فوائد أتمتة المكاتب

Report
‫االنفجار المعلوماتي والتكنولوجي‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫إنفجاران – المعلومات والتكنولوجيا‪ -‬حدثا في السنوات األخيرة‪ .‬هذان االنفجاران يتحمالن مسئولية‬
‫تطور ونمو نظم المعلومات‪ .‬لقد تضاعفت مرتان كمية المعلومات المتاحة خالل العشرين سنة األخيرة‬
‫ً‬
‫معهودا في عهد سقراط حين كانت المعلومات تحفظ في الدماغ‬
‫من هذا القرن‪ .‬وعلى غير ما كان‬
‫وتعرض فقط بالطريقة الشفوية‪ ،‬فإن ‪ % 85‬من المعرفة اليوم هي بشكل مكتوب‪ .‬تقديرات تشير إلى أن‬
‫موظف المكتب يستخدم أكثر من خمسين صفحة من ورق المكتب يوميًا‪ .‬تقريبًا ‪ 50‬نموذج يتم استخدامه‬
‫في عملية توظيف مستخدم جديد‪.‬‬
‫بسبب إنفجار المعلومات‪ ،‬فقد أصبح العمل الورقي خارج السيطرة تمامًا‪ .‬يقضي المديرون والمختصون‬
‫(المهنيون) معظم أوقاتهم في قراءة وبناء وجمع والمعلومات‪ .‬العديد من المدرسين يمضون وق ًتا في‬
‫تعبئة النماذج وحضور االجتماعات وقراءة محاضر االجتماعات التي يحضرونها أكثر من الوقت الذي‬
‫ينفقونه في التفاعل مع التالميذ‪ .‬صاحب المشروع الصغير مغمور بالعمل الورقي ويجبر على العمل‬
‫وقضاء جل الوقت مع النماذج الروتينية وذلك على حساب التركيز على فكرة جديدة أو منتج حديد‪.‬‬
‫االنفجار المعلوماتي أدى إلى خلق مجتمع يتعامل فيه العامل بشكل أساسي مع المعلومات بد ً ال من‬
‫مزاولة العمل الجسدي‪ .‬في عصر المعلومات‪ ،‬تعد المعلومات سلعة حقيقية ومورد حقيقي يساعد الناس‬
‫في إدارة مواردهم األخرى بطريقة أفضل‪.‬‬
‫بيئة العمل‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫تتضمن بيئة العمل الناس (العاملون) والمكان واإلجراءات‪ .‬نظرة سريعة‬
‫لبيئة العمل اليوم تظهر الفرق‬
‫بين بيئة العمل في السابق وفي الحاضر‪ .‬في السابق كان التركيز على المنتج‬
‫المادي أما اليوم فإن‬
‫التركيز الرئيسي هو على المعلومات‪ .‬البيئة المادية ومظهر المكتب هي‬
‫أيضًا تغير آخر‪ .‬دور العاملون‬
‫واإلجراءات التي يتبعونها في تنفيذ األعمال تغيرت إلى حد بعيد‪.‬‬
‫المكان‬
‫‪ ‬في العصر الصناعي الغالبية العظمى من الناس يعملون في أماكن تسمى‬
‫مصانع أو شركات‪ .‬أما اليوم‬
‫‪ ‬فإن ‪ % 80‬من العاملين يعملون في مجال المعلومات في مكان يسمى‬
‫(المكتب)‪ .‬يمكن أن يُع رف المكتب‬
‫‪ ‬بأنه المكان الذي يتم فيه اداء االعمال الكتابية المتعلقة بإنجاز المعامالت‬
‫واعداد و تسجيل وتحليل‬
‫‪ ‬المكاتبات و الوثائق لغرض توصيل المعلومات المناسبة للمستويات‬
‫االدارية في المنظمة او المنشأة‪.‬‬
‫‪ ‬يمكن أن يتواجد المكتب في مبنى خاص أو بيت أو غرفة في فندق أو عربة‬
‫أو في أماكن غير معدودة‪.‬‬
‫الناس (العاملون)‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫في العصر الصناعي الغالبية العظمى من الناس عمال أو مشرفين أو مراقبين ‪،‬‬
‫وبشكل عام يمكن القول‬
‫إما عمال أو إدارة‪ .‬أما اليوم في عصر المعلومات فإن الناس – بشكل عام‪ -‬إما‬
‫مدراء‪ ،‬أو متخصصون‬
‫(مهنيون)‪ ،‬أو موظفو دعم فني‪ .‬الدور الرئيسي للمدير هو إدارة وتوجيه الناس‪.‬‬
‫المختصون هم الناس‬
‫أصحاب المهارات المتخصصة مثل (المدرسون‪ ،‬الكتاب‪ ،‬األطباء‪ ،‬أطباء األسنان‪،‬‬
‫المحامون‪ ،‬السباكون‪،‬‬
‫النجارون‪ ،‬والرياديون) والذين وظيفتهم األساسية ربماال تتضمن توجيه وإدارة‬
‫اآلخرين‪ .‬أما موظفو‬
‫الدعم الفني فهم الموظفون الذين يقدمون المساعدة للمدراء والمختصون‪.‬‬
‫اإلجراءات‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫بينما تعين على العامل في المجال الصناعي التعامل مع أدوات وأجهزة‬
‫محددة فإن التكنولوجيا الحديثة‬
‫خلقت حاجة إلجراءات جديدة‪ .‬الذين يتعاملون مع المعلومات يحتاجون‬
‫إلجراءات جديدة في العمل مثل‬
‫كيفية إدخال بيانات أو كيفية تسمية ملف‪ .‬هذه اإلجراءات بحاجة ألن تكون‬
‫مأرشفة بعناية‪ ،‬سهلة‬
‫الوصول إليها ويمكن استخدامها من قبل أي شخص‪ .‬مع التطور المتسارع‬
‫اليوم فإن هذه اإلجراءات‬
‫بحاجة دائمة للتجديد والتحديث‪.‬‬
‫العناصر المكونة للمكتب‪:‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫• العنصر البشري‪ :‬جميع االشخاص الموجودين في المكتب بغض النظر عن‬
‫اختالف الدرجات‬
‫االدارية التي يشغلونها‪.‬‬
‫• االدوات والتقنيات‪ :‬األدوات والوسائل البسيطة كاألوراق او المتطورة كأجهزة‬
‫الحاسوب والبرامج‬
‫والشبكة‪.‬‬
‫• البيانات والمعلومات‪ :‬كافة المعلومات و البيانات بكافة أنواعها (نصوص‪،‬‬
‫أرقام‪ ،‬صور‪ ،‬وسائط‬
‫متعددة) و التي تساعد عالى أداء مهام المكتب‪.‬‬
‫• المعالجة‪ :‬العمليات التي تتم على البيانات و المعامالت‪.‬‬
‫تعريف أتمتة المكاتب‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫أتمتة المكاتب هي حلقة الوصل بين المعلومات والتكنولوجيا‪ .‬أتمتة المكاتب هي‬
‫نظام مكون من عدة‬
‫عناصر تعمل سوية بشكل متكامل إلنتاج نتائج متعددة‪ .‬أو بمعنى آخر هو االعتماد‬
‫على األجهزة‬
‫االلكترونية الحديثة بما في ذلك الحاسبات االلكترونية لغرض تنظيم وادارة‬
‫االعمال المكتبية‪.‬‬
‫أتمتة المكاتب ال تعني تكديس المكتب بالمعدات االلكترونية‪ ،‬ولكنها باألحرى‬
‫معرفة بالتكنولوجيا وجهود‬
‫مكرسة لتدريب العاملين وتطوير السياسات واإلجراءات للوصول إلى الكفاءة‬
‫والفعالية في العمل‪.‬‬
‫أسباب ومبررات أتمتة المكاتب‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪ .1‬الثورة المعلوماتية والورقية‬
‫‪ .2‬التطور التكنولوجي وسرعة انتشارها وقلة التكلفة‬
‫‪ .3‬فعالية األتمتة في خدمة الوظائف التجارية للمنظمات‪.‬‬
‫‪ .4‬األتمتة تزيد من عملية التعاون بين طاقم العمل مما يدعم العملية‬
‫االنتاجية‪.‬‬
‫‪ .5‬الرغبة في التغيير ورفع الهارات لدى العاملين‬
‫أسباب ومبررات أتمتة المكاتب (تابع)‬
‫‪ ‬بتقدم المجتمع العلمي فقد حدث ثورة في عالم البحث العلمي والتطوير‪ .‬أسلوب‬
‫الحياة تغير‪ ،‬ووجدنا من الضروري أن نتعامل مع بيانات بشكل أسرع وبأقل‬
‫تكلفة‪ .‬ربما يعود السبب الرئيسي للتطور والنمو في أتمتة المكاتب إلى اآلتي ‪:‬‬
‫‪ .1 ‬الثورة المعلوماتية والورقية‬
‫‪ ‬بسبب التطور في المعلومات والعمل الورقي فقد أصبح هنالك حاجة لنظام جديد‬
‫للتعامل مع هذه المجاالت‪ .‬في أواسط السبعينيات العديد من الحكومات تنبأت بأن‬
‫التقدم التكنولوجي سيقلص الحاجة إلى العمل الورقي ويجعل العمل في المكتب يتم‬
‫بدون ورق‪ .‬ولكن التكنولوجيا الحديثة لم تقلص العمل الورقي ولم تصنع عالمًا بال‬
‫ورق‪.‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪ .2‬التطور التكنولوجي وسرعة انتشارها وقلة التكلفة‬
‫األتمتة جزء من التغيرات الناشئة عن ظهور الحواسيب و استخداماتها الواسعة و انخفاض‬
‫اسعارها‪ .‬يمكن أن ينسب التطور التكنولوجي المتسارع إلى التكلفة المتناقصة للتكنولوجيا‪.‬‬
‫الحاسب الشخصي الذي يباع باآلالف الدورات قبل عقدين من الزمان أصبح اليوم يكلف‬
‫بضع مئات فقط‪ ،‬عالوة على االمكانات الهائلة التي أصبح يقوم بها هذا الجهاز‪.‬‬
‫‪ .3‬فعالية األتمتة في خدمة الوظائف التجارية للمنظمات‪.‬‬
‫كلما مر الوقت صغر العالم في الحجم‪ .‬لقد مكنت وسائل المواصالت واالتصاالت الحديثة‬
‫من مزاولة األعمال عبر العالم في أقصر وقت ممكن‪ .‬لقد تمكنت أتمتة المكاتب من جسر‬
‫الفجوة النهائية في تبادل األعمال والتجارة عالميًا وبشكل مستمر وثابت‬
‫‪ .4 ‬األتمتة تزيد من عملية التعاون بين طاقم العمل مما يدعم العملية‬
‫االنتاجية‪.‬‬
‫‪ .5 ‬الرغبة في التغيير ورفع الهارات لدى العاملين‬
‫‪ ‬أتمتة المكاتب تريح العاملين من العمل الروتيني المتكرر وتخلق الحاجة إلى‬
‫عمال ذوي مهارة عالية‪ .‬بهذه المهارات العالية يتوقعون أجورً ا أكبر‪ .‬ما‬
‫يقرب من ‪ % 75‬من تكاليف المكتب تمثل أجور العمال والفوائد الجانبية‪.‬‬
‫لذا توجب هذا أن يكون العاملون أكثر إنتاجية وبالتالي خلق أنظمة مكتبية‬
‫وأتمتة لتناسب هذه االنتاجية المتزايدة‪.‬‬
‫فوائد أتمتة المكاتب‬
‫• تسهيل اجراءات العمل‪.‬‬
‫• سرعة انجاز األعمال وتوفير الوقت‪.‬‬
‫• إعطاء دقة أعلى في ناتج العمل‪.‬‬
‫• تسهيل اجراءات االتصال داخل المكتب‪.‬‬
‫• حاجة أقل الستخدام الورق واألرشيف‪.‬‬
‫• تقلل االعتماد على العنصر البشري‪.‬‬
‫• تقليل التكلفة‪.‬‬

similar documents