ການສຳເນົາເອກະສານ

Report
ການສາເນ
ົ າເອກະສານ
ສະເໜ
ີ ໂດຍ: ສັນລະເສ
ີ ນ ລາດສະອາດ
ສະຖາບັນຄ
ຶ ກອ
ົ ກຄອງ ແລະ ຝ
ົ້ ວາວ
ິ ທະຍາສາດການປ
ົ ົ້ ນຄ
ົ ບຮ
ົ ມ, ກະຊວງພາຍໃນ
ົ້ ອໃນນາສະເໜ
ເນ
ີ
1. ຄວາມໝາຍ ແລະ ຄວາມສາຄັນຂອງເອກະສານສາ
ເນ
ົ າ
2. ປະເພດເອກະສານສາເນ
ົ າ
3. ຟ
ົ ງເອກະສານສາເນ
ົ າ
4. ປະເພດຟ
ົ ງຂອງເອກະສານ
5. ຫ
ັ ກການຂອງການສາເນ
ົ າເອກະສານ
ເອກະສານສາເນ
່ ນຫຍັງ?
ົ າແມ
 ແມ
່ ນເອກະສານສະບັບຕ
ິ ດ)
ົ ົ້ ນ (ສະບັບທາອ
ົ້ າຄ
 ແມ
ູ ນມລະດ
່ ນເອກະສານມ
່ າຂອງຊາດ
ົ ກອັນລ
 ແມ
ູ ນລວມບ
່ ນສ
່ ອນທ
ົ້ ອນໂຮມບ
່ ານມາຫາຍໆ
ົ ດຮຽນປະຫວັດສາດຜ
ພັນປ
ີ
່ ອນໄຫວຂອງສານັກງານ ເກ
່ ງການເຄ
ີ ດຂ
ຶ ົ້ ນໃນຂະບວນວ
ິ ວັດແຫ
ອ
ົ້ ານການເມອງ, ເສດຖະກ
ີ ຄວາມໝາຍດ
ິ ດ ແລະ
ົ ງການ ່ີທມ
ວັດທະນະທາສັງຄ
ົ ມ
່ ັ ງກ
 ເອກະສານດ
ັົ້ ນໄວ
່ າວຕ
ົ້ ອງເຕ
ົ້ ໃນ
ົ ົ້ າໂຮມ ຫ ຮັກສາ ແລະ ຖກເລອກເຟ
່ ອຮັບໃຊ
ຫ
ູ ນ, ຫ
ົ້ ອງເກ
ົ້ ອງສາເນ
ົ້ ໃຫ
ົ້ ແກ
່
ັ ບຮັກສາ ເອກະສານ, ສ
ົ າ ເພ
ການ ຄ
ົ້ ວາປະຫວັດສາດ, ິ ວທະຍາສາດ, ວັດທະນະທາ-ສັງຄ
ົ ົ້ ນຄ
ົ ມ…
ຄວາມສາຄັນຂອງເອກະສານສາເນ
ົ າ
 ທາງດ
ົ້ ານປະຫວັດສາດ
່ ອຖສ
່ ອຄ
ົ້ ມ
ຂ
ູ ນຂ
ຸ ນຄ
ູ ງ, ຊັດເຈນ ແລະ ມ
ູ ງເພ
່ າວສານສາຄັນ, ມ
່ າສ
ົ້
ີ ຄ
ີ ຄວາມເຊ
ົ ົ້ ນຄ
ວາ ປະຫວັດສາດສັງຄ
ົ ມ ແລະ ປະຫວັດສາດພັກ;
 ທາງດ
ົ້ ານວ
ິ ທະຍາສາດ
ການຢັົ້ງຢນຄວາມເປ
ັ ນຈ
ິ ງໃນອາດ
ີ ດ, ການ
ັ ກການ ແລະ ກ
ັ ງ
ົ ດຫ
ົ ດເກນການເໜ
ຕ
ິ ງຂອງທາມະຊາດ ແລະ ສັງຄ
ົ ມ;
 ທາງພ
ຶ ດຕ
ິ ກາຕ
ິ ງ
ົ ວຈ
່ ອນາໃຊ
ເພ
ົ້ ເຂ
ິ ບັດແນວທາງນະໂຍບາຍຂອງພັກ, ລະບຽບ
ົ ົ້ າໃນການຈັດຕັົ້ງປະຕ
ກ
ົ້ ໃນການແກ
ົ້ ໄຂຄ
ົ້ ວາ ແລະ ແກ
ົ້ ໄຂວຽກປະຈາວັນ.
ົ ດໝາຍຂອງລັດ, ຮັບໃຊ
ົ ົ້ ນຄ
ປະເພດຂອງເອກະສານສາເນ
ົ າ
1. ເອກະສານທາງລັດຖະການ
2. ເອກະສານທາງວ
ິ ທະຍາສາດ-ເຕ
ິ ກ
ັ ກນ
3. ເອະສານພາບແຜ
ີ ມ
່ ນສຽງ, ຟ
4. ເອກະສານສ
ິ ນລະປະວັນນະຄະດ
ີ
ຟ
ົ ງເອກະສານສາເນ
ົ າ
່ຶ ງທ
່ີ ໄດ
ແມ
ຸ ່ ມເອກະສານໜ
່ ນທັງໝ
ົ້ ກາເນ
ີ ດເກ
ີ ດຂ
ຶ ົ້ ນ
ົ ດຂອງກ
່ ອນໄຫວຂອງສານັກງານ
ໃນຂະບວນວ
່ ງການເຄ
ິ ວັດແຫ
ອ
ົ ງການ
ມ
ຸ ່ ນຄ
່ າທາງດ
ົ້ ານການເມອງ, ເສດຖະກ
ີ ຄ
ິ ດ, ິ ວທະຍາສາດ
ປະຫວັດສາດ ແລະ ່ ອນໆ
ຜ
ູ ນສາ
ັົ້ ນແລ
ົ ກປັກຮັກສາໄວ
່ ານການເລອກເຟ
ົ້ ວນາເຂ
ົ້ ສ
ົ ົ້ າປ
ເນ
ົ າ
ປະເພດຂອງຟ
ົ ງເອກະສານ
.
6. ຟ
ົ ງເອກະສານສາເນ
ົ າຂອງ
ບ
ຸ ກຄ
ົ ນ
1. ຟ
ົ ງເອກະສານສາເນ
່ ງ
ົ າແຫ
5. ຟ
ົ ງເອກະສານສາເນ
ົ າຂອງ
ອ
ົ ງການຈັດຕັົ້ງມະຊາຊ
ົ ນ
ຊາດ
2. ຟ
ົ ງເອກະສານສາເນ
ົ າຂອງພັກ
4. ຟ
ົ ງເອກະສານສາເນ
ົ າຂອງແຂວງ
3. ຟ
ົ ງເອກະສານສາເນ
ົ າຂອງລັດ
ຫ
ັ ກການຂອງການສາເນ
ົ າເອກະສານ
່ີ ມເຕ
1. ການທ
ົ້ ອນໂຮມ, ເພ
ີ ມຂອງເອກະສານ
່ີ ມ
 ແມ
ຸ ນຄ
່ ນການມອບ-ຮັບເອກະສານທ
່ າທາງດ
ົ້ ານ
ີ ຄ
ປະຫວັດສາດ ເຂ
ູ ນສາເນ
ົ້ ໃນສ
ົ ົ້ າໄວ
ົ າ
່ີ ຍັງຄ
່ົ າທ
 ແມ
່ ນການດາເນ
ີ ນການເຕ
ົ ົ້ າໂຮມບັນດາເອກະສານເກ
ົ ງ
ຄ
ູ່ ໃນກ
ົ້ າງ, ກະແຈກກະຈາຍຢ
ົ ມກອງ, ຂ
ົ ງເຂດການຈັດຕັົ້ງ ແລະ
ບ
ຸ ກຄ
ົ ນໃນສານັກງານອ
ົ ງການ;
່ ອກວດກາ, ກາສະພາບເອກະສານເກ
່ີ ຍັງຄ
່ ອ
່ົ າທ
 ເພ
ົ້ າງ ເພ
ົ ງຄ
່ີ ມເຕ
ນາໄປສ
ົ້ າງແຜນການດາເນ
ີ ນການເຕ
ີ ມ
ົ ົ້ າໂຮມ, ເພ
ເອກະສານ
 ອານວຍຄວາມສະດວກໃຫ
ົ້ ແກ
່ ການໄຈ
ົ້ ແຍກ, ການການ
່ າ
ົ ດຄ
ການຂ
ຶ ົ້ ນບັນຊ
ີ ມ
ີ ຄວາມປັນເອກະພາບກັນ
ແຫຼ່ງທ້ອນໂຮມ, ເພີ່ມເຕີມເອກະສານມອບ
ເອກະສານສະໃໝປະຫວັດສາດທີ່ຍັງ
ບໍ່ຄົບຖ້ວນ
ເອກະສານຂອງບັນດາຟົງບຸກຄົນ
ເອກະສານສຳນັກງານອົງ-ການທີ່ຢຸດຕິ
ການເຄື່ອນໄຫວ
ບັນດາເອກະສານຂອງສຳນັກງານ-ອົງການ
2. ການໄຈ້ແຍກເອກະສານ
ແມ່ນການຈັດລະບົບເອກະສານຢູ່ໃນຟົງໄປຕາມ
ທິດທາງໃດໜຶ່ງເພື່ອແຍກອອກເປັນແຕ່ລະ
ປະເພດ
ບູລະນະເອກະສານທີ່ີເປເພໃຫ້ຄືນສູ່ສະພາບ
ເດີມແລ້ວສ້າງສຳນວນຄືນໃໝ່
ສ້າງເງື່ອນໄຂສະດວກໃຫ້ແກ່ການປົກປັກ
ຮັກສາ ແລະ ຮັບໃຊ້ໃຫ້ແກ່ການຄົ້ນຄ້ວາ
ການດຳເນີນການໄຈ້ແຍກເອກະສານ
1. ການແຍກປະເພດຂອງເອກະສານເພື່ອໄຈ້
ແຍກ
ບາດກ້າວ
ທີ່ 1
ແຍກເປັນໝ
ວດໃຫຍ່
ພື້ນຖານ
ບາດກ້າວ
ທີ່ 2
ບາດກ້າວ
ທີ່ 3
ແຍກເປັນໝ
ແຍກເປັນໝ
ວດກາງ
ວດນ້ອຍ
ບາດກ້າວ
ທີ່ 4
ແຍກເປັນ
ກູ່ມຍ່ອຍ
ໆ
2. ການສ້າງສຳນວນ
 ແມ່ນທັງໝົດຂອງຊຸດເອກະສານຊຸດໜຶ່ງ
ທີ່ມີການພົວພັນນຳກັນ ກ່ຽວກັບ ບັນຫາ
ດຽວກັນ, ວຽກງານດຽວກັນ
 ສຳນວນອາດຈະມີໜຶ່ງຫົວໜ່ວຍ ຫຼື ຫຼາຍ
ຫົວໜ່ວຍ; ແຕ່ລະຫົວໜ່ວຍເກັບຮັກສາ
ໄວ້ໃນແຟມໜຶ່ງສະເພາະ ແລະ ບໍ່ໜາເກີນ 2
cm
 ການກຳນົດສຳນວນຕ້ອງກຳນົດຢ່າງຖືກຕ້ອງ
ແລະ ຊັບສອນເອກະສານຕາມສັນຍາລັກຕົວຈິງ.
ສາທາລະນະລັດ ປະຊາທິປະໄຕ ປະຊາຊົນລາວ
ສັນຕິພາບ ເອກະລາດ ປະຊາທິປະໄຕ ເອກະພາບ ວັດທະນະຖາວອນ
ກະຊວງ:………………..
ອົງການ:………………..
ແຂວງ:…………………
ສຳນວນ
…………………………………………………………………………………………………...........................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
ເລີ່ມຕົ້ນ: ວັນທີ …… ເດືອນ………ປີ……….
ທີ:…..….ເດືອນ…….….ປີ……....
ສຳເລັດ: ວັນ
ຈຳນວນ ………. ໃບ
ຟົງເລກທີ……………………………..
ສາລະບານສຳນວນເລກທີ ……………
ສຳນວນເລກທີ………………………...
ເວລາປົກປັກຮັກສາ
…………………………
3. ການສ້າງສາລະບານ
 ການສ້າງສາລະບານແມ່ນເຄື່ອງມື ຊອກຄົ້ນ
ອັນຕົ້ນຕໍຢູ່ໃນວຽກງານຄຸ້ມຄອງ
ເອກະສານສຳເນົາ
 ໃຊ້ເພື່ອຂຶ້ນສະຖິຕິ ແລະ ຊອກຄົ້ນ
ເອກະສານສຳເນົາໃຫ້ໄດ້ຕາມປະລິມານສຳນວນ
ພາຍຫຼັງການໄຈ້ແຍກ
ຕົວຢ່າງໃບສາລະສານສຳລັບເອກະສານ
ທົ່ວໄປ
ລຳດັ
ບ
ເລກທີ/
ອັກສອນ
ຫຍໍ້
ວັນ,ເດືອນ,
ປີ
ເອກະສານ
ເນື້ອໃນ
ຜູ້
ອອກ
ເອກະສາ
ນ
ຈຳນວນ
ໃບ
ໝາຍເຫດ
ຕົວຢ່າງໃບສາລະສານສຳລັບການຄຸ້ມຄອງ
ຊີວະປະຫວັດລັດຖະກອນ
ລຳ
ດັ
ບ
ຊື່ ແລະ
ນາມສະກຸນ
ວັນ,
ເດືອນ,
ປີ ເກີດ
ວັນ,ເດືອນ,
ປີ ເຂົ້າ
ເປັນ
ລັດຖະກອນ
ວັນ,
ເດືອນ,
ປີ
ເອກະສານ
ບ່ອນ
ປະຈຳການ
ປະຈຸບັນ
ອົງການ
ແຕ່ງ
ເອກະສານ
ຈຳນວນ
ໃບ
ໝາຍ
ເຫດ
ໃບມ້ວນທ້າຍ
 ແມ່ນໃບສັງລວມຈຳນວນໃບ, ຈຸດພິເສດ ແລະ
ສະພາບຂອງເອກະສານໃນສຳນວນ
 ຕິດໄວ້ທາງຫຼັງແຟມເບື້ອງເທິງ
ໃບມ້ວນທ້າຍ
-
ສຳນວນເລກທີ:……………………………………………………………………………
-
ສຳນວນນີ້ລວມມີ:…………………………………………………………………………ໃບ
-
ສາລະບານເອກະສານມີ…………………………………………………………………. ໃບ
-
ສະພາບຂອງເອກະສານສຳນວນ:…………………………….…………………………….
ກະຊງພາຍໃນ, ວັນທີ….ເດືອນ.…….ປີ…….
ຜູ້ສ້າງສຳນວນ
ລາຍເຊັນ
3. ການກຳນົດຄຸນຄ່າຂອງເອກະສານ
 ແມ່ນນຳໃຊ້ຫຼັກການ ແລະ ມາດຕະຖານຂອງ
ວິທະຍາສາດ ກ່ຽວກັບ ວຽກງານຄຸ້ມຄອງ
ເອກະສານເພື່ອເລືອກເຟັ້ນເອົາເອກະສານທີ່
ມີຄຸນຄ່າຍາວນານ-ຖາວອນເພື່ອເກັບຮັກສາ
ໄວ້ ແລະ ທຳລາຍເອກະສານທີ່ໝົດຄຸ່ນຄ່າ
 ຕ້ອງຮັບປະກັນຄຸນລັກສະນະຂອງເອກະສານ
 ຮັບປະກັນຄວາມຮຽກຮ້ອງຕ້ອງການ
 ຮັບປະກັນຈຸດປະສົງ ແລະ ລະດັບຄາດໝາຍອັນ
ແນ່ນອນ
ຫຼັການ ແລະ ວິມີການກຳນົດຄຸນຄ່າ
ເອກະສານ
ຫຼັກການທາງ
ດ້ານການເມືອງ
ຫຼັກ
ການ
ຫຼັກການ
ປະຫວັດສາດ
ຫຼັກການ
ລັກສະນະ
ສັງລວມ
ຮອບດ້ານ
ຕ້ອງ
ຕ້ອງ
ຕ້ອງເບິ່ງ
ຢັ້ງຢືນໃນ
ຄົ້ນຄ້ວາ
ແຕ່ລະດ້ານ
ທັດສະນະພັກ
ສະພາບການ
ໃນການ
ແລະ ສິດຜົນ
ຕົວຈິງທາງ
ເຄື່ອນໄຫວ
ປະໂຫຍດຂອງ
ດ້ານ
ທີ່
ຊາດ
ປະຫວັດສາດ
ພົວພັນເຊິ່
ທີ່ເອກະສານ
ງກັນ ແລະ ກັນ
ກຳເນີດຂຶ້ນ
ວິທີການຈັດ
ເປັນລະບົບ
ວິທີ
ການ
• ແມ່ນ
ການລວມ
ເຂົ້າ,
ປະກອບເຂົ້າ
ຫຼາຍ
ພາກສ່ວນ
ພົວພັນກັນ
ຢ່າງສະໜ
ິດແໜ້ນນຳ
ກັນ, ສົ່ງ
ຜົນສະທ້ອນ
ເຊິ່ງກັນ
ແລະ ກັນ
• ເຄື່ອນໄຫວ
ໃນຂອບເຂດ
ອັນດຽວກັນ
ໃນສິ່ງ ແວດ
ລ້ອມດຽວ
ກັນ
ວິທີການໄຈ້
ແຍກພາລະ
ບົດບາດ
• ແມ່ນການ
ຄົ້ນຄ້ວາ
ເພື່ອວິໄຈ
ພາລະບົດບາດ
ປະເພດ
ເອກະສານ
ກຳເນີດເກີດ
ຂຶ້ນໃນແຕ່
ລະຂົງເຂດ
ສຳນັກງານ
• ຊີ້ໃຫ້
ເຫັນເຖິງ
ພາລະບົດບາດ
ຂອງການ
ເຄື່ອນໄຫວ
ສຳນັກງານອົງການ
ວິທີການທາງ
ດ້ານຂໍ້ມູນ
ຂ່າວສານ
• ຂຶ້ນກັບ
ການນຳ
ຂ່າວສານຕົວ
ຈິງ ແລະ
ຂ່າວສານ
ອັນໃໝ່ທີ່
ຊັດເຈນ
• ຕອບສະໜອງ
ໃຫ້ ແກ່ການ
ຄົ້ນຄ້ວາ
ແລະ ການ
ເຄື່ອນ ໄຫວ
ຄຸ້ມຄອງທາງ
ດ້ານ
ສື່ສານໃໝ່
ຢ່າງພຽງພໍ
ແລະ ຊັດເຈນ
ວິທີການແຫຼ່ງ
ເອກະ ສານ
ປະຫວັດສາດ
• ກຳນົດຂອບເຂດ
ທີ່ຕັ້ງຄວາມ
ໝາຍຂອງແຫຼ່ງ
ເອກະສານ
ປະຫວັດສາດທີ່
ໄດ້ມີການ
ພົວພັນເຖິງ
ໄລຍະໃດໜຶ່ງ,
ສະໄໝໃດ ໜຶ່ງ
ຫຼື ເຫດການ
ຕົວຈິງໃດໜ
ຶ່ງ
• ມີບົດບາດກ້
ວາງຂວາງໃນການ
ຍົກສູງ
ລັກສະນະ
ວິທະຍາສາດຂອງ
ວັນນະກຳ
ປະຫວັດສາດ
ບາງຂໍ້ມູນການກຳນົດຄຸນຄ່າເອກະສານ

ເອກະສານກຸ່ມຊີ້ນຳ-ນຳພາ ແລະ ກວດກາ ປົກປັກຮັກສາໄວ້
ຖາວອນ;

ເອກະສານກຸ່ມແຜນການ, ສະຖິຕິ
–
ແຜນການ, ບົດລາຍງານ..6 ເດືອນ, 3 ເດືອນ ປົກປັກຮັກສາໄວ້
10 ປີ
–
ແຜນການ, ບດລາຍງານປະຈຳເດືອນ, ອາທິດ ປົກປັກຮັກສາໄວ້ 5
ປີ
–
ບົດລາຍງານປະຈຳປີຂອງທ້ອງຖິ່ນ ປົກປັກຮັກສາໄວ້
ຖາວອນ

ເອກະສານກຸ່ມຈັດຕັ້ງ-ພະນັກງານ
–
ບົດສະເໜີຄຳເຫັນ, ບົດລາຍງານການຈັດຕັ້ງ, ເອກະສານ
ສ້າງຕັ້ງພະແນກການ, ກົມກອງ,ໜ່ວຍງານ ປົກປັກຮັກສາໄວ້
ຖາວອນ
–
ຊີວະປະຫວັດ, ຂອບເຂດສິດ, ຍ້ອງຍໍ, ຫຼຽນຕ່າງໆ, ໃບສຳ
ຕົວຢ່າງການສ້າງຕາຕະລາງກຳນົດຄຸ່ນ
ຄ່າເອກະສານ
ລຳດັ
ບ
ເອກະສານ
ກຳນົດ
ຮັກສາ
1
ບັນດາມະຕິຄຳສັ່ງ, ແນວທາງ, ນະໂຍບາຍຂອງພັກ,
ລັດ ທາງດ້ານເສດຖະກິດ, ວັດທະນະທຳ-ສັງຄົມ,
ປກສ-ປກຊ
ຖາວອນ
2
ບົດລາຍງານປະຈຳເດືອນ, ອາທິດ
5-10 ປີ
3
ຂໍ້ຕົກລົງຂອງນາຍົກລັດຖະມົນຕີວ່າດ້ວຍ
ການແຕ່ງຕັ້ງພະນັກງານ
ຖາວອນ
4
ໃບສະເໜີຢືມເງິນ
• ຈຳນວນເງິນ 1.000.000 ກີບຂຶ້ນໄປ
• ຈຳນວນເງິນຕ່ຳກວ່າ 1.000.000 ກີບ
•
•
5
ປື້ມບັນທຶກເອກະສານຂາເຂົ້າ-ຂາອອກ
ຖາວອນ
6
ສຳນວນ ກ່ຽວກັບ ການຄຸ້ມຄອງການຊື້ສັບສິນ
, ວັດຖຸອຸປະກອນ
15 ປີ
7
ເອກະສານກ່ຽວກັບ ການສ້ອມແປງຕ່າງໆ, ຄຸ້ມ
ຄອງພາຫະນະ
50 ປີ
8
15 ປີ
5 ປີ
ໝາຍເຫດ
4. ການເກັບມ້ຽນເອກະສານ
ໝາຍເຖິງຂະບວນການຈັດລະບົບ ແລະ ຈຳແນກການ
ເກັບມ້ຽນເອກະສານຕາມຮູບແບບຕ່າງໆ
ເຮັດໃຫ້ມີຄວາມເປັນລະບຽບຮຽບຮ້ອຍ, ເປັນ
ລະບົບ, ສະດວກໃນການນຳເອົາມາໃຊ້ ເມື່ອຍາມ
ຕ້ອງການ ແລະ ຄົ້ນຫາງ່າຍ
ຫຼຸດຜ່ອນການເກັບເອກະສານທີ່ບໍ່
ຕ້ອງການ ແລະ ຊ່ວຍປະຢັດຄ່າໃຊ້ຈ່າຍສີ້ນ
ເປືອງຕ່າງໆ
ຊ່ວຍປົກປ້ອງ ແລະ ປະກັນໄພສຳນັກງານຫາກມີ
ກໍລະນີຄະດີຮ້ອງຟ້ອງຕ່າງໆ
ເອກະສານທີ່ໃຊ້ໃນສຳນັກງານ-ອົງການແບ່ງອອກ
ເປັນ 4 ປະເພດຄື:
• ເອກະສານປະເພດທີ່ 1: ເອກະສານທີ່ຢູ່ໃນລະຫວ່າງ
ການປະຕິບັດງານ
• ເອກະສານປະເພດທີ່ 2: ເອກະສານທີ່ໂຕ້ຕອບສຳເລັດ
ແລ້ວ
• ເອກະສານປະເພດທີ່ 3: ເອກະສານທີ່ມີຄວາມສຳຄັນ
• ເອກະສານປະເພດທີ່ 4: ເອກະສານທີ່ຄວນທຳລາຍຖີ້ມ
 ເອກະສານປະເພດ 1 ແລະ 2 ຄວນໄວ້ໃນ
ບໍລິເວນໃກ້ຕົວ ຫຼື ບ່ອນໃກ້
ພະນັກງານເຮັດວຽກປະຈຳ;
 ຖ້າເປັນເອກະສານທີ່ຢູ່ ລໍຖ້າການ
ຕອບຮັບຈາກພາກສ່ວນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ
ຄວນເກັບເຂົ້າຕູ້ເອກະສານໃນລີ້ນຊັກ
ທີ 1 ຫຼື 2;
 ສຳລັບເອກະສານທີ່ຕອບໂຕ້ສຳເລັດ
ແລ້ວແຕ່ຍັງມີຄວາມຈຳເປັນຈະຕ້ອງ
ໃຊ້ອ້າງອີງໃນບາງຄັ້ງຄາວເຮົາອາດຈະ
ເກັບໄວ້ໃນລີ້ນຊັກ 3 ແລະ 4;
 ເອກະສານທີ່ມີຄວາມສຳຄັນທາງກົດໝ
າຍ, ປະຫວັດສາດ ຫຼື ກ່ຽວກັບ ຫຼັກ
ຄວາມໝາຍຂອງເອກະສານຂາເຂົ້າ
ໝາຍເຖິງເອກະສານທີ່ອົງການອື່ນເປັນ
ຜູ້ຮ່າງ, ສ້າງຂຶ້ນ ແລ້ວສົ່ງມາອົງ
ການຈັດຕັ້ງຂອງເຮົາໂດຍມີຈຸດປະສົງ:
» ຮັບຊາບ, ພິຈາລະນາ ແລະ ຈັດຕັ້ງປະຕິບັດ
» ຮັບຊາບ, ເຜີຍແຜ່ ແລະ ຈັດຕັ້ງປະຕິບັດ
» ເພື່ອຮັບຊາບ
ທຸກເອກະສານຈະມາໃນຮູບແບບໃດ ແລະ ວິທີ
ໃດກໍ່ຕາມ ຈະຕ້ອງໄດ້ບັນທຶກ (ລົງທະບຽນ)
ຄວາມໝາຍຂອງເອກະສານຂາອອກ
ໝາຍເຖິງເອກະສານທີ່ອົງການເຮົາເປັນຜູ້
ຮ່າງ, ສ້າງຂຶ້ນ ແລ້ວສົ່ງມາອົງການຈັດຕັ້ງ
ອື່ນໂດຍມີຈຸດປະສົງ:
» ອົງການອື່ນຮັບຊາບ, ພິຈາລະນາ ແລະ ຈັດ
ຕັ້ງປະຕິບັດ
» ອົງການອື່ນຮັບຊາບ, ເຜີຍແຜ່ ແລະ ຈັດ
ຕັ້ງປະຕິບັດ
» ເພື່ອຊາບ
ທຸກເອກະສານທີ່ຈະສົ່ງອອກຈະຕ້ອງໄດ້
ການປະຕິບັດ ກ່ຽວກັບ ເອກະສານຂາ
ເຂົ້າ
 ແຍກປະເພດຂອງເອກສານ
 ເປີດຊອງເອກະສານ
 ປະທັບຕາຂາເຂົ້າ
 ບັນທຶກເອກະສານຂາເຂົ້າດ້ວຍປື້ມຕິດຕາມ
ຫຼື ດ້ວຍຄອມພິວເຕີ
 ບັນທຶກໃສ່ໃນໃບຕິດຕາມເອກະສານ
 ແຢກຢາຍເອກະສານໃຫ້ພາກສ່ວນຮັບຜິດຊອບ
 ຕິດຕາມເອກະສານທີ່ສົ່ງໃຫ້ພາກສ່ວນ
ຮັບຜິດຊອບ
ການປະຕິບັດ ກ່ຽວກັບ ເອກະສານຂາ
ອອກ
 ກວດເອກະສານກ່ອນຈະນຳສົ່ງໄປໃຫ້ຫົວໜ້າ
 ກວດກາລາຍເຊັນຂອງເອກະສານ
 ບັນທຶກໃສ່ປື້ມຂາອອກ
 ເຂົ້າເລກທີ, ປະທັບຕາອຳນາດ ແລະ ຊື່ແຈ້ງ
 ກວດກາເອກະສານ ຫຼື ວັດສະດຸຕິດຂັດ ແລ້ວ
ຈັດເຂົ້າຊ່ອງເພື່ອນຳສົ່ງ ພາກສ່ວນ
ກ່ຽວຂ້ອງ
 ເກັບມ້ຽນເອກະສານເພື່ອສຳເນົາ
ວິທີການເກັບມ້ຽນເອກະສານ
ເກັບມ້ຽນຕາມຕົວ
ອັກສອນ
ເກັບມ້ຽນຕາມຕົວເລກ
ເກັບມ້ຽນຕາມຊື່ເລື່ອງ
ເອກະສານ
ເກັບມ້ຽນເອກະສານຕາມ
ຊື່ພູມມີສາດ
ເກັບມ້ຽນຕາມວັນເດືອນ
ເກັບມ້ຽນຕາມຕົວເລກ
ແມ່ນຕ້ອງຈັດແຕ່ເລກນ້ອຍຫາເລກໃຫຍ່ທຸກໆ
ເອກະສານ ທີ່ໃຊ້ເຂົ້າໃນການຈັດລຽງແມ່ນຈະ
ຕ້ອງປະກອບດ້ວຍເລກທີ່ເປັນເຄື່ອງໝາຍ
ການເກັບມ້ຽນຕາມຊື່
ເລື່ອງ
ແມ່ນການຈັດເອກະສານໂດຍໃຊ້ຊື່ເລື່ອງ
ເປັນຫົວຂໍ້ເພື່ອແຍກເອກະສານອອກເປັນແຕ່
ລະປະເພດຂອງການເຄື່ອນໄຫວ ຈາກນັ້ນຈຶ່ງ
ລຽງຕາມຕົວໜັງສື
 ຕົວຢ່າງ:
 ໃບສະເໜີ;
 ຂໍ້ຕົກລົງ;
 ບົດລາຍງານ
 ແຈ້ງການ …
ການເກັບມ້ຽນຕາມພູມມີ
ສາດ
ແມ່ນການຈັດເອກະສານໂດຍໃຊ້ຊື່ສະຖານທີ່
ຕັ້ງເປັນຫຼັກເພື່ອແຍຫກປະເພດຂອງເອກະສານ
ອອກຕາມແຂວງ, ເມື່ອງ, ບ້ານ
ຕົວຢ່າງ
 ແຂວງບໍ່ແກ້ວ
 ເມືອງຫ້ວຍຊາຍ
 ບ້ານມຸງຄູນສິນ
ຂັ້ນຕອນໃນການເກັບມ້ຽນເອກະສານແບບ
ງ່າຍດາຍ
1. ສຳຫຼວດລາຍ
ຊື່ແຟມ
2. ໃສ່ລະຫັດໝວດ
ໃຫຍ່
3. ໃສ່ລະຫັດໝວດ
ຍ່ອຍ
4. ສ້າງບັນຊີ
ຄຸມແຟມ
5. ສ້າງບັດ
ຢືມ
ການທຳລາຍເອກະສານ
• ເອກະສານທີ່ຄົບອາຍຸເກັບມ້ຽນ
• ເອກະສານທີ່ໝົດຄວາມຈຳເປັນໃນການນຳໃຊ້
ວຽກງານ
• ເອກະສານທີ່ໄດ້ຮັບອະນຸມັດໃຫ້
ທຳລາຍຖີ້ມ
ຫຼັກການທຳລາຍເອກະສານ
• ໃບສະເໜີຂໍທຳລາຍເອກະສານ
• ບັນຊີເອກະສານຂໍທຳລາຍ
• ບົດອະທິບາຍເຫດຜົນຂໍທຳລາຍ
ຕົວຢ່າງບາງຮູບພາບໃນການຈັດ
ມ້ຽນເອກະສານ

similar documents