Modul Manajemen Sumber Daya Manusia

Report
Modul
Manajemen Sumber Daya Manusia
Oleh:
Widiya Avianti, S.T.,m.m.
Politeknik LP3I Bandung
Pengertian Manajemen
• Pencapaian tujuan organisasi yang sudah ditentukan
sebelumnya dengan mempergunakan bantuan orang lain
(George R. Terry)
• Manajemen
adalah
proses
perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan
usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan
sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar
mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
(Stoner)
Pengertian Manajemen
• Kesimpulan
Manajemen merupakan suatu proses kerja dengan
melibatkan orang–orang di dalam organisasi untuk
menentukan, mengintepretasikan dan mencapai tujuantujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi
perencanaan (planning), penyusunan personalia dan
kepegawaian (staffing), pengarahan dan kepemimpinan
(leading), serta pengawasan (controlling).
Sumber Daya Manusia
• Sumber daya manusia merupakan manusiamanusia yang berkerja di lingkungan suatu
organisasi
• Sumber daya manusia adalah potensi
manusiawi baik secara fisik maupun non fisik
sebagai penggerak organisasi dalam
mewujudkan eksistensinya
Manajemen Sumber Daya Manusia
• Fokus kajian Manajemen Sumber Daya
Manusia adalah permasalahan manusia yang
diatur menurut urutan fungsi-fungsinya agar
efektif dan efisien dalam mewujudkan tujuan
perusahaan, karyawan dan masyarakat.
• Karyawan adalah pelaku dan selalu berperan
aktif dalam setiap aktivitas perusahaan.
MSDM di Era Globalisasi
Ciri yang menandakan semakin berkembangnya
“GLOBALISASI“
• Ruang dan waktu
Konsep ruang menjadi tidak kaku, justru semakin luwes
dengan berkembangnya transportasi
• Teknologi informasi
Perkembangan
dari
berbagai
teknologi
sehingga
menghasilkan informasi yg cepat
• Pasar dan ekonomi
Pertumbuhan dan Perdagangan perekonomian global
menyebabkan suatu negara saling bergantung
MSDM di Era Globalisasi
Ciri yang menandakan semakin berkembangnya
“GLOBALISASI” :
• Peningkatan interaksi kultural
Perkembangan
media massa maka kita dapat
mengonsumsi dan memiliki gagasan dan pengalaman baru
• Meningkatnya masalah bersama
Contoh : krisis lingkungan hidup
8 Tantangan yang akan dihadapi oleh SDM di era
kompetitif
Menurut Dave Ulrich
1. Tantangan Globalisasi
2. Tantangan Persaingan Jaringan Bisnis dan Pelayanan
SDM
3. Tantangan Upaya menciptakan keuntungan melalui
pertumbuhan dan efisiensi biaya
4. Tantangan konsentrasi ke kapabilitas
5. Tantangan Perubahan, Perubahan, dan beberapa
perubahan
6. Tantangan Teknologi
7. Tantangan Ketahanan, Daya Tarik, Pengukuran, dan
Kompetensi serta Modal Intelektual
8. Tantangan Perubahan, bukan hanya Transformasi
•
Tantangan Globalisasi
Seluruh SDM harus profesional untuk selalu berfikir dan
membuat organisasinya menuju arah yang lebih maju
•
Tantangan Persaingan Jaringan Bisnis dan Pelayanan SDM
SDM profesional lebih menekankan pada kegiatan SDM
untuk menunjang perusahaan
•
Tantangan Upaya menciptakan keuntungan melalui
pertumbuhan dan efisiensi biaya
a. Menumbuhkan kepercayaan konsumen sehingga dapat
mempengaruhi konsumen baru
b. Mempunyai kompetisi inti dengan membuat produk baru
c. Melakukan merger, akuisisi, atau joint venture sehingga
perusahaan menjadi berkembang
•
Tantangan konsentrasi ke kapabilitas
Dalam organisasi yang sukses, dalam perusahaan
yang bergerak dalam bidang apapun, kemampuan
karyawan akan diarahkan menjadi kapabilitas
organisasi
•
Tantangan Perubahan, Perubahan, dan beberapa
perubahan
Pimpinan dan SDM Profesional hendaklah dapat
membuat organisasi cepat tanggap dan merespons
secara cepat dan tepat guna memenangkan
persaingan
•
Tantangan Teknologi
Pimpinan dan SDM Profesional bertanggung jawab dalam
perbaikan cara kerja yang memerlukan pengetahuan
teknologi untuk diterapkan agar lebih produktif
•
Tantangan Ketahanan, Daya Tarik, Pengukuran, dan
Kompetensi serta Modal Intelektual
Pimpinan dan SDM Profesional hendaklah menciptakan
kebijaksanaan dan kegiatan yang memberikan semangat
untuk senantiasa belajar
•
Tantangan Perubahan, bukan hanya Transformasi
Pimpinan dan SDM Profesional hendaklah memfokuskan
diri pada transformasi sebagai dasar dalam menghadapi
perubahan dan tantangan
Persamaan Manajemen SDM
dengan Manajemen Personalia
Menurut DR. Bambang Tri Cahyono, Ph.D
Ilmu yang mengatur manusia dalam organisasi
agar dapat berpartisipasi aktif untuk mewujudkan
tujuan organisasi.
Keduanya sama-sama mengatur keberadaan
manusia dalam suatu organisasi agar dapat
mendukung pencapaian visi, misi, tujuan dan
objective dari organisasi tersebut.
Perbedaan Manajemen SDM
dengan Manajemen Personalia
• SDM mengkaji manusia secara
sedangkan Personalia secara mikro
makro
• SDM
menganggap
bahwa
karyawan
merupakan kekayaan utama yang dimiliki oleh
organisasi sehingga harus dipelihara dengan
baik, sedangkan Personalia memperlakukan
karyawan sebagai faktor produksi yang harus
dimanfaatkan secara produktif
Tujuan Manajemen SDM
• Tersedianya tenaga kerja yang produktif
• Terdapat perasaan aman dan puas dalam berkerja
karena situasi organisasi yang menyenangkan.
• Adanya SDM yang berkualitas agar mampu
mewujudkan tujuan organisasi.
• Diperolehnya pembagian yang layak oleh para
pekerja atas keuntungan yang deperoleh oleh
organisasi.
Fungsi Operasional Dalam
Penerapan SDM
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Pengadaan
Seleksi dan tes penyaringan
Pelatihan pra tugas
Analisa pekerjaan
Penempatan
Pemberian kompensasi
Pengembangan
Pengintegrasian
Pemeliharaan
Pelepasan SDM atau separation
The Right Man In The Right Place
Penyusunan SDM , merupakan suatu proses yang dilakukan
manajemen organisasi secara terus menerus, dalam rangka
menjaga pemenuhan kebutuhan personalia (para pekerja) yang
tepat, pada posisi-posisi yang tepat dan dalam waktu yang tepat
pula.
Penyusunan SDM dapat dilakukan dengan pencarian terhadap
orang per orang baik di dalam maupun di luar lingkungan
organisasi.
Pencarian dari lingkungan eksternal dilakukan terhadap seluruh
faktor di luar organisasi yang secara langsung atau tidak
langsung dapat mempengaruhi organisasi
Pencarian dari lingkungan internal dilakukan dengan melakukan
penilaian terhadap unsur-unsur yang ada di dalam organisasi.
Proses Penyusunan Personalia
•
•
•
•
•
•
•
•
Perencanaan Sumber Daya Manusia
Penarikan Personalia Yang Dibutuhkan
Seleksi
Pengenalan Dan Orientasi
Latihan Dan Pengembangan
Penilaian Pelaksanaan Kerja
Pemberian Balas Jasa Dan Penghargaan
Perencanaan Dan Pengembangan Karier
Penjelasan
1. Perencanaan Sumber Daya
Manusia
Setiap organisasi selalu merencanakan apa yang
akan mereka butuhkan di masa yang akan datang,
serta memutuskan di mana dan bagaimana mereka
bisa mendapatkan orang-orang yang tepat untuk
memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut.
Perencanaan
SDM menyangkut serangkaian
kegiatan organisasi untuk mendapatkan berbagai tipe
dan jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan-tujuan organisasi.
Bagian-Bagian Perencanaan
Personalia
• Penentuan jabatan yang harus diisi, termasuk
kriteria calon karyawan yang dapat mengisi
jabatan tersebut dan jumlah calon karyawan
yang dibutuhkan.
• Pemahaman pasar tenaga kerja tempat calon
karyawan berada.
• Perimbangan
kondisi
penawaran karyawan
permintaan
dan
Kebutuhan Jabatan
Dalam menajalankan usahanya setiap organisasi tentu
memiliki rencana-rencana dan tujuan, untuk itu mereka
memerlukan orang-orang yang dapat mewujudkan
berbagai tujuan organisasi.
Analisis jabatan dilakukan oleh manajemen organisasi
untuk
menentukan
keterampilan-keterampilan,
pengetahuan, tanggung jawab, wewenang, lingkungan
dan berbagai kondisi hubungan antar jabatan.
Analisis jabatan menghasilkan deskripsi dan spesifikasi
jabatan.
Kebutuhan Jabatan
Deskripsi jabatan merupakan pernyataan-pernyataan
tertulis yang meliputi tugas, wewenang, tanggung jawab
dan hubungan antar lini baik ke atas maupun ke bawah.
Spesifikasi jabatan merupakan pernyataan-pernyataan
tertulis mengenai identifikasi dan kondisi kerja suatu
jabatan serta persyaratan minimum yang harus dimiliki
oleh para karyawan untuk menduduki jabatan tertentu
agar dapat menjalankan fungsi jabatan tersebut dengan
baik.
Contoh Job Description
JABATAN HRD MANAGER
TUJUAN UMUM JABATAN
Memimpin tersedianya sistem administrasi kepegawaian dan
pengembangan sumber daya manusia yang kompeten dan berkualitas
serta memiliki tingkat produktivitas dan disiplin yang tinggi
POSISI DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : General Manager
Membawahi
: Assistant & all Supervisor
URAIAN TUGAS
-Memimpin pelaksanaan proses penerimaan tenaga kerja
-Melakukan pengawasan dan pembinaan terhadap sumberdaya manusia
yang ada di seluruh departemen
-Memimpin pembuatan rencana pelatihan untuk seluruh departemen
termasuk pembiayaannya
-Mempersiapkan dan mengarsipkan data-data karyawan (data bank,
kartu keluarga, surat nikah, copy KTP, copy STTB, dsb)
-Mengikuti pertemuan-pertemuan yang berkaitan dengan asosiasi HRD
-Memimpin analisa kekuatan SDM dalam kaitan produktifitas dan kinerja
perusahaan
Contoh Job Description
JABATAN HRD MANAGER
TANGGUNG JAWAB
-Bertanggung jawab terhadap semua dokumen kepersonaliaan, seperti :
data gaji karyawan, data jamsostek, prosedur kerja, peraturan
perusahaan, data perijinan depnaker, dsb
-Bertanggung jawab atas perizinan yang harus dimiliki perusahaan yang
berkaitan dengan ketenagakerjaan, seperti : ijin tenaga kerja, izin
penyediaan pengadaan makan karyawan (catering), oleh depnaker,
pemeriksaan hygine oleh dinkes, dsb-nya
-Bertanggung jawab terhadap pengupahan
KUALIFIKASI
-Jenis Kelamin
-Usia
-Pendidikan
-Pengalaman
: Pria/Wanita
: 25-45 tahun
: S-1 Hukum/psikologi/manajemen/Teknik Industri
: 3 tahun pada jabatan yang sama
2. Penarikan Personalia
(Recruitment)
Serangkaian kegiatan organisasi dalam rangka mencari
dan menarik sejumlah karyawan potensial untuk
ditempatkan pada jabatan-jabatan tertentu yang
dibutuhkan organisasi.
Metoda pencarian dan penarikan karyawan dapat
dilakukan dengan :
•Iklan
•Rekomendasi dari karyawan yang sedang berkerja
•Penarikan dari lembaga-lembaga pendidikan
•Penarikan dari kantor penempatan tenaga kerja
•Penarikan dari serikat buruh
•Penggunaan teknologi internet
3. Seleksi SDM
Merupakan proses pemilihan seseorang tertentu dari
sekelompok karyawan potensial, untuk melaksanakan suatu
jabatan tertentu dalam rangka memperoleh karyawan yang
tepat untuk jabatan yang tepat sehingga dapat membantu
kemajuan organisasi.
Langkah-langkah umum dalam proses seleksi :
1.Wawancara pendahuluan
2.Pengumpulan data-data pribadi (biografis)
3.Pengujian (testing)
4.Wawancara yang lebih mendalam
5.Pemeriksaan referensi-referensi prestasi
6.Pemeriksaan kesehatan
7.Keputusan pribadi
8.Orientasi jabatan
4. Pengenalan Dan Orientasi
Merupakan tahap pengenalan dan penyesuaian bagi
karyawan baru dengan organisasi, setelah mereka dinyatakan
lulus seleksi penerimaan karyawan.
Seseorang mungkin telah memenuhi syarat untuk sebuah
pekerjaan atau jabatan tertentu, tetapi kondisi dan situasi baru
tetap akan menjadi hal yang berbeda dan asing, dengan
demikian pengenalan dan orientasi karyawan baru mutlak
diperlukan oleh kedua belah pihak.
Orientasi tidak hanya memperkenalkan karyawan baru
kepada karyawan lama, tapi juga meliputi proses pemberian
informasi tentang kebijakan personalia (kondisi kerja, upah
dan jaminan sosial), prosedur kerja, sejarah dan sifat
perusahaan, serta manfaat-manfaat yang akan diperoleh oleh
karyawan baru.
5. Latihan Dan Pengembangan
Latihan dan pengembangan karyawan ditujukan untuk
memperbaiki dan meningkatkan efektifitas kerja karyawan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Berbagai program latihan (training) dimaksudkan untuk
memperbaiki
dan
mengembangkan
penguasaan
keterampilan-keterampilan dan teknik-teknik pelaksanaan
pekerjaan tertentu yang terperinci dan rutin.
Program-program pengembangan dimaksudkan untuk
memperbaiki dan mengembangkan kemampuan, sikap dan
sifat-sifat kepribadian para karyawan.
28
Cara Jitu Memberi Pelatihan
Karyawan
1. Tekankan bahwa pelatihan sebagai investasi,
Alasan pelatihan seringkali dipertimbangkan
secara opsional karena dipikir lebih sebagai
sebuah biaya dibandingkan sebuah investasi.
Ketika adalah benar bahwa ke depan pelatihan
dapat menjadi tambah mahal, ini adalah investasi
jangka panjang dalam pertumbuhan dan
perkembangan sumber daya manusia Anda.
29
2. Tentukan kebutuhan Anda.
Kemungkinan tidak memiliki waktu tak terbatas untuk
melaksanakan program pelatihan karyawan, Anda
harus memutuskan lebih awal pada apa fokus program
pelatihan seharusnya dilakukan. Tentukan keahlian
apa yang paling berhubungan dengan kebutuhan
perusahaan saat sekarang dan yang akan datang atau
akan mendukung payback terbesar. Tanyakan pada
diri Anda sendiri, bagaimana nantinya pelatihan
secepatnya
membuktikan
keuntungan
bagi
perusahaan? Ulangi proses ini sebagaimana bisnis
membutuhkan pergantian.
30
3. Promosikan budaya belajar
Langkah cepat ekonomi dewasa ini, jika sebuah bisnis
tidak belajar, ia akan jatuh ke belakang. Sebuah bisnis
mempelajari
sebagaimana
orang
belajar.
Mengkomunikasikan pengharapan Anda bahwa
semua karyawan seharusnya mengambil langkah
penting untuk mengasah keahlian mereka dan tetap
teratas pada profesi atau bidang kerja mereka.
Yakinkan Anda mendukung langkah tersebut dengan
menyediakan kebutuhan mereka untuk mencapai
tujuan tersebut.
31
4. Dapatkan manajemen organisasi
Satu kali Anda mengembangkan
daftar prioritas pada tropik training
dibutuhkan dalam organisasi, anda
butuh meyakinkan manajemen untuk
mengumpulkan
inisiatif/ide
dibelakangnya
32
5. Mulai dengan yang kecil
Sebelum memutar program pelatihan secara massal,
berlatih dengan grup kecil dan bersama feedback
mereka. Bagian ini acuan informal yang bisa
menggambarkan kelemahan rencana training dan
membantu proses training yang sebenarnya yang
baik
33
6. Pilihlah instruktur dan bahan training
berkualitas
Siapa yang Anda pilih memandu training akan
membuat perbedaan penting dalam kesuksesan
langkah anda, apakah mereka adalah pendidik
profesional
atau
staf
anggota
dengan
pengetahuan sederhana. Memiliki bahan pelatihan
yang benar juga penting-setelah pelatihan selesai
bahan tersebut menjadi sangat berharga bagi para
peserta pelatihan
34
7. Temukan ruang yang benar
Pilih lokasi pelatihan yang kondusif untuk belajar. Pilih
lingkungan yang tenang untuk menyebar bahan
pelatihan. Yakinkan ruang dilengkapi dengan komputer
dan proyektor, sehingga Anda dapat menghadirkan
sebuah sesi pelatihan yang visual
35
8. Klarifikasi koneksi
Beberapa karyawan mungkin merasa bahwa
pelatihan yang mereka terima tidak relevan
dengan pekerjaannya. Ini penting untuk
membantu mereka mengerti hubungannya dari
awal, sehingga mereka tidak memandang sesi
pelatihan sebagai waktu yang terbuang
percuma. Karyawan seharusnya melihat
pelatihan sebagai tambahan penting untuk
portofolio profesional mereka. Penghargaan
berupa sertifikat di akhir program
36
9. Buat pelatihan berkelanjutan
Jangan batasi pelatihan untuk karyawan baru.
Mengelola pelatihan secara berkelanjutan akan memaintain semua level keahlian karyawan, dan secara
kontinyu memotivasi mereka menumbuhkan dan
meningkatkan profesionalnya.
37
10. Ukur hasilnya
Tanpa ukuran hasil, hampir tidak mungkin untuk
memandang pelatihan sebagai sesuatu melainkan
biaya. Putuskan bagaimana Anda akan memperoleh
kisaran yang dapat diterima dari investasi.
Menentukan apa jenis pertumbuhan atau ukuran
37lain adalah sebuah hasil beralasan dari training
yang Anda sediakan. Anda akan memiliki sebuah
waktu lebih mudah menganggarkan dana untuk
training
ke
depan
jika
Anda
dapat
mendemonstrasikan hasil konkrit
6. Penilaian Pelaksanaan Kerja
Merupakan suatu proses yang dilakukan oleh menajemen
dengan membandingkan pelaksanaan kerja perseorangan
para karyawannya dengan standar-standar dan tujuantujuan yang dirancang dan dikembangkan pada satu posisi
pekerjaan tertentu.
Penilaian pelaksanaan kerja para karyawan akan
memberikan gambaran yang menjadi dasar bagi
manajemen organisasi dalam memberikan kompensasi
bagi karyawannya termasuk dalam pengambilan
keputusan dan kebijakan pengembangan karier setiap
karyawan.
7.Pemberian Balas Jasa
Dan Penghargaan
Merupakan suatu kompensasi yang harus diberikan oleh
organisasi kepada para karyawannya atas pelaksanaan
kerja karyawan dan juga ditujukan untuk memberikan
motivasi bagi pelaksanaan kerja di masa yang akan datang.
Kompensasi sebagai suatu sistem pemberian balas jasa dan
penghargaan yang diberikan oleh organisasi. Hal tersebut
sangat penting bagi karyawan sebagai individu, di mana
kompensasi akan menjadi ukuran nilai atau karya mereka ,
yang pada akhirnya dapat menunjukan status serta martabat
mereka di antara karyawan itu sendiri, keluarga dan
masyarakat.
7.Pemberian Balas Jasa
Dan Penghargaan
Perbedaan pemberian sistem kompensasi yang berlaku
dalam organisasi pada umumnya didasarkan pada
perbedaan tanggung jawab, kemampuan, pengetahuan,
produktifitas, atau kegiatan-kegiatan manajerial.
Sedangkan perbedaan kompensasi yang didasarkan pada
perbedaan ras, kelompok etnis dan perbedaan jenis
kelamin dilarang oleh hukum dan kebijaksanaan umum.
Kompensasi
PENGERTIAN KOMPENSASI :
• Kompensasi merupakan balas jasa yang diberikan oleh
organisasi / perusahaan kepada karyawan, yang dapat
bersifat finansial maupun non finansial, pada periode
yang tetap.
Fungsi Kompensasi :
Menurut Martoyo (1994), fungsi kompensasi adalah :
• a. Penggunaan SDM secara lebih efisien dan lebih efektif
• b. Mendorong stabilitas dan pertumbuhan ekonomi
Kompensasi
Tujuan :
Sebagai bagian dari manajemen SDM, pemberian
kompensasi bertujuan untuk :
• a. Memperoleh karyawan yang memenuhi persyaratan.
• b. Mempertahankan karyawan yang ada
• c. Menjamin keadilan
• d. Menghargai perilaku yang diinginkan
• e. Mengendalikan biaya-biaya
• f. Memenuhi peraturan-peraturan legal
PENENTUAN KOMPENSASI
1. Harga/ Nilai Pekerjaan
a. Melakukan analisis jabatan/pekerjaan, maka didapat
informasi :
- Jenis keahlian yang dibutuhkan,
- Tingkat kompeksitas pekerjaan,
- Resiko pekerjaan, dan
- Perilaku/kepribadian yang dituntut oleh pekerjaan
tersebut
b. Melakukan survei “harga ”pekerjaan sejenis pada
organisasi lain.
2. Sistem Kompensasi yang diterapkan
a. Sistem Prestasi ; b. Sistem Waktu
3. Faktor-faktor yang mempengaruhi Kompensasi
a. Kebijakan Pemerintah ; b. Kondisi Perusahaan
8. Perencanaan Dan
Pengembangan Karier
Merupakan suatu program peningkatan, penurunan
bahkan pemberhentian karyawan atas suatu jabatan
dan pekerjaan tertentu dalam organisasi, yang di
antaranya mencakup :
•Promosi
•Demosi
•Penugasan Kembali
•Pemecatan
•Pemberhentian
•Pensiun
PERPINDAHAN KARYAWAN
1. Promosi Golongan
Perpindahan Golongan dengan Jabatan yang sama
2. Promosi Jabatan
Perpindahan karyawan secara
struktural lebih tinggi jabatannya
vertikal
yang
secara
3. Demosi
Penurunan jabatan yang dinilai sebagai punishment
4. Mutasi
Perpindahan karyawan pada posisi atau jabatan secara
horisontal, guna peningkatan pengetahuan, keterampilan,
sikap dan lainnya
Pengawasan
Fungsi pengawasan mengiringi fungsi perencanaan,
seperti yang didefinisikan oleh Robert J. Mockler bahwa
pengawasan manajemen adalah,
Suatu usaha sistematik untuk:
-Menetapkan standar pelaksanaan yang sesuai dengan
tujuan-tujuan dalam perencanaan,
-Merancang sistem informasi umpan balik,
Pengawasan
-Membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang
telah ditentukan sebelumnya,
-Menentukan
dan
mengukur
penyimpangan-
penyimpangan,
-Mengambil tindakan koreksi yang diperlukan dalam
rangka menjamin agar semua sumber daya yang dimiliki
perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan
efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
Tipe-tipe Pengawasan
• Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control)
Dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau
penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan
sehingga memungkinkan tindakan koreksi dapat segera
dilakukan
sebelum
diselesaikan.
suatu
tahap
kegiatan
tertentu
Tipe-tipe Pengawasan
•Pengawasan Saat Pelaksanaan (Concurrent Control)
Proses di mana aspek tertentu dari satu prosedur harus
disetujui
dahulu
atau
syarat-syarat
tertentu
harus
dipenuhi sebelum kegiatan dilanjutkan, untuk menjamin
ketepatan pelaksanaan kegiatan tersebut.
Tipe-tipe Pengawasan
•Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control)
Mengukur hasil-hasil kegiatan yang telah diselesaikan,
penyebab-penyebab
penemuan-penemuan
penyimpangan
diterapkan
ditentukan
untuk
dan
pelaksanaan
kegiatan-kegiatan serupa di masa yang akan datang.
Pengawasan ini bersifat historis, di mana pengukuran
dilakukan setelah kegiatan selesai dilakukan.
Tahapan Pengawasan
• Penetapan Standar Pelaksanaan
• Penentuan Pengukuran Pelaksanaan
• Pengukuran Pelaksanaan
• Pembandingan Pelaksanaan Dengan Standar Dan
Analisa Penyimpangan
• Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Penetapan Standar Pelaksanaan
Standar merupakan suatu satuan pengukuran yang
dapat digunakan sebagai patokan untuk menilai hasilhasil suatu kegiatan kerja.
Bentuk standar secara khusus yang diberlakukan dalam
organisasi misalnya, target penjualan, anggran,
pencapaian market share, laba usaha, sasaran
produksi, dll.
Disisi lain standar yang tidak dapat dihitung juga
memainkan peranan yang sangat penting dalam proses
pengawasan, misalnya standar kesehatan personalia,
sikap bekerjasama, cara berpakaian dalam bekerja, dll.
Penentuan Pengukuran Pelaksanaan
Penetapan standar akan menjadi sia-sia jika tidak disertai dengan
bagaimana cara mengukur pelaksanaan suatu kegiatan.
Beberapa pertanyaan berikut sangat penting untuk digunakan
dalam menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara
tepat :
•Berapa kali pelaksanaan dapat diukur, apakah setiap jam, hari,
bulan atau tahun?
•Dalam bentuk apa pengukuran dapat dilakukan, tertulis, inspeksi
visual atau cukup melalui telephone?
•Siapa yang terlibat dalam pengukuran, apakah manajer atau
cukup oleh staf departement?
Pegukuran yang akan ditetapkan, sebaik nya mudah untuk
dilakukan dan tidak mahal, serta dapat diterangkan, dimengerti
oleh para karyawan.
Pengukuran Pelaksanaan
Pengukuran pelaksanaan kegiatan dilakukan sebagai
suatu proses yang berulang-ulang dan terus menerus.
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan
menjalankan proses pengukuran, antara lain :
•Pengamatan
•Laporan lisan dan tertulis
•Inspeksi, pengujian dan pengambilan sample
untuk
Banyak perusahaan yang menggunakan jasa pemeriksa
baik dari dalam organisasi maupun dari luar organisasi
untuk mengukur pelaksanaan berbagai kegiatan yang
dilakukan para karyawannya.
Pembandingan Pelaksanaan Dengan Standar
Dan Analisa Penyimpangan
Pembandingan pelaksanaan suatu kegiatan dengan
standar yang telah direncanakan dan ditetapkan,
merupakan suatu tahap dalam proses pengawasan
yang paling mudah untuk dilaksanakan, namun
meski demikian sering terjadi kompleksitas pada saat
penginterpretasian
adanya
penyimpanganpenyimpangan.
Penyimpangan-penyimpangan yang terjadi kemudian
harus dapat dianalisa untuk menentukan penyebabpenyebab mengapa standar yang telah direncanakan
dan ditetapkan tidak dapat dicapai.
Pengambilan Tindakan Koreksi Bila
Diperlukan
Adanya penyimpangan pelaksanaan kegiatan, mendorong
organisasi untuk mengambil tindakan-tindakan koreksi.
Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk,
misalnya merubah standar, memperbaiki pelaksanaan
atau bahkan merubah dan memperbaiki standar dan
pelaksanaan kegiatan secara bersamaan.
Koreksi dapat pula berupa :
•Merubah standar
•Merubah pengukuran pelaksanaan
•Merubah cara dalam menganalisa dan
mengitepretasikan penyimpangan-penyimpangan
MOTIVASI
Motivasi merupakan satu penggerak dari dalam hati
seseorang untuk melakukan atau mencapai sesuatu
tujuan.
Motivasi juga bisa dikatakan sebagai rencana atau
keinginan
untuk
menuju
kesuksesan
dan
menghindari kegagalan hidup.
Dengan kata lain motivasi adalah sebuah proses untuk
tercapainya
suatu
tujuan.
Seseorang
yang
mempunyai motivasi berarti ia telah mempunyai
kekuatan untuk memperoleh kesuksesan dalam
kehidupan.
TEORI MOTIVASI ABRAHAM MASLOW
(1943-1970)
• Kebutuhan fisiologis (rasa lapar, rasa haus, dan
sebagainya)
• Kebutuhan rasa aman (merasa aman dan
terlindung, jauh dari bahaya)
• Kebutuhan akan rasa cinta dan rasa memiliki
(berafiliasi dengan orang lain, diterima, memiliki)
• Kebutuhan
akan
penghargaan
(berprestasi,
berkompetensi, dan mendapatkan dukungan serta
pengakuan)
• Kebutuhan aktualisasi diri (mendapatkan kepuasan
diri dan menyadari potensinya)
TEORI MOTIVASI HERZBERG (1966)
Motivasi dapat berupa motivasi intrinsik dan
ekstrinsik.
Motivasi yang bersifat intrinsik adalah
manakala sifat pekerjaan itu sendiri yang membuat
seorang termotivasi, orang tersebut mendapat
kepuasan dengan melakukan pekerjaan tersebut
bukan karena rangsangan lain seperti status
ataupun uang atau bisa juga dikatakan seorang
melakukan hobbynya.
Motivasi yang bersifat ekstrinsik adalah
manakala elemen elemen diluar pekerjaan tersebut
menjadi faktor utama yang membuat seorang
termotivasi seperti status ataupun kompensasi.
TEORI MOTIVASI
DOUGLAS McGREGOR (1)
Mengemukakan dua pandangan manusia yaitu teori X (negative)
dan teori Y(positif).
Menurut teori X empat pengandaian yang dipegang manajer
1. karyawan secara intern tertanam dalam dirinya tidak
menyukai kerja
2. karyawan tidak menyukai kerja mereka harus diawasi atau
diancam dengan hukuman untuk mencapai tujuan.
3. Karyawan akan menghindari tanggung jawab.
4. Kebanyakan karyawan menaruh keamanan diatas semua factor
yang dikaitkan dengan kerja.
TEORI MOTIVASI
DOUGLAS McGREGOR (2)
Kontras dengan pandangan negative ini mengenai kodrat manusia
ada empat teori Y :
1. karyawan dapat memandang kerjasama dengan sewajarnya
seperti istirahat dan bermain.
2. Orang akan menjalankan pengarahan diri dan pengawasan diri
jika mereka komit pada sasaran.
3. Rata rata orang akan menerima tanggung jawab.
4. Kemampuan untuk mengambil keputusan inovatif.
TEORI MOTIVASI VROOM (1964)
Teori dari Vroom (1964) tentang cognitive theory of
motivation menjelaskan mengapa seseorang tidak
akan melakukan sesuatu yang ia yakini ia tidak
dapat
melakukannya,
sekalipun
pekerjaan itu sangat dapat ia inginkan.
hasil
dari
TEORI MOTIVASI VROOM (1964)
Menurut Vroom, tinggi rendahnya motivasi seseorang
ditentukan oleh tiga komponen, yaitu:
• Ekspektasi, harapan keberhasilan pada suatu tugas
• Instrumentalis, yaitu penilaian tentang apa yang
akan terjadi jika berhasil dalam melakukan suatu
tugas (keberhasilan tugas untuk mendapatkan
outcome tertentu).
• Valensi, yaitu respon terhadap outcome seperti
perasaan posistif, netral, atau negatif. Motivasi tinggi
jika usaha menghasilkan sesuatu yang melebihi
harapan.
Motivasi
rendah
jika
usahanya
menghasilkan kurang dari yang diharapkan
KOMPETENSI
Lima Karakteristik kompetensi menurut Spencer (1999)
1. Knowledge, informasi yang dimiliki seseorang dalam bidang
tertentu
2. Skill, kemampuan untuk melaksanakan tugas mental atau
tugas fisik tertentu
3. Motives, motif yang mengarahkan seseorang untuk
menentukan atau menetapkan tindakan-tindakan yang
memastikan dirinya mencapai tujuan tertentu
4. Traits, ciri bawaan yang bersifat fisik dan tanggapan yang
konsisten terhadap berbagai situasi dan informasi
5. Self concept, sikap, nilai, image seseorang, contohnya :
apakah penyabar, atau kesulitan dalam mengendalikan
emosi.
DIMENSI KOMPETENSI
1. Intensitas
2. Besarnya dampak
3. Kompleksitas
4. Besarnya Usaha
5. Ukuran Khusus
Kepemimpinan
Kepemimpinan merupakan suatu proses pengarahan dan
pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan sekelompok
anggota yang saling berhubungan tugas satu sama
lainnya.
Implikasi penting dari definisi tersebut adalah bahwa
kepemimpinan menyangkut hal-hal berikut :
•Orang lain (bawahan/pengikut), para anggota kelompok
telah membantu penentuan status pemimpin dan
membuat proses kepemimpinan dapat berjalan, mana
kala mereka mau menerima pengarahan dari
pemimpinnya.
Kepemimpinan (2)
•Pembagian kekuasaan, pemimpin memiliki wewenang
untuk mengarahkan kegiatan para bawahannya,
sementara bawahan tidak memiliki wewenang untuk
mengarahkan kegiatan pemimpinnya secara langsung.
•Menggunakan pengaruh, pemimpin tidak hanya dapat
memerintah bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan
tertentu dan mereka juga harus bisa memberikan
pengaruh tentang bagaimana suatu perkerjaan yang
diperintahkannya dapat dilaksanakan dengan baik.
Pendekatan Studi Kepemimpinan
•Sifat-sifat Kepemimpinan
Suatu pandangan bahwa kepemimpinan sebagai suatu
kombinasi dari sifat-sifat yang tampak pada diri
seseorang
•Perilaku Kepemimpinan
Suatu pandangan tentang kepemimpinan dengan
mengidentifikasi perilaku-perilaku seseorang yang
dianggap berhubungan dengan perilaku seorang
pemimpin yang efektif
Pendekatan Studi Kepemimpinan
•Situasional-Contingency
1. Memandang bahwa efektifitas
kepemimpinan
akan
sangat
tergantung pada kondisi dan
situasi yang bervariasi, misalnya
lingkungan organisasi, tugas-tugas
yang
dilakukan,
pengalaman,
keterampilan dll.
2. Pendekatan situasional bermaksud
untuk menetapkan seberapa besar
efektifitas gaya kepemimpinan
tertentu dalam suatu situasi dan
kondisi tertentu.
Sifat-sifat Kepemimpinan
Para teorisi yang pertama kali menjelaskan tentang
aspek
kepemimpinan
menerangkan
bahwa
pemimpin memiliki ciri-ciri atau sifat tertentu yang
menyebabkan mereka dapat memimpin para
pengikutnya.
Para teorisi sifat-sifat kepemimpinan juga
beranggapan bahwa kemampuan kepemimpinan
itu, dilahirkan dan bukan dibuat.
Namun dalam penelitan-penelitian yang pernah
dilakukan, belum ditemukan adanya satu sifat
tertentu yang dapat membedakan bahwa seorang
pemimpin dengan sifat-sifat tertentu yang
dimilikinya, dapat lebih efektif di bandingkan
dengan pemimpin lain dalam memimpin para
pengikutnya.
Perilaku Kepemimpinan
Pendekatan perilaku mencoba untuk menentukan
apa yang dilakukan oleh para pemimpin efektif,
misalnya bagaimana mereka menjalankan tugastugasnya, bagaimana mereka mendelegasikan tugastugas, bagaimana mereka berkomunikasi dan
memotivasi bawahannya.
Pendekatan perilaku memusatkan perhatian pada
dua aspek kepemimpinan, yaitu :
1.Fungsi-fungsi Kepemimpinan
2.Gaya-gaya Kepemimpinan
Fungsi-fungsi Kepemimpinan
1.
2.
Berdasarkan
fungsi
kepemimpinan,
seseorang
harus
memiliki
dan
melaksanakan dua fungsi utama agar
kelompok yang dipimpinnya dapat
menjalankan pekerjaan dengan baik,
kedua fungsi itu adalah :
Fungsi-fungsi yang berhubungan
dengan tugas atau pemecahan
masalah. Hal ini menyangkut pemberian
saran
untuk
pemecahan
masalah,
pemberian informasi dan pendapat.
Fungsi-fungsi
pemeliharaan
kelompok atau sosial. Hal ini
menyangkut segala sesuatu yang dapat
membantu kelompok untuk menjalankan
pekerjaannya dengan lancar, diantaranya
melakukan persetujuan dengan kelompok
lain, menengahi perbedaan pendapat, dll.
Gaya-gaya Kepemimpinan
Para
peneliti
tentang gaya
kepemimpinan telah
mengidentifikasikan dua gaya kepemimpinan, yaitu :
1.Berorientasi pada tugas
Mengarahkan dan mengawasi bawahan secara tertutup
untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan sesuai dengan
keinginannya,.
2.Berorientasi pada karyawan
Lebih memotivasi karyawan dari pada mengawasinya, gaya
kepemimpinan ini dilakukan dengan memberikan dorongan
kepada karyawan untuk melaksanakan tugas-tugas
Situasional-Contingency
Pendekatan situasional menggambarkan bahwa gaya
kepemimpinan yang efektif akan sangat bergantung pada
faktor-faktor situasi, tugas, karyawan dan keadaan
lingkungan.
Mary Parker Follett mengatakan ada tiga variable kritis yang
mempengaruhi gaya pemimpin, yaitu pemimpin, karyawan
dan situasi, di mana ketiga variable tersebut saling
berhubungan dan berinterakasi satu sama lain.
Lebih lanjut Follet berpendapat bahwa pemimpin yang
seharusnya berorientasi pada karyawan bukan berorientasi
pada kekuasaan.
Teori-teori situasional yang banyak dibahas antara lain:
1.Teori Rangkaian Kesatuan Kepemimpinan
2.Teori Contingency
3.Teori Siklus Kehidupan
Teori Rangkaian Kesatuan Kepemimpinan
Robert Tannenbaum dan Warren H. Schmidt
Menguraikan berbagai faktor yang mempengaruhi pilihan
gaya kepemimpinan, di mana para manajer harus
mempertimbangkan tiga kumpulan kekuatan, diantaranya :
1.Kekuatan dalam diri manajer, mencakup sistem nilai;
kepercayaan
kepada
bawahan;
kecenderungan
kepemimpinannya sendiri; perasaan aman dan tidak aman.
2.Kekuatan dalam diri bawahan, mencakup kebutuhan
mereka akan kebebasan, peningkatan tanggung jawab,
ketertarikan, kemampuan dan keahlian dalam penanganan
masalah; keterlibatan dalam pembuatan keputusan.
3.Kekuatan Situasi, mencakup tipe organisasi; efektifitas
kelompok; desakan waktu; sifat masalah yang dihadapi
Teori Contingency
Fred Fiedler
Mengatakan bahwa efektifitas suatu organisasi tergantung
pada interaksi antara kepribadian dan situasi.
Fiedler merumuskan situasi pada dua karakteristik :
-Situasi
di
mana
pemimpin
dapat
menguasai,
mengendalikan dan mempengaruhi situasi itu sendiri.
-Situasi yang menghadapkan pemimpin pada satu
ketidakpastian.
Tiga unsur yang dapat membantu dalam menentukan gaya
kepemimpinan yang efektif, yaitu :
a. Hubungan pimpinan dan bawahan
b. Struktur tugas
c. Posisi kekuasan pemimpin yang diperoleh dari
wewenang formal
Teori Siklus Kehidupan
Paul Hersey dan Kenneth Blanchard
Mengemukakan bahwa strategi dan perilaku pemimpin
harus
situasional
dan
terutama
didasarkan
pada
kedewasaan dan ketidakdewasaan para pengikutnya.
Definisi teori:
- Kedewasaan,
- Perilaku tugas,
- Perilaku hubungan,

similar documents