电子档案长期保存基本要求与系统实现

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SAAC
电子档案长期保存基本要求与系统实现
蔡学美
2013年9月10日
SAAC
内容介绍
1.
概 念 认 识
2.
技 术 措 施
3.
项 目 概 况
4.
系 统 实 现
SAAC
电子文件定义:机关、团体、企事业单位和其他
组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备
形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、
音频、视频等不同形式的信息记录(电子文件管
理暂行办法)
广义、狭义、全流程电子文件概念
电子档案定义:机关、团体、企事业单位和其他
组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有
保存价值并归档保存的电子文件(电子档案移交
与接收办法)
广义、狭义电子档案概念
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参考定义和项目
ICA
ERA
DA/T47
电子档案
长期保存
InterPARES
国电联办
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概念认识(1)
 ICA《电子档案:档案工作者实用手册》中对电子档案长
期保存进行了定义:电子档案保存时间长于产生这些档
案的源系统(软件和硬件环境)的生命周期,还要长于
我们有把握能够预期的技术变化的周期,从而确保电子
档案的真实性、完整性和可用性。
 档案部门要实现对电子档案的长期保存,需要建立一个
新的存储和保管系统(档案室电子档案系统/档案馆长期
保存系统)。
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概念认识(2)
 DA/T47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》中对
长期和长期保存进行了如下定义:
 长期是虑及技术变化(包括支持新载体、新数据格
式)和用户群体变化对典藏信息影响的足够长的时
间段,这个时间段延伸到无限未来。
 长期保存是用一种可靠的、科学合理的方式长期维
护电子文件真实、完整、有效的行为。
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 国家电子文件部际联席会议办公室最新发布的《电子
文件管理标准体系框架》
 指出电子文件长期保存是电子文件采取更新、迁移、
仿真、封装等方面的活动(技术手段)。
SAAC
相关项目(1)
 InterPARES项目将文件和文件在数字环境中的演变放在
一起研究,目的是为永久保护电子生成的文件及其真实
性建立一套基本的理论知识和方法。该项目设计了“电
子档案长期保存模型”,将保存的流程划分为四个子流
程:管理流程以及其他三个行使保存功能的流程(载入
电子档案流程,维护电子档案流程,输出电子档案流程
,最终形成一份相互关联的、综合的长期保存要求。
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相关项目(2)
ERA是美国国家档案与文件署专门针对联邦政府电
子文件的持续采集和长久保存而开发的项目。
先期研究(7年)
建立机制(遵从法规、确定范围、管理与技术结合、
移交指南)
系统架构(3个区:接收、存储、查询)
长期保存措施(保存“原件”、格式选择、保存转
换过程记录、备份存储、载体选择)
SAAC
相关项目(3)
 Planets(通过网络服务进行长期数据保存和获取)是欧
盟重点支持的项目,旨在“面对数字保存的挑战,提供
具有实用价值的服务和工具,确保人类的数字化文化和
科学宝藏可被长期访问”;
 Planets提供一种可扩展的集成框架来满足从保存计划到
行为实施再到评估验证的一系列服务,朝着先进、集成
和自动化的关键数字保存过程的目标迈进。
SAAC
概念认识结论
电子档案长期保存是指一个机构(档案室、档案
馆)建立一种机制,采取一定的技术手段和管理
措施,使电子档案资源在软硬件环境不断变化的
情况下,能够真实、完整地保存(至少5年以上
时间),并能够得到有效利用。
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介绍进程
1.
概 念 认 识
2.
技 术 措 施
3.
项 目 概 况
4.
技 术 实 践
SAAC
长期保存技术措施
封装技术
迁移技术
格式技术
电子档案
长期保存
再生技术
仿真技术
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技术措施——封装
 封装是将电子文件及其元数据按指定结构打包的过程,
被国内外档案界普遍认为是保持电子文件内容数据和元
数据可靠联系的最有效方法。封装技术可以做到封装格
式和计算机的软硬件无关,利于电子档案长期保存、交
换和利用,实现电子文件的自包含、自描述和自证明;
 封装方式并没有解决电子档案本身的长期可用问题,当
外部环境发生变化,封装包中的电子档案数据依然存在
不可用的风险,需要和其他技术结合使用。
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技术措施——格式
 格式需求:DA/T47给出了版式电子文件长期保存格式11
项需求,可以作为电子文件长期保存格式选择的依据:
格式开放、不绑定软硬件、文件自包含、格式自描述、
显示一致性、持续可解释、稳健、利于存储、支持技术
认证机制、易于利用。
 格式转换:关键是确定目标格式,比如文本类:PDF/A
、OFD;图像类:JPG、TIFF;图形类:DXF、SVG;音频
类:WAV,MP3;视频类:AVI、MP4。
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技术措施——仿真
 仿真是用一个计算机系统模拟另一个计算机系统,使前
者的功能完全与后者相同,即前者接收与后者相同的数
据,执行与后者相同的程序。它可以使一个计算机系统
执行为另一个计算机系统编写的程序,而不必重新编写
程序。仿真技术方法主要包括:模仿应用软件;模仿操
作系统;模仿硬件平台。
 随着虚拟化技术的逐步成熟,通过制作虚拟化管理软件
环境中的运行软件包可以较为方便的建立仿真系统,但
是虚拟化软件本身对软硬件环境也有一定的依赖性。
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技术措施——再生
 再生性保护技术是将过时的某些电子信息适时地转换到
缩微品或纸介质上的一种保护措施。一般认为,转移到
缩微品上会更可靠一些,因为缩微胶片的理论寿命达五
百年之久,而国内外用缩微胶片保存信息也已经有了数
十年的丰富经验。
 再生性保护技术存在的问题是:部分有声信息、多媒体
信息无法转移到胶片或纸张上去;信息如果转移到胶片
或纸张上之后,由于这两种载体表现形式的局限性,会
使电子信息失去原有的风格和魅力。
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技术措施——迁移
 迁移是持续地将电子信息从一种技术环境转换到另一种
技术环境,同时也意味着基于字符的信息可以从一个存
储介质转移到另一个存储介质上,以进行电子信息的长
久保存。主要包括存储介质的迁移和运行环境的迁移,
迁移的同时根据需要完成格式转换。
 迁移被普遍认为是当前保持电子文件长期有效真正切实
可行的技术措施。但电子文件在新旧系统中不断重复迁
移的过程中可能会有部分丢失,应该建立迁移规定和质
量控制过程来尽量减少这种迁移过程中的丢失。
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技术措施应用讨论
格式统一(标准问题、技术问题、市场问
题)
元数据留存(必要性、可行性)
封装(技术依赖性、可操作性、局限性)
仿真(可行性)
迁移(前瞻性)
数模转换(缩微、纸张)
SAAC
介绍进程
1.
概 念 认 识
2.
技 术 措 施
3.
项 目 概 况
4.
系 统 实 现
SAAC
项目简介——建设背景
自两办厅字[2009]39号《电子文件管理暂行办法》
发布以来,国电联办在全国范围内开展了一系列电子文
件管理试点工作,国家档案局作为国电联的成员单位之
一,承担了电子文件和电子档案管理领域的一系列重要
任务。“国家电子档案接收和长期保存管理系统建设试
点工程项目”是国电联办、国家发改委下达给国家档案
局的试点工作任务。
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项目简介——建设内容
1、建设一个示范系统
即电子档案接收和长期保存系统,研究提出系统的功能需求、技术方案、软
硬件配备要求等,并定制研发。
2、试点试用一批规章和标准
重点验证《电子文件管理暂行办法》、《电子档案移交与接收办法》、《电
子文件元数据基本集》、《数字档案馆建设指南》等规章和标准的合理性、
可行性,并提出合理化建议。
3、研究制订一批规章和标准
主要包括电子档案长期保存办法、重大建设项目电子文件管理办法、电子档
案分类方案、电子档案四性检测方案、电子文件长期保存需求规范等。
4、推广应用
系统研制完成后在上海、福建、重庆、青岛、杭州、广州等6个省市档案馆及
其对应的电子档案移交单位部署实施,并推广运行。
SAAC
项目简介——建设目标
按照推进国家电子文件管理规范化的总体要求,通过
电子档案接收和长期保存系统的建设和运行,试点试用一
批规章和标准,规范电子档案移交接收及其长期保存的工
作流程、功能需求、系统接口以及电子档案的接收范围、
数据格式及其技术构成等,保障电子档案在移交接收阶段
的可靠性,初步解决电子文件、档案的长期保存问题,实
现立档单位同国家档案馆业务系统间的无缝衔接,从而保
证电子档案来源可靠、管理可信、长期可用。
SAAC
制定六个规范/方案/管理办法
 《电子档案长期保存办法》
 《电子档案分类与数据组织方案》
 《电子文件长期保存需求规范》
 《电子档案元数据方案》
 《电子档案四性检测方案》
SAAC
《电子档案长期保存办法》
 共计六章三十条规定。
电子档案长期保存办法
(1)总则(4条)
(2)电子档案保存机构及职责(5条)
(3)电子档案长期保存管理要求(5条)
(4)电子档案长期保存系统建设(6条)
(5)电子档案长期保数据管理(7条)
(6)附则(3条)
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《电子文件长期保存需求规范》
 从技术措施、文件格式、存储载体、元数据管理和软件
功能等五个方面对电子文件长期保存提出了需求。
电子文件长期保存需求规范
(1)概述
(2)电子文件长期保存技术需求(5点)
(3)电子文件长期保存格式需求(11点)
(4)电子文件长期保存存储载体需求(7点)
(5)电子文件长期保存元数据需求(3点)
(6)电子文件长期保存软件功能需求(9点)
SAAC
介绍进程
1.
概 念 认 识
2.
技 术 措 施
3.
项 目 概 况
4.
系 统 实 现
SAAC
系统架构
接
入
层
……
机关
立档单位
档案局馆
查档利用
人员
企事业
立档单位
各接入单位/用户
实
施
保
障
体
系
应
用
层
电子档案
移交
电子档案
接收
电子档案
保存
电子档案
管理
电子档案
利用
电子档案
安全
系统配置
与管理
电子档案移交接收和长期保存系统
平
台
层
统一全文检索
平台
统一工作流
平台
统一权限管理平台
统一报表平台
统一组件平台
EEP
封装
工具
应用基础平台
数
据
层
目录
数据库
全文
数据库
通用
数据
采集
工具
电子
文件
检测
工具
光盘
脱机
浏览
工具
文件
格式
转换
工具
工具软件
多媒体
数据库
管理
过程库
规范
标准库
系统
维护库
电子档案信息资源库
系
统
层
网络平台
硬件平台
基础支撑平台
标准规范体系
系统软件
安
全
保
障
体
系
SAAC
系统实现——长期保存技术
保存策
略
数据组
存储备
份
织
物理组
长期保
格式转
盘
存技术
换
文件迁
移
数据封
装
文件检
测
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保存策略
 设置各类电子档案的长期保存格式;
 设置电子档案的封装格式以及电子档案内容数据和
元数据的关联方式;
 设置电子档案的存储路径、存储方式、备份策略;
 依据《检测方案》设置电子档案各项检测指标;
 设置各类电子档案的检测周期;
 设置电子档案的访问授权策略和操作流程。
 留存电子档案管理过程信息
SAAC
数据组织
 设计了四个库(接收库、管理库、保存库、利用库)、三个包(提
交包、保存包、利用包)的数据组织方式,并可以根据单位实际情
况进行灵活设置。
保存载体(保存数据包)
存储设备(保存库结构)
说明文件.TXT
全宗1文件夹
目录文件.XML
类别1文件夹
其他文件夹
年度1文件夹
全宗文件夹
保管期限1文件夹
年度1文件夹
文件1.EEP
类别1文件夹
文件2.EEP
文件1.EEP
文件N.EEP
文件2.EEP
保管期限N文件夹
文件N.EEP
年度N文件夹
类别N文件夹
年度N文件夹
全宗N文件夹
类别N文件夹
全宗N文件夹
SAAC
小
结
 电子档案长期保存(真实性、完整性、可用性)实现路径
电子文件形成系统(归档、脱离源系统)电子档案管
理系统(移交、脱离各单位系统)电子档案长期保存系
统(档案馆)
 法规遵从、制度保障、机构可信(赋予相关机构、人员从
事电子档案管理的权利、职责,规范工作流程,留存管理
过程信息,从而保证电子档案来源可靠、管理可信。关键
环节是电子文件归档和电子档案移交)保证电子档案的真
实、完整,减少技术依赖性
 系统实现和技术应用(系统管理、维护、发挥电子档案的
作用,格式要求、迁移技术等使电子档案适应不断变化的
计算机软硬件环境)保证长期可用
SAAC

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