Le numéro de projet
○ Numéro de projets étudiants: PI-prénom nom
étudiant (ex: PI-Aurélie Chopard)
○ Numéro de contrat de service pour clients
externes : PU-aaaa-mm-xyz (ex: PU-2013-05-805)
 Le numéro d’échantillon
○ Numéro séquentiel attribué par l’outil de gestion
lors de l’enregistrement d’un échantillon

Toute demande de travaux ou analyse doit
faire référence à ces « unités de base »
Échantillons




Tout échantillon, solide ou liquide, peut importe sa
taille, doit être enregistré dans la base de données et
avoir un numéro unique (numéro séquentiel généré
par l’outil de gestion)
Aucune analyse ne pourra être réalisée sur des
échantillons sans numéro
Notez l’emplacement de vos échantillons dans vos
demandes d’analyses
Infos à écrire sur vos contenants:




Numéro de projet
Numéro d’échantillon
Nom d’échantillon
Date de création physique de l’échantillon
Échantillons (suite)

Concept d’échantillons parent/enfants
Prélèvement, séchage
et/ou concassage
et/ou autre
transformation où l’on
conserve l’original
Échantillon parent
Échantillon enfant
Échantillons (suite)

Parents/enfants (suite)
Parent
Composite
Parent
Enfant
Parent
Échantillons (délais de conservation)



Les échantillons solides et secs peuvent être
conservés durant 6 mois (sacs hermétiques à
T°.P.)
Les échantillons de pulpe ou humides: 6 mois à 6
°C, sauf pour certains paramètres
Les échantillons d’eau:
Paramètre
Délais conservation à 4 °C
pH
1j
ICP métaux
180 j (2% HNO3 à T°. P. – max avant
acidification : 24 h)
Acidité, Alcalinité
14 j
Conductivité
28 j
Chromato ionique
2 j (nitrates/nitrites), 28 j autres
Échantillons (suite)



Démonstration d’enregistrement d’échantillons en
direct sur projecteur
Démonstration de recherche d’échantillon en direct
sur projecteur
Astuces:
 Utiliser un nom de groupe significatif
 Imprimer une feuille pour vos dossiers
 Exportation en tableur Excel (niveau hiérarchique « 1 »
ensuite « Entrée »)
 Se faire un fichier Excel de suivi de ses demandes
d’analyses
 Faire attention (surtout pour les liquides) que la date de
création physique est bien la date d’échantillonnage
Échantillons (fenêtre
d’enregistrement)
*: les listes de choix peuvent être modifiées par Mathieu
Typiquement, on fait « nouveau », sauf si on veut
ajouter nos échantillons à une « batch » existante
Si l’échantillon a un/des parents, on les écrit
séparés d’une virgule et on clique « valider »,
sinon, « 0 », « valider »
Choisir votre numéro de projet en cliquant
« choisir »
Date d’échantillonnage
Lieu d’entreposage dans nos labos (liste
de choix*)
« Groupe » est un repère pour vous,
champs libre
Lieu d’échantillonnage (liste de choix*)
Remarques sur l’échantillon au besoin
Nature de l’échantillon (liste de choix*)
Nom représentatif (champs libre)
Format du contenant de l’échantillon
(liste de choix*)
Cliquer « ajouter » place
l’échantillon dans la liste de création
du bas
Mettre un échantillon de la liste du bas
en surbrillance et cliquer « supprimer »
enlève l’échantillon de la liste du bas
Mettre un échantillon de la liste du bas
en surbrillance, modifier les infos
incorrectes et cliquer « modifier » pour
corriger
Cliquer « Approuver » enregistrera les échantillons de la liste et vous
aurez alors leur numéro
Enregistrement : création
d’étiquettes


Lorsque vos échantillons sont créés, il est fortement
recommandé de faire produire une étiquette pour ces
derniers.
Exportez votre liste d’échantillons créés en Excel (voir plus
loin) et les envoyer email à:
 Janie (échantillons liquides)
 Patrick (échantillons solides)
Étiquette pour liquide
vierge
Cocher les analyses à
faire
Analyses réalisées sont
biffées
Enregistrement : création
d’étiquettes


Il est fortement recommandé de fonctionner avec
des étiquettes.
Si vous ne faites pas produire d’étiquettes et/ou en
attendant celles-ci, vos échantillons doivent avoir les
infos suivantes dessus :
 Au moins:
○
○
○
○
Numéro de projet
Numéro Uxxxxx (que vous aurez généré dans le logiciel)
Les analyses à réaliser
Signaux de dangers (Amiante, As, Pb, etc., voir Patrick
pour étiquettes)
 Mieux:
○ Date d’échantillonnage
○ Nom ou initiales
Échantillons solides :
entreposage



Pour des besoins d’entreposage seulement (ie
aucune analyse demandées pour l’instant),
chaque étudiant se verra attribuer un partie
d’armoire aux locaux D012 et D012.1
Faites la demande à Patrick Bernèche et les
portes seront marquées à votre nom.
Remarque: ce sont pour des échantillons
seulement, il est donc interdit d’y stocker :




Outils
Réactifs
Vêtements
EPIs
Échantillons : dépôt pour
analyses (solides)

Solides:
 Classés par #Uxxxxx Dans les boîtes bleues





au-dessus de la balance analytique (D113.6)
Les analyses demandées doivent figurer sur
les étiquettes ou les sachets
Les analyses réalisées sont biffés sur les
sachets
Le personnel technique fait le ménage et
range à l’entrepôt (E018) les échantillons
pour lesquelles toutes les analyses sont
biffées.
Si vous ne trouvez plus vos échantillons au
D113.6, demandez au personnel technique.
Seul le personnel technique a accès au
E018, vous devrez être accompagnés.
Échantillons : dépôt pour analyses
(liquides)

Frigo (Mezzanine)
 Tubes préparés pour la chromatographie ionique et en attente d’analyse
 Bouteilles en attente d’envoi pour l’externe (ex : Maxxam, SGS)
 Échantillon solide à réfrigérer
 Échantillon provenant de client à conserver
 Dans la porte
○ Échantillon à analyser pour les mini-cellules ;
○ Chaque compartiment associé à un projet

Frigo #1 (D113.5 près de la porte)
 Échantillons en attente d’analyse ;
 L’étagère du haut sera priorisée pour les analyses d’électrochimie et
l’acidification en attente;
 L’étagère du bas sera priorisée pour les analyses d’acidité et alcalinité
en attente
 Le congélateur servira aux ‘’icepacks’’

Frigo #2 (D113.5 au fond)
 Échantillons déjà analysés en totalité
 Le congélateur servira aux échantillons solides à conserver
Échantillons : dépôt pour
analyses (liquides – suite)
Les échantillons acidifiés 2% HNO3
pour analyses ICP sont déposés sur
l’étagère du local D113.5
 Lorsque vous recevez des résultats, les
interpréter le plus tôt possible et
demander une ré-analyse au besoin
(gardez en tête les délais de
conservation des échantillons)
 Si les résultats vous sont satisfaisants,
allez détruire vos échantillons lorsque
toutes les analyses ont été réalisées.
 À intervalles régulières, l’équipe
technique jettera tout échantillon liquide
dont le délai maximal est dépassé pour
tous les paramètres analysés (selon la
date de création physique).

Demande d’analyse






Vous devez informer votre directeur avant de faire une
demande d’analyse (la coordination validera avec votre
directeur avant que les travaux ne soient acceptés)
Délai par défaut : 2 semaines, si moindre, on doit prendre
entente lors de la réunion de production
Le délai écrit dans la base ne garanti pas que les travaux
seront effectués pour la date demandée : à vérifier en
réunion de production
Les demandes d’analyses doivent obligatoirement faire
apparaitre la liste des noms d’échantillons ET leur
numéros de laboratoire.
Séparer les demandes par type d’analyse (ex: 1 pour
ICP-AES, 1 pour la DRX, 1 pour le GS, etc.)
Une demande d’analyse peut contenir plusieurs
échantillons.
Demande d’analyse (suite)


Démonstration de demande d’analyse en
direct sur projecteur
Astuces:
 Copier/coller la liste de numéro d’échantillons et de
noms depuis Excel (ajouter ensuite des espaces)
 « Recycler » une demande en cliquant sur
« Ajouter » et ensuite la modifier pour le prochain
type d’analyse.
 Demandes périodiques lorsque projet de type essais
cinétiques ou lors d’échantillonnage périodiques
(enregistrer votre liste d’échantillons d’avance, vous
pourrez alors y référer dans la demande périodique)
Donner un titre informatif sur l’analyse et le
nombre d’échantillons
Demandes d’analyse
(fenêtre nouvelle demande)
C’est vous
Laissez cette case à « Non
assigné » si vous ne
connaissez pas la ressource
qui fait les analyses
demandées
Cocher « Périodique » si votre
demande est pour des
échantillons répétitifs (ex:
lixiviats d’essais cinétiques)
Non utilisé pour les demandes
d’analyses
Cliquer « Ajouter » peuple la
liste du bas. On peut ensuite
« Modifier » des infos d’une
demande en surbrillance ou la
« Suprimer »
Défaut : 2 semaines, à planifier
en réunion de production
« Choisir », trouver son projet
(PI-Votre nom) dans la liste,
puis « Accepter » Les champs
« # Projet » et « Nom projet »
s’empliront automatiquement
Écrire une description détaillée
de l’analyse souhaitée, les
numéros ET les noms des
échantillons et les particularités
au besoin
Cliquer « Approuver » enregistre la demande et la place en attente de la prochaine réunion de production
Demande de tâche






Tous les travaux nécessitant l’intervention de
l’équipe technique de l’URSTM nécessite une
demande de tâche avant de pouvoir être exécutée
Vous devez informer votre directeur avant de faire
une demande de tâche (la coordination validera avec
votre directeur avant que les travaux ne soient
acceptés)
Estimez le temps nécessaire prévu et l’inscrire dans
la case appropriée du formulaire de demande
Délai par défaut : 2 semaines, si moindre, on doit
prendre entente lors de la réunion de production
Le délai écrit dans la base ne garanti pas que les
travaux seront effectués pour la date demandée : à
vérifier en réunion de production
Les demandes de tâches se font de la même
manière que les demandes d’analyse
Demande de tâche (suite)



Insérez une description précise de vos
besoins – plus précise est la demande, plus
vous avez de chance d’avoir ce que vous
voulez et dans des délais raisonnables
Une demande de précisions vous sera
envoyée par email au besoin (délais
supplémentaires)
Exemples de tâches nécessitant une demande
de tâche (liste non limitative):




Demande de formation sur un équipement
Demande de réparations sur un équipement
Assistance technique pour travaux au laboratoire
Assistance pour travaux de terrain
Module « Remblais »
Le module « Remblais » permet de
stocker et importer toutes les
informations nécessaires à la production
et au suivi des recettes de remblai
cimenté en pâte produites au
laboratoire.
 Vous devrez être formé par Yvan Poirier
ou Olivier Peyronnard avant de pouvoir
utiliser ce module (écrire une demande
de tâche à cet effet)

Consultation des listes

Pour consulter la liste des:
 Projets:
○ Aller sous « Projets », ensuite choisir « Projets »
○ Vous trouverez la liste des projets (en cours et
historiques) et des informations à leur sujet.
○ Si votre projet n’apparaît pas, en aviser Louise
Labbé.
 Utilisateurs:
○ Aller sous « Utilisateurs », ensuite choisir « Liste
avec informations »
○ Vous trouverez de l’information sur les
coordonnées que vos collègues ont bien voulu
partager
Mon dossier

À partir de « Mon dossier », on peut:
 Compiler ses heures travaillées par projet ou
par demande de tâche dans « Ma feuille de
temps » (pour ceux qui travaillent sur des
projets URSTM)
 Consulter la liste des tâches qui nous sont
attribuées sous « Mes tâches à faire » et les
marquer comme « Terminée » lorsque les
travaux ont été réalisés (attention: les
demandes d’analyses ne peuvent être cochés
« Terminée » que par Marc ou Olivier)
 Faire le suivi de l’état des demandes de travaux
que nous avons rédigé sous « Mes demandes
de tâches »
Réunions de production
Les réunions de production de l’équipe
technique de l’URSTM ont lieu tous les
lundis à 10h30 au local E003
(sauf en cas de congé fériés ou quelques
rares exceptions qui seront toujours
communiquées par email à toute l’équipe
de l’IRME)
 Vous devez vous présenter à la réunion si:

 Vous avez écrit une nouvelle demande de tâche
ou analyse dans la base
 Vous voulez faire un suivi sur une/des tâche(s)
que vous avez demandé(s)
Troubleshooting

Outil de gestion URSTM est une application
WEB, il se peut que les « pages » ne chargent
pas comme il le faut, tout comme des pages
WEB
 Il y aura alors un message d’erreur au bas de la
fenêtre à gauche.
 Normalement, si vous tentez une deuxième fois
l’opération, ça va fonctionner.
 Après plusieurs tentatives infructueuses, contacter
un des administrateurs qui vérifiera l’état du serveur
qui héberge la base:
1.
2.
3.
Mathieu Villeneuve ou
Marc Paquin ou
Louise Labbé

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