File - Archivo General de la Nación

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II JORNADA INTERNACIONAL DE ARCHIVOS
PIURA - 2014
Instrumentos de Gestión Archivística: Herramientas
para el desarrollo del Sistema Institucional de
Archivos:
La Experiencia de SISOL
Lic. Julio Abanto Chani
El Sistema Metropolitano de la Solidaridad - SISOL
SISOL es un Organismo Público
Descentralizado
de
la
Municipalidad Metropolitana de
Lima (2004).
Su misión es brindar servicios de
integrales de salud a la población,
a precios accesibles de manera
oportuna, eficiente, eficaz y de
calidad, que permitan mejorar la
calidad de vida de las personas.
Actualmente contamos con
39 establecimientos,
distribuidos de la siguiente
forma:



21 Establecimientos en
Lima
11 Centros Médicos en Lima
7 Establecimientos en
provincias
SISOL A NIVEL NACIONAL
Sisol Tumbes
Sisol Sullana
Sisol Chiclayo
Sisol Tarapoto
Sisol Cusco
Sisol Ica
Sisol Tacna
ATENCIONES MEDICAS ESTABLECIMIENTOS SISOL 2004-2014
16,000,000
14,000,000
DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN
13,376,140
12,212,359
12,000,000
10,825,119
11,421,949
9,489,150
10,000,000
8,638,359
8,000,000
7,435,843
5,943,102
6,000,000
3,984,002
4,000,000
2,000,000
925,023
0
Atenciones Médicas en SISOL
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
12,743,886
Incremento de Atenciones Médicas y la
Situación del Archivo Central: 2011-2013
Anterior local con
ambientes
hacinados (300 m2)
y sin condiciones
para la custodia
adecuada de la
documentación.
Archivo Central: Situación 2011-2013

El local del Archivo
Central presentaba
condiciones adversas
para la conservación
de
los
documentación.
Directiva del Archivo
General de la Nación
Nº
007/86-AGNDGAI.
Archivo Central: Situación Actual (2014)

Atención y compromiso de la Alta
Dirección y la GAF de SISOL.

El nuevo local del Archivo Central
está ubicado en San Juan de
Lurigancho. Cuenta con un área
de 1,300 m2 (1,000m2 primer piso
y segundo nivel 300m2). Su
implementación se inició en
agosto de 2013
Archivo Central Situación Actual (2014)
Actualmente el nuevo local
custodia
17,000
cajas
archiveras, lo que equivale
a 5,000 metros lineales de
documentación:


Historias clínicas.
Documentos administrativos.
Inauguración del Archivo Central
11 de setiembre de 2014
Dra. Zarela Solís – Presidenta del
Consejo Directivo de SISOL
Lic. Marlitt Rodríguez Francia - AGN
Instrumento N° 01:
Reglamento del Sistema Institucional de Archivos (SIA)
BENEFICIOS:
Los niveles de archivos se
encuentran definidos en su
estructura,
normativa
y
funcionalmente:
Mejor
coordinación, mejor atención al
paciente.
• Nivel Central: 34 archivos
de gestión, 2 periféricos.
• Nivel Desconcentrado: 39
archivos desconcentrados.
Para verificar la implementación del SIA SISOL:
Conocer otros modelos de excelencia e
intercambiar experiencias con instituciones del
sector público
Visita al Archivo Central de RENIEC - 2014
Visita al Archivo Central del Ministerio de
Relaciones Exteriores - 2013
Visita al Archivo Electoral de la ONPE - 2013
Visita al Archivo General de la Nación - 2014
Visita al Archivo Histórico de la UNMSM - 2013
Instrumento N° 02: Plan Anual de
Trabajo Institucional de Archivo
de SISOL
Por primera vez en SISOL:
•Aprobación de Plan Anual del Archivo Central
articulado a los 21 Establecimientos de Lima
Metropolitana
BENEFICIOS:
Se han establecido actividades y metas para un
adecuada gestión de archivos.
Énfasis en capacitaciones por redes de salud
CAPACITACIONES
Por primera vez en SISOL:
Certificación para todo el personal de
Archivo de los Establecimientos de SISOL
Mayo 2014
Alianza Estratégica con el Instituto de Salud del
Niño: Capacitaciones
Setiembre 2014
Instrumento N° 03:
Plan de Prevención y Atención de
Siniestros en Archivos de SISOL
Por primera vez de SISOL:
Capacitación Interinstitucional sobre
prevención de desastres para los
Establecimientos de SISOL:
Ministerio de Educación – SISOL
Agosto de 2014
BENEFICIOS:
•
Seguridad de la información, principal
activo de SISOL.
Instrumento N° 04:
Programa de Control de Documentos de SISOL (PCD)
CONDICIÓN PREVIA:
Constitución del Comité de Evaluación
de Documentos (CED) de SISOL
(2013)
BENEFICIOS:
Permite realizar un correcto control de
la producción documental y representa
un importante ahorro para SISOL,
debido a la alta cotización de empresas
consultoras para la elaboración de este
instrumento.
APROBADO
PROGRAMA CONTROL DE DOCUMENTOS DE SISOL - SEDE CENTRAL
•Total de series documentales
identificadas: 205
•Total de Oficinas de la Sede
Central: 34
ELABORACIÓN DE INSTRUCTIVO
ETAPAS ELABORACIÓN PCD – ÓRGANOS DESCONCENTRADOS:
•Actos Preparatorios
•Levantamiento de la Información
•Procesamiento de Información
•Revisión de formatos por parte de los Establecimientos de SISOL
•Remisión del PCD al CED
•Remisión del PCD al AGN
•Aprobación del PCD
EN REVISIÓN: ÓRGANOS DESCONCENTRADOS
PCD SISOL SAN JUAN DE
LURIGANCHO
PCD SISOL ACHO
•Total de series documentales
identificadas: 165
•Total de series documentales
identificadas: 80
•Total de Consultorios: 56
•Total de Consultorios: 26
PCD SISOL EL AGUSTINO
PCD SISOL ATE
•Total de series documentales
identificadas: 111
•Total de series documentales
identificadas: 131
•Total de Consultorios: 40
•Total de Consultorios: 42
Fortalecimiento de la
Cooperación Interinstitucional
en Gestión de Archivos del
Sector Salud
Participación de SISOL en la Comisión Nacional
de Archivos de Entidades de Salud – CONAES
•I Jornada Internacional de Archivos –
Pucallpa,2013
•I Conferencia Internacional de Archivos –
Huánuco, 2014
RECONOCIMIENTO DE SISOL COMO ENTIDAD DESTACADA
EN GESTIÓN DE ARCHIVOS 2014
Reconocimiento del Archivo
General de la Nación a SISOL
por su apoyo y valoración a la
gestión de archivos en la
mejora
de
la
gestión
institucional y brindar una
atención de calidad a los
pacientes
(Resolución
Jefatural
AGN/J).
N°
169-201-
Este logro proyecta a SISOL
en el liderazgo de la gestión
de archivos a nivel de la
Corporación Municipal y del
Sistema Nacional de Salud.
GRACIAS
LIC. JULIO CÉSAR ABANTO CHANI
[email protected]

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