Arquivo Corporativo

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Arquivo Corporativo
OBJETIVO
Realizar análise do cenário atual do processo de guarda de arquivo físico do
sistema FIEB visando propor melhorias ao mesmo, objetivando dotar o
sistema FIEB de uma infraestrutura segura e confiável de guarda e
recuperação de arquivo físico.
Objetivo Específicos
– Realizar diagnóstico da situação atual do processo de arquivo físico.
– Propor melhorias ao processo visando:
•
•
•
•
•
Prover maior segurança na guarda dos documentos do sistema FIEB;
Otimizar o espaço utilizado para guarda de documentos;
Melhorar os espaços utilizados para guarda de documentos;
Melhorar a rastreabilidade e recuperação dos documentos;
Melhoria na logística do processo de arquivo físico.
Arquivo Corporativo
Até esta data as entidades FIEB, SESI, SENAI, IEL e CIEB não
possuíam integração das áreas meio, sendo possível uma
gestão unificada do arquivo físico.
2009
1999
Histórico
2010
A comissão realizou levantamentos e apresentou 3 propostas
para a diretoria da FIEB.
A- Operacionalização pela FIEB de custos com serviços de
triagem, Sistema GED e digitalização;
B- Serviço terceirizado de guarda física e/ou de guarda e acesso
a documentos digitalizados;
C- Melhoria interna da gestão que abrange a melhoria e
utilização do sistema informatizado já existente, elaboração de
norma para regulamentar a Gestão Documental até dezembro de
2001 e a seleção de 02 profissionais (nível médio e nível
superior) para organização e manutenção do Arquivo Inativo até
dezembro de 2001.
O volume documental é estimado em 15 milhões de
documentos no arquivo corporativo inativo e nos arquivos das
unidades operacionais.
Realizada organização do arquivo inativo (documentos
acadêmicos) no SENAI Dendezeiros, . O acervo possui
documentos acadêmicos de várias unidades ativas e unidades
desativadas do SENAI.
O volume documental do arquivo inativo está estimado em 18
milhões de documentos.
Existem 3 milhões de documentos, aproximadamente 3
toneladas, a espera de autorização para que seja realizado o
descarte.
Realizada a contratação de uma bibliotecária para a criação e
estruturação do arquivo corporativo.
2005
Foi adquirido e iniciada a implantação do sistema SIC para
gestão do arquivo corporativo.
2006
Contratada empresa especializada para a organização do
arquivo corporativo inativo.
2008
Elaborado e aprovado o plano de gestão documental (PS de
arquivo corporativo).
Realizados trabalhos de organização dos arquivos do SESI-GMA
e do SESI-Lucaia.
2012
2002
Na oportunidade, a diretoria da FIEB optou por adotar a opção C.
Iniciada a criação do arquivo corporativo inativo.
O volume documental é estimado em 10 milhões de
documentos no arquivo corporativo inativo.
2011
2001
Foi instituída comissão para a implantação do arquivo
corporativo inativo.
Realizada organização e padronização dos arquivos ativos e
intermediários da áreas corporativas da FIEB.
Em virtude da necessidade de alocação de espaço físico para
atendimento ao PRONATEC, o SENAI-DENDEZEIROS
solicitou a desocupação do espaço utilizado atualmente pelo
arquivo corporativo inativo.
Foi lançado edital para contratação de empresa especializada
na guarda externa de documentos, num valor estimado de R$
180 mil por ano. O edital foi revogado para realização de
avaliação mais detalhada da situação dos arquivos do sistema
FIEB.
Por solicitação do DE e do SOP, foi constituído grupo para
realizar diagnóstico detalhado e propor soluções para a gestão
de todo acervo documental das entidades do Sistema FIEB.
Arquivo Corporativo
Cenário atual das UOs
Entidade
Nº de
Área em m² Funcionários/
Estagiário
Unidade
Acervo
Nº Docs
Entidade
Corporativo (Todas
as Entidades)
FIEB
SENAI
Controladoria
Suprimentos
Gestão de
Pessoas
TI (apenas cópias)
Jurídico
Qualidade
GDS
TOTAL
DENDEZEIROS
CIMATEC
CETIND
FEIRA
ILHÉUS
LUIS EDUARDO
BARREIRAS
CAMAÇARI
TOTAL
260
56
7
3
1
0
18.000.000
878.000
90.000
14
337
1
1
0
0
0
6
550.000
23.250
15.000
2.000
20.000
19.578.250
32,5
12
35
10,5
31
-
2
2
3
4
1
-
800.000
660.000
908.000
444.000
80.000
-
121
12
2.892.000
SESI
IEL
Nº de
Área em m² Funcionários/
Estagiário
Unidade
CANDEIAS
VITÓRIA DA
CONQUISTA
LUCAIA,
CAMAÇARI E
ITAIGARA
RETIRO
RIO VERMELHO
SIMÕES FILHO
JUAZEIRO
VALENÇA
PROJETOS
ESPECIAIS
ITAPAGIPE
TOTAL
GET
TOTAL
Acervo
Nº Docs
-
40.000
-
0
35.000
38,33
10
-
0
2
0
0
0
0
7.000.000
750.000
48,33
0
0
2
123.000
2.150.000
10.880.500
(guarda
externa)
0
4.700
4.700
Área em m²
Nº de
Funcionários/Estagiário
Acervo
Nº Docs
Expectativa de
crescimento
Volume de Papel
506
20
33.355.450
5% ao ano
1.750.000
163,8
Toneladas
683.000
31.500
68.000
Carretas 2 eixos
5 carretas
Se colocados em fila, cobrem um percurso de 9.906 Km.
Maior que a ferrovia Transiberiana 9.289 Km
1.651 X o percurso da Lavagem do Bonfim
Arquivo Corporativo
OBJETIVO
PRINCIPAIS PROBLEMAS IDENTIFICADOS
 Espaços inadequados e insuficientes
 Ambientes úmidos, com mofo e pragas (ratos, baratas, cupim, fungos, formigas)
 Guarda desordenada de documentos, próximos a materiais inflamáveis, prateleiras cegas, no
chão, debaixo de escadas, debaixo de arquibancada.
 Caixas sem identificação ou identificação de documentos fora do padrão (PS025/08 – Gestão
de Arquivo Corporativo)
 Documentos obsoletos não descartados (acúmulo de documentos).
 Janelas quebradas – exposição de documentos à chuva.
 Janelas de vidro – exposição de documentos a luz solar
 Falta de equipe capacitada para gestão dos arquivos ativos e intermediários, em algumas
unidades.
 Falta de sistema adequado de combate a incêndio (todos)
 Falta de sistema informatizado para gestão dos arquivos ativos e intermediários
Arquivo Corporativo
Arquivo Corporativo - Inativo
3 milhões de documentos
aguardando autorização
para descarte
Arquivo Corporativo
Arquivos SENAI
DENDEZEIROS
CETIND
CIMATEC
Arquivo Corporativo
Arquivos SESI
PIATÃ
RETIRO
ITAPAGIPE
Arquivo Corporativo
Arquivos SEDE
CONTROLADORIA
SUPRIMENTOS
RELAÇÕES COM PESSOAS
Arquivo Corporativo
Custo com locação de espaços
O arquivo corporativo, localizado no Dendezeiros, possui área de 260 m².
São gastos atualmente R$ 2.600/mês ou R$ 31.200/ano com a locação
do mesmo espaço na OAF.
O valor médio de aluguel no Costa Azul é de R$ 60,00. O espaço
utilizado com arquivo, 506 m², custaria R$ 30 mil/mês ou R$ 364
mil/ano.
Arquivo Corporativo
Fases do projeto
Fase 1 - Cuidar do legado - Estruturação do arquivo físico atual.
a)
b)
Digitalização
Guarda
Fase 2 - Presente/Futuro – Reduzir a geração de novos documentos em meio físico.
a)
b)
c)
Automação de processos
Adoção de leis e normas que permitem e validem o arquivo em meio eletrônico
Uso de assinatura eletrônica digital
Ex.: Projeto de Secretaria Acadêmica Digital
Arquivo Corporativo
Etapas
Etapa I – Estudo Prévio
– Estudo dos arquivos físicos
– Revisão dos processos físicos em conjunto com as áreas de arquivo e TI.
– Criação de uma rotina para a gestão da documentação corporativa e lista de documentos a
serem guardados, segundo as exigências da legislação vigente.
– Criação de uma rotina para o descarte de documentos, segundo as exigências da legislação.
– Elaborar proposta para redução da geração de papel através da automação dos processos.
Etapa II - Digitalização
– Digitalização e indexação dos documentos utilizando um sistema de GED para suporte ao
armazenamento e recuperação das informações.
Etapa III – Guarda, manutenção e movimentação dos documentos físicos
– De acordo com a estratégia escolhida, realizar a contratação dos serviços para guarda externa ou
investir na infraestrutura para aguarda interna dos documentos.
– Se a estratégia escolhida for a trasladação, realizar o descarte dos documentos segundo, segundo
as exigências da legislação vigente.
Arquivo Corporativo
Opções de Mercado
+
Opção 1
Guarda Interna de documentos físicos (arquivo próprio FIEB)
Ou
DIGITALIZAÇÃO +
Opção 2
Guarda Externa de documentos físicos (Contratar 3º)
Ou
+
Opção 3
Trasladação - Registro de imagem digitalizada em cartório.
Arquivo Corporativo
Digitalização Externa
• Valor por documento é estimado em R$ 0,30.
• Para digitalização 70% do volume documental atual, estimado em 25
milhões de documentos teremos um custo de R$ 7.500.000,00.
• A padrão de mercado é realizar 1 milhão de digitalizações mês.
• O tempo estimado para o nosso volume documental (25milhões de pg.) é
de 25 meses.
Arquivo Corporativo
Digitalização Interna
Triagem e Preparação
Digitalização
Conferência e Guarda
Ativo
Intermediário
Inativo
Guarda Externa
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Digitalização Interna - Equipes
Arquivo
Inativo Corporativo /
Dendezeiros /
Itapagipe
Cetind
Cimatec / Piatã
Lucaia / Itaigara /
Camaçari / Rio
Vermelho
Retiro / Candeias /
Simões Filho
FIEB
Ilhéus
(SESI/SENAI/IEL)
Feira
(SESI/SENAI/IEL)
Juazeiro
Valença
Total
Acervo
21.150.000
908.000
660.000
7.000.000
1.473.000
1.701.250
80.000
440.000
31.500
68.000
33.355.450
Equipes
Tipo
Equipe
Técnico
Valor Mês
Valor Mês Total Mês
Arquivista
Técnico R$
Arquivista Equipe
Nº de
meses
Total
6
Dedicada
12
57.000,00
6
34.200,00
91.200,00
24
2.188.800,00
1
Compart
2
9.500,00
1
5.700,00
15.200,00
5
76.000,00
1
Compart
2
9.500,00
1
5.700,00
15.200,00
4
60.800,00
2
Dedicada
4
19.000,00
2
11.400,00
30.400,00
18
532.000,00
1
Compart
2
9.500,00
1
5.700,00
15.200,00
7
111.948,00
1
Compart
2
9.500,00
1
5.700,00
15.200,00
9
129.295,00
1
Compart
2
9.500,00
1
5.700,00
15.200,00
1
15.200,00
1
Compart
2
9.500,00
1
5.700,00
15.200,00
2
33.440,00
1
Compart
2
9.500,00
1
5.700,00
15.200,00
1
15.200,00
1
Compart
1
4.750,00
1
5.700,00
10.450,00
1
10.450,00
21
147.250,00
10
91.200,00 238.450,00
24
3.173.133,00
10
Arquivo Corporativo
Guarda interna dos arquivos
Esta opção consiste na construção ou reforma de um prédio para abrigar o arquivo intermediário e inativo
contemplando os requisitos necessários para a guarda de documentos.









Profissionais especializados
Sistema de detecção e combate a incêndio
Mobiliário e equipamentos adequados
Proteção contra água
Proteção contra poeira (poluição)
Proteção contra roubo e vandalismo
Sistema informatizado para registro, trâmite e recuperação de documentos
Controle de temperatura e umidade
Controle de iluminação
Seria necessário um espaço de no mínimo 800 m² para abrigar um arquivo com 35 milhões de documentos
ou 35.000 caixas em estantes, além da área administrativa e de processamento técnico.
Espaço estimado para armazenamento do acervo existente e do acervo a ser recebido pelos próximos 10
anos.
Investimento inicial estimado: R$ 2.000.000,00
•
•
•
Valor da construção ou reforma
Valor do mobiliário e equipamentos
Valor do Sistema de GED
Custo de pessoal estimado para operação: R$ 364.000,00/ano (6 pessoas – 2 Arquivistas e 4 Assistentes)
Arquivo Corporativo
Guarda externa dos arquivos
intermediários e inativos
Faz-se necessária a contratação de uma empresa para a prestação deste
serviço, com um custo anual em torno de R$180.000,00 para guarda externa
de documentos. (R$ 900 mil em 5 anos)
Arquivo Corporativo
Trasladação de documentos
Com o documento original (papel) transformado em documento original autêntico trasladado (em meio digital),
tem-se uma guarda inteligente, juridicamente válida;
Vantagens:
•
•
•
•
•
•
•
Valor jurídico de autenticidade do original por Oficial de RTD;
Fim do gasto físico crescente (espaço/mensalidade);
Fim de tabelas de temporalidade, pois será guardado para sempre;
Múltiplos back-ups do original por outro original eletrônico legal;
Traslado do suporte físico para o suporte digital, com valor jurídico. Conforme Lei 6.015, de 31/12/1973: Art.
142;
Digitalização Registrada®
Eliminação de autenticação de cópias dos originais;
Serviço
R$/Imagem
Digitalização Registrada® A4
R$
1,00
Fim da distribuição física de documentos.
Plantas Tamanho A3
Plantas Tamanho A2
Plantas Tamanho A1
Plantas Tamanho A0
Livros Contábeis (Páginas Eletrônicas)
R$
R$
R$
R$
R$
Ressalvas:
Tramita no Congresso Nacional o Projeto de Lei nº146 de 22 março de 2007 que dispõe sobre a digitalização e
arquivamento de documentos (particulares e públicos) em mídia ótica ou eletrônica, e dá outras providências.
Devido a algumas dúvidas de validade jurídica sobre digitalização e arquivamento das novas mídias, será
necessário parecer da Assessoria Jurídica (ASJUR) do Sistema FIEB, para a validação ou não da proposta
apresentada.
1,98
3,96
7,92
15,84
0,35
Arquivo Corporativo
Investimentos e custos
Operação
Custo
Operação
Opção 1
Guarda Interna de
+ documentos físicos
(arquivo próprio
FIEB)
Interna R$
3.2 Milhões
DIGITALIZAÇÃO
Externa R$
7,5 Milhões
Investimento Inicial
Estimado
Custo Anual
Estimado
R$ 2 Milhões
R$ 364 mil
R$ 360 mil
R$ 360 mil
R$ 1,00 por
documento
R$ 25 Milhões
R$ 1,00 por
documento
Ou
Opção 2
Guarda Externa de
+
documentos físicos
(Contratar 3º)
Ou
Opção 3
Trasladação + Registro de imagem
digitalizada em
cartório.
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Sesi Retiro
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SENAI - CIMATEC
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SENAI - DR
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