PENGERTIAN SURAT

Report
PENGERTIAN SURAT
Surat ialah alat yang dipergunakan oleh manusia
untuk mengadakan hubungan dengan
manusia lainnya.
Surat merupakan alat perhubungan atau disebut
juga sebagai alat komunikasi yang
dipergunakan tulisan dan kertas sebagai
medianya.
Beberapa kelebihan surat dibandingkan dengan alat komunikasi lain:
• Bisa dilakukan setiap orang yang bisa menulis
dan membaca.
• Dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun.
• Dapat mengontrol suratnya sebelum dikirim.
• Biayanya relatif murah.
Beberapa kekurangan-kekurangan
surat, antara lain :
• Seseorang kadang tidak pandai menuliskan isi
hatinya dalam bentuk surat sehingga kadang
maksudnya jadi lain.
• Seseorang menulis surat dituntut tahu tata cara
menulis surat walau sesederhana mungkin.
• Penerima kadang salah tangkap sehingga terjadi
salah tafsir dan salah faham terhadap isi surat
hanya karena tidak memahami susunan atau
tulisan yang terdapat dalam surat.
Dalam menulis surat harus mempersiapkan beberapa hal , antara lain :
A. KERTAS.
Jenis kertasyang dipergunakan hendaknya yang sesuai
dengan isi atau maksud surat.
Ukuran kertas yang dikenal dalam surat menyurat antara
lain:
1. Ukuran kertas folio 21x33cm. Untuk surat yang isinya
panjang.
2. Ukuran kertas kuarto untuk surat yang isinya sedang
atau pendek(sedikit)
3. Ukuran setengah kuarto atau setengan folio21x14cm
atau 14x 16,5cm.untuk catatan memo atau nota.
Memilih jenis dan warna kertas yang
sesuai surat yang hendak dibuat sesuai
dengan maksud dan tujuannya:
• Warna putih jika beritanya biasa saja.
• Warna merah muda jika maksudnya
menyatakan cinta.
• Warna kuning jika menyatakan penuh
perhatian
• Warna biru muda jika menyatakan kedamaian.
Untuk surat-surat resmi atau dinas
atau prive(pribadi) biasa digunakan
Kertas putih. Hanya jenisnya saja yang berlainan.
Beberapa jenis kertas antara lain:
1. HVS (HVS 60 gr. 40 gr. Atau 20 gr.) kertas HVS
ini biasanya lebih putih dari jenis kertas
lainnya dan juga lebih tebal.
2. Kertas doorslag (tipis).
3. Kertas stensilduplikator.
4. Kertas bergaris.
B. PENULISAN SURAT
Jika mempergunakan tulisan tangan maka hal yang
perlu diperhatikan:
a.Carilah atau pilihlah tinta yang tidak mudah
luntur, dan juga cepat kering agar tahan lama dan
menghindari agar huruf-huruf tidak rusak ketika
dilipat dan dimasukkan ke amplop.
b.Pakailah warna tinta yang sopan, jelas dan
lazim.misal : hitam dan biru. Contoh warna yang
tidak lazim: merah,coklat,ungu,jingga dan lain
sebagainya.
Jika suratnya diketik maka yang harus
diperhatikan:
• Jangan mempergunakan huruf mesin yang
sudah kabur huruf atau kurang jelas agar tidak
terjadi salah kata.
• Aturlah spasinya secukupnya jangan terlalu
rapat dan jangan terlalu renggang.
• Pakailah pita hitam dan jangan yang merah.
• Pakailah warna merah hanya untuk hal-hal
yang penting misalnya menggaris bagian
kalimat tertentu yang dianggap penting.
Jika suratnya diketik maka yang harus
diperhatikan ialah:
• Jangan mempergunakan huruf mesin yang
sudah kabur atau kurang jelas agar tidak
terjadi salah kata.
• Aturlah spasinya secukupnya.jangan terlalu
rapat dan jangan terlalu jarang.
• Pakailah pita hitam dan jangan yang merah.
• Pakailah warna merah hanya untuk hal-hal
yang penting misalnya menggaris bagian
kalimat tertentu yang dianggap penting.
C. PERSIAPAN PENGUASAAN CARA
MENULIS SURAT
Langkah-langkah persiapan penguasaan penulisan
surat meliputi:
 Mengetahui bentuk surat yang diinginkan agar
dengan tepat penulis atau pengirim surat dapat
menentukan pilihannya surat yang bentuknya
sesuai dengan maksud dan tujuannya.
 Memiliki pengetahuan tentang cara menyusun isi
surat.
 Mengetahui sifat-sifat surat.
 Menguasai bahasa surat.
BENTUK SURAT
1.SURAT BENTUK RESMI
2.SURAT BENTUK BALOK
Bentuk resmi digunakan dalam
surat-surat dinas antar instansi
atau surat prive(pribadi) untuk
instansi.
Dalam surat bentuk resmi
dicantumkan lampiran.
Lampiran diisi jika ada surat-surat
lain yang disertakan. Diisi
dengan bilangan sesuai
dengan jumlah (lampiran)
surat yang disertakan.
Perbedaannya dengan surat
bentuk resmi adalah letak
alamat yang dikirim. Jika
dalam bentuk resmi alamat
yang dikirim terdapat pada
sebelah kanan maka pada
bentuk balok alamat tersebut
terdapat pada sebelah kiri.
Penulisan alenia (paragraf)
selalu dimulai dari sisi tepi kiri.
Bentuk balok biasa digunakan
oleh perusahaan.
CONTOH SURAT BENTUK RESMI
UNIVERSITAS MERDEKA
Jalan Merdeka
Telp.56547867 & 54353678
SURABAYA
No
Lamp
Hal
: 08740/SKEL/UNIV/V/2009
: 2 lembar
: Pendaftaran Mahasiswa Baru
10 Nopember 2009
Kepada
Yth. Kepala Sekolah
SMA negeri II
Jl. Melati no.125
Semarang
Dengan Hormat,
Dengan senang hati kami telah menerima dan mengerti surat Saudara yang telah kami
terima tanggal 8 Nopember 2009.
Selanjutnya perlu kami beritahukan kepada Saudara bahwa pendaftaran mahasiswa baru
Akan kami mulai tanggal 18 Nopember 2009.
Adapun agar lebih jelasnya bersama ini kami sertakan pengumuman lengkap penerimaan
mahasiswa baru Universitas Merdeka tahun akademik 2009-2010 dan contoh blanko
pendaftaran.
Agar lebih jelas kami persilahkan Saudara melihat sendiri pengumuman selengkapnya pada
koran KOMPAS tanggal 9 Nopember 2009.
Atas perhatian Saudara kami sampaikan banyak terim kasih.
Hormat kami,
Majid,S.H.,M.Hum.
Nip 19700807 1987 006 002
Kepala TU
CONTOH SURAT BENTUK BALOK
CV ELBA INDONESIA CIA
Jalan Merdeka barat 13 telp. 22209
SURAKARTA KOTA
No.
Lamp.
Hal
: 345/KEL/VII/1980
: : Penerimaan Kiriman
27 Maret 1980
Kepada Toko Sepeda”Makmur”
Jalan mergoyono Kidul 346
Surabaya
Dengan Hormat,
Dengan rasa gembira kami telah menerima kiriman Saudara berupa satu set onderdel
sepeda jengki pada tanggal 28 Nopember 1980 sebagai tindak kerja sama.
Sesuai dengan perjanjian maka 5 hari dari tanggal penerimaan barang akan segera kami bayar
keuangannya via bank terdekat di kota Saudara.
Untuk itu, kami mohon Saudara dapat mengirimkan daftar Bank terdekat agar
pembayaran ini bisa segera dilaksanakan. Untuk berikutnya mohon kami dikirim
beberapa contoh onderdil baru sebagai kelengkapan pesanan contoh
sebelumnya. Kiriman daftar yang kami maksudkan tadi secepatnya kami tunggu.
Atas perhatian Saudara kami sampaikan ucapkan banyak terima kasih.
Hormat kami,
CV ELBA INDONESIA CIA
Ir. Andi Saputra,M.M.,M.B.A.
Kep. Bag. Pemasaran
3. SURAT BENTUK SETENGAH
BALOK.
• Bedanya dengan surat
bentuk balok terletak pada
penulisan paragrap yang
tidak dimulai dari sisi tepi
kiri tetapi dimulai dengan
memberi spasi 5 ketukan
dari sisi kiri .seperti yang
terdapat pada bentuk
resmi. Penulisan alamat
sama dengan bentuk balok.
4. SURAT BENTUK LEKUK
Sesuai dengan namanya
bentuknya berlekuk-lekuk.
Penulisan alamat dimulai
dari sisi tepi kiri untuk baris
pertama. Baris berikutnya
(baris di bawahnya dimulai
tidak dari sisi tepi kiri tetapi
dimulai dari 5spasi ke kanan
dari sisi tepi kiri).
Contoh surat bentuk setengah balok
PT JATAYU MANDIRI
Jalan Sultan Hassanuddin 45 Telp. 23445
BANDAR LAMPUNG
No.
Lamp.
Hal.
: 09/II/Kel/2012
: 1 Lembar
: Perimtaan Barang
Kepada Toko Cat “ PATNA ”
Jalan Mawar Tanjung Karang 6
Bandar Lampung
Dengan hormat,
Sebagaimana kelanjutan kerja sama kita, kami mohon agar dapat dikirimi barang
sesuai dengan daftar permintaan barang terlampir.
Jika ada perubahan harga, sebelum dikirim mohon diberitahu dahulu harga-harga
barunya. Untuk itu bersama ini kami lampirkan daftar permintaan dan mohon di belakang
barang pesanan dicantumkan harga baru kemudian dikirimkan kepada kami daftar tersebut
secepatnya.
Keterangan selanjutnya dari saudara kami tunggu secepatnya. Terimakasih.
Hormat kami,
PT JATAYU MANDIRI
Cokro Aminoto, S.E.
Kep. Bagian Pemasaran
Contoh Surat Bentuk Lekuk
PT NASIONAL GOBEL
Jalan Panglima Sudirman 17 Telp. 5432
JAKARTA
No.
Lamp.
Hal.
: 90/098/Pej/2012
:: Permintaan Contoh
Kepada Toko Kain “ SUTERA ”
Jalan Bunga 186
SURAYABAYA
Dengan Hormat,
Sesuai dengan surat Suadara yang telah kami terima pada tanggal 16 Januari 2012,
perihal produksi baru Pabrik Kain “CINTA MAS” dengan ini kami mohon saudara dapat
memberikan contoh barang produksi pabrik tersebut selengkap-lengkapnya.
Pengiriman contoh tersebut kami harapkan dapat terima dalam minggu ini
untuk kami pertimbangkan.
selain itu mohon sekaligus disertakan daftar harga berikut cara pembayarannya.
Penjelasan Saudara sangat kami harapkan. Untuk itu kami sampaikan banyak
terimakasih.
Hormat kami,
PT NASIONAL GOBEL
RUDI HARTONO, S.E.
Kep. Bagian Pemasaran
SUSUNAN BAGIAN-BAGIAN
SEBUAH SURAT
Penulisan surat yang baik tentunya mengandung bagian-bagian yang memenuhi
persyaratan sebuah surat yang baik.
Susunan surat yang dimaksud tentunya surat-surat yang utamanya sebagai surat
resmi misalnya surat yang dipergunakanoleh instansi antar instansi atau surat
prive(pribadi) yang diperuntukkan instansi.
Susunan sebuah surat resmi terdiri dari:
1.kepala surat
2.nomor surat.
3.tanggal surat
4.lampiran
5.hal atau perihal
6.alamat
7.pembuka surat
8.isi surat
9.penutup surat
10.tanda tangan pengirim
11.tembusan

similar documents