Interessentanalyse og kommunikationsplan

Report
DUBU oplæg til
• Interessentanalyse
• Kommunikationsplan
Indhold
1. Introduktion
2. Interessentanalyse
3. Kommunikationsplan
4. Vedligehold af analyse og plan
2
Introduktion
Dette materiale er tænkt som en støtte til DUBU projektlederen (eller den person, der
driver den organisatoriske implementering) i DUBU kommunerne ifm den
organisatoriske implementering.
Materialet indeholder en beskrivelse af og vejledning i brugen af 2 vigtige værktøjer:
Interessentanalyse og kommunikationsplan.
3
Interessentanalysen danner grundlag for vurdering af
interessenterne og for aktiviteter i kommunikationsplanen
Interessenter
Kommunernes interessenter er de personer/grupper som:
• Vil opleve en forandring på grund af DUBU fx rådgiverne (arbejdsgang,
metode)
• Har indflydelse på resultatet af forandringen og/eller hvis involvering er
nødvendig for at opnå succes
Interessentanalyse
Kommunikationsplan
4
Anvendes til at identificere relevante interessenter (enkeltpersoner eller
grupper) som er relevante for DUBU implementeringen.
Interessenterne vurderes på henholdsvis påvirkning af og indflydelse på
projektet. Når interessenterne kendes kan aktiviteterne til mobilisering
bestemmes.
Baserer sig på interessentanalysens resultat. Indeholder de
kommunikationsaktiviteter, der skal gennemføres for at sikre mobilisering
og styring af interessenterne .
Indhold
1. Introduktion
2. Interessentanalyse
3. Kommunikationsplan
4. Vedligehold af analyse og plan
5
Interessentanalysen udarbejdes i 4 trin
Trin 1
Identificer
interessenter
Trin 2
Udfyld
Interessentanalyse
skemaet
Trin 3
Udfyld skema til
Interessentgruppering
Trin 4
Definer aktiviteter
til mobilisering
Trin 1 - Identificer interessenter
Brainstorm på interessenter, der skal indgå i interessentstyringen (enkeltpersoner/grupper) . F.eks. sammen
med B&U leder, superbruger og rådgiver. Interessenterne skal ses fra DUBU projektets synsvinkel.
Interessenterne kan opdeles i interne (i B&U) og eksterne (udenfor B&U).
Eksempel på mulige interessenter:
• B&U Rådgivere
• ICS superbrugere
• DUBU superbrugere
• B&U adm./økonomimedarbejdere
• B&U ledelse
• Socialstyrelsen
• B&U - handicap
• It-chef
• Styregruppe
• Samarbejdspartnere (Skoler, børnehaver
etc.)
• Andre faggrupper
• Politiske niveauer
• KOMBIT
6
Vælg de vigtigste, relevante
interessenter og dokumenter dem
eventuelt overordnet som vist på næste
side efter brainstormingen
Trin 2 – Udfyld interessentanalyseskemaet
Indsæt de udvalgte interessenter i excel arket ”DUBU Interessentanalyse” og udfyld kolonnefelterne, som
beskriver den enkelte interessent. Hvis du mangler information, så søg den ved at tale med interessenten.
Felterne er beskrevet nedenfor.
Interessent
Interessenten eller interessentgruppen. Hvis en gruppe af
interessenter kan vurderes samlet, kan de angives under et.
Det kan fx være kommunalbestyrelsen
Navne
Der hvor interessenten er angivet som en samlet gruppe, kan
det være relevant at angive hvilke personer gruppen omfatter
Bidrag til projektet
Interessentens grad af indflydelse
Angiver hvor stor indflydelse interessenten har på om
projektet bliver en succes. Indflydelsen angives som
Høj/Middel/lav. Feltet anvendes til interessent- grupperingen i
trin 3.
Grad af påvirkning på interessent
Angiver hvor meget interessenten påvirkes af projektet og
indikerer
graden af forandring. Påvirkningen angives som
Høj/Middel/Lav. Feltet anvendes til interessentgrupperingen i
trin 3.
Beskriver hvad projektet ønsker interessenten skal bidrage
med
Forslag til aktiviteter
Bekymring/ overvejelser
Beskriver hvilke bekymnringer/overvejelser /forventninger
interessenten har ift. projektet
Motivationsfaktorer
Beskriver hvad der vil motivere den enkelte interessent til at
acceptere forandringen
7
Indeholder de indledende forslag til aktiviteter til mobilisering
af de enkelte interessenter. Udfyldes i trin 4.
Ejer af relationen
Angiver hvem der ejer kontakten til interessenten og sikrer at
interessenten håndteres
Trin 2 – Definition af vurderingerne Høj/Middel/Lav
Høj = interessenten kan blokere for eller muliggøre de
nødvendige forandringer
Interessentens
grad af indflydelse
Middel = interessenten kan gøre det sværere eller lettere at
gennemføre de nødvendige forandringer
Lav = interessenten har lille eller ingen indflydelse på
gennemførelse af forandringerne
H
Høj =
• Direkte påvirkning på interessenten
• Betydelige ændringer af arbejdsgange, værktøjer, viden og kompetencer
• Betydelige ændringer af arbejdsform, kultur og værdier
Grad af påvirkning
på interessent
Middel =
• Direkte påvirkning på interessenten
• Mindre ændringer af arbejdsgange, værktøjer, viden og kompetencer
Lav =
• Indirekte påvirkning på interessenten
• Kan arbejde på samme måde, men deres arbejde har relation til
forandringen
• Samarbejder ofte med personer/grupper, som bliver direkte påvirket af
forandringerne
Det er en god ide at blive enige om ovenstående inden I går i gang med at
udfylde interessentanalyseskemaet
8
M
L
Eksempel på et udfyldt Interessentanalyseskema
Du har nu informationer om alle interessenterne og kan ud fra informationerne vurdere, hvem
der især skal fokuseres på og hvordan – se trin 3 (bør maks. omfatte 10 interessenter).
9
Trin 3 – Udfyld skema til interessentgruppering
Kommuniker aktivt
10
Involver aktivt
Middel
Interessent
Z
B&U
team leder
B&U
rådgivere
B&U
leder
B&U
superbrugere
Skole x
Interessent
X
Interessent
Y
Lav
Grad af indflydelse på DUB projektets succes
Høj
Indsæt interessenterne som vist i eksemplet i nedenstående skema baseret på, hvordan du har vurderet
indflydelse og påvirkning (H/M/L) i excel analyseskemaet (se næste side for definitioner).
Informer efter behov
Lav
Involver efter behov
Middel
Grad af DUBU projektets påvirkning på interessenten
Høj
Betydningen af de 4 kvadranter
Involver aktivt:
Disse interessenter skal følges og involveres f.eks. via møder, workshops. feedback.
Kommunikation er ikke nok. Interessenterne i dette felt er meget vigtige for succes.
Kommuniker aktivt:
Interessenterne skal følges og nås via regelmæssig, målrettet kommunikation. Interessenterne i
dette felt er vigtige for succes.
Infomer efter behov:
Interessenten informeres kun når der er et specielt behov for kontakt
Involver efter behov:
interessenterne skal kun inddrages hvor relevant.
11
Trin 4 – Definer aktiviteter til mobilisering
Resultatet af interessentanalysen anvendes til at definere aktiviteter som:
 sikrer at B&U ledelsen får gjort medarbejderne klar til at modtage DUBU systemet
(mobilisering)
 imødegår de vigtigste organisatoriske risici og barrierer i kommunerne gennem støtte,
kommunikation og involvering
 sikrer forståelse, accept og støtte fra øvrige vigtige interessenter
Definition af aktiviteter:
• Brainstorm på aktiviteter for hver interessent (involver f.eks. B&U leder og team leder, rådgiver
og superbruger eller hvem du finder relevant).
• Diskuter hvor I tror de enkelte interessenter befinder sig mht. accept og støtte til DUBU, hvem
det er vigtigt at flytte og hvad der skal til for at flytte dem.
• Tænk faserne i forandringsstigen ind i aktiviteterne – se næste side.
• Indsæt forslagene i kolonnen:
12
Forslag til aktiviteter
Indeholder de indledende forslag
til aktiviteter til mobilisering af de
enkelte interessenter.
Aktiviteter skal defineres til at bringe B&U medarbejderne op ad
forandringsstigen og opnå støtte og accept fra øvrige vigtige interessenter
Kan se og begejstres
af resultatet
Aktiv
deltagelse
og gevinstrealisering
Anvende det nye
Sørge for egen
udvikling
Forstå egne behov
for udvikling
Se konsekvensen
af DUBU
Acceptere DUBU
Forstå DUBU
Høre om DUBU
13
DUBU – nyt it-system og
nye arbejdsgange
Indhold
1. Introduktion
2. Interessentanalyse
3. Kommunikationsplan
4. Vedligehold af analyse og plan
14
Kommunikationsplanen - et godt styringsværktøj ift. interessenter, aktiviteter,
tidspunkter og ansvarlige samt status på gennemførelse
Status:
Rød = ikke gennemført
Gul = forsiinket ift plan
Grøn = gennemført
Forslag til anvendelse af planen
• Indsæt de vigtigste interessenter fra interessentalysen i kommunikationsplanen – max. 10.
• Indsæt aktiviteterne fra interessentanalysen i kommunikationsplanen og konkretiser i henhold til skabelonen
(hvad, hvem, hvornår etc.). Vi foreslår at alle aktiviteter indsættes i kommunikationplanen selv om de ikke
nødvendigvis hører hjemme her (f.eks. Workshops for at gennemgå arbejdsgange). Det vil gøre det enklere
at følge op på aktiviteterne.
• Tænk faserne i forandringsstigen ind i kommunikationstidspunkterne – hvornår skal de enkelte
interessenter f.eks. have forstået hvad DUBU går ud på.
• Kommuniker planen til de personer, som ejer relationen til de enkelte interessenter, og som forventes at
gennemføre kommunikationen indenfor den aftalte tid.
16
Indhold
1. Introduktion
2. Interessentanalyse
3. Kommunikationsplan
4. Vedligehold af analyse og plan
17
Både interessentanalysen og kommunikationsplanen er
levende dokumenter
Interessentanalysen
• Gennemgå analysen på regelmæssige møder og vurder om der er ændringer til informationen
• Hold analysen i en lille kreds af deltagere – den kan indeholde sensitiv information
Kommunikationsplanen
• Gennemgå planen på regelmæssige møder – dels for at planlægge næste måneds kommunikation dels for
at følge op på status.
Møderne bør kunne afholdes på 1 – 1,5 time, hvis de er godt forberedt (materiale udsendt inden møde, klar
dagsorden, deltagere forberedt). Møderne kan eventuelt afholdes som telefonmøder, hvis det passer
bedst i hverdagen.
Forslag til deltagere:
• Projektleder – ansvarlig for mødet
• B&U leder
• 1- 2 teamledere, som repræsenterer de øvrige teamledere
• 1- 2 superbruger, som repræsenterer de øvrige superbrugere
18

similar documents