GGP_2013_11_22_acAdquicisiones

Report
Capítulo 12
Gestión de las adquisiciones del proyecto
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Quinta edición
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Objetivos de aprendizaje
 Comprender la importancia de la gestión de las adquisiciones del
proyecto y el uso creciente de la subcontratación para proyectos de
tecnología de la información
 Describir el trabajo involucrado en la planificación de las compras y
adquisiciones para los proyectos, el contenido de un plan de gestión de
las adquisiciones y la declaración del contrato de trabajo, y los cálculos
involucrados en el análisis de compra o realización directa
 Conocer aspectos que están involucrados en la planificación de
contratación, incluidos la creación de varios documentos de compra y
criterios de evaluación para los proveedores
Objetivos de aprendizaje (continúa)
 Comprender el proceso de solicitar respuestas del proveedor y la
diferencia entre las propuestas y las ofertas
 Describir el proceso de selección del proveedor y reconocer los
diferentes enfoques para la evaluación de las propuestas o la
selección de proveedores
 Ver la importancia de una buena administración del contrato
 Describir el proceso de cierre del contrato
 Conocer sobre tipos de software disponibles para ayudar en la
gestión de las adquisiciones del proyecto
Términos
 Adquisición
Adquirir bienes y / o servicios de una fuente externa
 Otros términos
 Compra
 Arriendo
 Arriendo con opción de compra (leasing)
 Contratación externa (outsourcing)
¿Por qué hacer outsourcing?
 Para reducir los costos fijos y recurrentes
 Para permitir a la organización del cliente centrarse en su negocio
principal
 Para acceder a conocimientos y tecnologías
 Para proporcionar flexibilidad
 Para aumentar la rendición de cuentas
Contratos
 Contrato
Acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el proveedor se
obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y
el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra
contraprestación válida
 Los contratos pueden aclarar las responsabilidades y agudizar el
enfoque en resultados clave de un proyecto
 Debido a que los contratos son jurídicamente vinculantes, hay mayor
responsabilidad para la entrega del trabajo como se indica en el
contrato
 Una tendencia reciente en outsourcing es el aumento de tamaño de
los contratos
Procesos de la gestión de las adquisiciones
 La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos
para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados
necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo
 Procesos
 Planificar la gestión de las Adquisiciones
Determinar qué comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo
 Efectuar las Adquisiciones
Obtener respuesta de proveedores (presupuestos, licitaciones, ofertas o
propuestas), seleccionar proveedores y adjudicar el contrato
 Controlar las Adquisiciones
Gestionar las relaciones de las adquisiciones, monitorear los contratos, gestionar
los cambios (debidamente documentado)
 Cerrar las Adquisiciones
Completar y aprobar cada contrato, incluida la solución de cualquier tema abierto,
y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto
Planificar la gestión de las adquisiciones
 Documentar las políticas relacionadas con las adquisiciones
 Determinar qué adquirir, cómo, cuándo, cuánto, a quién,
condiciones, recursos, riesgos
 Identificar las necesidades del proyecto que se pueden cumplir
mejor mediante el uso de productos o servicios por fuera del equipo
del proyecto
Herramientas y técnicas para planear las
adquisiciones
 Análisis de Fabricación Propia o Compra
Parte del proceso de Planificar la gestión de las Adquisiciones
Puede usarse para determinar si el equipo del proyecto puede producir un producto o
servicio determinado, o puede comprarlo
 Análisis financiero
 Expertos (internos y/o externos)
Pueden hacer aportes valiosos en las decisiones de las adquisiciones
Ejemplo
Se necesita un artículo en un proyecto
 Opción 1: Alquilar
Costo: $800/día,
 Opción 2: Comprar
Costo de adquisición: $12.000
Costo operativo: $400/día
¿Cuál opción tomar?
Solución
Establecer una ecuación en la que las dos opciones, alquilar y
comprar, son iguales
800[$/día] * d [día] = 12.000[$] + $400 [$/día] * d [día]

d = 30
Si se necesita el artículo más de 30 días, es más económico
comprarlo que arrendarlo
d número de días a utilizar el artículo
Tipos de contratos
 Hay diferentes tipos de contratos, que serán más o menos
apropiados en diferentes situaciones
 Contrato de precio fijo o suma global
Precio total fijo para un producto bien definido



Contratos de precio fijo cerrado FFP
Contratos de precio fijo más honorarios con incentivos FPIF
Contratos de precio fijo con ajuste económico de precio FP-EPA
 Contrato de costo reembolsable
Pago (reembolso) al proveedor de sus costos reales, más un honorario que, por
lo general, representa la ganancia del proveedor



Contrato de costo más honorarios fijos CPFF
Contrato de costo más honorarios con incentivos CPIF
Contrato de costo más honorarios por cumplimiento de objetivos CPAF
 Contrato por tiempo y material T&M
Tipo híbrido de acuerdo contractual que contiene aspectos tanto de los
contratos de costos reembolsables como de los contratos de precio fijo
Punto de asunción Total
Punto de Asunción Total
Point of Total Assumption PTA
Costo en que el contratista asume la responsabilidad total por cada peso
adicional del costo del contrato
Los contratistas no quieren llegar al punto de asunción total, porque les
duele económicamente, así que tienen un incentivo para prevenir los
sobrecostos
Cálculo del PTA:
PTA = (precio máximo - precio objetivo) / relación_comprador_proveedor + costo objetivo
Contrato de costo reembolsable
 Costo más honorarios fijos.
Cost Plus Fixed Fee CPFF
Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el
trabajo del contrato y recibe honorarios fijos calculados como un porcentaje de
los costos estimados al inicio del proyecto. El monto de los honorarios no varía
con los costos reales a menos que se modifique el alcance del proyecto
 Costo más honorarios con incentivos
Cost Plus Incentive Fee CPIF
Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el
trabajo del contrato, recibe un honorario predeterminado y una bonificación de
incentivo, dependiendo del logro de ciertos objetivos de rendimiento
establecidos en el contrato
 Costo más honorarios por cumplimiento de objetivos
Cost Plus Award Fee CPAF
Al proveedor se le reembolsan todos los costos legítimos, pero la mayor parte
de los honorarios es obtenida basándose sólo en la satisfacción de cierto
criterio de desempeño definido e incorporado dentro del contrato
Tipos de Contrato vs Riesgo
Riesgo del Comprador
Alto
Costo más
porcentaje
del costo
(CPPC)*
Costo más
honorarios
fijos
(CPFF)
Costo más
honorarios
con incentivos
(CPIF)
Bajo
Incentivo
de precio fijo
(FPI)
Precio fijo
cerrado
(FFP)
Riesgo del Proveedor
Bajo
*CPPC Cost Plus Percentaje Cost.
Se paga una cuota que se eleva a medida que aumentan los costos del contratista.
Alto
Cláusulas del contrato
 Los contratos deben incluir cláusulas específicas para tener en
cuenta temas únicos del proyecto
 Puede exigir pagos diferentes para experiencia laboral y educacional
diferente
 Una cláusula de terminación es una cláusula contractual que
permite al comprador o proveedor terminar el contrato
Plan de gestión de las adquisiciones
 Describe cómo serán gestionados los procesos de adquisición,
desde la elaboración de documentación para realizar compras
externas hasta el cierre de las adquisiciones
 El contenido varía en función de las necesidades del proyecto
Enunciado del trabajo (SOW*)
 Enunciado del trabajo relativo a la Adquisición (SOW)
 Descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados por el
proyecto
 Define los artículos que se van a comprar o adquirir dentro del alcance del proyecto
 Es un tipo de declaración de alcance
 Un buen SOW da a los participantes en una licitación una mayor comprensión de las
expectativas del comprador
* SOW Statement Of Work
Plantilla de SOW*
I.
Enunciado del trabajo: Describe el trabajo a ser realizado. Especifica el
hardware y software involucrado y la naturaleza exacta del trabajo
II.
Ubicación del trabajo: Describe donde será realizado el trabajo y la ubicación de
hardware y software
III.
Periodo de realización: Especifica cuando se espera que comience y termine el
trabajo, horas de trabajo, número de horas por semana, cuando debe ser realizado
el trabajo e información relacionada con el cronograma.
IV.
Cronograma de entregables: Lista los entregables, los describe en detalle y
especifica cuando serán terminados
V.
Estándares aplicables: Especifica estándares relevantes para la realización del
trabajo
VI.
Criterios de aceptación: Describe como el comprador determinará si el trabajo
es aceptable
VII.
Requerimientos especiales: Especifica requerimientos especiales como
certificaciones de hardware o software, minimo grado de experiencia del personal,
requerimientos de viajes, etc
* SOW Statement Of Work
Términos
 Propuesta
Documento preparado por un proveedor cuando existen
diferentes enfoques para satisfacer las necesidades del
comprador
 Oferta o cotización
Documento preparado por los proveedores proporcionando
los precios de los artículos que ha definido el comprador
Planificar la contratación
Implica la preparación de varios documentos, necesarios para que los
potenciales proveedores preparen sus respuestas y para establecer los
criterios de evaluación para la adjudicación del contrato
 Solicitud de propuesta
Request For Proposals RFP
Se utiliza para solicitar propuestas de posibles proveedores de productos o servicio
 Solicitud de presupuesto
Requests For Quotes RFQ
Se utiliza para solicitar presupuestos u ofertas de precio a posibles proveedores de
productos o servicios comunes o estándar
Plantilla de solicitud de propuesta
I.
Propósito del RFP*
II.
Antecedentes de la organización
III.
Requerimientos básicos
IV.
Entorno de hardware y software
V.
Descripción del proceso de solicitud de propuestas
VI.
Estado del trabajo e información del cronograma
VII.
Posibles apéndices
A. Descripción general del sistema actual
B. Requerimientos del sistema
C. Volumen y tamaño de datos
D. Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP*
E. Ejemplo del contrato
* RFP Request For Proposal
Solicitar respuestas de proveedores
 Incluye:
 Decidir a quién(es) invitar
 Preparar documentación pertinente
 Indicar qué se espera como respuesta

Propuestas

Ofertas
 Las organizaciones pueden anunciar la adquisición de bienes y
servicios de varias maneras
 Ir al proveedor preferido
 Buscar varios proveedores potenciales
 Publicar en medios que frecuenten los posibles proveedores
 Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede ayudar a aclarar
las expectativas del comprador)
Selección de proveedores
Selección de proveedores o selección de fuente
 Involucra:
 Evaluar propuestas u ofertas de los proveedores
 Escoger la mejor
 Negociar el contrato (si hay lugar para ello)
 Adjudicar el contrato
Criterios de selección de Proveedores
 Se incluyen a menudo como parte de los documentos de solicitud
de adquisiciones
 En muchas oportunidades se limita al precio de compra
 Otros criterios (lista parcial):












Comprensión de la necesidad
Costo total
Capacidad técnica
Riesgo
Garantía
Capacidad financiera
Capacidad de producción
Tamaño y tipo de negocio
Desempeño pasado de los proveedores
Referencias
Derechos de propiedad intelectual
Derechos de propiedad exclusiva
Criterios de evaluación de propuestas
 Importante establecer los criterios de evaluación, y las preferencias,
antes de hacer una solicitud formal de Solicitud de propuesta o
Solicitud de presupuesto (RFP o RFQ)
 Tener mucho cuidado con las propuestas que se ven bien en el papel
 Evaluar ciertos factores, tales como el rendimiento en el pasado y el
enfoque de la gestión
 Pedir/Exigir una presentación técnica, como parte de una propuesta
Ejemplo de hoja de evaluación de propuestas
Propuesta 1
Criterio
Peso
Enfoque
técnico
30%
Enfoque a la
gestión
30%
Rendimiento
pasado
20%
Precio
20%
Total
100%
Evaluación
Puntaje
Propuesta 2
Evaluación
Puntaje
Propuesta 3
Evaluación
Puntaje
Planificar la gestión de las adquisiciones
Gestión de Adquisiciones del Proyecto
4.2
Desarrollar el Plan
para la Dirección del
Proyecto
5.2
Recopilar Requisitos
11.2
Identificar Riesgos
Plan de dirección del proyecto
Documentación de requerimientos
Documentos
del proyecto
Registro de riesgos
Requerimientos de recursos de actividades
12.1
Planificar la
gestión de las
Adquisiciones
6.4
Estimar los
Recursos de las
Actividades
6.6
Desarrollar el
Cronograma
7.2
Estimar Costos
13.1
Identificar a los
Interesados
Empresa/
Organización
Cronograma del proyecto
Estimados de costos de actividades
Registro de interesados
Factores ambientales
de la Empresa
Activos de procesos
de la organización
Decisiones de
hacer-o-comprar
Plan de gestión de
las adquisiciones
Enunciado del
trabajo de la
adquisición
Criterios de
selección de
proveedores
12.2
Efectuar
Adquisiciones
Documentos del proyecto actualizados
Solicitud de cambios
Documentos de adquisiciones
4.5
Realizar el Control
Integrado de
Cambios
13.1
Identificar a los
Interesados
11.2
Identificar Riesgos
12.3
Controlar las
Adquisiciones
12.4
Cerrar las
Adquisiciones
Planificar la gestión de las adquisiciones
Entradas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Plan para la Dirección del Proyecto
Documentación de Requisitos
Registro de Riesgos
Requisitos de Recursos de la
Actividad
Cronograma del Proyecto
Estimaciones de Costos de las
Actividades
Registro de Interesados
Factores Ambientales de la
Empresa
Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas
1.
2.
3.
4.
Análisis de Hacer o Comprar
Juicio de Expertos
Investigaciones del Mercado
Reuniones
Salidas
1. Plan de Gestión de las
Adquisiciones
2. Enunciado del Trabajo Relativo a la
Adquisición
3. Documentos de la Adquisición
4. Criterios de Selección de
Proveedores
5. Decisiones de Hacer o Comprar
6. Solicitudes de Cambio
7. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del
proyecto
Seleccionar proveedores
 Usualmente las organizaciones hacen una evaluación inicial de
propuestas y después crean una lista más corta de proveedores
potenciales para su futura evaluación
 Los proveedores en la lista corta usualmente realizan una oferta final
(Best And Final Offer BAFO)
 La salida final es un contrato firmado por el comprador y el
proveedor(es) seleccionado(s)
Efectuar las adquisiciones
Gestión de Adquisiciones del Proyecto
12.1
Planificar la gestión
de las Adquisiciones
Documentos
del proyecto
Plan de gestión de las adquisiciones
Documentos de adquisiciones
Criterios de selección de proveedores
Decisiones de hacer-o-comprar
Enunciado del trabajo de la adquisición
Documentos del proyecto actualizados
4.2
Desarrollar el Plan
para la Dirección del
Proyecto
Documentos del proyecto
Empresa/
Organización
Activos de procesos de la organización
Documentos
del proyecto
12.2
Efectuar
Adquisiciones
Propuestas de vendedores
Vendedores
Plan de dirección del
proyecto actualizado
6.4
Estimar los
Recursos de las
Actividades
Calendarios de recursos
Solicitud de cambios
6.5
Estimar la Duración
de las Actividades
6.6
Desarrollar el
Cronograma
Acuerdos
12.3
Controlar las
Adquisiciones
Vendedores seleccionados
7.3
Determinar el
Presupuesto
9.3
Desarrollar el
Equipo del Proyecto
4.1
Desarrollar el Acta
de Constitución del
Proyecto
4.5
Realizar el Control
Integrado de
Cambios
Efectuar las adquisiciones
Entradas
1. Plan de Gestión de las
Adquisiciones
2. Documentos de la Adquisición
3. Criterios de Selección de
Proveedores
4. Propuestas de los Vendedores
5. Documentos del Proyecto
6. Decisiones de Hacer o Comprar
7. Enunciado del Trabajo Relativo a la
Adquisición
8. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas
1. Conferencias de Oferentes
2. Técnicas de Evaluación de
Propuestas
3. Estimaciones Independientes
4. Juicio de Expertos
5. Publicidad
6. Técnicas Analíticas
7. Negociación de Adquisiciones
Salidas
1.
2.
3.
4.
5.
Vendedores Seleccionados
Contrato
Calendarios de Recursos
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
6. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del
proyecto
Controlar las adquisiciones
 Asegurar que el desempeño del proveedores cumple con los requisitos
contractuales
 Los contratos son relaciones jurídicas, por lo que es importante que los
profesionales del derecho y la contratación se involucren en la realización
y la administración de los contratos
Sugerencias para el control de cambios en
contratos
 Los cambios en cualquier parte del proyecto deben ser revisados,
aprobados y documentados por las mismas personas y de la misma
manera que fue aprobada la parte original del plan
 La evaluación de cualquier cambio debe incluir un análisis de
impacto, ¿cómo el cambio va a afectar el alcance, tiempo, costo y
calidad de los productos o servicios que se prestan?
 Los cambios deben ser documentados por escrito, los miembros del
equipo del proyecto también deben documentar todas las reuniones
importantes y las llamadas telefónicas
Sugerencias para el control de cambios en
contratos (continúa)
 Los gerentes de proyecto y los equipos deben mantenerse en contacto
para asegurarse de que el nuevo sistema satisface las necesidades
del negocio y del trabajo, en un entorno operativo
 Tener planes de respaldo
 Usar herramientas y técnicas, tales como
 Tener un sistema de control de cambios del contrato
 El comprador puede llevar a cabo revisiones de desempeño, inspecciones y
auditorías, …
Controlar las adquisiciones
Gestión de Adquisiciones del Proyecto
12.1
Planificar la gestión
de las Adquisiciones
Documentos de adquisiciones
4.2
Desarrollar el Plan
para la Dirección del
Proyecto
Plan de dirección del proyecto actualizado
12.2
Efectuar
Adquisiciones
Acuerdos
4.3
Dirigir y Gestionar la
Ejecución del
Proyecto
Plan de dirección del proyecto
Datos sobre el desempeño del trabajo
4.5
Realizar el Control
Integrado de
Cambios
Solicitud de cambios aprobados
Documentos
del proyecto
Documentos del proyecto actualizados
12.3
Controlar las
Adquisiciones
Solicitud de cambios
4.5
Realizar el Control
Integrado de
Cambios
Informes sobre el desempeño del trabajo
4.4
Monitorear y
Controlar el Trabajo
del Proyecto
Activos de procesos de la organización actualizados
Información sobre el desempeño del trabajo
Empresa/
Organización
Controlar las adquisiciones
Entradas
Herramientas y técnicas
Salidas
Plan para la Dirección del Proyecto
Documentos de la Adquisición
Contrato
Solicitudes de Cambio Aprobadas
Informes sobre el Desempeño del
Trabajo
6. Datos sobre el Desempeño del
Trabajo
1. Sistema de Control de Cambios del
Contrato
2. Revisiones del Desempeño de las
Adquisiciones
3. Inspecciones y Auditorías
4. Informes de Desempeño
5. Sistemas de Pago
6. Administración de Reclamaciones
7. Sistema de Gestión de Registros
1. Información sobre el Desempeño
del Trabajo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
4. Actualizaciones a los documentos
del Proyecto
5. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
1.
2.
3.
4.
5.
Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del
proyecto
Buenas prácticas
Lista de las buenas prácticas para aplicarla con los compradores de
servicios externos (según la empresa Accenture)
1. Obtener resultados pronto y frecuentemente
2. Contratar un socio, no sólo un proveedor
3. Más que un contrato, establecer una relación de negocios
4. Intercambiar influencias/ganancias
5. Gobernar activamente
6. Asignar un ejecutivo dedicado
7. Enfocarse incansablemente en los objetivos primarios
Cerrar las adquisiciones
 Completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema abierto
 El equipo del proyecto debe:
 Determinar si todo el trabajo se cumplió correctamente y en forma satisfactoria
 Actualizar los registros de los resultados finales
 Archivar la información para uso futuro
 El contrato siempre debe incluir los requisitos para la aceptación
formal y cierre
Herramientas para ayudar en el cierre del
contrato
 Auditorías de adquisiciones
 Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones
 Sistema de gestión de documentos
relacionados con las adquisiciones
 Documentos organizados
 Localización fácil y sencilla de los documentos
 Archivo adecuado de los documentos
Cerrar las adquisiciones
Gestión de Adquisiciones del Proyecto
12.1
Planificar la gestión
de las Adquisiciones
Documentos de adquisiciones
4.2
Desarrollar el Plan
para la Dirección del
Proyecto
Plan de dirección del proyecto
12.4
Cerrar las
Adquisiciones
Activos de procesos de la organización actualizados
Adquisiciones
cerradas
Empresa/
Organización
Cerrar las adquisiciones
Entradas
Herramientas y técnicas
Salidas
1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Documentos de la Adquisición
1. Auditorías de la Adquisición
2. Negociaciones sobre Adquisiciones
3. Sistema de Gestión de Registros
1. Adquisiciones Cerradas
2. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Cierre
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del
proyecto
Software para la gestión de las adquisiciones
 Los procesadores de palabra ayudan a escribir propuestas y contratos
 Las hojas de cálculo ayudan en la evaluación de proveedores
 Las bases de datos ayudan a guardar información de proveedores
 El software para presentaciones ayuda a mostrar información
 El software de adquisición electrónica realiza electrónicamente muchas
funciones de la adquisición
 En Internet se puede encontrar información sobre proveedores

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