Schulungspräsentation_V15

Report
Schulung Beschaffung mit UniKat
Trainerin:
Stephanie Trost
Kristina Schröder
- Schulung
Agenda
1. Einführung
2. Erste Schritte in UniKat / Katalogbeschaffung
3. Team-Einkauf und Freitextbestellung
4. Genehmigung des Einkaufswagens
5. Einkaufsbereich/ Übernahme Team-Einkauf
6. Bestellung
7. Wareneingang
8. Rechnungsprüfung
9. Elektronische Akte
10. Wie geht‘s weiter?
Schulung UniKat
2
Lernziele der Schulung
Beschaffung von Katalogartikeln
Suche und Navigation im Katalog
Vorbereitung Team-Einkauf
Beschaffung von Freitextartikeln
Vervollständigung der Daten im Einkaufswagen
Arbeiten mit dem Team-Einkauf
Statusüberprüfung von Einkaufswagen
Erfassung von Wareneingängen
Schulung UniKat
3
1.
Schulung UniKat
Einführung
4
Organisatorisches
Räumlichkeiten
 Bitte halten Sie die Gänge als Fluchtwege frei.
 Bitte verstauen Sie Taschen und Jacken in den Ablagefächern.
 Bitte beachten Sie den Notausgang.
 Bitte verstauen Sie Ihre mitgebrachten Getränke unter den Tisch.
 Rauchen ist im gesamten Gebäude nicht gestattet. Bitte nutzen Sie die
Freifläche vor dem Haupteingang.
Schulung UniKat
5
Organisatorisches
Sonstiges
 Bitte unterzeichnen Sie die Teilnehmerlisten.
 Bitte notieren Sie Ihre Fragen auf Notizzettel (Name, Vorname)  u.a. für FAQ
 Jeder im Raum sorgt für eine angenehme Lernsituation.
 Pausen (Mittag: 11:45Uhr und kleine Pausen nach Bedarf)
 Bitte füllen Sie die Evaluierungsbögen am Ende der Schulung aus.
Schulung UniKat
6
Warum brauchen
wir ein neues
Bestellsystem?
Schulung UniKat
7
Anforderungen
An das neue Bestellsystem
Systemstabilität
• Gestiegenem Funktionsumfang und
Datenvolumen standhalten (Prüfung WB und
Mittel, Erweiterung des Sortiments)
• Reduzierung der Systemausfälle

Standardkatalogsystem mit Integration ins SAP
• Zeitgemäßes Katalogsystem
• Standardisierter End-to-End-Prozess
• Abschaffung von Medienbrüchen
• Nutzung der Systemdaten im gesamten Prozess

Unterstützung der Einkaufsaktivitäten
• Unterstützung bei der Katalogpflege
• Auswertungs- und Analysemöglichkeiten


Schulung UniKat


Erhöhung der Systemgeschwindigkeit
Erhöhung der Systemverfügbarkeit
Bedienfreundliches und
intuitives Katalogsystem
Reduzierung der
Bearbeitungsschritte
Angebotsverbesserung
Bessere Preise für
Katalogartikel
8
Gegenüberstellung der Funktionen
Altsystem
Neues System
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Kundenindividueller Artikelshop/
Warenkorb
Prüfung Kontierung
Prüfung Verfügbarkeit der Mittel (Budget)
Prüfung der Rechte
(Benutzergruppen, Wirtschafterbefugnis)
Onlinebestellschein  Freitextbestellung
Archiv  Suchabfragen im Einkaufsbereich
Musterwarenkorb  Warenlisten/ alte
Einkaufswagen/ Vorlagen
Suchmöglichkeiten (einfache Suche,
Kategoriesuche)
Schulung UniKat
+
Größeres Sortiment im UniKat
Filtermöglichkeiten bei Katalogsuche
Einkaufen im Team
Zwischenspeichern jederzeit möglich
Mitzeichnung/ Fachfreigaben
Vorgelagerte Freigabe
Automatisierter Genehmigungsprozess
mit Statusabfrage
• E-to-E-Prozess (Einkaufswagen bis
Rechnungseingang)
• Statusüberwachung
• …
9
Aktueller Beschaffungsprozess
Warenkorb
Bestellung
Wareneingang
Rechnung
Bestellschein
Lieferschein
Rechnung
Persönlicher Warenkorb (PWK)
+
Gruppenwarenkorb (GWK)
Automatisch
Scan
Scan
Manueller Abgleich
(Bestellung  Rechnung)
Prüfung rechnerisch
Prüfung sachlich
Anordnung
Akte
SAP RM
Bestellschein
.
Bestellschein
.
Lieferschein
.
Bestellschein
.
Lieferschein
.
Rechnung
.
.
Schulung UniKat
10
Neuer Beschaffungsprozess
Einkaufswagen
Bestellung
Wareneingang
Rechnung
Bestellschein
Lieferschein
Rechnung
Automatisch
Scan
Scan
Fachfreigabe
Autom. Abgleich
4- Augenprinzip
Erfassung Wareneingang
(Bestellung  WE RE)
Anordnung
Prüfung sachlich
Prüfung rechnerisch
Akte
SAP RM
Bestellschein
.
Bestellschein
Lieferschein
.
.
Bestellschein
.
Lieferschein
.
Rechnung
.
.
Statusverfolgung in UniKat
Schulung UniKat
11
Wesentliche Änderungen im Bestellprozess
Prüfungen werden im Prozess nach vorne verlagert
• 4-Augenprinzips bei Anlage des Einkaufswagens
• Fachfreigaben für ausgewählte Warengruppen (z.B. IT-Beauftragten)
• Wareneingangserfassung
Automatisierung der Rechnungsprüfung
• Systemischer Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung
• Prüfung im Fachbereich nur noch bei Abweichungen (Preis/ Menge) notwendig
Schulung UniKat
12
Inhalte der anstehenden Umstellung
Umstellung auf UniKat:
Von der Umstellung nicht betroffen:
Werkvertrag mit Privatpersonen
Bestellfunktion
• Suche
• Suche A-Z
• Umweltprodukte A-Z
• Kategorie
• Onlinebestellschein
Warenkörbe
• Musterwarenkorb
• Gruppenwarenkorb
• Alle GWK‘s
Warenkörbe (Pers. Warenkorb)
– für den Werkvertrag notwendig
Unterschriftenmappe
– für den Werkvertrag notwendig
Formulare
Fundgrube
Archiv
Keyuser Workshop UniKat - 13.11.2014
13
2.
Schulung UniKat
Erste Schritte in
UniKat / Katalogbestellung
14
Neuer Beschaffungsprozess
Schulung UniKat
15
Kontierungsableitung
Warengruppe
+
Fonds
Definition Warengruppe:
Eine Warengruppe ist eine
Zusammenfassung von Waren
oder Dienstleistungen nach
Eigenschaften. (SAP)
= automatisch
Sachkonto
= automatische Ableitung
Finanzposition
Schulung UniKat
16
Systemdemo Katalog
Schulung UniKat
17
Lernziele der Übung 1
Beschaffung von Katalogartikeln
Suche und Navigation im Katalog
Vorbereitung Team-Einkauf
Beschaffung von Freitextartikeln
Vervollständigung der Daten im Einkaufswagen
Arbeiten mit dem Team-Einkauf
Statusüberprüfung von Einkaufswagen
Erfassung von Wareneingängen
Schulung UniKat
18
Anmeldung am Portal
1. Rufen Sie den Internet Explorer auf
2. Geben Sie folgende URL ein
https://test.elsa.fu-berlin.de
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fortsetzen“.
4. Geben Sie in der Anmeldemaske folgende Zugangsdaten ein:
Username:
unikat-***
(Ersetzen Sie *** bitte durch die dreistellige Rechnernummer, die Sie oben
auf Ihrem Monitor finden)
Passwort:
Schulung UniKat
srm1234
19
3.
Schulung UniKat
Team-Einkauf und
Freitextbestellung
20
Team-Einkauf
Prinzip
Bearbeitung durch ein Team
•
•
1 Einkaufswagen kann durch mehrere Anwender (Team) gemeinsam bearbeitet
werden
Teammitglieder werden durch „ Stellvertreter für den Team-Einkauf“ definiert
Schulung UniKat
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Team-Einkauf
Voraussetzungen
• Pflege der Teams durch den Mitarbeiter
• Aktivieren des Häkchens „meine Einkaufsstellvertretern Zugriff
gewähren“
Funktionsumfang
• Team-Einkaufswagen übernehmen, bearbeiten und löschen
• Einkaufswagen im Team gemeinsam befüllen
• Team-Einkaufswagen vervollständigen lassen
• Zugehörige Wareneingänge anlegen
Schulung UniKat
22
Einkaufswagen gemeinsam im Team befüllen
Block
Stifte
Einkaufswagen muss
im Status „gesichert“
übernommen werden
Probeschulung UniKat
Locher
23
Team-Einkaufswagen vervollständigen lassen
Unvollständigen Team-Einkaufswagen sichern und von Team-Mitgliedern
vervollständigen lassen.
Kontierung ???
Lieferant ???
Preis ???
Zahlungsbedingungen ???
Lieferant
Preis
Kontierung
Zahlungsbedingungen
Probeschulung UniKat
!
24
Stellvertreter für den Team-Einkauf
UNIKAT-002
Sieht Einkaufswagen von
UNIKAT-001 und UNIKAT-008
1.
2.
1. •
•
2. •
•
Hier definiere ich mein Team
Wer darf meine Einkaufswagen sehen?
UNIKAT-008 Sieht Einkaufs- UNIKAT-001
Hier sehe ich, in welchen Teams ich
zugehörig bin
Wessen Einkaufswagen darf ich sehen?
Keyuser Workshop UniKat - 13.11.2014
wagen von
UNIKAT-002
25
Systemdemo Team-Einkauf
Schulung UniKat
26
Lernziele der Übung 2
Beschaffung von Katalogartikeln
Suche und Navigation im Katalog
Vorbereitung Team-Einkauf
Beschaffung von Freitextartikeln
Vervollständigung der Daten im Einkaufswagen
Arbeiten mit dem Team-Einkauf
Statusüberprüfung von Einkaufswagen
Erfassung von Wareneingängen
Schulung UniKat
27
Systemdemo Freitext
Schulung UniKat
28
Lernziele der Übung 3
Beschaffung von Katalogartikeln
Suche und Navigation im Katalog
Vorbereitung Team-Einkauf
Beschaffung von Freitextartikeln
Vervollständigung der Daten im Einkaufswagen
Arbeiten mit dem Team-Einkauf
Statusüberprüfung von Einkaufswagen
Erfassung von Wareneingängen
Schulung UniKat
29
4.
Schulung UniKat
Genehmigung des
Einkaufswagens
30
Genehmigung
Anforderer
Der Einkaufswagen erfordert immer
eine Genehmigung
Genehmiger/ WB
4- Augenprinzip
Ablehnung eines Einkaufswagens
•
•
Anforderer erhält eine E-Mail
mit Verweis auf Aufgabe
Anforderer kann Ablehnung
akzeptieren oder kann
Einkaufswagen anpassen und
erneut in die Genehmigung
senden
Schulung UniKat
• Pro Genehmigungsstufe muss
nur 1 Genehmiger genehmigen/
ablehnen
• Der Genehmiger kann
positionsweise genehmigen/
ablehnen
• Genehmiger haben keine
Änderungsberechtigung
31
Systemdemo Genehmigung
Schulung UniKat
32
5.
Schulung UniKat
Einkaufsbereich/
Übernahme TeamEinkaufswagen
33
Neuer Beschaffungsprozess
Schulung UniKat
34
Einkaufsbereich
• Der Einkaufsbereich ersetzt das „Archiv“ aus dem Altsystem
• Der Einkaufsbereich besteht aus 3 Bereichen:
1.
• Suchabfragen
• Suchparameter (Kriterienschnellpflege) 2.
• Suchergebnisliste 3.
1.
2.
3.
Schulung UniKat
35
Suchabfragen im Einkaufsbereich
Suchabfrage
Informationen
Persönliche Einkaufswagen
• hier sehen Sie Einkaufswagen, die Sie angelegt
haben
• wenn Sie in der Schnellsuche das Häkchen bei
„meine Team-Einkaufswagen“ setzen, sehen Sie
auch diese
Team-Einkaufswagen
• Hier sehen Sie alle Team-Einkaufswagen – Ihre
eigenen und die derjenigen Mitarbeiter, von
denen Sie als Team-Mitglied eingerichtet wurden.
Persönliche Wareneingänge
• Hier sehen Sie Wareneingänge, die Sie erfasst
haben.
Wareneingänge für TeamEinkaufswagen
• Hier sehen Sie alle Wareneingänge für TeamEinkaufswagen – Ihre eigenen und die derjenigen
Mitarbeiter, von denen Sie als Team-Mitglied
eingerichtet wurden.
Schulung UniKat
36
Systemdemo Einkaufsbereich
Schulung UniKat
37
Lernziele der Übung 4
Beschaffung von Katalogartikeln
Suche und Navigation im Katalog
Vorbereitung Team-Einkauf
Beschaffung von Freitextartikeln
Vervollständigung der Daten im Einkaufswagen
Arbeiten mit dem Team-Einkauf
Statusüberprüfung von Einkaufswagen
Erfassung von Wareneingängen
Schulung UniKat
38
6.
Schulung UniKat
Bestellung
39
Neuer Beschaffungsprozess
Schulung UniKat
40
Weitere Freigabe/ Bearbeitungsschritte
Fachfreigabe (z.B. IT-Artikel)
•
•
Für bestimmte Warengruppen ist die Genehmigung durch den Fachgenehmiger erforderlich
z.B. Warengruppe IT  IT-Beauftragte/r
Weiterverarbeitung durch Zentralen Einkauf
•
•
Einkaufswagen Freitext hat Gesamtwert
> 100.000€
Einkaufswagenposition enthält Warengruppe,
die nur vom Einkauf beschafft werden soll
(z.B. Fahrzeuge, Versicherungen)
•
•
Einkaufswagenposition erhält Status „Im
Arbeitsvorrat des Einkäufers“ (Zentraler
Einkauf)
Bestellung wird durch den Zentralen Einkauf
manuell angelegt und ggf. vervollständigt
Anlagenbeschaffung
•
•
Bestellung enthält Positionen mit anlagenrelevanten Warengruppen und weist einen
Bestellwert ab 150€ auf
Schulung UniKat
•
•
Position wird durch zentrale Rechnungsstelle
als Anlage festgelegt
Einkaufswagenstatus: „Folgebeleg angelegt“
Status der zugehörigen Bestellung:
„In Genehmigung“
41
Bestellbündelung
Mit
werden Bestellungen gebündelt.
Folgende Daten führen nicht mehr zu Bestellsplittungen:
Haushaltsfonds
Finanzpositionen (Fipos)
(neu: Ableitung aus Warengruppe)
Anforderer/ Besteller
(nur, wenn im Team-Einkaufswagen gesammelt wird)
Lieferanschriften
Schulung UniKat
42
7.
Schulung UniKat
Wareneingang
43
Neuer Beschaffungsprozess
Schulung UniKat
44
Wichtige Bedeutung Wareneingang
Vergleich der Beschaffungsprozesse
•
Die Erfassung des Wareneingangs
ersetzt die sachliche Prüfung
•
Mit Erfassung des Wareneingangs
bestätigen Sie den Erhalt der Ware
•
Sie als Anforderer erfassen den
Wareneingang in UniKat
•
Mit Erfassung des Wareneingangs
wird die sachliche Prüfung im
Beschaffungsprozess weiter nach
vorne verlagert
•
Wenn Sie den Wareneingang nicht
erfassen, läuft die Rechnung wegen
Mengenabweichung in die Zahlsperre
 Zahlungsverzögerung
Alter Prozess
Prüfung sachlich
Neuer Prozess
Erfassung
Wareneingang
Prüfung sachlich
Schulung UniKat
45
Systemdemo Wareneingang
Schulung UniKat
46
Lernziele der Übung 5
Beschaffung von Katalogartikeln
Suche und Navigation im Katalog
Vorbereitung Team-Einkauf
Beschaffung von Freitextartikeln
Vervollständigung der Daten im Einkaufswagen
Arbeiten mit dem Team-Einkauf
Statusüberprüfung von Einkaufswagen
Erfassung von Wareneingängen
Schulung UniKat
47
8.
Schulung UniKat
Rechnungsprüfung
48
Neuer Beschaffungsprozess
Schulung UniKat
49
Rechnungsprüfung
• Rechnungen werden weiterhin eingescannt und zentral bzw. dezentral erfasst
• Rechnerische Prüfung erfolgt systemisch in der Rechnungsstelle
1.
2.
3.
• Anordnung
Genehmigung Einkaufswagen
• Sachliche Prüfung
Erfassung Wareneingang
• Rechnerische Prüfung
Abgleich Bestellung, Wareneingang und Rechnung
• Bei Überstimmung sind keine weiteren Bearbeitungsschritte durch Fachbereich
notwendig
• Die Rechnung ist automatisch zur Zahlung freigegeben
Schulung UniKat
50
Rechnungsprüfung
In folgenden Fällen wird die Rechnung zur Zahlung gesperrt
und es sind weitere Bearbeitungsschritte notwendig:
• Preisabweichung
• Mengenabweichung
Schulung UniKat
51
Zentraler Arbeitsvorrat
Schulung UniKat
52
Preisabweichung
• Rechnung wird wegen Preisabweichung gesperrt, wenn der Nettopreis einer
Rechnungsposition über dem Bestellwert der Position liegt
Art des Artikels
Weiterverarbeitung
Katalogartikel
• Prüfung und Bearbeitung durch den Zentralen Einkauf
Freitextartikel
• Bearbeiter erhält Aufgabe zur Prüfung in seinen Zentralen
Arbeitsvorrat sowie eine E-Mail
• Details zum Vorgang (Anlagen aus elektronischer Akte,
Preisabweichung) werden angezeigt
• Sachliche Prüfung durch den Anforderer
• Bei Preisabweichungen nach oben erfolgt anschließende
Freigabe durch den Wirtschafterbefugten anhand der
Kontierung
Der Prozess der Preisabweichung ist wie heute im BIOS, der Workflow ist
sehr nach an den heutigen angelegt.
Schulung UniKat
53
Mengenabweichung
•
Wegen Mengenabweichung läuft Rechnung in die Sperre  Bearbeiter erhält Aufgabe zur
Prüfung in seinen Zentralen Arbeitsvorrat sowie eine E-Mail
•
Wareneingangsbuchung kann nur über bestellte Menge erfasst werden
Folgende Schritte können durch Sie erforderlich sein:
1. Bestätigung des
Wareneingangs
2. Bestätigung des
Wareneingangs ist nur
mit einer Bestellerhöhung möglich
Sie erfassen den offenen Wareneingang.
Sie erfassen den Wareneingang nachdem die
Bestellung erhöht wurde.
Bestelländerung durch
Zentralen Einkauf
Nacherfassung der
fehlenden Menge (WEErfassung)
Im Falle, dass die Mengenabweichung nicht korrekt ist, können Sie die Aufgabe mit einer
Begründung an die Rechnungsstelle zurücksenden.
Schulung UniKat
54
9.
Schulung UniKat
Elektronische Akte
55
Barcode-Erzeugung/ Dokumentenupload
Barcode-Erzeugung
Dokumentenupload
(bisherige Funktion im BIOS über Archiv)
(neue Funktion)
•
Für Originaldokument wird Barcode
erzeugt
•
Dokument liegt in elektronischer Form
vor
•
Originaldokument inkl. Barcode wird in
oranger Mappe an die Clearingstelle
geschickt
•
Anwender lädt Dokument hoch und fügt
es der elektronischen Akte zu
•
Originalbeleg muss im Bereich
aufbewahrt werden (gem. der jeweiligen
Fristen)
•
Dokument wird eingescannt und der
elektronischen Akte zugefügt
Schulung UniKat
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10.
Schulung UniKat
Wie geht‘s weiter?
57
Zeitplanung
• Ist ab sofort nutzbar!
• Wird am TT.MM.JJJJ abgeschaltet!
Termin Praxisworkshop
• TT.MM.JJJJ
Schulung UniKat
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Support-Struktur
First Level
Support
Second Level
Support
•
•
•
•
Vor Ort
Key-User
Kollegen
…
Clearingstelle
(alle Belange BIOS & UniKat)
Telefon: (030) 838-520 77
E-Mail: [email protected]
Schulung UniKat
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Informationen zu UniKat
- Intranetseite (www.fu-berlin.de/sites/unikat)
Inhalte:
• Aktuelle Schulungsunterlagen
• FAQ-Liste
• Schulungstermine
• News
Schulung UniKat
60
Fragen?
Schulung UniKat
61
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
und viel Spaß mit
Schulung UniKat
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