eDMS

Report
Oleh :
Dony Pranadiyanta, ST
Landasan Hukum
 Peraturan Pemerintah No 88 tahun 1999 tentang Mikrofilm




Dokumen Perusahaan
Instruksi Presiden R.I. Nomor 6 Tahun 2001 tentang
Pengembangan dan Pendayagunaan Telematika di Indonesia
Instruksi Presiden R.I. Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan
dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government;
Keputusan Menteri Negara Komunikasi dan Informasi Nomor :
12/SK/MENEG/KI/2002 tanggal 1 Maret 2002 tentang
Pembentukan Organisasi Task Force Pengembangan eGovernment
Keputusan Menteri Negara Komunikasi dan Informasi Nomor :
56/KEP/M.KOMINFO/12/2003 tanggal 20 Desember 2003
tentang Panduan Manajemen Sistem Dokumen Elektronik
Sistem Dokumen Non Elektronik
 kemungkinan seorang staf lupa untuk mencetak dan
mengarsipkan dokumen;
 pesan e-mail atau dokumen elektronik terhapus dari
komputer tanpa diarsipkan sebelumya;
 dokumen elektronik dari situs web dan intranet tidak
terkontrol versi dan perkembangannya secara efektif;
 tidak dapat mengelola dokumen multimedia (teks,
gambar dan suara) secara terintegrasi.
UU No 88 Tahun 1999
 Dokumen perusahaan/organisasi adalah data, catatan,
dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima
oleh perusahaan/organisasi dalam rangka
pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis diatas kertas
atau sarana lain, maupun terekam dalam bentuk corak
apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar
Pengarsipan Dokumen Elektronik
 pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan






mudah dicari kembali;
memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antar
unit organisasi dalam lembaga pemerintah;
memudahkan penyusunan informasi organisasi secara
terstruktur;
memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat
dan akurat;
meningkatkan kualitas layanan publik;
mengelola informasi sebagai suatu aset yang tumbuh dan
berkembang;
lebih responsif pada perubahan.
Manfaat dan Tantangan
 Dokumen dalam bentuk elektronik mudah dibuka
dan ditelusuri isi dan riwayatnya, yang
sebelumnya sulit dilakukan pada dokumen kertas.
Dokumen elektronik memungkinkan pembagian
informasi (information sharing) yang efektif, serta
dapat memberikan kontribusi pada
penyebarluasan informasi.
 Dokumen elektronik harus dikelola dengan baik
untuk menjamin integritas, keabsahan, dan
keasliannya. Dokumen elektronik yang berisi
transaksi elektronik harus dijaga agar tetap
memenuhi syarat legal dan bobot buktinya
Dengan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik
 pertukaran informasi yang efektif serta
interoperabilitas yang lebih baik antar lembaga
pemerintah;
 menyediakan sumber informasi yang berkualitas dan
otentik;
 prinsip-prinsip administrasi, proteksi ataupun transparansi informasi;
 pertukaran, ekstrasi, dan perangkuman informasi
lintas lembaga pemerintah
Kebutuhan EDMS
 pemahaman yang baik tentang dokumen dan sistem informasi






yang mendukungnya;
prosedur akuisisi dan penciptaan dokumen sebagai bagian dari
sistem administrasi;
prosedur penyimpanan dokumen elektronik yang dirancang
untuk menjamin integritas, kualitas dan keamanan dokumen;
prosedur untuk menjamin kemudahan dan kelancar-an akses
semua dokumen selama diperlukan;
prosedur untuk evaluasi, audit, penjadwalan, serta pemusnahan
dokumen sesuai dengan peraturan yang berlaku;
budaya kerja yang berorientasi pada pemanfaatan teknologi
informasi;
ketrampilan dan kompetensi pada bidang EDMS untuk
semua pengguna dan pengelola dokumen.
3 unsur utama EDMS
 kebijakan, strategi, dan budaya kerja;
 prosedur pengelolaan dokumen elektronik dalam
suatu siklus hidup dokumen;
 sistem informasi yang mendukung manajemen
dokumen.
Langkah Penerapan EDMS
1.
2.
3.
Integrasi prosedur EDMS sebagai bagian dari
rancangan e-Government.
Pengendalian kondisi dokumen kertas selama
EDMS belum diimplementasikan.
Implementasi sistem EDMS
Karakteristik Dokumen yang Utuh dan Akurat
 Konten/kandungan:
Merupakan informasi yang membangun sebuah
dokumen yang dapat berupa kata-kata, gambar,
simbol, dan sebagainya
 Konteks:
Lingkungan di luar konten yang turut serta dalam
pembuatan, penerimaan, serta penggunaan
sebuah dokumen yaitu lingkungan organisasi,
fungsional, dan operasional.
 Struktur :
Format fisik dan logika sebuah dokumen serta
hubungan antar elemen di dalamnya.
Spesifikasi Pemindaian (Scanning)
Resolusi 300 dpi
Format file (pdf, tiff, jpeg, gif,
bmp)
Kompresi loseless
Hal yang perlu diperhatikan dalam Dokumen Elektronik
 Metadata
 Pemeliharaan Dokumen Elektronik
 Migrasi Dokumen Elektronik
 Pemeliharaan dan Pemusnahan Dokumen
Metadata
 Metadata adalah informasi terstruktur yang
mendeskripsikan, menjelaskan, menemukan, atau
setidaknya membuat menjadikan suatu informasi mudah
untuk ditemukan kembali, digunakan, atau dikelola.
Metadata sering disebut sebagai data tentang data
atau informasi tentang informasi. Metadata ini
mengandung informasi mengenai isi dari suatu data yang
dipakai untuk keperluan manajemen file/data itu nantinya
dalam suatu basis data. Jika data tersebut dalam
bentuk teks, metadatanya biasanya berupa keterangan
mengenai nama ruas (field), panjang field, dan tipe
fieldnya: integer, character, date, dll. Untuk jenis
data gambar (image), metadata mengandung informasi
mengenai siapa pemotretnya, kapan pemotretannya, dan
setting kamera pada saat dilakukan pemotretan. Satu lagi
untuk jenis data berupa kumpulan file, metadatanya
adalah nama-nama file, tipe file, dan nama pengelola
(administrator) dari file-file tersebut.
 Fungsi metadata
Metadata memberikan fungsi yang sama seperti
katalog yaitu:
membuat sumberdaya bisa ditemukan dengan
menggunakan kriteria yang relevan;
mengidentifikasi sumberdaya
mengelompokkan sumberdaya yang serupa
membedakan sumberdaya yang tak miliki kesamaan
memberikan informasi lokasi
Jenis metadata
Terdapat tiga jenis utama metadata:
 Metadata deskriptif menggambarkan suatu sumberdaya dalam
maksud seperti penemuan dan identifikasi. Dia bisa meliputi
elemen semisal judul, abstrak, pengarang, dan kata kunci.
 Metadata struktural menunjukkan bagaimana kumpulan obyek
disusun secara bersama-sama menjadi satu, semisal bagaimana
halaman-halaman ditata untuk membentuk suatu bab.
 Metadata administratif menyediakan informasi untuk
membantu mengelola sumberdaya, semisal terkait kapan dan
bagaimana suatu informasi diciptakan, tipe dokumen dan
informasi teknis lainnya, serta siapa yang bisa mengaksesnya.
Syarat EDMS di Lembaga Pemerintah
 Kebutuhan fungsional untuk penyimpanan jangka
panjang.
 Memiliki metadata yang dilekatkan untuk
menjelaskan konteks, riwayat, dan atribut
penyimpanan dokumen lainnya. Disimpan dan
dikelola dalam format standar yang direkomendasikan
secara luas, seperti XML
 Media penyimpanan yang memenuhi standar
spesifikasi tertentu untuk penggunaan jangka panjang
STANDARD EDMS PEMERINTAH
Standar Metadata dan Format
Akses
Standar Pertukaran dan Publikas
Standar Prosedur
KEAHLIAN DAN KOMPETENSI
 Pengelola Sistem Informasi
Bertanggung jawab terhadap kelancaran penyediaan
layanan informasi EDMS termasuk infrastruktur dan
aplikasi pendukungnya
 Pengguna Dokumen Elektronik
Menghasilkan dan menggunakan dokumen elektronik
sesuai dengan kewenangan yang dimilikinya, serta
memiliki tanggung jawab untuk mengidentifikasi
dokumen elektronik pada saat pembuatannya
STRATEGI IMPLEMENTASI EDMS
1.
Penetapan Kebijakan pada Tingkat Organisasi



cara pembuatan dan pengelolaan dokumen elektronik;
cara mengintegrasikan EDMS ke dalam sistem e-Government;
integrasi kedua hal tersebut diatas ke dalam rencana strategis
organisasi
2.




Pengendalian dokumen
Inventarisasi dokumen;
Evaluasi hasil inventarisasi;
Strategi proses migrasi menuju sistem EDMS;
Strategi pemeliharaan akses dan kualitas dokumen
elektronik;
Penetapan prosedur dan pola kerja pengguna

Langkah-Langkah Implementasi EDMS
 Penetapan
kebijakan organisasi untuk pengoperasian
didokumentasikan dalam strategi sistem elektronik organisasi
EDMS
dan
 Pemantapan dan pengembangan yang berkesinambungan, serta pemeliharaan
sebuah inventori yang mengelola kumpulan record elektronik yang ada
 Penetapan srategi dan implikasi EDMS pada sistem dan layanan baru untuk
menggabungkannya menjadi sebuah strategi elektronik organisasi yang baru
 Perencanaan untuk appraisal dan evaluasi aset informasi yang teridentifikasi
pada inventori kumpulan record
 Penetapan strategi untuk penyiapan dokumen yang teridentifikasi agar dapat tetap
memiliki nilai yang bekesinambungan, tEDMSasuk migrasi ke dalam sistem EDMS
organisasi di masa yang akan datang
 Penetapan detail rencana strategis untuk pembangunan sistem manajemen
dokumen dan record elektronik, prosedur serta fasilitas-fasilitasnya
 Penentuan spesifikasi kebutuhan secara detail dari sistem, fasilitas, dan prosedur
untuk manajemen dan kontrol dokumen dan record elektronik.
 Penentuan rencana implementasi untuk sistem, fasilitas, dan prosedur untuk
sistem manajemen dan kontrol dokumen dan record elektronik.
 Implementasi fasilitas dan prosedur untuk pemeliharaan dan penerapan sistem
manajemen record elektronik (EDMS)
Model Proses eDMS
Koordinasi Antar Komponen
1.




1.
Komponen manajemen lembaga berkewajiban untuk
menetapkan kebijakan formal lembaga mengenai
kelancaran penggunaan EDMS;
memastikan kelancaran migrasi dokumen kedalam
sistem EDMS;
memastikan sistem EDMS telah tergabung dengan
semua sistem elektronik;
memastikan penyediaan perangkat untuk meng-akuisisi,
mengelola, dan mengakses dokumen elek-tronik.
Komponen pengelola (administrator) sistem berkewajiban untuk
Koordinasi Antar Komponen
2.



Komponen pengguna dokumen elektronik
berkewajib-an untuk :
menggunakan format standar dokumen elektronik;
mengikuti standar prosedur operasional dalam
membuat dan menggunakan dokumen elektronik;
menggunakan dan membuat dokumen elektronik di
dalam lingkungan sistem EDMS.
Koordinasi Antar Komponen
3.










Komponen pengelola (administrator) sistem berkewajiban
untuk :
mengelola dan mengkategorikan dokumen elektronik;
melakukan proteksi terhadap perubahan isi dokumen elektronik
sesuai jangka waktu yang ditentukan;
membuat jadwal pemeliharaan dan pemusnahan dokumen
elektronik;
memungkinkan pertukaran dokumen elektronik antar lembaga
yang membutuhkan;
menyediakan fasilitas pemusnahan dokumen elektronik;
mencegah hilangnya dokumen elektronik;
menyimpan riwayat semua kejadian yang berkaitan dengan
dokumen elektronik untuk keperluan audit;
membuat indeks dari semua dokumen elektronik;
memungkinkan penampilan dan pencetakan dokumen elektronik
secara benar;
mengontrol pengaksesan dokumen elektronik yang diproteksi.
Informasi mengenai keaslian sebuah dokumen elektronik
dapat dilekatkan sebagai metadata1 pada dokumen
terkait, yang menjelaskan:
 Bukti bahwa sebuah dokumen telah sukses
terotentikasi.
 Informasi dari sebuah otentikasi, dapat berisi tanggal
dan waktu otentikasi
 Kunci publik 2 (public key) yang menjamin keaslian
dokumen dan kumpulan pesan.
Standart ERM Pemerintah
Terdapat 3 standar yang perlu ditetapkan untuk
mendukung interoperabilitas, yaitu:
a. Standar Metadata dan Format Akses
b. Standar Pertukaran dan Publikasi
c. Standar Prosedur
Keahlian dan Kompetensi
Keahlian dan kompetensi yang diperlukan dalam
pengelolaan ERM terdiri dari 2 (dua) kelompok, yaitu:
- pengelola sistem informasi
- pengguna dokumen elektronik (lihat gambar 1)
Gambar 1 Pengguna ERM
STRATEGI IMPLEMENTASI ERM
Strategi implementasi ERM menjelaskan pentahapan
implementasi ERM pada lembaga pemerintah, yaitu
penetapan kebijakan pada tingkat organisasi dan
pengendalian dokumen.
Langkah-Langkah Implementasi ERM
 Seperti terlihat pada Gambar 3, untuk menjamin
kelancaran sistem ERM diperlukan kerja sama antar
semua komponen yang terlibat, yaitu komponen
manajemen lembaga, komponen pengguna dokumen
elektronik dan komponen pengelola (administrator)
sistem. Untuk itu setiap komponen tersebut perlu
melakukan tugasnya masing-masing.
SIKLUS HIDUP E R M
TRANSFORMASI DIGITAL
Legalitas dokumen digital dan kebijaksanaan tata
cara transformasi telah diterangkan dan dijamin oleh
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun
1997 tentang dokumen perusahaan dan PP nomor 88
tahun 1999 tentang tatacara pengalihan dokumen
perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan
legalisasi atau mentransformasi dokumen berbentuk
kertas menjadi dokumen berbentuk digital ( Elektronik
).
Yaitu dengan cara pemindaian ( Scanning ) Satu
hal yang sangat penting dalam proses pemindaian
adalah harus adanya proses penjaminan kualitas
(Quality Assurance).
Standar :
 Perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan
dalam sistem transformasi digital sebaiknya dapat
disesuaikan atau diterapkan pada berbagai macam
standar yang ada dan dapat dibangun pada sistem
arsitektur terbuka (open system acrhiecture/ OSI).
 Dokumen sebaiknya dikodekan sedemikian rupa,
sehingga dapat dipergunakan untuk jangka waktu
yang cukup lama (dijelaskan di bagian standarisasi
format dokumen elektronik)
Terima Kasih

similar documents