selecties - Protestantse Kerk in Nederland

Report
LRP
SELECTIES, GROEPEN,VRIJE GEBIEDEN
release 2.1
Koos Willemse
Deze instructie behandelt het onderwerp SELECTIES,
GROEPEN EN VRIJE GEBIEDEN.
Zet het programma op DIAVOORSTELLING en klik op
uw keuze:
Stoppen
Geregistreerden in LRP
Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal
Werker
Selecties voor de Bijdragenadministrateur
Selecties voor de Lokale beheerder
STOP
LRP
LA/PW
BA
LB
Groepen
GROEPEN
Vrije Gebieden
VRIJE
GEBIEDEN
Begin
START
LRP
GEREGISTREERDEN IN LRP
GEREGISTREERDEN
LID
- gedoopt
- belijdenis gedaan
VOORKEURSLID
- lid van PKN-gemeente op ander geografisch grondgebied
GASTLID
- gedoopt of belijdend lid van een ander kerkgenootschap
MEEGEREGISTREERDE
- ‘gezins’lid van PKN-lid
ONGEDOOPT KIND
- niet gedoopt kind van PKN-lid
- vroegere geboorteleden
BLIJKGEVER
- lid van andere PKN-gemeente
- personen die meeleven zonder zich aan te sluiten
EINDE GEREGISTREERDEN IN LRP
Stoppen
Geregistreerden in LRP
Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal
Werker
Selecties voor de Bijdragenadministrateur
Selecties voor de Lokale beheerder
STOP
LRP
LA/PW
BA
LB
Groepen
GROEPEN
Vrije Gebieden
VRIJE
GEBIEDEN
Begin
START
LRP
SELECTIES LA/PW
Geautoriseerden voor een wijkgemeente of sectie zien alleen
die selecties die speciaal voor hun autorisatiegebied gelden!
mogelijkheden
zoeken op naam selectie
nieuwe selectie maken
selectie(criteria) bewerken
selectie verwijderen
bij kiezen van
eigenaar (maker), enige die de selectie kan
verwijderen uit de lijst *)
*) om het systeem niet te laten vervuilen (maker levert sleutel in, maar verwijdert zijn/haar
selecties niet, kan ook de LB de selecties verwijderen. Doe dit alleen in noodgevallen!
naam (verplicht)
• geef (goed herkenbare) naam
[het is handig om de naam te laten beginnen met de rol van de maker: dus bv.
LA-70+ ; onder Uitdraai zijn namelijk alle ‘leesbare’ selecties te zien]
kies standaardselectie
of maak nieuwe selectie
kies (eventueel) sectie
kies (eventueel) wijkgemeente
N.B. een selectie gemaakt op gemeenteniveau kan gebruikt
worden door geautoriseerden van alle lagere niveaus, waarbij
alleen die resultaten getoond worden die de geautoriseerde mag
zien (zie volgende dia), in dat geval moeten sectie en
wijkgemeente leeg gelaten worden.
Als dit vinkje gezet is, kan een selectie gemaakt op hoger niveau
gebruikt worden door geautoriseerden van alle lagere niveaus,
waarbij alleen die resultaten getoond worden die de
geautoriseerde mag zien (zie volgende dia), in dat geval moeten
sectie en wijkgemeente leeg gelaten worden.
geautoriseerde voor
gemeente ziet
selectie
aangemaakt op
gemeenteniveau
geautoriseerde voor
wijkgemeente y ziet
sectie x
wijkgemeente y
geautoriseerde
voor sectie x ziet
TIP: maak de selecties zoveel mogelijk op gemeenteniveau aan
dat houdt de lijst met selecties overzichtelijk.
sortering (verplicht)
mogelijkheden voor sortering
geen vinkje: door anderen
zijn criteria niet te wijzigen
wel te gebruiken
let op: vrije exportvinkjes niet door
anderen aan te passen
vinkje: voor anderen zijn
criteria niet zichtbaar in
lijst met selectiecriteria
vink aan als de selectie subselecties bevat
voornamelijk van belang bij aanschrijvingen voor financiële acties
geef (eventueel) omschrijving (bijvoorbeeld de
gehanteerde selectiecriteria)
categoriën;
vinkje aan: categorie vouwt zich uit
vinkje uit: categorie vouwt zich in
LRP
VOORBEELDEN VAN SELECTIES LA/PW
Voorbeelden van selecties
Stop
Algemene selectie
Jubilea
Overlijden
Start
STOP
ALGEMEEN
JUBILEA
OVERLIJDEN
START
LRP
ALGEMEEN SELECTIE
lijst van binnenlandse leden, gastleden en
meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen
die geen contact wensen zijn uitgesloten
vul naam in
kies sortering
bepaal of selectie zichtbaar moet zijn voor anderen
zo ja: mogen zij wijzigingen aanbrengen (selectie schrijven uit)
bepaal of selectie op lager nievau bruikbaar moet zijn
laat
leeg
lijst van binnenlandse leden, gastleden en
meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen
die geen contact wensen zijn uitgesloten
NB: In de vakjes [noem A]
Email adres
Vrij gebied
Buitenland,
Voorkeurslid
Sectievoorkeur
Wil nooit bijdragen
Niet in staat bij te dragen
Wenst geen contact
Geen contact mogelijk
SILA bezwaar
GBA blokkade
Geheim adres
Adres onbekend
zijn de keuzemogelijkheden
• leeglaten → zowel A als niet-A geselecteerd!
• insluiten → alleen A geselecteerd;
• uitsluiten → A niet meegenomen;
lijst van binnenlandse leden, gastleden en
meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen
die geen contact wensen zijn uitgesloten
NB binnen deze selectie kunnen maar twee categorieën
tegelijk worden geselecteerd
hoe de overige relaties worden meegenomen: zie verderop
lijst van binnenlandse leden, gastleden en
meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen
die geen contact wensen zijn uitgesloten
hier zouden bijv alleen de PE-hoofden kunnen worden
gekozen
lijst van binnenlandse leden, gastleden en
meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen
die geen contact wensen zijn uitgesloten
Sla de zo gemaakte selectiecriteria op
Open de selectiecriteria weer
We hebben nu de basisselectiecriteria, die we door
dubbelklikken kunnen openen.
Er is nog geen selectie!
Die wordt gemaakt met de knop
gemaakte selectie te vinden onder tabblad
gemaakte selectie naar groep te exporteren via
m.b.v. de knop
kan een geselecteerde
worden verwijderd uit de selectie
Komt te staan onder de tab
; daar kan de
uitsluiting weer ongedaan worden gemaakt
merk op: er is een vakje
dit kan op 1, 2 of 3 worden gezet
hierbij komen extra selectiemogelijkheden te voorschijn:
vergelijk met
NB: begin altijd met het aantal insluitingscriteria leeg te laten,
zijn er meer criteria nodig zet dan achtereenvolgens deze
criteria op 1, 2 etc.
Voor de selectie die we maken: lijst van binnenlandse leden,
gastleden en meegeregistreerden van 70-jaar en ouder,
waarbij degenen die geen contact wensen zijn uitgesloten,
zetten we het aantal op 1
ga naar tabblad
lijst van binnenlandse leden, gastleden en meegeregistreerden
van 70-jaar en ouder, waarbij degenen die geen contact wensen
zijn uitgesloten, zetten we het aantal op 1
vul in onder
Burgerlijk
Leeftijd van: 70; Buitenland: Uitsluiten
Kerkelijk
Inschrijfstatus: Ingeschreven; Relatie: Meegeregistreerde
Overig
Wenst geen contact: Uitsluiten
nu hier ook
om de resultaten te zien
onder dit tabblad staan de resultaten
Hebben we aan deze criteria nog niet genoeg dan kunnen ook
en
nog gebruikt
worden
Vergeet
niet!!
Het is verstandig om deze criteria te vermelden bij de
opmerkingen:
Voor de mogelijkheden van het tabblad
onderdeel JUBILEA
zie bij
Tenslotte is het nog mogelijk om onder
het tabblad
onder het tabblad
onder het tabblad
sluiten
individuele personen op te nemen
zijn groepen in of uit te sluiten
zijn vrije gebieden in of uit te
PAS OP: Uitsluitingen, Extra Insluitingen, Groepen en
Vrije Gebieden ‘verversen’ niet bij het maken van een
selectie of het genereren van een totaaloverzicht!
Dus bij hergebruik van de selectiecriteria:
•
altijd de Uitsluitingen en Extra Insluitingen
controleren
•
altijd eerst de Geregistreerden in de Groepen en Vrije
Gebieden herbepalen
Er kunnen nu negen selecties zijn:
1. basisselectie
2. insluitingen 1
3. insluitingen 2
4. insluitingen 3
5. jubilea
6. extra insluitingen
7. uitsluitingen
8. groepen
9. vrije gebieden
Deze selecties moeten we samenvoegen in een
Hierbij worden ook de dubbele geregistreerden verwijderd
NB in de voorbeeldselectie aantal insluitingscriteria op 1 bij het
genereren !!
LET OP:
• aan uitdraaien etc. is het totaaloverzicht gekoppeld;
dit moet dus altijd gegenereerd worden (zelfs als alleen
maar basisselectiecriteria zijn gebruikt
• iedere keer dat er iets in de selectiecriteria wordt
veranderd, moet het totaaloverzicht opnieuw
gegenereerd worden!!
• bij opslaan worden extra insluitingen en uitsluitingen
mee opgeslagen
BELANGRIJK: gebruik niet meer insluitingscriteria dan
nodig; “lege” insluitingscriteria geven in het totaaloverzicht
alle geregistreerden!
Gevisualiseerd:
selectiecriteria
totaaloverzicht
in de box selectiecriteria zitten alle geregistreerden; daaruit
kiezen we; in het totaaloverzicht nu alleen die geselecteerden
in de box insluitcriteria1 zitten ook alle geregistreerden;
daaruit kiezen we;
in het totaaloverzicht nu de som van de geselecteerden in
beide criteria
selectiecriteria
insluitcriteria1
+
totaaloverzicht
in de box insluitcriteria2 zitten ook alle geregistreerden; als
we geen selectie hieruit maken (dwz alle velden leeg laten),
zullen alle geregistreerden in het totaaloverzicht komen
selectiecriteria
insluitcriteria1
+
insluitcriteria2
totaaloverzicht
+
idem: als we insluitcriteria3 ‘open’ hebben maar leeg laten,
geeft dat in het totaaloverzicht alle geregistreerden
Conclusie: pas het aantal insluitcriteria aan aan wat nodig is!
mogelijkheden:
in het laatste geval
m.b.v. de knop
kan aangegeven worden welke
gegevens van de geselecteerden moeten worden geëxporteerd.
(hier wordt maar een deel van de lijst getoond)
geregistreerden of alleen PE’s
PAS OP:
Bij de export van het totaaloverzicht wordt het
standaardadres geëxporteerd, niet het tijdelijk of
correspondentieadres!
via de vrije export zijn deze adressen te verkrijgen
De resultaten van de vrije export kunnen enigszins
verschillen van de export van het totaaloverzicht (‘s nachts
wordt de database van waaruit de vrije export komt
bijgewerkt met de veranderingen van die dag)
Wanneer er alleen een groep of vrij gebied wordt geselecteerd
door toevoegen onder het tabblad
resp
is het belangrijk dat de criteria onder tabblad
niets opleveren, zodat in de totaalselectie alleen de
groepsleden voorkomen!
Dit kan o.a. door onder selectiecriteria te kiezen voor leeftijd
200 jaar en ouder
Dus: de tabbladen groepen en vrije gebieden zijn in- of
uitsluitingen bij selectiecriteria
EINDE ALGEMENE SELECTIE
Stop
Algemene selectie
Jubilea
Overlijden
Start
STOP
ALGEMEEN
JUBILEA
OVERLIJDEN
START
LRP
VERBINTENISJUBILEA EN VERJAARDAGEN
Onder het tabblad
kunnen verjaardagslijstjes of
lijstjes met huwelijksjubileaworden gemaakt.
Alle ingeschrevenen worden hierbij geselecteerd ook zij die
geen contact wensen of nooit willen bijdragen.
Als die niet niet moeten worden meegenomen moeten zij
achteraf worden verwijderd (zie verderop)
vul naam in
kies sortering
bepaal of selectie zichtbaar moet zijn voor anderen
zo ja: mogen zij wijzigingen aanbrengen (selectie schrijven
aangevinkt)
bepaal of selectie op lager nievau bruikbaar moet zijn
laat
leeg
BELANGRIJK: De uitkomst van de selectie onder het
tabblad
moet altijd 0 zijn
selectiecriteria
jubilea
totaaloverzicht
+
anders:
selectiecriteria
jubilea
+
totaaloverzicht
selecteer daarom onder het tabblad
iedereen met een leeftijd van 200 of ouder
kies bij
tussen verjaardagen en verbintenisjubilea
NB in één selectie kunnen niet beide tegelijk worden gekozen!
Verjaardagen
vul periode in (moet binnen eenzelfde jaar liggen)
klik op
selecteer de leeftijden die gewenst worden en
of laat dit leeg en vul een leeftijd van tot en
met in (zo zijn bijv. alle 70+-ers te selecteren!)
geselecteerden (ook wenst geen contact en wil niet bijdragen)
onder
daar is export mogelijk
NB: Leeftijd onder Burgerlijk = aantal jaar nu;
Leeftijd onder Jubilea = aantal jaar op verjaardag
Verbintenisjubilea
Ook hier moet het resultaat van Selectiecriteria 0 zijn!
vul periode in (moet binnen eenzelfde jaar liggen)
klik op
selecteer de jubilea die gewenst worden en
bij 12,5 jarig jubileum geeft LRP
wel de juiste personen, maar de
jubileumdatum is niet correct.
Corrigeer deze aan de hand van
de verbintenisdatum”.
voeg eventueel nog jubilea van tot en met toe
onder geselecteerden is het resultaat te zien
onder geselecteerden is het resultaat te zien
onder het tabblad
exporteer de lijst via de
NB
huwelijksjubilea: aantal jaren verbintenis
op tijdstip van maken van de lijst
aantal jaar verbintenis: op jubileum (alleen correct voor de
periode die ligt na de computerdatum!)
het uitsluiten van degenen die geen contact willen en/of niet
willen bijdragen moet via de Vrije export worden gedaan
kies behalve de velden die verder gewenst zijn voor de lijst ook
NB: Aantal jaar (huwelijk) onder Burgerlijk = aantal jaar nu;
Aantal jaar verbintenis onder Jubilea = aantal jaar jubileum
Alternatief voor het uitsluiten van degenen die geen contact
willen en/of niet willen bijdragen Maak een groep van deze
personen en sluit die uit.
Deze groep moet voor gebruik geactualiseerd worden!!
PAS OP:
Bij de export van het totaaloverzicht wordt het
standaardadres geëxporteerd, niet het tijdelijk of
correspondentieadres!
via de vrije export zijn deze adressen te verkrijgen
De resultaten van de vrije export kunnen enigszins
verschillen van de export van het totaaloverzicht (‘s nachts
wordt de database van waaruit de vrije export komt
bijgewerkt met de veranderingen van die dag)
PAS OP:
Bij export van leeftijd en huwelijksjaren wordt gerekend tot
aan de computerdatum!
wanneer dus bij huwelijksjubilea of leeftijd in volgende
maand het aantal jaren wordt geëxporteerd, moet daarbij 1
jaar worden opgeteld!
wordt gebruik gemaakt van het vakje leeftijd of aantal jaar
verbintenis onder Jubilea, dan wordt het aantal jaren op de
verjaardag resp. jubileumdatum getoond
Einde selectie huwelijksjubilea/verjaardagen
Stop
Algemene selectie
Jubilea
Overlijden
Start
STOP
ALGEMEEN
JUBILEA
OVERLIJDEN
START
LRP
OVERLEDENEN
Selecteer de personen die deze maand zijn overleden
onder
via
kunnen gegens als overlijdensdatum en –plaats
worden geëxporteerd
PAS OP:
Bij de export van het totaaloverzicht wordt het
standaardadres geëxporteerd, niet het tijdelijk of
correspondentieadres!
via de vrije export zijn deze adressen te verkrijgen
De resultaten van de vrije export kunnen enigszins
verschillen van de export van het totaaloverzicht (‘s nachts
wordt de database van waaruit de vrije export komt
bijgewerkt met de veranderingen van die dag)
EINDE SELECTIES LA/PW
Stoppen
Geregistreerden in LRP
Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal
Werker
Selecties voor de Bijdragenadministrateur
Selecties voor de Lokale beheerder
STOP
LRP
LA/PW
BA
LB
Groepen
GROEPEN
Vrije Gebieden
VRIJE
GEBIEDEN
Begin
START
LRP
SELECTIES BA
Selecties voor de Bijdragenadministrateur
Geautoriseerden voor een wijkgemeente of sectie zien alleen
die selecties die speciaal voor hun autorisatiegebied gelden!
mogelijkheden
zoeken in selectiecriteria
nieuwe selectiecriteria maken
selectiecriteria bewerken
selectiecriteria verwijderen
bij kiezen van
eigenaar (maker), enige die de selectie kan
verwijderen uit de lijst selectiecriteria
*) om het systeem niet te laten vervuilen (maker levert sleutel in, maar verwijdert zijn/haar
selecties niet, kan ook de LB de selecties verwijderen. Doe dit alleen in noodgevallen!
naam (verplicht)
• geef (goed herkenbare) naam
[het is handig om de naam te laten beginnen met de rol van de maker: dus bv.
BA-KB ; onder Uitdraai zijn namelijk alle ‘leesbare’selecties te zien]
kies standaardselectie
of maak nieuwe selectie
kies (eventueel) sectie
kies (eventueel) wijkgemeente
N.B. een selectie gemaakt op gemeenteniveau kan gebruikt
worden door geautoriseerden van alle lagere niveaus, waarbij
alleen die resultaten getoond worden die de geautoriseerde mag
zien (zie volgende dia), in dat geval moeten sectie en
wijkgemeente leeg gelaten worden.
Als dit vinkje gezet is, kan een selectie gemaakt op hoger niveau
gebruikt worden door geautoriseerden van alle lagere niveaus,
waarbij alleen die resultaten getoond worden die de
geautoriseerde mag zien (zie volgende dia), in dat geval moeten
sectie en wijkgemeente leeg gelaten worden.
geautoriseerde voor
gemeente ziet
selectie
aangemaakt op
gemeenteniveau
geautoriseerde voor
wijkgemeente y ziet
sectie x
wijkgemeente y
geautoriseerde
voor sectie x ziet
TIP: maak de selecties zoveel mogelijk op gemeenteniveau aan
dat houdt de lijst met selecties overzichtelijk.
sortering (verplicht)
mogelijkheden voor sortering
geen vinkje: door anderen
zijn criteria niet te wijzigen
wel te gebruiken
let op: vrije exportvinkjes niet door
anderen aan te passen
vinkje: voor anderen zijn
criteria niet zichtbaar in
lijst met selectiecriteria
kies (eventueel) sectie
kies (eventueel) wijkgemeente
N.B. een selectie gemaakt op gemeenteniveau kan gebruikt
worden door geautoriseerden van alle lagere niveaus, waarbij
alleen die resultaten getoond worden die de geautoriseerde mag
zien (zie volgende dia), in dat geval moeten sectie en
wijkgemeente leeg gelaten worden.
Als dit vinkje gezet is, kan een selectie gemaakt op hoger niveau
gebruikt worden door geautoriseerden van alle lagere niveaus,
waarbij alleen die resultaten getoond worden die de
geautoriseerde mag zien (zie volgende dia), in dat geval moeten
sectie en wijkgemeente leeg gelaten worden.
geautoriseerde voor
gemeente ziet
selectie
aangemaakt op
gemeenteniveau
geautoriseerde voor
wijkgemeente y ziet
sectie x
wijkgemeente y
geautoriseerde
voor sectie x ziet
TIP: maak de selecties zoveel mogelijk op gemeenteniveau aan
dat houdt de lijst met selecties overzichtelijk.
vink aan als de selectie subselecties bevat
kan van belang zijn bij aanschrijvingen voor kerkbalans
subselecties
Handig als verschillende categorieën een verschillende
brief moeten hebben
De subselectie moet een selectie uit de hoofdselectie
bevatten.
PEVoorbeeld: hoofdselectie alle PE-hoofden
hoofden
subselectie PE-hoofden 18 t/m 25
PE 18 t/m 25
Dus: 1) Maak een selectie van PE-hoofden 18 t/m 25
2) Maak een selectie van alle PE-hoofden
3) Vink bij de laatste selectie aan
4) Voeg onder tabblad
PE-hoofden 18 t/m 25 toe
de selectie
Bij de selectie PE-hoofden 18 t/m 25
geef (eventueel) omschrijving (bijvoorbeeld de
gehanteerde selectiecriteria)
categoriën;
vinkje aan: categorie vouwt zich uit
vinkje uit: categorie vouwt zich in
Bedenk welke categorieën personen en/of PE’s uw gemeente
wil aanschrijven voor de Kerkbalans.
Een keuze kan zijn:
1. De PE hoofden die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn *)
2. De kinderen die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn
3. De “overigen” die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn
*) strikt genomen hoeft het criterium “die lid zijn” niet te worden meegenomen,
immers alleen een lid kan PE-hoofd zijn, maar de vroegere geboorteleden die een
PE vormen (en daarvan dus hoofd zijn) blijven bij de conversie PE-hoofd ; dit
criterium zorgt er voor dat zij niet worden meegenomen.
let op: bij de conversie is bij gemengd gehuwden de Meegeregistreerde soms PEhoofd geworden en het Lid partner. Verander dit!
vul naam in
kies sortering
bepaal of selectie zichtbaar moet zijn voor anderen
zo ja: mogen zij wijzigingen aanbrengen (selectie schrijven uit)
laat
leeg
Geen subselecties
Eerste deel van de selectie
De PE hoofden die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn
De PE hoofden die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn
controleer kerkelijk bijv. inschrijfstatus
De PE hoofden die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn
De PE hoofden die lid en 18 jaar en ouder zijn
Onder ‘Overig’ zijn nog mensen in/uit te sluiten die niet
kunnen of willen bijdragen
NB: In de vakjes [noem A]
Vrij gebied
Buitenland,
Voorkeurslid
Sectievoorkeur
Wil nooit bijdragen
Niet in staat bij te dragen
Wenst geen contact
Geen contact mogelijk
SILA bezwaar
GBA blokkade
Geheim adres
Adres onbekend
zijn de keuzemogelijkheden
• leeglaten → zowel A als niet-A geselecteerd!
• insluiten → alleen A geselecteerd;
• uitsluiten → A niet meegenomen;
Financieel: in dit stadium nog niet van belang
Tip: zet de selectiecriteria in de omschrijving
Sla de zo gemaakte selectiecriteria op
heropen de selectie
We hebben nu de basisselectiecriteria, die we door
dubbelklikken kunnen openen.
Er is nog geen selectie!
Die wordt gemaakt met de knop
nu zijn de geselecteerden te zien onder tabblad
eventueel zijn de geselecteerden te exporteren naar een
groep via
Nu moet de volgende selectie gemaakt worden
merk op: er is een vakje
dit kan op 1, 2 of 3 worden gezet
hierbij komen extra selectiemogelijkheden te voorschijn:
vergelijk met
NB: begin altijd met het aantal insluitingscriteria leeg te laten,
zijn er meer criteria nodig zet dan achtereenvolgens deze
criteria op 1, 2 etc.
zet
op 1 en ga naar
Onder insluitingscriterium 1 maken we de selectie
De kinderen die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn
vul in onder
Burgerlijk
Leeftijd van: 18 t/m ..
Kerkelijk
Inschrijfstatus: inschrijfstatus: ingeschreven; relatie: lid of gastlid
Pastoraal
Relatie: Kind
Overig
Wil nooit bijdragen, kan niet bijdragen, wil geen contact: uitsluiten
De resultaten zijn dan te zien onder het tabblad
zet
op 2 en ga naar
Onder insluitingscriterium 1 maken we de selectie
De overigen die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn
vul in onder
Burgerlijk
Leeftijd van: 18 t/m ..
Kerkelijk
Inschrijfstatus: inschrijfstatus: ingeschreven; relatie: lid of gastlid
Pastoraal
Relatie: Overig
Overig
Wil nooit bijdragen, kan niet bijdragen, wil geen contact: uitsluiten
De resultaten zijn te vindenonder het tabblad
We vermelden de selectiecriteria bij de opmerkingen
Sla de selectiecriteria op!
1
2
3
Nu drie selecties:
1. basisselectie
2. insluitingen 1
3. insluitingen 2
Deze selecties moeten we samenvoegen in één
LET OP:
• aan uitdraaien etc. is het totaaloverzicht gekoppeld;
dit moet dus altijd gegenereerd worden (zelfs als alleen
maar basisselectiecriteria zijn gebruikt
• iedere keer dat er iets in de selectiecriteria wordt
veranderd, moet het totaaloverzicht opnieuw
gegenereerd worden!!
BELANGRIJK: gebruik niet meer insluitingscriteria dan
nodig; “lege” insluitingscriteria geven in het totaaloverzicht
alle geregistreerden!
Gevisualiseerd:
selectiecriteria
totaaloverzicht
in de box selectiecriteria zitten alle geregistreerden; daaruit
kiezen we; in het totaaloverzicht nu alleen die geselecteerden
in de box insluitcriteria1 zitten ook alle geregistreerden;
daaruit kiezen we;
in het totaaloverzicht nu de som van de geselecteerden in
beide criteria
selectiecriteria
insluitcriteria1
+
totaaloverzicht
in de box insluitcriteria2 zitten ook alle geregistreerden; als
we geen selectie hieruit maken (dwz alle velden leeg laten),
zullen alle geregistreerden in het totaaloverzicht komen
selectiecriteria
insluitcriteria1
+
insluitcriteria2
totaaloverzicht
+
idem: als we insluitcriteria3 ‘open’ hebben maar leeg laten,
geeft dat in het totaaloverzicht alle geregistreerden
Conclusie: aanpassen van het aantal insluitcriteria aan wat
nodig is!
Verfijning van de selectie
Er zijn geregistreerden die niet onder de criteria vallen maar
toch in de selectie moeten worden meegenomen
Open de selectie
en gaan naar het tabblad
in dit geval één niet geselecteerde persoon uit de ledenlijst
om in te sluiten, nl H. Graafland
de geregistreerde zoeken m.b.v
Stappen:
Is dit de correcte persoon, zo ja
selecteren en
eventueel is hier de insluiting ongedaan te maken
opslaan
Als sommige geselecteerden uit de selectie niet meegenomen
moeten worden, kijk dan bij de geselecteerden en sluit deze
personen uit.
In dit geval moet R. van der Ende uit de lijst worden verwijderd.
Stappen:
Ga naar tabblad
selecteer de juiste persoon en klik op
persoon verdwenen uit geselecteerdenlijst
maar terug te vinden onder tabblad
hier kan de uitsluiting (na selectie) ongedaan gemaakt worden
Nu vijf selecties :
1. basisselectie
2. insluitingen 1
3. insluitingen 2
4. extra insluitingen
5. uitsluitingen
Deze selecties moeten we samenvoegen in een
R. van der Ende ontbreekt, H. Graafland is aanwezig
het resultaat kan desgewenst naar een groep worden
geëxporteerd
het resultaat kan eventueel op standaardmanier
geëxporteerd worden
bij de knop
kan aangegeven worden welke
gegevens van de geselecteerden moeten worden geëxporteerd.
(hier wordt maar een deel van de lijst getoond)
geregistreerden of alleen PE’s
eventueel (maar niet van belang voor ons voorbeeld)
zijn onder het tabblad
eerder gemaakte
groepen in hun geheel in te sluiten of uit te sluiten
onder het tabblad
zijn vrije gebieden in
hun geheel in te sluiten of uit te sluiten
daarnaast is er nog een tabblad
In totaal dus selecties mogelijk:
1. basisselectie
2. insluitingen 1
3. insluitingen 2
4. insluitingen 3
5. jubilea
6. extra insluitingen
7. uitsluitingen
8. groepen
9. vrije gebieden
Deze selecties worden samengevoegd m.b.v. de knop
onder het tabblad
Vergeet niet de selectiecriteria op te slaan als die bewaard
moeten worden.
bij het opslaan worden extra insluitingen en uitsluitingen
mee opgeslagen
het kan dus handig zijn bij de opmerkingen te vermelden dat
er in- of uitsluitingen zijn
De resultaten van die criteria zijn op elk moment weer te
maken
Daarbij kan elke selectie opnieuw gemaakt worden via
maar moet het totaaloverzicht in elk geval weer genereerd
worden
LET OP: bij elke verandering in de selectiecriteria moet dit
ook weer gebeuren!
Belangrijk:
bij het koppelen van een selectie aan een fonds wordt
gekoppeld met het totaaloverzicht.
Dus zelfs als alleen maar een basisselectie wordt gemaakt,
toch altijd ook een Totaaloverzicht genereren
LET OP: zijn de selectiecriteria gemaakt in versie 1.0 dan kunnen
ook andere geautoriseerden bij deze criteria.
Ze kunnen ze dus ook veranderen en/of verwijderen!
Maak goede afspraken binnen uw gemeente hoe hiermee te
handelen en controleer zelf voor gebruik of ze nog kloppen.
PAS OP:
Bij de export van het totaaloverzicht wordt het
standaardadres geëxporteerd, niet het tijdelijk of
correspondentieadres!
via de vrije export zijn deze adressen te verkrijgen
De resultaten van de vrije export kunnen enigszins
verschillen van de export van het totaaloverzicht (‘s nachts
wordt de database van waaruit de vrije export komt
bijgewerkt met de veranderingen van die dag)
PAS OP: Uitsluitingen, Extra Insluitingen, Groepen en
Vrije Gebieden ‘verversen’ niet bij het maken van een
selectie of het genereren van een totaaloverzicht!
Dus bij hergebruik van de selectiecriteria:
•
altijd de Uitsluitingen en Extra Insluitingen
controleren
•
altijd eerst de Geregistreerden in de Groepen en Vrije
Gebieden herbepalen
EINDE SELECTIES BA
Stoppen
Geregistreerden in LRP
Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal
Werker
Selecties voor de Bijdragenadministrateur
Selecties voor de Lokale beheerder
STOP
LRP
LA/PW
BA
LB
Groepen
GROEPEN
Vrije Gebieden
VRIJE
GEBIEDEN
Begin
START
LRP
SELECTIES LB
Selecties voor de Lokale Beheerder
Ook de LB kan selecties maken, maar zal dat in de praktijk
overlaten aan de andere gebruikers;
voor een handleiding zie de selecties voor LA/PW resp BA
Specifieke voor rol van de LB is de mogelijkheid om
selecties te verwijderen zonder eigenaar te zijn
hier zijn alle leesbare selecties van de gemeente te zien
de LB kan ze bewerken NIET DOEN!
de LB kan ze verwijderen dit is nuttig als de gebruiker van het
systeem is afgekoppeld maar zijn/haar selecties niet heeft
opgeruimd.
de volgende waarschuwing verschijnt
zodra een gebruiker van het systeem is afgekoppeld zullen
hier de niet-leesbare selecties van hem/haar verschijnen
deze kunnen door de LB verwijderd worden
het is verstandig om dit te doen na verwijdering van een
gebruiker van het systeem (gaat vervuiling tegen)
EINDE SELECTIES LB
Stoppen
Geregistreerden in LRP
Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal
Werker
Selecties voor de Bijdragenadministrateur
Selecties voor de Lokale beheerder
STOP
LRP
LA/PW
BA
LB
Groepen
GROEPEN
Vrije Gebieden
VRIJE
GEBIEDEN
Begin
START
LRP
GROEPEN
Een groep is een verzameling geregistreerden
Een groep is statisch: overledenen, uitgeschreven of
vertrokken geregistreerden blijven in de groep
d.m.v. van de knop GEREGISTREERDEN HERBEPALEN
kunnen die geregistreerden verwijderd worden uit de groep
als de samenstelling van de groep door andere oorzaak
verandert, moet de groep handmatig worden bijgewerkt
een gebruiker ziet alleen die geregistreerden die binnen
zijn/haar autorisatiegebied vallen
LET OP: groepen kunnen door iedere geautoriseerde
(behalve de LB) gemaakt, gebruikt, veranderd en verwijderd
worden, maak dus goede afspraken hoe hiermee om te gaan!
BA, LA
PW
toon zoekveld
nieuwe groep maken
groep bewerken
groep verwijderen
groep importeren (zie handleiding)
herbepalen geregistreerden
alles selecteren
alles deselecteren
geef naam
vul omschrijving in
kies zo nodig wijkgemeente
zoek geregistreerde
voeg op dezelfde manier de andere leden van de groep toe
sla op
via
verwijderen
is de groep te openen en zijn leden te
wanneer alle potentiële leden van de groep een
gemeenschappelijk (selecteerbaar) kenmerk hebben is het
mogelijk om een groep te maken via
Dienstverlening > Selecties
BA en LA
PW
zie voor het maken van een Selectie de betreffende module;
als voorbeeld is genomen een selectie van leden en
meegeregistreerden ouder dan 70 jaar
sla op
het is niet nodig om de selectiecriteria te bewaren
VOOR HET GEBRUIKEN VAN EEN GROEP ALTIJD
eerst selecteren welke groepen
herbepaald moeten worden
herbepalen is ook mogelijk als een groep is geopend
EINDE GROEPEN
Stoppen
Geregistreerden in LRP
Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal
Werker
Selecties voor de Bijdragenadministrateur
Selecties voor de Lokale beheerder
STOP
LRP
LA/PW
BA
LB
Groepen
GROEPEN
Vrije Gebieden
VRIJE
GEBIEDEN
Begin
START
LRP
VRIJE GEBIEDEN
Vrije gebieden zijn postcodegebieden die wat gebiedsomvang
elkaar mogen overlappen en ook postcodes buiten het
grondgebied van de kerkelijke gemeente kunnen bevatten
vanwege de mogelijkheid van deze overlap is het verstandig
om geen wijkgemeente of sectie in te vullen
Voordat een vrij gebied wordt gebruikt moeten overleden,
uitgeschreven of verhuisde geregistreerden uit de geselecteerde
vrije gebieden worden verwijderd. d.m.v. de knop
GEREGISTREERDEN HERBEPALEN.
Een gebruiker ziet alleen die geregistreerden die binnen
zijn/haar autorisatiegebied vallen
NB Herbepalen van geregistreerden in vrije gebieden ziet
het systeem als een mutatie; het levert dus veel
mutatieregels in het mutatieoverzicht op
LET OP: Vrije gebieden kunnen door iedere geautoriseerde
(behalve de PW) gemaakt, gebruikt , veranderd en verwijderd
worden, maak dus goede afspraken hoe hiermee om te gaan!
Stop
Vrije gebieden LB
Vrije gebieden BA, LA
Vrije gebieden PW
Start
STOP
LB
BA,LA
PW
START
LRP
VRIJE GEBIEDEN
LB
vrije gebieden kunnen op gemeente- of wijkgemeenteniveau
worden aangemaakt
gemeenteniveau: ga naar tabblad
Pas op: bij gebruik van een vrij gebied voor een looplijst in
een fonds moeten fonds en vrij gebied op hetzelfde niveau
zijn aangemaakt
wijkgemeenteniveau: selecteer eerst de wijkgemeente
kies daarna tabblad
kies
om verder te gaan klik op
vervolg
LRP
VRIJE GEBIEDEN
BA, LA
om nieuw vrij gebied aan te maken
om bestand vrij gebied te bewerken
geef naam en vul eventueel de omschrijving in en kies indien
nodig de wijkgemeente;
uit 3589 postcodes de
gewenste postcodes
88 postcodes
NB: deze knop selecteert alleen de postcodes
zichtbaar op het scherm dus 1 t/m 20!
Gebruik
om ook de voldende bladzijde te kunnen selecteren;
herhaal tot alle postcodes zijn geselecteerd en
zoek nu de andere postcodes die in het vrije gebied moeten
komen;
;
met
zijn postcodegebieden uit heel
Nederland te selecteren
sluit het venster als alle postcodes zijn toegevoegd
96 postcodes in dit vrije gebied
ga naar tabblad
kies
kies
ga naar tabblad
sla op
splitsen van postcodereeksen
stel: postcode 1811 BA 1 t/m 15 moet behoren tot deze looplijst,
postcode 1811BA 17 t/m 63 tot een kerkblad looplijst 2
selecteer postcode 1811BA en kies
selecteer 63
vervang door 15
sla op
postcode 1811BA van 1 t/m 15 in vrij gebied; 17 t/m 63 ontbreekt;
denk aan het herbepalen van de geregistreerden en overige contacten,
het aanpassen van de omschrijving van het vrije gebied en sla op
open vrij gebied kerkblad looplijst 2
NB alleen hele postcodereeksen kunnen worden toegevoegd
selecteer de reeks
waarin de gezochte
nummers staan
sluit het venster
selecteer de reeks waarin de gezochte nummers staan
vergeet geregisteerden herbepalen en overige contacten
herbepalen niet!
sla op
EINDE VRIJE GEBIEDEN LB, BA, LA
Stop
Vrije gebieden LB
Vrije gebieden BA, LA
Vrije gebieden PW
Start
STOP
LB
BA,LA
PW
START
LRP
VRIJE GEBIEDEN
PW
een pastoraal werker kan de vrije gebieden en de
geregistreerden en overige contacten daarin inzien
maar kan de vrije gebieden niet bewerken of verwijderen
ook kan de PW de GEREGISTREERDEN NIET HERBEPALEN
hij/zij weet dus nooit of de geregistreerden in het vrije gebied de
actuele situatie weerspiegelen!
Alleen daar waar de Vrije gebieden automatisch herbepaald
worden (Uitdraai looplijsten) kunnen Vrije gebieden nuttig zijn
voor een PW
EINDE VRIJE GEBIEDEN
Stoppen
Geregistreerden in LRP
Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal
Werker
Selecties voor de Bijdragenadministrateur
Selecties voor de Lokale beheerder
STOP
LRP
LA/PW
BA
LB
Groepen
GROEPEN
Vrije Gebieden
VRIJE
GEBIEDEN
Begin
START

similar documents