Descarte de acervo

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¿CÓMO REALIZO UN DESCARTE?
Lic. Beatriz Rico Cárdenas
DEFINICIÓN
Se entiende por descarte, el retirar material
documental de la colección vigente de la biblioteca,
principalmente por:
• Uso limitado.
• Contenido obsoleto.
• Ser material cuya condición, ya no justifica su
reparación o almacenamiento.
EVALUACIÓN de la colección, aspectos
importantes
• La revisión del acervo es una actividad constante y continua.
• Identificar los temas demandados por los usuarios.
• Ubicar los títulos más solicitados y sus condiciones físicas
Aún cuando el acervo sea muy solicitado y éste se encuentra en malas condiciones,
hay que considerar el proceso de descarte o en su defecto restaurarlo.
• Evaluar la carencia temática, en ciertos títulos.
• Localizar los títulos que permanecen “intactos”.
• Localizar los títulos que tienen varios ejemplares y no tienen demanda.
 Establecer la política de dejar 2 ejemplares. Y seguir observando su movimiento.
• Apoyarse de la última confrontación de acervo-catálogo (Inventarios) >En reparación,
perdidos, extraviados, etc.
FUNCIÓN DE UTILIDAD
PLANEACIÓN DEL DESCARTE
• Programarlo por lo menos una vez al año,
o determinar un periodo específico de
acuerdo a las necesidades de cada
biblioteca.
• Planear la fecha en que se llevará a cabo, a
fin de no suspender el servicio.
• Destinar una o dos semanas y trabajar por
áreas y/o colecciones.
TEMORES PARA EL DESCARTE
1. ¿Cuáles son los criterios que se deben tomar en cuenta, sin temor
a estar haciendo algo incorrecto?
- Mencionados en la evaluación de colecciones
2. ¿Quién debe descartar?
- El personal bibliotecario y académico
CRITERIOS GENERALES
PARA EL DESCARTE
1.- INFORMACIÓN OBSOLETA
• Materiales cuya fecha de edición sea mayor a 10 o 15 años.
A excepción de los considerados “CLÁSICOS”, o
“HISTÓRICOS” en las diversas áreas del conocimiento.
También es importante considerar que no se deben
descartar materiales que no tengan sustitución.
2.- CONTENIDO INEXACTO Y DE POCO VALOR
• Materiales con contenidos tratados de forma superficial.
CRITERIOS GENERALES PARA EL
DESCARTE
3.- CONTENIDO ACUMULATIVO
• Ejemplos: Anuarios y Directorios.
4.- “FORMATO” OBSOLETO E INCOMPATIBILIDAD DEL EQUIPO
DISPONIBLE
• Ejemplos: Cintas, videos, discos.
Nota: De ser posible, copiarlos en otro formato, siempre y cuando
la información sea pertinente.
CRITERIOS GENERALES PARA EL
DESCARTE
5.- MATERIAL INCOMPLETO.
• Revistas, fascículos sueltos o descontinuados, que
por falta de continuidad en la numeración, ya no
representan la importancia del conjunto.
Ejemplos: Revistas y periódicos, enciclopedias,
anexos de libros.
Recordar que:
La importancia de las PUBLICACIONES
PERIÓDICAS, radica en su “ACTUALIDAD”.
CRITERIOS GENERALES PARA EL
DESCARTE
6.- MATERIALES NO USADOS
• Que no han sido utilizados en los últimos 5 años.
(ni en sala, ni a domicilio).
• Tomar en cuenta algunos temas que pierden
vigencia, por ejemplo: Computación, libros de
texto, leyes e impuestos.
• Materiales que están en bodega, pendientes de
procesar y de ser puestos en servicio.
• Solicitar al Departamento de Operación de
Bibliotecas y Desarrollo Normativo, un reporte de
uso de la colección.
CRITERIOS GENERALES PARA EL
DESCARTE
7.- MATERIAL DAÑADO, POR AGENTES FÍSICOS Y /O AMBIENTALES
• De
edición,
mala
impresión,
encuadernación muy rústica, Papel
resquebrajado.
• Mal uso, mutilados, desencuadernados,
rayados, sucios y
que no tienen
posibilidad de ser reparados.
• Deterioro por agentes naturales y por el
transcurso
del
tiempo:
hongos,
humedad, papel ácido (amarillento),
apolillados, mojados, etc.
EJEMPLO DEL COLOR DEL PAPEL ÁCIDO
CRITERIOS GENERALES PARA EL
DESCARTE
8.- MATERIALES QUE NO SEAN PERTINENTES AL NIVEL DE USUARIO, ESTO ES:
• No deben ser altamente especializados si la comunidad no los
requiere.
• Ni de bajo nivel, si la comunidad es altamente especializada.
9.- DUPLICADOS EXCESIVOS:
• Materiales que sobrepasan el número de copias al número de
usuarios que hacen uso de ellos.
• Las excepciones serán para títulos de alto uso.
NOTA: En el caso de revistas, es recomendable conservar un fascículo
por número publicado.
CRITERIOS GENERALES PARA EL
DESCARTE
10.- DONACIONES.
• Materiales que se reciben por donación, sin previa
selección del bibliotecario y que contengan información
irrelevante para la comunidad usuaria.
11.- IDIOMA.
• Materiales que estén publicados en idiomas diferentes a los
que domina la comunidad usuaria.
REPORTE DE ALEPH:
INCLUYE TODO TIPO DE MATERIAL
Title
Collection Desc
Material
Type Desc
Author
Primary Call
No Desc
UNIVERSO MECANICO
Mediateca
Material visual
INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA COMUNICACION EDUCATIVA
V 531 U58 VOL.6
UNIVERSO MECANICO
Mediateca
Material visual
INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA COMUNICACION EDUCATIVA
V 531 U58 VOL.8
UNIVERSO MECANICO
Mediateca
Material visual
INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA COMUNICACION EDUCATIVA
V 531 U58 VOL.4
UNIVERSO MECANICO
Mediateca
Material visual
INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA COMUNICACION EDUCATIVA
V 531 U58 VOL.12
UNIVERSO MECANICO
Mediateca
Material visual
INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA COMUNICACION EDUCATIVA
V 531 U58 VOL.7
UNIVERSO MECANICO
Mediateca
Material visual
INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA COMUNICACION EDUCATIVA
V 531 U58 VOL.10
UNIVERSO MECANICO
Mediateca
Material visual
INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA COMUNICACION EDUCATIVA
V 531 U58 VOL.5
UNIVERSO MECANICO
Mediateca
Material visual
INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA COMUNICACION EDUCATIVA
V 531 U58 VOL.1
Un minutero / Jean Pierre
Colección de Reserva
Libro
Fournigault, Jean Pierre
TK9965 F68 1996
QC21.2 Y68 1996
Publication
Date
“ CERO “
IGUAL A :
QUE NO TIENE
FECHA
0
0
0
0
0
AL SER
DE RESERVA
University Physics
Colección de Reserva
Libro
Young, Hugh D.
University Physics
Colección General
Libro
Young, Hugh D.
QC21.2 Y68 1996
University physics experiments for
scientists and engineers
Colección de Reserva
Libro
Becker, Jurgen
QC786.75 B42 1992
Unix System V
Colección de Reserva
Libro
Gimenez Lorenzo, Antonio P.
QA76.76.063 G55 1992
Unix System V
Colección General
Libro
Gimenez Lorenzo, Antonio P.
QA76.76.063 G55 1992
VIDEO ENCICLOPEDIA HISTORIA DE
MEXICO
VIDEO ENCICLOPEDIA HISTORIA DE
MEXICO
Mediateca
Material visual
GRUPO EDITORIAL MEXICANO
V 972.061 H588 VOL.4
0
Mediateca
Material visual
GRUPO EDITORIAL MEXICANO
V 972.061 H588 VOL.2
0
DEBERÍA
TENER AL
MENOS
CONSULTAS
EN SALA
REPORTE DE ALEPH:
MATERIAL NO UTILIZADO
Title00
Collection
Desc
Material
Type Desc
Author
Primary Call
No Desc
La civilización Maya /
Colección Consulta
Libro
Morley Sharer, Robert.
F1435 M7518
THE THEORY OF GROUPS and
QUANTUM MECHANICS
Manual de proyectos de
desarrollo económico: /
Breve hsitoria de la revolución
mexicana
ALGEBRA SUPERIOR
Colección Posgrado y
Tecno Avanzada
Colección Consulta
Libro
WEYL, HERMANN
Libro
Melnick, Julio
Colección de Reserva
Libro
Silva Herzog, Jesús
F1234 S54 1972
Colección de Reserva
Libro
ALBERT, ADRIAN A
QA155 A42
Lógica matemática
Colección General
Libro
Ferrater, Mora José
QA9 F47 1994
Introducción al Análisis Matricial Colección General
Libro
Cómo plantear y resolver
Colección General
problemas /
Motores de combustion interna : Colección General
Libro
Bellman, Richard Ernest
1920.
Pólya, George 1887-1985
Libro
Obert ,Edward Frederic
TJ785.O21 O23 1997
Guide to cost reductiom through Colección Consulta
critical path scheduling /
Economía Política :
Colección de Reserva
Libro
Riggs, James L.
C HD69.P7 R48 1966
Libro
Lange, Oskar Richard
HB179.P7 L3518 1995
Economía Política :
Colección General
Libro
Lange, Oskar Richard
HB179.P7 L3518 1995 T.II
Economía Política :
Colección de Reserva
Libro
Lange, Oskar Richard
HB179.P7 L3518 1995 T.II
Physics and technology of
semiconductor devices /
Colección General
Libro
Grove, Andrew S.
POS QA171 .W3513 1950
HC162 .M44 1958
QA263 .B45 1965
QA11 .P6418 2010
TK7871.85 G76 1967
Publication Date
1946
1950
1958
1960
1961
1962
1965
1965
1966
1970
1989
2010
2011
2011
Observar
que los “no
utilizados”,
pueden ser
de años
anteriores
y recientes.
TÍTULO DE LAS COLUMNAS DEL REPORTE de ALEPH
Presentado en forma ascendente por fecha de publicación
INGLÉS
ESPAÑOL
CURRENT SUBLIBRARY DESC
NOMBRE DE SUB-BIBLIOTECA
TITLE
TÍTULO
COLLECTION DESCRIP
DESCRIPCIÓN DE LA COLECCIÓN
MATERIAL: TYPE DESC
TIPO DE MATERIAL
AUTHOR
AUTOR
PRIMARY CALL
CLASIFICACIÓN
PUBLICATION DATE
FECHA DE PUBLICACIÓN
HISTORY ITEM-BARCODE
CÓDIGO DE BARRAS
12 PASOS PARA REALIZAR EL DESCARTE
1.
Contemplar en el Programa Operativo Anual esta actividad.
Elegir el periodo, considerando aspectos como: meses en que se reciben nuevas
adquisiciones, periodos vacacionales, etc.
“Evaluación de la colección”.
UTILIZAR Aleph, marcar USO DE SALA y PRÉSTAMO A DOMICILIO, registrar todas sus
colecciones.
Solicitar a Dirección de Bibliotecas el Reporte de Aleph: “MATERIALES sin Uso”
Solicitar el apoyo de las Autoridades y de la Academia
2. PREPARACIÓN (solicitar: cajas, hilo, equipo de cómputo, coordinar al personal, etc.)
3. Hacer barrido de la colección, separar de la estantería y colocar en cajas.
12 PASOS PARA REALIZAR EL DESCARTE
4. Solicitar apoyo de las academias, para revisión del acervo susceptible a descartar.
5. Requisitar el formato: 2RLD).
6. MARCAR en Aleph> en Edo. De Proceso> con ”descarte” cada Código de Barras, para que estos ya
no se desplieguen en el Catálogo al Público (OPAC).
7. Colocar acervo descartado en cajas de archivo y pegar relación de lo que contiene cada caja
(Formato 2RLD).
8. Elaborar el ACTA en el formato llamado: “DICTAMEN DE AFECTACIÓN” con los totales y firmas.
12 PASOS PARA REALIZAR EL DESCARTE
9.
Elaborar oficio dirigido al titular de la “Dirección de Recursos Materiales y Servicios”,
con atención al jefe de la “División de Infraestructura Física”, a fin de contar con una
fecha para la recepción del material descartado.
Nota: Marcar copia a la Lic. Beatriz Elizundia Balcázar, Encarda de la Dirección de
Bibliotecas.
10. Para efectos del Reporte Mensual de Información Bibliotecaria Institucional, es de
suma importancia adecuar las cifras de títulos y volúmenes en “Existencia Total”.
11. Solicitar mediante oficio a la Dirección de Bibliotecas, la baja del acervo descartado del
sistema Aleph 500.
Nota: Anexar en CD, relación en formato Excel con los números de adquisición
descartados.
12. Verificar la Baja.
FORMATOS A UTILIZAR
 2 RLD = Relación de Libros para Descartar
 1DA = DICTAMEN DE AFECTACIÓN (Acta)
11 COLUMNAS DEL FORMATO 2RLD
NOMBRE DE COLUMNA
No. PROGRESIVO
CLASIFICACIÓN
TÍTULO
AUTOR
EDITORIAL
AÑO / No. DE EDICIÓN
OBSERVACIONES
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Cuidar la continuidad para poder obtener el total general DE ITEMS descartados.
Ordenar por clasificación el acervo.
Verificar que coincida la columna “Área de Conocimiento” (Tema).
No abreviar las 2 o 3 primeras palabras.
Si el título es muy largo o lleva Subtítulo, terminarlo con 3 puntos suspensivos.
Decidir sin van a incluir punto final a todos los nombres completos de pila.
Empezar siempre por los apellidos.
Lo que si lleva punto final, es la LETRA INICIAL del nombre o del segundo apellido.
Describirla directamente sin agregar palabras como: Eds., Ed., E. eds.
Sólo incluir el año, (mismo que es MUY IMPORTANTE para determinar la obsolescencia).
El Número de edición es opcional, separado por una diagonal. Nota: no agregar la abreviatura: ed.
No. DE ADQUISICIÓN
• Anotarlo, como está registrado en el Sistema ALEPH. Es decir, con prefijo de biblioteca, guion medio (cero, sin
cero) y el número de adquisición.
• Recordar que esta columna es de suma importancia, ya que será utilizada para que posteriormente borrar los ítems
del sistema.
CAUSA DE BAJA
• 1)Obsolescencia, 2)Exceso de ejemplares, 3)Fuera del área, 4)Mutilados, 5)Otro idioma.
No. De CAJA
• Anotar tantas veces como sea necesario, hasta que se llene cada caja.
• -Checar que coincida con la Clasificación y registrar una de las 3 áreas.
SI-> QA 6 = FÍSICO MATEMÁTICAS
NO-> QA 6 = ECONOMÍA
NOTA: Este dato es necesario para el área de Control Patrimonial.
• No incluir el símbolo de $.
• Se debe anotar siempre un dato; Si se desconoce el valor real, registrar $1.00.
• Nos indica que se trata de una adquisición con presupuesto del Instituto y no de una DONACIÓN.
ÁREA DEL CONOCIMIENTO
COSTO
Nota: No dejar en blanco ninguna celda
EJEMPLO
1, 2, 3,………….
HF
QA QA
130 320 340
Física general para p…
Olivares Canseco, J.
McGraw H. / Pearson
1975 / 3ª.
39-1250
1902480
273395
OBSOLETO
8
- FÍSICO MATEMÁTICAS
- MÉDICO BIOLÓGICAS
- CIENCIAS SOCIALES Y
ADMINISTRATIVAS
$1.00
OBSERVACIONES GENERALES
EN EL FORMATO 2RLD
Tener cuidado de CAMBIAR la dependencia por la que
LOGOTIPOS DEL corresponda, QUITAR:
ENCABEZADO
• Secretaría de Servicios Educativos
• Dirección de Bibliotecas
FIRMAS Y
NOMBRES DEL
PIE DE PÁGINA
• Sólo colocarlas al final de un conjunto de hojas que conforman
una caja y rubricar todas y cada una de las hojas.
No. DE HOJA
• Vigilar la numeración de cada una.
MATERIALES QUE NO SE DESCARTAN
• Títulos de gran valor para la investigación.
• Títulos insustituibles.
• Títulos de interés local.
NO SE RECOMIENDA :
• DESCARTAR MÁS DEL 5% DE LA COLECCIÓN.
DESTINO FINAL
TIPO DE
INFORMACIÓN
DE CONTENIDO
(A)
FÍSICOS Y AMBIENTALES
FUNCIONALIDAD EN EL
SERVICIO
(B)
DE CONTENIDO
(B)
FUNCIONALIDAD EN EL
SERVICIO
(A)
CRITERIOS DE DESCARTE



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
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





Obsoleto
No actualizado
Folletos y trípticos (archivo vertical)
Publicaciones periódicas “sueltas”
Películas de formato antiguo
CD incompletos (en caso de series) y/o rayados
Mal uso: (Mutilados, desencuadernados)
Agentes ambientales: ( Hongos, acidez o humedad)
Problemas de edición (impresión deficiente, obras sin
copyright
Engargolados > ya que además requieren de cajas para
almacenarlos)
Baja o nula consulta
Obras muy especializadas
En otros idiomas
Ajeno a los planes de estudio:
 De carácter proselitista, libros “antiguos” o raros, textos
personalizados, cuadernos de trabajo, tesis de otras escuelas,
etc.
Exceso de ejemplares
Obras de gran formato
DESTINO FINAL
DESCARTE DEFINITIVO
DESCARTE DEFINITIVO
DESCARTE DEFINITIVO
TRANSFERENCIA
TRANSFERENCIA
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Lic. Beatriz Rico Cárdenas
Departamento de Operación de Bibliotecas
y Desarrollo Normativo
Ext. 54314 y 54345
e-mail: brico@ipn.mx

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