Studiedag: Meester over mijn schoolarchief

Report
Stedelijk Onderwijs
Saskia De Schepper –
archivaris/informatiebeheerder
Stedelijk Onderwijs
Studiedag:
Blijf meester over uw schoolarchief
Verhuis van scholen en archivering
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
Archivering is essentieel:
- Voor dagelijkse administratie
- Het beleid te verantwoorden
- Wettelijke verplichtingen na te komen
- Toegang tot eigen informatie te verlenen
- Als historisch document
 OOK VOOR SCHOLEN
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
Schoolarchief nu vaak een wanorde:
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archief
Maar overzicht en orde is des te beter:
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
Als archivaris/informatiebeheerder bied ik mijn diensten
aan:
- Het intranet, beschikbaar voor de hele organisatie, wordt gebruikt als
centraal verzamelpunt
- De service wordt aangereikt in een aantal clusters:
-
Opzoeken van informatie
Regels rond informatiebeheer en archivering
Ordenen van documenten
Openstellen van informatie
- Op deze manier bieden wij een gestructureerde oplossing voor de
meerderheid van de vragen
- Om de vraagstelling in goede banen te leiden maken we gebruik van
E-formulieren
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
AG SO bestaat uit 113 instellingen verspreid over 267 vestigingsplaatsen(2010):
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
Aantal instellingen
Aantal
vestigingsplaatsen
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
Verhuis van scholen kan verschillende redenen hebben:
- Capaciteit wordt te klein
- Verouderd gebouw voldoet niet langer aan de vereisten
- Noodzaak om meer leerlingen te kunnen opvangen in
een andere regio
- Masterplan AG SO: 9500 extra plaatsen tegen 2025
- …
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
Scholen beschikken over kostbaar archief, maar hebben al
een volle agenda. We leggen dan ook de nadruk op:
 Winst van archivering:
 Tijdwinst voor opzoeken informatie
 Ruimte besparen door regelmatige verwerking
 Verzekerde bewaring van archieven in het stadsarchief
 Enkel nuttig archief wordt bewaard
 Vrijwillige vraag naar archivering of bij verhuis...
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
Men moet naast de winst ook rekening houden met enkele
‘kosten’ voor verwerking:
- De kosten aan personeel
- De kosten aan materiaal
- Tijdsbesteding
We zorgen ervoor dat deze kosten berekenbaar zijn en dat
men deze kan inplannen naar budget en tijd.
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
Al het oude archief meeverhuizen naar het nieuwe gebouw
is een enorme job en tijdverlies
 Vraag aan de school om te starten met een opruimactie
in hun archief, biedt hen onmiddellijk volgende winst:
 Minder archief mee te nemen
 Archief wordt geordend en is gebruiksklaar voor in het nieuwe
gebouw
 De archivering gebeurt volgens een vaste procedure
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
STAP 1: Bij kennisneming van toekomstige verhuis:
- Contacteren van de school
- contacteren school in kwestie
- voldoende tijd om ‘kosten’ (personeel, materiaal en tijd) in te plannen
- archief tijdig opgeruimd voor verhuis
- Op de hoogte brengen van het stadsarchief
- definitieve bestemming bepalen
- de verwerking van een archiefoverdracht plannen
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
STAP 2: Eerste bezoek aan de school
- Procedure van archivering toelichten
- Aanreiken van hulpmiddelen en informatie
- school bewust van wat archivering inhoudt
- Overzicht krijgen van hoeveelheid en inhoud
- eerste schatting van de hoeveelheid archief
- welke grote reeksen aanwezig?
- eerste aanzet naar volgende stap:
het opstellen van een reeksenpaspoort
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
STAP 3: School stelt een Reeksenpaspoort op
Een reeksenpaspoort is een oplijsting van de grote reeksen die zich in het archief
bevinden. Op basis hiervan kan het stadsarchief een definitieve bestemming
bepalen voor deze reeksen.
- Beschrijving, begin- en einddatum, archiefvormer, plaats en omvang
- vooral de beschrijving en de datering van de reeksen is belangrijk
- overige beschrijvingskenmerken helpen bij terugvinden en identificeren
reeksen
- Na opmaak doormailen naar Informatiebeheerder
- informatiebeheerder als tussenpersoon tussen school en stadsarchief
- check volledigheid reeksenpaspoort
- doorsturen naar het stadsarchief voor bestemmingen
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
STAP 4: Informatiebeheerder stuurt vraag voor definitieve
bestemming naar Stadsarchief
- Reeksenpaspoort wordt omgezet tot een bestemmingsaanvraag
-
reeksenpaspoort aangevuld met een definitieve bestemming
goedgekeurd door de stadsarchivaris
bepalen wat er verder met het archief moet gebeuren
goedgekeurde bestemmingen start verwerken van archief
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
STAP 5: Vanuit de bestemmingsaanvraag kunnen we de
verwerking starten:
- Vernietigen: verwijderen uit het archief d.m.v. vernietigingscontainers
- archiefstukken niet zomaar met wekelijkse papieromhaling meegegeven
- tijdelijk vernietigingscontainers
- Selectie: combinatie van vernietigen en overdragen
- voorbeeld of een steekproef bewaren van een reeks
- combinatie van de bestemmingen ‘overdragen’ (voorbeeld of steekproef)
en ‘vernietigen’ (de overige zaken mogen vernietigd worden)
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
- Overdragen: schonen, beschrijven en verpakken van archief
- Bij het overdragen van archief naar het stadsarchief moet het archief
verwerkt worden.
- Schonen: verwijderen van schadelijke elementen, zoals paperclips,
elastiek, plastic mapjes en dergelijke
- Beschrijven op stukniveau (Excel sjabloon) en toekennen van een uniek
inventarisnummer
(bepaalde reeksen, zoals personeelsdossiers, plannen en dergelijke,
detailtoegang)
- Verpakken:
Papieren archief in zuurvrije mappen en dozen
Digitaal archief voor elk inventarisnummers een map aanmaken waarin
men de documenten kan plaatsen
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
- Bewaren: Ordenen zodat dit op termijn makkelijk kan verwerkt
worden
- administratieve bewaartermijn nog niet verstreken
- Tijdelijk nog op school bewaren
- documenten reeds ordenen en aanduiden wanneer ze dan wel
overgedragen of vernietigd mogen worden
- archief goed doorzoekbaar
- na verloop van de bewaartermijn snel de juiste bestemming uitvoeren
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering
RESULTAAT
 Minder archief om mee te nemen naar de nieuwe locatie
 Archief dat toch bewaard blijft in de school is geordend
en makkelijk te doorzoeken
Stedelijk Onderwijs
Verhuis van scholen en archivering

similar documents