Digitaal documentenloket in Kapellen doet het! - V-ict-or

Report
Dé technologie om de wachtrijen
aan uw e-loket verminderen en uw
efficiëntie te verhogen
www.intellistampcenter.be
Een initiatief van
en
Agenda
• Welkom en positionering, Bart Van Hove
–
–
–
–
Wat is IntelliStamp ?
Wie is het IntelliStampCenter ?
Wie is het IntelliStampCenter ?
Hoe werkt het ?
• Vermindering van de wachtrijen in Kapellen,
Ivan Kockx, beleidscoördinator Interne Zaken
• Vragen & antwoorden
Wat is IntelliStamp
•
Een unieke technologie die het mogelijk maakt dat
attesten op 24/7 basis aangevraagd èn afgeleverd
worden, en dit in een automatisch proces dat
– tijdsonafhankelijk is
– juridisch volledig sluitend is.
•
Doelstelling :
– Comfortverhoging voor de burger
– Efficiëntiewinst voor het bestuur
Wie is het IntelliStampCenter
Wat is het IntelliStampCenter
•
Het cloudplatform dat openstaat voor elke
dienstverlener die actief is in de overheidssector en
documenten ter ondertekening wil aanbieden.
•
We onderscheiden hierin 2 processen :
– Documenten die “manueel” digitaal getekend worden
– Documenten die digitaal ondertekend worden als
onderdeel van een volledig geautomatiseerd proces.
•
Het IntelliStampCenter is 24/7 beschikbaar voor
– plaatsen van de IntelliStamp
– documentcontrole
VB
Website / frontoffice met
•
E-loket / Intellistamp
•
Klant Contact Center
S
E
R
V
I
C
E
B
U
S
B
I
P
L
A
T
F
O
R
M
Dossierflow /
L
A
B

BURGER
ZAKEN

Zaaksystemen
I
N
UIT
FMS/B
BC
LONEN
/ HRM
ROL
VERGADER
- BEHEER
OCMW
SECTORGENOTEN
gemeente
• Aflevering Intellistamp
• Verificatie van het
document
We onderscheiden hierin 2 processen
• Documenten die “manueel” digitaal
getekend worden
– Lage efficiëntiewinst voor de administratie
• Documenten die digitaal ondertekend
worden als onderdeel van een volledig
geautomatiseerd proces.
– Efficiëntiewinst voor de administratie (5 – 7
minuten / attest)
Bewijs van
woonst
Papieren
Document
Opsturen
via
De Post
Burgers
Ambtenaar
aanvragen
loket
online
aanvragen
E-loket
Afhalen aan
het fysieke
loket
Bevolkingstoepassing
Digitaal
document
ondertekend
met eID
Aflevering
via mail
Dankzij de stamp
juridisch sluitend
digitaal èn print
Documentverificatie
Integratie met uw
e-loket en
bevolkingsoftware
Cloud Model
24/7 beschikbar
door
servercertificaat
Efficiëntie voor
ambtenaar en
burger
Open voor elke
dienstverlener
Kostenbesparing voor gemeente
• Bespaar op manueel werk, print-, papier- en
postkosten
• Documentfraude voorkomen en detecteren
• Innovatief en groen imago
• Eenvoudig te integreren. Werk vanuit de
bestaande applicaties
• Geen onderhoud van eigen servers en software
door cloud oplossing (Software as a Service)
• Juridisch sluitend, zowel digitaal als op papier
Kostenbesparing voor burger
• Besparing op verplaatsing en tijd
• Snellere en verbeterde (digitale) dienstverlening
• 100 % digitaal werken tot bij de burger
• IntelliStamp biedt als enige
– 24/7 beschikbaarheid, zowel voor aanvraag als voor
afgifte van het document.
– Bestaande integratie met front – en backoffice
Hoe werkt het ?
www.intellistampcenter.be
Een initiatief van
en
IntelliStamp
Data document,
certificaat,
auteur, time
Andere data
Unieke code
•
•
•
Website
Werkt met referentiecode + gematerialiseerde
handtekening
Online én offline verificatie mogelijk
Geen specifieke hardware of software nodig voor
online verificatie
Wettelijk kader
“De handtekening van de certificaathouder kan
worden gematerialiseerd in een equivalent dat
voldoet aan de eisen van artikel 2, tweede lid,
2°”
(Wet van 15 februari 2012 tot wijziging van de wet
van 9 juli 2001 houdende vaststelling van bepaalde
regels in verband met het juridisch kader voor
elektronische handtekeningen en certificatiediensten,
BS 7 maart 2012)
 IntelliStamp is digitaal én op papier 100%
rechtsgeldig en wettelijk
 Zonder handtekening slechts een kopie en
geen afschrift
Ondertekenen met IntelliStamp
• Via certificaat:
–
–
–
–
eID
Server certificaat
Token
HMS
• Geïntegreerd in de applicatie van het
bestuur
• Interactief tekenen via signing site
Afleveren document
• Kan elektronisch
– Via email
– Via download
• Kan ook op papier
Verificatie scenario 1
Online via een website met een referentienr.
Verificatie scenario 2
Online via inscannen
document
IntelliStamp zal
automatisch
verschillen aangeven en
fraude opsporen
Verificatie scenario 3
Offline door het scannen van de
barcode
Prijs
Nieuwe prijzen aangepast aan de markt
van lokale besturen
Contacteer ons voor meer informatie
Verminder de
wachtrijen:
Digitaal
documentenloket in
Kapellen doet het!
Ivan Kockx
Beleidscoördinator Interne Zaken
Gemeente Kapellen
Inhoud van presentatie
• Situatieschets
• Probleemstelling
• Oplossingen
• Manier van aanpak
• Communicatie
Situatieschets
• Gemeente Kapellen telt 26.000
inwoners
• Doorlopende openingsuren van de
administratieve diensten
• Beperkt personeelsbestand
Probleemstelling –
vraag van de burger
• Een burger die full-time werkt kan enkel op
maandagavond aan het loket terecht
• Bijgevolg op maandagavond lange rijen bij
burgerzaken en ruimtelijke ordening
=> Op zoek naar oplossingen voor een
bredere dienstverlening
Probleemstelling –
vraag van het personeel
• Doorlopende openingsuren en een beperkte
personeelsbezetting geven minder kans om
inhoudelijk te werken
• Extra personeel is geen optie
=> Op zoek naar oplossingen om de druk
op balie te verlichten
Oplossingen
• Op eerste zicht twee tegenstrijdige
uitgangspunten:
meer dienstverlening >< minder druk op de balie
• Dit hoeft niet het geval te zijn:
• groter digitaal aanbod
• uitwerken van gescheiden front- en backoffice
Oplossingen - digitaliseren
In eerste instantie inzetten op volwaardig eloket:
• Gedigitaliseerde dienstverlening raakt meer
en meer ingeburgerd vb thuisbankieren, digitale
aangifte belastingen, …
• Burger vraagt producten aan wanneer hem
dat het beste uitkomt
• Personeel is minder afhankelijk van klanten
aan balie en kunnen aanvragen gegroepeerd
behandelen
• Minder papier-, afdruk- en
verzendingskosten, …
Oplossingen - digitaliseren
• E-loketten waren beperkt tot het
aanvragen van documenten
• Voor het digitaal afleveren van
documenten was er een probleem van
rechtsgeldigheid
=> Na het wijzigen van de wetgeving is
ook dit probleem opgelost
=> Zo in contact gekomen met
IntelliStamp en het IntelliStampCenter
Manier van aanpak –
bepalen van de producten
• Voorkeur : geen fysische hosting van
servers bij de gemeente maar alles in
cloud
• Stap 1: bepalen welke producten in het
e-loket worden aangeboden:
– O.a. door turving van alle producten op burgerzaken
• Stap 2: voor de meest bevraagde
documenten bepalen welke digitaal
afgeleverd kunnen worden.
Manier van aanpak –
weerhouden producten
• Burgerzaken
•
•
•
•
•
attest van woonst
attest van nationaliteit
attest van gezinssamenstelling
uittreksel van de geboorteakte
uittreksel uit het strafregister
• Ruimtelijke Ordening
• Inlichtingen vastgoedinformatie
(= notarisbrieven)
Manier van aanpak
• Stap 3: oprichten interne werkgroep met
betrokken diensten (BZ, ICT, INFO, RO en FD)
• Stap 4: gefaseerde aanpak voor verwerking
aanvragen:
1ste Manueel :
Manier van aanpak
2de Automatisch :
• proces zonder tussenkomst
ambtenaar: 24/7
• hulp nodig van de leverancier van
beide softwarepakketten (Remmicom)
• Stap 5: IntelliStamp Center en
Remmicom in contact brengen met
elkaar
Manier van aanpak
• Stap 6: keuzes tijdens het ontwerpproces
om Intellistamp op documenten te plaatsen
• geldigheidsduur van de documenten
• termijn van raadpleegbaarheid
• essentiële informatie die in de zegel
moet
• positie van zegel op het document
• gescande handtekening van
burgemeester al dan niet op
documenten plaatsen
Manier van aanpak
RESULTAAT:
vb attest
gezinssamenstelling
Manier van aanpak
• Stap 7: keuzes bij het opmaken van eloket op gemeentelijke website
• info die uit e-id komt
• per product bepalen welke info daarnaast
nog nodig is
• type van invoerveld (keuzelijst, aanvinklijst, enz)
• opmaken meldingen ter bevestiging van de
aanvraag
• pagina ‘s opmaken voor de drie delen:
burger, professionele gebruiker en verificatie
Communicatie
• nieuw product waarbij vertrouwen van
gebruikers belangrijk is maakt dat communicatie
essentieel is.
• IntellistampCenter adviseert en ondersteunt de
communicatie-strategie van de gemeente
• Stap 1 : opleiding alle medewerkers van betrokken
diensten
• Stap 2 : informeren van andere diensten, politie,
brandweer, …
• Stap 3 : informeren van drie gebruikersgroepen:
• burger
• professionele gebruiker
• persoon die documenten wil verifiëren
Communicatie
Communicatie
• Uniform campagnebeeld
website, affiche, folder, vloersticker, …
Samenvatting
• Eind juni gestart met IntelliStamp
• In Oktober al gemiddeld 6 aanvragen
per dag !
– 6 x 5 minuten = 30 minuten minder baliewerk/dag
• Andere diensten worden ‘jaloers’ op
burgerzaken.
 Telling van producten in de hele
organisatie
 Nu documenten kiezen om ook uit te
rusten met zegel.
Vragen

similar documents