บทที่ 4 การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในองค์กร

Report
บทที่ 4
เทคโนโลยีในระบบการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
การออกแบบฐานข้ อมูลในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
• จะต้ องพิจารณาว่า องค์กรมีรูปแบบธุรกรรมซับซ้ อนเพียงใด เนื่องจาก
การวางแผนทรัพยากรองค์กรแต่ละตัวจะมีความยืดหยุน่ ต่างกัน
– รูปแบบที่เรี ยบง่ายที่สดุ นัน้ เอกสารต่างๆ จะสัมพันธ์กนั แบบหนึง่ ต่อหนึง่
(one-to-one) เช่น การออกใบส่งของเต็มจานวนตามใบสัง่ ซื ้อที่ลกู ค้ า
สัง่ ซื ้อไว้ แล้ ว หรื อการออกใบเสร็จรับชาระค่าสินค้ าโดยต้ องชาระเต็มจานวน
– ส่วนกรณีที่ลกู ค้ าทยอยจ่ายชาระก็จะเป็ นรูปแบบที่ซบั ซ้ อนขึ ้น ซึง่ รูปแบบ
อาจจะ ซับซ้ อนถึงระดับหลายต่อหลาย (many-to-many) (ภาพที่
7.10)
การออกแบบฐานข้ อมูลในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
การออกแบบฐานข้ อมูลในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
• เนื่องจากรูปแบบการดาเนินธุรกรรมของคนไทยมักจะอิงอยู่บนวัฒนธรรมการค้ าแบบเอเชีย
(Asian style) ซึง่ ผู้ขายมักจะยืดหยุ่นให้ แก่ลกู ค้ าอย่างมาก โดยรับภาระความยุ่งยากเอาไว้
เอง เนื่องจากให้ ความสาคัญกับความรู้สกึ ของลูกค้ ามากกว่าการทางานให้ มีขนั ้ มีตอนอย่างเป็ น
ระบบหรื อมีกรอบงาน (framework) จะเห็นได้ จากสถานการณ์ต่างๆ เหล่านี ้ เช่น
•
•
•
•
•
•
การสัง่ ซื ้อสินค้ าจานวนมากและจ่ายเงินสดโดยขอราคาพิเศษกว่าราคาพิเศษที่เคยให้
การยกเลิกใบสัง่ ซื ้อกลางคัน ทั ้งๆ ที่มีการทยอยส่งสินค้ าไปแล้ ว
การกาหนดเงื่อนไขการวางบิลก่อนที่จะชาระเงินที่หลากหลาย
การทยอยชาระหนี ้
การรับเช็คค ้าประกันหนี ้ก่อนการส่งของ เพื่อป้องกันหนี ้สูญ
การรวมบิลจ่ายชาระด้ วยเช็คใบเดียว
หากการวางแผนทรัพยากรองค์กรที่ใช้ อยู่สามารถรองรับได้ ก็จะช่วยให้ การบันทึกรายการ
เป็ นไปอย่างสะดวก มิฉะนันก็
้ ต้องหาทางประยุกต์ให้ ทางานเท่าที่จะทาได้
การออกแบบฐานข้ อมูลในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
• นอกจากความซับซ้ อนแล้ ว การทางานแบบลัดขันตอนก็
้
เกิดขึ ้นเป็ น
ประจา เช่น กระบวนการสัง่ ซื ้อสินค้ านัน้
• บางครัง้ ก็เริ่ มตังแต่
้ ใบขอซื ้อ (Purchase Requisition - PR)
• บางครัง้ ก็เริ่ มที่การออกใบสัง่ ซื ้อเลย (Purchase Order - PO)
• บางครัง้ ก็ไปซื ้อเลย แล้ วก็ได้ เอกสารใบกากับภาษี (invoice) มาเลย โดยไม่ผ่าน
ขันตอนต่
้
างๆ
การออกแบบฐานข้ อมูลในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
การวางแผนทรัพยากร
องค์กรที่เป็ นแบบยืดหยุน่
(Flexible ERP)
จะสามารถรองรับทังการ
้
ทางานแบบตามกรอบ
ระเบียบ และรองรับการ
แทรกรายการกลางคัน แต่
ยังคงความสามารถในการ
ตรวจสอบรายการทุก
รายการได้
2. เทคโนโลยีการเชื่อมต่ อทีใ่ ช้ ในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
การเชื่อมโยงการวางแผนทรัพยากรองค์กรกับระบบอื่น ทาได้ หลายวิธีดงั ต่อไปนี ้
1. เชื่อมโยงด้ วยไฟล์ข้อความหรื อเท็กซ์ไฟล์ (text file) คือการนาเข้ า
(import) และส่งออก (export) ข้ อมูลด้ วยการส่งไฟล์ในรูปแบบ
พื ้นฐานซึง่ ใช้ กนั มายาวนาน
2. เชื่อมโยงด้ วยไฟล์ที่รับรู้ชนิดของข้ อมูล (data type) เช่น เอ็กซ์เซล
(xls) ดีบีเอฟ (dbf) เป็ นต้ น
3. เชื่อมโยงผ่านเอพีไอหรื อส่วนต่อประสานการโปรแกรมแอพพลิเคชัน่
(Application Programming Interface - API) ซึง่ เป็ น
ฟั งก์ชนั ที่ผ้ พู ฒ
ั นาการวางแผนทรัพยากรองค์กร เตรี ยมไว้ ให้ เรี ยกใช้
2. เทคโนโลยีการเชื่อมต่ อทีใ่ ช้ ในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
4. เชื่อมโยงผ่านตารางที่แบ่งปั นกันได้ (shared table) เป็ นการเชื่อมโยงด้ วยการตกลงที่จะใช้
ตารางในฐานข้ อมูลบางตาราง และส่งข้ อมูลที่ทนั สมัยไปยังตารางนัน้ ซึง่ กรณีนี ้ ทังผู
้ ้ สง่ และ
ผู้รับจะต้ องสามารถเขียนโปรแกรมที่ทางานบนระบบจัดการฐานข้ อมูล (DBMS) ตัว
เดียวกันได้
5. เชื่อมโยงผ่านเว็บเซอร์ วิส (web service) และ สามารถเชื่อมโยงผ่านระบบอินเทอร์ เน็ตได้
อย่างสะดวกและปลอดภัยกว่า
6. เชื่อมโยงผ่านการบูรณาการแอพพลิเคชัน่ ขององค์กร (Enterprise Application
Integration - EAI) ซึง่ เป็ นเครื่ องมือระดับสูง ใช้ งานง่าย และไม่ต้องอาศัย
โปรแกรมเมอร์ ในการดาเนินการ สามารถทาการเชื่อมโยงแบบสองทาง (two-way) แบบ
ไร้ รอยต่อ และ สามารถเชื่อมโยงระบบที่ซบั ซ้ อนได้ อย่างดีผ่านระบบเครื อข่ายอินเทอร์ เน็ต
2. เทคโนโลยีการเชื่อมต่ อทีใ่ ช้ ในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
2. เทคโนโลยีการเชื่อมต่ อทีใ่ ช้ ในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
• ตัวอย่างรูปแบบการเชื่อมโยงแบบบูรณาการแอพพลิเคชัน่ ขององค์กร
หรื ออีเอไอ (Enterprise Application Integration EAI) ของการวางแผนทรัพยากรองค์กรของซอฟต์แวร์ โฟร์ มาอี อาร์ พี
(Forma ERP) ซึง่ สามารถเชื่อมโยงระบบขนาดใหญ่ให้ ถึงกันได้ โดย
ไม่ต้องเขียนโปรแกรม
2. เทคโนโลยีการเชื่อมต่ อทีใ่ ช้ ในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
ตัวอย่ าง
รูปแบบการเชื่อมโยงแบบบูรณาการ
แอพพลิเคชัน่ ขององค์กรหรื ออีเอไอ
(Enterprise Application
Integration - EAI) ของการ
วางแผนทรัพยากรองค์กรของ
ซอฟต์แวร์ โฟร์ มาอี อาร์ พี (Forma
ERP) ซึง่ สามารถเชื่อมโยงระบบ
ขนาดใหญ่ให้ ถงึ กันได้ โดยไม่ต้อง
เขียนโปรแกรม
3. เทคโนโลยีของการสื บค้ นและออกรายงาน
ในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
• การออกรายงานในการวางแผนทรัพยากรองค์กร สามารถทาได้ หลาย
แบบ ได้ แก่
– รายงานแบบ บิวต์อิน (built-in report) คือรายงานที่เขียนมาแล้ วแบบ
ตายตัว
– ตัวสร้ างรายงาน (report generator) คือรายงานที่ผ้ ใู ช้ สามารถสร้ าง
ขึ ้นเองได้ จากเครื่ องมือที่การวางแผนทรัพยากรองค์กรให้ มา
– ธุรกิจอัจฉริยะหรื อบีไอ (Business Intelligence - BI) ซึง่ ช่วยให้
สามารถออกรายงานที่ซบั ซ้ อนได้ อย่างง่ายดาย และเป็ นฐานให้ กบั การออก
รายงานวิเคราะห์อื่นๆ รวมไปถึงการทาแดชบอร์ ด (dash board) ด้ วย
3. เทคโนโลยีของการสื บค้ นและออกรายงาน
ในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
• รายงานในการวางแผนทรัพยากรองค์กร ปกตินนจะเป็
ั้
นรายงานเชิง
รายการธุรกรรม (transactional reporting) คือรายงาน
ปกติเพื่อการเก็บเป็ นประวัตริ ายวัน เพื่อการตรวจสอบ เพื่อเป็ นข้ อมูล
ให้ แก่ผ้ ใู ช้ ไปประมวลผลต่อด้ วยโปรแกรมอื่นหรื อทาด้ วยมือต่อไป หรื อ
รายงานสรุปตามแบบที่ทาไว้ แล้ ว ส่วนมากจะเป็ นรายการย่อย หรื ออาจ
เป็ นรูปของตารางก็ได้ แต่มกั จะไม่มีกราฟ และไม่สามารถปรับเปลี่ยน
รูปแบบรายงานได้ เอง และไม่สามารถโต้ ตอบกับผู้ใช้ ได้ เพราะเป็ น
รายงานคงที่ (static report)
3. เทคโนโลยีของการสื บค้ นและออกรายงาน
ในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
• รายงานธุรกิจอัจฉริ ยะจะมีความสามารถมากกว่า โดยเริ่ มตังแต่
้ รายงาน
วิเคราะห์ที่สวยงาม ทังแบบสอบถาม
้
(query) และเฉพาะกิจ (ad hoc)
ซึง่ ประกอบด้ วย ตารางข้ อมูล ข้ อความ หรื อกราฟมีความสามารถในการ
โต้ ตอบกับผู้ใช้ ได้ เช่น เปลี่ยนขอบเขตของข้ อมูล เปลี่ยนกราฟ เปลี่ยนสี
เปลี่ยน ข้ อความต่างๆ ได้ แบบทันที ไม่ต้องเรี ยกโปรแกรมเมอร์ มาทาให้ การ
วิเคราะห์ในขันนี
้ ้เป็ นการวิเคราะห์ โดยการคานวณด้ วยข้ อมูลปฏิบตั ิการ
เท่านัน้
• ในขันที
้ ่สงู ขึ ้นมาจะเป็ นการวิเคราะห์โดยการเปรี ยบเทียบกับมาตรฐานที่
กาหนด ทังมาตรฐานภายในหรื
้
อมาตรฐานภายนอกองค์กร และนาผลการ
วิเคราะห์ไปสูก่ ารบริ หารจัดการโดยอิงตัวชี ้วัด (Key Performace
Management)
3. เทคโนโลยีของการสื บค้ นและออกรายงาน
ในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
• ธุรกิจอัจฉริยะเป็ นเครื่ องมือที่มีราคาสูงถึงสูงมาก แต่ปัจจุบนั กลายเป็ น
ส่วนประกอบใหม่ของการวางแผนทรัพยากรองค์กร เนื่องจากถูกนามา
ผนวกไว้ ในการวางแผนทรัพยากรองค์กรเกือบทุกตัว ซึง่ เป็ นเครื่ องมือ
สาคัญที่ช่วยให้ ผ้ ใู ช้ สามารถออกรายงานสาหรับผู้บริหารทุกระดับ
นอกเหนือจากรายงานมาตรฐานเพื่อการควบคุมและตรวจสอบทัว่ ไป
โดยผู้ใช้ สามารถออกรายงานที่สวยงาม ประกอบด้ วยตารางและกราฟ
ได้ ด้วยตนเอง ไม่ต้องอาศัยโปรแกรมเมอร์ เขียนโปรแกรมให้ แต่ธุรกิจ
อัจฉริยะที่แถมมาใน การวางแผนทรัพยากรองค์กรก็จะเป็ นธุรกิจ
อัจฉริยะขันพื
้ ้นฐาน และอาจต้ องจ่ายเพิ่ม หากต้ องการความสามารถ
ระดับสูงของธุรกิจอัจฉริยะ
3. เทคโนโลยีของการสื บค้ นและออกรายงาน
ในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
3. เทคโนโลยีของการสื บค้ นและออกรายงาน
ในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
• วิธีการทางานของธุรกิจอัจฉริยะคือ การทาการคัดแยก ถ่ายโอน และ
โหลด (Extract, Transform, Load - ETL) จากฐานข้ อมูล
ของการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาเก็บไว้ ใน รูปแบบของคลังข้ อมูล
หรื อดาต้ าแวร์ เฮ้ าส์ (data warehouse) ก่อนที่จะนาเครื่ องมือ
ต่างๆ มาดึงไปทารายงานต่อไป
3. เทคโนโลยีของการสื บค้ นและออกรายงาน
ในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
3. เทคโนโลยีของการสื บค้ นและออกรายงาน
ในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
• ผู้ใช้ สามารถเลือกใช้ ธุรกิจอัจฉริยะได้ 2 ลักษณะ คือ
• 1) ธุรกิจอัจฉริยะแบบอิงข้ อมูลในอดีต (Historical BI) ซึ่ง
เน้ นการของรายงานจากปริมาณ ข้ อมูลขนาดใหญ่ โดยการทาอีที
แอลแบบตัง้ เวลาการประมวลผลเป็ นงวดหรือแบทช์ (batch)
ในช่ วงที่ เซิร์ฟเวอร์ ของการวางแผนทรัพยากรองค์ กรว่ าง อาจจะ
เป็ นรายวันหรือรายสัปดาห์ หรือทางานในเวลา
3. เทคโนโลยีของการสื บค้ นและออกรายงาน
ในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
• 2) ธุรกิจอัจฉริยะแบบอิงข้ อมูลการปฏิบัตงิ าน (Operational BI ) จะ
คล้ ายแบบแรก แต่จะผสมผสานการทาอีทีแอลแบบทีละน้ อยกับการออกแบบการ
วางแผนทรัพยากรองค์กรให้ รองรับการเรี ยกใช้ ข้อมูลจากธุรกิจอัจฉริยะโดยตรง
เพื่อให้ ข้อมูลที่ได้ เป็ นปั จจุบนั (updated) เข้ าใกล้ เรี ยลไทม์ แต่ต้องไม่สง่ ผล
กระทบต่อประสิทธิภาพของเซิร์ฟเวอร์ ของการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP
server)
• นอกจากนี ้ ธุรกิจอัจฉริ ยะแบบอิงข้ อมูลการปฏิบตั ิงาน ยังสามารถเชื่อมโยง
กระบวนการวิเคราะห์แบบ อัตโนมัติกบั ระบบแจ้ งเตือน (alert system) และ
แดชบอร์ ดแบบเรี ยลไทม์ (real time dash board) ได้ ชว่ ยให้ ระบบการ
วางแผนทรัพยากรองค์กรกลายเป็ นระบบที่ชาญฉลาดและช่วยให้ การบริหารงาน ของ
องค์กรมีความสะดวกมากขึ ้น สามารถเตือนสถานการณ์ที่ผ้ ใู ช้ ได้ ตงค่
ั ้ าตรวจสอบ
เอาไว้ ได้ อย่าง อัตโนมัติ เช่น ยอดขายที่ต่ากว่าเป้าหมาย ค่าใช้ จา่ ยผิดปกติ หรื อ
ตัวเลขอื่นๆ ที่ตามตัวชี ้วัดที่ได้ กาหนดไว้
3. เทคโนโลยีของการสื บค้ นและออกรายงาน
ในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
4. คลาวด์ คอมพิวติง้
• รูปแบบการประมวลผลแบบคลาวด์หรื อคลาวด์คอมพิวติ ้ง (cloud
computing) ได้ ถกู นามาใช้ ในโปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์กรระดับโลก
– ยกตัวอย่างการทาบัญชีออนไลน์ผ่าน คลาวด์คอมพิวติ ้ง ซึง่ ช่วยให้ ระบบงานส่วนหน้ าแบบ
เคลื่อนที่ (mobile) สามารถทางานระบบใหญ่ๆ โดยใช้ อปุ กรณ์ขนาดเล็กได้ อย่าง
คล่องตัว และสามารถฝากการประมวลผลขนาดใหญ่ไว้ บนเซิร์ฟเวอร์ ของคลาวด์ (cloud
server) ได้ อย่างสะดวก พร้ อมกับการเชื่อมต่อระหว่างสานักงานใหญ่และ สานักงาน
บัญชีซงึ่ อยู่ที่แห่งไหนก็ได้ ด้วยการเชื่อมต่อผ่านเอดีเอสแอล (ADSL) ราคาประหยัด หรื อ
ผ่านเครื อข่ายสาธารณะอย่าง 3G ได้ โดยทันที โดยสามารถเชื่อมต่อระบบที่หลากหลาย
ที่สดุ ไม่ว่าจะเป็ นแอพพลิเคชัน่ แบบตังโต๊
้ ะ (desktop application) เว็บ
แอพพลิเคชัน่ (web application) และ ระบบคอมพิวเตอร์ ที่ใช้ สถาปั ตยกรรมแบบ
ดังเดิ
้ ม (legacy) ทุกประเภท นอกจากนี ้ยังสามารถเชื่อม ระบบกับผู้ให้ บริ การระดับโลก
ทุกรายที่เปิ ดช่องทางการประมวลผลร่ วมกันได้ ด้วย เช่น การเชื่อมระบบ สัง่ ซื ้อหนังสือกับ
เว็บไซต์อะเมซอน (amazon) หรื อเชื่อมกับระบบอีเมล เป็ นต้ น
4. คลาวด์ คอมพิวติง้
5. การปรับข้ อมูลให้ ทนั สมัยโดยอัตโนมัติ
• หลักการออกแบบระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรจะเน้ นการ
เชื่อมโยงของกระบวนการดาเนินธุรกิจตลอดทั่วทัง้ องค์ กร
• ดังนันระบบงานในการวางแผนทรั
้
พยากรองค์กรจะมีลกั ษณะของการ
ประมวลผลภายในที่เป็ นอัตโนมัติ ผ่านการกาหนดค่า
(configuration) ให้ กบั ตัวแปร เพื่อความยืดหยุน่ สาหรับองค์กรที่
หลากหลาย ดังนันการไหลของเอกสารและข้
้
อมูลในการวางแผน
ทรัพยากรองค์กรจึงมีความหลากหลายและซับซ้ อนมาก จนไม่อาจที่จะ
เขียนออกมาได้ ทกุ แบบ แต่กระแสการไหลหลักๆ ก็จะคล้ ายกัน
5. การปรับข้ อมูลให้ ทนั สมัยโดยอัตโนมัติ
• การทางานของการวางแผนทรัพยากรองค์กรจะเป็ นไปในรูปแบบที่เชื่อมโยง
กันทุกส่วน (integrated system) เพื่อให้ ฐานข้ อมูลของทุกฝ่ ายมีการ
ปรับปรุงให้ ทนั สมัยโดย อัตโนมัติ (updata automatic) และพร้ อมที่
จะถูกเรี ยกไปใช้ ในการดาเนินธุรกรรมต่อได้ ทนั ที
– เช่น เมื่อทาการออกใบกากับภาษี ระบบก็จะทาการลงบัญชีไปที่ระบบงานย่อยบัญชี
แยกประเภท (General Ledger - GL) ทาการตังหนี
้ ้ลูกหนี ้รายตัวที่
ระบบงานย่อยบัญชีลกู หนี ้ (Account Receivable - A/R) ทาการตัดสต๊ อ
กสินค้ าที่ระบบงานย่อยควบคุมสินค้ าคงคลัง (Inventory Control - IC)
รวมทังสามารถออกรายงานภาษี
้
ได้ ทนั ทีโดยอัตโนมัติ การวางแผนทรัพยากรองค์กร
บางตัวก็สามารถทาการเชื่อมโยงแบบออนไลน์เรี ยลไทม์ (online real time)
บางตัวก็ต้องทางานในลักษณะประมวลผล เป็ นงวดๆ หรื อแบบแบทช์ (batch
processing)
5. การปรับข้ อมูลให้ ทนั สมัยโดยอัตโนมัติ
6. การประมวลผลแบบลูกโซ่ หลายชั้น
• การลงบัญชีในระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรสามารถทาได้ ทงแบบแมน
ั้
นวล (manual) หรื อแบบอัตโนมัติ (automatic)
• กรณีท่ ลี งบัญชีแบบอัตโนมัติ จะต้ องทาการกาหนดรูปแบบการบันทึก
บัญชีให้ เป็ นไปตามนโยบายบัญชีของบริ ษัท จะต้ องแยกตามความ
รับผิดชอบ (responsibility center) ซึง่ การวางแผนทรัพยากร
องค์กร ะสามารถกาหนดรูปแบบการลงบัญชีได้ หลายระดับ เช่น ระดับ
นโยบายกลาง ระดับเล่มเอกสาร ระดับกลุม่ ลูกหนี ้หรื อกลุม่ สินค้ า ไปถึงระดับ
รายตัวลูกหนี ้หรื อรายสินค้ า ระบบจึงจะสามารถทาการลงบัญชีอตั โนมัติเป็ น
ทอดๆ หรื อลูกโซ่หลายชัน้ (cascading) ได้ อย่างครบถ้ วนสมบูรณ์
3. เทคโนโลยีของการสื บค้ นและออกรายงาน
ในการวางแผนทรัพยากรองค์ กร
7. การแก้ ข้อผิดพลาดด้ วยตัวเองโดยอัตโนมัติ
• การรองรับฐานข้ อมูลขนาดใหญ่ถือเป็ นรากฐานสาคัญของระบบการคานวณต้ นทุนสินค้ าที่
ถูกต้ องและแม่นยา เนื่องจากในการคานวณต้ นทุนสินค้ าจะต้ องคานวณย้ อนกลับไปในอดีต ทัง้
การคานวณแบบเข้ าก่อนออกก่อน (First-in-first-out - FIFO) หรื อแบบค่าเฉลี่ย
เคลื่อนที่ถ่วงน ้าหนัก (weighted-moving-average)
• การคานวณอาจจะเกิดการปั ดเศษ หรื อเกิดการคานวณผิดพลาดจากระบบหรื อจากความ
ผิดพลาดของผู้ใช้ ซึง่ จะทาให้ เกิดปรากฏการณ์ต้นทุนผิดพลาดสะสมได้ ปรากฏการณ์นี ้กลับมา
ขยายผลร้ ายแรงกับการคานวณต้ นทุนเมื่อมีรายการจานวนมาก หากผิดพลาด เพียงร้ อยละ 0.1
ด้ วยฐานการคานวณที่ 1 ล้ าน ก็คือการคานวณต้ นทุนผิดพลาดถึง 1,000 บาท ซึง่ จะ สร้ าง
ปั ญหาให้ ฝ่ายตรวจสอบอย่างมาก ในการไล่ตามหาที่มาของตัวเลขที่ผิดพลาดนี ้
• ระบบคานวณต้ นทุนที่ดีจงึ มีสว่ นสาคัญต่อการวางระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรให้ ทาการ
แก้ ไขข้ อผิดพลาดด้ วยตัวเองแบบอัตโนมัติ (automatic self-correction) ที่อาจ
เกิดขึ ้นภายในระบบที่น่าเชื่อถือ ตรวจสอบง่าย และเบาแรงผู้ใช้ งานอย่างมาก
7. การแก้ ข้อผิดพลาดด้ วยตัวเองโดยอัตโนมัติ
8. การออกรายงานย้ อนหลังและรายงานสมมติรายการ
• การเก็บข้ อมูลในอดีตเป็ นหนึ่งในหน้ าที่สาคัญของการวางแผนทรัพยากร
องค์กร ในฐานะผู้จดั เก็บฐานข้ อมูลกลาง และเป็ นแหล่งวิเคราะห์ข้อมูลของ
องค์กรที่น่าเชื่อถือ ผู้บริ หารต้ องกาหนด นโยบายการจัดเก็บข้ อมูลว่า จะ
จัดเก็บกี่ปี และจัดเก็บข้ อมูลไหนบ้ าง หรื อจะจัดเก็บทังหมดและไม่
้
จากัดปี
• ข้ อมูลของระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร สามารถแบ่งออกเป็ น 2 มิติ
ใหญ่ๆ คือ
– ข้ อมูลทางบัญชี (accounting)
– ข้ อมูลด้ านปฏิบตั ิการ (operation)
• บางบริ ษัทกาหนดให้ จดั เก็บข้ อมูลด้ านปฏิบตั ิการไว้ ไม่จากัด แต่จดั เก็บข้ อมูล
ทางบัญชีเพียงแค่ 1-2 ปี การวางแผนทรัพยากรองค์กรบางตัวจะเก็บข้ อมูล
ได้ ไม่จากัดทังข้
้ อมูลด้ านปฏิบตั กิ ารและข้ อมูลทางบัญชี
8. การออกรายงานย้ อนหลังและรายงานสมมติรายการ
• การเก็บข้ อมูลมากเพียงใดก็ตามจะไม่มีประโยชน์ หากไม่สามารถนามาใช้ ได้
ดังนันการน
้
ามาออกรายงาน จึงต้ องสามารถออกรายงานที่เรี ยกว่า รายงาน
ย้ อนหลัง (backdate report) ได้ คือการออกรายงานที่ย้อนหลังทัง้
ระบบ เสมือนย้ อนเวลากลับไปสูว่ นั นันจริ
้ งๆ โดยจะต้ องสามารถเห็นรายการ
ในอดีตพร้ อมด้ วยค่าสถิตแิ ละสถานะของแต่ละหน่วย เช่น ยอดยกมาของ
สินค้ า ณ วันนัน้ ยอดคงค้ างลูกหนี ้ ยอดคงค้ างเจ้ าหนี ้ ณ วันนัน้ ยอดยกมา
ของแต่ละบัญชี เป็ นต้ น
• ยังมีรายงานที่เกิดจากการสมมติรายการ (simulate) หรื อประมาณการ
(estimate) ซึง่ การวางแผนทรัพยากรองค์กรบางตัวสามารถออกรายงาน
ลักษณะนี ้ได้
8. การออกรายงานย้ อนหลังและรายงานสมมติรายการ
9. การประมวลผลย้ อนหลัง
• ในการใช้ งานระบบมักเกิดข้ อผิดพลาด ซึง่ อาจส่งผลกระทบเป็ นลูกโซ่ในระบบได้
• ยกตัวอย่าง กรณีที่เกิดการบันทึกเอกสารซื ้อขายผิดพลาดสลับวันกัน ซึง่ จะส่งผลกระทบยอด
สินค้ าคงเหลือผิดพลาด และทาให้ ตวั เลขผิดพลาดเป็ นลูกโซ่ไปยังการคานวณต้ นทุน และงบ
การเงินอื่นๆ ทั ้งหมด การวางแผนทรัพยากรองค์กร จะมีกระบวนการในการปรับปรุง
ฐานข้ อมูลย้ อนหลัง (backdate processing) ทังแบบที
้
่ทาโดยแมนนวลหรื อ
อัตโนมัติได้ และสามารถทางานขันตอนต่
้
อไปอย่างสมบูรณ์ เพื่อให้ ฐานข้ อมูล กลางถูกต้ อง
และเป็ นที่นา่ เชื่อถือขององค์กร
• กรณีที่เริ่ มใช้ ระบบครัง้ แรก ซึง่ ยังไม่ได้ มีการบันทึกยอดยกมาและยังไม่ได้ ตวั เลขการตรวจนับ
จากฝ่ ายคลังสินค้ า แต่ระบบก็จะสามารถดาเนินธุรกรรมได้ โดยการบันทึกรายการที่พร้ อม
ก่อนเข้ าไปก่อน รายการที่มาทีหลังก็สามารถทยอยบันทึกตามไปภายหลังได้ เมื่อทาการ
บันทึกข้ อมูลเข้ าระบบได้ มากที่สดุ เท่าใด ข้ อมูลก็จะปรับเข้ าสูย่ อดที่ถกู ต้ องโดยอัตโนมัติ ทัง้
จานวนและมูลค่าช่วยให้ การเริ่ มต้ นระบบทาได้ อย่างง่ายดาย ไม่ต้องปิ ดคลังสินค้ าเพื่อนับ
สต๊ อกทุกตัวให้ เสร็ จภายในคืนวันสิ ้นปี
9. การประมวลผลย้ อนหลัง
แบบฝึ กหัด
• ค้ นคว้ าข้ อมูลและทารายงานเรื่อง คลาวด์ คอมพิวติง้

similar documents